SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DI KANTOR KECAMATAN SERENGAN SURAKARTA

TRI WAHYUNINGSIH M3110154

LATAR BELAKANG
Salah satu sistem informasi yang dapat menunjang proses kerja pada bagian adminitrasi yaitu pengarsipan.  Pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan buku agenda(manual)  Maka diperlukan sistem informasi yang dapat mengatasi beberapa masalah di kantor kecamatan serengan

TUJUAN  Pembuatan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kecamatan Serengan Surakarta untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian surat masuk dan keluar tersebut bila nanti dibutuhkan .

2. Bagi Kantor Kecamatan Serengan Surakarta  Sistem informasi pengarsipan ini bermanfaat untuk membantu dan mempermudah penyimpanan data secara digital. Bagi penulis  Kegiatan Magang Mahasiswa ini bermanfaat sebagai wadah untuk menerapkan dan mengimplementasi ilmu yang diperoleh selama perkuliahan dan mendapat pengalaman kerja. .MANFAAT 1.

BATASAN MASALAH  penyimpanan dan pencarian data surat. .

Evaluasi &Pelaporan) STAFF BENDAH ARA GAJI BENDAHA RA PENGELU ARAN STAFF STAFF STAFF KASI TATA PEMERINTAHAN KASI PEMERDAYAAN MASY.STRUKTUR ORGANISASI CAMAT SEKERTARIS CAMAT KASUBAG KEUANGAN KASUBAG KEPEGAWAIAN KASUBAG PEP (Perencanaan. KASI PEMBANGUNAN &LH KASI BUDAYA & AGAMA KASI KETENTRAMAN & KETERANGAN STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF .

Memperbaiki perancangan sistem dan melakukan coding. masyarkat selama tahun 2011-2012. Membantu memberikan pelayanan ke pada masyarakat. 3. .JADWAL KEGIATAN Minggu keUraian Tugas 1. 4. 6. Membantu merekap data pelayanan 5. 2. Mempelajari jalannya proses surat masuk dan surat keluar dengan cara membantu membuat surat keluar dan mendata surat masuk ke dalam agenda surat masuk. Melakukan pengujian dan presentasi sistem. Pengenalan lingkungan dan Struktur organisasi di Kecamatan Serengan Mengamati dan mempelajari pelayanan masyarakat yang dilakukan di Kecamatan Serengan. Membuat perancangan database.

input data surat masuk.CONTEXT DIAGRAM Login. SERENGAN Login. surat keluardan data diposisi OPERATOR Cetak disposisi dan lembar surat masuk &keluar Info data surat dan disposisi SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR KEC.bagian kasi. data operator. jenis surat Info surat dan disposisi ADMIN Laporan KEPALA KECAMATAN .

Data admin & Operator info admin &operator Pengguna Info pencarian Data admin &operator info admin& operator Info pencarian Kata kunci pencarian Data jenis surat info Jenis surat 5. Data Surat Masuk Data surat masuk info surat masuk Surat Masuk nosurat OPERATOR Data disposisi Data disposisi info disposisi Disposisi 2. Data Bagian Data bagian Bagian info bagian Data surat keluar CAMAT laporan 8. Data Jenis Surat Data jenis surat Jenis Surat info jenis surat Info pencarian Data Surat masuk ADMIN Kata kunci pencarian Data bagian info bagian Info pencarian Kata kunci pencarian Info pencarian PEGAWAI Kata kunci pencarian Info pencarian Kata kunci pencarian Katakunci pencarian Info pencarian 7. Pemberian Disposisi info disposisi Data surat keluar Data surat keluar info surat keluar Kata kunci pencarian 3. Pencarian 6. Laporan . data Surat Keluar info suratkeluar Surat Keluar Data admin & operator 4.DFD LEVEL 0 SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN Data surat masuk Info surat masuk 1.

DFD LEVEL 1 PROSES 1 (PROSES SURAT MASUK) Data surat masuk info surat masuk 1.1 Input Surat Masuk Data surat masuk info surat masuk Operator Surat Masuk Data surat masuk info surat masuk 1.2 Edit Surat Masuk Data surat masuk info surat masuk .

2 Edit Surat Masuk Data disposisi Info disposisi .DFD LEVEL 1 PROSES 2 (PROSES DISPOSISI) Data disposisi Info disposisi Info posisi Surat masuk Disposisi 2.1 Input Disposisi Data disposisi Info disposisi Nomor surat masuk Operator Surat Masuk Data disposisi Info disposisi 2.

DFD LEVEL 1 PROSES 3 (PROSES SURAT KELUAR) Data surat keluar Info surat keluar 3.1 Input Surat Keluar Data surat keluar Info surat keluar Operator Surat Keluar Data surat keluar Info surat keluar 3.2 Edit Surat Keluar Data surat keluar Info surat keluar .

3 Hapus Admin dan Operator Data pengguna Verifikasi .2 Edit Admin dan Operator Data pengguna Info pengguna Pengguna Data pengguna Verifikasi 4.1 Input Admin dan Operator Data pengguna Info penguna Admin Data pengguna Info pengguna 4.DFD LEVEL 1 PROSES 4 (PROSES ADMIN DAN OPERATOR) Data pengguna Info pengguna 4.

3 Hapus Jenis surat Data jenis surat Verifikasi .2 Edit Jenis surat Data jenis surat Jenis Surat Info jenis surat Data jenis surat Verifikasi 5.DFD LEVEL 1 PROSES 5 (PROSES JENIS SURAT) Data jenis surat Info jenis surat 5.1 Input Jenis surat Data jenis surat Info jenis surat Admin Data jenis surat Info jenis surat 5.

2 Edit Bagian Data bagian Info bagian Bagian Data bagian Verifikasi 6.1 Input Bagian Data bagian Info bagian Admin Data bagian Info bagian 6.3 Hapus Bagian Data bagian Verifikasi .DFD LEVEL 1 PROSES 6 (PROSES BAGIAN) Data bagian Info bagian 6.

ERD (ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM) isiringkas tglsurat dari nomorsurat noagenda nosurat Namapegawai namakasi Disposisi 1 disertakan 1 Surat Masuk 1 tglterima catatanmasuk diterima M Bagian M Sifat catatandisposi si isidisposisi lampiran approve M ditulis termasuk Posisi isiringkas 1 kepada 1 Jenis Surat 1 termasuk M Surat keluar namasurat kode tglsurat lampiran catatankeluar nosurat .

RELASI ANTAR TABEL .

DEMO .

KESIMPULAN  Dengan adanya Sistem Informasi kearsipan di Kantor Kecamatan Serengan Surakarta dapat memberikan kemudahan dalam menyimpan dan pencarian data surat masuk dan surat keluar. .

.SARAN  Saran yang dapat penulis sampaikan adalah pemanfaatan Sistem Informasi Pengarsipan sehingga dapat mengefisienkan pekerjaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful