MANAJEMEN PERKANTORAN

Managerial Levels
1. Top Management 2. Middle Management 3. Supervisory Management or Operating

Management

Top Management Levels

Managerial Titles Board of directors, president, vice president Typical Responsibilities Developing long range plans and policies; selecting & evaluating key executives

Middle Management Levels

Managerial Titles Controller, Sales Manager, Treasurer, Production Manager, Administrative Office Manager Typical Responsibilities Assisting top management in planning; developing intermediaterang plans; establising departmental policies; initiating and reviewing operating systems

Supervisory Management or Operating Management Levels

Managerial Titles Office Supervisor, Accounting Supervisor, Computer Administrator Typical Responsibilities Making detail plans, supervising day-to-day operations, assigning tasks to personnel

Management Function
To blend effectively manpower, materials, money, methods, machines, and morale to set and to achieve the goals of the firm, with the logical sequences;
planning, organizing, leading (actuating) cantrolling.

Management Function & Activities planning

Coordinating the various information-processing services, such as communication, record management, mailing, reprographics, procuring a suitable office site, equipping the work areas with modern, functional, and efficient office furniture, machines, and equipment; staffing the office with qualifying employees so that the work will flow smoothly and quickly

Management Function & Activities organizing

Applying basic principles of office organization in planning the working relationships among employees, equipped with the best physical facilities, to achieve the maximum productivity.

Management Function & Activities leading (actuating)

Directing and supervising effectively the office activities; adopting and implementing workable personnel policies that will maintain a desirable level of morale training, orienting, promoting, and conpensating office personnel; providing for static free communication lines back and forth between employees and employer

Management Function & Activities cantrolling

Developing, installing, and improving administrative office systems and procedures to be followed in compleeting each major phase of office work; supervising the procurement, preparation, and use of office forms and other suplies; measuring the work done and setting standards for its accomplishment; reducing the costs of office services; preparing budgets, reports, and office manuals as means whereby costs are reduced and controled

MANAJEMEN PERKANTORAN
Sebagai suatu cabang manajemen

yang berhubungan dengan pelayanan (service) dalam perolehan, pencatatan dan penganalisisan informasi, perencanaan dan pengkomunikasian yang dengan fungsi-fungsi itu manajemen organisasi merawat aktivanya, mengembangkan fungsifungsi dan kegiatan-kegiatannya dan mencapai sasaran-sasarannya.

Peran pelayanan Kantor

Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat Melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi karena berfngsi sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen Memberikan pelayanan administrasi bagi kepentingan dan pelayanan kepada masyarakat

Tujuan Manajemen Perkantoran

1. Menerima Informasi 2. mencatat informasi 3. Memproses informasi 4. Menyajikan informasi 5. Merawat aktiva

Dengan menggunakan sebuah sistem yaitu Sistem Informasi Manajemen (SIM).

Merupakan suatu sistem pemrosesan data spesifik yang dirancang untuk melengkapi manajemen dengan informasi mutakhir, signifikan dan proyektif dalam waktu yang nyata Produknya dalam bentuk informasi akan disajikan kepada fungsi-fungsi lain yang relevan dan membutuhkan, salah satunya adalah fungsi kepemimnpinan. Pimpinan membutuhkan informasi terutama untuk membuat keputusan. Karena itulah Manajemen Perkantoran Modern bekaitan dengan ketatausahaan yang mengelola informasi dengan bantuan SIM dan proses pembuatan keputusan yang dilakukan oleh pemimpin organisasi,

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

PERUBAHAN PARADIGMA
KONVENSIONAL 1. Bersifat TAYLORISTIK : MK sebagai kajian mengenai organisasi tingkat bawah 2. KLERIKALISTIK : MK sebagai pekerjaan Tata USaha 3. TEKNIS : MK hanya berhubungan dengan keputusan-keputusan operatifteknis 4. SEKUNDER : MK merupakan fungsi sekunder terhadap tujuan usaha; manaj.prod. Berfungsi sebelum MK berfungsi
STRUKTURAL 1. DRUCKERSITIK MK sebagai kajian mengenai sistem Informas untuk pembuatan keputusan 2. FUNGSIONALISTIK: Man. Perkantoran : a) Menghimpun dan merekam data intern dan ekstern organisasi b) Menganalisis data agar menjadi informasi yang signifikan c) Menyajikan informasi untuk pembuatan keputusan d) Merawat Aktiva 3. MANAJERIAL: MK menyajikan informasi untuk pross pembuatan keputusan bagi semua hierarki manajemen baik keputusan teknis, operatif, eksekutif maupun manajerial 4. PARTISIPATIF : MK mempunyai fungsi yang sama dengan fungsi manajemen lainnya.

