Anda di halaman 1dari 8

MANUAL SISWA

Mahasiswa Pecinta Alam Wanaprastha Dharma Universitas Udayana


Student Center Universitas Udayana Jl. Dr. Goris 7A, Denpasar Bali, Indonesia

PELATIHAN TINGKAT DASAR (PTD) 2012

MANAJEMEN operasional

Badan Koordinasi Penerbitan (BKP)

Masa Bimbingan Mapala WD Unud 2012 Manajemen Administrasi

MANAJEMEN ADMINISTRASI
Mohammad Farish (WD-9212516)
Oleh :

POKOK BAHASAN
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. SEKRETARIS & KESEKRETARIATAN ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT ADMINISTRASI PERALATAN ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN/DOKUMENTASI PENCATATAN KEUANGAN (BENDAHARA) MANAJEMEN KEUANGAN KESTA (KESEJAHTERAAN ANGGOTA) MANAJEMEN PEMASARAN PUBLIC RELATION (HUBUNGAN MASYARAKAT)

10. SPONSORSHIP

PENDAHULUAN
Tujuan dari diktat ini adalah untuk memberikan pemahaman praktis kepada Calon Anggota, khususnya yang berminat akan seluk-beluk administrasi organisasi sehari-hari. Yang difokuskan ke depannya sebagai ujung tombak Korps Administrasi Mapala WD Unud. Pemahaman praktis bagaimana membantu pengurus dalam menjalankan roda organisasi / mengelola organisasi sehari-hari. Disebut praktis, karena nantinya pada Latihan Pemantapan, akan diberikan pemahaman yang lebih konseptual tentang Manajemen Organisasi. Saat ini, yang lebih difokuskan adalah bagaimana caranya siswa memahami pengelolaan organisasi sehari-hari.

1.

SEKRETARIS & KESEKRETARIATAN


Secara etimologis, sekretaris atau secretary berasal dari kata secret yang berarti rahasia

atau pribadi. Konsep ini akan merujuk pada seseorang yang dipercayakan padanya sebuah 2
Oleh : WD 516 & WD

Masa Bimbingan Mapala WD Unud 2012 Manajemen Administrasi

masalah rahasia atau pribadi. Pada lingkup yang lebih luas, definisi sekretaris lalu disesuaikan dengan tugas yang diemban baik untuk perorangan, perusahaan, masyarakat maupun komunitas.(http://jarno.web.id/tips-n-trik/job-description-sekretaris-dalam-perusahaan.html#axzz22B9UJbqO) 1. Bertanggung jawab untuk bekerja sama dan membantu Ketua pelaksana dalam menjalankan fungsi manajerial, (planning, organizing, actuating, dan controling). 2. Membangun hubungan yang luas dengan pihak terkait dan menetapkan garis besar tujuan pengurus serta menjamin lancarnya koordinasi antar bidang dalam menjalankan kegiatan. 3. Menganalisis SOWT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) dan mampu membuat langkah-langkah untuk memanfaatkan analisis tersebut dalam membuat keputusan demi kelancaran organisasi. 4. Bertangongjawab mewakili ketua dalam pengambilan keputusan yang udah didelegasikan ketika ketua berhalangan hadir. 5. Secara langsung membawahi bidang-bidang dan bertanggung jawab atas kinerja dan pencapaian target kerja masing masing bidang berdasarkan program yang sudah ditentukan. 6. Bertanggung jawab terhadap administrasi tata persuratan serta pendokumentasian

2.

ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT
Surat-menyurat pada organisasi kita dapat terbagi menjadi dua bagian utama; Surat

Masuk, dan Surat Keluar. Surat Masuk adalah surat yang berasal dari organisasi/instansi di
luar Mapala. Misalnya, surat dari Rektorat, atau dari organisasi Mapala lain, dan lain-lain. Selanjutnya Surat Keluar akan dibagi lagi menjadi dua bagian; Urusan Intern (UI surat yang ditujukan kepada anggota-intern Mapala WD, misalnya surat undangan rapat, surat undangan pembukaan/penutupan kegiatan) & Urusan Ekstern (UE surat yang ditujukan kepada individu/organisasi/lembaga/instansi di luar Mapala WD, misalnya kepada Pembantu Rektor III, Gubernur Bali, Komandan Pangkalan Angkatan Laut Denpasar, Kodam Udayana, Kepala Badan SAR Nasional Denpasar, Pimpinan Joger, Ketua UKM di lingkungan Unud, Badan Eksekutif Mahasiswa Unud, Polda Bali, Pangkalan Angkatan, dan sebagainya.

