PENTADBIRAN AGENSIAGENSI SUKAN KEBANGSAAN DAN ANTARABANGSA

DISEDIAKAN OLEH: MOHAMMAD AMIRRULAH BIN HARIDAN MOHAMAD HAFIZI BIN ZAKARIA MUHAMMAD NAZREEN BIN CHE MOHD ASHARI

AMBILAN JANUARI 2011,5 PISMP RBT3

PERLEMBAGAAN ORGANISASI BADAN-BADAN SUKAN KEBANGSAAN

Di dalam Akta Pembangunan Sukan 1997, (Akta 576) JADUAL KEDUA (Seksyen 19), iaitu Perlembagaan Dan Kaedah-Kaedah Badan Sukan Yang Bertindak Sebagai Badan Pengelola Atau Perwakilan Bagi Sukannya Di Peringkat Kebangsaan.

Perkara-perkara yang berikut hendaklah diperuntukkan dalam perlembagaan atau kaedah-kaedah:

(a) untuk menggalakkan dan membangunkan sukannya.
(c) untuk memastikan bahawa perlembagaan dan kaedah- kaedahnya dipatuhi dan diikuti oleh semua anggotanya.

Badan sukan hendaklah mempunyai tujuan dan matlamat yang berikut:

(d) untuk mengawal dan menjalankan bidang kuasa ke atas semua aktiviti berhubungan dengan sukannya di Malaysia dan oleh wakil Malaysia di luar negara.

untuk mengekalkan hubungan baik dan kedudukan baik dengan badan pengelola dan pengawal seliaan antarabangsa.

(b)

2. Aktivitinya dijalankan tanpa ada diskriminasi tentang jantina, ras, warna kulit, agama, asal usul, bahasa, kecenderungan politik atau apa-apa pandangan lain yang dipegang oleh anggotanya.

3. Prosedur pemilihan adalah terbuka dan adil.

4. Akaun teraudit sepenuhnya ,laporan segala aktiviti, penggunaan dan perbelanjaan wang yang sebelumnya dikemukakan kepada Pesuruhjaya berserta dengan apa-apa yang dikehendaki oleh Pesuruhjaya.

PROSES PENTADBIRAN ORGANISASI SUKAN

perancangan adalah penentuan terdahulu. Perancangan melibatkan tiga perkara; 1) Menentkan apa yang patut 2) Menentukan bagaimana ia patut dilakukan 3) Menentukan siapa yang akan melakukannya.
PERANCANGAN

seseorang pentadbir perlu menjalankan tugas mengikut prosesproses asas.

PENGENALAN

satu proses yang melibatkan dua atau lebih manusia mengembleng tenaga dan sumber untuk mencapai tujuan yang tertentu. empat prinsip pengelolaan yang dinyatakan oleh Leith (1990); 1) pembahagian tugas dan delegasi tanggungjawab. 2) mengekalkan hierarki autoriti. 3) menetapkan panduan tingkah laku. 4) membuat keputusan berdasarkan keupayaan dan bukan personaliti.
PENGELOLAAN

 -mengikut Frost & Marshall (1997), pengarahan merupakan suatu proses yang menyebabkan sesuatu tindakan itu berlaku. - Proses itu melibatkan pemberian tunjuk ajar atau bimbingan, mempengaruhi orang lain atau membuat keputusan dan memberi arahan.

PENGARAHAN

Tugas ini biasanya meliputi pemilihan kakitangan untuk tugas yang sesuai bagi menjayakan sesuatu aktiviti organisasi. -Tugas pentadbir adalah meliputi; 1) menentukan bilangan staf yang diperlukan. 2) mengetahui keupayaan dan kebolehan staf. 3)memastikan cara interaksi di antara staf. - Pentadbiran kakitangan melibatkan dua aspek utama iaitu kemanusiaan dan teknikal ( Voltmeter, Esslimger, McCue & Tillman, 1979).

Tugas pentadbir ialah utk menyelaraskan program atau unit pentadbiran serta memastikan operasi berjalan mengikut perancangan yang telah ditetapkan. -menggalakkan komunikasi yang baik antara individu dalam setiap jabatan. - Untuk memastikan koordinasi yang baik, pentadbir perli mengikut prosedur yang betul

MENYELARAS ATAU KOORDINASI

HAL KAKITANGAN

 - Adalah kaedah yang sestematik untuk menilai kemampuan kakitangan. - Boleh dilakukan setiap minggu atau setiap bulan mengikut projek tertentu.

