BAB I PENDAHULUAN

1.

Latar Belakang Penulisan Perkembangan teknologi saat ini sudah mencapai kemajuan yang sangat pesat. Teknologi apapun yang diciptakan manusia diperuntukkan untuk membantu mempermudah pekerjaan manusia. Khususnya teknologi computer sudah tidak jadi barang mewah. Computer biasa ditemukan dimana saja, baik dirumah tangga, di kantor-kantor masyarakat kelas menengah sampai kelas atas. PT. Berca Retail Group adalah salah satu instansi retail yang membutuhkan suatu system informasi yang dapat membantu mereka mengelola data warehouse, saat ini proses penginputan data barang masih manual menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel. Berdasarkan hal tersebut diatas maka diperlukan sebuah sistem informasi persediaan barang warehouse yang dapat menyelesaikan masalah tersebut. Penyelesaiannya adalah dengan cara menerapkan sistem

komputerisasi berbasis desktop yang berupa sistem informasi persediaan barang warehouse. Sistem ini bertujuan untuk memberikan kemudahan, keefektifan dan keefisienan dalam penyimpanan informasi. Demikian pula halnya dengan PT. Berca Retail Group, sistem yang ada pada perusahan ini masih terbilang belum maksimal ataupun efektif meskipun sudah memakai alat komputerisasi untuk melakukan semua

transaksi-transaksi yang berlangsung. Kemungkinan pada proses sedang berlangsung terjadi kesalahan penginputan pada komputerisasi yang terbilang sederhana dan belum terintegrasi dengan aman. Untuk mengatasi hal tersebut maka penulis menggunakan komputer berbasis aplikasi java dan database yang mempermudah transaksi dengan aman di PT. Berca Retail Group. Berdasarkan hal tersebut, maka penulis memberi tugas akhir ini yang bejudul: PERANCANGAN SISTEM PERSEDIAAN BARANG PT. BERCA RETAIL GROUP.

2.

Identifikasi Masalah Identifikasi masalah yang akan dibahas dalam penulisan skripsi ini adalah mengenai sistem persediaan barang PT. Berca Retail Group, yaitu : a. Perlunya ketelitian yang tinggi dalam pemeriksaan jumlah penjualan yang jumlahnya besar. b. Memerlukan waktu yang cukup lama dalam pencatatan data penjualan dan pembelian. c. Adanya pemborosan waktu dalam mengecek jumlah persediaan material. d. Sulitnya dalam menghasilkan suatu laporan yang cepat di dalam sistem manual, disebabkan karena data-data yang diolah selalu banyak sehingga tidak mungkin dikerjakan dengan cepat.

3. Pembatasan Masalah Pembatasan masalah yang ada memfokuskan pada masalah yang terdapat pada pembelian material dan penyimpanannya, proses penjualan tunai, pembuatan surat perintah kerja sampai pada pemesanan yang dilakukan oleh konsumen dan pembuatan laporan mengenai transaksi-transaksi dalam sistem persediaan barang serta pembuatan dokumen-dokumen transaksi.

4.

Perumusan Masalah Dari permasalahan diatas maka pokok masalah yang dapat diambil adalah: a. Bagaiman rancangan pengolahan sistem persediaan barang PT. Berca Retail Goup menggunakan sistem komputerisasi yang terintegrasi? b. Bagaimana hasil sistem komputerisasi pengolahan sistem persediaan barang pada PT. Berca Retail Group?

5.

Tujuan Penelitian Sesuai rumusan masalah diatas, maka penelitian ini bertujuan: a. Untuk mendeskripsikan model rancangan sistem persediaan barang PT. Berca Retail Group. b. Untuk menunjukkan hasil sistem komputerisasi dalam data persediaan barang PT. Berca Retail Group.

6.

Manfaat Penelitian Manfaat penelitian ini jika ditinjau dari aspek teoritis: a. Agar memudahkan sistem pengolahan data persediaan barang PT. Berca Retail Group. b. Dapat membuat suatu sistem komputerisasi yang terintegrasi, efektifitas dan efisiensi sehingga memudahkan dalam kegiataan persediaan barang PT. Berca Retail Group.

7.

Sistematika Penulisan Penulisan skripsi yang dilakukan melalui penelitian ini disususn berdasarkan prosedur penulisan yang telah baku dan untuk lebih jelasnya berikut ini gambaran proposal skripsi, yang terbagi menjadi enam bab. BAB I Pendahuluan Dalam bab ini berisi tentang penjelasan secara umum tentang latar belakang, identifikasi masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, kegiatan penelitian, kegiatan penelitian, dan sistematika masalah. Bab II Landasan Teori Dalam bab ini berisi tentang landasan atau dasar-dasar teori yang berkaitan dengan pembahasan atau tema yang diangkat seperti konsep dasar sistem dan konsep bahasa pemrograman

Bab III Metode Penelitian Dalam bab ini berisi tentang lokasi dan waktu penelitian, analisa kebutuhan, metode penelitian, analisa kebutuhan sistem, langkahlangkah pengembangan sistem. Bab IV Analisa Sistem Yang Berjalan Berisi sejarah singkat PT. Berca Retail Group dan struktur organisasi, prosedur sistem berjalan, DAD sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan meliputi spesifikasi dokumen masukan, spesifikasi dokumen keluaran, dan spesifikasi dokumen stock, serta permasalahan dan alternative pemecahan masalah. BAB V Rancangan Sistem Yang Diusulkan Bab ini berisi tentang sistem yang baru diusulkan peulis terdiri dari yang umum, yang menjelaskan gambaran secara global diperlukannya sistem baru pada persediaan barang PT. Berca Retail Group. Prosedur sistem usulan, DAD sistem usulan, Kamus Data sistem usulan, Spesifikasi rancangan sistem usulan yang mencakup bentuk dokumen masukan, Dokumen keluaran, Normalisasi file, Bagan terstruktur, Rancangan layar, Rancangan Form. BAB VI Penutup Bentuk uraian pada penutup merupakan kesimplan dari tiap-tiap bab akan berisi saran-saran yang dipandang perlu didalam pengolahan data agar tugas akhir dapat dipergunakan dengan sebaik-baiknya.

BAB II LANDASAN TEORI 1. Sistem a. Pengertian Sistem Menurut Para Ahli Menurut M.J Alexander (2004:12) Sistem merupakan suatu group dari elemen-elemen baik yang berbentuk fisik maupun non-fisik yang menunjukan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari suatu sistem. Menurut Jack Febrian (2004:398) Sistem yaitu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Menurut Jogianto H.M (1995:813) Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. b. Komponen Utama Sistem Terdapat tujuh komponen utama dalam sistem yang membuat sebuah sistem dapat bekerja dengan baik. 1. Komponen Input Kompoen input bertugas merupakan bagian dari sistem yang

untuk menerima data masukan. Data masukan ini

digunakan sebagai komponen penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan. 2. Komponen Proses Komponen proses merupakan komponen dalam sistem yang melakukan pengolahan input untuk mendapatkan hasil atau tujuan yang diinginkan. 3. Kompnen Output Komponen output merupakan komponen hasil

pengoperasian dari suatu sistem. Pada sistem informasi, keluaran bias berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan dan sebagainya. 4. Komponen Tujuan Terdapatnya suatu tujuan yang jelas akan memberikan arah yang jelas pula dalam proses sistem. Komponen tujuan merupakan sasaran yang ingin dicapai berjalannya sebuah sistem. Tujuan ini bias berupa tujuan usaha, kebutuhan sistem, pemecahan suatu masalah dan sebagainya. 5. Komponen Kendala Komponen kendala merupakan komponen yang berisikan aturan atau batas-batas yang berlaku atas tujuan tersebut. Pendefinisian kendala yang jelas, akan membuat tujuan menjadi lebih bermanfaat.

6.

Komponen Kontrol Komponen kontrol merupakan komponen pengawas dari pelaksanaan proses tujuan. Kontrol dapat berupa kontrol

pemasukan input, kontrol pengeluaran data, kontrol pengoperasian dan lain-lain. 7. Kontrol Umpan Balik Komponen umpan balik merupakan komponen yang memberikan respon atas berjalannya suatu sistem. Komponen ini dapat berupa kegiatan seperti perbaikan atau pemeliharaan sistem. c. Klasifikasi Sistem 1. Sistem Fisik dan Sistem Abstrak Sistem Fisik: Kumpulan elemen-elemen atau unsure-unsur yang saling berinteraksi satu sama lain secara fisik serta dapat didefinisikan secara nyata tujuan-tujuannya. Contoh: Sistem transportasi, elemen: petugas, mesin, organisasi yang menjalankan transportasi. Sistem Abstrak: Sistem yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan ide, dan tidak dapat didefinisikan secara nyata. 2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi karena proses alam dan tidak terdapat campur tangan manusia. Contoh sistem alamiah adalah sistem rotasi bumi dan sistem tata surya.

Sedangkan sistem buatan manusia dirancang dan diciptakan oleh manusia. Sistem buatan manusia misalnya sistem

pengendalian banjir, sistem tata kota dan lain sebagainya. Sistem buatan manusia ini sering melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut dengan human machine system. 3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu Sistem tak tentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem computer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogram yang ijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsure probabilitas. 4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka Sistem tertutup adalah sistem yang bekerja tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan luarnya untuk melakukan proses dalam mendapatkan output. Secara teoritis, sistem tertutup memang ada tetapi secara kenyataannya tidak pernah ada sistem yang benar-benar tertutup tanpa campur tangan pihak luar.

2. Sistem Informasi a. Defenisi Sistem Informasi Menurut James B Bower dkk (2004:17) Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. Menurut Alter (2003:11) Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Menurut Turban, McLean dan Wetherbe (1999:11) Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi dan mengeluarkan hasilnya. b. Komponen Sistem Informasi Menurut John Burch dan Gary Grudniski (2004:18) dalam bukunya information system theory and practice informasi memiliki komponen-komponen yang saling terintegrasi membentuk suatu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem yaitu :

1.

Blok Masukan (input block) Blok masukan dalam sebuah sistem informasi meliputi metode-metode dan media untuk menangkap data yang dimasukan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2.

Blok Model (Model Block) Blok model ini terdiri dari kombinasi kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang berfungso memanipulasi data untuk keluaran tertentu.

3.

Blok Keluaran (Output Block) Blok keluaran berupa data-data keluaran seperti dokumen output dan informasi yang berkualitas.

4.

Blok Teknologi (Technologi Block) Blok teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian teknologi ini dari sistem secara keseluruhan. bantu Blok yang

merupakan

komponen

memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam sistem. 5. Blok Basis Data (Data Base Block) Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu sama lainnya, tersimpan diperangkat keras computer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6.

