Anda di halaman 1dari 4

Fungsi Perencanaan dan Pengambilan Keputusan - Presentation Transcript

BAB 1 VIFUNGSI PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSANTUJUAN 1. Mengetahui konsep dasar mengenai perencanaan dalam manajemen organisasi. 2. Mengetahui jenis-jenis perencanaan dan bagaimana perencanaan dilaksanakan 3. Mengetahui alat-alat bantu manajemen dalam kegiatan perencanaan 4. Mengetahui cara-cara penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan 1-1 2. Pengertian Perencanaan Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi (Robbins dan Coulter ,2002) Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. (Ernie&Kurniawan,2005) Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencaan tersebut dibuktikan di kemudian hari. 1-2 3. Pengarah OrganisasiFungsi atau Manfaat dari Perencanaan Minimalisasi inefisiensi sumber dayaMinimalisasi Ketidakpastian Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas 1-3 4. Persyaratan Perencanaan (Planning Fleksibel Logis dan Rasional Faktual dan RealistisRequirements) Komprehensif atau menyeluruhKomitmen 1-4 5. Peran Tujuan dan Rencana dalam Proses Perencanaan Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi. Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadwalan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan 6. Jenis-jenis Berdasarkan jumlahTujuan Tujuan tunggal (single goals) dan Tujuan yang banyak Berdasarkan Kejelasan(multiple goals) Tujuan yang dinyatakan (stated goals) dan rujuan yang aktual

atau nyata (real Berdasarkan Keluasan dan Waktugoals) Pencapaian Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical goals), dan Tujuan Operasional (operational goals) 1-6 7. BerdasarkanJenis-jenis Rencana Keluasan dan Waktu Pencapaian Rencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Berdasarkan KejelasanPendek) Rencana Spesifik (Specific Plans) Rencana Direktif (Directive Berdasarkan Frekuensi PenggunaanPlans) Rencana Sekali Pakai (single-use plans), dan Rencana yang dipergunakan secara terus-menerus (standing plans) 1-7 8. Hubungan antara Rencana dan Tujuan Tujuan OrganisasiTujuan Strategis (Jangka Panjang) Rencana StrategisTujuan Taktis (Jangka Menengah) Rencana TaktisTujuan Operasional (Jangka Pendek) Rencana Operasional 1-8 9. Pendekatan Pendekatan Tradisional (Traditional Goal) dalam Penetapan Tujuan Pendekatan Manajemen BerdasarkanSetting) Sasaran/Tujuan (Management by Objectives) 1-9 10. Pendekatan Tradisional dalam Penetapan Tujuan Kita memerlukan peningkatan kinerja Tujuan Manajemen Puncak perusahaan Kami ingin melihat peningkatan Tujuan Manajemen Divisi signifikan pada keuntungan dalam divisi kami Tingkatkan Keuntungan Tujuan Manajemen Departemen bagaimanapun caranyaTujuan Pekerja secara Individual Jangan khawatirkan kualitas, bekerjalah dengan cepat 1-10 11. Pendekatan MBO Perencanaan Pelaksanaan pada Evaluasi BersamaPimpinan Bersama setiap Pihak Analisa Hasil Penentu Bawahan yang dicapai an Tujuan Menunjukkan Mendiskusikan akibat dan Penentuan kinerja terbaik dari hasil yang dicapai Standar Pimpinan Memperbaharui siklus Pemilihan memberikan MBOBawahan Kegiatan pengarahan 1-11 12. Kekuatan dan Kelemahan MBO Kekuatan Kelemahan MBO melakukan integrasi fungsi MBO dianggap terlalu perencanaan dan pengawasan ke dalam menyederhanakan kegiatan dengan suatu sistem yang rasional dalam berusaha untuk menyelesaikan segala manajemen sesuatu. MBO mendorong organisasi untuk MBO secara cepat akan ditolak oleh menentukan tujuan dari tingkatan atas manajer yang memiliki gaya otoriter hingga tingkatan bawah dari manajemen (yang bisa saja disebabkan karena MBO memfokuskan pada hasil akhir orang-orang yang bertipe X dari daripada niat yang baik maupun faktor McGregor) dan oleh mereka yang personal. menerapkan birokrasi yang tidak MBO mendorong adanya manajemen diri fleksibel dan ketat. dan komitmen dari setiap orang melalui MBO memerlukan banyak waktu dan partisipasi pada setiap tingkatan usaha dalam implementasinya manajemen dalam penentuan tujuan MBO dapat menjadi tantangan bagi manajer yang kurang memiliki kualifikasi yang baik. 1-12

