APA ITU 5S?

SEIRI SISIH Mengasingkan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja dan membuangka nnya SEITON SUSUN Susun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya ianya mudah diambil un tuk digunakan SEISO SAPU Bersihkan tempat kerja anda dengan rapi supaya tiada habuk di atas lantai, mes in dan perkakas SEIKETSU SERAGAM Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang tinggi p ada setiap masa SHITSUKE SENTIASA AMAL Melatih pekerja mematuhi peraturan penjagaan kebersihan y ang baik dengan sendirinya

01 1S

SEIRI SISIH Mengasingkan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja dan membuangka nnya

02 1S

BAGAIMANA MELAKSANAKAN SISIH DI TEMPAT KERJA?

Bahan tidak diperlukan SISIH Bahan diperlukan

Bahan Bahan Bahan Bahan Bahan Bahan

tidak diperlukan dan senang dibuang ada nilai untuk dijual tiada nilai tapi kos tinggi untuk dihapuskan tidak digunakan tapi mesti di simpan kadangkala digunakan digunakan selalu

Buang serta merta Cari jalan untuk mengurangkan kos dan jalan selamat untuk dihapuskan Letakkan berdekatan tempat penggunaannya Letakkan jauh sedikit Mesti disimpan berasingan dengan pengenalan yang jelas

03 1S

LANGKAH-LANGKAH YANG HARUS DIAMBIL UNTUK SEIRI Gunakan Kad Notis Pembuangan y Pertama sekali, kenalpasti barang-barang yang kelihatan tidak diperlukan y Kemudian tampalkan Kad Notis Pembuangan (Disposal Notice Card) kepada setiap barang-barang tersebut dengan menerangkan: 1- apa barang tersebut 2- mengapa barang tersebut berada di situ 3- barang kepunyaan siapa atau berasal dari mana, dan 4- bila barang tersebut harus dihapuskan y Di penghujung masa yang ditetapkan (misalnya 1 atau 2 bulan selepas penampala n notis itu), kad tersebut diteliti semula untuk melihat samada sesiapa yang me mpunyai keperluan untuk menyimpan barangan tersebut Adalah disarankan agar pendekatan ini digunakan secara meluas di sesuatu jabata n itu dan melibatkan semua kakitangan di setiap peringkat

04 2S

SEITON SUSUN Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya mudah diambil untuk digunakan y Tempat untuk semua y Semua di tempatnya

05 2S

BAGAIMANA SUSUN DI TEMPAT KERJA ANDA?

SISIH SUSUN

Bahan selalu diperlukan

Bahan digunakan selalu Bahan kadangkala digunakan Bahan tidak digunakan tapi mesti di simpan

 Mesti disimpan di dalam setor dengan pengenalan yang jelas Boleh ditempatkan jauh sedikit

06 3S

SEISO SAPU Membersihkan tempat kerja anda dengan rapi supaya tiada habuk di lantai, meja, mesin dan perkakas

07 4S

SEIKETSU SERAGAM Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang tinggi di setiap masa

08 5S

SHITSUKE SENTIASA AMAL Melatih para pekerja mematuhi peraturan- peraturan penjagaan kebersihan yang baik dengan sendirinya

09 ULANGAN KEPADA PUSINGAN 5S

SISIH SUSUN

SENTIASA AMAL

SAPU

SERAGAM

10

BAGAIMANA MENJAYAKAN 5S Penglibatan Semua Kakitangan y Semua kakitangan di dalam pertubuhan mesti melibatkan di dalam program 5S y Semua kakitangan harus memahami 6 sebab munasabah program 5S harus diamal di tempat kerja iaitu 1. tempat kerja yang bersih mempunyai PRODUKTIVITI tinggi 2. tempat kerja yang bersih mempunyai MUTU tinggi 3. tempat kerja yang bersih mengurangkan kos 4. tempat kerja yang bersih memastikan PENGIRIMAN tepat pada masanya 5. tempat kerja yang bersih adalah tempat kerja yang SELAMAT 6. tempat kerja yang bersih mempunyai SEMANGAT PERANSANG yang tinggi y Program 5S akan lebih berkesan jika dijadikan salah satu aktiviti di dalam aktiviti-aktiviti kumpulan kecil seperti Kumpulan Mutu (QC) di bahagian-bahagian. Penglibatan Pengurusan Atasan y Program tersebut harus diamalkan dalam masa bekerja sebagai program yang dibe ri kuasa rasmi, tetapi ia tidak harus dianggap sebagai tambahan dalam masa kerj a yang lebih (overtime) atau di luar masa bekerja y Setiap orang harus diberitahu secara rasmi pentingnya program tersebut. y Ketua Jabatan harus membuat pengumuman rasmi mengenai pelancaran program ter sebut di mesyuarat berkongsi maklumat (information-sharing) yang dihadiri oleh k akitangan

