P. 1
Sistem Informasi Tentang Administrasi Sekolah

Sistem Informasi Tentang Administrasi Sekolah

|Views: 210|Likes:
Dipublikasikan oleh Faiz Faizah

More info:

Published by: Faiz Faizah on Apr 24, 2013
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/29/2015

pdf

text

original

SISTEM INFORMASI TENTANG PENCATATAN ADMINISTRASI SEKOLAH PADA SMK MUHAMMADIYAH 2 JOGOROTO JOMBANG

1.1. Latar belakang Dengan telah terbentuknya dan berjalannya sistem pemrosesan transaksi, baik spesialis informasi maupun produsen komputer ingin terus melanjutkan peningkatan dalam aktivitas komputasi, sehingga mereka mencari area aplikasi yang baru. Tidak dibutuhkan waktu yang lama bagi mereka untuk menyadari bahwa output informasi dari sistem pemrosesan transaksi ternyata masih jauh dari sempurna. Dilihat dari perkembangan informasi dan komunikasi yang saat ini memberi nuansa baru dalam dunia pendidikan yang menuntut penguasaan teknologi khususnya di bidang komputer. Berbagai sarana dan prasarana untuk pendidikan harus benar-benar mampu mengimbangi kemajuan tersebut, yang mana tujuan akan efisiensi dan efektifitas kinerja dapat terwujud, yang tentunya membutuhkan sumber daya manusia (SDM) sebagai pemandunya. Maka dari itu tim penulis mengharapkan semua program yang dibuat ini dapat membantu, sehingga keefisienan dan kinerja tersebut dapat tercapai. Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah 2 Jogoroto adalah merupakan sekolah yang berada di kecamatan Jogoroto yang hampir seluruh aktivitas atau kegiatan sekolahnya menggunakan sistem manual dan komputerisasi. Mulai dari pengolahan data perpustakaan, pengolahan data administrasi SPP, pengolahan data nilai dan pengolahan data penjurusan. Dalam hal ini masih memanfaatkan system komputerisasi dengan

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 1

menggunakan program Microsoft Excel yang kurang praktis dan efisien. Maka dari itu untuk lebih menunjang serta untuk mempermudah upaya aktivitas administrasi SMK Muhammadiyah 2 Jogoroto, maka dibutuhkan suatu program database yang digunakan untuk mengolah data-data tersebut. Kegiatan pencatatan adminitrasi sekolah di SMK Muhammadiyah 2 Jogoroto disini masih menggunakan sistem manual yakni masih dilakukan pencatatan pada buku kemudian baru dilakukan pemindahan data ke komputer, dan ketika mendekati masa-masa ujian seperti ujian tengah semester dan ujian akhir semester sering terjadi penumpukan/ kepadatan pembayaran, yang mengakibatkan antrian pembayaran yang panjang dan untuk laporan kas harian tidak bisa langsung diperoleh dan harus dilanjutkan perekapan pada hari berikutnya. Terkait dengan hal di atas, dan juga mengingat banyaknya manfaat dari program database dalam pengolahan data suatu sekolah khususnya Administrasi sekolah, maka tim penulis memberi judul : “ SISTEM PENCATATAN ADMINISTRASI SEKOLAH PADA SMK MUHAMMADIYAH 2 JOGOTORO DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 ” 1.2. Alasan Merancang Sistem Ini : Berdasarkan pada latar belakang diatas, maka rumusan masalah yang dapat dikaji dalam sebuah program database oleh penulis adalah : Bagaimana cara mengaplikasikan atau menerapkan sistem Pencatatan Administrasi Sekolah Pada SMK Muhammadiyah 2 Jogoroto dengan menggunakan Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 ? Dengan adanya sistem-sistem ini maka :  Pengelolaan data dapat dilakukan dengan cepat, hal ini dirasakan lebih menguntungkan jika dibandingkan dengan sistem manual.  Dapat mengurangi jumlah tenaga kerja

