Herlinawati Sucipto, S.Pt. M.

 SISTEM secara sederhana dapat

diartikan sebagai suatu set unsurunsur yang tergabung menjadi satu untuk suatu tujuan bersama. Semua sistem merupakan bagian dari sistem-sistem lain yang lebih besar.

 Pada suatu organisasi proyek,

organisasi itulah sistemnya dan bagianbagiannya adalah departemendepartemen/bagian-bagian/biro-biro dalam proyek itu sebagai sub sistemnya. Integrasi dari sub-sitemsub-sistemnya diusahakan melalui penukaran (interchange) informasi.

INFORMASI perlu dibedakan

dengan pengertian DATA, dan perbedaan ini harus jelas dan adalah penting untuk maksud sistem informasi manajemen.

Data adalah kenyataan dan angkaangka yang sedang tidak dipakai dalam suatu proses pengambilan keputusan, dan data biasanya berbentuk historical records yang dicatat dan disimpan tanpa maksud segera digunakan/dikeluarkan untuk pengambilan keputusan.

Informasi terdiri dari data yang sudah diperoleh kembali (dari records), dan telah diolah atau digunakan untuk maksud-maksud informatif atau kesimpulan, ataupun sebagai dasar untuk prediksi atau pengambilan keputusan

MANAJEMEN terdiri dari proses-proses atau kegiatan-kegiatan yang mengutamakan apa yang dilakukan manajer-manajer dalam mengoperasikan organisasi yang dipercayakan kepadanya; yakni operasioperasi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.

MANAJER merencanakan dengan menetapkan strategi dan tujuan serta memilih arah tindakan yang terbaik agar rencana-rencana itu dapat tercapai. MANAJER mengatur tugas-tugas juga menyelesaikan tugas-tugas itu dalam kelompok-kelompok yang kompak serta mengatur pelimpahan wewenangwewenang. Kemudian manajer mengendalikan prestasi/performa dari pekerjaan dengan menentukan standar-standar performa serta mencegah penyimpangan-penyimpangan terhadap standarstandar tersebut.

 Suatu hasil dimana jangka waktu penyelesaiannya

ditentukan Proyek merupakan urutan (sementara) dari aktivitas-aktivitas unik, kompleks, dan terkoneksi pada satu tujuan atau sasaran dan dilengkapi dengan waktu yang spesifik, berdasarkan anggaran, dan spesifikasi (RK. Wysocki, R. Beck, dan David BC) Proyek diartikan sebagai sederetan urutan aktifitas yang diselesaikan tepat pada waktu , sesuai sasaran dan berdasarkan spesifikasi yang terstandarisasi (jeffery LW.)

 Project Management : Aplikasi

pengetahuan, keahlian, alat bantu dan teknik untuk mengelola aktivitas proyek dalam menghadapi kebutuhan dasar stakeholders client dan memprediksi berbagai hal yang berkaitan dengan proyek.

Project Manager : Individu yang menjaga

jalannya manajemen proyek dan semua sumber dayanya (biaya, staff, waktu, kualitas)

 Alat untuk membuat suatu perubahan Mempunyai tujuan spesifik Mempunyai awal dan akhir yang bisa dikenali dengan jelas Menghasilkan

sesuatu

yang

bisa

diharapkan

dan

diserahkan Mempunyai bentuk yang unik Merupakan tanggung jawab satu orang atau satu badan Melibatkan biaya, sumber daya dan waktu Menggunakan banyak jenis sumber daya dan ketrampilan

 Proyek merupakan suatu aktivitas yang berlangsung

dalam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu Proyek dapat dibagi bagi dalam sub sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan Dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap setiap sub sub pekerjaan dalam hal waktu, urutan pekerjaan, biaya dan performansi

 Proyek

biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi ( pemasaran, personalia, engineering, produksi, keuangan) karena diperlukan bermacam macam ketrampilan dan bakat dan berbagai disiplin dalam meyelesaikan pekerjaan pekerjaan dalam proyek Koordinasi antar fungsi organisasi sangat diperlukan untuk kesuksesan proyek sesuai dengan tujuan

 Setiap proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda

dari apa yang sudah pernah dikerjakan sebelumnya Suatu proyek merupakan pekerjaan yang sekali terjadi, tidak pernah terulang dengan persis sama

 Proyek adalah suatu proses bekerja untuk mencapai

tujuan selama proses proyek akan melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek Tugas tugas, organisasi orang dan sumber daya lain akan berubah bila proyek memasuki fase baru

