SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN, PEMODELAN & DUKUNGAN

Menurut Herbert A. Simon, ada 2 tipe keputusan: 1. keputusan terprogram adalah keputusan yang sifatnya rutin dan berulang-ulang, dan organisasi biasanya mengembangkan cara-cara tertentu untuk mengendalikannya Contoh : menata barang dagangan di toko 2. Keputusan tidak terprogram adalah keputusan yang dikeluarkan hanya sekali dan biasanya tidak terstruktur dianding keputusan yang terprogram. Contoh : barang dagangan apa yang akan dijual

Mengacu pada pemahaman diatas, maka Herbert A. Simon mengklasifikasikan masalah dalam tiga kategori yaitu: 1. Structured Problem (Terstruktur), merupakan masalah yang rutin dan berulang, sehingga dalam pemecahannya dilakukan secara standar berdasarkan analisa kuantitatif. Disamping itu, masalah tersebutdapat dibuatkan alagoritma atau aturan yang memungkinkan masalah tersebutdapatdiidentifikasi dan dimengerti. Berdasarkan hasil identifikasi, maka dapat dibuatkan solusi alternatif dalam memecahkan masalah tersebut. Masalah ini dikenal sebagai masalah yang memiliki struktur tiga tahapan Simon. 2. Unstructured problem (Tidak Terstruktur), Problem yang masih kabur dan cukup kompleks yang tidak ada solusi langsung bisa dipakai 3. Semi structured problem (Semi Terstruktur), pada masalah ini merupakan penggabungan antara structured dan unstructured problem. Unstuctured & Semi Structured perlu SPK untuk meningkatkan kualitas informasi, memberi beberapa alternatif solusi.

Meurut Simon ada 4 fase dalam pengambilan keputusan, dimana fase 1-3 merupakan dasar pengambilan keputusan, sedangkan pemecahan masalah adalah fase 1-4:

Kegiatan Intelegen

Kegiatan Merancang Tahap Pengambilan Keputusan Kegiatan Memilih

Kegiatan Menelaah

1. Intelegen mengamati lingkungan dan mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki Kegiatan ini merupakan tahapan dalam perkembangan cara berfikir. Untuk melakukan kegiatan intelijen ini diperlukan sebuah sistem informasi, dimana informasi yang diperlukan ini didapatkan dari kondisi internal maupun eksternal sehingga seorang manajer dapat mengambil sebuah keputusan dengan tepat. Dalam kondisi internal sistem informasi ini digunakan untuk mengamati kegiatankegiatan yang dilakukan organisasi dalam dunia bisnis, sedangkan dalam kondisi eksternal sistem informasi ini digunakan untuk mengamati kondisi lingkungan luar yang dapat mempengaruhi kondisi internal organisasi, sehingga manajer dapat mengidentifikasi dan membuat sebuah keputusan yang memiliki potensial tinggi. 2. Merancang kegiatan untuk menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin untuk dilakukan. Tahap perancangan ini

meliputi pengembangan dan mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif. Pertimbangan-pertimbangan utama telah diperkenalkan oleh Simon untuk melakukan tahapan ini, apakah situasi keputusan ini terprogram atau tidak. 3. Memilih memilih satu tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia. Kegiatan memilih dan menelaah ini digunakan untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia dan melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah dipilih. 4. Menelaah menilai pilihan-pilihan yang lalu

Sistem adalah kumpulan dari obyek-obyek seperti orang, resource, konsep, dan procedure yang ditujukan untuk melakukan fungsi tertentu atau memenuhi suatu tujuan.

Sistem dan lingkunganya

Sistem terdiri dari : Input, Proses, dan Output

1. Input

: semua elemen yang masuk ke sistem. Contohnya adalah bahan baku yang masuk ke pabrik kimia, pasien yang masuk ke rumah sakit, input data ke komputer