Block Kendali (Controls Block) Meliputi masalah pengendalian terhadap oprasional sistem yang berfungsi mencegah dan menangani

kesalahan/kegagalan sistem. c. Analisa Sistem Analisa sistem adalah suatu proses mengumpulkan dan menginterprestasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem. (Kristanto, 2003:135) Tahap analisa sistem merupakan tahap kritis dan sangat penting, karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. 1. Analisa dan Perancangan Berorientasi Objek Analisa berorientasi objek adalah sebuah pendekatan yang digunakan untuk mempelajari objek-objek yang ada untuk mengetahui apakah objek tersebut dapat digunakan berulang kali atau dapat dapat disesuaikan untuk keperluan yang baru, dan menggabarkan objek yang baru atau modifikasi objek, yang akan dikombinasi dengan objek-objek yang sudah ada kedalam sebuah aplikasi bisnis computer yang bermanfaat. Tujuan analisa berorientasi objek yaitu untuk menentukan kebutuhan pemakai secara akurat.

Unified modeling language adalah bahasa standar untuk pengembangan sebuah sistem yang dapat menyampaikan bagaimana membuat dan membentuk model-model, tetapi tidak dapat menyampaikan kapan dan apa model yang seharusna dibuat. Unified modeling language merupakan salah satu alat bantu yang sangat hanal didunia analisa dan perancangan sistem informasi yang berorientasi objek. Hal ini disebabkan karena unified modeling language menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembang sistem utuk cetak biru (blue print) atas visi mereka dalam bentuk yang baku, mudah dilengkapi serta mudah dimengerti dengan mekanisme yang efektif untuk berbagi dan

mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain. Adapun model-model yang digunakan untuk analisa berorientasi objek berorientasi pada objek adalah sebagai berikut: a) Activity Diagram Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang,

bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Sebuah aktivitas dapat direalisasikan oleh saru use case

atau lebih. Aktivitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara use case menggambarkan

bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktivitas. Activity diagram digunakan untuk

memodelkan alur kerja (work flow) sebuah proses bisnis dan urutan aktivitas pada suatu proses. Simbol-simbol yang digunakan pada saat

pembuatan activity diagram: 1) Start point, diletakkan pada pojok kiri atas dan merupakan awal aktifitas. 2) End point, akhir aktifitas. 3) Activities, menggambarkan proses bisnis dan dikenal sebagai activitiy state. Jenis-jenis activities: a) Black Hole Activities, ada masukan dan tidak ada keluaran. b) Miracle Activities, tidak ada masukan dan ada keluaran dan dipakai pada waktu start point. c) Parallel Activities, activity yang berjalan secara bersamaan.

b) Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan

fungsionalias yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah apa yang diperbuat sistem, dan bukan bagaimana. Sebuah use case

mempresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case merupakan sebuah pekerjaan tertentu, misalnya login ke sistem, meng-create sebuah daftar belanja dan sebainya. Seorang/sebuah aktor adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sitem untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu. 1) Use Case Use case adalah deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan tipikal interaksi antara user (pengguna) sebuah sistem dengan sitemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah sistem dipakai.

Penamaan use case sesuai dengan tujuan yang dicapai dari hasil interaksinya dengan aktor. Use case biasanya menggunakan kata kerja.

2) Actor Actor adalah sebuah peran yang bisa dimainkan oleh pengguna dalam interaksinya dengan sistem. Untuk mengidentifikasikan actor, harus ditentukan pembagian tenaga kerja dan tugastugas yang berkaitan dengan peran pada konteks target sistem. Actor dilukiskan dengan peran yang mereka mainkan dalam use case, seperti bagian penjualan, pelanggan, pemilik dan lainlain. Dalam use case terdapat satu aktor pemulai atau initiator rangsangan actor awal yang terhadap

membangkitkan

sistem dan mungkin sejumlah aktor lain yang berpartisipasi atau participating actor. Akan sangat berguna untuk mengetahui siapa aktor pemulai tersebut. 3) Relasi Use Case Selain terdapat relasi-relasi antara actor dan terdapat relasi-relasi antara use case-use case.

Ada beberapa jenis relasi antara use case, yaitu: a) Include, digunakan untuk

menggambarkan bahwa suatu use case seluruhnya merupakan funsionalitaas

dari use case lainnya. b) Generailzation, digunakan untuk

menggambarkan variasi pada kondisi perilaku normal tetapi digambarkan

dengan sedikit berbeda. c) Extend, digunakan untuk menunjukkan bahwa suatu use case merupakan

tambahan fungsional dari use case yang lain jika kondisi atau syarat tertentu yang dipenuhi.

2.

Perancangan Berorientasi Objek Perancangan lanjutan setelah berorientasi analisa objek merupakan objek, tahap

berorientasi

perancang

berorientasi objek adalah suatu pendekatan yang digunakan untuk mespesifikasi kebutuhan-kebutuhan sistem dengan

mengkolaborasikan objek-objek, atribut-atribut, dan methodmethode yang lain.