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 2

 Penyimpanan data di dalam media komputer akan lebih hemat dan aman serta dapat digunakan berkali-kali, isinya juga dapat diperbaharui.  Akan diperoleh informasi yang cepat, tepat, akurat dan handal, sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan bagi pihak sekolah. 1.3. Rancangan dari Sistem Ini : SMK muhammadiyah 2 jogoroto merupakan lembaga pendidikan menengah yang terdiri dari beberapa kompetensi keahlian dimana dalam setiap kompetensinya terdiri dari banyak siswa. Dalam mengelola administrasi sekolah tersebut masih menggunakan cara manual yaitu dengan mencatat setiap pembayaran, baik pencatatan kas masuk dan kas keluar masih di cacat pada sebuah buku. Hal ini dirasakan sangat tidak efektif karena untuk penyusunan laporan maupun perhitungan memerlukan waktu yang lama dan cara yang rumit. Dengan adanya penggunaan sistem secara terkomputerisasi tepatnya dengan Rancangan Sistem Informasi Pencatatan Administrasi Sekolah, masalah-masalah tersebut dapat diatasi dengan baik yaitu dengan

menggunakan metode DFD (Data Flow Diagram) sebagai alat bantu dalam penggambaran model jalannya sistem, ERD (Entity Relationship Diagram) untuk pembuatan model jaringan data, struktur-struktur serta relationship serta Visual Basic 6.0 untuk perancangan sistem. 1.4. Pencatatan Kas Masuk Sekolah menerima kas masuk dari beberapa jenis pembayaran siswa diantaranya adalah sebagai berikut : a) Pembayaran tahunan   Pembayaran Daftar Ulang Siswa diawal tahun pelajaran Pembayaran Iuran wajib siswa (infaq)

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 3

b) Pembayaran 3 bulanan  Pembayaran Ujian UTS dan UAS

c) Pembayaran setiap bulan  Pembayaran SPP Rp.50,000,-/siswa bagi siswa kelas X,

Rp.55,000,-/siswa bagi siswa kelas XI, Rp.60,000,-/siswa bagi siswa kelas XII d) Pembayaran Sarana Prasarana  Pembayaran iuran peringatan hari besar (baik hari besar islam maupun nasional)

1.5. Pencatatan Kas Keluar          Pembayaran honorarium tenaga pendidik dan kependidikan Pembayaran ATK Pembayaran listrik, telepon dan air Pembayaran penggandaan dan foto copy Pembayaran transport perjalanan dinas Pembayaran kegiatan sekolah Pembayaran biaya konsumsi harian Pengadaan peralatan Dan biaya lain-lain

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 4

1.6. Permasalah Saat ini sistem yang digunakan pada kedua bidang usaha masih rumit, pengorganisasian data masih kurang sederhana dan keamanan data yang kurang terjaga. Dari keadaan ini menyebabkan penyusunan laporan keuangan sekolah memerlukan waktu yang cukup lama. 1.7. Perancangan Sistem  Usulan Perbaikan Prosedur Pada Pencatatan Administrasi Sekolah a. Penggunaan Tehnik Komputerisasi dalam pencatatan, kwitansi tanda terima pembayaran dan rekap harian/bulanan/tahunan. b. Pencetakan laporan keuangan  Usulan Perbaikan Prosedur Pada Pencatatan Administrasi Sekolah a. Penyimpanan data harian dalam media komputer, pembuatan laporan bulanan secara komputerisasi. b. Pemanfaatan komputer untuk menginventariskan transaksi harian dan membuat bukti pembayaran secara langsung Dengan perbaikan ini diharapkan masalah-masalah yang dipaparkan di atas dapat diselesaikan, penulis menuangkan usulan perbaikan prosedur dengan menggunakan FOD Proses : 1.8. Prosedur Pada Kas Masuk Pada analisis ini di fokuskan pada pembayar siswa baik pembayaran rutin tiap bulan maupun pembayaran lainnya . Prosedur Kas Masuk : 1. Siswa menyerahkan form pembayaran dan menyebutkan jenis pembayaran kepada admin; 2. Admin memasukkan NIS dalam program administrasi;

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 5

3. 4.

