Tugasan 3

Soalan 3A

Perkara 16: Arahan Keselamatan menyatakan:

• Ketua Jabatan bertanggunjawab sepenuhnya mengenai
keselamatan jabatannya.
• Mengambil langkah-langkah menurut peruntukkan-
peruntukkan arahan keselamatan supaya perkara
terperingkat yang ada dijabatannya dikawal dengan
sempurna pada setiap masa
• Menentukan supaya laporan keselamatan dikemukan
kepada pegawai keselamatan kerajaan apabila
dikehendaki.

Sebagai guru besar yang baru dilantik, bincangkan tanggunjawab anda

terhadap keselamatan dokumen di sekolah anda.

1
 Pendahuluan

Pengurusan pejabat merupakan suatu aspek yang penting dalam

pentadbiran sekolah, pengetua juga menumpukan perhatiannya terhadap tugas

pentabiran dan urusan pejabat. Selain itu, pengetua juga terlibat dalam tugas

mengajar dan menyelia, kerja sosial dan penyelidikan iktisas untuk membuat

kerja-kerja pejabat. Mengikut Prof. Maclure seorang pakar pendidikan Amerika

berpendapat pengetua / guru besar menpunyai masa yang terhad untuk

mengendalikan urusan pejabat secara bersendirian. Oleh itu, suatu sistem perlu

dilaksanakan agar kerja pejabat menjadi lancar dan teratur.

Pejabat didefinisikan sebagai tempat berurusnya pelbagai aktiviti yang

bercorak pengurusan dan pentadbiran. Begitu juga, pejabat juga merupakan

tempat mengawal dan menentukan kejayaan seluruh proses untuk mencapai

matlamat aktiviti itu, pengurusan pejabat menpunyai perkaitan dengan mengatur

dan menyusun pejabat dan menyediakan peraturan dan kaedah untuk membuat

sesuatu kerja itu, Disamping itu, pengurusan kakitangan juga merupakan suatu

aspek pengurusan pejabat yang penting dan perlu diberi perhatian penuh.

Pengurusan pejabatjuga termasuk pengendalian alat-alat, perabot dan

sebagainya.

Pengurusan pejabat merupakan tugas dan tanggunjawab yang besar bagi

seseorang pengurus sekolah. Pengurusan yang teratur dan berkesan akan

2
menjadikan kerja lebih efisien. Sebagai pengurus pejabat, Pengetua dapat

memenuhi segala aktiviti yang berterusan dan memerlukan pentadbir yan

berfikiran positif dan proaktif bagi menuju kecemerlangan pengurusan.

Guru besar/ pengetua sekolah ialah orang yang bertanggunjawab dalam

mengurus dan menyempurnakan segala urusan yang berkaitan dengan sekolah.

Salah satu tanggunjawab guru besar ialah menjaga keselamatan dokumen

disekolah.

Dokumen ialah maklumat rasmi yang perlu diberi perlindungan untuk

kepentingan keselamatan. Ada dua jenis dokumen rasmi iaitu: Dokumen

terperingkat dan dokumen tidak terperingkat. Dokumen terperingkat

mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan

keselamatan dan perlu bertanda mengikut peringkat keselamatan. Manakala

dokumen tidak berperingkat juga mengandungi maklumat rasmi yang perlu

diberi perlindungan keselamatan secukupnya, tetapi tidak bertanda dengan

peringkat keselamatan.

Di sekolah terdapat banyak dokumen seperti pekeliling, baucer, surat-

surat dan lain-lain lagi. Segala dokumen ini mesti disimpan dengan cara yang

betul dan mudah dicari pada bila-bila masa dikehendaki kelak.

3
 Guru besar juga perlu mewujudkan sistem fail disekolah kerana sistem fail

merupakan suatu proses menyusun dan menyimpan segala rekod dan

dokumen. Segala bentuk surat menyurat disimpan di dalam fail. Bagi sesebuah

sekolah, sistem fail menfail yang lengkap perlu diadakan bagi memastikan

pengurusan sekolah berjalan dengan lancar.