Tujuan perancangan sistem itu untuk memahami kebutuhan kepada pemakai sistem (user) dan memberikan gambaran yang jelas serta rancangan bangunan yang lengkap. Tahap-tahap yang dilakukan pada perancangan

berorientasi objek adalah: a) Class Diagram Class adalah sebuah spesifikasi yang jika

diinstansiasi akan menhasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain

berorientas objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan memanipulasi Class keadaan diagram tersebut

(methode/fungsi).

menggambarkan

struktur dan deskripsi class, packagedan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment,

pewarisan, asosiasi dan lain-lain. Class dapat merupakan inplementasi dari sebuah interface, yaitu class abstact yang hanya memiliki method interface tidak dapat langsung diinstansiasikan, tetapi harus diimplemtasikan dahulu menjadi sebuah class. Dengan demikian interface mendukung resolusi methoda pada saat run-time.

Dalam notasi Unified Modeling Language class digambarkan dengan kotak. Nama class menggunakan huruf besar diawal kalimatnya dan diletakkan diatas kotak.

Pelanggan

Nama class

1) Asosiasi (Asosiation) Asosiasi (asosiation) bisa digunakan untuk memodelkan relasi diantara objek-objek. Nama dari asosiasi memberi informasi secara tepat tentang relasi apa yang sedang dimodelkan. Setiap asosiation

mempunyai dua asosiation end. Sebuah asosiation end juga memiliki multiplisity. Multiplicity menunjukan beberapa banyak objek yang berpartisipasi dalam suatu relasi. Secara umum, multiplicity menunjukan batasan rendah dan tertinggi untuk objek-objek yang berpartisipasi. Multiplicity yang paling umum digunakan1, *, dan 0 ...1. Langkah-langkah transpormasi dari konseptual data model ketabel relasi adalah sebagai berikut:

a) Jika hubungan yang terjadi antar class adalah 1 to 1 (one to one) maka atribut dari relationship set diambil dan dimasukan keentitas yang lebih

membutuhkan. b) Jika hubungan yang terjadi antar class adalah 1 ke 0 .. 1 (one to zero 1) maka atribut dari relationship set digabungkan keentitas yang memiliki multiplicity 0.. 1. c) Jika hubungan yang trjadi antar class adalah 1 to many maka atribut dari relationship set digabung dengan set entitas yang memiliki multiplisity banyak (many). 2) Atribut (Atributte) Adalah properti dari sebuah class. Atribut ini melukiskan batas nilai yang munkin ada pada objek dalam dari class. Pelanggan Nama Alamat Telepon Atribut

3) Operasi (Operation) Operasi (Operation) adalah sesuatu yang bisa dilakukanoleh sebuah class lain dapat dilakukan untuk sebuah class. Pelanggan Nama Alamat Ubah alamat Atribut Operasi Class

b)

ERD (Entity Relation Diagram) Entity relation diagram digunakan untuk

menggambarkan hubungan antar data yang ada didalam diagram. Komponen yang digunakan didalam hubungan data antara lain: 1) Entity/Entitas 2) Realitionship (Hubungan atau Relasi) Realitionship adalah bungan yang terjadi antar entitas. 3) Atributte Menunjukkan karakteristik dari tiap entitas atau sesuatu yang menjelaskan entitas atau relasi. Dari setiap atribut entitas terdapat satu atribut yang dijadikan sebagai kunci.

4) Cardinality (tingkat hubungan) Cardinality yang terjadi, dilihat dari suatu kejadian atau banyak tidaknya hubungan antar entitas tersebut. c) Tranformasi ERD (Entity Relation Diagram) ke LRS (Logical Record Structure) dan Relasi Diagram-ER (Entity Relation Diagram) harus

dikonversi kebentuk structure(struktur record secara logic). Setelah itu baru dikonversi kebentuk relasi(tabel). 1) Konversi Diagram-ER ke Logical Record Structure (LRS) Sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah diagram-ER akan mengikuti pola/aturan pemodelan tertentu. 2) Konversi Logical Record Structure ke Relasi (Tabel) Relasi atau tabel adalah sebuah bentuk pernyataan data secara garis dua dimensi, yang terdiri dari kolom dan baris. Relasi adalah bentuk visual dalam sebuah file yang terdiri dari field dan record. Field mewakili sebuah atribut dan recoerd gabungan dari beberapa file.

d) Sequence Diagram Sequence Diagram menggambarkan interaksi antar objek didalam dan disekitar sistem(termasuk pengguna), display, dan sebainya. Berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence Diagram terdiri antar dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Sequence Diagram biasa digunakan untuk

menggambarkan skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan sebagai respon dari sebuah event. Untuk menghasilkan output tertentu. Sequence Diagram mempunyai: 1) Entity, Entitas yang mempunyai atribut yang memiliki data yang bisa direkam. 2) Boundary, menghubungkan user dengan sistem. 3) Control, untuk mengontrol aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh sebuah kegiatan 4) Message, pengirim pesan 5) Return Value,ditampilkan dengan berpanah putus, yang menggambarkan hasil dari

pengiriman message. Digambarkan dengan arah dari kanan kekiri.

d. Teori Tentang Sistem Persediaan Barang Persediaan barang adalah badan usaha yang kegiatan usahanya hanya menyediakan barang. Kegiatan persediaan barang yang dibiayai PT. Berca Retail Group baik yang dilaksanakan secara swakelola oleh penyedia barang. Persediaan barang ini disediakan pihak perusahaan hanya untuk di distribusikan lagi kepada perusahaan-perusahaan kecil. Dalam sistem ini hanya mencatat transaksi-transaksi yang terjadi pada PT. Berca Retail Group. Persediaan (inventory), merupakan suatu mengendalikan

persediaan barang agar dapat melakukan pemesanan yang tepat yaitu dengan biaya yang optimal. Oleh karena itu konsep mengelola sangat penting diterapkan oleh perusahaan agar tujuan efektifitas maupun efisisensi tercapai. a. Manfaat persediaan barang Masalah pengendalian barang merupakan salah satu masalah penting yang dihadapi perusahaan, dalam hal ini kebanyakan perusahaan persediaaan merupakan bagian besar yang tercantum dalam neraca. Persediaan yang terlalu besar atau terlalu kecil dapat menimbulkan masalah-masalah yang pelik. Manajemen memberikan persediaan kepada barang efektif dapat

sumbangan

keuangan

perusahaan.