2.1. SURAT MASUK

Oleh : WD 516 & WD

Masa Bimbingan Mapala WD Unud 2012 Manajemen Administrasi

2.2. SURAT KELUAR UI 2.3. SURAT KELUAR UE 2.4. PROSEDUR PENGIRIMAN SURAT

3.

MANAJEMEN KEARSIPAN
Arsip tidak sama dengan dokumen. Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan

bisa diakses serta digunakan oleh organisasi atau perorangan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Sedangkan arsip didefinisikan sebagai dokumen dalam segala media yang memiliki nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen.

4.

ADMINISTRASI PERALATAN
4.1. PERALATAN KETRAMPILAN vs NONKETRAMPILAN 4.2. PENYIMPANAN PERALATAN 4.3. ATURAN PEMINJAMAN 4.4. BIAYA PENYUSUTAN

5.

ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN/DOKUMENTASI
5.1. JENIS-JENIS DOKUMENTASI YANG KITA MILIKI 5.2. PERAWATAN & PEMELIHARAAN 5.3. ATURAN PEMINJAMAN 5.4. SDF

6.

MANAJEMEN KEUANGAN
Umumnya manajemen keuangan membicarakan pengelolaan keuangan organisasi bisnis (perusahaan), yang tujuan utamanya adalah mencari laba. Mapala Wanaprastha Dharma bukanlah organisasi bisnis, melainkan organisasi nirlaba/nonlaba. Organisasi nirlaba seperti kita tidak bertujuan memaksimalkan kemakmuran pemegang saham, tapi lebih luas lagi yaitu memuaskan para pemangku kepentingan, dalam hal ini pemerintah,

Oleh : WD 516 & WD

Masa Bimbingan Mapala WD Unud 2012 Manajemen Administrasi

masyarakat dan lingkungan hidup, juga mahasiswa Universitas Udayana serta anggota Mapala Wanaprastha Dharma itu sendiri. Meski tidak bertujuan mencari laba bagi pemegang saham, namun organisasi nirlaba toh tetap harus kuat secara finansial dan profitable. Karena organisasi yang lemah dalam hal finansial, tentunya akan terganggu kemampuannya mencapai sasaran organisasi. Misal, mau mengadakan kegiatan, tapi organisasi tidak punya uang atau kekurangan dana.

6.1

PENDANAAN & INVESTASI


Dalam manajemen keuangan bisnis, ada setidaknya 3 keputusan, Keputusan

Investasi, Keputusan Pendanaan dan Keputusan Dividen. Maka dalam manajemen keuangan organisasi nirlaba setidaknya ada 2; Keputusan Investasi & Keputusan Pendanaan. Pendanaan, organisasi nirlaba biasanya hanya mengharapkan sumbangan atau donasi dari individu atau lembaga. Di organisasi kita, selain Iuran Anggota, pendanaan organisasi didapatkan dari berbagai sumbangan (Dana Kemahasiswaan, Sponsorship, dll) dan berbagai kegiatan lain yang sah seperti misalnya berjualan baik barang (Kesta) maupun jasa. Setiap akhir periode kepengurusan atau kepanitiaan, apabila terdapat sisa dana umumnya dikembalikan kepada organisasi untuk selanjutnya didistribusikan baik untuk subsidi kegiatan selanjutnya maupun kepada anggota-anggotanya. Ingat, organisasi

kita tidak pernah membayar gaji/honor kepada anggota! Begitupun, kita tidak
mengenal acara pembubaran panitia, memakai uang organisasi untuk pesta makanmakan seperti lazim terjadi di organisasi lain. Yang dimaksud dengan distribusi kepada anggota umumnya dilakukan dengan membiayai seluruh/sebagian biaya pelatihan petualangan/konservasi/training lain-lain yang dirasa perlu. Atau bila ada anggota yang mengalami musibah atau mungkin even-even berbahagia seperti pernikahan, kelahiran anak, dsb, Sie Kesejahteraan Anggota dapat berpartisipasi menyumbang kepada anggota bersangkutan.

