Anda di halaman 1dari 67

PEDOMAN TEKNIS

PENGADAAN BARANG & JASA


PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM) MANDIRI - PERKOTAAN

Diterbitkan Oleh: Direktorat Jenderal Cipta Karya - Kementerian Pekerjaan Umum

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

ii

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

KATA PENGANTAR
Kegiatan Lingkungan merupakan salah satu komponen kegiatan P2KP Advanced yang diarahkanuntuk (1). mewujudkan terlembaganya kemitraan sinergis antara Masyarakat, Pemerintah Daerah dan Kelompok Peduli dan (2). meningkatkan akses dan pelayanan yang lebih baik mendukung pengembangan sosial ekonomi masyarakat, khususnya warga miskin. Pelaksanaan seluruh tahapan pembangunan kegiatan prasarana dan sarana lingkungan yang meliputi perencanaan, pembangunan dan pemeliharaan perlu didukung dengan berbagai kriteria teknis sehingga dapat tepat sasaran, terlaksanan dengan baik, memiliki umur kelayakan yang optimal untuk mendukung pemanfaatan sesuai dengan harapan P2KP Advanced. Untuk mencapai hal tersebut maka Pedoman Teknis Pengadaan Barang dan Jasa mutlak untuk deiberikan, dipahami dan dilaksanakan seluruh pelaku kegiatan lingkungan P2KP Advanced. Pedoman Teknis Pengadaan Barang dan Jasa P2KP Advanced pada dasarnya sama dengan Pedoman Teknis Pengadaan Barang dan Jasa yang telah dipergunakan untuk PNPM Mandiri Perkotaan, namun demikian ada beberapa hal yang perlu ada penyesuaian bila dipergunakan sebagai acuan bagi pelaku kegiatan lingkungan P2KP Advanced khususnya.Untuk itu melalui buku Pedoman Teknis Pengadaan Barang dan Jasa yang telah dilakukan penyesuaian ini diharapkan pelaksanaan kegiatan prasarana dan sarana Infrastruktur P2KP Advanced baik Paket dan PLPBK dapat dilaksanakan oleh seluruh pelaku secara efektif dan optimal. Semoga bermanfaat Jakarta, Sepetember 2012 Direktur Penataan Bangunan dan Lingkungan Direktorat Jenderal Cipta Karya - Kementerian Pekerjaan Umu

Ir. Guratno Hartono, MBC

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

iii

iv

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR | iii DAFTAR ISI | iv DAFTAR ISTILAH & SINGKATAN | vii BAGIAN I PENDAHULUAN
1.1 1.2 1.3 Pengantar | 2 Maksud Dan Tujuan | 2 Ruang Lingkup | 2

BAGIAN II KETENTUAN UMUM


2.1 2.2 2.3 Umum | 4 Pengertian | 5 Jenis-Jenis Pengadaan | 6 Pengadaan Barang (Bahan dan Alat) | 6 Pengadaan Jasa Konstruksi | 6 Pengadaan Jasa Tenaga Ahli/Terampil | 7

2.3.1 2.3.2 2.3.3

BAGIAN III LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN


3.1 3.2 Penentuan dan Pengadaan | 10 Penyusunan Rencana Pengadaan | 10 Penyusunan Rencana Pengadaan Bahan/Alat | 10 Penyusunan Rencana Pengadaan Jasa Pelaksana Konstruksi | 13 Pengadaan Bahan/Alat | 15 Pengadaan Jasa Konstruksi | 23 Pengadaan Tenaga Ahli Pendamping | 24

3.2.1 3.2.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.4

Mekanisme Pelaksanaan Pengadaan | 15

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

LAMPIRAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

DOKUMEN PEMILIHAN PENYEDIA BAHAN / ALAT KONSTRUKSI | 33 PENGUMUMAN PENGADAAN TERBATAS | 41 SURAT PENAWARAN | 43 RINCIAN HARGA PENAWARAN | 44 SURAT PERNYATAAN TIDAK MENUNTUT GANTI RUGI | 45 SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN MENYELESAIKAN PEKERJAAN | 46 SURAT PERNYATAAN KEBENARAN USAHA | 47 BERITA ACARA PEMBERIAN PENJELASAN | 48 BERITA ACARA PEMASUKAN, PEMBUKAAN, EVALUASI/PENILAIAN, PENETAPAN PEMENANG | 50

10. SURAT PERJANJIAN KERJASAMA PENGADAAN BAHAN/ALAT (SPKP) | 52

vi

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

DAFTAR ISTILAH DAN SINGKATAN


A Advisory AD/ART ANDAL APBD APBN B BKM BLM BOP BA D DED DIPA F Fasilitator FGD FKABKM H HOK K KBK KBP KE KMP KMW Korkot KSM L LKM LKMD M MCK N ND O O&M P P2KP PMA PJM PJOK PLPBK PNPMMandiri PNPMMP : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : PenasehatdanperancangprogramdibawahKementerianPekerjaanUmum AnggaranDasar/AnggranRumahTangga AnalisisDampakLingkungan AnggaranPendapatandanBelanjaDaerah AnggaranPendapatandanBelanjaNegara BadanKeswadayaanMasyarakat BantuanLangsungMasyarakat BiayaOperasional BeritaAcara DetailedEngineeringDesign DaftarIsianPelaksanaanAnggaran TenagaPendampingMasyarakatsebagaiAgenPerubahan FocussedGroupDiscussion/DiskusiKelompokterarah ForumKomunikasiAntarBKMTingkatKota/Kabupaten HariOrangKerja KomunitasBelajarKelurahan KomunitasBelajarPerkotaan KonsultanEvaluasi KonsultanManajemenPusat KonsultanManajemenWilayah KoordinatorKota,KMW KelompokSwadayaMasyarakat LembagaKeswadayaanMasyarakat LembagaKetahananMasyarakatDesa MandiCuciKakus NeighbourhoodDevelopment OperationsandMaintenance ProgramPenanggulanganKemiskinandiPerkotaan PenangkapMataAir ProgramJangkaMenengah PenanggungJawabOperasionalKegiatan PenataanLingkunganPermukinanBerbasisKomunitas ProgramNasionalPemberdayaanMasyarakatMandiri ProgramNasionalPemberdayaanMasyarakatMandiriPerkotaan

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

vii

PPM PRONANGKIS PRA PS PU PMA PAP PAH R RAB Renta RK RKM RPD RPJM RTBL RT/RW RTRW RWT RUTR RTDR S SIM SKPD SOP SPPB SPPP SPPDL SNI SGL SPT U UP UPK UPL UPS T TK W WB

: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :

PenangananPengaduanMasyarakat ProgramPenanggulanganKemiskinan ParticipatoryRuralAppraisal PemetaanSwadaya PekerjaanUmum PenangkapMataAir PenangkapAirPermukaan PenangpungAirHujan RencanaAnggaranBiaya RencanaTahunan RefleksiKemiskinan RembugKesiapanMasyarakat RencanaPenggunaanDana RencanaPembangunanJangkaMenengah RencanaTataBangunandanLingkungan RukunTetangga/RukunWarga RencanaTataRuangWilayah RembugWargaTahunan RencanaUmumTataRuang RencanaDetailTataRuang. SistemInformasiManajemen SatuanKerjaPerangkatDaerah StandardOperationalProcedures SuratPerjanjianPenyaluranBantuan SuratPernyataanPenyelesaianPekerjaan SuratPerjanjianPemanfaatanDanaLingkungan StandartNasionalIndonesia SumurGali SumurPompaTangan UnitPengelolayangdibentukBKM UnitPengelolaKeuangan UnitPengelolaLingkungan UnitPengelolaSosial Tukang WorldBank

viii

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

BAGIAN I PENDAHULUAN

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa 1

1.1. PENGANTAR
Tata cara pengadaan ini adalah tata cara sederhana oleh masyarakat yang menerapkan konsep pembangunan bertumpu pada masyarakat. Artinya pemanfaat, penyelenggara pembangunan dan pemilik adalah satu, yaitu masyarakat/komunitas. Konsekuensi logis dari penerapan konsep ini adalah : Dana yang digunakan untuk pembangunan adalah milik bersama sehingga semua penghematan yang terjadi atau mungkin dilakukan merupakan tambahan modal untuk meningkatkan atau memperluas pembangunan. Dana yang tersedia merupakan hasil penggalangan dari berbagai sumber baik internal komunitas sendiri (swadaya) maupun dari fihak di luar komunitas (APBN, APBD, dll). Biaya pembangunan merupakan hasil optimal dari efektifitas dan efisiensi penggunaan dana. Kualitas fisik bangunan merupakan hasil optimal upaya membangun sendiri. Pola pembangunan adalah swakelola. Seluruh proses pengadaan harus terbuka bagi setiap warga dan dipertanggungjawabkan dalam rembug KSM dan kelurahan/desa. Dalam penerapan konsep pembangunan bertumpu pada masyarakat ini warga boleh saja menjadi pemasok atau pelaksana pekerjaan (borongan) bila memang memiliki pengalaman untuk itu tetapi harus diperlakukan sama seperti pemasok/kontraktor dari luar komunitas tersebut dan seluruh proses pengadaan harus dilakukan secara transparan dan akuntabel. Sudah menjadi kewajiban bagi tiap warga baik sebagai pemakai, pekerja, pemasok maupun Jasa pelaksana pekerjaan/Kontraktor agar memberikan yang terbaik untuk kelurahan / desanya.

1.2. MAKSUD DAN TUJUAN


Maksud dari buku ini adalah untuk dijadikan acuan bagi UPL/KSM dalam melaksanakan Pengadaan Barang dan Jasa dalam rangka perencanaan dan pelaksanaan Kegiatan Lingkungan guna memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh PNPM Mandiri Perkotaan. Tujuannya adalah untuk memberikan petunjuk pelaksanaan Pengadaan barang dan jasa dalam rangka perencanaan dan pelaksanaan Kegiatan Lingkungan PNPM Mandiri Perkotaan

1.3. RUANG LINGKUP


Buku ini mencakup maksud, tujuan, ruang lingkup, ketentuan-ketentuan pengadaan, Metode Pengadaan, Perencanaan Pengadaan dalam rangka penyusunan usulan kegiatan, Pelaksanaan Pengadaan dan Musyawarah Pengadaan Bahan dalam rangka pelaksanaan pembangunan Kegiatan Lingkungan.

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

BAGIAN II KETENTUAN UMUM

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

2.1 UMUM
Sebelum melangkah pada tahapan pelaksanaan pengadaan barang/jasa, ada beberapa ketentuan umum yang perlu diperhatikan yaitu : 1. Untuk mendorong peningkatan partisipasi masyarakat, kualitas infrastruktur, efisiensi biaya dan ketepataan waktu dalam pelaksanaan pembangunan infrastruktur maka masyarakat (KSM) diperkenankan melakukan kerjasama dengan pihak ketiga yang lebih mampu menyediakan bahan/alat, tenaga ahli/terampil dan jasa pelaksana konstruksi; Penyedia Barang/Jasa/pihak ketiga yang dapat bekerjasama dengan masyarakat dalam pengadaan ini meliputi : Penyedia Barang (Bahan/Alat) yaitu : a). Toko/Pemasok Bahan Bangunan atau b). Pemasok/Penyewa Alat Besar/Berat; Penyedia Jasa Pelaksana Konstruksi : a). Kelompok Tenaga Kerja Masyarakat (Borongan Upah) atau b). Kontraktor/penyedia jasa pelaksana konstruksi yang mempunyai keahlian/pengalaman dan lebih mampu melaksanakan pekerjaan. Tenaga Ahli, Orang/perorangan yang mempunyai keahlian/pengalaman dan lebih mampu melaksanakan tugas/pekerjaan yang dibutuhkan; KSM dalam melakukan proses pengadaan harus berpedoman pada tata cara pengadaan yang telah ditetapkan dalam proyek ini. Pelaksanaan pengadaan bahan/alat/jasa konstruksi/jasa tenaga ahli/terampil harus dilakukan sendiri oleh KSM melalui Tim Pengadaan pada toko/penyedia/individu yang menyediakan hal yang dibutuhkan tersebut. Tidak boleh menggunakan pihak ketiga (orang atau badan yang bukan toko / penyedia / individu) sebagai calo pemasok bahan/alat/tenaga yang dibutuhkan. Setiap langkah pengadaan diumumkan secara tertulis bagi seluruh warga kelurahan/desa di tingkat RW/dusun maupun kelurahan/desa, termasuk daftar kebutuhan barang / jasa, jadwal penawaran & pengadaan, daftar calon pemasok, tawaran yang masuk, serta keputusan pemilihan pemasok oleh Tim Pengadaan. Pedoman harga satuan bagi KSM dalam pelaksanaan pengadaan adalah harga satuan terendah hasil survei dari sekurang-kurangnya 3 toko / penyedia / individu setempat atau yang terdekat. Agar kualitas/mutu bangunan memenuhi standar teknis maka bahan/alat yang dibeli/sewa harus memenuhi kuantitas dan kualitas yang baik sesuai persyaratan kualitas/standar teknis bangunan yang dilaksanakan. Khusus untuk pekerjaan pemadatan jalan perkerasan (Sirtu/Kerikil, Telford/Makadam) agar mempertimbangkan penggunaan mesin pemadat;

2.

3. 4.

5.

6.

7.

8.

Ketua KSM harus mengatur waktu pelaksanaan pengadaan sedemikian rupa sehingga tidak mengakibatkan keterlambatan pelaksanaan pekerjaan dilapangan. Oleh karena itu perlu mengkoordinasikan Tim Pengadaan dengan Tim Pelaksana Pekerjaan dilapangan dengan sebaik-baiknya. Bagi KSM yang melaksanakan kegiatan pembangunan infrastruktur lebih dari 1 (satu) bulan maka sebelum melakukan kegiatan pengadaan bahan/alat

9.