Beberapa hal yang menjadi pertanyaan pokok yang harus dijawab adalah: 1) Berapa unit yang harus dipesan atau diproduksi pada suatu waktu tertentu ? 2) Pada jumlah berapa pengadaan sudah harus dipesan harus dipesan atau diproduksi? 3) Jenis pengadaan barang mana yang diprioritaskan dan memerlukan perhatian khusus? Tugas manajemen pengadaan ialah menyediakan pengadaan barang yang diperlukan untuk menjamin kelangsungan operasi perusahaan pada tingkat biaya minimal. Peran manajemen persediaan adalah merekonsiliasiakan

kepntingan-kepentingan kedalam kebijakan pengadaan yang dapat diterima oleh berbagai kepentingan demi untuk mencapai tujuan perusahaan. e. Database (Basis Data) Dari segi bahasa, kata Basis Data terdiri dari dua kata yang berbeda. Kata basis data disusun dari kata basis dan data. Basis secara bahasa dapat berarti gudang, bank, atau tempat berkumpulnya sesuatu. Sedangkan data merupakan representasi faktual dari sebuah entitas di dunia maya. Jadi dapat disimpulkan bahwa basis data adalah metode

penyimpanan data (Data Storage Methode) dalam sebuah objek yang

bernama database. Database merupakan wadah penyimpanan data dan memiliki bagian-bagian yang bertugas menampung data-data dengan kategori berbeda. 1. Sistem Manajemen Basis Data Rasional (RDBMS) Sebuah sistem manajemen basis data relasional atau dalam bahasa Inggrisnya dikenal dengan Relational Database Management System (RDBMS) adalah sebuah progrsam komputer (atau secara lebih tipikal adalah seperangkat program komputer) yang sebuah didesain basis data untuk sebagai

mengatur/memanejemen

sekumpulan data yang disimpan secara terstruktur, dan melakukan operasi-operasi data atas permintaan penggunanya. Meskipun pada awalnya DBMS hanya dimiliki oleh perusahaan-perusahaan berskala besar yang memilki perangkat komputer yang sesuai dengan spesifikasi standar yang dibutuhkan (pada saat itu standar yang diminta dapat dikatakan sangat tinggi) untuk mendukung jumlah data yang besar saat ini implementasinya sudah sangat banyak dan adaptatif dengan kebutuhan spesifikasi data yang rasional sehingga dapat dimiliki dan diimplementasikan oleh segala kalangan sebagai bagian dari investasi perusahaan. Adapun sifat-sifat dari basis data relasional, antara lain:

a.

Dari sisi user, basis data relasional terlihat seperti kumpulan tabel yang berisi data.

b. c.

Setiap tabel terdiri dari row dan record. Tabel-tabel dapat memiliki hubungan apabila memiliki karakteristik yang sama.

d.

Hubungan yang terjadi biasanya yang terlihat diskema relasi.

e.

Suatu tabel merupakan struktur logis yang berdiri sendiri.

2.

Flow Chart Flowchart merupakan sebuah diagram dengan simbol grafis yang menyatakan tipe operasi program yang berbeda. Sebagai representasi dari sebuah program, flowchart maupun algoritma dapat menjadi alat bantu untuk memudahkan perancangan alur urutan logika suatu program, memudahkan pelacakkan sumber kesalahan program, dan alat untuk menerangkan logika program.

3.

Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan

sistem yang sedang berjalan logis. Dan diimplementasikan dalam bentuk DFD, yaitu proses, entitas, penyimpanan dan aliran data. Notasi DFD dasar tersebut dapat dilihat pada Gambar 1.

Entity External

Prosedur atau consumer informasi yang ada diluar Bound System untuk dimodelkan Transfer Informasi (Fungsi) yang ada di dalam Bound System untuk dimodelkan Objek data, anak panah menunjuk arah aliran data Penyimpanan data yang disimpan untuk digunakan oleh satu atau lebih proses

Process

Gambar 1 Notasi DFD Dasar (Pressman 2002)

4.

Entity Realitionship Diagram (ERD) Dalam rekayasa perangkat lunak, sebuah EntityRelationship Model (ERM) adalah sebuah konsep abstrak dan representasi data. Entitas-hubungan permodelan adalah

database contoh metode yang digunakan untuk menghasilkan jenis konseptual skema atau semantik data model sistem, sering data yang berhubungan, dan persyaratan di atas ke bawah fashion. Diagram dibuat menggunakan proses ini

disebut entitas-hubungan diagram, atau ER diagram. Gambar 2 menunjukan notasi ERD yang terdiri dari tiga elemen dasar.

Entity

Relationship

Attribute

Gambar 2 Elemen dasar ERD

a) Entity (Entitas) Jenis entitas (entity type) dapat berupa satu elemen lingkungan, sumber daya atau transaksi. Jenis entitas didokumentasikan dalam ERD dengan bentuk segi empat.

b) Relationship (Keterhubungan) Relationship (Keterhubungan) adalah suatu

asosiasiyang terdiri dari dua jenis entitas. Hubungan digambarkan dengan belah ketupat. c) Attribute (Atribut) Attribute (Atribut) adalah suatu identitas yang dimiliki entity. Atribut digambarkan dengan bentuk oval.

5.

Metode Waterfall Metode waterfall merupakan salah satu model yang digunakan untuk membangaun perangkat lunak, yaitu tahapan-tahapan proses yang harus dilalui dalam

implementasi rekayasa perangkat lunak yang berbasis komputer dan membagi tahapan utama menjadi lima tahapan (Sommerville, 2011), yaitu dapat dilihat dari Gambar 3.

Analisis dan definisi Desain sistem dan perangkat lunak

Implementasi dan pengujian

Integrasi dan pengujian sistem

Operasi dan pemeliharaan

Gambar 3 Metode Waterfall (Sommerville 2001) a) Tahapan analisis dan definisi kebutuhan Pada tahap ini dilakukan analisis dan penentuan definisi dari sistem yang diperlukan, penjelasan dan tujuan dari sistem dapat diperoleh melalui konsultasi dengan pengguna sistem.

b) Tahapan desain system dan perangkat lunak Desain system mempartisi proses dari kebutuhan yang diperlukan ke salah satu perangkat keras atau perangkat lunak. Desain sistem menetapkan arsitektur sistem secara menyeluruh. Desain perangkat lunak melibatkan pengidentifikasian dan pendeskripsian

abstrak dari sistem relasi. c) Tahapan Implementasi dan pengujian unit Pengujian unit melibatkan verifikasi sebuah unit yang dibuat memenuhi spesifikasi yang dibutuhkan. d) Integrasi dan pengujian sistem Pada tahap ini desain dari perangkat lunak dibuat dalam suatu program atau unit-unit. Unit program atau program diintegrasikan dan diuji sebagai satu sistem untuk memastikan bahwa seluruh kebutuhan perangkat lunak telah terpenuhi. Setelah pengujian, sistem diberikan kepada pengguna. e) Pengoperasian dan pemeliharaan Instalasi sistem dan pemeliharaan sistem dilakukan untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang tidak ditemukan pada tahap sebelumnya. Pengembangan implementasi dari unit sistem dan meningkatkan pelayanan mengikuti kebutuhan-kebutuhan yang baru.

6.

ActiveX Data Objects ADO (ActiveX Data Object) adalah penghubung basis data pada level tingkat tinggi, sebagai dasar dalam teknologi akses data, sepert OLE DB, yang diimplementasikan dengan menggunakan Component Object Model (COM). Dimulai dari ADO (Data Access Object) yang dibuat untuk data base lokal, selanjutnya dikembangkan dalam RDO (Remote Data Object) dan ADO (ActiveX Data Object) untuk mengantisipasi kebutuhan akan Client-Server. Dengan ADO semua data disimpan didalam sebuah objek recordset, yang merupakan sebuah pengaksesan data terkoneksi. Artinya aplikasi yang dibuat akan selalu terkoneksi dengan database sampai aplikasi tersebut ditutup. ADO memiliki tiga objek, yaitu: a) Connection ini bisa dikatakan sebagai jembatan utama antara program yang kita bangun dengan DBMS. Di sini akan dispesifikasikan provider Connection Mode dan propert-properti lain yang menentukan metode hubungan antara program dengan DBMS. b) Command digunakan untuk menempatkan query untuk memanipulasi data di tabel dalam database yang telah terhubung melalui Connection.

c) Recordset bisa diumpamakan sebagai object table yang akan kita manipulasi.

7.

Pengujian Black Box Metode uji coba Black Box memfokuskan pada keperluan fungsional dari software. Karena itu uji coba Black Box memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syaratsyarat fungsional suatu program. Uji coba Black Box bukan merupakan alternatif dari uji coba White Box, tetapimerupakan pendekatan yang melengkapi untuk menemukan kesalahan lainnya, selain menggunakan metode White Box.

f. Software/Aplikasi Pendukung Sistem 1. Java Java adalah bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) dan dapat dijalankan pada berbagai platform sistem operasi. Perkembangan Java tidak hanya terfokus pada satu sistem operasi, tetapi dikembangkan untuk berbagai system operasi dan bersifat open source. a. Java sebagai Sebuah Bahasa Pemrograman Java adalah bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) dan dapat dijalankan pada berbagai platform sistem operasi. Perkembangan Java tidak hanya terfokus pada satu sistem operasi, tetapi dikembangkan untuk berbagai system operasi dan bersifat open source. b. Java sebagai Sebuah Development Environment Sebagai sebuah peralatan pembangun, teknologi Java menyediakan banyak tools : compiler, interpreter, penyusun dokumentasi, paket kelas dan sebagainya.

c.

