BAB 11 STOK DAN INVENTORI

PENGENALAN Stok dan inventori adalah satu proses bagi mengemaskinikan pengurusan harta modal inventori dan bekalan pajabat melalui pengunaan beberapa jenis barang. Daftar harta modal (kewangan 312, 312A) Daftar inventori (kewangan 313) Daftar stok bekalan pejabat ( kewangan 314) Daftar pergerakan harta modal dan inventori kewangan 315.

11.1 KEPENTINGAN MEREKOD 11.1.1 merekod lokasi harta modal, inventori dan bekalan pejabat akan memudahkan pihak pengurusan untuk mengawas dan mengesan pergerakan sesuatu bahan. 11.1.2 Merekodkan butir-butir asas mengenai harta modal inventori dan bekalan pejabat memudahkan mana-mana pihak mengawasi penggunannya. 11.1.3 Mewujudkan system maklumat yang dikemaskini dan berkesan bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan dan penggunaan 11.2 DAFTAR HARTA MODAL 11.2.1 harta modal adalah barang-barang yang tak luak yang bernilai RM 500 atau lebih setiap satu pada masa perolehan. Barang-barang ini tidak termasuk perabut, permaidani, langsir dan seumpamanya yang diperolehi tanpa mengira kos.

11.2.2 Daftar harta modal dalam bentuk kad diperkenalkan untuk merekod semua jenis harta modal yang diperolehi. Mengandungi 2 bahagian iaitu : BAHAGIAN A : merekod semua maklumat berhubung dengan pembelian penempatan pemeriksaan dan pelupusan. BAHAGIAN B : merekodkan semua jenis penyenggaran seperti pembaikan dan pembelian segala alat ganti. 11.2.3 sistem kad ini bagi memudahkan proses merekod segala pembelian dan penyenggaraan didalam ruang yang disediakan dan memudahkan penyusunan rekod mengikut abjad. Dengan system ini segala rekod yang disimpan akan diseragamkan. Ini akan memudahkan kerja-kerja pengawalan dan peyenggaraan.

11.2.4 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekodkan penggunaan barang ini. daftar inventori harta modal bahagaian ini jarang-jarang ada dalam PSS. Walau bagaimanapun, sekiranya ada maka penyelaras unit PSS wajip mengisi borang kew312, 312A. 11.3 Daftar harta modal ( Kew312 bahagian A) (a) kategori kategori harta modal misalnya :

i) ii) iii) (b) jenis i) ii) iii) iv) v)

kenderaan loji mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat dsb.

kamera computer mesin penyalin mesin taip televisyen dsb

(c) jenama dan model jenama dan model harta modal berkenaan seperti proton saga 1.5i automatic.

(d) jenis dan no. enjin jenis dan no. enjin ( jika harta ini adalah kenderaan) (e) no. casis atau siri pembuat no. casis bagi kenderaan atau no. siri pembuat bagi peralatan pejabat (f) no. siri pendaftaran no. siri pendaftaran seperti no. siri pendaftaran kenderaan atau no. siri rekod pejabat. (g) kos dan tarikh dibeli atau diterima harga termasuk kos pengangkutan atau insurans ( jika ada dan lainlain perbelanjaan yang berkaitan dengan pembelian tersebut)

(h) no. pesanan kerajaan no. rujukan pesanan kerajaan yang dikeluarkan untuk pembelian harta modal berkeaan. Jika modal trersebut diperolehi melalui cara-cara lain, sila nyatakan. (i) pembekal nama pembekal (j) no. rujukan fail no. rujukan yang mengandungi rekod-rekod mengenai harta modal berkenaan . (k) aksesori senaraikan aksesori-aksesori yang dilengkapkan bersama harta modal. (l) tandatangan taqndatangan pegawai yang bertanggungjawab mengesahkan butirbutir diatas serta tarikh . (m) penempatan penempatan tetap dan tarikh penempatan modal berkenaan. Setiap pndahan penempatan perlu direkodkan dan perlu ditandatangani oleh pegawai dibahagian pengguna Pindahan* Sekiranya sesuatu harta modal dipindah keluar secara tetap daripada pejabat yang mengawalnya, kad daftar harta modal asal hendaklah dihantar bersama-sama dengan harta modal berkenaan kepada

pejabat yang menerimanya. Satu salinan kad daftar harta modal tersebut hendaklah disimpan dengan menulis perkataan dipindah.(Ruj)..) didalam fail yang berasingan berhubung dengan rekod harta modal yang dipindah . Selepas butir diatas diisi pegawai yang bertanggungjawab perlu menandatangani diruang yang disediakan serta tarikh. (n) Pemeriksaan harta modal Ketua jabatan hendaklah mengaturkan pemeriksaan ke atas harta modal sebagaimana yang dikehendaki didalam TPS para 238, 239 dan 240. (o) Pelupusan Pegawai berkenaan hendaklah mencatatkan tarikh no. fail dan tandatangan. Bila sesuatu harta modal itu diluluskan untuk pelupusan oleh pembendaharaan atau pegawai pengawal dimana berkenaan

11.4 Daftar harta modal (kew 312 bahagian B) Butir-butir yang perlu direkodkan didalam bahagian ini, adalah sperti berikut: a) tarikh servis/ pembaikan Tarikh servis atau pembaikan yang telah dilakukan bagii harta modal berkenanan.