2. Proses : proses transformasi elemen-elemen dari input menjadi output 3. Output : produk jadi atau hasil dari suatu proses di sistem 4. Feedback: aliran informasi dari komponen output ke pengambil keputusan yang memperhitungkan output/ kinerja sistem. Dari informasi ini, pengambil keputusan, yang bertindak sebagai pengontrol, bisa memutuskan untuk memodifikasi input, atau proses, atau malah keduanya. 5. Environment: terdiri dari berbagai elemen yang terletak diluar input, proses ataupun output. Namun, dapat mempengaruhi kinerja dan tujuan sistem. Bila suatu elemen memiliki hubungan dengan tujuan sistem serta pengambil keputusan secara signifikan tak mungkin memanipulasi elemen ini, maka elemen tesebut harus dimasukkan sebagai bagian dari environment. Contoh:sosial, politik, hukum, aspek fisik, dan ekonomi. 6. Boundary/batas: pemisah antara suatu sistem dengan enviromentnya. Sistem ada di dalam boundary, dimana environmentnya ada di luarnya. Bisa secara fisik, misal:sistem adalah sebuah departemen di Gedung X; atau non fisik, misal:suatu sistem dibatasi oleh waktu tertentu. Karakteristik utama dari DSS adalah adanya kemampuan pemodelan. Model adalah representasi sederhana atau penggambaran dari kenyataan, terdapat 3 model: 1. Iconic (Scale). Replika fisik dari sistem, biasanya dalam skala tertentu dari bentuk aslinya. Contoh: GUI pada OOPL 2. Analog Tak seperti sistem yang sesungguhnya tetapi berlaku seperti itu. Lebih abstrak daripada model Iconic dan merupakanrepresentasi simbolis dari kenyataan. Contoh: bagan organisasi, peta, bagan pasar modal, speedometer. 3. Matematis (Kuantitatif)

Kompleksitas hubungan dalam sistem organisasi tak dapat direpresentasikan dengan Iconic maupun Analog, karena klau pun bisa akan memakan waktu lama dan sulit. Analisis DSS mengunakan perhitungan numerik yang dibantu dengan model Matematis atau model kuntitatif lainnya. Komponen-komponen Model Kuantitatif: Struktur umum dari model

Contoh-contoh dari komponen model:

Area Investasi keuangan Decision Variables Result Variables Uncontrollable Variables Alternatif dan jumlah Laba total, risiko, rate Tingkat inflasi, ratainvestasi, investasi, Pemasaran lama of return, pendapatan rata persaingan kapan per saham, tingkat pasar, Pendapatan pelanggan, tindakan mesin, harga

berinvestasi likuiditas. Anggaran periklanan, Pangsa dimana beriklan

kepuasan pelanggan

Industri Manufaktur

Apa banyak

dan

pesaing berapa Biaya total, tingkat Kepastian yang kualitas, tingkat karyawan program Biaya jadwal data, kepuasan teknologi, bahan mentah

diproduksi, inventori, Akuntansi kompensasi Penggunaan komputer, Transportasi

pemrosesan Teknologi komputer, tingkat pajak, persyaratan pengiriman,

audit Jadwal pengiriman

kesalahan umum Biaya transportasi Jarak

Jasa

Tingkat staf

total pengelolaan Kepuasan pelanggan

regulasi Permintaan jasa/layanan

akan

Proses Pemodelan Berikut ini adalah proses yang terjadi pada pemodelan: TRIAL AND ERROR Trial & error dengan sistem yang nyata. Tapi sistem ini tak berjalan bila: terlalu banyak alternatif untuk dicoca, akibat samping dari error yang terjadi besar pengaruhnya, lingkungan itu sendiri selalu berubah SIMULASI Simulasi adalah sebuah teknik untuk melakukan eksperimen dengan sebuah komputer pada sebuah model dari sebuah sistem manajemen. Simulasi merupakan model DSS yang paling umum digunakan. Simulasi merupakan suatu model deskriptif. Tidak ada pencarian otomatis untuk suatu solusi yang optimal. Model simulasi menggambarkan atau memprediksi karakteristik suatu sistem di bawah kondisi yang berbeda. Proses simulasi biasanya mengulangi sebuah eksperimen, berkali-kali untuk mendapatkan estimasi mengenai efek keseluruhan dari tindakantindakan. OPTIMISASI Pemrograman linier adalah salah satu teknik yang cukup terkenal dalam perhitungan optimalisasi pada pemrograman matematika. Karakteristik pemrograman linier antara lain : 1. Terbatasnya jumlah sumber daya ekonomi yang tersedia untuk dialokasikan 2. Sumber daya yang digunakan untuk memproduksi produk atau jasa 3. Ada dua atau lebih cara dimana sumber daya dapat digunakan, masing-masing disebut solusi atau program. 4. Masing-masing aktivitas (produk atau jasa) dimana sumber daya digunakan menghasilkan tujuan 5. Alokasi biaya dibatasi pada beberapa batasan dan persyaratan yang disebut konstrain.

