NEGOCIANDO CON JAPONESES Hoy vamos a hablar de una nueva diferencia entre orientales y occidentales, el cuidado por los

detalles y la tranquilidad japonesa frente a la celeridad y las prisas que ponemos los espaoles, querindolo todo para ayer. La sociedad japonesa es extremadamente compleja, pero si cuidis los detalles y los modales podris enfrentaros con xito a los negocios y tratos ms duros que os imaginis. Las negociaciones en s son importantes, pero hay que preparar la comitiva con mucho cuidado. Ah, no podemos olvidar un ltimo detalle previo, el vestuario! Los hombres debern ir vestidos de traje y corbata, mientras que las mujeres debern llevar una ropa ms tapada y conservadora, y stas siempre en un plano ms discreto que sus compaeros masculinos. Para empezar, nunca se debe ir en solitario; como mnimo deberan presentarse dos personas, ya que la mentalidad japonesa prima el trabajo en equipo y el bien comunitario al xito individual. Tambin debe marcarse desde el principio al jefe, a quien llevar las riendas de la negociacin y del trabajo aunque nos encontremos en un grupo, la jerarqua es imprescindible tenerla clara para saber a quin hay que buscar y referirse. Procurad que el lder sea la persona con mayor edad y/o experiencia, grados muy valorados. Recordad, muy importante, llevar una buena provisin de tarjetas de visita y alguna cartera o carpeta para guardar tarjetas, ms adelante entenderis por qu. El trato es muy formal. Se llama a las personas por su apellido, precedido de Mr. o Mrs. Nunca se deben usar nombres propios. Hora de la reunin. Imprescindible, sed puntuales, toda la negociacin puede depender de que aparezcis o no a tiempo. Lo primero que debis hacer es presentaros, realizando la conveniente reverencia (siempre inclinando la espalda en ngulo de 30, nunca inclinis slo la cabeza), todo esto que parece tan trivial forma parte del Ojigi, el ritual de la presentacin. Aunque el contacto fsico no est bien visto, aceptaron el gesto de estrecharse las manos con firmeza para adaptarse a las maneras occidentales; lo idea es realizar primero la reverencia y a continuacin ofrecer la mano para estrecharla, los besos no estn aceptados. Otro gesto importante en la presentacin es el intercambio de las tarjetas profesionales (meishi): cuando un japons os ofrezca la tarjeta de su empresa debis recogerla con las dos manos, de tal forma que cada pulgar sostenga una esquina de la tarjeta. No se debe hacer ninguna anotacin en ellas como smbolo de respeto a dicha empresa, y nunca la guardis inmediatamente, ya que dara sensacin de que no apreciis la tarjeta. Para demostrar inters en la tarjeta, y por extensin en la empresa, tomaos unos segundos para leerla y valor la informacin que ofrece; os acordis de la carpeta para tarjetas que comentamos en el anterior prrafo? Ya tiene un uso, guardad las tarjetas que recibis con sumo cuidado, nunca pero nunca en ningn bolsillo; y a continuacin ofreced las vuestras, los japoneses os devolvern estos mismos gestos. Despus de las oportunas presentaciones no debemos bajar la guardia, ya parecemos interesantes a nuestro interlocutor, ahora debemos demostrar que lo somos. Las conversaciones podra comenzar con temas triviales sobre el tiempo y el clima del pas anfitrin, gastronoma, el viaje cualquier tema sirve para romper el hielo, pero nunca intentis tratar los negocios desde el primer momento, ya que ningn ejecutivo japons confiara los intereses de su empresa a una persona a la que no conoce. Aqu debis armaros de paciencia, ya que a lo mejor necesitis un par de noches cenando sushi, una comida en un restaurante tpico, un paseo por algn parque Necesitis ganaros la confianza del interlocutor, que sea l quien comience las negociaciones, y algo que ayuda es la educacin y la cortesa: referiros a vuestro compaero de dilogo por medio de su apellido en lugar de su nombre de pila demuestra respeto como se hace normalmente en Japn, y alejaos de todo tipo de modismos y frases hechas, sed claros y serios.