 Inisiasi

Spesifikasi
Rancangan Instalasi

Operasi

 Proyek yang berasal dari klien yang ditawarkan ke suatu

KONSULTAN ATAU KONTRAKTOR, dimana sudah jelas macam pekerjaan yang harus ditangani. Dalam kondisi seperti ini biasanya tidak ada proses tender dan biasanya nilainya relatif kecil Ide proyek muncul karena ada tawaran dana dari INSTANSI ATAU LEMBAGA tertentu. Dengan tawaran tersebut lalu dapat disusun proposal proyek Proyek muncul karena adanya TAWARAN LELANG. Konsultan atau kontraktor berkompetisi untuk memenangkan tender Proyek berasal dari dalam perusahaan sendiri

 Kegiatan

merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengambil keputusan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan Aplikasi dari pengetahuan, keahlian dan teknik untuk aktivitas proyek guna memenuhi atau melebihi dari kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek itu sendiri Manajemen proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek atau mengambil personel yang ahli dalam bidangnya

 Seorang PM (Project Manager) memimpin organisasi

proyek dan beroperasi secara independen, bebas dari ranti komando yang semestinya dari organisasi induk PM adalah pembawa tunggal semua usaha mencapai tujuan proyek Karena proyek memerlukan bermacam macam keahlian dan sumberdaya maka pekerjaan pekerjaan dalam proyek dikerjakan berbagai orang dan fungsi PM menugaskan secara langsung manajer fungsional (pemasaran, personalia, produksi, keuangan dan lainnya) untuk memberikan dukungan PM dan tim proyek bertanggung jawab menyatukan orang orang dan berbagai fungsi/disiplin yang bekerja untuk proyek

 Proyek akan fokus pada ketepatan waktu dan biaya

penyerahan hasil akhir dan kelayak teknisnya, sementara unit unit fungsional dan organisasi induk harus tetap menjaga kelangsungan organisasi induk untuk mencapai tujuannya sebagai konsekuensi terkadang timbul konflik pemakaian sumberdaya antara manajer proyek dan manajer fungsional Dalam Proyek terdapat dua rantai komando yaitu komando vertikal (Manajer fungsional) dan komando horisontal (manajer proyek). Orang orang dalam proyek harus melapor ke kedua manajer Proyek bisa berasal dari bagian yang berbeda dalam organisasi induk

Karakteristik Aktivitas Sifat Kegiatan Siklus Kegiatan Intensitas Kegiatan Landasan Kegiatan

Operasional Pasif dan Rutin Relatif Panjang Relatif sama ( tetap) Anggaran dan penjadwalan tidak ketat

Proyek Dinamis dan non rutin Relatif Pendek Berubah ubah Semua kegiatan didasarkan anggaran dan penjadwalan

Komponen Kegiatan

Jenis aktivitas relatif sedikit

Relatif konstan (macam maupun volumenya)

Jenis aktivitas relatif banyak dengan berbagai ilmu

Berubah ubah (macam maupun volumenya)

Kebutuhan Sumberdaya

1.

2.
3. 4. 5.

Sebutkan sumber daya organisasi? (10) Sebutkan dan jelaskan 4 fungsi manajmen: POAC? (15) Perbedaan antara data dan informasi? (15) Sebutkan ciri-ciri manajemen proyek? (30) Sebutkan perbedaan program dan projecT (30)

 Manajemen : POAC.

Proyek adalah suata gabungan SDM (sumber daya

manusia),biaya (modal) dan material/alat yang dibentuk oleh organisasi yang bersifat non permanen, untuk mencapai tujuan khusus dan sasaran yang tepat.
Sistem Informasi adalah kumpulan elemen yang saling

berhubungan satu sama lain yang membentuk suatu kesatuan untuk mengintergrasikan data, proses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi.

 Merupakan batasan standarisasi pengelolaan manajemen

proyek secara internasional dan secara mendasar meliputi tiga hal pokok yaitu:
PROJECT MANAGEMENT CONTEXT

Penguraian secara rinci terhadap ruang lingkup pelaksanaan manajemen proyek baik internal maupun eksternal
PROJECT MANAGEMENT PROCESSES

Penggambaran umum serta hubungan keterkaitan antar rangkaian proses dalam pelaksanaan pengelolaan manajemen proyek
PROJECT MANAGEMENT KNOWLEDGE AREAS

Pembahasan secara keseluruhan terhadap sembilan fungsi yang mendasari pelaksanaan manajemen proyek untuk mencapai kesuksesan proyek

1. MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK (MIP) Merupakan tempat integrasi dari seluruh aktivitas manajemen proyek yang ada dalam rangka mengoptimumkan obyektif proyek 2. Manajemen Ruang Lingkup Proyek (MRLP) Merupakan batasan obyek yang ingin diraih yaitu suatu produk yang memiliki fitur, fungsi dan spesifikasi tertentu. 3. Manajemen Waktu Proyek (MWP) Merupakan target waktu dari output yang diharapkan agar dapat dimanfaatkan pada waktu yang tepat

4. Manajemen Biaya Proyek (MBP) Merupakan pengaalokasian sejumlah sumber dana berupa investasi untuk pembiayaan kebutuhan pelaksanaan proyekmyang mencakup perencanaan sumber dana, estimasi biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya 5. Manajemen Kualitas Proyek (MKuP) Merupakan pemenuhan kebutuhan yang mendasar terhadap output yang dihasilkan berupa kualitas yang terstandarisasi, yang mencakup perencanaan kualitas, pertanggungan kualitas dan pengendalian kualitas

6. Manajemen Sumber Daya Insani Proyek (MSDIP) Merupakan pengaturan kebutuhan SDI dalam pelaksanaan proyek yang mencakup perencanaan organisasi, akuisisi karyawan dan pembangunan tim kerja 7. Manajemen Komunikasi Proyek (MKoP) Merupakan pendistribusian jalur komunikasi yang terjadi akibat banyaknya keterlibatan individu maupun letak lokasi (geografis) dalam pelaksanaan proyek yang mencakup perencanaan komunikasi, pendistribusian informasi, pelaporan kinerja dan klosur administrasi

8. Manajemen Risiko Proyek (MRP) Merupakan pengelolaan resiko untuk memperkecil dampak yang ditimbulkan mencakup identifikasi risiko, kuantitas risiko, pengembangan responsi risiko dan pengendalian responsi risiko 9. Manajemen Pengadaan Proyek (MPP) Merupakan pengaturan kebutuhan produk atau perangkat yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek dari awal hingga akhir, mencakup perencanaan pengadaan, perencanaan permintaan, permintaan pengadaan, pemilihan supplier, administrasi kontrak dan penutupan kontrak

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

Ilmu Pengetahuan Yang Diterima Manajemen Proyek

Ilmu Pengetahuan Manajemen Umum

Ilmu Pengetahuan Aplikasi

Menurut Robert KW 1. KOMPETENSI PENCAPAIAN BISNIS

a. Kompetensi Kesadaran Bisnis : Kemampuan mengikat tiap proyek sistem pada misi, visi dan tujuan organisasi ( perusahaan)

b. Kompetensi Orientasi Rekan Bisnis : Kemampuan menjaga keterlibatan para manajer dan pengguna selama proyek c. Kompetensi Komitmen pada Kualitas : Kemampuan memastikan tiap proyek sistem berkontribusi pada kualitas organisasi secara keseluruhan

2.

KOMPETENSI PEMECAHAN MASALAH

a. Kompetensi Inisiatif : kemampuan mendemonstrasikan kreativitas, risiko yang diperhitungkan dan kelanjutan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan

b. Kompetensi Pengumpulan Informasi : Kemampuan memperoleh informasi faktual yang diperlukan untuk menganalisis,merancang (disain) dan mengimplementasikan sistem informasi

2.

KOMPETENSI PEMECAHAN MASALAH

c.

Kompetensi Sistemik: memilih proses pengembangan sistem yang sesuai dan menggunakan perangkat manajemen untuk merencanakan, menjadwalkan dan mengangarkan pengembangan sistem, disamping itu mampu memecahkan masalah melalui pendekatan analitis yaitu penguraian atas bagian bagian dan merakit ulang bagian bagian menjadi sistem baru yang lebih baik

d. Kompetensi Berfikir Konseptual : Kemampuan memhami konsep sistem dan menerapkannya pada analisis dan desain sistem informasi

3.

KOMPETENSI PENGARUH
a. Kompetensi Kesadaran Antar Personal : Kemampuan Memahami,mengenali dan bereaksi pada motivasi dan tingkah laku orang lain. Kompetensi Kesadaran Organisasi : Kemampuan memahami strategi organisasi dan memanfaatkannya dalam pelaksanaan proyek

b.

4.

KOMPETENSI MANAJEMEN MANUSIA

a. Kompetensi Memotivasi : Kemampuan memimpin dan mengarahkan anggotanya untuk mengatasi perbedaan perbedaan dan meraih tujuan proyek sebagai sebuah tim b. Kompetensi Komunikasi : Kemampuan berkomunikasi secara efektif baik lisan maupun tulis dalam konteks pertemuan, presentasi, memo dan laporan

4.

KOMPETENSI MANAJEMEN MANUSIA

c.