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

pada bulan berikutnya, terlebih dahulu harus melakukan kembali survei harga guna penyesuaian harga satuan bahan/alat di RAB. 10. Tiap warga dewasa kelurahan/desa berhak menjadi pemasok dengan menunjukkan bukti referensi kerja sebagai pemasok dan tidak dibenarkan untuk bertindak sebagai perantara/calo. Tiap warga dewasa kelurahan/desa yang memiliki keterampilan sebagai pekerja konstruksi hendaknya diprioritaskan untuk bekerja dalam kegiatan konstruksi sejauh memiliki kualitas kerja sesuai standar yang dipersyaratkan dan bersedia menerima upah kerja sesuai aturan yang berlaku dalam proyek ini. Semua toko bahan bangunan/peralatan konstruksi di wilayah kelurahan/desa lokasi proyek berhak menjadi calon pemasok bahan / alat konstruksi dan dipilih berdasarkan aturan pengadaan yang berlaku dalam proyek ini. Jajaran Tim KMW/Konsultan/Fasilitator program ini tidak dibenarkan duduk sebagai Tim Pengadaan atau sebagai Pelaksana Pengadaan.

11.

12.

13.

2.2 PENGERTIAN
Pengertian pengadaan yang dimaksudkan disini adalah pembelian bahan atau pembelian/sewa peralatan atau pengadaan jasa atau ketiganya yang dilakukan oleh masyarakat untuk memenuhi kebutuhan dalam rangka pelaksanaan pembangunan yang dikelola masyarakat. Pengadaan diartikan /definisikan sebagai berikut: Serangkaian kegiatan untuk menyediakan barang/jasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat azas sehingga terpilih penyedia terbaik Prinsip-prinsip dasar pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut: Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatmya dan dapat dipertanggung-jawabkan. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai sasaran yang ditetapkan. Terbuka dan Bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang.jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang dan jasa setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis adiministrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serat bagi masyarakat luas pada umumnya.

Adil/tidak diskrIminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberikan keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apa pun.

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

Akuntabel, berarti dapat dipertanggungjawabkan - semua proses pengadaan barang/jasa dilakukan secara benar sesuai ketentuan yang berlaku, Keputusan yang telah disepakati dibuat secara tertulis dan ditandatangani oleh kedua belah-pihak dan para saksi yang terkait. Seluruh proses pengadaan dan hasil kesepakatan panitia pengadaan tersebut wajib didokumentasikan sebagai bagian dari tertib adiministrasi

2.3 JENIS-JENIS PENGADAAN


2.3.1 Pengadaan Barang (Bahan dan Alat) 1). Swadaya Masyarakat adalah pengadaan bahan yang disediakan oleh masyarakat sendiri. 2). Pengadaan Langsung/Survey Harga, (nilai pengadaan kurang dari/sama dengan Rp. 50 juta) adalah pengadaan secara langsung tanpa penawaran dari toko/pemasok dengan mengacu pada harga terendah hasil survei dari sekurang-kurangnya 3 (tiga) toko/pemasok setempat/terdekat. 3). Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran, (nilai pengadaan diatas Rp.50 juta) adalah pengadaan dengan meminta penawaran dari sekurang-kurangnya 3 toko/pemasok atau lebih yang berbeda dan memilih harga penawaran terendah dari ke-3 atau lebih penawaran tersebut. Proses Pemasukan Penawaran sampai Penetapan Pemenang dilakukan melalui Forum Musyawarah Pengadaan. Dalam kondisi khusus dimana lokasi sub proyek jauh dan tidak dimungkinkan adanya penawaran ke-3 maka dua penawaranpun dapat diterima. 4). Pengadaan Khusus/Penunjukan Langsung, (bila pengadaan terbatas gagal atau toko/pemasok yang tersedia hanya 1), adalah pengadaan dimana pihak KSM melakukan penunjukan langsung kepada salah satu toko/pemasok setempat/terdekat, atau satu-satunya toko/pemasok setempat/terdekat di dalam maupun diluar wilayah kerja proyek/subproyek tersebut. Acuan harga satuan yang digunakan harus sesuai dengan harga awal di toko/pemasok tersebut atau lebih rendah setelah harga satuan dievaluasi dan panitia melakukan negosiasi. 2.3.2 Pengadaan Jasa Konstruksi Pelaksanaan pengadaan jasa kosntruksi bisa dilakukan dengan beberapa cara sebagai berikut : 1). Swakarya; bila pelaksanaan konstruksi secara langsung dilaksanakan sendiri oleh masyarakat penerima manfaat dengan pola gotong royong. 2). Pengadaan Langsung/Survey Harga, (nilai pengadaan kurang dari/sama dengan Rp.50 juta) adalah pengadaan secara langsung tanpa penawaran dari Penyedia Jasa Konstruksi dengan mengacu pada harga terendah hasil survei dari sekurang-kurangnya 3 (tiga) Penyedia Jasa Konstruksi/Tenaga Ahli setempat/terdekat. 3). Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran, (nilai pengadaan diatas Rp.50 juta) adalah pengadaan dengan meminta penawaran dari sekurang-kurangnya 3 Penyedia Jasa Konstruksi atau lebih yang berbeda dan memilih harga penawaran terendah dari ke-3 atau lebih penawaran tersebut. Proses Pemasukan Penawaran sampai Penetapan Pemenang dilakukan melalui Forum Musyawarah Pengadaan.

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

4). Pengadaan Khusus/Penunjukan Langsung, (bila pengadaan terbatas gagal atau Penyedia Jasa Konstruksi yang tersedia hanya 1), adalah pengadaan dimana pihak KSM melakukan penunjukan langsung kepada salah satu Penyedia Jasa Konstruksi setempat/terdekat karena metode pengadaan terbatas/pemilihan gagal, atau satu-satunya Penyedia Jasa Konstruksi setempat/terdekat di wilayah kerja proyek/sub-proyek tersebut. Acuan harga satuan yang digunakan harus sesuai dengan harga awal di toko/pemasok tersebut atau lebih rendah setelah harga satuan di-evaluasi dan panitia melakukan negosiasi 2.3.3 Pengadaan Jasa Tenaga Ahli / Terampil Bila dalam melaksanakan pekerjaan sub-proyek/proyek masyarakat memerlukan bantuan teknik dari tenaga ahli atau tenaga terampil tertentu maka masyarakat dapat melakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Kualifikasi tenaga ahli/terampil, sebelum diadakan harus terlebih dahulu dikonsultasikan dan disetujui oleh konsultan 2. Pengadaan Langsung/Survei tenaga ahli/terampil, adalah pengadaan tenaga ahli/terampil tanpa lamaran tetapi dengan langsung mengumpulkan referensi mengenai beberapa tenaga ahli/terampil dan memilih salah satu yang dianggap paling cocok baik dari segi biaya, karakter dan keahlian/keterampilan. 3. Pengadaan Terbatas/Pemilihan tenaga ahli/terampil adalah pengadaan jasa tenaga ahli/terampil dengan membandingkan sekurangkurangnya 3 pelamar atau lebih dan memilih kualifikasi yang paling sesuai dengan kebutuhan. 4. Pengadaan Khusus/Penunjukan Langsung, (bila pengadaan terbatas gagal atau Tenaga Ahli/terampil yang tersedia hanya 1), adalah pengadaan dimana pihak KSM/Panitia melakukan penunjukan langsung kepada salah satu Tenaga Ahli/terampil sesuai kualifikasi yang dibutuhkan karena pengadaan terbatas/pemilihan gagal, atau satusatunya Tenaga Ahli/terampil sesuai kualifikasi yang dibutuhkan di wilayah kerja proyek/sub-proyek tersebut.

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

BAGIAN III LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

3.1 PENENTUAN TIM PENGADAAN


Untuk semua jenis/metode pengadaan yang akan laksanakan baik oleh KSM maupun Panitia harus dilakukan oleh Tim Pengadaan. Tim Pengadaan KSM/Panitia dalam melakukan proses pengadaan harus berpedoman pada tata cara pengadaan yang telah ditetapkan dalam proyek ini. Tim Pengadaan minimal berjumlah 3 orang atau lebih (berjumlah ganjil) dan harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : Memiliki integritas moral; Memiliki disiplin tinggi; Memiliki tanggung jawab dan kualifikasi teknis serta manajerial untuk melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya; Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan, bertindak tegas dan keteladanan dalam sikap dan perilaku serta tidak pernah terlibat KKN. Penentuan tim pengadaan dapat dilakukan sebagai berikut : 1. Untuk kegiatan yang berskala semi-publik, KSM melalui rapat anggota KSM memilih anggotanya yang disepakati secara bersama sebagai Tim Pengadaan, dengan anggotanya terdiri dari laki-laki maupun perempuan. 2. Untuk kegiatan yang berskala public, BKM/LKM dapat membentuk Panitia Pembangunan lengkap dengan Tim Pengadaannya melalui musyawarah warga dengan cara menawarkan nama-nama yang dianggap mampu. Oleh karena Tim Pengadaan baik pada KSM maupun Panitia tersebut pada dasarnya merupakan unit kerja organisasi pelaksana lapangan KSM/Panitia (Bagian Pengadaan) maka waktu pembentukannya dilakukan pada saat menyusun Organisasi pelaksana lapangan pada tahap penyusunan proposal. Namun, bila ternyata pembentukan Bagian Pengadaan awal tersebut tidak memenuhi ketentuan sebagaimana ditetapkan dalam pedoman pengadaan ini maka dapat saja Bagian Pengadaan yang sudah ada tersebut dibentuk ulang pada awal tahap pelaksanaan fisik pekerjaan sehingga memenuhi ketentuan sebagai Tim Pengadaan yang akan melaksanakan seluruh proses pengadaan pada KSM/Panitia masing-masing.

3.2 PENYUSUNAN RENCANA PENGADAAN


3.2.1 Penyusunan Rencana Pengadaan Bahan / Alat Langkah-langkah penyusunan rencana pengadaan bahan/alat dapat dilakukan sebagai berikut : 1. Identifikasi jenis, kuantitas dan biaya setiap bahan/alat. Informasi yang digunakan untuk menentukan jenis, kuantitas dan nilai biaya dari setiap jenis bahan/alat kebutuhan pengadaan ini mengacu pada Jenis, kuantitas & nilai biaya kebutuhan setiap Bahan/Alat yang sudah ada di RAB sebelumnya. Untuk kontribusi swadaya masyarakat mengacu pada hasil survey/investigasi yang disepakati bersama pada tahap perencanaan sebelumnya (Daftar Kesepakatan Swadaya Masyarakat).

10

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

2. Tentukan Spesifikasi teknis/persyaratan kualitas setiap bahan/alat. Informasi yang digunakan untuk menentukan spesifikasi teknis/persyaratan kualitas dari setiap jenis bahan/alat mengacu pada spesifikasi teknis/RKS pekerjaan, juga dapat dilihat pada Gambar/Desain dan pada Analisa RAB sebelumnya. 3. Menentukan Metode Pengadaan yang sesuai. Berdasarkan nilai biaya setiap jenis Bahan/Alat sebagaimana ditetapkan dalam RAB, tentukan metode pengadaannya, yaitu : Setiap jenis bahan/alat yang merupakan kontribusi secara swadaya masyarakat maka menggunakan metode Swadaya; Setiap jenis bahan/alat yang mempunyai total nilai biaya pada RAB, bernilai kurang dari/sama dengan Rp. 50 (lima puluh juta rupiah) maka menggunakan metode Pengadaan Langsung/Survey Harga; Setiap jenis bahan/alat yang mempunyai total nilai biaya pada RAB, lebih besar atau diatas Rp. 50 (lima puluh juta rupiah) maka menggunakan metode Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran; Setiap jenis bahan/alat yang toko/pemasoknya hanya satu-satunya ada diwilayah kerja proyek maka menggunakan metode Pengadaan Penunjukan Langsung; Untuk kontribusi masyarakat maka metodenya adalah swadaya masyarakat. 4. Menentukan calon (nama dan alamat jelas) dari toko/pemasok yang direncanakan. Untuk Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung, calon toko/pemasok mengacu pada hasil Survey Harga Satuan dari minimal 3 toko/pemasok yang telah disepakatir sebelumnya. Sedangkan untuk pengadaan Terbatas, Ditetapkan Kemudian karena calon pemasoknya hanya dapat diketahui setelah proses pengadaan terbatas selesai (tahap pelaksanaan konstruksi); Untuk swadaya masyarakat maka pemasoknya adalah warga sesuai namanama warga yang disepakati bersama untuk memberikan swadaya; 5. Tentukan Jadwal pelaksanaan dari setiap item pengadaan. Apabila sulit menentukan tanggal rencana pelaksanaan pengadaan ini maka dapat ditaksir berdasarkan Jadwal Pelaksanaan yang sudah ada dengan menggunakan satuan Mingguan sejak waktu pelaksanaan fisik dimulai. Contoh Minggu-I, Minggu-II atau Minggu-III dan seterusnya. Bentuk rencana Pengadaan ini dapat dibuat seperti contoh tabel berikut :

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

11

CARA PENGERJAAN FORMULIR RENCANA PENGADAAN : Judul Kolom No. (kolom 1) Uraian Jenis/Item Pengadaan (kolom 2) Volume & Satuan (kolom 3) Jumlah Biaya (kolom 4) Metode Pengadaan (kolom 5) Penjelasan Cara Pengerjaan Isi nomor urut jenis pengadaan Diisi jenis pengadaan yang direncanakan (nama bahan/alat) seperti semen, pasir, dst. Diisi dengan Jumlah Volume dan satuan dari tiap jenis pengadaan bahan/alat yang direncanakan, Diisi dengan Jumlah Biaya (Rupiah) dari tiap jenis pengadaan bahan/alat yang direncanakan. Diisi dengan metode pengadaan yang direncanakan : - Langsung untuk semua item pengadaan yang Jumlah Biayanya (kolom 4) sampai dengan Rp. 50 juta; - Terbatas untuk semua item pengadaan yang Jumlah Biayanya (kolom 4) diatas Rp. 50 juta. Diisi dengan Nama Toko/Pemasok yang akan digunakan termasuk alamatnya (dan no. Telp bila ada). - Untuk Pengadaan Langsung, diisi sesuai nama/alamat toko pada Hasil Kesepakatan Harga Satuan yang telah dilakukan sebelumnya. - Untuk pengadaan Terbatas diisi kalimat Ditetapkan kemudian (saat perencanaan nama calon pemasoknya belum diketahui). Diisi dengan waktu rencana pengadaan (minggu keberapa sejak mulai pelaksanaan, contoh : Minggu-I, atau Minggu-III, dst)