En la conversacin debe evitarse hablar de uno mismo o expresar opiniones personales de forma continuada. Japn es el pas por excelencia para los regalos de empresa. Generalmente, se ofrecen en las primeras reuniones. Para ello la ceremonia del regalo -la manera en la que est envuelto y la forma de entregarlo (Hoso)- es tan importante como el regalo en s mismo. Generalmente, los japoneses no abren los regalos al recibirlos. Si los abren suelen ser bastante parcos en elogios, aunque esto no significa que no les haya gustado. Son muy conservadores en la forma de vestir: trajes oscuros, camisas blancas, corbatas con pocos dibujos. En las reuniones de negocios no se debe vestir ropa llamativa, ni ropa de sport, salvo que se venda moda.

Cmo encarrilar una negociacin? A la vista de lo anteriormente expuesto puede parecer muy complicado, pero a la hora de la verdad es muy sencillo si respetamos una serie de detalles que gustar a nuestro compaero japons y le har valorar tu oferta mejor. Si os vais a sentar alrededor de una mesa, sea en un despacho o en un restaurante, los miembros de la comitiva de ms alto rango se sentarn en el mejor sitio, normalmente alejados de la puerta y con las mejores vistas posibles, sentndose a su alrededor segn el resto de cargos, para poder consultar decisiones con su inmediato subordinado de forma ms confidencial. Otro punto a tener en cuenta es saber interpretar el silencio: si, mientras exponis vuestras ideas (acompaarlas de elementos grficos ayudar), veis a vuestro pblico japons en silencio y/o con los ojos cerrados no os preocupis, no se est aburriendo como una ostra, sino que est meditando tranquilamente vuestras propuestas. De primeras, nunca recibiris un NO directo, el japons siempre procurar evitar el conflicto directo y alterar la armona del equipo y el conjunto de la negociacin, sino que pedirn tiempo para reconsiderar el trato; como os imaginaris, ellos esperan que os comportis de la misma manera, as que nunca rechacis directamente un trato, sino dad largas de forma sutil. Al final de las negociaciones, especialmente si han sido fructferas, es muy recomendable ofrecer un obsequio al lder de la delegacin japonesa, ser entendido como gesto de aprecio, ms aun si es un artculo de marca buena y reconocida. Si sois vosotros los obsequiados, ofreced vuestra ms amplia sonrisa y ni se os ocurra abrirlo delante de quien os ofrezca el presente, es considerado un gesto desconsiderado. Ofrecer flores a una mujer es buena idea, pero cuidado con ofrecer crisantemos, ya que son flores reservadas exclusivamente a la familia real, y si en una empresa es importante la jerarqua ni os contamos qu puede pasar

TIPOS DE CONTRATOS

Las actitudes y prcticas japonesas relativas a la solucin de diferencias originadas durante la implementacin de un contrato son muy distintas a las nuestras. Tradicionalmente, a los japoneses no les gusta trasmitir la culpa o la responsabilidad de un grupo a otro y prefieren, en cambio, discutir los problemas con base en la confianza mutua, a travs de relaciones humanas. Por consiguiente, en comparacin con los pases occidentales, son muy pocos los casos en que un japons lleve un conflicto a los tribunales de arbitraje. La mayora de las disputas se resuelven mediante negociaciones y por medio de un largo proceso de compromiso entre las partes involucradas, sin intervencin de terceros. Esto no significa que nadie acude a la corte, se dan casos en que es necesario acudir a un tribunal, pero esto significa el trmino de la confianza mutua. De acuerdo con la inclinacin por negociar anteponiendo la confianza, los contratos en Japn se consideran slo como documentos indicativos que sealan las condiciones en que cierto negocio qued

