BUSINESS PROCESS REENGINEERING (BPR) PADA CV.

RIKO JAYA
CV. Riko Jaya merupakan perusahaan dagang yang berkantor di Jl. Paseban Jakarta. CV. Riko Jaya menjual/menyediakan asap cair (liquid smoke) dengan merk Deogreen. Adapun strategi bisnis yang dilakukan oleh CV. Riko Jaya adalah mengenalkan produknya kepada masyarakat luas, karena diakuinya bahwa produk mereka merupakan produk baru yang belum dikenal di kalangan masyarakat serta memelihara hubungan baik dengan pelanggan dan menjaga mutu dan kualitas produknya. Hambatan utama pada proses bisnis CV. Riko Jaya yaitu pada saat pelanggan dari daerahdaerah tertentu memesan, sering terjadi kesalahan dalam menyebutkan ongkos kirim sehingga menyebabkan CV. Riko Jaya mengalami kerugian. Berangkat dari strategi bisnis beserta hambatannya maka kami mencoba membantu agar tujuan untuk meningkatkan penjualan dapat tercapai dan juga dapat meminimalisir kerugian. Dalam kerangka BPR terdapat 10 fase dengan 4 awal yaitu Organizational Foundation, Process Foundation, Technology Foundation, BPM Foundation, dan 6 fase berikutnya yaitu Elaboration, Improvement, People and Technology Development, Deployment, Monitor and Benefit Realization, dan Continous Improvement. Organization Foundation Phase Ini merupakan langkah awal dalam melakukan BPR, pada tahap ini akan dianalisa tentang bagaimana kondisi organisasi pada perusahaan melalui beberapa tahapan. Internal and External Aspects of the Organization

Internal Aspects Strength : Produk yang unik dengan kemasan lebih menarik, lebih banyak pilihan produk asap cair dibanding produk kompetitor, serta merupakan merek pertama yang memproduksi asap cair. Weakness : Harga jual lebih mahal dibanding kompetitor. Competencies : Alat produksi asap cair sudah banyak di jual dengan ukuran kecil dan murah. Constraints : Produk tergolong baru dipasaran sehingga masyarakat belum mengenal perihal produk ini.

External Aspects Competition : Produk kompetitor lebih murah harga jualnya.

Environmental Impact : Dengan kondisi seperti ini masyarakat tidak tahu tentang apa saja merek-merek yang memroduksi asap cair, maka merek pertama yang didengar masyarakat adalah sebuah keuntungan perusahaan pemegang merek tersebut. Berikut ini merupakan gambaran mengenai bagaimana tingkat persaingan di industri asap cair, baik itu dari sisi supply chain (supplier dan pelanggan) serta pasar (pemain baru dan substitusi) yang digambarkan dengan konsep Porter Five Force Analysis. Porter Five Forces Analysis

CV. Real Sumatra CV. Bali Green Peace CV. Santoso

PT. Kusuma Primadona Indonesia

- Bio Shell - Biomars - Biotama

- Pengusaha Tempe - Pengusaha Tahu - Pengusaha Oncom - Pengusaha Ikan Asin - Pengusaha Bakso - Pengusaha Mie - Pengusaha Sea Food

- Formalin - Sodium Benzoat - Natrium Benzoat - Asam Propionat - Asam Sitrat - Natrium Metabisulfit

Ancaman masuk dari pendatang baru a. Pendatang baru yang memproduksi asap cair dengan merek lain, contoh : Bio Shell, Biomars, Biotama. b. Manajemen Strategi yang dilakukan: - Mempertahankan Loyalitas Konsumen dengan perbaikan pelayanan konsumen - Menciptakan variant baru dengan berbagai macam aroma sesuai permintaan pasar. Kekuatan posisi tawar pemasok a. Karena supplier CV. Riko Jaya berasal dari pulau sumatera, dan juga merupakan satu satunya supplier CV. Riko Jaya, terlihat bahwa posisi tawar supplier lebih besar oleh karena itu diperlukan 2