13. Beberapa Bagan Gantt (Gantt Bagan Arus (Flow Chart)Alat Bantu perencanaan Jaringan PERT (PERT Network)Chart) dll 1-13 14. Contoh Bagan Arus (Flow Chart) Mulai Perlu Tida Buku Berhenti k Bacaa n? Y a Beli Tida Pinjam Buku k Bacaa n? Y a Membeli Buku Bacaan Membaca Buku Yang yang diinginkan diinginkan Selesai 1-14 15. Contoh Bagan GanttPekerjaan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV1. Pembelian BahanBaku2. Proses Produksi3. Pergudangan4. Pengiriman Keterangan : Bagian yang diarsir menunjukkan waktu pengerjaan 1-15 16. Contoh Jaringan PERT 2 C 5 F 8 Te=6 Te=2 Te=2A 1 B 3 D 6 G 9 H 10 I Te=7 Te=1 Te=5 Te=2 Te=4 4 E 7 Te=3 Te=1 = Kegiatan-kegiatan(Activites) dalam kerangka PERT, dimana pada contoh diatas dapat memerlukan waktu pengerjaan antara 1 hari hingga 7 hari. = Kejadian-kegiatan (Events) yang menjadi indikator sebelum kegiatan dilaksanakan. Misalnya, setelah kejadian A terjadi, maka pengerjaan kegiatan 1 dapat dilaksanakan, dan seterusnya. Te = Waktu Pengerjaan Kegiatan berdasarkan Te. Dari contoh diatas terdapat waktu pengerjaan berdasarkan Te yang berbeda-beda, dari mulai 1 hari hingga paling lama 7 hari. Secara keseluruhan contoh pengerjaan berdasarkan Jaringan PERT diatas akan membutuhkan waktu selama 21 hari yaitu dengan menjumlahkan salah satu jalur jaringan untuk waktu yang terpanjang, yaitu Te1=4 + Te2=6 + Te5=2 + Te8=2 + Te9=5 + Te10=2 sehingga total keseluruhannya adalah 21 hari. 1-16 17. Penyelesaian Masalah dan Pengambilan Keputusan Masalah vs Gejala if we fail to identify the problem, we will fail to solve the problem Pendekatan dalam Penyelesaian Masalah Penentuan faktor Penyebab Pengambilan Keputusan atas alternatif penyelesaian Masalah 1-17 18. Lingkungan Keputusan pada saat Keadaan yang pastidan Pengambilan Keputusan resiko (risky condition) 1-18 19. Proses Pengambilan Keputusan INVESTIGASI PENENTUAN SITUASI ALTERNATIF Identifikasi Identifikasi Masalah berbagai altenatif 1 Diagnosa Penyebab Identifikasi keputusan Evaluasi belum dilakukan 2 Tujuan dari pada tahap ini Keputusan yang akan diambil PENILAIAN IMPLEMENTASI DAN ALTERNATIF DAN PENGAWASAN PENENTUAN Rencana Implementasi KEPUTUSAN Impelementasi dari Evaluasi dan Penilaian 4 Rencana yang telah dibuat Pengawasan terhadap alternatif yang 3 langkah implementasi ada Penentuan Alternatif yang terbaik 1-19 20. Tahapan Evaluasi Alternatif Batalkan alternatif TIDAK Batalkan alternatif TIDAK Batalkan alternatifApakah YA TIDAKalternatif yangadamemungkinkan? YA Apakah alternatif yang ada Lakukan Evaluasi Apakah YA memuaskan ? Lanjutan alternatif yang ada memberikan kemungkinan hasil yang positif atau netral ? 1-20 Keputusan pada saat Keadaan yang tidak(certainty) pasti Keputusan pada saat Keadaan mengandung(uncertainty)

21. Keterbatasan dalam Pengambilan Keputusan Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan yang rasional Keterbatsan Dalam Keterbatsan Dalam Keterbatsan DalamPengambilan Keputusan Pengambilan Keputusan Pengambilan Keputusan Keterbatasan Kelebihan Keterbatasan Masalah Keahlian Sumber Daya Informasi Ingatan 1-21 22. Penggunaan AturanMemperbaiki Keputusan terhadap Alternatif Keputusan Kriteria Prioritas, Kriteria Minimum Pengujian Terhadap Berbagai Alternatif Pengambilan KeputusanKeputusan secara berkelompok Teknik Curah Ide, Teknik Kelompok Nominal, Teknik Delphi,dll 1-22