UNIVERSIDAD PRIVADA DE TACNA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

Escuela Profesional de Cs. Contables y Financieras

RECOPILACIN DE INFORMACIN PARA UNA AUDITORA DE SISTEMAS DE INFORMACIN

EVALUACIN DE LA ESTRUCTURA ORGNICA
A continuacin ofrecemos unos cuestionarios que servirn para evaluar la estructura orgnica de una organizacin a Auditar.
OBJETIVO DE LA ESTRUCTURA

1)

La estructura actual est encaminada a la consecucin de los objetivos del rea? Explique en qu forma.

S, por qu cada miembro de la organizacin tiene un rol que desempear, establecido en MOF, respetando a la vez el reglamento interno de trabajo y las polticas de la misma, debiendo ser desarrolladas con eficacia y eficiencia.

2)

Permite la estructura actual que se lleven a cabo con eficiencia: Las atribuciones encomendadas? Las funciones establecidas? La distribucin del trabajo? El control interno? SI SI SI SI NO NO NO NO

Si alguna de las respuestas es negativa, explique cul es la razn.

Porque esta no se realiza con una periodicidad constante y es superficial. Esto no permite tener un contro lo suficientemente adecuado.
NIVELES JERRQUICOS

Es conveniente conocer los niveles jerrquicos para poder evaluar si son los necesarios y si estn bien definidos. 1) Los niveles jerrquicos establecidos actualmente son necesarios y suficientes para el desarrollo de las actividades del rea? Cules y por qu son sus recomendaciones? SI NO

Las areas son suficientes, una recomendacin puede ser talvez al momento implantar un mtodo para El desarrollo de las actividades mas rpidamente que permita brindar un mejor servicio.
2) Permiten los niveles jerrquicos actuales que se desarrolle adecuadamente la: 3) Operacin? Supervisin? Control? SI SI SI NO NO NO

Permiten los niveles actuales que se tenga una gil: Comunicacin ascendente? Comunicacin descendente? Toma de decisiones? SI SI SI NO NO NO

Si alguna de las respuestas es negativa, explique cul es la razn.

4)

Considera que algunas reas deberan tener: Mayor jerarqua? SI NO

Menor jerarqua?

SI

NO

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Por qu razn?

Porque es necesario tener areas que supervisen a otras y orienten a las sub areas en la ejecucin de Sus funciones y puedan realizarlas de manera oportuna y eficiente.
DEPARTAMENTALIZACIN

1)

Se consideran adecuados los departamentos, reas y oficinas en que est dividida actualmente la estructura de la direccin? No. Por qu razn? SI NO

2)

El rea y sus sub-reas tienen delimitadas con claridad sus responsabilidades? No, qu efectos provoca esta situacin?

SI

NO

PUESTOS

Se debe tener cuidado de que estn bien definidas las funciones de cada puesto, ya que desafortunadamente existe mucha confusin en los nombres que se dan a los puestos dentro del medio de la informtica. 1) Los puestos actuales son adecuados a las necesidades que tiene el rea para llevar a cabo sus funciones? No, por qu razn? SI NO

2)

El nmero de empleados que trabaja actualmente es adecuado para cumplir con las funciones encomendadas? SI Solicite el manual de descripcin de puestos de:

NO

1 2 10 2

Analistas. Programadores. Tcnicos. Administrador de bases de datos.

4 1 92 110

Comunicacin y redes. Direccin. Administrativos. Otros.

Pida la plantilla del personal. Se debe especificar el nmero de personas que reportan a las personas que a su vez reportan a cada puesto, ya sea:

8 1
3)

Junta de accionista Directorio

4 13

Jefes de seccin. gerencias Jefes de rea

Gerencia general

Divisiones

El nmero de personas es el adecuado en cada uno de los puestos? S? Por qu?

SI

NO

SI, porque las labores estn correctamente distribuidas entre el personal que labora en esta institucin.

No, cul es el nmero de personal que considerara adecuado? Seale el puesto o los puestos.

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EXPECTATIVAS

Dentro de las expectativas se pueden detectar, en algunas ocasiones, deficiencias y frustraciones de las personas. 1) Considera que debe revisarse la estructura actual, a fin de hacerla ms eficiente? S? Por qu razn? SI NO

Si. Porque siempre se puede ser mas eficiente y brindar un mejor servicio

Cul es la estructura que propondra?

Una en las que las funcin de un rea o divisin no retrase las de las otras reas. Se podra aplicar el mtodo PERT
De realizar una modificacin a la estructura, cundo considera que debera hacerse?

La estructura no debera modificarse. Simplemente se debe mejorar las comunicacin entre areas.
AUTORIDAD

1)

Se encuentra definida adecuadamente la lnea de autoridad? No, por qu razn?

SI

NO

2)

Su autoridad va de acuerdo a su responsabilidad? No, por qu razn?

SI

NO

3)

En su rea se han presentado conflictos por el ejercicio de la autoridad? S, explique en qu casos.

SI

NO

4)

Existe en el rea algn sistema de sugerencias y quejas por parte del personal?

SI

NO

Por medio de oficios que se hace llegar a los respectivos jefes de cada division o areas
FUNCIONES
Las funciones en informtica pueden diferir de un organismo a otro, aunque se designen con el mismo nombre; por ejemplo, la funcin del programador en una organizacin puede ser diferente en otra organizacin. Ofrecemos a continuacin un cuestionario para evaluar las funciones.
EXISTENCIA

1)

Se han establecido funciones del rea? Por qu no?

