P. 1
Format Sop

Format Sop

|Views: 14|Likes:
Dipublikasikan oleh tary_nuryana

More info:

Published by: tary_nuryana on Apr 18, 2013
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPTX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/28/2014

pdf

text

original

PANDUAN PENYUSUNAN SOP

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

1

Tulisan pada Header
Dibuat oleh: Disetujui oleh: No. Dokumen Revisi Tanggal Berlaku Halaman : : : :

KETERANGAN
LOGO NAMA PERUSAHAAN/ UNIT KERJA NAMA PROSEDUR
Kolom “dibuat oleh” diisi oleh nama yang membuat dan paraf Kolom “disetujui oleh” diisi oleh nama yang menyetujui dan paraf Kolom “No Dokumen” diisi oleh nomor dokumen
Kolom “Revisi” diisi oleh jumlah revisi yang telah dilakukan Kolom “Tanggal Berlaku” diisi oleh tanggal Prosedur dilaksanakan Kolom “Halaman” diisi oleh nomor Halaman

UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP

2

KANTOR DINAS X ADMINISTRASI UMUM PROSEDUR KEARSIPAN Dibuat oleh: Disetujui oleh: No. Dokumen Revisi Tanggal Berlaku Halaman : PAU-7-03 :0 : 1 Februari 2011 : 1 dari 14 3 .

Halaman pertama Berisi lembar Pengesahan. disertai kolom untuk tanda tangan pejabat terkait: DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI Diisi Nama Pembuat Diisi Nama dan Jabatan Diisi tanggal 4 .

SE. MM.LEMBAR PENGESAHAN PROSEDUR KEARSIPAN DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI Asep Suhada 13 Januari 2011 Hasan Oki Siddik MBA Kabag Administrasi Umum 19 Januari 2011 Robin Suryanto. MBA Kepala Dinas 21 Januari 2011 5 .

Halaman Selanjutnya Daftar Isi  Daftar Isi merupakan gambaran dari unsur-unsur SOP yang dijelaskan nomor halamannya.  Melalui Daftar Isi dapat diketahui apa saja yang dimuat dalam SOP 6 .

................................................ Daftar dan Alur Distribusi ............................................. 9 6........ 9 7...........................................................................................................................................3.............. Pendahuluan............................................................................................................................ Jadwal Retensi Arsip ............................2....................................................... Definisi .4 5........................1 Daftar Isi ............................... Penyimpanan Arsip...................................................................3 2...... Maksud dan Tujuan ......................................5............ Uraian Tugas .........1...............................................................................................2 1...................... 8 6........................................................................................................................................................DAFTAR ISI Lembar Pengesahan ..13 8................6 6.. Daftar Dokumen ........................4.... Prosedur Operasional......................................................................................................... Referensi .....................................................................................13 Lampiran UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 7 ........................................................................................................3 4.................................................. Pemusnahan Arsip ..........................................................................4 6.............................................. 6 6........ Preservasi Arsip .......................... 7 6....... Petunjuk Operasional .........................3 3.......................................

. Pendahuluan Pendahuluan berisi tentang latar belakang mengapa SOP ini disusun 2. Maksud dan Tujuan Menjelaskan untuk apa dan mengapa SOP tersebut disusun 3..Halaman lebih lanjut. Tujuannya agar semua pihak yang membaca SOP akan mengetahui artinya 1. Definisi Menjelaskan pengertian-pengertian dari istilah yang dianggap tida lazim atau tidak dikenali secara umum. UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 8 ..

9 . Dalam SOP ini ditetapkan pula Jadwal Retensi Arsip sehingga seluruh unit kerja baik di pusat maupun cabang memiliki panduan masa wajib pemeliharaan dan penyimpanan arsip serta tata cara pemusnahan arsip. Prosedur ini diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip serta manfaat bagi kelancaran operasi perusahaan. dalam jangka waktu tertentu maka diperlukan suatu sistem pengelolaan kearsipan yang sekaligus dapat memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. pemeliharaan dan pemusnahan arsip sesuai dengan hukum yang berlaku. yang meliputi: penyimpanan. Pendahuluan Dalam rangka melestarikan rekaman kegiatan perusahaan dan memenuhi kebutuhan informasi bagi perusahaan.1. Kegiatan kearsipan di Kantor Dinas X dilaksanakan secara desentralisasi menurut masing-masing departemen namun dikelola menurut standar Kantor Dinas X.

Mewujudkan efisiensi tempat dan ruang penyimpanan. Mewujudkan kemudahan penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang tersimpan. Maksud dan Tujuan a. c. Mewujudkan penyaluran dan pemusnahan arsip secara berkala dalam program retensi arsip sesuai dengan hukum yang berlaku. Menciptakan kesamaan persepsi dalam menentukan jenis dan macam arsip (klasifikasi). UPM IPDN – Pedoman Penyusunan SOP 10 . b. d.2.

organisasi atau individu menurut kewajiban hukum atau transaksi kegiatan. Arsip Dinamis : UPM IPDN .  Bermakna  Akurat  Otentik. apapun bentuk mediumnya dibuat. artinya sulit untuk mendapatkan gantinya jika arsip tersebut hilang. dan kegiatan administrasi. Arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. pelaksanaan. artinya asli secara fisik  Unik. institusi. Definisi Arsip : Informasi yang direkam/terekam. Ciri-ciri arsip.3.Pedoman Penyusunan SOP 11 . diterima dan dipelihara oleh suatu badan.

karena itu SOP sering pula disebut PROTAP (Prosedur Tetap). Biasanya Prosedur operasional digambarkan dengan 12 . 5.4. UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP Referensi Berisi dokumen atau sumber yang menjadi rujukan dalam penyusunan SOP Prosedur Operasional Berisi rangkaian aktivitas dari awal hingga akhir yang disusun secara tetap urutannya.

c. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. PP No. d. Referensi a.3.PP No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan. UU No. Kitab Undang-undang Hukum Perdata. e. UU No. b. UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 13 . 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mirofilm atau Dokumen lainnya dan Legalisasi. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan Pokok Kearsipan.

3. Prosedur Operasional UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 14 .

Lampiran-lampiran Memuat Dokumen/Formulir terkait SOP UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP yang sedang disusun 6.Petunjuk Operasional Menguraikan secara kalimat. Daftar Dokumen Berisi Daftar Terkait dengan Prosedur dimaksud 8. Flow Chart yang digambarkan pada Prosedur operasional 7. Daftar dan Alur Distribusi Memuat Nama atau Unit Kerja terkait dengan SOP yang sedang disusun 9. 15 .

. Uraian Tugas Unit Kerja 1. Petunjuk Operasional 6. UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 16 .1. Dst. selama arsip tersebut belum ditindaklanjuti. 3. Menerima/membuat arsip Menyimpan arsip di follow up file untuk sementara.3. 2..

2. Alat bukti pemusnahan arsip President Director (Kantor Pusat) atau Branch Manager (Kantor Cabang) Tim Penilaian dan Pemusnahan Arsip President Director (Kantor Pusat) atau Branch Manager (Kantor Cabang) Ketua dan Anggota Tim   Unit Terkait Tim   Unit Terkait Tim UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 17 . Daftar Dokumen NAMA DOKUMEN Daftar Arsip Inaktif PENANGGUNG JAWAB Unit Kerja PENAND A DISTRIBUSI TANGAN Unit Kerja Unit terkait NO 1. Surat Tugas Pembentukan Tim Penilaian dan Pemusnahan Arsip Berita Acara Pemusnahan Arsip 3. FUNGSI Alat kontrol terhadap arsip inaktif yang disimpan di gudang arsip Dasar hukum pembentukan tim.7.

seperti: No 1 Departemen/Bagian Kepala Dinas Personel Kepala Kantor Wakil Kepala Kantor Tanda Tangan Tanggal 2 Kepala Bagian Kepala Bagian Adm Umum Kepala Bagian Kepegawaian Kepala Bagian Perlengkapan Kepala Bagian perijinan dst Manajer Urusan Kearsipan dst 3 Kepala Urusan 4 Staf Staf Administrasi Umum dst UPM IPDN-Pedoman Penyusunan SOP 18 .7. Daftar Alur Distribusi Seluruh Bagian di Kantor Pusat dan Kantor Cabang Dapat juga berupa daftar.

LAMPIRAN BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP UNIT KERJA TANGGAL PEMUSNAHAN TEMPAT PEMUSNAHAN DAFTAR ARSIP : : : : NO JENIS ARSIP/DOKUMEN TAHUN JUMLAH *) KETERANGAN UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 19 .

It’s expected of you. not two games.Making “The Leap” is where you do it every single night. It’s consistent Michael Jordan UPM IPDN -Pedoman Penyusunan SOP 20 . and you do it Not one game.

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->