SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DI KANTOR KECAMATAN SERENGAN SURAKARTA

TRI WAHYUNINGSIH M3110154

LATAR BELAKANG
Salah satu sistem informasi yang dapat menunjang proses kerja pada bagian adminitrasi yaitu pengarsipan. Pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan buku agenda(manual) Maka diperlukan sistem informasi yang dapat mengatasi beberapa masalah di kantor kecamatan serengan

TUJUAN

Pembuatan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kecamatan Serengan Surakarta untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian surat masuk dan keluar tersebut bila nanti dibutuhkan

MANFAAT
1. Bagi Kantor Kecamatan Serengan Surakarta Sistem informasi pengarsipan ini bermanfaat untuk membantu dan mempermudah penyimpanan data secara digital. 2. Bagi penulis Kegiatan Magang Mahasiswa ini bermanfaat sebagai wadah untuk menerapkan dan mengimplementasi ilmu yang diperoleh selama perkuliahan dan mendapat pengalaman kerja.

BATASAN MASALAH

penyimpanan dan pencarian data surat,

STRUKTUR ORGANISASI
CAMAT SEKERTARIS CAMAT

KASUBAG KEUANGAN

KASUBAG KEPEGAWAIAN

KASUBAG PEP (Perencanaan,Evaluasi &Pelaporan)

STAFF

BENDAH ARA GAJI

BENDAHA RA PENGELU ARAN

STAFF

STAFF

STAFF

KASI TATA PEMERINTAHAN

KASI PEMERDAYAAN MASY.

KASI PEMBANGUNAN &LH

KASI BUDAYA & AGAMA

KASI KETENTRAMAN & KETERANGAN

STAFF STAFF STAFF STAFF

STAFF

JADWAL KEGIATAN
Minggu keUraian Tugas

1.
2.

Pengenalan lingkungan dan Struktur organisasi di Kecamatan Serengan

Mengamati dan mempelajari pelayanan masyarakat yang dilakukan di Kecamatan Serengan.

3.

Mempelajari jalannya proses surat masuk dan surat keluar dengan cara membantu membuat surat keluar dan mendata surat masuk ke dalam agenda surat masuk.

4.

Membuat perancangan database. masyarkat selama tahun 2011-2012.

Membantu merekap data pelayanan

5.

Memperbaiki perancangan sistem dan melakukan coding. Membantu memberikan pelayanan ke pada masyarakat.

6.

Melakukan pengujian dan presentasi sistem.

CONTEXT DIAGRAM

Login,input data surat masuk, surat keluardan data diposisi

OPERATOR
Cetak disposisi dan lembar surat masuk &keluar Info data surat dan disposisi

SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR KEC. SERENGAN

Login, data operator,bagian kasi, jenis surat Info surat dan disposisi

ADMIN

Laporan

KEPALA KECAMATAN

DFD LEVEL 0 SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

Data surat masuk Info surat masuk 1. Data Surat Masuk Data surat masuk info surat masuk Surat Masuk nosurat OPERATOR Data disposisi Data disposisi info disposisi Disposisi

2. Pemberian Disposisi info disposisi

Data surat keluar Data surat keluar info surat keluar Kata kunci pencarian 3. data Surat Keluar info suratkeluar Surat Keluar

Data admin & operator 4. Data admin & Operator info admin &operator Pengguna Info pencarian

Data admin &operator info admin& operator

Info pencarian

Kata kunci pencarian Data jenis surat info Jenis surat 5. Data Jenis Surat Data jenis surat Jenis Surat info jenis surat Info pencarian Data Surat masuk

ADMIN

Kata kunci pencarian Data bagian info bagian Info pencarian Kata kunci pencarian Info pencarian PEGAWAI Kata kunci pencarian Info pencarian Kata kunci pencarian Katakunci pencarian Info pencarian 7. Pencarian 6. Data Bagian Data bagian Bagian info bagian

Data surat keluar

CAMAT

laporan

8. Laporan

DFD LEVEL 1 PROSES 1 (PROSES SURAT MASUK)

Data surat masuk info surat masuk

1.1 Input Surat Masuk

Data surat masuk info surat masuk

Operator

Surat Masuk

Data surat masuk info surat masuk

1.2 Edit Surat Masuk

Data surat masuk info surat masuk

DFD LEVEL 1 PROSES 2 (PROSES DISPOSISI)

Data disposisi Info disposisi Info posisi Surat masuk Disposisi 2.1 Input Disposisi Data disposisi Info disposisi

Nomor surat masuk Operator

Surat Masuk

Data disposisi Info disposisi

2.2 Edit Surat Masuk

Data disposisi Info disposisi

DFD LEVEL 1 PROSES 3 (PROSES SURAT KELUAR)

Data surat keluar Info surat keluar

3.1 Input Surat Keluar

Data surat keluar Info surat keluar

Operator

Surat Keluar

Data surat keluar Info surat keluar

3.2 Edit Surat Keluar

Data surat keluar Info surat keluar

DFD LEVEL 1 PROSES 4 (PROSES ADMIN DAN OPERATOR)

Data pengguna Info pengguna

4.1 Input Admin dan Operator

Data pengguna Info penguna

Admin

Data pengguna Info pengguna

4.2 Edit Admin dan Operator

Data pengguna Info pengguna

Pengguna

Data pengguna Verifikasi

4.3 Hapus Admin dan Operator

Data pengguna Verifikasi

DFD LEVEL 1 PROSES 5 (PROSES JENIS SURAT)

Data jenis surat Info jenis surat

5.1 Input Jenis surat

Data jenis surat Info jenis surat

Admin

Data jenis surat Info jenis surat

5.2 Edit Jenis surat

Data jenis surat

Jenis Surat

Info jenis surat

Data jenis surat Verifikasi

5.3 Hapus Jenis surat

Data jenis surat Verifikasi

DFD LEVEL 1 PROSES 6 (PROSES BAGIAN)

Data bagian Info bagian 6.1 Input Bagian Data bagian Info bagian

Admin

Data bagian Info bagian

6.2 Edit Bagian

Data bagian Info bagian

Bagian

Data bagian Verifikasi

6.3 Hapus Bagian

Data bagian Verifikasi

ERD (ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM)

isiringkas tglsurat dari nomorsurat noagenda nosurat Namapegawai namakasi

Disposisi

disertakan

Surat Masuk

1 tglterima catatanmasuk

diterima

Bagian M

Sifat

catatandisposi si isidisposisi

lampiran approve

ditulis

termasuk Posisi isiringkas 1 kepada

Jenis Surat

termasuk

Surat keluar

namasurat

kode

tglsurat

lampiran

catatankeluar

nosurat

RELASI ANTAR TABEL

DEMO

KESIMPULAN

Dengan adanya Sistem Informasi kearsipan di Kantor Kecamatan Serengan Surakarta dapat memberikan kemudahan dalam menyimpan dan pencarian data surat masuk dan surat keluar.

SARAN

Saran yang dapat penulis sampaikan adalah pemanfaatan Sistem Informasi Pengarsipan sehingga dapat mengefisienkan pekerjaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar.