Seberapa Efektif Anda Dalam Mengelola Piutang Dagang?

Mengetahui seberapa efektif anda dalam mengelola piutang dagang, sangat penting bagi pengelolaan keuangan perusahaan secara keseluruhan. Pertanyaan yang sama bisa diterjemahkan sebagai: seberapa efektif kebijakan kredit yang anda terapkan selama ini sehingga mampu meningkat penjualan di satu sisinya, dan seberapa mampu anda dalam mengkonversikan piutang menjadi kas untuk menopang kelancaran operasional perusahaan, di sisi lainnya. Dengan kata lain, mengetahui seberapa efektif pengelolaan piutang dagang dalam suatu perusahaan menjawab pertanyaan: seberapa efektif tatakelola keuangan perusahaan dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan secara keseluruhan? Dalam perusahaan berskala besar, tugas pengelolaan keuangan mungkin ditangani oleh bagian keuangan (treasury), tetapi di perusahaan-perusahaan berskala kecil hingga menengah, tugas ini biasanya jatuh ke bagian accounting, termasuk urusan piutang dagang. Sehingga, kemampuan mengelola piutang dagang sangat perlu dikuasai oleh mereka-mereka yang bekerja di kedua bagian ini (treasury dan accounting). Di bagian accounting itu sendiri, urusan piutang dagang biasanya ditangani oleh bagian khusus yaitu Accounts Receivable tentunya di bawah pengawasan chief accounting maupun controller. Untuk menjawab pertanyaan seberapa efektif anda dalam mengelola piutang dagang perusahaan sudah pasti anda perlu melakukan assessment (pengukuran atau pengujian) dengan menggunakan parameter, indikator dan metode tertentu yang bisa mengarahkan anda pada kesimpulan tersebut.

Sebelum memasuki langkah assessment tersebut, saya ingin mengajak anda untuk bersama-sama mengksplorasi tata kelola piutang dagang yang efektif, tentunya dengan mengikutsertakan pendapat dan pengalaman saya pribadi.

Mengelola Piutang Dagang Secara Efektif

Dalam mengelola piutang dagang, ada dua hal yang paling dihindari: 1. Piutang Tak Tertagih (bad debt) Yang satu ini memang mimpi buruk paling menakutkan. Perusahaan sesehat apapun akan kolaps bila memiliki bad debt yang tinggi. 2. Piutang Lewat Jatuh Tempo (Overdue Receivable) Pembayaran yang melewati jatuh tempopun bisa menjadi parasit dapat menggerogoti kesehatan keuangan perusahaan dalam jangka panjang. Yang manapun terjadi diantara kedua siatuasi tersebut, akan memaksa perusahaan untuk melakukan salah satu diantara ketiga tindakan berikut ini:

Mencari pinjaman bank (bank loan) guna menutupi kebutuhannya akan kas, yang sudah pasti disertai beban bunga yang harus ditanggung perusahaan; atau Menurunkan kapasitas perusahaan dalam menghasilkan barang atau jasa sehingga pendapatan, langsung-atau-tak langsung juga akan tergerus; atau Kombinasi keduanya.

Dengan mindset dasar itu, perusahaan dan para pengelolanya cenderung untuk MEMAKSIMALKAN usaha-usaha untuk mencegah piutang tak tertagih maupun piutang lewat jatuh tempo, atau mengatasinya bila sudah terlanjur terjadi. Dua pendekatan yang paling umum dilakukan untuk mencegah (atau mengatasi) piutang tak tertagih dan piutang lewat jatuh tempo, yaitu: 1. Melakukan tindakan penagihan yang agresif Menghubungi pelanggan (via email atau telepon) secara terus menerusbahkan tak jarang sampai mendatangi kantornya untuk mengingatkan bahwa hutang mereka sudah mendekati jatuh tempo. Bila sampai pada fase tak tertagih, biasanya perusahaan sampai mendatangi kediaman pribadi pelanggan untuk melakukan penagihan paksa.

2. Menerapkan kebijakan kredit yang lebih ketat Bila di masa lalu menyediakan kredit 30 hari bagi semua pelanggan, untuk mencegah kemungkinan bad debt mungkin perusahaan mempersempit termin pembayaran menjadi hanya 2 minggu. Lebih ekstrimnya, mungkin perusahaan hanya melayani pembelian tunai saja. Kedua pendekatan tersebut memang sangat ampuh untuk mencegah (atau mengatasi) piutang tak tertagih maupun piutang lewat jatuh tempo. AKAN TETAPI, bila dilakukan secara berlebihanTANPA memperhitungkan ASPEK LAIN, perusahaan bisa terjebak dalam suatu keadaan yang mungkin samasekali tak pernah mereka duga sebelumnya. Penerapan kebijakan kredit yang ketat dan tindak penagihan yang agresif, berimplikasi langsunng terhadap penjualan yang pada akhirnya juga akan berpengaruh terhadap pendapatan dan laba-rugi di akhir periode. Kecuali memiliki produk yang luar biasa disukai (seperti produk-produknya Apple), terutama di tengah-tengah lingkungan bisnis yang iklim kompetisinya kian tinggi dewasa ini, menjaga stabilitas penjualan adalah hal yang paling sulit untuk dilakukan. Kebijakan kredit yang terlalu ketatapalagi memaksakan untuk hanya melayani penjualan tunai, bisa menjadi kontrakompetitif, mengurangi peluang untuk bisa meningkatkan penjualan. Dan, tindak penagihan yang agresif akan menimbulkan pengalaman yang sangat tidak mengenakan bagi para pelanggan. Bahwa ada pelanggan yang memang nakal (tidak niat membayar), itu IYA. Tetapi sebagian besar lainnya, mereka samasekali tidak mengharapkan model penagihan agresif. Rasa tidak nyaman akibat terus-menerus ditelponapalagi jika sampai disatroni ke rumah, bisa membuat pelanggan memutuskan untuk mencari vendor lain, terlepas apakah mereka menyukai produk atau jasa yang dibeli selama ini atau tidak, terlepas apakah harga produk yang mereka beli terhitung mahal atau tidak. TATA KELOLA PIUTANG DAGANG YANG EFEKTIF, adalah pengaturan piutang dagang yang MENYEIMBANGKAN antara: (a) usaha-usaha untuk mencegah piutang tak tertagih dan piutang lewat jatuh tempoguna memenuhi kecukupan kas di satu sisinya; dengan (b) usaha-usaha untuk meningkatkan penjualandengan memberikan pengalaman yang nyaman bagi customer dan menyediakan termin pembayaran yang competitive di lingkungan business secara luas di sisi lainnya. Pertanyaan krusialnya menjadi: apakah tata kelola piutang dagang yang anda terapkan selama ini sudah tergolong efektif atau tidak? Apakah kebijakan kreditnya terlalu ketat atau terlalu longgar?

Untuk mengukur sejauh mana EFEKTIFITAS TATA KELOLA PIUTANG dagang yang telah atau sedang diterapkan, perlu dilakukan assessment seperti yang telah saya sampaikan di awal tulisan. Bagaimana caranya mengukur efektifitas tata kelola piutang dagang? Ada 2 metode pengujian yang umum dipakai untuk menilai efektifitas tata kelola piutang dagang, yaitu:

Rasio Perputaran Akun Piutang Dagang (Accounts receivable turnover); dan Rasio Periode Penagihan Rata-rata (Average collection period)

Selanjutnya, kita bahas mengani kedua metode di atas

Menggunakan Rasio Perputaran Piutang Dagang (Accounts Receivable Turnover)

Menggunakan Rasio Perputaran Piutang Dagang atau Accounts Receivable Turnover artinya, anda sedang mencoba untuk mengetahui: berapa kali, dalam periode tertentu, piutang dagang anda mengalami perputaran. Dengan kata lain, rasio perputaran piutang dagang mengukur berapa kali piutang dagang yang telah jatuh tempo berhasil ditagih, lalu digantikan oleh piutang yang baru. Rasio Perputaran Piutang Dagang dihitung dengan menggunakan formula sebagai berikut: Rasio Perputaran Piutang Dagang = Penjualan / Rata-Rata Piutang Yang dimaksudkan dengan Penjualan dalam formula ini adalah: total nilai penjualan untuk periode yang diukur, 1 Jan s/d 31 Des 2012 misalnya. Sudah sangat jelas, tidak ada masalahanda bisa mengetahui total penjualan dari buku besar Penjualan. Sedangkan Rata-rata Piutang adalah: Rata-rata saldo piutang untuk periode yang sama. Menghitung nilai rata-rata ini yang kadang menjebak. Dalam menghitung rata-rata saldo piutang, terkadang seseorang hanya menggunakan saldo awal dan saldo akhir piutang, dijumlahkan, lalu dibagi dua. Misalnya: Yang diambil hanya saldo piutang dagang per 31 Januari