11

Kepimpinan Ketua Pegawai Esksekutif y Ketua Pegawai Eksekutif sendiri haruslah menaruh minat yang banyak dan mempun yai komitmen dalam program tersebut y Beliau tidak seharusnya memberi tugas pemimpin kepada orang lain. y Beliau juga harus menunjukkan sifat kepimpinannya di dalam Jawatankuasa Pemandu (Steering Committee) 5S Sokongan Semua Pihak y Keraguan seperti mengapakah pengumuman pembuangan ditampalkan untuk Seiri?, Men gapakah 5S dianggap penting untuk pembaikan di bahagian-bahagian tertentu? harus dilenyapkan. y Setiap ahli jawatankuasa harus sentiasa memberitahu semua pihak mengenai kema juan pelaksanaan 5S di peringkat jabatan. y Setiap ahli jawatankuasa harus memberi galakan dan bimbingan kepada orang rama i supaya dapat melibatkan diri dalam aktiviti-aktiviti pelaksanaan 5S. BAGAIMANA MEMPERTAHANKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S Amalan Seranta & Publisiti y Sepanduk-sepanduk, cogan-cogan kata, poster-poster dan surat-surat yang diedar kan kepada anggota-anggota pertubuhan (newsletter) harus digunakan dengan sepe nuhnya untuk menarik perhatian semua pihak kepada program tersebut. y Buku-buku panduan dan risalah-risalah yang menerangkan Mengapa 5S, Apa itu 5S dan Bagaimana untuk melaksanakan 5S harus dicetak dan disebarkan oleh semua pihak. 12

y Seorang pakar dalam bidang tersebut harus membuat kajian semula mengenai pela ksanaan 5S dari masa kesemasa untuk mendapatkan pendapat/maklumbalas dan mening katkan lagi keadaan semasa. y Latihan asas (in-house training) dan pengalaman dari jabatan-jabatan yang tel ah mengamalkan 5S dapat mencapai kemahiran yang diperlukan dan juga kefahaman te rhadap cara-cara agensi lain melaksanakan 5S. y Mengambil bahagian di dalam Peraduan 5S dapat memberi bahagian-bahagian berkena an dorongan yang lebih tinggi demi meningkatkan lagi tahap pembaikan Lawatan Audit dan Sistem Penghargaan y Setiap bulan, sekumpulan pekerja dari berbagai tanggungjawab pekerjaan dipilih dan ditugaskan melawat bahagian, menilai setiap unit berdasarkan ukuran penjaga an kebersihan tertentu.

y Keputusan kajian tersebut harus ditampalkan dan anugerah-anugerah diberikan ke pada para pekerja yang telah menunjukkan perubahan perubahan penting. Ini akan memupuk sikap tanggungjawab yang lebih tinggi, meningkatkan kebanggaan terhadap tempat kerja dan menganggapnya s ebagai keupayaan diri sendiri. Penilaian oleh Ketua Pegawai Eksekutif Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) perlu: y Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) harus melawati Bahagian-bahagian dari masa ke semasa dan membuat penghargaan kepada kekuatan dan membuat teguran kepada kele mahan pelaksanaan 5S di setiap unit tempat kerja. y Menasihat Jawatankuasa pemandu 5S untuk mengambil langkah di kawasan-kawasan y ang masih boleh diperbaiki. y Memeriksa kemajuan pelaksanaan tersebut. y Memberi penghargaan kepada amalan-amalan yang lebih baik 13

Pelaksanaan Lain-lain Program Peningkatan Kualiti (Kaizen) y 5S terutama sekali di tahap Seiton memerlukan prinsip dan kemahiran Kaizen te rtentu yang dapat dicapai melalui program latihan yang dianjurkan dengan baik. y Seiton memerlukan pendekatan menghuraikan masalah yang munasabah. Dalam erti ka yang sedemikian, ia adalah tema yang baik untuk aktiviti-aktiviti Kumpulan Ka walan Mutu (QCC). y Seiton juga memerlukan idea-idea yang kreatif. Oleh itu ia mempunyai pertalian dengan Skim Saranan (Suggestion Scheme). y Pelaksanaan 5S yang berjaya, dengan sendirinya akan menghasilkan berbagai kes udahan yang ketara. Ia juga adalah langkah yang perlu diambil sebelum agensi me laksanakan teknologi pengurusan yang lebih maju seperti TQC, JIT dan TPM. Ini ad alah kerana 5S akan membina sebuah asas yang kukuh untuk sebuah pertubuhan ole h orang yang berdisiplin melalui Shitsuke Kriteria Penilaian Prestasi Tahunan y Pelaksanaan 5S boleh dijadikan asas Ketua-ketua Jabatan memberi penilaian p restasi tahunan kakitangannya. Oleh kerana program 5S melibatkan semua kakitang an dan mendorong ke arah peningkatan kualiti dan produktiviti maka perlaksanaan program 5S sebagai salah satu asas penilaian prestasi akan mendorong kakitangan melaksanakan bersu ngguh-sungguh program pengamalan kebersihan ini

14 HASIL YANG DIJANGKA DARI PROGRAM 5S

Pengurangan Kos y Mengurangkan inventori y Menghalang salah letak peralatan dan perkakas y Menghalang kebocoran minyak, tenaga, bahan mentah dan lain-lain Kecekapan y Mengurangkan penggunaan kawasan/tempat y Penghapusan pencarian peralatan dan pembaziran bahan mentah y Mempermudahkan kawalan Penyelenggaraan y Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin, peralatan dan kemudahan-kemudah an yang ada y Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin dan peralatan y Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan barangan Kualiti y Meningkatkan produktiviti dan kualiti barangan atau perkhidmatan Keselamatan y Menghapuskan keadaan yang merbhaya y Memperbaiki keadaan tempat kerja y Menghapuskan tempat kecedraan dan kemalangan y Mengurangkan kesilapan dan kecuaian y Mematuhi peraturan-peraturan Motivasi y Perhubungan yang baik antara kakitangan y Membentuk disiplin yang baik y Membentuk semangat kerjasama dan kerja berkumpulan

15

Penyelaras

Prof Madya Ir. Dr. Othman A.Karim Puan Siti Zaharah Sukaimi Suzilawati Ismail Kreatif Roslan Manap Faril Izaldi Salihuddin Meor Sony Hermi Duratul Ain Yahya Nura Mohamed Jamri Juriah Naim

16