SENARAI SEMAK PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PSS BI L 1 PERINCIAN TUGAS YA TIDAK

4 5

ORGANISASI 1.1 Menubuhkan JK Induk PSS 1.2 Menubuhkan JK Kerja PSS 1.3 Menubuhkan JK Program NILAM 1.4 Menubuhkan JK Pengawas PSS 1.5 Menyediakan Carta Organisasi 1.6 Mengemaskini dan mempamerkan carta organisasi TUGAS GPM / PENYELARAS PSS 2.1 Menyediakan Fail Meja 2.2 Menyedia dan menyerahkan diskripsi tugas Jawatankuasa: - JK Induk PSS - JK Kerja PSS - Pengawas PSS 2.3 Memantau dan membantu pelaksanaan tugas-tugas JK terlibat 2.4 Merancang, menyusun dan menjalankan tugas setiap bulan 2.5 Mempamerkan senarai tugas JK 2.6 Dokumentasi MESYUARAT JK INDUK / JK KERJA / JK NILAM / JK PENGAWAS PSS 3.1 Menyediakan surat panggilan 3.2 Mesyuarat JK Induk / JK Kerja / JK NILAM / JK Pengawas PSS 3.3 Menyediakan agenda mesyuarat yang berkenaan 3.4 Menyediakan Minit Mesyuarat yang bekenaan 3.5 Mengedarkan Minit Mesyuarat yang berkenaan 3.6 Mengurus dan memfail surat- menyurat FAIL KUASA 4.1 Mengandungi 15 Bab 4.2 Sentiasa dikemas kini RANCANGAN PEMBANGUNAN JANGKA PANJANG (RPJP) 5.1 Menyediakan visi, misi, matlamat dan objektif RPJP 5.2 Menyediakan RPJP 5.3 Menyediakan Carta Gantt 5.4 Menyediakan laporan pencapaian 5.5 Menyediakan kajian kemajuan 5.6 Dokumentasi 5.7 Mempamer dan mengedarkan RPJP kepada Pengetua/GB/PK1 dan Ketua Panitia PERANCANGAN TAHUNAN 6.1 Mengedarkan borang aktiviti kepada Ketua Panitia / Ketua Unit 6.2 Memungut borang aktiviti daripada Ketua Panitia / Ketua Unit 6.3 Menyemak, memilih dan meyelaraskan aktiviti-aktiviti yang diperolehi 6.4 Menyediakan Carta Gantt 6.5 Dokumentasi 6.6 Mempamer dan mengedarkan Perancangan Tahunan kepada GK1 dan Guru Panitia 6.7 Menyelaras aktiviti PSS dengan aktiviti sekolah berdasarkan takwim sekolah PERLANTIKAN PENGAWAS PSS