ditambah saldo piutang dagang per 31 Desember, lalu dibagi dua. Cara ini akan menghasilkan nilai rata-rata piutang yang tidak tepat. Cara terbaik untuk menghitung nilai rata-rata piutang adalah dengan jalan: menjumlahkan semua saldo piutang disepanjang periode (dari 31 Jan + 28 Feb + 31 Mar. dan seterusnya hingga 31 Desember), lalu dibagi total bulanatau 12 jika perusahaan menggunakan periodisasi tahunan. Contoh Kasus: Perusahaan anda PT. JAK, di tahun 2012, membukukan nilai penjualan sebesar 250,000,000 dengan saldo piutang dagang per bulan sebagai berikut:

Seperti terlihat di atas, dengan hanya menggunakan saldo awal (per 31-jan) dan saldo akhir (31-Des) saja, anda akan menghasilkan rata-rata saldo piutang sebesar Rp 5,500,000 saja, dan itu samasekali tidak akurat. Sedangkan dengan menjumlahkan semua saldo piutang sepanjang periode anda akan memperoleh rata-rata saldo piutang sebesar Rp 8.875,000, yang lebih akurat dan mendekati kondisi yang sebenarnya. Nah, berdasarkan informasi tersebut, anda bisa menghitung Rasio Perputaran Piutang Dagang. sebagai berikut: Rasio Perputaran Piutang Dagang = Penjualan / Rata-rata Piutang Rasio Perputaran Piutang Dagang = Rp 250,000,000/Rp 8,875,000 [update:

May 05] Rasio Perputaran Piutang Dagang = 28 Rasio Perputaran Piutang Dagang sebesar 28 artinya: piutang dagangnya PT. JAK rata-rata beputar sebanyak 28 kali pada periode 2012.

Mengkonversikan Perputaran Piutang Ke Periode Penagihan Rata-Rata

Jika tidak terbiasa dengan istilah perputaran (banyak koq yang tidak terbiasa dengan istilahyang satu ini), anda bisa mengkonversikan Rasio Perputaran Piutang Dagang menjadi angka yang menunjukan jumlah hari yang diperlukan untuk menagih piutang dengan melakukan perhitungan yang disebut dengan Rasio Periode Penagihan Rata-Rata (Average Collection Period)mungkin ini ini lebih mudah dipahami. Rasio Periode Penagihan Rata-Rata dihitung dengan cara: membagi angka 365 atau 360 (jumlah hari dalam setahun) dengan Rasio Perputaran Piutang. Jika ditulis dalam bentuk formula, jadinya sebagai berikut: Periode Penagihan Rata-Rata = 365/ Rasio Perputaran Piutang Catatan: jika kebetulan jatuh ditahun kabisat, maka angka 365 diganti dengan 360. Dengan menggunakan contoh sebelumnya, maka periode penagihan rata-rata PT. JAK untuk tahun 2012 adalah sekitar 13 hari (=365/28). Itu artinya PT. JAK, rata-rata butuh waktu 13 hari untuk melakukan penagihan piutang di tahun 2012. Pertanyaannya: Apakah rasio perputaran putang sebanyak 28 kali dalam setahun itu tergolong efektif atau tidak? Apakah dengan periode penagihan rata-rata selama 13 hari itu tergolong efektif atau tidak? CARA YANG PALING MUDAH untuk mengukur hal ini adalah dengan: membandingkan RASIO SAAT INI dengan RASIO YANG SAMA DI PERIODE SEBELUMNYA (tahun 2011 dalam kasusnya PT.JAK.) Nah, jika di tahun 2011, rasio perputaran piutang dagang-nya PT. JAK hanya 12 kali (atau butuh waktu sekitar 30 hari untuk melakukan penagihan)