Pada kebiasaanya, fail-fail hendaklah disimpan dalam kabinet-kabinet

yang dibuat daripada logam, jenis-jenis fail yang sesuai untuk kabinet adalah fail

yang jenis berlipat yang nipis. Surat-surat diletakkan didalamnya dengan

menebuk lubang ditepi sebelah kiri dan digunakan bersama-sama dengan tali

fail. Fail berkulit tebal dan keras tidak sesuai kerana fail jenis ini menggunakan

ruang yang banyak.

Tiap-tiap sekolah menpunyai sistem failnya yang tersendiri, berbeza

antara satu sama lain mengikut kehendak dan kemahuan masing-masing. Antara

kelainan yang ternyata dalam sistem fail dikalangan sekolah itu sendiri. Kaedah

pengelasan tajuk-tajuk besar dan pecahan tajuk-tajuk kecil, ada yang

menggunakan kulit fail yang berbeza, dan ada juga kecenderungan untuk

menambah nombor fail baru kepada nombor yang sedia ada.

Disamping itu, guru besar/ pengetua dipertanggunjawabkan menerima

dan memproses dokumen berperingkat serta mengedar kepada kakitangan

berkenaan. Guru besar hendaklah berhati-hati dalam menguruskannya, Suatu

4
sistem hendaklah ditentukan sama ada dokumen itu dihantar kepejabat sebelum

diedarkan kepada pegawai lain ataupun menyediakan borang pergerakkan

dokumen. Pengedaran dokumen yang menpunyai pengelasan keselamatan

hendaklah dibuat terus daripada pengawai menjaga dokumen kepada pegawai

yang berkenaan. Kalau melalui pekerjaan am rendah,dokumen–dokumen itu

hendaklah dimasukkan kedalam sampul surat dan dilakri sebelum diedarkan.

Bagi dokumen simpanan dalam perhatian ( SDP ) – KIV sebuah buku senarai

dokumen hendaklah disediakan dengan cermat dan teratur. Maklumat mengenai

dokumen, tarikg dokumen dikeluarkan dan tarikh dokumen dikembalikan. Ia

dimuatkan dalam catatan rekod SDP itu dengan jelas.

Selain itu, guru besar juga perlu menghantar dokumen berperingkat

dengan selamat. Guru besar hendaklah menentukan bahawa dokumen-dokumen

tertentu diberi peringkat keselamatan. Adalah ditegaskan bahawa dokumen yang

mengandungi rahsia besar, rahsia sulit dan terhad adalah tertakluk kepada Akta

Rahsia Rasmi, jika maklumat yang terkandung didalamnya jatuh ke tangan

mereka yang tidak sepatutnya, ini mungkin menjejaskan keselamatan sekolah.

Tindakan perundangan boleh diambil terhadap guru besar yang berkenaan.

Dokumen-dokumen yang diberi pengelasan keselamatan hendaklah

menpunyai pendaftaran berasingan. Tegasnya suatu pendaftaran khas untuk

tujuan itu diadakan di pejabat dan disimpan dibilik sulit.Dalam keadaan biasa,

5
dokumen-dokumen disimpan ditempat yang selamat, terkawaldan berkunci.

Hanya pegawai bertugas yang dibenarkan untuk melihat dokumen-dokumen ini.

Guru besar perlu menyelenggara daftar keluar dan masuk surat

berperingkat. Surat-surat keluar dan masuk dalam pengurusan pejabat

( sekolah) menpunyai kaitan rapat dengan pejabat pos. Kaedah

penyelenggararaan bagi kedua-dua jenis surat ini adalah tidak sama dan

berbeza.

Sekolah yang berdekatan dengan pejabat pos biasanya menyewa peti

surat di pejabat pos supaya surat- surat mudah dipunggut tiap-tiap hari. Kerani

boleh membuka surat-surat yang diterima itu kecuali surat peribadi. Surat-surat

ini akan dicatatkan tarikh terima sebelum diberi kepada pengetua atau guru yang

berkenaan. Setelah menyemak surat-surat ini, pengetua / guru besar perlu

mengambil tindakan selanjutnya. Surat-surat ini dimasukkan kedalam bakul

keluar masuk ataupun surat simpanan dalam perhatian ( SDP) mengikut

keperluan masing-masing.

Semua surat yang dikirimkan keluar hendaklah direkodkan, buku atau

borang khas digunakan untuk tujuan ini. Dalam rekod ini, hendaklah dicatatkan

tarikh, alamat, pekara, bilangan rujukan dan belanja bagi surat tersebut. Kerani

yang berkenaan hendaklah mahir dengan urusan dan peraturan pejabat pos.

Bagi surat-surat yang dihantar dengan tangan, disediakan sebuah “ despatch

6
book ” yang didalamnya disediakan ruangan alamat, tarikh dikirim, tarikh terima

dan tandatangan.

Sekolah bukanlah hanya tempat untuk belajar, tetapi juga terdapat

dokumen-dokumen yang perlu dijaga dan dilindungi keselamatannya agar

maklumat-maklumat kerajaan terpelihara.

7
Rujukan

1. Pengurusan Sekolah, Omardin Ashaari, Utusan Publications SDN BHD

1996.

2. Perintah-perintah Am Bab “A ” dan “G ” , MDC Publishers SDN BHD, Edisi

2006

8
Tugasan 2

Soalan 2A

“Kita dikenali dari apa yang kita lakukkan berulangkali. Kebaikan

bukan sekadar perbuatan, tapi satu tabiat.”

Aristotle

Huraikan lima elemen “ Tonggak 12 “ berikut yang dapat dijadikan amalan

bersesuaian dengan pernyataan di atas.

9
Pendahuluan

Tonggak Dua Belas mencirikan dengan terperinci asas-asas pembentukan

peribadi para penjawat awam , tanpa mengira peringkat, kedudukan dan jenis

perkhidmatan. Semua peringkat penjawat awam akan mendapat manfaat

dengan mengamalkan prinsip-prinsip yang terkandung dalam Tonggak Dua

Belas. Perkhidmatan awam itu sendiri akan menjadi lebih cekap, produktif dan

mengutamakan kualiti jika prinsip-prinsip itu dijadikan budaya organisasi yang

sentiasa mendapat manfaat jika semua penjawat awam dan organisasi yang

mereka wakili menghayati prinsip-prinsip Tonggak Dua Belas.

Tonggak Dua Belas tersebut ialah:

a) The value of time

(Menghargai masa )

b) The success of perseverance

( Ketekunan membawa kejayaan )

c) The pleasure of working

( Keseronokan bekerja )

10
d) The dignity of simplicity

( Kemuliaan Kesederhanaan )

e) The worth of character

( Ketinggian peribadi )

f) The power of kindness

( Kekuatan sifat baik hati )

g) The influences of examples

( Pengaruh teladan )

h) The obligation of duty

( Kewajipan menjalankan tugas )

i) The wisdom of economy

( Kebijaksanaan berhemat )

j) The virtue of patience

( Keutamaan kesabaran )

k) The improvement of talent

( Peningkatan bakat )

11
l) The joy of originating

( Nikmat mencipta )

Dalam dua belas tonggak peringatan ini, lima elemen akan diberi huraian

terperinci yang mana dapat dijadikan amalan dan dilaksanakan dalam

perkhidmatan sebagai penjawat awam khususnya.

1) The value of time (Menghargai masa)

Orang yang menghargai masa menganggap “ masa itu emas ” . Berlalunya

masa tanpa sebarang perbuatan atau sumbangan yang berfaedah bererti

kerugian kerana masa yang telah berlalu tidak akan kembali. Setiap orang diberi

masa yang sama banyak. Terpulanglah kepada setiap individu bagaimana dia

merancang masanya. Seorang penjawat awam hendaklah tidak membuang

waktu, tidak bertangguh mengerja sesuatu yang penting yang ditugaskan.

Terutama sekali membuat keputusan-keputusan yang penting yang berkaitan

dengan pembangunan ekonomi negara.

Masa yang ada pada seseorang itu pada sesuatu hari mengandungi tiga

bahagian: satu pertiga untuk bekerja; satu pertiga untuk tidur dan berehat; satu

pertiga lagi untuk beribadat ( dalam erti ibadat khusus ) , bersenang-senang ,

melaksanakan tugas untuk keluarga dan masyarakat. Jika pmbahagian masa ini

diikuti dengan sedar dan betul- betul, maka kita akan dapat meningkatkan

produktiviti kerja.

12
 Contoh: Seorang pegawai yang menghargai masa akan bertindak dengan

segera setelah diarahkan oleh Ketua Jabatan. Setiap kerja yang perlu

dilaksanakan dilakukan dengan teliti besesuaian dengan perancangan masa

yang ditetapkan.

Amalan- amalan positif:

 Menepati masa

 Menyegerakan tugas

 Mempunyai perancangan waktu

 Bijak mengurus tempoh masa yang diberi

 Memupuk masa pada kerja-kerja yang produktif dan kreatif

 Menetapkan ” target date ” untuk menyiapkan kerja.

 Menyelesaikan tugas dalam masa yang ditetapkan

Amalan-amalan negatif dan dilarang:

 Berbual-bual kosong

 Tidak menyegerakan tugas

 Tidak ada ” sense of urgency ”

 Tidak merancang pekerjaan

 Tidak ada priority

 Melayan tetamu yang tidak berkenaan

 Tinggalkan pejabat untuk urusan peribadi

13
  Membuat kerja peribadi di pejabat

 Membuat kerja yang tidak mustahak

 Ke kantin dalam waktu bertugas

 Tidak peka kepada pembaziran masa

2) Ketekunan membawa kejayaan (The success of perseverance)

Ketekunan beerti memberi tumpuan kepada sesuatu kerja hingga selesai

dengan sempurna dan membawa kejayaan serta kecemerlangan kepada

organisasi dan individu.

Contoh: Setiap guru yang diarahkan sebagai ahli jawatankuasa pelaksana

untuk Hari Guru, masing-masing menjalankan tugas mengikut bahagian tugas

yang ditetapkan. Jika semua guru bekerjasama serta melaksanakannya dengan

penuh tekun, secara tidak langsung, kerja yang mengambil tempoh yang lama

dapat disingkatkan.

Amalan-amalan positif:

 Sabar dalam menghadapi cabaran-cabaran pekerjaan

 Tidak patah semangat

 Bercita-cita tinggi

 Berpandangan jauh

 Sanggup berkorban

14
  Bersemangat dalam melaksanakan tugas yang diarah

 Cekal menghadapi kesulitan semasa bertugas

 Tekun dalam melaksanakan tugas

Amalan- amalan negatif dan dilarang:

 Mudah tersinggung

 Kurang berdisiplin

 Mudah putus asa

 Tidak tekun

 Mudah mengalah

 Tidak bercita-cita tinggi

 Tidak ada inisiatif

 Tidak kreatif

 Suka bertangguh

 Disuruh buat baru buat

3) Keseronokan bekerja (The pleasure of working)

Kerja merupakan satu beban yang dilakukan untuk hidup, malah bagi

kebanyakan manusia bekerja itu merupakan perlakuan yang tiada hujungnya.

Namun begitu, jika kita mengambil pendirian yang optimistic kita boleh

menjadikan kerja itu sesuatu yang mendatangkan keseronokan.

15
  Bekerja hendaklah dijadikan sebagai satu ibadah

 Kerja itu hendaklah dijadikan cabaran

 Jika kerja itu kita anggap pengkhususan kita, dengan sendirinya kita

menjadi pakar yang diiktiraf.

Contoh: Penjawat awam yang cemerlang akan bekerja dengan penuh

tanggungjawab dan penuh dedikasi. Setiap kerja serta tugasan yang diarahkan

dijalankan dengan amanah dan tidak akan terasa terbeban di bahunya sekalipun

kerja yang dilakukan kemungkinan baru pertama kali dilaksanakan.

