Anda di halaman 1dari 4

KAK, TLNG DIEDITIN/ DITAMBAHIN YG INI,, sy ndag tlalu ngerti materi ni,,

LO: 1. Hakikat Birokrasi Kampus 2. Tujuan Birokrasi Kampus 3. Permasalahan yang dihadapi mahasiswa dalam birokrasi kampus dan penyelesaiannya 4. Penulisan Surat, Proposal, LPJ

Birokrasi sebenarnya berasal dari bahasa prancis yaitu Birokrasi (bureaucracy) adalah suatu sistem yang telah tumbuh sejak beberapa dekade yang lalu, ada birokrasi pemerintahan (government bureaucracy) , ada birokrasi (bureaucracy) perusahaan, apa itu yang dimaksud birokrasi (bureaucracy) . Birokrasi bureau berarti kantor. Konsep birokrasi (bureaucracy) sebenarnya untuk mengaplikasikan prinsip-prinsip organisasi untuk memperbaiki efesiensi administrasi, meskipun seringkali ditemui aplikasi birokrasi (bureaucracy) dalam organisasi menimbulkan efek yang tidak baik karena timbul masalah administrasi yang kompleks dan ruwet terdapat dalam organisasi yang besar seperti organisasi pemerintahan (government). Akan tetapi birokrasi (bureaucracy) tidak dibatasi hanya pada organisasi pemerintahan (government) saja, organisasi diluar pemerintahan (government) juga dapat disebut birokrasi (bureaucracy) seperti serikat dagang, universitas, LSM besar. Dalam kamus akademi prancis tahun 1798, birokrasi diartikan kekuasaan, pengaruh para kepala dan staf biro pemerintahan. Sedangkan menurut kamus bahasa jerman edisi 1813, birokrasi didefenisikan sebagai wewenang atau kekuasaan dari berbagai departemen pemerintahan. Birokrasi pertama kali diungkapkan Oleh Max Weber 1947. Menurut Weber, birokrasi adalah bentuk yang ideal bagi sebuah organisasi yang bersifat formal. Tujuan dari birokrasi adalah terciptanya efisiensi kerja dari orang-orang yang terlibat dalam sebuah organisasi sehingga tujuan organisasi tersebut dapat terwujud. Namun, terkadang birokrasi yang diterapkan oleh suatu organisasi (misalnya organisasi pemerintah) terlihat begitu rumit, justru membuat pekerjaan menjadi tidak efektif. Birokrasi yang terlalu berlapis membuat sebuah organisasi yang harus melayani orang banyak menjadi tidak efektif. Sehingga tujuan untuk melayani masyarakat tidak tercapai dengan baik. Dalam sebuah institusi pendidikan tinggi, sudah pasti juga menerapkan sistem birokrasi tertentu agar pekerjaan menjadi lebih efektif. Mahasiswa sebagai salah satu elemen dari institusi pendidikan tinggi, mau tak mau harus mengikuti aturan main tersebut. persoalan muncul ketika salah satu elemen misalnya mahasiswa, merasa sistem birokrasi di kampus tidak memudahkan urusan mereka. Pertanyaannya, apakah persoalan tersebut muncul karena birokrasi yang ada cenderung mempersulit mahasiswa, atau si mahasiswa tidak memiliki pengetahuan yang cukup untuk mengimbangi sistem tersebut? Kampus sebagai sebuah lembaga yang melambangkan institusi ilmiah tentu memiliki sistem birokrasi yang bertujuan membantu memudahkan urusan seluruh civitas akademika agar berjalan teratur dan tertib. Jika tidak demikian, tentu saja banyak hal yang akan berantakan, misalnya, distribusi surat menyurat, proposal, laporan dan lain sebagainya. Agar lebih tertib, biasanya hal-hal seperti surat, proposal, laporan dsb dibuat