Penggunaan pemrograman matemtica, khususnya dalam pemrograman linier cukup umum diguanakan selama ini. Ada beberapa program komputer standar yang tersedia antara lain Excel, Lotus dan program spreadsheet lainnya. Demikian pula adalah mudah untuk mengantarmuka perangkat lunak optimalisasi lanilla dengan Excel, sistem manajemen database, dan peralatan lanilla. Model optimalisasi yang paling umum dapat dipecahkan dengan berbagai pemrograman matematika antara lain : 1. Penugasan 2. Pemrograman dinamis 3. Pemrograman tujuan 4. Investasi dalam memaksimalkan rate of return 5. Pemrograman linier dan integer 6. Model jaringan untuk perencanaan dan penjadwalan 7. Pemrograman non linier 8. Penggantian (anggaran model) 9. Model inventori 10. Transportasi (meminimalkan biaya pengiriman) HEURISTIC Heuristik berasal dari bahasa Yunani dari kata discovery yaitu aturan keputusan yang mengatur bagaimana sebuah masalah harus dipecahkan. Biasanya heuristik dikembangkan berdasarkan basis analisis yang solid terhadap masalah. Contoh-contoh pemrograman heuristik dapat dilihat pada tabel berikut ini : Contoh Masalah Penyelesaian Masalah Pekerjaan berurutan melalui sebuah Melakukan pekerjaan yang pertama dan mesin Pembelian saham memerlukan least time Jika rasio harga pengeluaran Travel lebih dari membeli saham Tidak menggunakan dibandingkan 10, tidak bebas

jalan

hambatan antara jam 8 dan 9 pagi

Investasi

kapital

pada

proyek Mempertimbangkan

proyek

dengan

berteknologi tinggi Pembelian sebuah rumah

periode pengembalian estimasi kurang dari 2 tahun Membeli hanya di lingkungan yang strategis, tapi hanya membeli dalam rentang harga yang lebih rendah.

Pengambil keputusan menggunakan heuristik atau aturan utama dengan berbagai alasan yang masuk akal. Sebagai contoh, pengambil keputusan dapat menggunakan sebuah heuristik jika mereka tidak mengetahui cara terbaik untuk memecahkan masalah atau jika teknik optimalisasi belum dilakukan. Proses heuristik dapat dijelaskan sebagai pengembangan berbagai aturan untuk membantu memecahkan masalah-masalah rumit atau sub masalah final dengan menemukan jalur yang paling menjanjikan dalam mencari solusi, menemukan cara-cara mendapatkan dan menginterpretasi informasi yang yang senantiasa memimpin berubah, kepada dan satu kemudian algoritma mengembangkan metode-metode

komputasional atau solusi umum. Aplikasi heuiristik cocon untuk situasi-situasi sebagai berikut : 1. Data input tidak pasti atau terbatas 2. Realitas terlalu kompleks, sehingga model optimalisasi tidak dapat digunakan 3. Algoritma eksak yang reliabel tidak tersedia 4. Masalah-masalah kompleks tidak ekonomis untuk optimalisasi atau simulasi atau memerlukan waktu komputasi yang berlebihan 5. Memungkinkan untuk efisiensi proses optimalisasi 6. Pemrosesan simbolik daripada numerik dilibatkan 7. Keputusan harus dibuat dengan cepat dan komputerisasi tidak layak Keuntungan heuristik : 1. Mudah dipahami dan karena itu lebih mudah untuk diimplementasikan dan dijelaskan 2. Membantu orang-orang untuk kreatif dan mengembangkan heuristik untuk masalah-masalah lain 3. Menghemat waktu formulasi

4. Menghemat persyaratan pemrograman komputer dan persyaratan penyimpanan 5. Menghasilkan banyak solusi yang dapat diterima Keterbatasan heuristik : 1. Tidak dapat menjamin solusi optimal, kadang-kadang batasan mengenai nilai obyektif sangat buruk. 2. Mungkin terlalu banyak perkecualian pada aturan-aturan yang tersedia 3. Kesalingtergantungan dari statu bagian sebuah sistem Madang-kadang dapat berpengaruh besar pada sistem keseluruhan. Kategori-kategori Model

Kategori Proses dan Tujuan Teknik yang Digunakan Optimalisasi masalah Menemukan solusi terbaik Tabel keputusan, pohon sebagai alternatif Optimalisasi algoritma dari beberapa alternatif keputusan pemrograman linier dan yang ada melalui Menemukan alternatif menggunakan Optimalisasi rumusan analitik Simulasi

solusi

yang Model matematika

terbaik dari sejumlah besar proses

dengan model jaringan

pendekatan step by step dengan Menemukan solusi terbaik dalam satu langkah dengan menggunakan suatu rumus Menemukan satu solusi terbaik diantara berbagai alternatif dengan eksperimen Menemukan yang dipilih menggunakan satu solusi