Nama Toko/Pemasok & Alamat/Telp (kolom 6)

Jadwal Pengadaan (kolom 7)

Beberapa hal yang perlu diperhatikan : 1. Rencana Pengadaan harus mengacu pada Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan. Artinya, agar pengadaan bahan/alat dilakukan sesuai kebutuhan pelaksanaan pekerjaan dilapangan. Hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi agar tidak terjadi pemborosan akibat kerusakan/hilangnya bahan tersebut ditempat penyimpanan/gudang sebelum digunakan (pemborosan). Selain itu juga, diharapkan agar terjadi pengelolaan dana oleh KSM secara efektif, dimana setiap tahap pencairan dari BKM/LKM, tidak hanya digunakan untuk pembelian material saja tetapi juga untuk membiayai pelaksanaan fisik dilapangan (upah tenaga kerja) atau dengan kata lain bahwa kemajuan pencairan dana agar seimbang dengan kemajuan fisik dilapangan. 2. Metode Pengadaan hanya ditentukan berdasarkan Nilai Pengadaan (jumlah biaya) dari setiap jenis bahan bangunan dan atau sewa perjenis peralatan konstruksi. Artinya bahwa Metode Pengadaan tidak menyangkut/melihat Nilai pengadaan yang dilakukan secara paket (semen+pasir+dll), melainkan hanya melihat perjenis bahan (semen saja atau pasir saja). Contoh-contoh pengadaan Langsung: a) Pembelian Semen saja atau Pasir saja, yang dilakukan sekaligus atau secara bertahap sesuai kebutuhan lapangan disatu toko tertentu yang bernilai tidak melebihi Rp. 50 juta; b) Pembelian secara bersamaan (paket) antara semen, pasir, dll, disatu toko tertentu yang diantara jenis bahan semen atau pasir, dll, tersebut tidak, ada yang bernilai melebihi Rp. 50 juta

12

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

Pembelian Kayu jembatan sekaligus (Tiang, Gelagar, Lantai, Bantalan Roda, Sandaran) disatu toko tertentu dengan nilai total biayanya tidak melampaui Rp. 50 juta; d) Sewa Alat Berat seperti mesin gilas disatu pemasok tertentu yang nilai sewanya tidak melampaui Rp. 50 juta.Tapi bila terdapat lebih dari satu KSM disatu kelurahan yang membutuhkan peralatan yang sama maka harus dijumlahkan keseluruhan total sewanya, jika melebihi Rp. 50 juta, maka harus dilakukan secara terbuka (untuk dipakai bergiliran/bersama). e) Pekerjaan pembangunan jalan rabat beton sepanjang 460 meter dengan rencana waktu pelaksanaan selama 7 Minggu, dibutuhkan sebanyak 251 zak semen (Rp. 15,060,000, @ Rp. 60.000) dengan rencana pengadaan akan dilakukan 5 kali/tahap, maka pembagiaan jenis/item pengadaannya adalah : Semen tahap 1, 40 zak, Rp. 2,4 Juta dilakukan pada Minggu-I; Semen tahap 2, 70 Zak, Rp. 4,2 Juta, dilakukan pada Minggu-II; Semen tahap 3, 70 Zak, Rp. 4,2 Juta, dilakukan pada MingguIV; Semen tahap 4, 45 Zak, Rp. 2,7 Juta dilakukan pada MingguVI; Semen tahap 5, 26 Zak, Rp. 1,56 Juta, pada Minggu-VII. Contoh-contoh pengadaan terbatas : a) Pembelian Pipa Air Bersih (termasuk aksesoris) disatu toko tertentu yang bernilai diatas Rp. 50 juta; b) Pembelian Kayu jembatan sekaligus (Tiang, Gelagar, Lantai, Bantalan Roda, Sandaran) disatu toko tertentu yang bernilai diatas Rp. 50 juta; c) Pembelian bahan Kabel/Seling Jembatan Gantung sekaligus (Seling Utama, Penggantung, Angin dan Aksesoris), pada satu toko tertentu dengan jumlah nilai keseluruhannya melebihi Rp.50 juta); d) Pembelian bahan Profil/Pipa Baja Jembatan (Tiang, Gelagar, Sandaran) disatu toko/pemasok tertentu; e) Sewa Alat Berat seperti mesin gilas disatu pemasok tertentu, baik KSM secara sendiri maupun bersama-sama dengan KSM yang lainnya, yang bernilai diatas Rp. 50 juta;

c)

3. Pertimbangan terhadap keamanan dan ketersediaan gudang penyimpanan bahan adalah penting menjadi perhatian, khususnya apabila KSM/Panitia merencanakan pengadaan dalam jumlah banyak sekaligus. 3.2.2 Penyusunan Rencana Pengadaan Jasa Pelaksana Konstruksi Seluruh pelaksanaan pekerjaan infrastruktur yang dibutuhkan oleh masyarakat sangat diprioritaskan untuk dilaksanakan seluruhnya oleh warga sendiri. Namun demikian bila pelaksanaan pembangunan infrastruktur tidak dapat dilaksanakan oleh masyarakat baik secara keseluruhan maupun sebahagiannya maka dapat saja pekerjaan tersebut diserahkan kepada pihak ketiga (kelompok kerja atau kontraktor) yang lebih mampu. Pekerjaan yang dapat dikerjasamakan oleh masyarakat dengan pihak Penyedia Jasa Konstruksi adalah pekerjaan dengan kriteria berikut : a) Pekerjaan menggunakan peralatan berat/besar & memerlukan tenaga terampil/ahli yang tidak dimiliki sendiri oleh masyarakat (Teknologi

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

13

Sedang/Tinggi); b) Pekerjaan dapat atau beresiko membahayakan keselamatan umum, harta benda dan jiwa manusia dan lingkungan (Resiko Sedang/Tinggi). c) Pekerjaan menggunakan teknologi sederhana dan tidak/memiliki resiko rendah yang disepakati masyarakat untuk dilaksanakan dengan cara diborongkan Upah Kerjanya kepada Kelompok Kerja Masyarakat; Langkah-langkah penyusunan rencana pengadaan Jasa Pelaksana Pekerjaan Konstruksi dapat dilakukan sebagai berikut : 1. Identifikasi jenis, kuantitas dan biaya pekerjaan/bagian pekerjaan yang akan dilaksanakan secara borongan (Upah Borongan/Kontraktor). Informasi yang digunakan untuk menentukan Jenis dan Kuantitas dari pekerjaan yang tidak mampu dilaksanakan sendiri oleh masyarakat sesuai kriteria diatas mengacu pada jenis-jenis dan volume pekerjaan yang telah ditentukan dalam Daftar Kuantitas Pekerjaan pada Proposal sebelumnya. Sedangkan besarnya biaya pekerjaan/bagian pekerjaan ini mengacu pada perhitungan biaya pekerjaan tersebut sebagaimana analisa biaya yang digunakan dalam penyusunan RAB sebelumnya. 2. Tentukan Spesifikasi/persyaratan kualitas setiap bahan pekerjaan/bagian pekerjaan. Informasi yang digunakan untuk menentukan spesifikasi teknis/persyaratan kualitas dari setiap Pekerjaan mengacu pada spesifikasi teknis/RKS pekerjaan, juga dapat dilihat pada Gambar/Desain dan mungkin pada Analisa RAB sebelumnya. 3. Menentukan Paket Pekerjaan. Pemaketan pekerjaan merupakan penentuan/pengelompokan pekerjaanpekerjaan yang akan dilaksanakan melalui penyedia Jasa pelaksana pekerjaan konstruksi (Kelompok Masyarakat/pihak kontraktor) khususnya bila ada pekerjaan yang Upah Kerjanya Diborongkan kepada Kelompok Kerja Masyarakat. Ketentuan Pemaketan pekerjaan yang perlu diikuti : Tetap mengutamakan prinsip efisiensi, kesatuan sistem infrastruktur, kualitas dan kemampuan teknis kelompok masyarakat; Memaksimalkan penggunaan material dan tenaga kerja lokal yang berkualitas dan perluasan kesempatan kerja bagi kelompok masyarakat; Dilarang menggabungkan/menyatukan beberapa pekerjaan yang menurut sifat pekerjaan dan besaran nilainya seharusnya dilakukan oleh kelompok masyarakat menjadi satu paket pekerjaan untuk dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa selain masyarakat; Pemaketan pekerjaan ini harus disepakati bersama oleh warga. Dari pemaketan pekerjaan ini kemudian ditetapkan besarnya Volume & Biaya untuk setiap paket pekerjaan yang akan dilaksanakan pengadaannya. 4. Menentukan Metode Pengadaan yang sesuai Berdasarkan nilai biaya setiap paket pekerjaan/bagian pekerjaan, tentukan metode pengadaannya, yaitu : Setiap paket pekerjaan yang mempunyai total nilai biaya, bernilai kurang dari/sama dengan Rp. 50 juta (lima puluh juta rupiah) maka menggunakan metode Pengadaan Langsung/Survey Harga;

14

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

Setiap paket pekerjaan yang mempunyai total nilai biaya lebih besar atau diatas Rp. 50 juta (lima puluh juta rupiah) maka menggunakan metode Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran; Setiap paket pekerjaan yang penyedia Jasa Konstruksinya hanya satusatunya ada diwilayah kerja proyek maka menggunakan metode Penunjukan Langsung;

5. Menentukan calon (nama dan alamat jelas) dari penyedia Jasa Konstruksi yang direncanakan. Untuk Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung, calon toko/pemasok mengacu pada hasil Survey Harga dari minimal 3 Penyedia Jasa Konstruksi yang telah disepakatir sebelumnya. Sedangkan untuk pengadaan Terbatas, Ditetapkan Kemudian karena calon pemasoknya hanya dapat diketahui setelah proses pengadaan terbatas selesai (tahap pelaksanaan konstruksi); 6. Tentukan Jadwal pelaksanaan dari setiap paket pengadaan. Apabila sulit menentukan tanggal rencana pelaksanaan pengadaan ini maka dapat ditaksir berdasarkan Jadwal Pelaksanaan yang sudah ada dengan menggunakan satuan Mingguan sejak waktu pelaksanaan fisik dimulai. Contoh Minggu-I, Minggu-II atau Minggu-III dan seterusnya.

3.3 MEKANISME PELAKSANAAN PENGADAAN


3.3.1 PENGADAAN BAHAN / ALAT 1. Swadaya Masyarakat Masyarakat dapat juga mengkontribusikan tenaga, dana, barang, administrasi, konsumsi dan tanah dalam pelaksanaan suatu pembangunan sub-proyek/proyek di dalam kelurahan/desa yang bersangkutan. Meskipun merupakan kontribusi keswadayaan masyarakat, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : Tenaga kerja, semua warga dapat saja bergotong royong mengkontribusikan tenaga kerja masing-masing, tetapi bila dibutuhkan tenaga ahli/terampil dapat dilakukan pengadaan sesuai pedoman ini. Dana, untuk kontribusi dana harus dicatat secara baik dan benar oleh Tim Pengadaan KSM/Panitia. Barang, untuk kontribusi barang/bahan bangunan harus memenuhi kualitas yang baik sesuai dengan standar teknis yang disyaratkan sehingga tidak menurunkan mutu bangunan atau malah membahayakan masyarakat dan lingkungan. Tanah (lahan) harus dicatat dan dipastikan ada surat serah terima hak guna/pakai atau hibah dari pemilik ke Lurah/Kades; Administrasi dan Konsumsi harus dicatat secara baik dan benar oleh Tim Pengadaan KSM/Panitia. Berdasarkan hasil kesepakatan Swadaya Masyarakat pada tahap perencanaan sebelumnya maka pelaksanaan pengadaannya pada tahap pelaksanaan konstruksi adalah :

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

15

a. Tentukan jenis-jenis, volume dan nama-nama yang akan memberikan swadaya berupa : dana tunai, bahan, alat, administrasi, konsumsi sebagaimana hasil kesepakatan swadaya awal; b. Sampaikan kepada setiap warga yang akan berswadaya, waktu penyerahan swadaya kepada pihak pelaksana pekerjaan. Waktu penyerahan swadaya ini agar disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan dilapangan dan diusahakan lebih awal terealisasi. Penyerahan swadaya tersebut sebaiknya dilakukan langsung oleh yang bersangkutan tetapi dapat juga diwakilkan. c. Swadaya yang diterima oleh pelaksana pekerjaan (KSM/Panitia) harus diperiksa kesesuaian jumlah dan kualitasnya, kemudian dicatat pada Nota Penerimaan atau buku administrasi Bahan/Alat Swadaya dan mengarsipkannya dengan baik sebagai bahan pertanggungjawab kepada masyarakat. Selanjutnya bahan/alat tersebut dapat langsung dipergunakan dilapangan atau disimpan sementara digudang dengan aman dan baik. Khusus untuk swadaya tanah/lahan, mengacu pada penjelasan tatacara penyediaan lahan, buku Pedoman Pelaksanaan dan Pedoman Teknis Pengamanan Dampak (Safeguards) Lingkungan dan Sosial proyek ini. 2. Pengadaan Langsung/Survei Harga Untuk pengadaan yang bernilai kurang dari/sama dengan Rp 50.000.000,(lima puluh juta rupiah) dapat dilakukan dengan cara survei harga bahan/alat di sekurang-kurangnya 3 toko/pemasok setempat/terdekat dan kemudian membandingkan serta memilih harga yang terendah dengan mengacu pada harga survei awal/Rencana Anggaran Biaya (RAB) sebagaimana tercantum dalam proposal yang disetujui. Secara rinci langkah-langkah pelaksanaannya dapat dilakukan sebagai berikut : 1. Tentukan jenis-jenis bahan/alat yang akan dibeli/sewa. 2. Lakukan Survey setempat/terdekat. Harga sekurang-kurangnya 3 toko/pemasok