Java sebagai Sebuah Aplikasi Aplikasi dengan teknologi Java secara umum adalah aplikasi serba guna yang dapat dijalankan pada seluruh mesin yang memiliki Java Runtime

Environment (JRE). d. Java sebagai Sebuah Deployment Environment Terdapat dua komponen utama dari Deployment Environment. Yang pertama adalah JRE, yang terdapat pada paket J2SDK, mengandung kelaskelas untuk semua paket teknologi Java yang meliputi kelas dasar dari Java, komponen GUI dan sebagainya. Komponen yang lain terdapat pada Web Browser. Hampir seluruh Web Browser komersial menyediakan interpreter dan runtime environment dari teknologi Java. e. Pembagian Edisi Paket pada JAVA Untuk beragam aplikasi yang dibuat dengan bahasa Java, Java dipaketkan dalam edisi-edisi berikut: 1) Java 2 Standar Edition (J2SE) J2SE menyediakan lingkungan

pengembangan yang kaya fitur, stabil, aman, dan cross-platform. Edisi ini mendukung konektivitas basis data, rancangan user interface, masukkan/ keluaran

(input/output), dan pemrograman jaringan (network programming), dan termasuk

sebagai paket-paket dasar bahasa Java. 2) Java 2 Enterpise Edition (J2EE) J2EE menyediakan tempat untuk membangun dan menjalankan multitier

enterprise editions. J2EE berisi paket-paket J2SE serta paket-paket untuk mendukung pengembangan Enterprise JavaBeans, Java Servlets, JavaServer Pages, XML, dan kendali transaksi yang fleksibel. 3) Java 2 Micro Edition (J2ME) J2ME selain menyedikan bahasa Java yang sama, unggul dalam portabilitas

(kemampuan dapat dijalankan dimanapun), safe network delivery, seperti J2SE dan J2EE. Aplikasi-aplikasi dapat diskalakan

(dimampukan) agar dapat bekerja dengan J2SE dan J2EE. J2ME adalah untuk beragam consumer electronic product, seperti pager, smart card, cell phone, handheld PDA, dan set-top box.

2.

Microsoft Access Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin

basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para

pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat

menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik

pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek. a. Fitur Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif dengan programmer bahasa adalah kompatibilitasnya Structured Query

pemrograman

Language (SQL); query dapat dilihat dan disunting sebagai statemen-statemen SQL, dan statemen SQL dapat digunakan secara langsung di dalam Macro dan VBA Module untuk secara langsung memanipulasi tabel data dalam Access. Para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa

tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi objek. Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE) 2000, yang merupakan sebuah versi mini dari Microsoft SQL Server 2000, dimasukkan ke dalam Office XP Developer Edition dan dapat digunakan oleh Microsoft Access sebagai alternatif dari Microsoft Jet Database Engine. Tidak seperti sebuah sistem manajemen basis data relasional yang komplit, Microsoft JET Database Engine tidak memiliki fitur trigger dan stored procedure. Dimulai dari Microsoft Access 2000 yang menggunakan Microsoft Jet Database Engine versi 4.0, ada sebuah sintaksis yang mengizinkan pembuatan kueri dengan beberapa parameter, dengan sebuah cara seperi halnya sebuah stored procedure, meskipun prosesur tersebut dibatasi hanya untuk sebuah

pernyataan tiap prosedurnya. Access juga mengizinkan form untuk mengandung kode yang dapat dieksekusi ketika terjadi sebuah perubahan terhadap tabel basis data, seperti halnya trigger, selama modifikasi

dilakukan hanya dengan menggunakan form tersebut,

dan merupakan sesuatu hal yang umum untuk menggunakan kueri yang akan diteruskan (pass-through dan teknik lainnya di dalam Access untuk menjalankan stored procedure di dalam RDBMS yang

mendukungnya. Dalam berkas Access Database Project (ADP) yang didukung oleh Microsoft Access 2000 dan yang selanjutnya, fitur-fitur yang berkaitan dengan basis data berbeda dari versi format/struktur data yang digunakan Access (*.MDB), karena jenis berkas ini dapat membuat koneksi ke sebuah basis data MSDE atau Microsoft SQL Server, ketimbang menggunakan

Microsoft JET Database Engine. Sehingga, dengan menggunakan ADP, adalah mungkin untuk membuat hampur semua objek di dalam server yang menjalankan mesin basis data tersebut (tabel basis data dengan constraints dan trigger, view, stored procedure, dan UDF). Meskipun demikian, yang disimpan di dalam berkas ADP hanyalah form, report, macro, dan modul, sementara untuk tabel dan objek lainnya disimpan di dalam server basis data yang membelakangi program tersebut.

g. Kerangka Berfikir

Start

Study Pustaka

- Sistem Informasi - Sistem Informasi Pengadaan Barang - Identifikasi Masalah

Perencanaan dan Analisis

- Pengumpulan Data - Kebutuhan H/W dan S/W

- Database Perancangan - Coding Program

No - Hardware Uji Coba - Software

Yes

Penggunaan

Stop

Gambar 4 Kerangka Pikir Penelitian

1.

