P. 1
Tugas 6_POB Surat Keluar SU

Tugas 6_POB Surat Keluar SU

|Views: 5|Likes:
Dipublikasikan oleh Radhianisa Igatama

More info:

Published by: Radhianisa Igatama on May 11, 2013
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

02/16/2015

pdf

text

original

Business Process – Prosedur Surat Keluar Sekretaris Universitas

Actual Process & Improvement

Prosedur surat keluar ialah pedoman bagi sekretariat unit kerja Universitas Indonesia dalam mengirim dan menata surat keluar dari dan ke unit kerja masingmasing. Surat-surat tersebut antara lain surat dinas, surat keputusan, nota dinas, memo, surat pengantar dan lainnya. Pada pelaksanaanya, prosedur mengikuti bagan proses yang telah disediakan. Bagan tersebut pada tugas kali ini akan dianalisa serta dievaluasi, untuk memungkinkan peluang peningkatan performa kesekretariatan melalui optimalisasi prosedur surat keluar sekretariat ini. Tabel berikut merupakan tabel komparasi prosedur saat ini dan prosedur perbaikan yang diajukan. Perbaikan meliputi penyesuaian bagan proses dengan prosedur tertulis pada POB dan eliminasi tahap yang tidak efektif pada rangkaian prosedur.

N O 1 2

Proses Saat Ini Mulai Membuat/menjawab surat Registrasi surat Lengkap/tidak? Scan surat

Peningkatan Proses yang Diajukan Mulai Membuat/menjawab surat Registrasi surat Lengkap/tidak? Scan surat Pelabelan surat Pengiriman surat Ekspedisi/tidak? Ya Pencatatan Tidak Dengan email? Ya Unggah

3 4 5 6 7 Pengiriman surat 8 Ekspedisi/tidak? 9 Ya 10 Dropbox 11 Buku Pengantar 12 Arsip 13 Tidak 14 Dengan email? 15 Ya 16 Email/DNS 17 Entri ke sistem 18 Unggah 19 Tidak 20 Fax

Tidak Kirim via fax

21 22 23 Dropbox Unggah Selesai Simpan bukti pengiriman dan copy surat Selesai .

perbaikan prosedur Surat Keluar Sekretaris Universitas Indonesia terbukti lebih efektif dibandingkan proses yang dilaksanakan saat ini. Maka. 16-17-18. . Perbaikan tersebut. selain akan mempermudah operator dalam memahami tahap demi tahap prosedur surat keluar.Pada tabel di atas terlihat bahwa perbaikan proses meliputi satu kali penguraian langkah (5 dan 6) dan tiga kali penyingkatan prosedur (10-11-12. juga terbukti mempersingkat waktu keseluruhan proses seperti dijelaskan pada grafik berikut : Waktu proses rata-rata pada Improvement terbukti lebih kecil (8 menit. 55 detik) dibandingkan waktu proses rata-rata untuk Proses Saat Ini (11 menit 48 detik). 21-22) yang berbasis pada prosedur tertulis pada POB.

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->