Tim pengadaan (sekurang-kurangnya 3 orang atau lebih berjumlah ganjil) melakukan survey harga bahan/alat yang akan dibeli/sewa pada sekurang-kurangnya 3 toko/pemasok setempat/terdekat. Hasil Survey ini harus dicatat dan diarsipkan sebagai bahan pertanggungjawaban. Apabila waktu survey/investigasi harga yang telah disepakati pada waktu perencanaan awal (penyusunan RAB Proposal) belum melewati satu bulan maka Hasil Survey Harga tersebut dapat langsung dipergunakan sebagai acuan harga. Namun apabila waktunya telah melewati satu bulan (dari tanggal Survey) maka harus dilakukan survey kembali. Masa berlakunya survey harga hanya satu bulan dan bila telah lebih harus dilakukan survey kembali sebelum melaksanakan pengadaan. Bila harga terendah yang diperoleh di lapangan lebih tinggi dari harga yang digunakan dalam menghitung rencana anggaran biaya (RAB), maka dianjurkan ditempuh langkah-langkah berikut : a. Bila kenaikan harga kurang dari 10%. Mengurangi volume pekerjaan tanpa pekerjaan mengorbankan mutu

16

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

Mempertahankan volume pekerjaan dengan menambah porsi swadaya. b. Bila kenaikan harga melebihi dari 10% Dalam kondisi seperti ini dan tambahan dana tidak mungkin dicari dan disediakan maka keputusan kebijakan yang akan ditempuh harus dikonsultasikan dan disetujui oleh konsultan wilayah. 3. Tetapkan Toko/Pemasok yang akan memasok bahan/alat. Berdasarkan hasil survey harga (langkah 2 diatas) maka Tim pengadaan mengevaluasi harga hasil survey untuk memilih dan menyepakati toko/pemasok dengan harga terendah untuk setiap jenis bahan/alat dengan mengacu pada harga survei awal/Rencana Anggaran Biaya (RAB) sebagaimana tercantum dalam proposal yang disetujui. 4. Sesuiai dengan rencana pengadaan (jenis, kuantitas, spesifikasi dan waktu) yang telah disusun sebelumnya, Tim Pengadaan membuat/menyampaikan Pesanan Bahan/Alat yang ditujukan kepada Toko/Pemasok yang dipilih. Pesanan tersebut sebaiknya dibuat dalam bentuk surat pesanan (tertulis) dan disampaikan juga ke bagian keuangan KSM/Panitia untuk persiapan pembayarannya. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas kegiatan baik internal KSM/Panitia maupun dengan pihak pemasok itu sendiri. 5. Bahan yang diterima di proyek dari pemasok harus diperiksa kesesuaian jumlah dan kualitasnya. Tim Pengadaan harus tegas/berani menolak bahan yang diserahkan oleh pemasok/toko bila cacat/tidak sesuai dengan kualitas yang diinginkan. Bila telah dilakukan pemeriksaan dan diterima, kemudian dicatat pada Nota Penerimaan Bahan untuk selanjutnya dapat langsung dipergunakan dilapangan atau disimpan sementara digudang dengan aman dan baik. Penting untuk diperhatikan, agar Nota Penerimaan Bahan/Alat ini juga disampaikan kebagian bendahara/keuangan untuk pembayarannya. 6. Tatacara pembayaran material/alat dilakukan oleh bendahara atau bagian keuangan yang telah ditetapkan oleh KSM/Panitia. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan : Pembelian material, pembelian/sewa alat harus sesuai dengan kebutuhan (termasuk persyaratan kualitas) pekerjaan dilapangan pada saat itu, sebab jika pembelian terlampau banyak (tidak terkontrol) maka dapat berlebih (merupakan pemborosan), akibatnya dana yang ada bisa-bisa tidak cukup untuk membeli bahan lain atau membayar upah, dll. Harus memperhatikan kecukupan dana yang ada untuk kebutuhan lain, misalnya membayar upah pekerjaan dilapangan (pemasangan bahan yang dibeli). Hal ini penting untuk menjaga agar kegiatan dilapangan tetap berjalan terus-menerus (ada kemajuan pekerjaan). Jangan sampai dilakukan pembelian bahan/alat tetapi tidak dapat dipasang dilapangan karena tidak ada dana untuk membayar upah kerja; Harus memperhatikan kemampuan gudang untuk menyimpan bahan/alat yang dibeli secara baik dan aman, karena kalau sampai pembelian material terlampau banyak sedangkan ruang gudang tidak cukup maka bisa mengakibatkan bahan yang dibeli bisa rusak/hilang sebelum digunakan.

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

17

Harus selalu memperhatikan/membandingkan total volume pembelian yang sudah dilakukan dengan volume yang direncanakan pada RAB untuk tiap jenis bahanalat, apabila ditemukan kemungkinan bahwa volume pembelian akan melebihi volume RAB maka segera lakukan konsultasi dengan Tim Konsultan. 3. Pengadaan Terbatas / Pemilihan dengan Penawaran Untuk pengadaan yang bernilai diatas atau lebih dari Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) dapat dilakukan dengan cara memilih sekurang-kurangnya 3 toko/pemasok yang dianggap memiliki reputasi yang baik dan dapat diandalkan serta mengundangnya untuk mengajukan penawaran. Untuk itu Tim Pengadaan KSM/Panitia akan menyusun Daftar Kebutuhan Bahan atau Alat yang dibutuhkan dengan jumlah masing-masing bahan/alat dan spesifikasi yang dipersyaratkan termasuk lokasi pengiriman untuk diserahkan ke toko/pemasok yang akan mengajukan penawaran. Contoh Daftar diberikan di lampiran 2. Di mana perlu, ditambahkan keterangan seperti ukuran, kualitas, lokasi (bila tidak di tepi jalan kendaraan roda empat), dan tanggal barang / alat diperlukan di lapangan. Daftar ini diberikan kepada para calon pemasok bersama formulir Surat Penawaran untuk dilengkapi dan ditandatangani. Pada waktu penawaran diterima; untuk KSM maka penawaran yang diterima kemudian dibuka di suatu rapat anggota KSM, dibaca bergiliran, dibahas dan dipilih yang paling murah sebagai pemenang, untuk Panitia, penawaran yang diterima harus dibuka dalam rapat Panitia dan BKM/LKM yang diselenggarakan khusus untuk itu dan dibaca dengan suara keras dan kemudian dibahas. Pemasok dengan harga terendah ditetapkan sebagai pemenang. Tim Pengadaan KSM/Panitia akan membuat berita acara untuk itu. Keputusan pemenang ini kemudian secara tertulis di sampaikan ke pemasok yang menang. Keputusan beserta penawaran dari toko/pemasok harus dipublikasikan di beberapa tempat yang strategis. Tim Pengadaan KSM/Panitia mencatat seluruh proses pengadaan dan menyimpan dokumen asli dalam arsip yang rapi. Acuan yang digunakan adalah rencana pengadaan yang telah disusun sebelumnya. Adapun langkah-langkah pengadaan secara terbatas adalah sebagaimana diuraikan pada table dibawah ini:

18

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

Langkah-langkah Pelaksanaan Pengadaan Secara Terbatas :

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

19

20

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

21

4.

Pengadaan Khusus/Penunjukan Langsung

Bila di wilayah kerja proyek/sub proyek hanya tersedia 1 toko/pemasok atau jenis barang/alat yang dibutuhkan bersifat khusus yang tidak tersedia di banyak toko/pemasok maka Tim Pengadaan dapat melakukan penunjukan langsung tanpa terikat pada jumlah nilai harga pengadaan. Untuk itu Tim Pengadaan akan menyusun daftar kebutuhan bahan/alat dengan spesifikasinya dan jumlah masing-masing bahan/alat untuk diserahkan ke toko/pemasok yang bersangkutan. Satuan harga yang digunakan adalah satuan harga hasil survei yang telah dievaluasi oleh konsultan, adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: a. Tentukan jenis-jenis bahan/alat yang akan dibeli/sewa. Acuan yang digunakan adalah rencana pengadaan yang telah disusun sebelumnya. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan : Pembelian material/alat harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dilapangan pada saat itu, sebab jika pembelian terlampau banyak (tidak terkontrol) maka dapat berlebih (merupakan pemborosan), akibatnya dana yang ada bisa tidak cukup untuk membeli bahan lain atau membayar upah, dll. Harus memperhatikan kecukupan dana yang ada untuk kebutuhan lain, misalnya membayar upah pekerjaan dilapangan (pemasangan bahan yang dibeli). Hal ini penting untuk menjaga agar kegiatan dilapangan tetap berjalan terus-menerus (ada kemajuan pekerjaan). Jangan sampai dilakukan pembelian bahan/alat tetapi tidak dapat dipasang dilapangan karena tidak ada dana untuk membayar upah kerja; Harus memperhatikan kemampuan gudang untuk menyimpan bahan/alat yang dibeli secara baik dan aman, karena pembelian material tanpa mempertimbangkan kapasitas ruang penyimpanan atau gudang dapat mengakibatkan kerusakan/hilangnya bahan/material sebelum digunakan. Harus dilakukan evaluasi terhadap pengiriman/penerimaan materialyang berakibat terjadinya kemungkinan volume pembelian yang akan melebihi volume RAB. b. Tetapkan Toko/Pemasok yang akan memasok bahan/alat. Acuan yang digunakan adalah Daftar Toko/Pemasok yang telah ditentukan berdasarkan Rencana Pengadaan/Kesepakatan Harga Satuan Hasil Survey. c. KSM membuat Surat Pesanan Bahan/Alat yang ditujukan kepada Toko/Pemasok yang dipilih. Penting untuk diperhatikan bahwa surat pesanan ini agar sampaikan juga ke bagian keuangan untuk persiapan pembayarannya. Upaya ini dilakukan untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas kegiatan baik internal KSM/Warga maupun dengan pihak pemasok itu sendiri. d. Bahan yang diterima di proyek harus diperiksa kesesuaian jumlah dan kualitasnya, kemudian dicatat pada Nota Penerimaan Bahan untuk selanjutnya dapat langsung dipergunakan dilapangan atau disimpan sementara digudang dengan aman dan baik. Penting untuk diperhatikan, agar Nota Penerimaan Bahan/Alat ini juga disampaikan kebagian bendahara/keuangan untuk pembayarannya. e. Tatacara pembayaran material/alat dilakukan oleh bendahara atau bagian keuangan atau petugas khusus yang telah ditetapkan oleh KSM untuk tugas itu.

22

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

3.3.2 PENGADAAN JASA KONSTRUKSI


Pada dasarnya pelaksanaan konstruksi dalam konsep pembangunan bertumpu pada masyarakat ini adalah pola swakelola yang dapat dilakukan dengan pola: 1. Swakarya dan padat karya yang dapat dibedakan menjadi 2 sebagai berikut: a. Swakarya gotong royong murni; dimana kontribusi keswadayaan masyarakat diwujudkan dalam tenaga kerja, pendanaan, barang dan mungkin tanah. Meskipun pelaksanaan pekerjaan konstruksi dilakukan secara swakelola apabila pengadaan barang melalui pemasok/toko, maka pelaksanaannya harus mengikuti prosedur yang telah dijelaskan di atas. Swakarya semi gotong royong; dimana kontribusi kewadayaan masyarakat tidak termasuk tenaga kerja tetapi dalam bentuk lain (in natura), maka harus mengikuti ketentuan sebagai berikut : Warga yang ikut bekerja dengan kesepakatan bersama yang diputuskan dalam suatu musyawarah warga dapat menerima upah yang besarnya maksimum setingkat upah tenaga kerja bangunan didasarkan standar pemerintah untuk jenis dan lokasi pekerjaan, sebagaimana ditetapkan dinas setempatyang berwenang. Untuk pekerjaan dengan pola pelaksanaan seperti tersebut di atas harus mengikuti ketentuan bahwa rencana arsitektur dan desain teknis harus disesuaikan untuk dapat digunakan oleh awam dan disetujui oleh konsultan/instansi teknis tekait kab/kota setempat. Prasarana yang terkait dengan jaring pelayanan yang lebih luas harus mendapat persetujuan pemerintah untuk menjamin berfungsinya jaringan prasarana tersebut. Bila ternyata untuk pelaksanaan pekerjaan/sebagian pekerjaan tertentu dibutuhkan jasa konstruksi dari pihak ke 3 maka dilakukan cara berikut : 2. Pengadaan Langsung/Survei Harga, bila nilai pekerjaan tersebut kurang dari/sama dengan dari Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) maka Tim Pengadaan dapat langsung mengadakan jasa konstruksi yang dibutuhkan pada penyedia jasa setempat / terdekat dengan mengacu pada harga satuan hasil survei dari sekurang-kurang-nya 3 penyedia jasa. 3. Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran, bila nilai pekerjaan lebih dari/sama dengan Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) maka Tim Pengadaan dapat melakukan pengadaan dengan mencari dan meminta penawaran dari sekurang-kurangnya 3 penyedia jasa yang dianggap memiliki reputasi baik dan dapat diandalkan dan kemudian memilih harga yang paling rendah di antara ke-3 pengusaha yang mengajukan penawaran tersebut. Penanggungjawab pengadaan adalah Tim Pengadaan. Dalam kondisi khusus dimana lokasi sub proyek jauh dan tidak dimungkinkan adanya penawaran ke-3 maka dua penawaran pun dapat diterima. Dapat menggunakan contoh Surat Penawaran Barang ("Barang" diubah dengan "Jasa") dan contoh lampirannya seperti pada Lamp/ran Pedoman ini.

b.

