SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN MANAJEMEN

Disusun Oleh :
1. 2. 3. 4. 5. Rani Widyasari Bima Pratama S Inke Livia Sartika Maulana Fajri Al Arafi (105020307111005) (105020307111007) (105020307111018) (105020307111019) (105020307111022)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA TAHUN AJARAN 2011 / 2012

Konsep dasar pengambilan keputusan (teori Herbert A. Simon)

Sebuah system keputusan yaitu model dari system dari keputusan yang diambil , dapat tertutup dan terbuka . Sebuah system keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukan yang tidak diketahui dari lingkungan . Konsep sebuah system keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternative , mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya , dan memilih alternative yang membawa kepada hasil yang terbaik . Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model system keputusan tertutup . Sebuah system keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tidak diketahui . Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan . Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional , tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang . Pandangan atas alternative , kemampuan menangani suatu model keputusan , dan sebagainya . Model terbuka adalah dinamis atas suatu urusan pilihan karena tingkat aspirasi berubah sehubungan dengan perbedaan antara hasil dan tingkat aspirasi . Keputusan dapat dijelaskan sebagai hasil pemecahan masalah, selain itu juga harus didasari atas logika dan pertimbangan, penetapan alternatif terbaik, serta harus mendekati tujuan yang telah ditetapkan. Seorang pengambil keputusan haruslah memperhatikan hal-hal seperti, logika, realita, rasional, dan pragmatis. Secara umum pengertian teori pengembilan keputusan adalah, teknik pendekatan yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan atau proses memilih tindakan sebagai cara pemecahan masalah. Menurut teori Herbert A. Simon terdapat tiga fase dasar pengambilan keputusan yaitu : 1. Fase Intelegensia ( penyelidikan ) : Mempelajari lingkungan atas kondisi yang memerlukan keputusan. Data mentah diperoleh , diolah , dan diuji untuk dijadikan petunjuk yang dapat mengidentifikasi persoalan . 2. Fase Desain ( perancangan ) : Mendaftar , mengembangkan , dan menganalisa arah tindakan yang mungkin . Hal ini meliputi proses proses untuk memahami persoalan , menghasilkan pemecahan , dan menguji kelayakan pemecahan tsb . 3. Fase Pemilihan : Memilih arah tindakan dari semua yang ada . Pilihan ditentukan dan dilaksanakan. Jadi menurut teori Herbert A. Simon proses keputusan dapat dianggap sebagai sebuah arus dari penyelidikan sampai perancangan dan kemudian pada pemilihan . Tetapi pada setiap tahap hasilnya mungkin dikembalikan ke tahap sebelumnya untuk dimulai lagi . Jadi tahapan

tersebut merupakan unsur unsur sebuah proses bersinambung . contohnya , tahap pilihan mungkin menolak semua alternative dan kembali ke tahap perancangan untuk pemecahan tambahan . Kekuatan yang menggerakkan proses pengambilan keputusan dapat berupa ketidak puasan atas keadaan saat itu atau imbalan yang diharapkan dari keadaan baru. Dalam kasus ketidak puasan , kekuatan penggerak adalah penemuan sebuah persoalan. Dalam hal imbalan yang diharapkan , adalah hasil pencarian peluang . Cara lain untuk menjelaskan proses pengambilan keputusan adalah arti suatu kegiatan bersinambung yang digerakkan oleh sebuah sasaran mengubah system . Dari keadaan sekarang menjadi suatu keadaan baru . Model simon pada dasarnya mengatakan bahwa pelaksanaan adalah keputusan dan bahwa keputusan lain diperlukan untuk langkah selanjutnya . Model simon adalah relevan bagi perancangan system informasi manajemen . Relevansi ini diuraikan dalam ketiga tahapan model simon : 1. Tahapan penyelidikan : Proses pencarian melibatkan suatu pengujian data dalam cara yang telah ditentukan dahulu maupun dalam cara khusus . SIM harus menyediakan kedua fasilitas tersebut . Sistem informasinya sendiri harus memeriksa semua data dan menimbulkan suatu permintaan uji pada manusia atas situasi yang jelas menuntut perhatian . Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk persoalan yang diterima agar dialirkan keatas dalam organisasi sampai diambil suatu tindakan terhadapnya . 2. Tahap perancangan : SIM harus memiliki model model keputusan untuk mengolah data dan menimbulkan pilihan pemecahan . Model tersebut harus membantu dalam menganalisis pilihan . 3. Tahapan pemilihan : Sebuah SIM merupakan paling efektif bila hasil rancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong keputusan . Bila pilihan telah diambil peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penaksiran kelak .

Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System DSS) Definisi dan konsep DSS DSS ini merupakan suatu sistem informasi yang diharapkan dapat membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Hal yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka. DSS sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan management science. Hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat. Konsep DSS dimulai pada akhir tahun 1960-an dengan timesharing komputer. Untuk pertama kalinya seseorang dapat berinteraksi langsung dengan komputer tanpa harus melalui spesialis informasi. Baru pada tahun 1971, istilah DSS diciptakan oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton. Mereka merasa perlunya suatu kerangka kerja untuk mengarahkan aplikasi komputer kepada pengambilan keputusan manajemen dan mengembangkan apa yang dikenal sebagai Gorry & Scott Morton Grid. Dimana Matriks Grid ini didasarkan pada konsep Simon mengenai keputusan terprogram dan tak terprogram serta tingkat-tingkat manajemen Robert N. Anthony.Gorry dan Scott Morton mengembangkan jenis-jenis keputusan menurut struktur masalah, dari terstruktur hingga tidak terstruktur. Untuk menjelaskan tingkat manajemen puncak, menengah dan bawah, Anthony menggunakan nama perencanaan strategis, pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Tahap-tahap pengambilan keputusan Simon digunakan untuk menentukan struktur masalah. Masalah terstruktur merupakan suatu masalah yang memiliki struktur pada tiga tahap yaitu intelijen, rancangan, dan pilihan. Masalah tak terstruktur, sebaliknya merupakan masalah yang sama sekali tidak memiliki tiga tahap di atas. Adapun masalah semi-terstruktur merupakan masalah yang memiliki struktur hanya pada satu atau dua tahap Komponen DSS Secara garis besar DSS dibangun oleh tiga komponen besar: 4. Database

Sistem database berisi kumpulan dari semua data bisnis yang dimiliki perusahaan, baik yang berasal dari transaksi sehari-hari, maupun data dasar (master file). Untuk keperluan DSS, diperlukan data yang relevan dengan permasalahan yang hendak dipecahkan melalui simulasi. 5. Model Base Komponen kedua adalah Model Base atau suatu model yang merepresentasikan permasalahan ke dalam format kuantitatif (model matematika sebagai contohnya) sebagai dasar simulasi atau pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya tujuan dari permasalahan (obyektif), komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang ada (constraints), dan hal-hal terkait lainnya. 6. Software System Kedua komponen tersebut untuk selanjutnya disatukan dalam komponen ketiga (software system), setelah sebelumnya direpresentasikan dalam bentuk model yang dimengerti komputer . Contohnya adalah penggunaan teknik RDBMS (Relational Database Management System), OODBMS (Object Oriented Database Management System) untuk memodelkan struktur data. Sedangkan MBMS (Model Base 2 Management System) dipergunakan untuk mere-presentasikan masalah yang ingin dicari pemecahannya. Entiti lain yang terdapat pada produk DSS baru adalah DGMS (Dialog Generation and Management System), yang merupakan suatu sistem untuk memungkinkan terjadinya dialog interaktif antara komputer dan manusia (user) sebagai pengambil keputusan. Jenis DSS Aplikasi DSS yang ditawarkan di pasar sangat beraneka ragam, dari yang paling sederhana (quick-hit DSS) sampai dengan yang sangat kompleks (institutional DSS). Quick-Hit DSS biasanya ditujukan untuk para manajer yang baru belajar menggunakan DSS (sebagai pengembangan setelah jenis pelaporan yang disediakan oleh MIS = Management Information System, satu level sistem di bawah DSS). Biasanya masalah yang dihadapi cukup sederhana (simple) dan dibutuhkan dengan segera penyelesaiannya. Misalnya untuk kebutuhan pelaporan (report) atau pencarian informasi (query). Sistem yang sama biasa pula dipergunakan untuk melakukan analisa sederhana. Contohnya adalah melihat dampak yang terjadi pada sebuah formulasi, apabila variabel-variabel atau parameter-parameternya diubah. Misalnya adalah DSS untuk menyusun anggaran tahunan, DSS untuk melakukan kenaikan gaji karyawan, DSS untuk menentukan besanya jam lembur karyawan, dan lain sebagainya.