hubungan yang sangat baik untuk menjaga loyalitas supplier. b. Manajemen Strategi yang dilakukan: CV. Riko Jaya sebaiknya tidak lamban dalam melunasi kewajibannya kepada pihak supplier agar hubungan yang terjalin antara kedua perusahaan akan tetap terus terjalin sehingga CV. Riko Jaya tidak kekurangan pasokan bahan baku dari supplier Kekuatan posisi tawar pembeli a. Dipasaran sudah banyak produk serupa pengawet makanan namun CV. Riko Jaya mengklaim bahwa produknya lah yang paling aman sehinggan apabila pemerintah melarang penggunaan bahan kimia pada pengawet makanan maka pembeli tidak punya pilihan lain selain asap cair, namun untuk saat ini posisi tawat pembeli masih sama dengan penjual, sama sama tidak ada yang diuntungkan. Para pembeli produk Deogreenkebanyakan mereka yang sebelumnya menggunakan pengawet berbahaya yakni formalin dan kini beralih menggunakan asap cair. b. Manajemen Strategi yang dilakukan: - Produk berkualitas dan memuaskan para konsumen. - Mendengarkan keluhan konsumen melalui telepon atau mendatangi langsung ke lokasi konsumen untuk melakukan demonstrasi dan penyuluhan. - Pelayanan yang baik. - Promosi sesuai dengan mutu. - Menghadirkan produk yang beraneka jenis aromanya sesuai permintaan konsumen. Ancaman produk substitusi a. CV. Riko Jaya merupakan pemegang merek Deogreen dimana merek tersebut merupakan yang pertama dalam industri asap cair, dengan berrbagai macam olahannya mulai dari Penghilang Bau dan Pengawet Makanan. Substitusi dari produk Pengawet Makanan substitusinya formalin, bahan pengawet makanan kimia, dsb. b. Manajemen Strategi yang dilakukan: - Menghasilkan produk dengan kualitas terbaik - Menawarkan produk-produk yang aman dan tidak berbahaya - Terus berinovasi menciptakan produk-produk olahan lain yang diminati pasar. - Terus mengikuti perkembangan dan permintaan pasar. Kekuatan Kompetitor a. Bio Shell, dll. b. Manajemen Strategi yang dilakukan: - Melakukan inovasi produk - Mengadakan penyuluhan - Promosi ditingkatkan

Strategic Objectives Visi CV. Riko Jaya menjadi perusahaan berkembang dengan menciptakan produk-produk berkualitas tinggi dan ramah lingkungan.

Misi Berkontribusi dalam pengembangan produk Menjaga kualitas produk Fokus pada pelayanan konsumen Goal Menjadi market leader dalam industri asap cair.

Objectives Mengganti penggunaan formalin dengan asap cair sebagai pengawet makanan untuk semua jenis industri makanan yang masih menggunakan formalin. Stratigec Intent Meningkatkan total penjualan. Implementation Strategic Memperluas pasar Meningkatkan promosi Menghadiri seminar-seminar Memperbaiki proses penjualan Mendukung proses bisnis dengan teknologi

Impacts on Processes CV. Riko Jaya lebih mengutamakan pada customer intimacy, dengan hubungan dengan customer yang terjalin dengan baik maka akan lebih mudah untuk meningkatkan volume penjualan. Customer Intimacy Key Processes Memberikan diskon sebesar 10% kepada pelanggan pada order ketiga dan seterusnya Menyimpan data-data pelanggan dan training karyawan untuk melayani customer dengan baik Pelanggan tetap Fokus pada pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan

Organization and Skills

Key Process Variable Management Systems

Strategic Measurements Kami melakukan pengukran strategis dengan menggunakan Balanced Score Card (BSC), BSC dapat membantu memberikan pandangan yang lebih menyeluruh pada perusahaan yang pada gilirannya akan membantu organisasi untuk bertindak sesuai tujuan jangka panjangnya. Sistem manajemen strategis membantu manajer untuk berfokus pada ukuran kinerja sambil menyeimbangkan sasaran finansial dengan perspektif pelanggan, proses, dan karyawan. Berikut hasil analisis kami menggunakan metode BSC Balanced Score Card Balance Score Card Object Measurement Target 10% Dari pendapatan lama sebesar 33,95 juta/bln 5 sampai 20 Pelanggan tetap yg baru tiap bulan Aroma yang beragam Menaikkan Jumlah Penjaualan pada Perusahaan Inisiatif Meningkatkan Promosi Menambah anggaran untuk marketing Diskon pada order ke3/10%. Seminar, Membuka agen di tiap daerah Memperbanyak referensi mengenai aroma makanan Menjual atau menawarkan produk di luaran, seperti melalui brosur dll