LAPORAN

- Belanjawan adalah aspek penting dalam pentadbiran yang tidak boleh diabaikan. - Mengikut Frost (1977), pentadbiran kewangan melibatkan empat langkah ; 1) mengumpul data atau maklumat. 2) menyediakan belanjawan. 3) mempersembahkan belanjawan. 4) membelanjakan peruntukan.

- Dijalankan untuk mengetahui sama ada organisasi itu berjaya atau sebaliknya. - Tugas pentadbir menilai perancangan secara keseluruhan utk menentukan pencapaian objektif. - menilai sejauh manakah sumber-sumber digunakan secara maksimum PENILAIAN

ATAU KAWALAN

BELANJAWAN

PENGENDALIAN MESYUARAT

MESYUARAT: Mesyuarat ialah satu aktiviti yang berdasarkan komunikasi dua hala antara individu dalam situasi formal.

Perutusan pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lepas Perkara-perkara berbangkit Laporan bendahari Laporan setiausaha Agenda mesyuarat Hal-hal lain

Menetapkan tarikh mesyuarat yang akan datang

Penangguhan mesyuarat

Agenda Mesyuarat

PERMULAAN: Agenda dan minit mesyuarat lepas diedarkan kepada ahli yang tidak bawa. Selepas dipastikan korum mencukupi, pengerusi mengisytiharkan mesyuarat dibuka dengan rasmi.

PERKARA BERBANGKIT: Mesyuarat meneliti perkara-perkara yg tercetak dalam minit mesyuarat satu persatu. Ahli boleh membangkitkan soalan dan dijawab setiausaha/orang berkenaan. Hanya dibenarkan meminta maklumat. Seterusnya, barulah presiden beralih kepada perkara lain yang disusun untuk dibincangkan.

PENGESAHAN: Bagi setiap pembetulan, presiden mesti menurunkan tandatangan ringkasnya. Presiden mempelawa cadangan dan seterusnya sokongan minit itu disahkan sebagai betul. Setelahdisahkan,presidenmenandatang ani minit mesyuarat dengan menulis tarikh di tempat yang disediakan.

MENAMATKAN MESYUARAT: Masa yang sesuai mesyuarat ditutup terpulang kepada presiden. Sebelum menutup mesyuarat, presiden mengucapkan terima kasih kepada ahli. Apabila segala telah selesai, presiden menjemput seorang pencadang dan penyokong untuk mesyuarat ditamatkan. Tarikh mesyuarat yang akan datang ditetapkan terlebih dahulu sebelum mesyuarat ditangguhkan.

AGENSI-AGENSI SUKAN DI MALAYSIA

MAJLIS OLIMPIK MALAYSIA (MOM)

Ditubuhkan pada tahun 1953.

Tanggungjawab MOM

Menghantar atlit ke luar negara. Menentukan kriteria-kriteria kelayakan bagi sukan individu dan sukan berpasukan untuk menyertai pertandingan antarabangsa.
Menggalakkan dan memajukan sukan amatur di Malaysia. Mengelola Sukan Olimpik, Sukan Daerah atau Sukan antara Daerah di samping menaja pasukan-pasukan yang mewakili Malaysia untuk mengambil bahagian dalam sukan.

Objektif MOM

MAJLIS OLIMPIK MALAYSIA (MOM)

Penolong Bendahari Kehormat seorang

Presiden seorang

Timbalan Presiden seorng

Bendahari seorang

Struktur Pentadbiran MOM:

Naib Presiden 4 orang

Penolong Setiausaha Kehormat seorang

Penolong Setiausaha Kehormat seorang

Setiausaha Kehormat seorang

TUGAS PEGAWAI KEHORMAT PRESIDE N menghadiri semua mesyuarat MOM, mengawal disiplinmengesah pengundian, minit mesyuarat dan menandatanganinya

NAIB PRESIDE N
Setiausah a Kehormat

Mengambil alih tugas presiden semasa ketiadaannya

Pengurusan perniagaan MOM ikut undangundang dan mengemukakan arahan dalam Mesyuarat Jawatankuasa. membuat surat-menyurat dan kertas kerja
membantu menjalankan tugas Setiausaha Kehormat.