Amalan-amalan positif:

 Menganggap kerja sebagai satu bakat

 Mempunyai inisiatif sendiri

 Menghasilkan sesuatu yang berfaedah

 Mempunyai komitmen terhadap kerja

 Sedia memberi kerjasama

Amalan-amalan negatif dan dilarang:

 Menganggap kerja sebagai beban

 Tidak komited

 Hanya menunggu arahan

 Tidak suka menolong

 Tidak dipercayai dan selalu dicurigai

16
4) Ketinggian peribadi (The worth of character)

Peribadi seseorang ialah “the total personality ‘’- wataknya, sikpnya,

perilakunya dan gaya membawa diri dalam pergaulan sesama manusia, baik

dirumahnya sendiri, di dalam organisasinya dan di dalam masyarakat umum.

Pengalaman hidup biasanya membawa watak. Namun watak sahaja tidak cukup

untuk membantu satu peribadi yang baik. Sikap yang positif dan terbuka

membantu seseorang meningkatkan peribadinya ke tahap yang lebih tinggi.

Perilaku atau pekerti yang penuh adab dan sopan santun turut mewarnakan

peribadi. Selain itu, gaya yang segak, kemas dan bersih menambahkan hiasan

luaran peribadi. Contoh: Seorang guru tidak hanya dinilai dari segi

penampilannya sahaja, bahkan dilihat dari segenap aspek komunikasi serta cara

bergaul dengan rakan sejawat dan juga masyarakat.

Amalan-amalan positif:

 Teguh beriman dan bertakwa dalam setiap tindakan

 Menyempurnakan tugas dan amanah

 Bersifat ikhlas dalam menjalankan tanggungjawab

 Berilmu dan berpengetahuan luas

 Mengutamakan keadilan dalam setiap perbuatan

 Sedia berkorban

 Berlumba-lumba membuat kebajikan

 Kemas dalam pakaian, pemikiran dan tindakan

17
  Bersifat penyayang

 Bersifat sabar dan teguh menghadapi cabaran

 Bertimbang rasa tetapi tegas

 Bersopan santun serta sederhana dalam kelakuan

 Taat setia dan patuh kepada arahan

 Bersyukur dalam menghargai kebaikan

 Bersih daripada sifat dengki

 Berani dan berpendirian teguh

 Bertanggungjawab dan sedia berbakti

 Jimat cermat dalam segala aspek

 Tertib dan baik budi bicara

 Cergas dan cekap dalam menjalankan tugas

 Cekal dalam menghadapi cabaran

 Bekerjasama dan saling menghormati

Amalan-amalan negatif dan dilarang:

 Selalu berpura-pura dalam tindakan

 Bersikap sombong dan suka menunjuk-nunjuk

 Sukar untuk membuat kebajikan

 Suka mengumpat dan memfitnah rakan sejawat

 Tamak dalam mengejar pangkat dan kedudukan

 Gopoh dalam bertindak

18
  Mengampu untuk mendapat pujian dan sanjungan

 Mungkir janji

 Suka menghina dan merendahkan usaha orang lain

 Pemarah dan tidak sabar

 Khianat dalam melaksanakan tugas

 Berdendam serta hasad dengki

5) Pengaruh teladan (The influences of examples)

Manusia hidup bermasyarakat dan masyarakat itu dipimpin oleh seorang

pemimpin, maka segala gerak laku pemimpin menjadi ikutan masyarakat itu.

Pengaruh teladan yang positif boleh mendatangkan hasil atau keuntungan yang

baik. Sebaliknya yang negatif boleh membawa padah yang buruk. Contoh; Guru

Besar merupakan Ketua Jabatan yang berperanan memimpin orang di

bawahnya. Setiap gerak lakunya menjadi ikutan para guru. Jika beliau sendiri

tidak menunjukkan kepimpinan yang baik, bagaimana orang di bawah dapat

mencontohi beliau.