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

23

4. Penunjukan Langsung, bila penyedia jasa yang tersedia hanya 1, maka Tim Pengadaan dapat melakukan penunjukan langsung kepada penyedia jasa yang ada / tersedia, dengan menggunakan acuan harga satuan yang telah dievaluasi oleh Konsultan.

3.3.3 PENGADAAN TENAGA AHLI / TERAMPIL ( KONSTRUKSI)


Bila ternyata untuk pelaksanaan pekerjaan tertentu dibutuhkan jasa tenaga ahli/terampil maka dapat dilakukan sebagai berikut: 1. Survei tenaga ahli/terampil. Tim Pengadaan dengan dibantu Fasilitator menyusun kerangka acuan kerja tenaga ahli/terampil. Kemudian mengadakan survei tenaga ahli/terampil yang dibutuhkan tanpa lamaran tetapi dengan langsung mengumpulkan referensi mengenai beberapa tenaga ahli/terampil dan memilih salah satu yang dianggap paling cocok baik dari segi biaya, karakter dan keahlian/keterampilan. Kualifikasi tenaga ahli/terampil harus sudah terlebih disetujui oleh konsultan. Pemilihan. Tim Pengadaan dengan dibantu Fasilitator menyusun kerangka acuan kerja tenaga ahli/terampil. kemudian melakukan pengadaan jasa tenaga ahli/terampil secara langsung dengan membandingkan sekurang-kurangnya 3 pelamar dan memilih kualifikasi yang paling sesuai dengan kebutuhan. Penanggungjawab pengadaan adalah Tim Pengadaan. Penunjukan; Bila di wilayah kerja proyek/sub-proyek hanya ada satu pilihan tenaga ahli/terampil atau pekerjaan menuntut adanya tenaga ahli/terampil tententu yang tidak banyak tersedia di pasaran maka Tim Pengadaan/Panitia dapat melakukan pengadaan jasa tenaga ahli/terampil dengan cara menunjuk langsung tenaga ahli/terampil yang bersangkutan, sesuai kualifikasi yang dibutuhkan di wilayah kerja proyek. Penanggungjawab pengadaan adalah Tim Pengadaan.

2.

3.

3.3.4 PENGADAAN TENAGA AHLI PENDAMPING


Pengertian Tenaga Ahli Pendamping Perencanaan Partisipatif dan Pemasaran adalah tim yang mendampingi satu kelurahan lokasi PLPBK dalam satu kabupaten/kota yang direkrut oleh BKM dan lurah/kepala desa. Tim pendamping tersebut minimal 2 (dua) orang yang harus memiliki 2 (dua) bidang kompetensi yang berbeda yaitu dibidang perencanaan / pembangunan kawasan dengan pola partisipatif dan di bidang pemasaran. Tim pendamping ini akan melakukan kontrak kerjasama dengan pihak masyarakat yang diwakili oleh lurah/kepala desa dan BKM. Bentuk kontrak kerjasamanya cukup satu kontrak yang ditandatangi oleh lurah, BKM dan salah satu dari tim pendamping yang ditunjuk sebagai koordinator tim. I. Tugas Utama Tugas Utama Tenaga Ahli Pendamping Perencanaan dan Pemasaran terdiri dari: a. Bidang perencanaan partisipatif adalah mendampingi masyarakat dalam mengembangkan strategi perencanaan partisipatif, dan melakukan inisiasi awal terhadap upaya-upaya perencanaan partisipatif hasil-hasil perencanaan kawasan/rencana pengembangan dan pembangunan kawasan kepada berbagai pihak dan atau pemangku kepentingan.

24

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

b.

Bidang pemasaran adalah mendampingi masyarakat dalam mengembangkan strategi pemasaran, dan melakukan inisiasi awal terhadap upaya-upaya pemasaran hasil-hasil perencanaan kawasan/rencana pengembangan dan pembangunan kawasan kepada berbagai pihak dan atau pemangku kepentingan. Secara rinci tugas-tugas Tenaga Ahli Pendamping Perencanaan dan Pemasaran mengacu pada pedoman teknis PLPBK.

c.

II. Syarat dan Ketentuan Tim tenaga ahli perencanaan partisipatif dan pemasaran secara umum memiliki kemampuan berkoordinasi dengan pihak-pihak lain dan bersedia ditempatkan atau bertugas di lokasi proyek (kelurahan/desa) serta memenuhi persyaratan sebagai berikut: 1. Syarat kualifikasi Tenaga/Tim Ahli perencanaan partisipatif adalah: a. Sarjana (S1) Arsitektur/Perancangan Kota, telah lulus minimal > 3 Tahun b. Berpengalaman minimal >3 tahun dalam proyek perencanaan permukiman kota atau perencanaan tata ruang kota atau RTBL. c. Memiliki pengalaman proyek perencanaan/perancangan (pembangunan kawasan) dengan pendekatan partisipatif > 1 tahun. d. Memiliki kreatifitas dan inovasi dibidang perencanaan pembangunan permukiman 2. Syarat kualifikasi Tenaga/Tim Ahli pendamping pemasaran adalah: a. Perorangan atau Ketua Tim harus memiliki kualifikasi akademik Sarjana (S1) dari disiplin ilmu yang relevan(Arsitek, Planologi, Komunikasi, Antropologi, Pengembangan Wilayah, Ekonomi Pembangunan dengan kegiatan pemasaran sebuah kawasan dan atau rencana-rencana pengembangan sebuah kawasan, yang telah lulus minimal 3 Tahun. Diutamakan berpengalaman di bidang pemasaran kawasan permukiman, kawasan industri, kawasan sentra produksi dan budaya, kawasan pariwasata dan atau sejenisnya. Memiliki Pengalaman dan Kemampuan yang cukup untuk melakukan sosialisasi, komunikasi,dan negosiasi kepada pemerintah (daerah dan atau pusat) maupun kepada pihak pihak lain (investor swasta, lembaga Internasional, BUMN dan sejenisnya). Memiliki Visi yang baik (visoner) terhadap pengembangan kawasan. Memiliki pemahaman dan visi yang cukup terhadap Perencanaan Kawasan/Tata Ruang wilayah. Memiliki Pemahaman yang cukup terhadap aktifitas Pemberdayaan Masyarakat Memiliki Kompetensi dan atau pengalaman di bidang : Entrepreunership termasuk di dalamnya mengorganisasikan kegiatan/event sosial marketing dan kegiatan pemasaran perencanaan pengembangan kawasan. Komunikasi dan atau social marketing Menghitung rencana investasi (termasuk di dalamnya perhitungan cost and beneffit) Memiliki kreatifitas dan inovasi di dalam membangun strategi pemasaran, dan mengembangkan event pemasaran rencana pembangunan kawasan

b. c.

d. e. f. g.

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

25

Memiliki kemampuan untuk dapat mentransformasikan kompetensinya tersebut secara sederhana kepada masyarat.

III. Langkah-langkah Perekrutan Perekrutan Tenaga Pendamping akan dilaksanakan oleh Lurah bersama BKM dengan tahapan sebagai berikut : a. Perumusan dan memahami kriteria dan syarat-syarat Tenaga Ahli Pendamping Perencanaan dan Pemasaran oleh BKM dan Lurah / Kepala Desa yang difasilitasi oleh Tim Koordinator Kabupaten/Kota. Proses pencarian kandidat tenaga pendamping melalui iklan di surat kabar lokal. Pada iklan ini akan dijelaskan tujuan perekrutan, persyaratan teknis serta ketentuan administratif terkait. Rentang waktu dari proses pengumuman hingga penutupan adalah 1 minggu. Proses seleksi terhadap tenaga pendamping Kandidat tenaga pendamping akan diseleksi pertama kali berdasarkan persyaratan teknis kemudian administratif. Setelah diperoleh maksimal 3 kandidat terbaik, maka akan dilakukan proses wawancara. Kemudian setelah diperoleh calon terpilih, maka calon tersebut akan menandatangani kontrak individu dengan Lurah dan BKM/LKM Pelatihan bagi Tenaga Pendamping

b.

c. d.

e.

Pelatihan tenaga pendamping perlu dilakukan agar diperoleh persamaan persepsi mengenai pelaksanaan program PLPBK terutama tugas dan tanggung jawab sebagai Tenaga Pendamping dan peran yang perlu dilakukan dalam TIPP

26

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

Secara Detail Proses Seleksi ini dapat dilihat dalam tabel berikut :

NO JENIS KEGIATAN 1. Bimbingan Rekruitmen Tenaga pendamping

2. Perumusan Kriteria dan syarat-syarat Tenaga Ahli pendamping

PELAKU GAMBARAN AKTIFITAS SF/Askot 1. SF/Askot memberikan bimbingan PLPBK, BKM, dan diskusi kepada BKM dan serta tim TIPP kelurahan tentang: kelurahan Mengapa perlu Tenaga Pendamping. Apa dan siapa tenaga pendamping Kriteria Umum tenaga pendamping Mekanisme rekruitmen. Azas-azas perekrutan tenaga pendamping (profesionalisme, akuntabilitas, keterbukaan dll) BKM, 2. BKM dan Lurah serta TIPP Lurah/Kepala melakukan FGD/rembug Desa, Tim Inti menentukan kebutuhan, Perencanaan menyepakati kriteria, syarat, dengan di tenaga Ahli Pendamping. fasilitasi oleh SF (kegiatan ini dilakukan dengan & Askot PLPBK mengacu kepada Buku Pedoman Pelaksanaan PLPBK) 3. Melakukan rembug untuk mekanisme pengumuman kebutuhan tenaga pendamping di media massa, mekanisme pendaftaran/penerimaan berkas lamaran, penilaian calon (administratif dan wawancara) serta mekanisme penentuan Tenaga pendamping 4. Penyepakatan & Pembentukan Panitia seleksi BKM Kelurahan & 1. BKM & Kelurahan menyepakati materi pengumuman, serta pilihan media yang paling mewadahi kepentingan masyarakat setempat BKM & kelurahan menghubungi pihak media dan melakukan negoisasi, penawaran dan kesepakatan mengenai harga, jumlah tayang, serta hal-hal teknis lainnya Panitia seleksi menyiapakan segala keperluan penerimaan pendaftaran (ATK, Petugas penerima lamaran, tanda bukti pendaftaran/stempel)

ALAT BUKTI Berita acara Bimbingan Daftar Hadir

3. Pengumuman Rekruitmen

2.

4. Pendaftaran/pemas ukan Berkas lamaran

BKM Kelurahan

& 1.

a. Berita acara penyepakatan kriteria dan syarat b. Berita acara penyepakatan mekanisme pengumuman, mekanisme pendaftaran, penilaian administrasi serta wawancara, serta mekanisme pengumuman pemenang c. Daftar Panitia seleksi d. Daftar Hadir Draft materi tayangan pengumuman Kontrak kerjasama dengan media/bukti pembayaran penayangan Bukti penayangan Daftar / bukti pemasukan berkas Dokumen lamaran dari peserta

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

27

NO

JENIS KEGIATAN 5.. Penilaian administrasi Calon Tenaga Pendamping

PELAKU BKM & Kelurahan 1. dengan di fasilitasi SF,ASKOT dan Tim Teknis 2.

GAMBARAN AKTIFITAS Panitia seleksi di fasilitasi oleh SF/ Askot serta tim Teknis melakukan pengujian terhadap berkas administrasi pelamar hasil pengujian di rekapitulasi dan di pilah. Dokumen yang lolos adminstrasi dipersiapkan untuk dipanggil dalam wawancara sementara dokumen yang tidak lolos di simpan sebagai arsip Panitia seleksi membuat berita acara penilaian dokumen yang diperkuat dengan tanda tangan para penilai dan saksi-saksi (Askot/SF, Tim Teknis) Panitia seleksi melakukan persiapan wawancara dengan menyepakati panduan pertanyaan serta sistim skoring wawancara. ( wajib mengedepankan asas transparansi dan akuntabilitas) Panitia seleksi mengirimkan surat/informasi panggilan wawancara bagi peserta terpilih Panitia seleksi melakukan wawancara terhadap peserta yang terpilih dan melakukan penilaian. Panitia seleksi membuat berita acara dan tabulasi nilai hasil wawancara Panitia Seleksi menyiapkan segala berkas hasil seleksi BKM , Lurah serta TIPP dengan di fasilitasi Askot& SF melakukan FGD/rembug dengan agenda utama mendengarkan paparan tim seleksi mengenai proses serta hasil seleksi (penilaian administratif maupun hasil wawancara) Rapat memberikan klarifikasi dan tanggapan terhadap tim sebelum memutuskan pemenang seleksi Tim Seleksi dengan mempertimbangkan masukan forum membuat keputusan pemenang seleksi BKM dan Lurah berdasarkan berita acara pengumuman pemenang seleksi memanggil peserta lols seleksi. Dibantu dengan SF dan askot BKM dan kelurahan melakukan diskusi dengan pemenang sleksi mengenai tugas, hak dan kewajiban calon tenaga pendamping Setelah dicapai kesepahaman maka dilanjutkan dengan membuat kontrak kerjasama antara BKM/Kelurahan dengan Tenaga Ahli pendamping tersebut

ALAT BUKTI Berita acara penilaian Daftar hadir peserta penilaian

3.

6. Penilaian Wawancara

BKM & Kelurahan dengan di fasilitasi SF,ASKOT dan Tim Teknis

1.

2. 3. 4. 7 Rapat/Rembug Penetapan tenaga Ahli pendamping BKM & Kelurahan , SF, ASKOT dan Tim Teknis 1. 2.