Penerapan teknologi informasi baru yang semakin intensif dan ekstensif menyebabkan perubahan paradigma dalam manajemen perkantoran. Sungguhpun sangat kecil kemungkinan untuk memformalkan seluruh hubungan non formal yang diperlkukan oleh arus pekerjaan dalam penerapan teknologi informasi baru namun masih tetap ada peluang untuk meminimalisasi konflik utama antara teknologi informasi baru dan organisasi perkantoran

Kantor dapat bertindak sebagai

1. Sebagai pusat syaraf administrasi dan 2.

3. 4. 5.

perencanaan kebijakanaan Sebagai perantara (penghubung) satu pabrik dengan pemasok bahan yang dibutuhkan Sebagai tempat penyelesaian persoalan Sebagai koordinator Sebagai penghubung dengan masyarakat.

Beberapa alternatif pendekatan untuk menghadapi konflik antara kebutuhan teknologi dan kebutuhan organisasi

1. Manajemen memodifikasi teknologi informasi

agar dapat menyesuaikan diri dengan organisasi perkantoran yang telah ada dan telah berjalan 2. Manajemen memodifikasi organisasi perkantoran agar dapat mentapkan dan memformalkan hubungan-hubungan yang diminta oleh teknologi informasi 3. Manajemen mempertahankan baik organisasi perkantoran yang ada maupun teknologi informasi yang tersedia dengan memperkenalkan mekanisme agar dapat mengurangi ketidaksesuaian dan konflik di antara organisasi dan teknologi informasi.

PENGERTIAN MANAJEMEN
1.Manajemen sebagai individu atau sekelompok individu yang bertanggung jawab utnuk menganalisis, merumuskan keputusan dan memprakarsai tindakan yang memadai yang dapat menghubungkan organisasi 2.Manajemen sebagai suatu proses pengalokasian masukan suatu organisasi melalui perencanaan, pengarahan dan pengawasan agar dapat memproduksi dan memasarkan keluaran yang dibutuhkan oleh para pelanggan sehingga sasaran organisasi itu dapat tercapai.

3. Manajemen sebagai kegiatan pengalokasian dan pengintegrasian masukan organisasi dalam suatu lingkungan melalui fungsi-fungsi yang didasarkan pada norma-norma tertentu dengan jalan memproduksi keluaran yang dibutuhkan masyarakat agar tujuan organisasi itu dapat tercapai 4.Manajemen sebagai ilmu yang mengkaji upaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah diperhitungkan dengan bantuan sejumlah sumber-daya melalui metode yang efesien dan efektif.

Dalam kehidupan sehari-hari istilah pemimpin dan manajer kerapkali digunakan bergantian tanpa membedakannya secara signifikan. Dalam abebrapa hal banyak para ahli merasa perlu membedakannya. Manajer adalah seorang yang bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengorganisasian, pengarahan (kegiatan mempengaruhi) dan pengawasan terhadap orangorang. Pemimpin adalah seorang yang mempengaruhi orangorang lain dalam kelompok formal dan informasl untuk mencapai tujuan organisasi melalui pemanfaatan berbagai metode dan pendekatan.

FUNGSI MANAJER DAN PEMIMPIN kehidupan sehari-hari istilah pemimpin

Kepemimpinan adalah pengaruh antarpribadi yang dilakukan dalam situasi dan menuju, melalui proses komunikasi pencapai tujuan. Hubungannya dengan fungsi manajemen perkantoran adalah bahwa informasi yang disusun dalam ketatausahaan suatu organisasi akan berguna baik untuk manejer maupun pemimpin. Semua menejer melaksanakan fungsi kepemimpinan namun semua pimpinan tidak harus melaksanakan fungsifungsi manajemen.

BIDANG MANAJEMEN
Manajemen produksi Manajemen Pemasaran Manejemen personalia Manajemen Keuangan Manajemen Perkantoran Menambah nilai barang atau jasa Menyalurkan barang dari produsen kepada konsumen Mengelola sumber daya manusia Mengelola keuangan sebagai alat pembayaran Mengelola fakta, data menjadi informasi

Prinsip kerja efektif Leffingwell

Perencanaan : merencanakan secara benar Jadwal : pekerjaan harus dijadwalkan dengan baik Pelaksanaan : Pekerjaan harus dilaksanakan dgn baik Ukuran : harus diukur sesuai kemampuan dan standar Imbalan : Imbalan yg sesuai (kondisi kerja,

kesehatan, pengembangan diri, gaji)

Prinsip manajemen perkantoran

Manajer kantor, seorang eksekutif yang

harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka.

Tata ruang kantor.

Prinsip manajemen perkantoran

Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis. Bussiness Process Redesign (BPR), sistem dan prosedur kerja harus diupayakan agar lebih efisien sekaligus dilakukan pengukuran dan penyederhanaan kerja. Sistem manajemen arsip harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan arsip, termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor.

Prinsip manajemen perkantoran

Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah

harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus dikembangkan dan digunakan. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor harus dikembangkan.

Tujuan Informasi
1. Informasi Deskriptif 2. Informasi Penjelasan 3. Informasi Prediktif 4. Informasi Evaluatif 5. Informasi Inovatif

Corak Sistem Informasi

Sistem Informasi berdasarkan

organisasi Sistem informasi berdasarkan karyawan Sistem informasi berdasarkan komputer