Beberpaa model inventory

Beberapa tipe simulasi

Heuristik

Pemrograman

heuristik,

yang cukup baik dengan sistem pakar Model-model prediktif menggunakan aturan-aturan Memprediksi masa depan Model forecasting, analisisi untuk Model-model lainnya skenario yang markov Pemodelan keuangan ditentukan Memecahkan kasus what-if

dengan rumus

menggunakan

Definisi DSS (Decision Support System) Sistem Pendukung Keputusan DSS sebagai sebuah sistem yang dimaksudkan untuk mendukung para pengambil keputusan manajerial dalam situasi pengambilan keputusan semi terstruktur. DSS dimaksudkan utnuk menjadi alat bantu bagi para pengambil keputusan untuk memperluas kemampuan meraka, namun tidak untuk menggantikan penilaian mereka. DSS ditujukan untuk keputusan yang memerlukan penilaian atau pada keputusan yang sama sekali tidak dapat didukug oleh algoritma. Menurut Little (1970) mendefinisikan DSS sebagai sekumpulan prosedur berbasis model untuk data pemrosesan dan penilaian guna membantu para manajer dalam pengambilan keputusan. Dia menyatakan bahwa untuk berjalan dengan sukses, sistem tersebut harus sederhana, cepat, mudah dikontrol, adaptif, lengkap dengan isuisu penting dan mudah berkomunikasi. Alter (1980) mendefinisikan DSS dengan membandingkannya dengan EDP (Electronic Data Processing) sebagai berikut : Dimensi Penggunaan Pengguna Tujuan Horison Waktu Tujuan DSS Aktif Lini manajemen dan staf Keefektifan Sekarang dan masa datang Fleksibilitas EDP Pasif Klerikal Efisiensi mekanis Masa lalu Konsistensi

Moore dan Chang (1680) berpendapat bahwa DSS dapat menangani situasi semi terstruktur dan tidak terstruktur. Sebuah masalah dapat dijabarkan menjadi masalah terstruktur dan tidak terstruktur dilihat dari si pengambil keputusan atau suatu situasi spesifik. Karakteristik dan Kemampuan DSS (Decision Support System)

1. DSS menyediakan dukungan untuk pengambil keputusan, terutama pada situasi semi terstruktur dan tidak terstruktur, dengan menyertakan penilaian manusia dan informasi terkomputerisasi. Masalah-masalah tersebut tidak dapat dipecahkan oleh sistem komputer secara baik atau metode kuantitatif lainnya 2. Dukungan untuk semua level manajerial, dari eksekutif puncak sampai manajer bawah.. 3. Dukungan untuk individu atau kelompok. Masalah yang kurang terstruktur sering memerlukan keterlibatan individu dari departemen dan divisi yang berbeda atau bahkan dari organisasi lainnya. 4. DSS menyediakan dukungan ke perbagai keputusan yang berurutan atau saling berkaitan. 5. DSS mendukung perbagai fase proses pengambilan keputusan 6. DSS mendukung di berbagai proses dan gaya pengambilan keputu 7. DSS selalu bisa beradaptasi sepanjang masa, dimana pengambil keputusan seharusnya reaktif, dapat menghadapi perubahan kondisi secara cepat, dan dapat beradaptasi untuk menentukan DSS dalam memenuhi perubahan yang

terjadi. 8. DSS mudah digunakan, user harus merasa nyaman dengan sistem ini 9. Peningkatan yang efektif dalam pengambilan keputusan 10. Pengambil keputusan memegang kontrol penuh terhadap proses pengambilan keputusan. DSS secara khusus ditujukan untuk mendukung, bukan menggantikan pengambil keputusan. 11. DSS mengarah pada pembelajaran, yaitu mengarah pada kebutuhan baru dan penyempurnaan sistem. 12. User harus mampu menyusun sendiri sistem yang sederhana. Sistem yang lebih besar dapat dibangun dalam organisasai user tadi dengan melibatkan sedikit saja bantuan dari spesialis SI. 13. DSS biasanya mendayagunakan berbagai model dalam menganalisis berbagai keputusan. 14. DSS dalam tingkat lanjut dilengkapi dengan knowledge yang bisa memberikan solusi yang efisien dan efektif dari berbagai masalah yang pelik. Komponen DSS 1. Data Management Termasuk database, yang mengandung data yang relevan untuk berbagai situasi dan diatur oleh software yang disebut Database Management System (DBMS) 2. Model management Melibatkan model finansial, statiskal, management science atau berbagai model kuantitafif lainnya, sehingga dapat memberikan ke sistem suatu kemampuan analitis, dan manajemen software yang diperlukan. 3. Communication (dialog subsystem) User dapat berkomunikasi dan memberikan perintah pada DSS melalui subsistem ini. Ini berarti menyediakan antar muka 4. Knowledge management Subsistem optional ini dapat mendukung subsistem lain atau bertindak sebagai komponen yang berdiri sendiri.