Berita Acara seleksiswawanc ara Berita Acara hasil wawancara Daftar hadir peserta wawancara

Berita acara rapat Daftar hadir peserta Berita acara pengumuman pemeng seleksi

3. 4. 8. Pengumuman, Penjelasan pekerjaan dan Pembuatan Kontrak kerja pendamping Masyarakat BKM, Kelurahan, dan SF/ASKOT 1. 2.

Berita acara rapat penjelasan Daftar Hadir peserta Kontrak kerjasama

3.

28

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

IV.

Pengumuman Lowongan Tenaga Pendamping Masyarakat. Untuk mendapatkan tenaga ahli pendamping yang dapat memenuhi kualifikasi dan keahlian yang diharapkan, maka pengumuman lowongan tenaga pendamping harus memenuhi ketentuan sebagai berikut: 1. Pengumuman dilakukan melalui media masaa untuk menjamin adanya proses transaparansi dan akuntabilitas pengadan tenaga pendamping masyarakat. Diharapkan dengan proses yang transparan dan akuntabel akan di dapatkan tenaga pendamping yang memenuhi kualifikasi dan kebutuhan yang diharapkan. 2. Isi pengumuman diharapkan pula mampu menggambarkan kebutuhan yang spesifik dari tenaga pendamping masyarakat yang dimaksudkan, sehingga pihak-pihak lain sudah sejak awal mendapatkan informasi; 3. Di dalam pengumuman tersebut seyogyanya telah tergambar dengan jelas bahwa masyarakat merupakan pemanfaat dari program ini sehingga tenaga pendamping berkewajiban untuk mencurahkan kemampuan profesionalnya guna kepentingan masyarakat tersebut 4. Pengumuman melalui media massa haruslah menarik, informative dan komunikatif (di sesuaikan dengan akar budaya masyarakat setempat)

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

29

30

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

LAMPIRAN-LAMPIRAN

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

31

1. 2. DOKUMEN PEMILIHAN PENYEDIA BAHAN / ALAT KONSTRUKSI 3. PENGUMUMAN PENGADAAN TERBATAS 4. SURAT PENAWARAN 5. RINCIAN HARGA PENAWARAN 6. SURAT PERNYATAAN TIDAK MENUNTUT GANTI RUGI 7. SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN MENYELESAIKAN PEKERJAAN 8. SURAT PERNYATAAN KEBENARAN USAHA 9. BERITA ACARA PEMBERIAN PENJELASAN 10. BERITA ACARA PEMASUKAN, PEMBUKAAN, EVALUASI/PENILAIAN, PENETAPAN PEMENANG 11. SURAT PERJANJIAN KERJASAMA PENGADAAN BAHAN/ALAT (SPKP)

32

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

Lampiran 1 DOKUMEN PEMILIHAN PENYEDIA BAHAN / ALAT KONSTRUKSI MELALUI PENGADAAN TERBATAS KETENTUAN UMUM Pasal 1 : NAMA PEKERJAAN, SUMBER DANA, TEMPAT PEKERJAAN & PEMBERI KERJA 1. Nama Pekerjaan, Sumber Dana, Tempat Pekerjaan dan Pemberi Kerja : (a) Nama Pekerjaan : Pengadaan Bahan Bangunan/Alat Konstruksi*) berupa ..................................... dengan spesifikasi teknis dan volume sebagaimana terlampir. (b) Sumber Dana : Bantuan Langsung Masyarakat (BLM) Paket / PLPBK Program PNPM MP berdasarkan SPPB BKM Nomor : ......................tanggal....................bulan...................... tahun ....................

(c) Tempat Pekerjaan : Kel./ Desa : ........................... Kecamatan : ....................... Kab/Kota : .................... Provinsi : ................................... (d) Pemberi Kerja : BKM / KSM : ........................................................., selaku Penanggungjawab Utama pelaksanaan pekerjaan sesuai SPPB Nomor : ........................... tanggal .................... bulan ......................... tahun .......................... Pasal 2 : PERATURAN PENGADAAN 1. Penjelasan Umum a. Peserta Pengadaan harus membaca dengan seksama dan mengerti petunjuk-petunjuk yang diberikan sebagaimana tertulis dibawah ini. Tidak ada gugatan yang dapat dipertimbangkan untuk alasan-alasan yang disebabkan oleh karena tidak membaca atau tidak memenuhi petunjuk petunjuk ini atau karena pertanyaan kesalah pahaman mengenai arti dan isinya, baik sebagian maupun secara keseluruhan. b. Tim Pengadaan atas nama KSM mengundang penawaran untuk pelaksanaan Pengadaan Bahan/Alat*), untuk Pekerjaan : ................................, dengan Lingkup pekerjaan*) : Penyediaan dan pengangkutan Bahan Bangunan sampai dilokasi kegiatan;

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

33

Penyediaan Peralatan, Mobilisasi/Demobilisasi Peralatan Konstruksi, Penyediaan Tenaga Operator Peralatan dilapangan*) sesuai dengan spesifikasi dan volume yang dinyatakan dalam kontrak pekerjaan. 2. Dokumen Pengadaan Dokumen pengadaan meliputi dokumen-dokumen sebagai berikut : Pedoman Pelaksanaan dan petunjuk-petunjuk teknis program PNPM MP; Surat Perjanjian Kerjasama/Kontrak Pekerjaan; Berita Acara Pemberian Penjelasan Pekerjaan (Aanwizjing). Petunjuk-petunjuk dan perintah tertulis serta penjelasan-penjelasan dari KMW / Korkot selama pekerjaan berlangsung; e. Surat penawaran beserta lampiran-lampirannya; f. Spesifikasi, Gambar-gambar dan Addendum (bila ada) 3. Rapat Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) a. Para Peserta Pengadaan diwajibkan untuk membaca secara teliti dan mengerti sepenuhnya isi dan arti dari keseluruhan Dokumen Penawaran. Apabila ada hal-hal yang kurang jelas maupun hal-hal yang memerlukan penjelasan lebih lanjut, maka Peserta Pengadaan dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada Tim Pengadaan. b. Rapat Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) diadakan pada : Pemberian Penjelasan Kantor - Hari / Tanggal : .............................................................. : .............................................................. - Jam Tempat : .............................................................. Pemberian Penjelasan Lapangan (Apabila Dianggap Perlu) a. b. c. d.

c. Bilamana dianggap perlu akan diadakan rapat pemberian penjelasan lapangan pada waktu dan tempat yang akan ditetapkan kemudian pada waktu pemberian penjelasan Kantor. d. Dari hasil rapat pemberian penjelasan tersebut akan dibuat Risalah (Berita Acara) Rapat Pemberian Penjelasan pengesahannya akan dilakukan oleh wakil dari 2 (dua) peserta Pengadaan. Risalah ini berisikan jawaban atas pertanyaan dari peserta Pengadaan, penjelasan dan perubahan terhadap isi dari dokumen Pengadaan serta keterangan-keterangan tambahan yang dianggap perlu. Risalah rapat penjelasan tersebut juga merupakan bagian dari dokumen Pengadaan. Hasil (Berita Acara) Rapat Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) pekerjaan dapat diambil 1 (satu) hari setelah dilakukan Pemberian Penjelasan. 4. Pemasukan Penawaran a. Setiap Penawar hanya diperbolehkan menyampaikan satu dokumen penawaran; b. Semua Dokumen harus diserahkan dan dimasukkan kedalam kotak Pengadaan atau tempat yang telah disediakan oleh Tim Pengadaan pada :

34

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

- Hari / Tanggal : .............................................................. : - Jam Tempat : .............................................................. .............................................................. c. Apabila ada peserta yang terlambat memasukan dokumen pada jam sebagaimana tersebut diatas, maka Pemasukan dokumen penawaran yang bersangkutan masih dapat diterima sepanjang belum diselesiakannya proses koreksi kebenaran hitungan (koreksi aritmetik) dari seluruh penawaran peserta. 5. Ketentuan Surat Penawaran a. Surat Penawaran (1) Bentuk surat penawaran sesuai contoh yang telah disediakan oleh Tim Pengadaan dibuat 1 (satu) rangkap (Asli) dan ditanda tangani (atau cap jempol) oleh pimpinan penawar serta diberi materai Rp. 6.000. (2). Surat Penawaran tercantum masa berlaku penawaran, jumlah harga penawaran dibuat dalam angka dan huruf, dan jangka waktu pelaksanaan serta dilampirkan rincian Harga Penawaran, Spesifikasi Teknis, Surat-surat Pernyataan yang dipersyaratkan, seluruhnya dimasukkan dalam 1 (satu) sampul; (4). Apabila terdapat perbedaan penulisan / pengetikan antara angka / nilai, maka nilai penawaran yang diakui adalah nilai dalam tulisan huruf. b. Penyampaian Dokumen Penawaran (1) Surat penawaran harga beserta lampirannya dimasukan ke dalam satu sampul yang disediakan oleh calon pemasok. Pada Halaman Depan Sampul, ditulis sesuai contoh berikut ini.

Dokumen Penawaran Pekerjaan : Pengadaan Bahan/Alat KSM ............................... Kepada Yth. Ketua Tim Pengadaan Bahan/Alat KSM ................................... Di Tempat

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

35

6. Pembukaan Penawaran a. Pembukaan Penawaran dilakukan satu per satu oleh Tim Pengadaan dihadapan para Peserta/Undangan segera setelah Pemasukan Penawaran dinyatakan ditutup. b. Tim Pengadaan meminta 2 orang dari wakil peserta pemasok yang berbeda untuk menjadi saksi; c. Tim Pengadaan akan membacakan setiap penawaran yang dibuka terhadap : besarnya nilai penawaran, ada tidaknya Surat Pernyataan Kesanggupan Pengadaan dan Surat Pernyataan Kebenaran Usaha yang tercantum didalam dokumen penawara peserta; 7. Penilaian / Evaluasi Penawaran a. Penilaian Penawaran dilakukan segera setelah pembukaan masing-masing penawaran oleh Tim Pengadaan dihadapan para Peserta/Undangan. b. Tim Pengadaan akan melakukan koreksi kebenaran hitungan terhadap seluruh penawaran harga yang tercantum dalam Rincian Harga Penawaran. Koreksi dilakukan atas kesalahan penjumlahan dan perkalian jumlah volume dengan harga satuan dengan ketentuan bahwa harga satuan yang ditawarkan peserta pengadaan tidak boleh diubah. Dan untuk Volume/jumlah yang tercantum dalam dokumen penawaran akan dicocokkan dengan volume/jumlah yang tercantum dalam Dokumen Pengadaan. c. Hasil koreksi kebenaran hitungan dapat mengubah nilai penawaran menjadi lebih tinggi atau lebih rendah terhadap penawaran semula. Hasil koreksi kebenaran hitungan ini merupakan nilai penawaran harga yang berlaku atau sekaligus akan mengubah nilai penawaran semula; d. Semua hasil koreksi, baik itu temuan yang benar maupun salah harus disampaikan oleh Tim Pengadaan kepada seluruh peserta; e. Apabila ada Nilai penawaran pemasok yang berubah (setelah koreksi) menjadi terendah diantara seluruh penawaran yang ada, maka Tim wajib melakukan klarifikasi langsung kepada pemasok bersangkutan yang hadir, apakah masih sanggup menyediakan seluruh bahan/alat sesuai volume dan spesifikasi yang dipersyaratkan? Apabila untuk menjawab pertanyaan tersebut, pemasok yang bersangkutan membutuhkan waktu untuk klarifikasi/konfirmasi kepada atasannya/Toko, maka Tim harus menyepakati dengan seluruh peserta besarnya tambahan/kelonggaran waktu yang akan diberikan kepada pemasok tersebut. Dan apabila sesuai waktu yang diberikan tidak ada tanggapan atau tanggapannya ternyata tidak mampu maka langsung dinyatakan bahwa pemasok tersebut GUGUR. f. Dalam proses pengadaan ini sedapat mungkin diupayakan tidak ada peserta yang gugur, kecuali (peserta dinyatakan gugur) apabila : Didalam Dokumen Penawaran yang diajukan tidak ditemukan Rincian Harga Penawaran. (karena ketiadaan hal ini dapat menjadikan tidak dapat dilakukannya pengecekan kebenaran hitungan (harga/volume); Dinyatakan gugur berdasarkan prosedur (poin 7.e) diatas.

36

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

Ketiadaan salah satu atau kedua-duanya dari surat pernyataan kesanggupan penyediaan bahan/alat yang diadakan dan surat Pernyataan Kebenaran Usaha, tidak dapat menggugurkan pemasok, kecuali bila pemasok yang bersangkutan tidak dapat menyediakan suratsurat tersebut dalam waktu selambat-lambatnya 2 jam (waktu ini hendaknya disepakati kembali bersama oleh semua peserta/pemasok). Peserta/Pemasok yang mengajukan penawaran tetapi tidak mengambil dokumen pengadaan dan atau tidak mengikuti Acara Penjelasan Kantor/Lapangan, tidak dapat dijadikan alasan untuk digugurkan. g. Panitia menetapkan peringkat pemenang berdasarkan urutan nilai penawaran mulai dari nilai penawaran terendah sampai tertinggi dengan peringkat Pertama, Kedua dst; h. Apabila hanya terdapat satu peserta dengan Penawaran Terendah maka dapat langsung dinyatakan sebagai Pemenang sekaligus berhak melakukan perjanjian kerjasama dengan Pemberi Kerja. Tetapi bila terdapat lebih dari satu peserta dengan Penawaran Terendah, maka Tim Pengadaan harus melakukan penelitan terhadap kemampuan dari peserta. (kriteria kemampuan akan ditetapkan kemudian oleh Tim Pengadaan). Berdasarkan hasil pertimbangan tersebut, maka Tim Menetapkan Peserta yang memiliki kemampuan paling besar sebagai Pemenang. Surat Penetapan Pemenang disampaikan kepada seluruh peserta/pemasok selambat-lambatnya 2 hari setelah Acara Pemasukan, Pembukaan, Penilaian/Evaluasi dan Penetapan Peringkat Pemenang. 9. Perjanjian Kerjasama Pekerjaan Surat perjanjian kerjasama pekerjaan akan dibuat antara pihak Pemberi Kerja dan Pemenang Pengadaan selambat-lambatnya 2 hari setalah ditandatanganinya Berita Acara Pemasukan, Pembukaan, Penilaian dan Penetapan Pemenang. 10. Pengadaan Gagal Apabila : 1. Pengadaan Dinyatakan Gagal Apabila : a). Harga penawaran terendah melebihi Pagu Dana yang telah ditetapkan oleh pihak yang berwenang. b). Pelaksanaan Pengadaan tidak sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan. c). Apabila ada sanggahan peserta Pengadaan maka Tim Pengadaan harus memberikan tanggapan. d). Sanggahan selain terhadap prosedur pengadaan yang dinyatakan benar (poin 2), tidak dapat digunakan sebagai alasan untuk menggagalkan pengadaan. e). Penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga) Toko/Pemasok yang berbeda. 2. Pembatalan Pengadaan diberikan secara tertulis oleh Tim pengadaan kepada para peserta Pengadaan menurut hasil penilaian Tim Pengadaan yang tidak dapat diganggu gugat.