Financial

Meningkatkan Pendapatan

Laba meningkat (RincianTerlampir)

Customer

Pelanggan

Menambah pelanggan tetap (Rincian Terlampir)

IBP

Produk berkualitas

Aroma X/gr, di campur dengan Aroma Z/gr, dan bila aromanya sedap, akan di campur dengan ASAP CAIR Rata-rata transaksi permenit x jumlah maksimal Transaksi per hari

Learning and Growth

Meningkatkan keahlian

Berikut ini Lampiran Rincian Measurment untuk Bagian Financial :

Penjualan ASAP CAIR saat ini Product Harga / Liter Penjualan Per bulan 400 250 120 150 300 Total Penjualan setiap Jenis 8000000 7500000 4200000 5250000 9000000 33950000

Perisa Asap Grade 1 (Tawar) 20000 Perisa Asap Aromatic (Bakso) 30000 Perisa Asap Aromatic (Udang) 35000 Perisa Asap Aromatic (Ikan Laut/sea food 35000 Perisa Asap Aromatic (Mie) 30000 Total Penjualan perbulan

Penjualan ASAP CAIR yang di targetkan Penjualan Per Product Harga / Liter bulan Perisa Asap Grade 1 (Tawar) 20000 440 Perisa Asap Aromatic (Bakso) 30000 275 Perisa Asap Aromatic (Udang) 35000 132 Perisa Asap Aromatic (Ikan Laut/sea food 35000 165 Perisa Asap Aromatic (Mie) 30000 330 Total Penjualan perbulan

Total Penjualan setiap Jenis 8800000 8250000 4620000 5775000 9900000 37345000

Berikut ini Lampiran rincian Measurment customer :

Target Pelanggan yang diraih melalui Seminar BULAN Januari Februari Maret April Mei Juni Total Jumlah Seminar/bulan min. Target Pelanggan Baru 2 2 2 2 2 2 12 5 5 5 5 5 5 30 Dari Tabel di atas, dengan Target min. 5 pelanggan tiap bulan, dalam 6 bulan diharapkan perusahaan mendapatkan 30 pelanggan baru yang selanjutnya bisa di beri diskon 10% setelah pembelian ketiga, dan di arahkan untuk membeli di Agen Terdekat ataupun langsung ke Pusat

Proccess Foundation Phase Berikutnya setelah mengetahui kondisi organisasi maka dilanjutkan dengan menganalisa proses yang ada di perusahaan. Strategy and Business Information Analisa berikut mememberi gambaran tentang bagaimana bisnis yang dilakukan CV. Riko Jaya, dapat dilihat produk yang dihasilkan, siapa saja pelanggan dan partner perusahaan dalam melakukan pendistribusian serta range harga dari tiap produk CV. Riko Jaya.

Relevan business - product and service : Asap cair. - Customer : Pengusaha makanan berupa pabrik tahu, tempe, ikan asin, dll. Yang tersebar di seluruh indonesia. - Price : Discount 10 % pada pesanan ke tiga setelah pesanan pertama. - Partner and distribusi : Jasa kurir seperti Pahala Kencana Express, ESL Express. Product Perisa Asap Grade 1(Tawar) Perisa Asap Aromatic(Bakso) Perisa Asap Aromatic (Udang) Perisa Asap Aromatic (Ikan Laut/Sea Food) Perisa Asap Aromatic (Mie) Price Rp. 20.000,-/Liter Rp. 30.000,-/Liter Rp.35.000,-/Liter Rp. 35.000,-/Liter Rp. 30.000,-/Liter Partner Pahala Express ESL Express

Process Guidelines and Models Gambar dibawah merupakan pemetaan terhadap model proses bisnis yang dilakukan CV Riko Jaya, kami berusaha mengimprove pada tahap proses sales atau penjualan yang juga mencakup proses pengiriman.