6.2

PENCATATAN KEUANGAN (SIA)

7.

KESTA (KESEJAHTERAAN ANGGOTA)


7.1. YJSB
5
Oleh : WD 516 & WD

Masa Bimbingan Mapala WD Unud 2012 Manajemen Administrasi

7.2. SDFH

8.

MANAJEMEN PEMASARAN
Meskipun organisasi kita bukanlah organisasi bisnis yang mencari laba, tetaplah

penting bagi kita untuk memperhatikan prinsip-prinsip pemasaran di dalam menjalankan roda organisasi sehari-hari. Lho, memangnya Mapala Wanaprastha Dharma menjual apa sih?

9.

PUBLIC RELATION (HUBUNGAN MASYARAKAT)


Di dalam ilmu Marketing, Public Relation atau Hubungan Masyarakat (PR/Humas)

merupakan bagian dari Integrated Marketing Communication (IMC) atau Komunikasi Pemasaran Terpadu, yang merupakan bagian dari Bauran Promosi. Di mana Promosi sendiri merupakan salah satu dari Bauran Pemasaran yang umumnya kita kenal dengan istilah 4P;

Product, Price, Place & Promotion.

Komunikasi

Pemasaran

Terpadu

atau

Integrated

Marketing

Communication (IMC) adalah sebuah proses bisnis stratejik yang digunakan untuk
merencanakan, mengembangkan, melaksanakan, dan mengevaluasi program-program komunikasi merek yang terkoordinir, dapat diukur, dan persuasif dengan konsumen, pelanggan, prospek, karyawan, relasi, dan audien internal atau eksternal lainnya yang relevan secara terus menerus. Sebuah aspek kunci dari IMC adalah bahwa hal itu mendorong pemasar untuk mempertimbangkan berbagai alat komunikasi dan bagaimana mereka dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tentang organisasi atau merek. Maka Belch & Belch mengemukakan apa yang dinamakan IMC Audience Contact Tools yang memperlihatkan berbagai cara konsumen bertemu (kontak) dengan organisasi atau merek di mana para pemasar harus menentukan yang mana saja yang bernilai untuk berkomunikasi dengan audiens sasaran mereka yang mana tools tersebut bisa dikombinasikan untuk membentuk program IMC yang efektif.

Oleh : WD 516 & WD

Masa Bimbingan Mapala WD Unud 2012 Manajemen Administrasi

Gambar 2. IMC Audience Contact Tools. Sumber: Belch & Belch.

9.1. MAKSUD & BENTUK-BENTUK HUMAS MAPALA WD

9.2. WORD-OF-MOUTH 9.3. SOCIAL MEDIA


9.4. PERILAKU ANGGOTA KESEHARIAN

10. SPONSORSHIP
10.1. EARHFD 10.2. BAGAIMANA MENJUAL KEGIATAN KITA SPONSORSHIP LEWAT

11.

Oleh : WD 516 & WD

Masa Bimbingan Mapala WD Unud 2012 Manajemen Administrasi

KNOWLEDGE REVIEW
1. Sebutkanlah

MANAJEMEN SEHARI-HARI

Pernyataan Murid : Segala pertanyaan yang saya jawab salah atau tidak lengkap telah dijelaskan kepada saya, dan saya memahami point-point yang salah tersebut.

Tandatangan ________________________ Tanggal ___________________

Kepustakaan
Belch, George E. & Michael A. Belch (2009). Advertising & Promotion. An Integrated Marketing Communications Perspective. Eight Edition. New York, McGraw-Hill.

Dewi, Sutrisna (2007). Komunikasi Bisnis. Yogyakarta, Penerbit Andi.

Kotler, Philip & Gary Armstrong (2008). Prinsip-Prinsip Pemasaran. Edisi Ke-12. Jakarta, Peerbit Erlangga.

Sukoco, Badri Munir (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta, Penerbit Erlangga.

Wiagustini, Ni Luh Putu (2010). Dasar-Dasar Manajemen Keuangan. Denpasar, Udayana University Press.

Oleh : WD 516 & WD