standar bakunya. Sudahkah mahasiswa belajar untuk memenuhi standar baku tersebut?Jika sudah kenapa mahasiswa masih merasa dipersulit oleh para birokrat kampus? Pertanyaan tersebut harus diajukan sendiri oleh masing-masing mahasiswa-terutama aktivis mahasiswa- sebagai bentuk introspeksi diri, apakah hal-hal yang sudah melakukan sudah benar, jika sudah benar apakah sudah tepat. Pertanyaan diatas biasanya akan memiliki jawaban yang sama. Kenapa mahasiswa kesulitan dengan birokrasi kampus? Jawabannya adalah KOMUNIKASI. Biasanya, yang menjadi persoalan kenapa mahasiswa kesulitan dalam menghadapi birokrasi kampus adalah persoalan Komunikasi. Mungkin selama ini, para mahasiswa hanya akan berurusan dengan para birokrat kampus jika sedang ada keperluan. Jika sedang tidak ada keperluan, Bapak dan Ibu para birokrat kampus tersebut tidak di tegur, kalau bertemu dijalan seolah-olah tidak melihat. Rekan-rekan mahasiswa, persoalan bahasa, cara bergaul dalam masyarakat tidak akan didapatkan pada bangku perkuliahan. Jika kita akan berurusan dengan orang lain dan dalam jangka waktu yang lama maka ketahuilah karakter orang tersebut. misalnya, anda seorang ketua lembaga kamahasiswaan yang akan selalu berurusan dengan pembimbing kemahasiswaan atau pejabat kampus, maka ketahuilah karakter beliau. Sering-seringlah berkomunikasi dengan beliau. Minta pendapat beliau jika anda ada kesulitan, walaupun anda sendiri sudah mengetahui jawaban dari persoalan anda (atau hanya sekedar basabasi). Dengan meminta pendapat beliau maka akan timbul perasaan menghargai, hindari kesan anda menggurui sesorang dari mereka. Kenali apa-apa yang tidak disuka dan disenangi oleh beliau. Sadarilah bahwa terkadang, bahasa tubuh, gaya berbicara, gaya senyum kita dapat menyinggung perasaan orang lain dan terkesan menggurui. Terkadang, jabatan sebagai aktivis mahasiswa membuat kita menjadi jumawa dan selalu merasa lebih baik dari orang lain. Jika muncul perasaan seperti itu, maka cepat-cepat buang karena hanya akan merugikan anda sendiri. KESEKRETARIATAN Surat Bagian-bagian surat resmi KOP SURAT TANGGAL NOMOR LAMPIRAN PERIHAL ALAMAT SURAT SALAM PEMBUKA ISI SURAT SALAM PENUTUP PENGIRIM TEMBUSAN Standar of Procedure (SOP) Surat Sebenarnya SOP surat bergantung pada masing-masing organisasi 1. Surat Keluar Tata cara penomoran surat: A / B / C / BEM-FK-UNRAM/ D / E Keterangan:

A : Nomor Surat B : Nama Kegiatan (disingkat) C : Biro atau Departemen yang menyelenggarakan kegiatan (disingkat) D : bulan dikeluarkannya surat (ditulis dalam angka romawi) E : Tahun dikeluarkannya surat (yyyy) 2. Surat Masuk Surat masuk dicatat dalam form pengisian surat masuk dengan urutan sebagai berikut: A/B/C/D/E/F Keterangan: A : Nomor Surat B : Tanggal Masuk C : Institusi Pengirim D : Tujuan Surat E : Isi Surat (deskripsi singkat) F : Tanggal Penting (jika ada) 3. Surat Mandat Diberikan kepada Pengurus BEM FK UNRAM Diberikan kepada PO (Project Officer) suatu kegiatan 4. Surat Tugas Diberikan kepada SC (Steering Committee) suatu kegiatan Diberikan kepada orang yang dikirim keluar mewakili BEM FK UNRAM 5. Surat Keterangan Diberikan kepada orang yang dikirim keluar mewakili lembaga Diberikan apabila ada hal-hal yang membutuhkan surat keterangan 6. Surat Peringatan Diberikan kepada pihak-pihak dalam koordinasi BEM FK UNRAM yang melakukan pelanggaran. Proposal SUSUNAN PROPOSAL Cover: Isi: Latar Belakang Nama Kegiatan Tema Kegiatan( optional ) Tujuan Kegiatan Sasaran Kegiatan( objek ) Pelaksanaan : bentuk( kongkrit ), waktu, tempat, dan susunan acara Struktur organisasi/kepanitiaan Rincian Dana( pemasukan dan pengeluaran ) Penutup Lembar Pengesahan Laporan Pertanggungjawaban SUSUNAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Sebelum ditulisnya Laporan Pertanggungjawaban, panitia diharuskan melakukan evaluasi hasil kegiatan yang dihadiri oleh panitia didampingi oleh perwakilan SC atau Pengurus BEM FK UNRAM

Laporan Pertanggungjawaban Dana I.Nama Kegiatan II.Deskripsi Kegiatan III.Peserta Kegiatan IV.Anggaran Dana (rincian pemasukan dan pengeluaran) V.Lampiran Dokumentasi Kegiatan (1 lembar foto) VI.Lampiran Bukti Pengeluaran (kuitansi/bon asli) Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan I.Pendahuluan II.Proposal III.Pandangan umum PO Kegiatan (termasuk evaluasi kegiatan dan kepanitiaan) IV.Evaluasi bidang (persiapan, pelaksanaan, evaluasi, kendala dan hambatan, saran) V.Penutup VI.Lampiran (5 foto dokumentasi kegiatan yang representatif, surat-surat dan fotokopi bon) Laporan Pertanggungjawaban SC I.Pandangan umum koordinator SC II.Evaluasi konsep, manajerial panitia dan teknis III.Penutup