PELATIHAN PENGGUNAAN SISTEM PELAPORAN DATA LAYANAN PENGADUAN KONSUMEN

ULPK BPOM RI HOTEL ARYADUTA JAKARTA PUSAT 17 OKTOBER 2012 DISIAPKAN OLEH REKACIPTA SOLUSINDO UTAMA

LATAR BELAKANG
1. Diperlukannya kemudahan pencatatan layanan pengaduan konsumen 2. Diperlukannya standar layanan pengaduan konsumen yang mengacu pada SOP yang berlaku 3. Diperlukannya kecepatan pemberian respon terhadap pengaduan atau permintaan informasi kepada konsumen 4. Diperlukannya ketersedian informasi yang cepat, handal dan menyeluruh dari kegiatan layanan pengaduan konsumen

GAMBARAN UMUM APLIKASI

1. Aplikasi berbasiskan Web, sehingga bisa diakses melalui browser komputer yang terkoneksi dengan Internet.Browser yang digunakan disarankan Internet Explorer.Alamat/URL dari aplikasi ini akan diberikan kemudian. Aplikasi berbasiskan Hak Akses yang berarti data setiap user dari Balai yang berbeda hanya dapat dibuat, diedit dan dilihat oleh user pada Balai tersebut. Aplikasi dapat melakukan rujukan ke unit kerja lain jika sekiranya ada pengaduan yang tidak dapat dijawab langsung oleh petugas ULPK di Balai

2.

3.

PENGGUNA APLIKASI
1. Petugas /Staf ULPK Pusat di BPOM Pusat 2. Petugas/Staf ULPK Balai Besar/Balai POM di Daerah 3. Petugas/Staf Direktorat Teknis di BPOM Pusat (dibuat berdasarkan struktur organisasi di Pusat) 4. Petugas/Staf Unit Kerja di Balai Besar/Balai POM di Daerah (dibuat berdasarkan struktur organisasi didaerah) 5. Petugas atau Organisasi lain yang dianggap perlu kemudian

FORMAT NOMER PENGADUAN

1. No Pengaduan dibuat secara otomatis oleh aplikasi 2. No Pengaduan digunakan untuk menandai dokumen pengaduan. 3. 1 (satu) No Pengaduan digunakan untuk 1 (satu) Pengaduan (bersifat unik) 4. No Pengaduan dibedakan untuk Pusat dan masing-masing daerah 5. Format recordnya adalah : XXX-XXXXXXXX-XX Dengan penjelasan : XXX adalah kode wilayah yang telah ditetapkan ULPK Pusat XXXXXXXX adalah berkesesuaian dengan tanggal, bulan dan tahun pengaduan dibuat XX adalah nomer sekuensial dokumen 1 hingga 99 untuk setiap pengaduan dalam 1 hari Contoh: 1. Format record untuk pusat adalah : PST-DDMMYYYY-XX 2. Format record untuk daerah misal Ambon adalah : AMBDDMMYYYY-XX

KEBUTUHAN PERANGKAT KERAS DI SISI USER

Untuk performa yang optimal perangkat keras yang dibutuhkan pada sisi user adalah:
PC/LAPTOP DENGAN SPESIFIKASI :
Memory minimal 1 GB Prosesor setara Pentium 4 Clock Freq 1.8 Ghz Hardisk space free 50 GB VGA Card 64 MB Kartu Jaringan TCP/IP

Optional :Smartphone yang memiliki browser internet

KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK DI SISI USER

1. Pada PC/Laptop sistem operasi Windows XP, atau Windows 7.(Optional : Linux) 2. PDF Reader seperti Adobe dll. 3. Pengolah document seperti MS Office 2003, atau 2007 atau Open Office 4. Browser internet seperti Internet Explorer, Modzilla Firefox, Opera, Safari,Google Chrome

KEBUTUHAN JARINGAN KOMUNIKASI

Untuk menggunakan aplikasi pelaporan data dengan optimal, dibutuhkan perangkat dan koneksi internet.Yaitu:
Kabel data UTP Cat 5 /Cat 6 Switch Modem/Router (Kabel Modem, ADSL Modem, GSM Modem, CDMA Modem dll) Koneksi Internet dengan bandwith min 128 kbps

INFRASTRUKTUR SISTEM

MASUK KE DALAM SISTEM

Masukkan Username dan Password ke dalam Form Login dibawah ini. Username dan Password akan diberikan oleh ULPK Pusat

MERUBAH PROFIL PENGGUNA

Klik Profil

Rubah data yang diperlukan dan Klik Update

MEMBUAT PENGADUAN BARU

Klik data baru Isikan identitas pelapor

Untuk tanda *, data harus diisi.Sebaiknya diminta juga No Telp dan alamat email untuk keperluan verifikasi, survey dan lain-lain

MEMBUAT PENGADUAN
Isikan Identitas Produk

 Untuk tanda *, data harus diisi

MEMBUAT PENGADUAN Isikan pengaduan yang diterima

MEMBUAT PENGADUAN
Tidak Ada Rujukan

MEMBUAT PENGADUAN
Ada Rujukan
Pilih Unit Kerja yang akan dirujuk Pilih Kebutuhan jawaban

MEMBUAT PENGADUAN
Isikan Klasifikasi dari Pengaduan Untuk tanda *, data harus diisi

MEMBUAT PENGADUAN
Isikan Jawaban

VERIFIKASI PENGIRIMAN

 Email akan dikirimkan ke Pengadu jika Pengadu memiliki alamat email yang dimasukkan ketika melakukan pengaduan

PEMBERITAHUAN PENGADUAN

MENJAWAB RUJUKAN
Ada atau tidaknya rujukan dapat dilihat dari Data pada Link Perlu Jawaban

Klik View Untuk Menjawab

MENJAWAB RUJUKAN
Isilah jawaban dari rujukan pada tempat Kirim Balasan

Jika ada dokumen pelengkap dalam memberikan jawaban, dapat disertakan dengan memilih file tersebut pada Attachment.Kemudian Kirim Balasan

MENUTUP PENGADUAN
Setiap pengaduan yang sudah dijawab oleh petugas, status nya harus ditutup (Closed) agar datanya dapat di rekap.Jika belum status nya akan selalu Open.

MENUTUP PENGADUAN
Caranya adalah, klik View dan kemudian Klik Link Ubah menjadi Closed

MENCARI PENGADUAN
Masukkan kata kunci pencarian berdasarkan No Pengaduan atau Nama Pelapor atau Email Pelapor atau Isu Topik atau Isi Pengaduan

Keyword Pencarian dan Klasifikasi Pencarian

TAMPILAN HASIL PENCARIAN

Hasil Pencarian

Keyword Pencarian dan Klasifikasi Pencarian

MELIHAT FORMULIR PENGADUAN

TAMPILAN FORMULIR PENGADUAN

MENCETAK LAPORAN SINGKAT

Masukkan Tanggal Laporan singkat yang diinginkan.

Masukkan tanggal

TAMPILAN LAPORAN SINGKAT

Save sebagai Excel

MENCETAK RESUME HARIAN

Pilih Tanggal Resume Harian yang ingin dilihat dan cetak
Pilih Tanggal

TAMPILAN RESUME HARIAN

Save sebagai PDF

MENCETAK DATABASE HARIAN

Pilih Tanggal Database Harian yang ingin dilihat dan cetak

Pilih Tanggal

TAMPILAN DATABASE HARIAN

Save sebagai PDF

MELIHAT GRAFIK
Pilih Tanggal Grafik yang ingin dilihat

Pilih Tanggal

TAMPILAN GRAFIK

DISKUSI & TANYA JAWAB