Penolong Setiusaha Kehormat

 Bendahari kehormat

pengurusan kewangan dan kemasukan akaun dan pembetulannya. menyediakan Penyata Terima Bayaran dan Kunci Kira-kira untuk diauditkan pd setiap akhir tahun

Penolong Bendahari kehormat

menjalankan tugas sperti di atas dan ambil alih tugas Bendahari Kehormat jika beliau tidak hadir

KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN (KBS)

1) Cawangan Penggalakan

4) Pusat Sukan

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN SUKAN

2) Cawangan Perkhidmatan

3) Cawangan Penyelidikan

Cawangan Penggalakan

Cawangan Penggalakan

mengadakan program latihan kepimpinan penggerak sukan, rekreasi dan kecergasan merancang pembangunan kemudahan dan membekal peralatan sukan untuk penyertaan yang lebih luas mewujudkan perhubungan berkesan dengan pertubuhan sukan, rekreasi dan kecergasan di dalam dan di luar negara membuat kajian dan dokumentasi dalam aspek kemajuan sukan, rekreasi dan kecergasan
menyediakan khidmat kepakaran dalam pembelajaran dan latihan sukan, rekreasi dan kecergasan menggalakkan penyertaan ramai daripada berbilang kaum melalui penyediaan kemudahan sukan, rekreasi dan kecergasan

Cawangan Penyelidikan

Pusat Sukan

MAJLIS SUKAN NEGARA (MSN)

Memberi nasihat kepada menteri

Menggalakk an penyertaan dalam sukan di dalam dan luar negara.

TUGAS MSN

Menyelaras kegiatan sukan yang diselaraskan oleh pihak kerajaan dan bukan kerajaan

Membuat syor kepada kerajaan mengenai cara dan dasar untuk memajukan sukan dan melaksanakannya

Carta Organisasi MSN

PENGERUSI

KETUA PENGARAH

PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

PERSEDIAAN ANTARABANGSA (LATIHAN)

PEMBANGUNAN

INSTITUT SUKAN NEGARA

UNIT PERSEDIAAN ATLIT KOMANWEL (UPAK)

MAJLIS SUKAN SEKOLAH MALAYSIA (MSSM)

Menggalakkan, memajukan, memelihara dan mengatur aktiviti sukan dalam semua Majlis Sukan Sekolahsekolah Negeri di Malaysia

TUJUAN

Menyelaraskan segala peraturan dan undangundang pertandingan permainan dan sukan di peringkat sekolah, negeri dan kebangsaan

Mengelola dan menjalankan semua aktiviti permainan dan sukan Majlis Sukan Sekolah-sekolah antara negeri dan diperingkat antarabangsa

Mengelola dan menjalankan kursuskursus bagi jurulatih sekolah dan latihan pusat bagi para atlit sekolah di peringkat kebangsaan

PENGURUSAN KEWANGAN

PENGURUSAN BELANJAWAN
Melibatkan 3 langkah :
Pelan strategik belanjawan : pihak pengurusan atas menentukan tujuan dan objektif organisasi dan memperuntukkan wang yang dirancang. Tanggungjawab belanjawan :mengesahkan peruntukan digunakan dengan sah dan cekap.

Rancangan teknikal dan mekanikal: mengadakan sistem perakaunan dan keselamatan, struktur kewangan dan proses belanjawan.

PERAKAUNAN Terbahagi kepada 2 :

Perakaunan statik : meliputi rekod angka kedatangan kakitangan, inventori alat dan barang-barang.

Perakaunan kewangan : melibatkan rekod penggunaan peruntukan dalam organisasi.

 Objektif:Memberi maklumat bagi membuat keputusan berkenaan pengurusan sumber yang terhad.

Mengarah dan mengawal secara berkesan sumber kemanusiaan dan barangan.

Mengurus dan melapor tentang penjagaan sumber.

PERAKAUNAN KOS
Dikenali sebagai keberkesanan kos/ analisa keuntungan kos. Tujuan :

menilai keuntungan perkhidmatan yang diterima dalam unit yang boleh ukur. Menolong pentadbir organisasi menumpu perhatian ke atas penggunaan peruntukkan dengan cara yang paling cekap.

Dilakukan dengan membandingkan koskos program

BELANJAWAN

Ialah pelan kewangan yang digunakan sebagai alat kawalan untuk operasi. Ia menganggarkan kos masa depan dan merupakan pelan sistematik untuk penggunaan sumber manusia, bahan mentah ataupun sumber lain. (Kohler, 1961 ; Steddry, 1960).