Business Strategy 1. Mengenalkan produk dan merek dagang Deogreen kepada masyarakat 2. Memelihara hubungan baik dengan pelanggan 3. Menjaga dan meningkatkan mutu produk Marketing Strategy 1. Mengadakan pameran di mall-mall besar untuk mengenalkan produk sekaligus menarik minat dan perhatian masyarakat 2. Turut berpartisipasi dalam pameran-pameran yang berhubungan dengan industri makanan 3. Memberikan potongan harga (diskon) sebesar 10% pada pembelian ke tiga dan seterusnya 4. Menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan kepada pelanggan 5. Beriklan di media massa Product Development CV. Riko Jaya memiliki tim riset khusus yang dibentuk untuk menciptakan produk asap cair pengawet makanan ini dengan aroma yang beragam dan diseesuaikan dengan tren dan selera pasar. Strategy Relationship Dengan mendata para pelanggan tetap dan memberikan diskon pada pembelian yang ke tiga diharapkan dapat menciptakan hubungan baik dengan pelanggan. Sales Menjual produk CV. Riko Jaya Melayani pelanggan dengan sopan Controlling Menjaga proses pembelian dan penjualan berjalan dengan lancar Menjaga Poses pegiriman barang agar tepat waktu Menjaga ketersediaan barang dengan menerapkan sistem stok aman dimana setiap persediaan barang sudah mulai menipis yaitu sekitar 15% dari total maksimum persediaan maka Bag. Gudang akan melakikan pembelian barang kepada supplier Promoting Membuat brosur, spanduk, banner dan web untuk promosi Retention Melakukan pendekatan dengan semua pelanggan Merespon saran & kritik

Obtain Relevant Information and Technology Principles and Models Berikut merupakan informasi yang relevan pada CV. Riko Jaya terkait dengan model dan prinsip teknologi yang ada. Data models : Sales -> Distributor-> Customer-> Bag.pengiriman Main applications and related interfaces : Perusahaan saat ini tidak memiliki aplikasi Main Platform : Operating System Windows Xp Main Network :

LAN Type StarBus, Yang terkoneksi pada 7PC yang saling terhubung dengan rincian 4 PC untuk bagian penjualan, 1 PC untuk bagian Gudang, 1 PC untuk Bagian IT, dan 1 PC untuk Bagian Keuangan. Semua PC dapat bertindak sebagai server, sehingga LAN hanya berfungsi sebagai sarana tukar data. Improve it Area atau proses yang akan di improve adalah pada sektor Penjualan dan Pengiriman

Technology Foundation Phase Pada tahap ini akan dibahas latar belakang perusahaan dari sisi teknologi yang diterapkan. Improve Improve pada BPR kami bertujuan untuk meningkatkan pelayanan baik secara teknis ataupun secara sistem, serta meningkatkan efisiensi proses bisnis dan efisiensi biaya.

Ongoing Process Perusahaan memiliki website berbasis aspx. Maintenance website hanya dilakukan apabila ada perubahan terhadap isi dari website tersebut. Maintenance dilakukan oleh bagian IT. Sistem penjualan manual menggunakan nota kertas dan pencatatan data penjualan dilakukan pada buku besar/folio dan pencatatan dengan komputer melalui software Microsoft Excell 2007 sebagai backup data.

10

Business Functionality

3 Pembayaran 1 3 Pemesanan Via Tlp 4 1 2 Suppliers

Pay to

Invoice Bag. Gudang 2 Barang Dikirim

5 Pemesanan Via Tlp

Inventory

$
6 Sales 6 Pelanggan Menerima Transfer Bank 8 Bank

5 Menerima Pembayaran 7

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Bagian Gudang melakukan pemesanan melalui telepon kepada supplier Supplier memberikan invoice secara tertulis kepada bagian gudang, dikirim melalui pos Bagian gudang melakukan pembayaran dengan cara transfer bank Barang dikirim oleh supplier dan masuk ke inventory Pelanggan memesan langsung atau melalui telepon kepada sales Sales menerima pembayaran secara tunai atau melalui transfer bank bagi yang memesan melalui telepon 7. Barang dikirim kepada pelanggan 8. Sales emenyetor uang hasil penjualan ke rekening bank perusahaan

11

BPM Foundation Phase Fase ini menggabungkan antara Organization Foundation, Process Foundation, dan Technology Foundation. Ini merupakan modal awal dalam BPR. Stake Holders Private sector Stakeholders Perusahaan Pimpinan Perusahaan Public sector Stakeholders Pemodal Karyawan Civil sosiety stakeholders Media Massa