Admin menghitung jumlah pembayaran; Admin mencetak bukti pembayaran pada form pembayaran dan membubuhi tanda tangan dan stempel sebagai tanda telah membayar.

1.9. Prosedur Pada Kas Keluar Prosedur Pencatatan Transaksi 1. Kurir/ petugas menyerahkan nota pada admin 2. Admin mencatat nota pembayaran pada komputer. Prosedur Pembuatan Laporan 1. Setiap hari sebelum tutup kas admin merekap seluruh administrasi berdasarkan pencatatan pada komputer baik kas masuk dan kas keluar dan diserahkan pada bendahara sekolah; 2. Setiap akhir bulan dan akhir tahun ajaran bendahara membuat laporan keuangan berdasarkan nota kas masuk dan kas keluar pada komputer; 3. Laporan diserahkan kepada pimpinan/ kepala sekolah. Perangkat yang dibutuhkan Perangkat yang dibutuhkan dalam sistem pencatatan administrasi sekolah diantaranya : 1. Komputer (min)     Pentiun IV VGA 128 MB Memory 256 MB Hard Disc min 10 GB

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 6

2. Printer 3. User (Admin) minimal mengenal komputer Software yang kami pakai dalam pembuatan aplikasi ini antara lain: 1. Microsoft Visual Basic 6.0 Membuat implementasi program dan sorce code program. 2. Microsoft Access. Sebagai database dalam program ini. 3. Microsoft Excel Sebagai pembuatan laporan. 1.10. Output (Hasil) : Output merupakan modul yang menghasilkan seluruh laporan atau dokumen yang diperlukan sekolah dalam mendapatkan informasi secara utuh mengenai hasil pengolahan data. Rancangan output ini didesain untuk dapat ditampilkan pada monitor, printer maupun dalam bentuk file dengan format laporan yang sama, Berikut merupakan rancangan output dari Sistem Informasi Pencatatan Administrasi sekolah. Rancangan output tersebut adalah sebagai berikut :

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 7

Tampilan menu awal

Form Data Siswa

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 8

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 9

FORM PEMBAYARAN

FORM TAMPILAN MENU AWAL

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 10

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 11

FORM REKAP FORM LAPORAN BULANAN

FORM KARTU PEMBAYARAN

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 12

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 13

FORM PENGATURAN PEMBAYARAN

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 14

DATA RELATIONSHIPS

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 15

FLOWCHART UNTUK KAS MASUK

Siswa Kartu Pembayaran Siswa menyerahkah kartu Pembayaran

Petugas / Admin Kartu Pembayaran

Data Pembayaran

Proses Pencatatan Pembayaran

Mencetak Bukti Pembayaran

Bukti pembayaran/ Kartu Pembayaran

Kuintansi / kartu pembayaran

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 16

FLOWCHART UNTUK KAS KELUAR

Kurir mpinan Nota kurir menyerahkah nota

Petugas / Admin Nota Pencatatan Proses Pengarsipan Bukti Kas Keluar

Pencatatan

Proses Pencatatan Kas Keluar

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 17

FLOWCHART UNTUK LAPORAN KEUANGAN

Admin mpinan Lap. Kas harian

Bendahara Lap. Kas harian

Kepala Sekolah Laporan

Pembuatan lap. Bulanan dan tahunan

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 18

DFD LEVEL 0 Siswa Kartu Pembayaran Kartu Pembayaran Laporan Kepala Sekolah

Sistem Informasi Pencatatan Administrasi Sekolah

Lap. Bulanan Lap. Tahunan Nota Data Pembyr Nota Kartu Pembayaran Bendahara Kurir Admin Lap. Harian

“SITI NUR FA’IZAH” AKUNTANSI A2_2011 STIE PGRI DEWANTARA JOMBANG

Page 19

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->