Ia dibentuk untuk memberi maklumat kepada pembuat keputusan dan menunjukkan keputusan-keputusan yang telah dibuat (Freeman, & Lynn, 1988).

PROSES BELANJAWAN

meliputi perancangan untuk memenuhi keperluan programpendidikan jasmani dan sukan, mengemaskinikan rekod dan mengawal sistem kira-kira Mengikut Frost(1977):
Mengumpul data ataupun maklumat Menyediakan belanjawan Mempersembahkan belanjawan Membelanjakan peruntukan

KELEBIHAN MENYEDIAKAN BELANJAWAN

Merupakan cara objektif untuk menganalisis program pendidikan jasmani dan sukan.

Diguna untuk mempersembahkan keperluan kewangan dan untuk meminta sokongan dari pihak atasan.

 Pentadbir

dapat menghapuskan aktiviti yang tidak boleh dibiayai lagi dan mengembang pelan jangka panjang Membenarkan pengukuran dan pengesahan kemajuan program dan membuat analisa. Membenarkan pemindahan sumbersumber mengikut keutamaan

PRINSIP BELANJAWAN
Bersikap konservatif kerana menggunakan wang orang ramai.

Berdasarkan perbelanjaan dan pendapatan dari belanjawan sekurang-kurang tiga tahun yang lepas.

Tumpukan perhatian kepada faktor-faktor yang mungkin mempengaruhi perbelanjaan dan pendapatan.

Rancangan seharusnya mengambil kira 10% peristiwa yang berlaku di luar jangkaan.

Melibatkan semua individu secara langsung dalam proses perancangan.

Dipersetujui pihak atasan.

Mengumumkan belanjawan kepada pihak pengguna yang terlibat

JENIS BELANJAWAN
1. BELANJAWAN LIPUTAN MASA

6. BELANJAWAN PRESTASI DAN PROGRAM

2. BELANJAWAN SEMASA (OPERASIONAL)

5. BELANJAWAN ITEM-BARIS

3. BELANJAWAN HARTA

4. PENDAPATAN (REVENUE)

BELANJAWAN BARIS
Menyenaraikan barang-barang untuk dibeli, perkhidmatan dan gaji yang perlu dibayar.
Menerima keputusan lepas tanpa memeriksa dengan teliti dan menggunakan kriteria politik untuk mendapat sokongan kewangan bagi program baru. Tidak menjalankan analisa kosfaedah.

Kelemahan:

Ringkasan belanjawan item-baris

No. akaun Tajuk akaun 1992 Sebenar 1993 1994 Sebenar Unjuran

13-100

Jabatan Pendidikan Jasmani

01 02 03 04 05 06

Gaji Telefon Pos Percetakan Alat tulis Pengangkutan

145 000 700 1000 900 800 5800

148 000 155 000 750 1100 1000 850 6000 800 1200 1100 900 6200

BELANJAWAN PROGRAM/PRESTASI

Sistem yang baru dan lebih diperlukan untuk organisasi yang besar.

Dua contoh ialah:

Sistem PPBES(Planning, Programming, Budgeting and Evaluation System)

Sistem BZB(Zerobase)

Sistem ini tiga proses iaitu proses perancangan, memprogram dan membuat belanjawan.

SISTEM PPBES
Boleh dirancang lebih dari satu tahun dan belanjawan boleh dibanding dengan yang lama untuk menentukan cara yang paling cekap menggunakan peruntukan.

5 langkah Sistem PPBES:

1. Membentuk pelan jangka panjang. Menentukan objektif dan kriteria pengukuran.

2. Menentukan program spesifik. Menentukan bentuk program dan mempertimbangkan alternatif.

Untuk menjelaskan kepada pihak atasan dan mengingatkan diri sendiri tentang apa yang perlu dicapai.

Program yang ditentu mesti berdasarkan kos dan keberkesanannya.

Menggaris kaedah pengukuran tahap perkhidmatan dan kaedah untuk penentuan penyelesaian program.

Mengenal pasti programprogram yang sama atau yang mempunyai objektif yang berkaitan.

Objektif program adalah untuk merancang satu strategi yang boleh bergerak baik di samping membuat pilihan alternatif.

3. Anggaran belanjawan untuk program dan peruntukan sumber.

4.Pelaksanaan program.