Scope Area yang akan kami lakukan BPR dapat dikatakan sebagai Small Improvement pada sistem penjualan dan pengiriman. Menjalin kerja sama dengan perusahaan jasa kurir seperti PT. ESL Express dan PT. Pahala Espress guna mempersingkat proses pengiriman barang dan menjadikan proses bisnis pada sektor ini menjadi lebih efisien. Menambahkan fitur pada website penjualan yang dapat men-simulasi pemesanan sekaligus berisikan tabel informasi ongkos kirim yang dapat langsung diakses pelangan guna meminimalisir kerugian yang ditanggung akibat kesalahan dalam memberikan informasi ongkos pengiriman. Process Selection Matrix (PSM) Bag. Pengiriman Bag. Keuangan Membuat Laporan Pembelian

Scenarios Main Process Pembelian

Sales

Bag. Gudang

Memesan melalui telepon Membuat Nota Penjualan

Penjualan Membuat Surat Jalan Mengirim Barang

Membuat Laporan penjualan

12

Business Case Pada website yang berisi simulasi ongkos kirim dilakukan kerjasama dengan perusahaan jasa ekspedisi yang menjadi partner CV. Riko Jaya supaya ongkos kirim bisa selalu di update. Apa bila terdapat nama daerah yang belum terjangkau oleh jasa ekspedisi partner maka akan dicarikan jasa ekspedisi lain, pesanan akan ditunda sementara dan pelanggan akan dihubungi kembali setelah diketahui menggunakan jasa ekspedisi apa dan berapa tarif pengirimannya.

Project Team

Direktur

General Manager

R&D

Bag. IT

Sales

Bag. Gudang

Bag. Pengiriman

Bag. Keuangan

Elaboration Phase Pada tahap ini dapat dilihat hasil analisis kami dengan menggunakan ABC metric dan PCM yang akan membantu memahami bagaimana tingkat efisiensi pada proses bisnis yang ada sekarang. Metric Analysis
Gaji bukan RataRata - rata Biaya Tenaga Alokasi karyawan Waktu Waktu karyawan Rata gaji Kerja ( jam lembur (proporsi Transaksi kerja ( (proporsi di luar transaksi karyawan Tenaga kerja di luar proses dalam (menit) Minutes) proses dalam (per hari) per jam Produktif) sehari) sehari) Rata-rata Biaya Biaya (per Upaya biaya per tahunan hari) tahunan % transakasi (per tahun)

Nama Proses

Penjualan Pengiriman Total Total waktu yang tersedia (berdasarkan FTE (Full-time Equivalent) standar hari) Pemanfaatan (%)

25 2

25 75

625 150 775

7200 7200

75000 18000 93000

7500 10000

78125 25000 103125

153125 43000

6125 21500

38281250 10750000 49031250

80.6451613 19.3548387

300

2.5833333

Root Cause Analysis

13

Masalah yang terjadi sekarang ini adalah:

o o

Kurang mengertinya konsumen tentang keunggulan produk ini Sering terjadi kesalahan dalam menentukan tarif kirim untuk pesanan di daerah-daerah tertentu.

People Capability Matrix Tabel dibawah menjelaskan kemampuan karyawan CV. Riko Jaya yang dikonversi sebagai angka, dengan mengkonversi kemampuan kedalam bentuk ini diharapkan dapat mempermudah untuk memberi gambaran tetntang kemampuan karyawan yang sebenarnya.

Knowledge Capabilities / Skills Required

Ability to sell to customers

Communication Skill

Data entry skill

Key Processes

Dealing with difficult customers

Penjualan Pengiriman

3 1

1 1

1 1

2 2

Available Information Berikut adalah informasi yang dibutuhkan untuk proses BPR agar dapat berjalan dengan baik : Data Penjualan Data Barang Data Pelanggan Tabel Harga Pengiriman

Improvement Priorities Redesigning Kami akan melakukan penambahan halaman pada website perusahaan yang di dalam nya terdapat fungsi untuk melakukan pengecekan tarif ongkos kirim yang up to date sesuai dengan berat barang dan kota tujuan ke seluruh wilayah di Indonesia, yang sebelumnya belum ada. Ini berguna untuk meminimalisir kemungkinan kesalahan informasi ongkos kirim yang sebelumnya sering terjadi.