BI L 8

7.1 Mengedarkan borang pencalonan pengawas baru kepada guru kelas 7.2 Menjalankan temuduga 7.3 Menyediakan surat pelantikan pengawas baru 7.4 Menyerah dan memberi taklimat bidang tugas pengawas 7.5 Menjalankan bengkel pengurusan PSS PERINCIAN TUGAS MENYEDIAKAN REKOD-REKOD 8.1 Rekod Perolehan Bahan Buku (buku stok) 8.1 Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku 8.3 Rekod Perolehan Surat Khabar dan Majalan 8.4 Buku Pelawat 8.5 Rekod Bertugas JK Kerja PSS (Guru bertugas) 8.6 Rekod Bertugas Pengawas PSS 8.7 Rekod Penggunaan Bilik-Bilik di PSS 8.8 Rekod Peminjaman Buku / Bukan Buku oleh Murid 8.9 Rekod Peminjaman Buku / Bukan Buku oleh Guru 8.10 Rekod Penggunaan Peralatan oleh Guru / Murid 8.11 Rekod Penggunaan PSS untuk Program NILAM 8.12 Rekod Pinjaman Berkelompok (pukal) 8.13 Rekod Penyelenggaraan Peralatan 8.14 Rekod Pilih Buang 8.15 Menyediakan kad keahlian semua warga sekolah 8.16 Menyediakan statistik pinjaman harian, mingguan, bulanan dan tahunan PANDUAN DAN PERATURAN 9.1 Panduan dan Peraturan Penggunaan PSS 9.2 Panduan dan Peraturan Penggunaan Komputer 9.3 Panduan dan Peraturan Peminjaman dan Pemulangan 9.4 Panduan dan Peraturan Penggunaan TVP 9.5 Panduan dan Peraturan Penggunaan OHP / LCD 9.6 Mempamerkan panduan dan peraturan yang disediakan 9.7 Dokumentasi JADUAL PENGGUNAAN 10.1 Menyedia dan mempamerkan jadual penggunaan PSS 10.2 Menyedia dan mempamerkan jadual pelaksanaan Program NILAM 10.3 Menyedia dan mempamerkan jadual bertugas guru 10.4 Menyedia dan mempamerkan jadual bertugas pengawas PSS 10.5 Menyedia dan mempamerkan jadual penggunaan Pusat Akses 10.6 Mengedarkan jadual waktu berkenaan 10.7 Dokumentasi WAKTU PERKHIDMATAN 11.1 Menyedia, mempamer dan mengedarkan jadual waktu perkhidmatan ke bilik guru, kelas dan papan kenyataan PSS 11.2 Menyediakan waktu perkhidmatan khas di luar waktu persekolahan (Sekolah Berasrama / atas permintaan murid) 11.3 Pamerkan waktu perkhidmatan perpustakaan agensiagensi lain 11.4 Menyediakan peraturan pinjaman dan pemulangan bahan buku dan bukan buku ORIENTASI PELAJAR BARU 12.1 Menyediakan brosur maklumat PSS 12.2 Menyediakan kertas kerja orientasi

YA

TIDAK

10

11

12

13

BI L 14

12.3 Menyediakan jadual orientasi PSS SISTEM FAIL 13.1 Menyediakan fail-fail pengurusan PSS (termasuk Program NILAM) rujuk lampiran senarai fail pengurusan PSS. 13.2 Labelkan fail-fail 13.3 Menyediakan kertas minit dan ditampal di sebelah dalam kulit depan 13.4 Menyediakan senarai indeks fail PSS yang disediakan 13.5 Mengemaskini isi kandungan fail dari semasa ke semasa 13.6 Menyimpan fail-fail di bilik pengurusan / tempat yang sesuai PERINCIAN TUGAS

YA

TIDAK

15

16 17

18 19

20

AKTIVITI 14.1 Menjalankan aktiviti PSS seperti yang dirancang (Perancangan Tahunan) 14.2 Menyediakan laporan aktiviti-aktiviti tersebut DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT (J3 DAN KAD PETAK) 15.1 Menerima bahan / alatan 15.2 Menyemak bahan / alatan yang diterima 15.3 Merekod bahan masuk (dengan pen merah) 15.4 Merekod bahan keluar (dengan pen biru / hitam) 15.5 Menyemak stok 2 kali setahun DAFTAR INVENTORI (KEW.PA-3) 16.1 Menerima dan merekod peralatan 16.2 Mengemaskini dan menyemak peralatan DAFTAR HARTA MODAL (KEW.PA-2) 17.1 Menerima peralatan 17.2 Menyemak peralatan 17.3 Merekod penyelenggaraan DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI (KEW.PA-6) 18.1 Merekod pergerakan harta modal dan perlatan yang dipinjam dari PSS KECERIAAN, KEBERSIHAN DAN KESELAMATAN 19.1 Merancang dan melaksana susun atur PSS 19.2 Sediakan panduan dan label tunjuk arah dilekatkan di tempat tertentu 19.3 Menyediakan pelan lantai PSS 19.4 Pamerkan peraturan dan panduan untuk membantu pelajar atau guru mencari dan menggunakan maklumat. 19.5 Melekatkan poster, carta dan gambar-gambar di tempat yang sesuai PENGURUSAN KEWANGAN 20.1 Merancang dan mengurus kewangan PSS 20.2 Menyediakan kertas kerja dan anggaran perbelanjaan pada tahun semasa 20.3 Menyimpan invois pembelian yang menggunakan peruntukkan PSS 20.4 Mengetahui baki kewangan pada tahun semasa setelah dibelanjakan