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

37

Apabila Pengadaan dibatalkan, maka akan diadakan pelanggan ulang. Pasal 3 : PERSYARATAN PEMASOK Pemasok pada waktu mengajukan dokumen penawaran harus melampirkan dokumen, berikut : a. Membuat pernyataan tidak menuntut ganti rugi, apabila terjadi pembatalan dana kegiatan oleh KMW dan atau didalam pelaksanaan pekerjaan terdapat perubahan Spesifikasi Teknis dan serta volume pekerjaan (contoh terlampir); b. Surat Pernyataan sanggup melaksanakan / menyelesaikan seluruh pekerjaan sampai selesai sesuai jadwal yang telah ditetapkan, (contoh terlampir); c. Pernyataan Kebenaran Usaha, (contoh terlampir) Pasal 4 : JANGKA WAKTU PELAKSANAAN PEKERJAAN (1) Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan selama ......... (................) hari kalender dan dimulai sejak hari dan tanggal ditandatanganinya Surat Perjanjian Kerjasama Pengadaan; (2) Batas waktu berakhirnya penyelesaian pekerjaan sampai dengan selesai 100 % (seratus persen) akan diatur lebih lanjut dalam Kontrak Pengadaan. (3) Pasal 5 : SANKSI (1) Peserta Pengadaan yang ditetapkan sebagai Pemenang wajib menerima putusan tersebut. (2) Apabila terjadi keterlambatan pekerjaan akibat dari kelalaian Pemasok, maka Pemasok yang bersangkutan dikenakan denda keterlambatan sekurangkurangnya 1 o/oo (satu perseribu) per hari dari nilai kontrak, dan akan diperhitungkan pada saat pembayaran kepada Pemasok; (3) Keterlambatan yang diakibatkan dengan adanya force majeure / kahar, pihak Pemasok tidak dikenakan denda selama ada pembuktian secara tertulis dan syah dan pihak Pemasok dan harus melaporkan kepada KSM selambatlambatnya 3 (tiga) hari setelah adanya kejadian dimaksud. (4) Keadaan kahar/force majeure adalah suatu keadaan yang terjadi diluar kehendak para pihak seperti : kerusuhan, bencana alam (banjir, gempa bumi, badai, gunung meletus, tanah longsor, dan angin topan), kebakaran, sehingga kewajiban yang ditentukan dalam kontrak tidak dapat dipenuhi. Pasal 6 : PENYUSUNAN KONTRAK DAN CARA PEMBAYARAN (1) Penyusunan Kontrak Ketua KSM menyusun Kontrak Pengadaan dan disepakati bersama dengan Pemenang sebelum kontrak ditandatangani, banyaknya rangkap kontrak

38

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

dibuat sesuai kebutuhan yaitu sekurang-kurangnya 2 (dua) rangkap, kontrak asli untuk masing-masing pihak. Kontrak asli pertama untuk KSM dibubuhi materai yang cukup pada bagian yang ditandatangani oleh Pemasok, dan kontrak asli kedua untuk Pemasok dibubuhi materai yang cukup pada bagian yang ditandatangani oleh KSM, sedangkan rangkap kontrak lainnya tanpa dibubuhi materai (bila diperlukan). (2) Syarat-syarat pembayaran : - Pembayaran kepada Pemasok akan dilaksanakan bertahap/sekaligus*) yang dinyatakan dengan Berita Acara. (3) secara

- Tatacara pembayaran akan diatur lebih lanjut dalam perjanjian kerja; Uang muka dapat diberikan kepada Pemasok setinggi-tingginya 20 % (dua puluh persen) dari nilai kontrak dan pihak pemasok harus menyerahkan jaminan uang muka dengan nilai minimal 100 % (seratus persen) dari besarnya uang muka;

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

39

................, ........................ 20.... TIM PENGADAAN BAHAN/ALAT PADA KSM : ...................................

No

N a m a

Kedudukan Dalam TIM

Tanda Tangan

1. 2. 3. 4. 5.

. . . .

Ketua Sekretaris Anggota

1. . 2.

3. Anggota Anggota 5. 4.

Lampiran :

DAFTAR VOLUME dan SPESIFIKASI PEKERJAAN


Nama Jenis Bahan/Alat Konstruksi*)

No.

Satuan

Volume

Spesifikasi

40

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

Lampiran 2 PENGUMUMAN PENGADAAN TERBATAS Nomor : ..........................

Tim Pengadaan Bahan/Alat Tahun ................ pada KSM : .......................... akan mengadakan pemilihan penyedia Bahan/Alat melalui Pengadaan Terbatas untuk Pekerjaan Pengadaan Bahan Bangunan/Alat Konstruksi*) berupa ..................................... Tahun 20... yang dibiayai melalui Dana Bantuan Langsung Masyarakat (BLM) Program PNPM MP pada SPPB BKM/LKM dengan PJOK Kecamatan, Nomor :........................ dengan Pagu dana sebesar Rp. ..................... (.............................................) Syarat - syarat untuk mengikuti pelelangan adalah sebagai berikut : 1. Memiliki Usaha Toko atau Pemasok Bahan/Alat sebagaimana yang diperlukan; 2. Berdomisili di sekitar wilayah KSM dimaksud; Konstruksi*)

Bagi Perusahaan yang berminat dapat mendaftar dan sekaligus dapat mengambil dokumen pengadaan di Sekretariat Panitia Pengadaan pada : - Hari/Tanggal : /.. Pukul Tempat : : s/d .. Sekretariat Panitia Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*) KSM ............................................ D/a. ....................................................................................... Pendaftaran dilakukan oleh Pimpinan Toko/Pemasok atau wakil yang dikuasakan. .......................,................. 20.... Tim Pengadaan Bahan/Alat KSM .................... Ketua,

(..............................................)

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

41

..........., .................20... Nomor Perihal : .................. : Undangan Pengadaan Terbatas. Lampiran : --

Kepada Yth. Pimpinan Toko/Pemasok : ................................ di Tempat

Sesuai dengan Pengumuman Pengadaan Terbatas*) No. :................................. tentang Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*) berupa ................................ pada KSM : .........................................................., maka dengan ini kami mengharapkan kehadiran Saudara untuk mengikuti proses Pengadaan Terbatas, dengan jadwal kegiatan sebagai berikut : 1. Pengambilan Dokumen Penyedia Jasa pada : Hari / Tanggal Pukul Tempat : : : ............................................................................ ...................... s/d ............................................ Sekretariat Panitia Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*) KSM ............................................ D/a. .................................................................................... 2. Pemberian Penjelasan/Aanwijzing pada : Hari / Tanggal Pukul Tempat : : : ......................................................................... ...................... s/d .......................................... Sekretariat Panitia Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*) KSM............................................ D/a. ...................................................................................

Tim Pengadaan Bahan/Alat KSM.................... Ketua, (..............................................)

42

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

Lampiran 3 SURAT PENAWARAN ................., .................. 20...


Nomor Lampiran Perihal : : : ......................................................... 1 (satu) berkas Penawaran Harga Pekerjaan Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*) berupa ........................................................

Kepada Yth.: Ketua Tim Pengadaan Bahan/Alat Pada Kelompok Swadaya Masyarakat (KSM) :...................................... Di Tempat

Dengan hormat, Sehubungan dengan Pengumuman Pengadaan Terbatas dari Tim Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi pada KSM dan Berita Acara Pemberian Penjelasan Nomor : ....................... ....................................... tanggal ........................., maka kami yang bertandatangan dibawah ini : Nama Jabatan Toko/Pemasok Tahun didirikan atau Nomor Ijin Usaha (bila ada) Alamat Toko/Pemasok Setelah mempelajari : secara .. keseluruhan dokumen Pengadaan pekerjaan Rp. : : : : .. .. .. ..

................., dengan ini kami mengajukan penawaran harga sebesar

.......................,- (.................................................... ..................................) sudah termasuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN), rincian harga dan surat-surat pernyataan sebagaimana terlampir, dengan waktu penyelesaian pekerjaan selama ... (.........) hari kalender terhitung sejak ditandatangani Surat Perjanjian Pekerjaan. Penawaran harga ini berlaku selama 1 (satu bulan) bulan terhitung sejak tanggal pembukaan dokumen penawaran. Demikian surat penawaran ini kami buat dalam rangkap .......... (.............) dan bermaterai cukup, untuk menjadikan periksa. ........................., .............. 20.... TOKO/PEMASOK
MATERAI Rp. 6.000,-

dan Tanggal

Nama Jelas, Tanda Tangan Jabatan

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

43

Lampiran 4 RINCIAN HARGA PENAWARAN PEKERJAAN : ...................................


Nama Jenis Bahan/Alat Konstruksi*) HARGA SATUAN (Rp) JUMLAH HARGA (Rp)

No.

Satuan

Volume

SPESIFI KASI

Total (Rp) Dibulatkan (Rp) Terbilang :

Harga-harga sudah termasuk PPN (10%) ........................., .............. 20....


TOKO/PEMASOK

Nama Jelas, Tanda Tangan Jabatan

44

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

Lampiran 5 SURAT PERNYATAAN TIDAK MENUNTUT GANTI RUGI

Yang bertandatangan dibawah ini : Nama Jabatan Toko/Pemasok Tahun didirikan atau Nomor Ijin Usaha (bila ada) Alamat Toko/Pemasok : : : : .. .. .. ..

..

Apabila Toko/Pemasok kami keluar sebagai pemenang/pelaksana pekerjaan . Pada KSM: ....................................., Dengan ini menyatakan, bahwa apabila terjadi perubahan gambar, spesifikasi teknis maupun volume yang mengakibatkan perubahan harga dan atau karena adanya pembatalan dana yang dilakukan oleh KMW, maka kami tidak akan menuntut ganti rugi baik secara administrasi maupun materiil kepada Tim Pengadaan maupun Ketua KSM selaku pemberi pekerjaan ini dan bersedia untuk dilakukan perubahan / amandemen kontrak. Demikian pernyataan ini kami buat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. ........................., ..................... 20.... TOKO/PEMASOK

MATERAI Rp. 6.000,-

dan Tanggal

Nama Jelas, Tanda Tangan Jabatan

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

45

Lampiran 6 SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN MENYELESAIKAN PEKERJAAN Yang bertandatangan dibawah ini : Nama Jabatan Toko/Pemasok Tahun didirikan atau Nomor Ijin Usaha (bila ada) Alamat Toko/Pemasok : : : : .. .. .. ..

..

Dengan ini menyatakan, bahwa apabila perusahaan kami keluar sebagai pemenang / pelaksana pekerjaan *) . Pada KSM : .............................................., maka kami bersedia dan sanggup melaksanakan/menyelesaikan seluruh pekerjaan dimaksud sesuai ketentuanketentuan yang ada, selama ... (............) hari kalender, terhitung sejak hari dan tanggal ditandatanganinya Surat Perjanjian Kerjasama. Demikian pernyataan ini kami buat dengan penuh tanggung jawab, untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. ........................., 20.... TOKO/PEMASOK
MATERAI Rp. 6.000,-

...............

dan Tanggal

Nama Jelas, Tanda Tangan Jabatan

46

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

Lampiran 7 SURAT PERNYATAAN KEBENARAN USAHA

Yang bertandatangan dibawah ini :


Nama Tempat / tgl. Lahir Alamat Tempat Tinggal : : : . .. .

Adalah benar-benar Pemilik Toko/Pemasok Bahan/Alat Konstruksi*) di sekitar lokasi Pekerjaan KSM : ..............................., yaitu :

N a m a (Toko/Pemasok) Alamat Tahun didirikan atau Nomor Ijin Usaha (bila ada)

: : :

. . ..

Surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan saya sanggup dituntut dimuka pengadilan apabila keterangan-keterangan yang diberikan tidak benar. Demikian pernyataan ini kami buat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

........................., ............... 20.... TOKO/PEMASOK


MATERAI Rp. 6.000,-

dan Tanggal

Nama Jelas, Tanda Tangan Jabatan

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

47

Lampiran 8 BERITA ACARA PEMBERIAN PENJELASAN


Nomor : .................................... TENTANG : PEKERJAAN : ..........................................

