Bisnis Manajemen
Indikator:
1. Alat serta materi yang sesuai diidentifikasi dan dipilih untuk melaksanakan tugas 2. Jumlah dan sumber diperhitungkan secara tepat untuk menyelesaikan pekerjaan
Tujuan Pembelajaran:
Setelah berdiskusi siswa dapat: Menjelaskan pengertian penggandaan Menjelaskan fungsi penggandaan Menyebutkan Jenis-jenis alat pengganda. Menyebutkan bagian-bagian dari jenis mesin pengganda Menjelaskan fungsi masing-masing bagian dari berbagai mesin pengganda. Menjelaskan hal-hal yang harus diperhatikan untuk memilih peralatan pengganda
Pengertian Penggandaan:
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda.
Bisnis dan Manajemen
Fungsi Penggandaan
1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin 2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya 3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan 4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya 5. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal
Bisnis dan Manajemen
Tombol onoff (on-off switch, power switch). Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin.
Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni :
Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni Papan dokumen otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lemba r asli secara otomatis, sangat bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak
Bisnis dan Manajemen
Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni
Papan penyortir (sorter). Untuk memisah-Misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas 10 rak dan 20 rak
Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni
Papan kertas besar (large capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak, dapat menampung sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4
Mesin foto copy kecil (Portable) Mesin foto copy kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)
Bisnis dan Manajemen
Mesin foto copy sedang (standar) Mesin foto copy sedang (standar), berat mesin 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)
Bisnis dan Manajemen
Mesin Stensil
Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu kertas master yang Cash Register disebut dengan stensil sheet atau sit stensil.
Bisnis dan Manajemen
Memilih jenis penggandaan dokumen yang sesuai: Spesifikasi alat/mesin yang dibutuhkan dalam penggandaan dokumen. dalam memilih peralatan pengganda dokumen, perlu memperhatikan hal-hal berikut: 1. Jumlah salinan yang dibutuhkan 2. Jenis dan kualitas kertas yang digunakan 3. Perlu tidaknya penduplikasian warna 4. Mesin dipergunakan untuk pemakaian yang intensif atau yang biasa
Bisnis dan Manajemen
Indikator:
1. Dokumen digandakan dan dikumpulkan . 2. Dokumen digandakan sesuai standar untuk dipresentasikan 3. Penggandaan dijilid sesuai dengan spesifikasi 4. Pekerjaan diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
Tujuan Pembelajaran:
Melalui pengamatan siswa dapat: Melakukan penggandaan dokumen sesuai petunjuk yang terdapat pada manual book Mengoperasikan mesin pengganda sesuai dengan fungsi masing-masing bagian dari berbagai mesin pengganda. Melakukan penjilidan sesuai dengan spesifikasi
Bisnis dan Manajemen
Penjilidan Dokumen:
Dalam menjilid buku atau diklat maupun data untuk keperluan persiapan rapat sangat diperlukan kerapian. Penjilidan dapat dilakukan dengan mempergunakan penjepret yang besar untuk buku atau diklat. Selain mempergunakan alat jepret untuk kertas atau steples, dapat pula menggunakan mesin penjilid khusus terutama untuk buku atau diklat yang mempunyai ketebalan tertentu yang tidak dapat dilakukan dengan menggunakan steples, namun mesin ini menggunakan kawat penguat yang biasanya berbentuk spiral atau plastik berbentuk spiral.
Bisnis dan Manajemen
Penjilidan Dokumen:
Mesin Jilid (Binding Machine) Mesin jilid digunakan untuk menjilid buku, diktat, kalender meja, boolet, dan sebagainya. Berdasarkan jenisnya, mesin penjilid dibagi menjadi dua yaitu: 1.Mesin penjilid buku 2.Mesin penjilid laporan (menggunakan kawat spiral/wire ring) Berdasarkan tenaga penggeraknya, mesin penjilid dibagi dua yaitu: 1.Mesin penjilid manual (digerakkan dengan tenaga manusia) 2.Mesin penjilid listrik (digerakkan dengan tenaga listrik)
Cara pemeliharaan mesin penjilid: 1. Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat. 2. Setelah dipergunakan, laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan 3. As dan per mesin sesekali diberi pelumas.
Indikator:
1. Dokumen yang sudah lengkap dikirimkan kepada yang berkepentingan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan 2. Dokumen asli disimpan di tempat yang telah ditentukan sesuai dengan isinya
Tujuan Pembelajaran:
Siswa dapat: Mengirim dokumen kepada yang berkepentingan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan Menyimpan dokumen asli di tempat yang telah ditentukan sesuai dengan isinya
Prosedur Distribusi
Ada 2 macam prosedur distribusi di dalam suatu organisasi yaitu Prosedur distribusi internal dan prosedur distribusi eksternal Prosedur distribusi internal ditempuh melalui 9 kegiatan, yaitu :
a. Penerimaan
Tugas penerimaan surat dilakukan dengan 4 cara : 1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk 2. Meneliti ketepatan alamat pengirim 3. Menggolongkan surat sesuai dengan jenisnya 4. Menandatangai bukti penerimaan sebagai tanda bahwa surat telah diterima
b. Penyortiran
Pekerjaan penyortiran meliputi 3 tugas ; 1. Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekertaris, karyawan dan surat-surat dinas lainnya 2. Mengolongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin, surat dinas penting dan surat dinas rahasia 3. Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dan sebaginya. Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri agar dapat diterima oleh orang yang memeng berhak.
Bisnis dan Manajemen
c. Pembukaan sampul
e. Membaca. Memberi garis bawah, dan membuat catatan penting/memberi tanda f. Pengagendaan surat g. Pengarahan surat masuk h. Bila surat-surat yang sudah selesai diagendakan dan ternyata surat tersebut dibutuhkan oleh beberapa pejabat untuk diketahui, maka untuk surat-surat semacam ini diperlukan pengarahan i. Penggandaan surat masuk j. Penyimpanan surat.
Bisnis dan Manajemen
Distribusi eksternal
adalah suatu tata cara atau aturan yang menyebarluaskan dokumen dimana dilakukan di luar perusahaan atau organisasi. Proses distribusi eksternal mencakup 5 macam kegiatan, yaitu : a. Konsep dibuat oleh sekertaris/kepala tata usaha b. Persyaratan dari konsep Beberapa persyaratan dari konsep surat antara lain sebagai berikut : Bersifat formal/dinas Objektif Ringkas dan jelas maksudnya Sopan dan ramah bahasanya Seragam dalam bentuknya Rapih dalam pengetikan
c. Pengetikan d. Penandatanganan e. Pencatatan Ada 3 cara dalam pencatatan,yaitu : Surat yang telah ditandatangani, dicap dan disertai kelengkapan lainnya (lampiran,amplop) menjadi surat dinas resmi Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, maka surat siap untuk dikirim f. Pengiriman surat keluar g. Penyimpanan berkas/arsip surat
Penyimpanan Dokumen
Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan dokumen (sistem filing ), nama yang umum dipakai ada lima macam yaitu : a. Penyimpanan sistem abjad b. Penyimpanan sistem tanggal c. Penyimpanan sistem wilayah d. Penyimpanan sistem subjek/pokok masalah e. Penyimanan sistem nomor