misalnya, itu artinya rasio perputaran piutang maupun periode penagihan rata-rata PT. JAK di 2012 jauh lebih baik dibandingkan di tahun 2011. Dengan kata lain: perputaran piutang di 2012 lebih sering dibandingkan tahun sebelumnya, dan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan penagihan lebih cepat dibandingkan tahun sebelumnya. Pertanyaan selanjutnya: Apakah perputaran yang lebih sering artinya sudah pasti lebih efektif? Apakah periode pangihan yang lebih cepat juga sudah berarti lebih efektif? Ya, konvensi umum yang digunakan selama ini mengatakan, IYAlebih cepat lebih baek (lho koq seperti selogan kampanyenya Jusuf Kalla ya? Hehe). TETAPI, seperti yang sudah saya sampaikan di awal tadi bahwa: percepatan ini biasanya hanya bisa dicapai dengan 2 cara, yaitu (a) memperketat kebijakan kredit; dan (b) menerapkan tindak penagihan yang lebih agresifyang sudah pasti akan berpengaruh terhadap loyalitas pelanggan, sehingga secara tidak langsung akan berpengaruh terhadap Penjualan. Untuk memastikan hal itu, tentunya anda tidak bisa hanya berandai-andai atau berasumsi. Sebagai seorang akuntan atau orang keuangan, anda sebaiknya melakukan analisa data yang cukup. Salah satu analisa yang bisa dilakukan adalah Trend Analysisdengan cara membandingkan Penjualan saat ini dengan penjualan-penjualan tahun sebelumnyalihat trend-nya SAMA, MENINGKAT atau MENURUN? Nah jika hasil analisa menunjukan bahwa penjualan anda BAIK-BAIK SAJA, maka bisa dipastikan bahwa rasio perputaran putang dan rasio periode penagihan rata-rata perusahaan anda SUDAH EFEKTIF. Artinya, juga, TATA KELOLA PIUTANG DAGANG yang anda terapkan selama ini sudah efektif. Untuk itu saya ucapkan selamat! TETAPI, jika hasil analisa menunjukan hal sebaliknya, berarti masih ada banyak hal yang perlu anda lakukan. Kemungkinan penyebab menurunnya penjualan TIDAK SELALU, TIDAK MESTI, ada hubungannya dengan kebijakan kredit maupun cara-cara penagihan yang anda terapkan. Anda juga perlu memeriksa:

Kualitas produk/jasa yang dijualapakah menurun atau tidak? Waktu penyerahan barang/jasa apakah tepat waktu atau molor-molor? Kualitas pelayanan terhadap pelanggan (diluar penagihan) Apakah menurun atau tidak? Kualitas produk/jasa yang dijual oleh pesaing apakah mengingkat atau tidak?

Kondisi ekonomi makroapakah membaik atau memburuk? Dan seterusnya.

Dan, diantara kemungkian faktor penyebab tersebut, sekalilagi, bisa jadi kebijakan kredit dan proses penagihan piutang adalah salah satunya. Cara lain yang bisa dilakukan untuk melakukan pengukuran terhadap efektifitas tata kelola piutang dagang adalah dengan melakukan apa yang disebut dengan Benchmarkingyaitu: membandingkan rasio perputaran piutang anda dengan rasio yang sama, di periode yang sama, dari perusahaan lain yang sejenis. Dari sana anda bisa melihat seberapa bagus anda dalam mengelola piutang dagangjika dibandingkan dengan perusahaan lain. Semoga sukses! Tags: berita, Kebijakan Kredit, Mengelola Piutang Dagang, Mengelola Piutang Dagang Secara Efektif, Pengelolaan Piutang Dagang, Piutang Dagang, Rasio Periode Penagihan Rata-Rata,Rasio Perputaran Piutang Dagang, slider
Sumber: http://jurnalakuntansikeuangan.com/2012/02/seberapa-efektif-anda-dalam-mengelolapiutang-dagang/