BAUCAR PEMBAYARAN Baucar pembayaran merupakan kuasa untuk membolehkan sesuatu transaksi pembayaran dibuat kepada pihak yang

berkenaan. Pengetua atau Guru Besar hendaklah memperakukan terlebih dahulu segala transaksi yang terlibat dalam prosedur pembayaran tersebut sama ada ash atau tidak sebelum pembayaran tersebut dilakukan. Terdapat tiga jenis baucar pembayaran yang digunakan di sekolah iaitu Baucar Bayaran Dalaman, Baucar Kecil Pembayaran (Kewangan 50) dan Baucar Pembayaran (Kewangan 304). JENIS-JENIS BAUCAR PEMBAYARAN

1. Baucar Bayaran Dalaman: Baucara Bayaran Dalaman merupakan baucar yang disediakan, diperakukan dan diluluskan di peringkat sekolah untuk tujuan sesuatu pembayaran. Cek-cek bagi pembayaran tersebut dikeluarkan daripada akaun sekolah.

2. Baucar Kecil Pembayaran Kewangan 50: Baucar Kecil Pembayaran disediakan untuk tujuan pembayaran secara tunai melalui Panjar Wang Runcit (untuk tujuan runcit sahaja).

3. Baucar Pembayaran Kewangan 304: Baucar Pembayaran Kew.304 disediakan untuk tujuan pembayaran oleh Jabatan Akauntan Negara/ Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran seperti berikut: Bagi sekolah yang memegang waran peruntukan, Baucar Pembayaran Kewangan 304 disediakan serta ditandatangani oleh pegawai yang telah diberi kuasa di sekolah dan seterusnya dihantar ke Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran atau Jabatan Akauntan Negara yang berkaitan untuk tujuan pembayaran. Contoh kegunaan baucar pembayaran ini adalah untuk tuntutan perjalanan. Bagi sekolah yang tidak memegang waran peruntukan, baucar akan disediakan oleh sekolah dan dihantar ke Pusat Tanggungjawab masingmasing untuk mendapatkan pengesahan dan kemudiannya dihantar ke Pejabat Pembayar yang berkaitan.

TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR PEMBAYARAN 1. Baucar pembayaran hendaklah disediakan oleh pihak sekolah setelah bil dan invois diterima. 2. Setiap baucar pembayaran mesti disertakan dengan dokumen sokongan yang asal seperti invois atau bil, pesanan tempatan atau satu penyata yang telah diperakui. 3. Sekiranya dokumen asal tersebut hilang, pembayaran hendaklah dibuat terhadap bil salinan yang telah diperakui oleh Pengetua atau Guru Besar. 4. Baucar pembayaran disediakan dalam dua salinan iaitu salinan asal disimpan oleh sekolah dan salinan kedua dihantar kepada penerima bayaran bersama cek pembayaran. 5. Baucar pembayaran yang bernilai kurang RM10,000 hendaklah diperakukan oleh dua orang pegawai yang diberi kuasa. Jika ia bernilai lebih RM10,000 dan ke atas, baucar tersebut perlu diperakukan oleh tiga orang pegawai yang diberi kuasa. 6. Sebelum Pengetua atau Guru Besar meluluskan baucar, beliau hendaklah memastikan bahawa peruntukan adalah mencukupi dan menyemak Daftar Bil untuk menentukan pembayaran tidak pernah dilakukan. 7. Setiap baucar pembayaran yang telah diluluskan hendaklah direkod ke dalam buku tunai. 8. Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, baucar dan dokumen-dokumen sokongan perlu ditebuk dan dicop SUDAH BAYAR beserta tarikhnya. Hal ini bertujuan untuk mengelakkan berlaku pembayaran dua kali. 9. Butir-butir pembayaran iaitu nombor cek dan tarikhnya hendaklah dicatatkan pada ruangan yang tersedia pada baucar. 10. Baucar-baucar pembayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan mengikut nombor siri dan kumpulan wang yang berkenaan. PEMBAYARAN SECARA ELECTRONIC FUND TRANSFER (EFT) MELALUI BAUCAR BAYARAN MANUAL Pada masa ini, pihak kementerian telah menghantar pekeliling baharu kepada setiap agensi kerajaan berkenaan dengan pembayaran. Sebelum ini, semua pembayaran yang hendak dibuat, memakan masa yang lama untuk sampai kepada penerima. Oleh itu, langkah untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menggunakan Pemindahan Dana Elektronik (EFT). EFT

merupakan pembayaran yang dibuat secara terus (online) kepada bank penerima. Sebelum pemindahan tersebut dibuat, beberapa perkara perlu diberi perhatian. Antaranya ialah: Pembayaran melalui EFT tidak boleh dilakukan bagi Bank Penerima yang bukan daripada ahli MEPS. Pembayaran melalui EFT tidak boleh dilakukan sekiranya IBG bagi amaun banknya kurang daripada RM100,000. Seterusnya penyediaan dokumen (manual) bagi pembayaran secara EFT perlu dibuat. Berikut adalah dokumen-dokumen sokongan yang terlibat yang perlu disediakan oleh pihak penerima bayaran: i. Borang Kawalan Kelompok (Kew. 302-Pin. 1/92) Mencatatkan 81 di ruangan Kod Bank dan E di ruangan Pindah Catat.

ii. Baucar Bayaran (Kew. 304-Pin. 1/92) Selepas mengisi nombor akaun bank di ruangan Nombor Kad Pengenalan/ Akaun Bank hendaklah diikuti dengan / dan Nombor Siri Bank.

iii. Surat Makluman Isi nama dan alamat penerima serta maklumat bayaran di ruangan 2(i) hingga (x). Surat makluman hendaklah dikemukakan dalam dua salinan. ARAHAN PEMINDAHAN DANA SECARA ELEKTRONIK (EFT) Bagi mengelakkan sebarang masalah atau kelewatan dalam urusan pembayaran secara EFT dan penghantaran surat makluman kepada penerima, semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) adalah dikehendaki mematuhi arahan-arahan berikut tanpa gagal: i. Bagi Baucar gaji berasingan, pembayaran adalah secara EFT sekiranya melibatkan seorang penerima sahaja. Sebaliknya, jika ia melibatkan pihak ketiga seperti Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP), Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN), Lembaga Tabung Haji dan lain-lain, maka pembayaran secara cek perlu dibuat.

ii. Bagi baucar-baucar Panjar Wang Runcit atau baucar yang penerimanya adalah atas nama Ketua Jabatan dan pembayaran secara cek perlu dibuat.

iii. Semua PTJ adalah diwajibkan mengisi surat makluman beserta sampul surat beralamat kepada setiap penerima bayaran dalam dua salinan, bertaip dan lengkap diisi dengan alamat penerima, nombor faks, nombor telefon dan maklumat-maklumat lain seperti dalam format surat.

iv. Semua PTJ perlu memastikan nombor akaun bank penerima bayaran adalah terkini setelah mendapat pengesahan daripada pihak bank.

v. Semua PTJ perlu memaklumkan kepada penerima bayaran untuk menjadikan nombor EFT yang dinyatakan dalam surat makluman sebagai rujukan sekiranya ingin berurusan dengan pihak bank atau sebagainya. Kegagalan PTJ mematuhi arahan-arahan yang telah dinyatakan akan menyebabkan baucarbaucar dipersoalkan oleh pihak Jabatan Audit Negara (JAN) dan mengakibatkan kelewatan pembayaran secara EFT.