Tahapan Penelitian
a) Studi Pustaka

Pada tahap pertama ini penulis melakukan pengumpulan bahan pustaka sebagai acuan teori yang digunakan untuk mendefinisikan sistem informasi, sistem informasi persediaan barang.
b) Perencanaan dan Analisa

Pada tahap perencanaan penulis mulai membuat Pengembangan Sistem Informasi persediaan barang warehouse. Pada tahap ini dilakukan pengumpulan datadata sampai ditemukan masalah yang terdapat pada sistem berjalan tersebut. Masalah yang ditemukan dalam sistem berjalan, diantaranya adalah belum tersedianya sebuah sistem informasi yang dapat membantu bagian gudang pada PT. Berca Retail Group, belum tersedianya database untuk menyimpan dan mengolah data-data sehingga sulit menampilkan laporan persediaan barang yang akurat. Pada tahap analisa sistem, penulis mulai melakukan analisa terhadap sistem inventory yang telah ada pada PT. Berca Retail Group. Tahap-tahap kegiatan analisa ini adalah : 1) Investigasi memperoleh awal. Tujuannya tentang adalah masalah untuk yang

gambaran

terdapat pada perusahaan. 2) Melakukan penelitian terhadap sistem yang sudah ada dan memahami data cara tentang kerjanya sistem untuk

mengumpulkan

informasi

akuntansi manual atas sistem inventory padam PT. Berca Retail Group. 3) Mengindetifikasi kebutuhan user dan menentukan tujuan dari sistem yang baru. c) Perancangan 1) Melakukan perancangan konsep berupa pembuatan DFD dan flowchart dari sistem informasi pada PT. Berca Retail Group. 2) Melakukan perancangan fisik yang meliputi : a) Perancangan menentukan dihasilkan. b) Perancangan database. Perancangan ini output. Perancangan ini

format dan isi dari laporan yang

menentukan format database yang akan digunakan. c) Perancangan input. Perancangan ini

penentukan aplikasi yang digunakan pada kegiatan input data. d) Pengujian Setelah sistem selesai dirancang, maka tahap

berikutnya adalah tahap pengujian. Pada tahap ini biasanya terkait dengan pemrograman, instalasi dan rencana pemeliharaan. Dalam tahap ini juga dilakukan testing dan training dengan tujuan agar sistem dapat digunakan dengan sebaik-baiknya. e) Penggunaan Tahap yang terakhir adalah tahap penggunaan dimana sistem sudah siap digunakan oleh user. User biasanya adalah orang yang mengerti tentang

penggunaan sistem.

h. Hipotesis Pada dasarnya setiap perusahaan, khususnya perusahaan industri selalu memburuhkan persedian. Karena tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada risiko bahwa perusahaan nya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta barang atau jasa yang dihasilkan. Istilah persediaan umumnya ditunjukan pada barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali dalam operasi normal perusahaan. Persediaan sangatlah penting bagi suatu perusahaan karena berfungsi menghubungkan antara operasi yang berurutan dalam pmbuatan suatut barang dan menyampaikannya kepada konsumen

secara tepat waktu. Hal ini dapat mempermudah dan memperlancar jalanya operasi perusahaan, sehingga keuntungan yang diharapkan itu lebih besar dari biaya-biaya yang ditimbulkannya. Dalam melaksanakan kegiatan persediaan bahan baku tentunya memerlukan berbagai informasi yang menyangkut masalah persediaan agar manager dapat melakukan aktivitas proses produksinya dengan lancar. Informasi yang diperlukan tersebut dapat disediakan oleh suatu sistem informasi yang memadai. Dalam kehidupan sehari-hari selain ada barang atau jasa yang diperjual belikan dan dapat langsung dikonsumsikan oleh masyarakat, ada juga yang perlu diolah lebih lanjut untuk dijadikan barang lain. Adanya barang atau jasa tidak mungkin timbul dengan sendirinya tanpa adanya kegiatan prose produksi. Ini berarti harus ada aktivitas yang dimaksudkan untuk menambah atau menciptakan kegunaan atau proses produksi. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:633), definisi kelancaran adalah: Suatu keadaan lancarnya (sesuatu), pembangunan sangat bergantung pada sarana, tenaga dan biaya yang tersedia. Menurut Sofyan Assauri (1999:75), pengertian proses produksi sebagai berikut: Proses produksi dapat diartikan sebagai cara, metode dan tekhnik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau

jasa dengan menggunakan sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahanbahan, dan dana) yang ada. Sehingga suatu kelancaran proses produksi dapat diartikan sebagai suatu cara, metode dan tekhnik dari suatu keadaan dimana persediaan mempunyai peran penting dalam aktivitas sebuah

perusahaan. Karenanya persediaan sangat bergantung pada sarana, tenaga, dan biaya yang tersedia. Dengan demikian persediaan diharapkan dapat menunjang kelancaran suatu operasi perusahaan, dalam hal ini adalah proses prodeksi yaitu menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan sumber-sumber yang ada tersebut. Menurut Sofjan Assauri (1999:18), proses produksi dapat dikatakan lancar karena ditunjang oleh unsur-unsur pengoperasian operasi dan produksi, yang mencakup: 1. Penyusunan rencana produksi dan operasi. 2. Perencanaan dan pengendalian persediaan dan pengadaan bahan. 3. Pemeliharaan atau perawatan(maintenance) Mesin dan Peralatan. 4. Pengendalian mutu. 5. Manajemen Tenaga Kerja (Sumber Daya Manusia). Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi persediaan barang dapat menunjang kelancaran proses produksi. Karena

dapat menunjang proses produksi agar berjalan sesuai rencana, dan dapat menghasilkan kualitas barang yang sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Berdasarkan teori tersebut, penulis dapat mengemukakan hipotesis sebagai berikut: Sistem informasi persediaan barang yang diterapkan secara memadai dapat menunjang kelancaran proses usaha.