Amalan-amalan positif:

 Sentiasa berkelakuan baik

 Tidak tamak kepada harta dan kedudukan

 Bermoral dan berakhlak tinggi

 Tertib dan beradab sepanjang masa

 Rajin dan kuat bekerja

19
  Amanah dan bertanggungjawab

 Jujur dan ikhlas dalam setiap usaha

 Berpandangan jauh

 Mengutamakan masyarakat lebih daripada diri sendiri

 Berdisiplin dalam semua tindakan

 Sanggup berkorban setiap ketika

 Gemar dan cintakan ilmu yang bermanfaat

Amalan-amalan negatif dan dilarang:

 Buruk perangai dan tingkah laku

 Jahil dan tidak suka membaca

 Hasad dengki dan buruk sangka

 Mempersendakan agama

 Kedekut dan bakhil

 Suka mencari helah untuk mengelak tanggungjawab

 Suka mengumpat dan mengadu domba

 Terlalu sensitif dan cepat marah

 Tidak kenal budaya sendiri

 Hipokrit serta berpura-pura

20
Tiga Asas Tonggak Utama

Merujuk kepada buku ” Penerapan Nilai dan Budaya Kerja Cemerlang Dalam

Perkhidmatan Awam Malaysia ” , jika diteliti dan difahami maksud yang ditujukan

dalam tonggak dua belas, terdapat tiga tonggak utama yang menjadi teras

kepada tonggak-tonggak lain. Tiga tonggak utama itu ialah ” Ketinggian Peribadi

” , ” Pengaruh Teladan ” dan ” Peningkatan Bakat ” . Ketinggian peribadi menjadi

penghulu tonggak-tonggak yang lain yang mana pada hakikatnya merupakan ciri

peribadi yang menyeluruh, mencakup semua aspek keunggulan peribadi

manusia.

Tonggak ke-tujuh ” Pengaruh Teladan ” memberikan dimensi lain kepada

tonggak ke-lima ( Ketinggian Peribadi ) iaitu dimensi kekeramatan ( charisma )

seorang tokoh yang mengamalkan ciri-ciri yang disenaraikan dalam tonggak ke-

lima. Tonggak ke-tujuh ini sekaligus mengandungi peringatan dan amaran ;

peringatan bahawa contoh yang baik akan diikuti dan dijadikan panduan; amaran

bahawa contoh buruk akan mendatangkan malapetaka, kerugian dan

kemusnahan.

21
 Tonggak ke-sebelas ” Peningkatan Bakat ” walaupun kurang bermakna tetapi

mempunyai maksud tersendiri. Setiap manusia dijadikan oleh Maha Pencipta

dengan potensi-potensi tertentu, dan setiap kadar itu boleh dikembangkan untuk

dimanfaati bersama. Ilmu pengurusan moden memberi perhatian penting kepada

bakat dengan menggalakkan percambahan fikiran, mewujudkan Kumpulan

Meningkat Mutu Kerja ( KMK ) dan di Malaysia diwujudkan pula pelbagai

Anugerah Inovasi Pentadbiran Awam. Semua ini membuktikan bahawa aspek

peningkatan bakat adalah penting dan diutamakan dalam pengurusan moden.

Huraian kepada tiga tonggak teras ini bukanlah bermaksud mengabaikan

tonggak-tonggak yang lain tetapi sekadar memberi gambaran yang agak jelas

bahawa kesemua dua belas tonggak itu boleh dianalisis dan dihuraikan dengan

lebih mendalam jika didekati secara positif.

Penutup

Secara kesimpulannya, tonggak dua belas merupakan gabungan pelbagai

nilai yang diterapkan kepada penjawat awam agar dapat memberikan

perkhidmatan yang cekap dan berkualiti kepada masyarakat, yang mana setiap

satu daripada nilai-nilai ini mempunyai kepentingannya jika betul-betul

dimanfaatkan serta dilaksanakan sebaik mungkin

22
Rujukan

1. Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia ( KISSM ), Adnan Baharom,

Anas Suray, Haji Daud Md. Saman, Kumpulan Budiman SDN kuala

Lumpur.

2. Pendidik, Bil 46/ Mac 2008, pencetus idea masyarakat pendidik.

3. http://www.opensubscriber.com

23