b) butir-butir servis/pembaikan keterangan lanjut mengenai apa yang telah dibaiki atau diservis ttermasuk alat ganti yang dibeli. c) no pesanan kerajaan/no inden no rujukan pesanan kerajaan/no inden d) tempat pembelian/servis/pembaikan nama syarikat di mana alat ganti dibeli atau pembaikan dibuat. e) kos kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-dua sekali. f) tandatangan pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir2 penyenggaraan harta modal itu. 11.5 Daftar harta modal (kew 312A) Borang ini merupakan sambungan kepada boring kew 312. Ia hanya diggunakan selepas ruang di kew 312 (bahagian B).Telah habis digunakan. 11.6 Daftar Inventori(kew 313) 11.6.1 Inventori ialah barang2 yang terluak yang bernilai kurang dari RM 500 setiap satu pada masa perolehan.Walaubagaimanapun brang seperti perabut,pemaidani dan langsir adalah termasuk kategori tanpa mengira kos. 11.6.2 Ianya adalah untuk merekodkan perolehan dan penempatan inventori. Daftar ini adalah dalam bentuk kad adalah untuk memudahkan peyusunan dan juga semasa membuat rujukan.Kad2 ini disusun mengikut jenis inventori dan abjab.

11.6.3 Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod pennggunaan borang ini. 11.6.4 Butir2 yang perlu direkodkan didalam bahagian ini adalah seperti berikut: a) katogeri kategori inventori misalnya i) ii) b) Jenis Jenis inventori didalam kategori peralatan dan kelengkapan pejabat misalnya alat pengira,kipas angina dan sebagainya.Jika inventori di dalam kategori perabut,pemaidani dan langsir misalnya i) ii) iii) c) Bilangan Bialangan mengikut urutan biasa. d) Butiran Perihal inventori yang diperolehi misalnya i) ii) iii) kerusi eksekutif meja kerani rak tertutup dsb kerusi meja langsir dsb. peralatan dan kelengkapan pejabat perabut,pemaidani, langsir dan sebagainya.

e) kuantiti iaitu jumlah unit inventori yang diperolehi. f) No pesanan kerajaan No rujukan pesanan kerajaan. g) Tarikh beli Tarikh inventori tersebaut dibeli menmgikut pesanan kerajaan. h) kos seunit setiap unit inventori tersebut. i) no siri pendaftaran no siri pendaftaran seperti no siri rekod pejabat.

j) lokasi Penempatan inventori tersebut. k) pelupusan no rujukan fail ada pelupusan itu diluluskan oleh perbendaharaan ataun no pegawai pengawal dimana berkenaan. l) catatan Apa2 perkara yang berkaitan m) Pegawai yang bertanggungjawab dengannya hendaklah menandattangani bagi mengesahkan butir2 yang dicatatan itu. 11.7 Daftar stok bekalan pejabat(kew 314) 11.7.1 Bekalan pejabat ialah semua barang luak termasuk alat tulis serta kelengkapan pejabat tak luak yang rendah nilainya yang tidak ekonomik untuk dikesan penempatan secara satu persatu. 11.7.2 Daftar stok bekalan pejabat diperkenalkan untuk merekod segala perolehan bekalan pejabat. Daftar ini adalah dalam bentuk buku. 11.7.3 Butir2 yang perlu direkodkan didalam bahagian ini adalah seperti berikut: a) Jenis bekalan pejabat seperti barang2 luar misalnya i) ii) iii) ballpen kertas am gam dsb

b) unit pengukuran dikira dalam bentuk batang,kotak ,rim dsb c) bil bilangan mengikut urutan biasa d) no pesanan no rujukan pesanan/pesanan kerajaan e) Diterima daripada/dikeluar kepada Nama pembekal atau pegawai yang menerima

f) Tarikh Tarikh bekalan tersebut diterima atau dikeluarkan. g) kuantiti terimaan bilangan unit bekalan dikeluarkan h) baki baki bilangan unit bekalan yang ada i) penerima nama dan tandatangan pegawi ytang menerima bekalan. 11.8 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori(kew 315) 11.8.1 Daftar pergerakan harta modal dan inventori bertujuan untuk merekodkan pergerakan sebarang harta modal atau inventori.Pergerakan yang dimaksudkan adalah pindahan melalui pinjamnan atau penempatan sementara. 11.8.2 Daftar pergerkan harta modal dan inventori adalah dalam bentuk buku./ 11.8.3 Butir2 yang perlu direkodkan dalam bahagian adalah seperti berikut: a) Jenis Jenis harta modal/inventori misalnya kamera atau tv b) Jenama dan model Model harta modal/inventori misalnya canon TY 700 c) no siri pembuat no siri pembuat harta modal/inventori berkenaan d) no siri pendaftaran no siri pendaftaran seperti no siri rekod pejabat

e) bil bilangan mengikut urutan biasa f) nama peminjam g) tarikh dikeluarkan tarikh sebenar harta modal/inventori dikeluarkan atau dipindahkan dari penempatan asal. h) tarikh jangka dipulangkan tarikh harta modal/inventori berkenaan dijangka dipulangkan

i) tandatangan peminjam peminjam hendaklah memeriksa harta modal/inventori yang di[pinjjamkan dan menandaytangani ketika mengambilnya j) Pegawai mengeluar Pegawai bertanggungjawab mengawasi harta modal.inventori pejabat atau seorang pegawai lain yang telah ditugaskan hendaklah menandatangni ketika harta modal/inventori dikeluarkan dan dipulangkan serta tarikhnya.