Pada hari ini ........... tanggal ................ bulan ..................... tahun ................, bertempat di ........................................................................................................., telah melaksanakan rapat Pemberian Penjelasan untuk pekerjaan ................................................... Rapat dibuka pada pukul ..............., oleh Ketua/Sekretaris*) Tim Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi, yang dihadiri oleh : Ketua, Sekretaris dan para anggota Tim Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*); Para peserta calon Pemasok Bahan/Alat*) yang telah diundang dan mengambil dokumen Pengadaan, yaitu : 1. ....................... 2. ......................., dst Adapun rangkaian acara dalam rangka pemberian penjelasan adalah sebagai berikut : 1. Pembukaan dalam hal ini dilakukan oleh ............................................................. 2. Penjelasan secara teknis yang berkaitan dengan rencana pelaksanaan kegiatan meliputi : ....................... ......................., dst 3. Diskusi / tanya jawab baik mengenai dokumen maupun mengenai teknis pelaksanaan pekerjaan, sebagai berikut : Pertanyaan dari Calon Penyedia Jasa Konsultan : a. ........................................ b. ........................................ Dst. Tanggapan Atas Pertanyaan dari Calon Penyedia Jasa Konsultan : a. ........................................ b. ........................................ Dst. 4. Adapun beberapa kesepakatan yang diperoleh antara Tim Pengadaan dengan para peserta calon Pemasok adalah sebagai berikut : a. .................................................. b. ............................................. dst. Pada akhir acara sekali lagi ketua panitia menyampaikan kepada calon pemasok untuk menanyakan apabila masih ada yang kurang jelas, namun diperoleh jawaban bahwa semua peserta sudah menyatakan cukup jelas. Rapat ditutup oleh .................................... Ketua/Sekretaris*) Tim Pengadaan Bahan/Alat*) pada pukul

Demikian Berita Acara pemberian penjelasan ini dibuat dalam rangkap 3 (tiga), ditandatangani oleh Tim Pengadaan dan 2 (dua) wakil dari calon Pemasok untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

48

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

TIM PENGADAAN BAHAN/ALAT PADA KSM :.............................

No

N a m a

Kedudukan Dalam TIM

Tanda Tangan

1. 2. 3. 4. 5.

................................. ................................. ................................. ................................. .................................

Ketua Sekretaris Anggota Anggota Anggota

1. 2.

3. 4.

5.

WAKIL DARI CALON PENYEDIA JASA 1. Toko/Pemasok Nama Jabatan Tanda Tangan : ............................ : ............................. : ............................. : ............................. 2. Toko/Pemasok Nama Jabatan Tanda Tangan : : ............................ : : .......................... .......................... ..........................

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

49

Lampiran 9
BERITA ACARA PEMASUKAN, PEMBUKAAN, EVALUASI/PENILAIAN, PENETAPAN PEMENANG Nomor : .................................... TENTANG : PEKERJAAN : ..........................................

Pada hari ini ........... tanggal ................ bulan ..................... tahun ................, bertempat di ........................................................................................................., telah melaksanakan rapat Pemasukan, Pembukaan, Evaluasi dan Penetapan Pemanang untuk pekerjaan ................................................................................................. Rapat dibuka pada pukul ..............., oleh Ketua/Sekretaris*) Tim Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi, yang dihadiri oleh : Ketua, Sekretaris dan para anggota Tim Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*); Para peserta calon Pemasok Bahan/Alat*) yang telah diundang dan mengambil dokumen Pengadaan, yaitu : 1. Toko/Pemasok : ....................... 2. Toko/Pemasok : ....................... 3. Toko/Pemasok : ......................., dst Adapun rangkaian acara adalah sebagai berikut : No 1 Agenda Kegiatan Pemasukan Penawaran Hasil Kesepakatan Pemasukan Penawaran dilaksanakan mulai pukul....s/d ..... Peserta Yang Memasukan Penawaran sebanyak ........... Pembukaan Penawaran dilaksanakan mulai pukul .....s/d..... Jumlah Penawaran yang dibuka sebanyak .................... Berdasarkan kriteria Evaluasi/penilaian Penawaran, maka diperoleh hasil penilaian Penawaran sebagaimana terlampir. Berdasarkan Hasil Evaluasi/Penilaian Penawaran yang masuk maka ditetapkan Pemenang Pengadaan ini adalah Toko/Pemasok : ...................................... dengan Harga Penawaran sebesar Rp. ............................... Selanjutnya Pemenang segera melakukan perjanjian kerjasama dengan pihak KSM.

Pembukaan Penawaran

Penilaian/Evaluasi Penawaran Penetapan Pemenang

50

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

Pada akhir acara sekali lagi ketua panitia menyampaikan nama dan jumlah penawaran dari peserta yang dinyatakan sebagai Pemenang dihadapan seluruh Peserta yang hadir. Rapat ditutup oleh Ketua/Sekretaris*) Tim Pengadaan Bahan/Alat*) pada pukul .................................... Demikian Berita Acara pemberian penjelasan ini dibuat dalam rangkap 3 (tiga), ditandatangani oleh Tim Pengadaan dan 2 (dua) wakil dari calon Pemasok untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

TIM PENGADAAN BAHAN/ALAT PADA KSM/PANITIA :.............................

No

N a m a

Kedudukan Dalam TIM

Tanda Tangan

1. 2. 3. 4. 5.

................................. ................................. ................................. ................................. .................................

Ketua Sekretaris Anggota Anggota Anggota

1. . 2.

3. . 4.

5.

WAKIL DARI CALON PEMASOK 1. Toko/Pemasok Nama Jabatan Tanda Tangan : ............................ : ............................. : ............................. : ............................. 2. Toko/Pemasok Nama Jabatan Tanda Tangan : : ............................ : : ............................ ............................ ............................

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

51

Lampiran 10

SURAT PERJANJIAN KERJASAMA PENGADAAN BAHAN/ALAT (SPKP)*) Proyek Paket Perjanjian Kerja
2) 1)

PNPM

MandiriPerkotaan

Tahun

Anggaran

............

:Pengadaan Bahan/Alat*) berupa ................................

No Perjanjian Kerjasama Pengadaan : ..................3) Kami yang bertandatangan dibawah ini : I. Nama : .....................................................................5) Jabatan : Koord. BKM / Ketua KSM *) ................................. 6), Desa/Kelurahan ................., Kecamatan .............., Kab/Kota .....................7) Alamat : .................................................................. 8) Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA II. Nama : .....................................................................9) Jabatan : Pimpinan Pemasok/Toko : ................................. 10), Alamat : .................................................................. 11) Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA Maka dengan ini disetujui oleh dan diantara pihak pertama dan pihak kedua tersebut, hal-hal sebagai berikut : PASAL 1 LINGKUP PEKERJAAN Pemasok harus melaksanakan dan menyelesaikan Pengadaan Bahan/Alat*) sesuai dengan spesifikasi dan volume yang dipersyaratkan. Berupa*) : Penyediaan dan pengangkutan Bahan Bangunan sampai dilokasi kegiatan; Penyediaan Peralatan, Mobilisasi/Demobilisasi Peralatan Konstruksi, Penyediaan Tenaga Operator Peralatan dilapangan*) untuk Pelaksanaan Pekerjaan : Nama Paket/Jenis Kegiatan : ............................................................................12) Lokasi : ..........................................................................................13) PASAL 2 DOKUMEN PERJANJIAN KERJA Dokumen Perjanjian Kerja sebagaimana ditentukan dibawah ini harus dibaca serta merupakan bagian dari Perjanjian Kerja ini, yaitu : (1) (2) (3) (4) (5) Pedoman Pelaksanaan dan petunjuk-petunjuk teknis program PNPM MP; Surat Perjanjian Kerjasama Pengadaan Bahan/Alat*) Syarat-syarat Umum Perjanjian Kerjasama Spesifikasi Teknis Dokumen Penawaran dan lampiran-lampirannya, khususnya :

52

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

(i) (ii) (iii) (iv)

Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Kuantitas & Penawaran Biaya Spesifikasi Pekerjaan Gambar-gambar dan Adendum, (bila ada) PASAL 3 MASA PERJANJIAN KERJA

Pelaksanaan pekerjaan sebagaimana dinyatakan dalam perjanjian ini akan dilaksanakan selama (.................................14) hari kalender kerja), terhitung sejak Tanggal Surat Perjanjian ini ditandatangani oleh keduabelah pihak. PASAL 4 JUMLAH NILAI PERJANJIAN KERJA Nilai Perjanjian Kerja untuk pekerjaan yang tertuang didalam Pasal (1) Surat Perjanjian ini, bersifat Lumpsum untuk seluruh pekerjaan sebagaimana dicantumkan dalam dokumen Penawaran Pekerjaan Pemasok bersangkutan, sebesar : Rp............................. (................................................. Rupiah)15) sudah termasuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN). PASAL 5 CARA PEMBAYARAN dan PENYERAHAN PEKERJAAN 5.1. Seluruh pelaksanaan pembayaran pekerjaan tersebut dalam pasal (1) Surat Perjanjian ini akan dilaksanakan melalui Bank Pemasok oleh pihak pertama dan dinyatakan dengan Berita Acara Pembayaran; 5.2. Uang muka dapat diberikan kepada Pemasok setinggi-tingginya 20 % (dua puluh persen) dari nilai kontrak dan pihak pemasok harus menyerahkan jaminan uang muka dengan nilai minimal 100 % (seratus persen) dari besarnya uang muka; 5.3. Pembayaran berikutnya akan dilaksanakan setelah bahan/alat*) diterima oleh pihak pertama dilokasi proyek; 5.4. Apabila pihak Pertama mengkehendaki penyerahan bahan/alat*) tidak dilaksanakan secara sekaligus tetapi secara bertahap sesuai kebutuhan pekerjaan pihak pertama maka cara pembayaran akan dilaksanakan secara bertahap sesuai nilai tahapan penyerahan pekerjaan. 5.5. Rincian Volume dan waktu penyerahan pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam tahap penyerahan pekerjaan pada pasal 5.4 diatas, akan diberitahukan kemudian oleh pihak Pertama kepada pihak Kedua secara tertulis, selambat-lambatnya 5 (lima) hari kalender sebelum batas waktu penyerahan bahan/alat*) yang dikehendaki oleh pihak Pertama.

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

53

PASAL 6 SANKSI 6.1. Apabila terjadi keterlambatan pekerjaan akibat dari kelalaian Pemasok, maka Pemasok yang bersangkutan dikenakan denda keterlambatan sekurangkurangnya 1 o/oo (satu perseribu) per hari dari nilai kontrak, dan akan diperhitungkan pada saat pembayaran kepada Pemasok; 6.2. Keterlambatan yang diakibatkan karena adanya force majeure / kahar maka pihak Pemasok tidak dikenakan denda selama ada pembuktian secara tertulis dan syah oleh pihak Pemasok. Kejadian tersebut harus dilaporkan kepada KSM selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah adanya kejadian dimaksud. 6.3. Keadaan kahar/force majeure adalah suatu keadaan yang terjadi diluar kehendak para pihak seperti : kerusuhan, bencana alam (banjir, gempa bumi, badai, gunung meletus, tanah longsor, dan angin topan), kebakaran, sehingga kewajiban yang ditentukan dalam kontrak tidak dapat dipenuhi. 6.4. Pihak Pertama berhak memutuskan/membatalkan kontrak kerja dengan Pihak Kedua dan mengalihkan kepada Pihak lain tanpa terlebih dahulu memberitahukan kepada Pihak Kedua, apabila Pihak Kedua tidak melaksanakan pekerjaan dalam waktu ........ (.............)16) hari kalender sejak ditandatanganinya perjanjian ini dan atau sejak disampaikannya pemberitahuan tertulis sebagaimana dimaksud pada pasal 5.5 diatas.
......................., ................ - ......... 200 ...17)

PIHAK PERTAMA, Ketua KSM/Panitia*) Pemasok/Toko*)

PIHAK KEDUA, Pimpinan


Meterai 6000

.........................5) Mengetahui,

....................9)

POKJA Kota/Kab,

KonsultanMonitoring Wilayah,

.........................19)

....................18)

PENJELASAN
1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) = Tahun Anggaran Pelaksanaan Proyek = Nama Paket Pekerjaan yang akan dilaksanakan = Nomor Perjanjian Kerjasama dengan Pemasok = Nomor dan Tanggal SP3 KSM/Panitia dengan BKM/LKM = Nama Koord. BKM / Ketua KSM/Panitia (sesuaikan) = Nama Koord. BKM / Ketua KSM/Panitia (sesuaikan) = Nama Desa/Kel., Kecamatan, Kabupaten kedudukan KSM/Panitia = Alamat Sekretariat KSM/Panitia = Nama Pimpinan Pemasok/Toko = Nama Pemasok/Toko

54

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

11) 12) 13) 14) 15) 16) 17) 18) 19) *)

= Alamat Pemasok/Toko = Nama Paket Pekerjaan KSM/Panitia sesuai SP3; = Lokasi Paket Pekerjaan/Prasarana (RT/RW/Dusun/Kampung) = Jumlah hari kalender masa pelaksanaan pekerjaan, dalam angka dan huruf = Jumlah Nilai Kontrak Pekerjaan dalam angka dan huruf = Jumlah hari kalender yang ditetapkan sebagai batas akhir keterlambatan Pemasok, dalam angka dan huruf = Tempat, Tanggal Perjanjian dibuat = Nama KMW/Askot (atau yang mewakili dari bidang Infrastruktur) = Nama PJOK Kecamatan bersangkutan = Dipilih yang sesuai

PEDOMANTEKNISPengadaanBarang&Jasa

55

KANTOR PUSAT JL. Pattimura No.20 Kabayoran Baru Jakarta Selatan, Indonesia - 12110 KANTOR PROYEK Jl. Penjernihan 1 No. 19 F Pejompongan Jakarta Pusat Indonesia - 10210

SEKRETARIAT TP PNPM MANDIRI www.pnpm-mandiri.org PENGADUAN P.O. BOX 2222 JKPMT SMS 0817 48048 e-mail : ppm@pnpm-perkotaan.org www.p2kp.org | www.pnpm-perkotaan.org

Anda mungkin juga menyukai