Masa, tempoh dan kos merupakan perkara yang ditimbulkan.

Pemberatan peruntukan diberi mengikut kepentingan perkara yang terlibat.

Sumber yang diperlukan dan punca sumber dipersoalkan.

Prioriti pelaksanaan program ialah mencapai objektif organisasi.

Program jenis ini selalu mengambil masa lebih dari setahun dan belanjawan yang dirancang adalah dianggarkan selama 3 hingga 5 tahun.

tindakan susulan diambil untuk mengatasi masalah yang timbul atau memberhentikan program tersebut jika terpaksa.

5. Penilaian pencapaian.
Mengkaji keberkesanan organisasi menggunakan sumber yang disediakan untuk memenuhi pelan ataupun objektif yang ditetapkan

Kelebihan:
Menggabungkan perancangan dan anggaran belanjawan.

SISTEM PPBES
Proses perancangan adalah berterusan

Maklumat berkenaan jumlah kos sistem adalah berorientasikan output atau program. Memberi penekanan terhadap menganalisa program alternatif dan kaedah alternatif bagi pencapaian objektif organisasi. Analisa kos-faedah secara formal dijalankan.

Ia tidak menggunakan kriteria politik untuk mendapat peruntukan belanjawan.

Kelemahan:
Sukar dalam keadaan tertentu untuk mengasingkan matlamat eksplisit yang boleh diukur dan kemudian menilai alternatif yang mungkin untuk matlamat tersebut

Ahli politik tidak memisahkan program dengan matlamat

Masalah bayaran kemudahan untuk penggunaan dalaman sukar ditetapkan.

Fungsi lama yang telah lama wujud di dalam jabatan sukar untuk diubah.

BELANJAWAN ZERO-BASE (BZB)

Belanjawan ini diasaskan pada tahun 1969 dan dicetak pada tahun 1973.
BZB mula tanpa sebarang peruntukan. Ia memenuhi permintaan anggaran belanjawan, mengenal pasti dan menilai semua aktiviti dan menempatkannya mengikut kepentingan.

BZB ialah program jangka panjang.

Merupakan satu pendekatan revolusi untuk menentukan prioriti program dan untuk mengurang ketidakcekapan.

Ia memerlukan kakitangan yang bersedia untuk menukar tabiat dan pemikiran

Memaksa penentuan objektif, matlamat dan prioriti program. Tidak membenarkan ketidakberkesanan dikekalkan.

KELEBIHA N BZB

Perkara yang tidak menghasilkan keputusan yang diingini akan dibatalkan dan perkara baru dipilih untuk menggantikannya.
Proses in berulang.

Pembentukan anggaran belanjawan ini memakan masa yang lebih panjang terutamanya dalam organisasi besar.

KELEMAHAN BZB

PROSES PEMBENTUKAN BZB

Mengenal pasti unit pembuat keputusan.
Unit pembuat keputusan merupakan kumpulan dalam organisasi yang mempunyai autoriti dan tanggungjawab untuk merancang dan mengawal sumber kewangan.Contoh: ketua unit dan penyelaras.

Menyediakan permintaan anggaran belanjawan unit.

Ia meliputi kos setiap peserta, bilangan peserta,kutipan masuk, keputusan pertandingan dan lain-lain. Penjelasan yang lebih perinci diberi mengikut format tertentu: Apakah yang diperlu Mengapa item berkenaan dicadangkan Objektif yang boleh dipenuhi Cadangan kos dan kebaikan permintaan itu Alternatif lain jika permintaan tidak dipersetujui

Menilai dan menyusun semua alternatif dalam pakej membuat keputusan.

Pentadbir menyenaraikan permintaan mengikut kategori dan seterusnya menyenaraikan butiran-butiran di dalam setiap kategori itu.

Menyediakan anggaran belanjawan tahunan.

Selepas anggaran disusun mengikut kepentingan, langkah seterusnya ialah untuk menyediakan satu anggaran belanjawan tahunan yang terperinci.

Sumber rujukan:
Wee Eng Hoe, Organisasi dan Pentadbiran Sukan dan Pendidikan Jasmani, Siri Pengajaran Sukan, Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd. 1994 http://kokurikulum.wikispaces.com/file/view/ PANDUAN_PENGENDALIAN_MESYUARA T.pdf

SEKIAN , TERIMA KASIH