14

Kami mengusulkan agar CV. Riko Jaya supaya melakukan promosi dengan beberapa cara, seperti mengadakan pameran di mall-mall besar untuk mengenalkan produk sekaligus menarik minat dan perhatian masyarakat, turut berpartisipasi dalam pameran-pameran yang berhubungan dengan industri makanan, beriklan di media massa, serta mengatur jadwal untuk melakukan kegiatan-kegiatan tersebut diatas.

Improving Kami berupaya melakukan improving pada sektor pengiriman barang untuk melakukan pengiriman kepada customer, kami mencoba menjalin kerjasama dengan PT. ESL Express dan Pahala Kencana Express sehingga pihak yang bekerjasama dengan kami yaitu (PT.ESL Express dan Pahala Kencana Express) yang setiap kalinya akan datang ke perusahaan dan mengambil barang yang akan di kirim ke customer. Hal ini dapat menghemat biaya pengiriman dari yang sebelumnya kurir dari internal perusahaan yang mengantar barang ke agen ESL atau Pahala Express.

Improvement Phase Ditahap ini sudah bisa dilihat bagaimana perbedaan proses bisnis yang lama dengan proses bisnis yang baru dengan menggunakan metode ABC metric dan perbandingan langsung yang bisa dilihat analisisnya di tahap Feasibility Validation and Gap Analysis dibawah. Future metric Projection ABC metric lama
Nama Proses Gaji bukan RataRata - rata Biaya Tenaga Alokasi karyawan Waktu Waktu karyawan Rata gaji Kerja ( jam lembur (proporsi Transaksi kerja ( (proporsi di luar transaksi karyawan Tenaga kerja di luar proses dalam (menit) Minutes) proses dalam (per hari) per jam Produktif) sehari) sehari) Rata-rata Biaya Biaya (per Upaya biaya per tahunan hari) tahunan % transakasi (per tahun)

Penjualan Pengiriman Total Total waktu yang tersedia (berdasarkan FTE (Full-time Equivalent) standar hari) Pemanfaatan (%)

25 2

25 75

625 150 775

7200 7200

75000 18000 93000

7500 10000

78125 25000 103125

153125 43000

6125 21500

38281250 10750000 49031250

80.6451613 19.3548387

300

2.5833333

15

Simulation ABC metric baru

Nama Proses Gaji bukan RataRata - rata Biaya Tenaga Alokasi karyawan Waktu Waktu karyawan Rata gaji Kerja ( jam lembur (proporsi Transaksi kerja ( (proporsi di luar transaksi karyawan Tenaga kerja di luar proses dalam (menit) Minutes) proses dalam (per hari) per jam Produktif) sehari) sehari) 25 1 20 10 500 10 510 7200 7200 60000 1200 61200 7500 10000 62500 1666.666667 64166.66667 Rata-rata Biaya Biaya (per Upaya biaya per tahunan hari) tahunan % transakasi (per tahun)

Penjualan Pengiriman Total Total waktu yang tersedia (berdasarkan FTE (Full-time Equivalent) standar hari) Pemanfaatan (%)

122500 4900 30625000 98.0392157 2866.66667 2866.6667 716666.667 1.96078431 31341666.7

300

1.7

People Capability Matrix and Capacity Planning Syarat pada proses bisnis yang baru adalah : Harus ada kerjasama dengan pihak jasa pengiriman barang (ESL Express dan Pahala Kencana Express) untuk proses pengiriman Karyawan harus mau mendukung proses bisnis yang baru Karyawan harus jujur dan bertanggung jawab

Kemampuan dari karyawan adalah : Harus mengerti cara mengoperasikan komputer dan berselancar di dunia maya (internet) Kemampuan berkomunikasi karyawan khususnya bagian penjualan harus ditingkatkan

16

Feasibility Validation and Gap Analysis Perbedaan antara proses bisnis yang baru dengan proses bisnis yang lama adalah : Proses bisnis yang lama Pada proses penjualan kepada pelanggan melalui telepon, maka sales akan memastikan terlebih dahulu perihal ongkos kirimnya sehingga memakan waktu cukup lama sekitar 5 sampai 10 menit. Pengiriman barang dilakukan oleh kurir internal perusahaan menuju agen ESL Express atau Pahala Express terdekat. Proses pengiriman barang memakan waktu yang cukup lama dan membutuhkan biaya sebesar Rp. 20.000,- per satu kali perjalanan Proses bisnis yang baru Pada proses penjualan kepada pelangan melalui telepon sales bisa tidak perlu lagi memastikan ongkos kirimnya karena diwebsitenya sudah tercantum ongkos kirimnya, sekalipun harus memastikan tetap tidak memakan waktu terlalu lama hanya sekitar 1 sampai 2 menit saja karena sales sudah disediakan tabel ongkos kirim yang up to date. Pengiriman barang dilakukan dengan cara barang dijemput oleh kurir dari ESL Express atau Pahala Express Proses pengiriman barang hanya memakan waktu 10 menit dan tanpa biaya.