Institutional DSS merupakan suatu aplikasi yang dibangun oleh para pakar bisnis dan ahli DSS. Sesuai dengan namanya, DSS jenis ini biasanya bekerja pada level perusahaan, dimana data yang dimiliki oleh masing-masing fungsi organisasi telah diintegrasikan (dibuat strukturnya dan didefinisikan kaitankaitannya). Contohnya adalah DSS untuk memprediksi pendapatan perusahaan di masa mendatang (forecasting) yang akan mensimulasikan data yang berasal dari Divisi Sales, Divisi Marketing, Divisi Logistik dan Divisi Operasional. Contoh implementasi yang tidak kalah menariknya adalah suatu sistem, dimana jika manajemen memiliki rencana untuk mem-PHK-kan beberapa karyawannya, akan dapat disimulasikan dampaknya terhadap neraca profit-and-loss perusahaan. Contoh aplikasi penggunaan DSS lain yang paling banyak digunakan di dalam dunia bisnis adalah untuk keperluan analisa marketing, operasi logistik dan distribusi, serta masalah-masalah yang berkaitan dengan keuangan dan akuntansi (taxation, budgeting, dsb.) Model DSS Seperti halnya model SIA dan SIM, struktur yang serupa dapat digunakan untuk model DSS. Data dan informasi dimasukkan kedalam database dari lingkungan perusahaan. Isi database digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak: Perangkat Lunak Penulis Laporan; menghasilkan laporan periodik maupun laporan khusus. Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, contohnya analisis penjualan bulanan menurut pelanggan. Laporan khusus disiapkan sebagai jawaban atas kebutuhan informasi yang tak terduga maupun sesuatu yang luar biasa terjadi, contohnya adalah laporan kecelakaan, atau yang lainnya. Model Matematika; menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen dari sistem fisik perusahaan. Perangkat Lunak GDSS (Group Decision Support System); memungkinkan bebarapa pemecahan masalah, bekerjasama sebagai suatu kelompok mencapai solusi. Fungsi DSS Menurut Peter G.W.Keen dan Scot Morton mendefinisikan tiga tujuan yang harus dicapai DSS: 1) Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi-terstruktur; yang menurut Simon sebagai area kelabu yang merupakan tempat sebagian besar masalah berada.

2) Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya; Dimana komputer dapat ditetapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggungjawab atas bagian yang tak terstruktur menerapkan penilaian atau intuisi, dan melakukan analisis. 3) Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan daripada efisiensinya; Dimana manajer mungkin saja menghabiskan waktu ekstra untuk memperhalus solusi sehingga mencapai optimum, tetapi ketelitian yang meningkat serta manfaat utama untuk keputusan terbaik senilai dengan waktu dan usaha yang telah dikeluarkan. A. Sistem pendukung manajemen lainnya : Knowledge Management dan Business

Intelligent) Knowledge Management Knowledge Management (KM) merupakan pengetahuan yang diorganisir dan disimpan dalam tempat penyimpanan (repository) .Selain itu dapat digunakan untuk memecahkan permasalahan sama atau mirip yang akan terjadi di masa yang akan datang . Knowledge Management adalah kumpulan proses yang mengatur penciptaan, diseminasi, dan pemanfaatan pengetahuan. Dalam satu bentuk atau lain, manajemen pengetahuan telah sekitar untuk waktu yang sangat lama. Praktisi telah memasukkan filsuf, imam, guru, politisi, ahli-ahli Taurat, Liberia, dll. Management Knowing ini melibatkan identifikasi analisis kekayaan dan pengetahuan yang tersedia dan diperlukan dan proses aset pengetahuan yang terkait, dan perencanaan selanjutnya dan kontrol tindakan untuk mengembangkan baik aset dan proses sehingga untuk memenuhi tujuan organisasi. Kerangka Knowledge Management ( karya Van der Spek dan de Hoog) kerangka ini mencakup : 1) mengidentifikasi apa aset pengetahuan perusahaan memiliki Dimana aset pengetahuan? Apa saja isinya? Apakah penggunaannya? Bentuk apa di mana? Bagaimana diakses itu?

2) menganalisis bagaimana pengetahuan dapat menambah nilai Apa saja peluang untuk menggunakan aset pengetahuan?

Apa yang akan menjadi efek dari penggunaannya? Apa kesulitan saat ini untuk penggunaannya? Apa yang akan menjadi nilai meningkat untuk perusahaan?

3) menentukan tindakan apa yang diperlukan untuk mencapai kegunaan yang lebih baik & nilai tambah Bagaimana merencanakan tindakan untuk menggunakan aset pengetahuan? Bagaimana untuk memberlakukan tindakan? Bagaimana memonitor tindakan?

4) meninjau penggunaan pengetahuan untuk memastikan nilai tambah Apakah penggunaannya menghasilkan nilai tambah yang diinginkan? Bagaimana aset pengetahuan dipertahankan untuk penggunaan ini? Apakah penggunaan menciptakan peluang baru?

Business Intelligent Bisnis intelijen (BI) adalah kategori yang luas dari aplikasi dan teknologi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, dan menyediakan akses ke data untuk membantu pengguna perusahaan membuat keputusan bisnis yang lebih baik. Aplikasi BI meliputi kegiatan sistem pendukung keputusan , permintaan dan pelaporan, pengolahan analisis online ( OLAP ), analisis statistik, peramalan, dan data mining . Aplikasi bisnis intelijen dapat berupa: Misi-kritis dan integral sebuah perusahaan operasi 's atau sesekali untuk memenuhi kebutuhan khusus Perusahaan-lebar atau lokal untuk satu divisi, departemen, atau proyek Pusat dimulai atau didorong oleh permintaan pengguna