SI

NO

2)

Las funciones estn de acuerdo con las atribuciones legales? Por qu no estn de acuerdo?

SI

NO

3)

Estn por escrito en algn documento las funciones del rea? Cul es la causa de que no estn por escrito?

SI

NO

Cul es la forma de darlas a conocer?

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Quin elabor las funciones?

Las elabora cada gerencia y divisin de acuerdo al rol que debe desempear para el cumplimiento De los fines de la misma. El jefe de cada area participo en esta. -------------------------------------------------------El jefe de cada divisin, cada jefe de gerencia siendo finalmente el directorio.

Particip el rea en su formulacin?

Por qu causas no particip?

Quin las autoriz o aprob?

COINCIDENCIAS

Se debe tener cuidado en que se conozcan las funciones del rea. 1) Las funciones estn encaminadas a la consecucin de los objetivos institucionales e internos? No, por qu?

SI

NO

2)

Las funciones del rea estn acordes al reglamento interior? NO, En qu considera que difieran?

SI

NO

No en su totalidad. .
SI. A qu nivel se conocen las funciones del rea?

3)

Conocen otras reas las funciones del rea? No, por qu?

SI

NO

4)

Considera que se deben dar a conocer? No, por qu?

SI

NO

ADECUADAS

Debemos tener cuidado, ya que en esta rea podemos detectar malestares del personal, debido a que si las funciones no son adecuadas a las necesidades, pueden existir problemas de definicin de funciones o bien de cargas de trabajo. 1) Son adecuadas a la realidad las funciones? En caso negativo, por qu no son adecuadas? SI NO

2)

Son adecuadas a las necesidades actuales? En caso negativo, por qu no?

SI

NO

3)

Cules son sus principales limitaciones? Reclamo de muchos usuarios por las tarifas que no consideran adeacuadas

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4) 5)

Son adecuadas a las cargas de trabajo? Existen conflictos por las cargas de trabajo desequilibradas? De qu tipo?

SI SI

NO NO

6)

Se tiene contemplada la desconcentracin? No, por qu?

SI

NO

7)

Cmo afecta la desconcentracin a las funciones? De una manera positiva ya que permite brindar un mejor servicio a los usuarios al estar mas cerca de ellos. Qu funciones se van a desconcentrar? Las funciones operativas de las administrativas y de igual forma las operacionales de las de inversion Particip la direccin de informtica en su elaboracin? No, por qu? SI NO

8)

9)

CUMPLIMIENTO

Esta seccin nos sirve para evaluar el grado de cumplimiento de las funciones del personal. 1) 2) 3) Estn delimitadas las funciones? A nivel de departamento? A nivel de puesto? No, por qu? SI SI SI NO NO NO

4)

Las actividades que realiza el personal son acordes a las funciones que tiene asignadas? No, qu tipo de actividades realiza que no estn acordes a las funciones asignadas? Cul es la causa?

SI

NO

Quin las ordena?

5)

Las actividades que realiza actualmente cumplen en su totalidad con las funciones conferidas? No, cul es su grado de cumplimiento?

SI

NO

6)

La falta de cumplimiento de sus funciones es por: Falta de personal. Personal no capacitado. Cargas de trabajo excesivas. Porque realiza otras actividades. La forma en que las ordena. SI SI SI SI SI NO NO NO NO NO

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7)

Cules funciones realiza en forma:

Registro de ordenes de pago, rediciones de viaticos, comprobantes en general y la realizacin de asientos contabilidad Kardex mensual, campaas de educacin sanitaria, entre otras.
Eventual?

Peridica?

Sistemtica? Llenado de libros contables . ingreso a los sistemas como SISCOM, SISTRAM entre los principales

Otras?

8)

Tienen programas y tareas encomendadas? No, por qu?

si

9)

Permiten cumplir con los programas y tareas encomendadas (necesidades de operacin)? No, por qu causas?

SI

NO

10) Quin es el responsable de ordenar que se ejecuten las actividades?

Los jefes de cada divisin y gerencia .

El jefe de cada divisin, area y la gerencia general
El sustituto
11) En caso de realizar otras actividades. quin las ordena y autoriza?

12) En caso de no encontrarse el jefe inmediato, quin lo puede realizar?

APOYOS

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A cuntas reas?

A Todas las areas

Cules son?

Los apoyos los realizan los practicantes EN ESPECIAL EL DE LA DIVISION DE CONTABILIDAD

DUPLICIDAD

1)

Existe duplicidad de funciones en la misma rea? S, qu conflictos ocasiona y cules funciones?

SI

NO

2)

Existe duplicidad de funciones en otras reas? S, cules y dnde?

SI

NO

Qu conflictos ocasionan?

3)

La duplicidad de funciones se debe a que el rea no puede realizarlas? S, cul es la razn?

SI

NO

No, cul es su opinin al respecto?

4)

Se pueden eliminar funciones? Si, Cules?

SI

NO

5)

Se pueden transferir funciones? S, cules y adonde? Las realizadas por los trabajador una misma divisin ya que conoce la funciones de su colega

NO

6)

Permite la duplicidad que se d el control interno? No, por qu?

SI

NO

Ya que esta establecido en el MOF y REGLAMENTO

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