establecido, pero si la situacin cambia, las clusulas relevantes suelen ser modificadas fcilmente por acuerdo mutuo, para adaptarlas a las nuevas condiciones. Sin embargo, con mucha frecuencia, los negocios se realizan sin ningn tipo de contrato escrito, se da nfasis a las relaciones personales de modo de asegurar la implementacin de los acuerdos mutuos. No importa que tan grande y poderosa sea la empresa vendedora, su actitud hacia los clientes ser siempre de darle el mejor servicio y satisfacerlo hasta en los menores detalles en sus requerimientos de informacin. Esta es una importante razn que explica por qu el cliente japons es particularmente exigente con los proveedores extranjeros sobre especificaciones e informacin sobre el producto, el proceso de manufactura y las condiciones de la misma transaccin, requerimientos que al extranjero le parecen muchas veces exagerados e innecesarios. Para tener xito en nuestras relaciones comerciales con contrapartes japonesas es muy importante seguir los siguientes "10 mandamientos para hacer negocios en Japn: 1. Personalizar tu relacin de negocios. Trata de conocer socialmente a las personas que has tratado en plan de trabajo. Invtalos y no tengas miedo de aceptar sus invitaciones. Los japoneses saben bien que en cualquier relacin de negocios habr situaciones difciles y conflictos los cuales sern ms fciles de resolver si las personas se conocen fuera de la relacin de trabajo. 2. No se obsesione en tratar con el jefe. En los pases occidentales tratando con el jefe es como se pueden obtener decisiones rpidas y efectivas. En el caso de japoneses no sucede as, es frecuente en las organizaciones japonesas que el poder de decisin est ubicado en niveles operativos. 3. Suavice su enfoque. El proceso de convencimiento profundo y las ventas a presin tan efectivas con ciertas personas y en ciertas circunstancias, simplemente no funcionan con los japoneses. Todo el razonamiento que se pueda presentar para demostrar las ventajas de nuestra proposicin no surtir ningn efecto mientras no se haya creado el clima de confianza adecuado y no se haya obtenido en consenso requerido. 4. Aprenda sus costumbres. Los japoneses no se sientes ofendidos cuando un extranjero comete alguna falta a la etiqueta japonesa. Sin embargo, siempre ser ventajoso conocer algunos detalles de sus costumbres tales como saludar con una reverencia, no usar primeros nombres, no abrir los regalos en presencia de quien nos lo dio, etctera. 5. Aprenda la importancia de las presentaciones. En Japn la mejor forma de hacer contacto con alguna empresa es logrando que un conocido nos presente directamente con la persona con al que queremos tratar. En esta forma nuestro amigo comn realiza la funcin de un tipo de aval con respecto a nosotros. De la misma manera, cuando tenemos visitantes japoneses y nos piden que arreglemos alguna presentacin, debemos estar muy conscientes del compromiso que estamos adquiriendo por la relacin hecha por nuestro conducto. 6. Entienda el objetivo. Hay que entender que al discutir negocios, a los japoneses les puede interesar ms las posibilidades de participar en algn mercado nuevo que el nivel de utilidades que pudieran obtener.

7. Familiarcese con el proceso de toma de decisiones. Para tener xito es muy importante conocer el proceso de toma de decisiones en la empresa con la que estamos tratando ya que esto nos ahorrar considerable cantidad de tiempo y dinero. 8. Evita confrontaciones. Mantener un clima de armona es vital en la estructura japonesa. Demandas directas para obtener acciones correctivas, subir el tono de la voz, amenazar con tomar cierto tipo de acciones para compensar presuntos daos, todo esto no va con el espritu japons. Todo se puede arreglar por medio del dilogo y en forma tranquila y calmada. 9. Entienda la cultura del regalo. Los japoneses tienen muy arraigada la costumbre de dar regalos y a donde quiera que vayan, siempre llevarn regalos suficientes para cualquier ocasin. En estas condiciones no nos debe extraar que nuestros visitantes japoneses, con el mnimo pretexto nos ofrezcan regalos, lo cual no debe ser tomado mas que como una muestra de amistad y buena voluntad. 10. Aprenda algo sobre la comunicacin en Japn. La pregunta obligada por resolver es sobre la necesidad de aprender a hablar japons para poder hacer negocios en Japn. La respuesta a esta pregunta es que, estrictamente hablando, no es requisito indispensable hablar el japons para realizar negocios en forma exitosa, siempre y cuando estemos seguros de que nuestra contraparte tiene suficiente dominio del idioma que se relacione, ya sea ingls o espaol. Lo importante es que se entienda que la comunicacin con japoneses no es solamente un problema del idioma, sino tambin de mentalidad, y las palabras no necesariamente expresan lo que su significado gramatical pudiera indicar. Por otra parte, es importante considerar que los japoneses aprecian mucho el esfuerzo que el socio extranjero realiza por aprender su idioma, por mnimo que este sea.