Kompetensi Mengembangkan Orang lain : Kemampuan memastikan anggota tim proyek menerima pelatihan, tugas, supervisi dan umpan balik performa yang cukup untuk menyelesaikan proyek

d. Kompetensi Memantau dan Mengendalikan : Kemampuan mengembangkan rencana, jadwal dan anggaran proyek serta mampu memantau perkembangan secara berkesinambungan dan jika diperlukan mampu membuat penyesuaian

5.

KOMPETENSI SELF MANAGEMENT

a.

Kompetensi Percaya Diri : Kemampuan membuat dan mempertahankan secara konsisten keputusan keputusan dengan percaya diri yang kuat dalam proses maupun fakta

b.

Kompetensi Manajemen Stress : Kemampuan bekerja efektif dibawah tekanan

Kompetensi Kepedulian dan Kredibilitas : Kemampuan menyampaikan janji janji dan solusi solusi secara konsisten dan jujur, jika diperlukan mampu mempertahankan pertukaran teknis atau bisnis dan di lapangan

c.

Menurut KC Chan : 1. Kompetensi Integrated : Kemampuan menyatukan atau mengkombinasikan berbagai entitas dan komponen ke dalam sebuah sistem holistik 2. Kompetensi Project : Kemampuan untuk merencanakan dan melakukan serangkaian aktivitas atau penugasan dalam suatu kerangka program tertentu 3. Kompetensi Management : Kemampuan untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengelola dan memantau sejumlah sumber daya untuk pencapaian obyektif yang ditetapkan

Melakukan aktivitas terkait terhadap konsep kelompok proses yang ada 2. Setiap kelompok proses membutuhkan sejumlah input (masukan) untuk menjalankan proses 3. Saat proses berlangsung akan melibatkan sejumlah perangkat (tools) dan metode (teknik) pekerjaan yang memadai 4. Hasil output (keluaran) dari proses akan dipergunakan untuk pelaksanaan kelompok proses pada aspek pengetahuan manajemen proyek yang lain
1.

 1. PROSES INISIALISASI : Tujuan utamanya adalah secara

formal memilih dan memulai proyek.

Memulai proyek termasuk mengenali dan memulai sebuah

proyek baru atau fase proyek. Beberapa organisasi menggunakan fase pra-inisialisasi, sementara yang lain termasuk item seperti mengembangkan kasus bisnis sebagai bagian dari inisialisasi.
2. PROSES PERENCANAAN: Tujuan utama dari

perencanaan proyek adalah membimbing eksekusi. Setiap bidang mengetahui termasuk informasi perencanaan.

 3. PROSES PELAKSANAAN / defenition Pelaksanaan dan perencanaan proyek saling terkait dan tidak

terpisahkan kegiatan Mereka yang melakukan pekerjaan harus membantu untuk merencanakan pekerjaan Para manager proyek harus meminta masukan dari tim untuk mengembangkan rencana yang realistis.
4. PROSES PENGONTROLAN / excecuting Perubahan tidak dapat dihindari pada proyek-proyek besar jadi

penting untuk mengembangkan dan mengikuti proses untuk memantau dan mengendalikan perubahan. Pemantauan pekerjaan proyek termasuk pengumpulan, pengukuran dan penyebaran informasi kerja. Dua output penting dari pengawasan dan pengendalian pekerjaan proyek termasuk direkomendasikan tindakan perbaikan dan pencegahan.

 5. PROSES PENUTUPAN Untuk menutup suatu proyek, anda harus

menyelesaikan semua aktifitas dan mengalihkan pekerjaan yang telah diselesaikan atau dibatalkan kepada orang-orang yang tepat

PROJECT INISIASI PROJECT DEFINITION REVIEW AND MAINTANCE

PROJECT CLOSING

PROJECT PLANING

MONITORING DAN CONTROL

PROJECT EXCECUTING

DETAIL PLANING

 Forward Scheduling:

merupakan pendekatan penjadwalan proyek yang menentukan proyek start (awal proyek) terlebih dahulu dalam dan menjadwalkan maju setelah tanggal tersebut. Reverse Scheduling: merupakan strategi penjadwalan proyek yang menentukan deadline proyek terlebih dahulu kemudian menjadwalkan mundur dari tanggal tersebut.

1.

2.
3. 4. 5.

Sebutkan dan jelaskan penjadwalan Controling? Sebutkan dan jelaskan penjadwalan management proyek? Sebutkan 3 standarisasi internasional pengelolaan manajemen proyek? Sebutkan dan jelaskan fungsi 9 inti pelaksanaan manajement proyek? Gambarkan proses manajemen proyek?