17

People and Technoology Development Phase People Strategy, Activity Definition, and Role Redesign Tabel dibawah merupakan revisi dari tabel PCM diatas dimana di tabel ini terdapat peningkatan kemampuan yang harus dipenuhi karyawan guna mendukung proses bisnis yang baru nantinya. Knowledge Capabilities / Skills Required

Ability to sell to customers

Communication Skill

Data entry skill

Dealing with difficult customers

Key Processes

Penjualan Pengiriman

3 1

3 2

1 1

3 2

Dari tebel PCM diatas diperlukan peningkatan skill komunikasi pada bagian penjualan untuk lebih bisa melayani pelanggan dengan lebih baik lagi dan berorientasi pada kepuasan pelanggan. RASCI model Diagram ini menjelaskan apa dan siapa siapa yang bertanggung jawap terhadap proses bisnis terkait Bag. Gudang A Bag. Manager Keuangan

Process

Activity Mencatat Transaksi Penjualan Laporan Penjualan Mencatat Transaksi Pengiriman

Sales

Penjualan

RA

Pengiriman

18

Develop Training Guna memenuhi kebutuhan skill yang telah dijabarkan melalui tabel diatas maka diperlukan training sebagai berikut Perancangan Training 1. Communicating Training 2x seminggu @ 2 jam selama 2 minggu berturut-turut, dilakukan secara inhouse training dengan peserta sebanyak 8 orang dengan rincian 5 orang bagian penjualan, 3 orang bagian pengiriman

Kebutuhan Training 1. Ruangan dengan kapasitas kecil 2. Kursi sebanyak 15 buah 3. Kehadiran pengajar yang profesional dan berpengalaman Deployment Phase Communicating Untuk memastikan proyek kami dapat berjalan di perusahaan maka diperlukan sebuah seminar yang akan mempresentasikan BPR yang akan kami lakukan dengan dihadiri oleh seluruh karyawan CV. Riko Jaya khususnya Bagian Penjualan, Bagian Pengiriman dan Bagian IT. Dan juga akan dilakukan simulasi proses bisnis yang baru dengan karyawan terkait. Deployment Strategy Dengan rencana diatas yang telah kita analisis dan akan terapkan, maka strategi yang akan perusahaan pakai sebagai berikut: Strategi deployment yang kita pilih ialah big bang, dimana seluruh sistem akan diganti seluruhnya secara serentak. Dikarenakan perusahaan hanya mempunyai beberapa karyawan, sehingga strategi big bang lah yang cocok diterapkan. Sedangkan apabila Strategi ini gagal di terapkan, Strategi alternatif yang akan di terapkan apabila strategi baru tidak terlaksana adalah roll out yang dimana sistem akan di kembalikan ke sistem lama, yang telah berjalan sebelumnya. Monitor Continuous Improvement Kami akan melakukan survey kepada pelanggan dan karyawan terhadap apa yang terjadi terhadap proses bisnis baru yang sudah dijalankan apakah proses bisnis yang baru benar-benar dapat membantu perusahaan mencapai strategi bisnisnya atau tidak. Survey dapat dilakukan dengan beberapa cara semisal memberikan kuesioner untuk kemudian diisi oleh pelanggan dan karyawan, maupun melakukan wawancara secara langsung.

19

Continous Improvement Setelah BPR yang kami usulkan berhasil dijalankan dengan baik untuk selanjutnya yang harus perusahaan lakukan adalah melakukan Next improvement, yang kami sarankan adalah pada bagian penjualan di berlakukan sistem Reward, dimana jika karyawan melakukan transaksi perhari lebih banyak dari yang di targetkan, akan di beri upah tambahan, ini di harapkan bisa memicu semangat karyawan yang akan membantu perusahaan dalam miningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan penjualan.

20