SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DI KANTOR KECAMATAN SERENGAN SURAKARTA

TRI WAHYUNINGSIH M3110154

LATAR BELAKANG
Salah satu sistem informasi yang dapat menunjang proses kerja pada bagian adminitrasi yaitu pengarsipan.  Pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan buku agenda(manual)  Maka diperlukan sistem informasi yang dapat mengatasi beberapa masalah di kantor kecamatan serengan

TUJUAN  Pembuatan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kecamatan Serengan Surakarta untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian surat masuk dan keluar tersebut bila nanti dibutuhkan .

. Bagi Kantor Kecamatan Serengan Surakarta  Sistem informasi pengarsipan ini bermanfaat untuk membantu dan mempermudah penyimpanan data secara digital. 2. Bagi penulis  Kegiatan Magang Mahasiswa ini bermanfaat sebagai wadah untuk menerapkan dan mengimplementasi ilmu yang diperoleh selama perkuliahan dan mendapat pengalaman kerja.MANFAAT 1.

.BATASAN MASALAH  penyimpanan dan pencarian data surat.

KASI PEMBANGUNAN &LH KASI BUDAYA & AGAMA KASI KETENTRAMAN & KETERANGAN STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF .Evaluasi &Pelaporan) STAFF BENDAH ARA GAJI BENDAHA RA PENGELU ARAN STAFF STAFF STAFF KASI TATA PEMERINTAHAN KASI PEMERDAYAAN MASY.STRUKTUR ORGANISASI CAMAT SEKERTARIS CAMAT KASUBAG KEUANGAN KASUBAG KEPEGAWAIAN KASUBAG PEP (Perencanaan.

6. 2. Membantu merekap data pelayanan 5. 4. masyarkat selama tahun 2011-2012. Memperbaiki perancangan sistem dan melakukan coding. Mempelajari jalannya proses surat masuk dan surat keluar dengan cara membantu membuat surat keluar dan mendata surat masuk ke dalam agenda surat masuk. Pengenalan lingkungan dan Struktur organisasi di Kecamatan Serengan Mengamati dan mempelajari pelayanan masyarakat yang dilakukan di Kecamatan Serengan. Melakukan pengujian dan presentasi sistem. 3. Membantu memberikan pelayanan ke pada masyarakat. Membuat perancangan database.JADWAL KEGIATAN Minggu keUraian Tugas 1. .

jenis surat Info surat dan disposisi ADMIN Laporan KEPALA KECAMATAN . data operator.bagian kasi. surat keluardan data diposisi OPERATOR Cetak disposisi dan lembar surat masuk &keluar Info data surat dan disposisi SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR KEC.CONTEXT DIAGRAM Login.input data surat masuk. SERENGAN Login.

Data admin & Operator info admin &operator Pengguna Info pencarian Data admin &operator info admin& operator Info pencarian Kata kunci pencarian Data jenis surat info Jenis surat 5. Laporan . Pemberian Disposisi info disposisi Data surat keluar Data surat keluar info surat keluar Kata kunci pencarian 3.DFD LEVEL 0 SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN Data surat masuk Info surat masuk 1. Pencarian 6. Data Surat Masuk Data surat masuk info surat masuk Surat Masuk nosurat OPERATOR Data disposisi Data disposisi info disposisi Disposisi 2. Data Bagian Data bagian Bagian info bagian Data surat keluar CAMAT laporan 8. Data Jenis Surat Data jenis surat Jenis Surat info jenis surat Info pencarian Data Surat masuk ADMIN Kata kunci pencarian Data bagian info bagian Info pencarian Kata kunci pencarian Info pencarian PEGAWAI Kata kunci pencarian Info pencarian Kata kunci pencarian Katakunci pencarian Info pencarian 7. data Surat Keluar info suratkeluar Surat Keluar Data admin & operator 4.

DFD LEVEL 1 PROSES 1 (PROSES SURAT MASUK) Data surat masuk info surat masuk 1.2 Edit Surat Masuk Data surat masuk info surat masuk .1 Input Surat Masuk Data surat masuk info surat masuk Operator Surat Masuk Data surat masuk info surat masuk 1.

2 Edit Surat Masuk Data disposisi Info disposisi .DFD LEVEL 1 PROSES 2 (PROSES DISPOSISI) Data disposisi Info disposisi Info posisi Surat masuk Disposisi 2.1 Input Disposisi Data disposisi Info disposisi Nomor surat masuk Operator Surat Masuk Data disposisi Info disposisi 2.

2 Edit Surat Keluar Data surat keluar Info surat keluar .1 Input Surat Keluar Data surat keluar Info surat keluar Operator Surat Keluar Data surat keluar Info surat keluar 3.DFD LEVEL 1 PROSES 3 (PROSES SURAT KELUAR) Data surat keluar Info surat keluar 3.

DFD LEVEL 1 PROSES 4 (PROSES ADMIN DAN OPERATOR) Data pengguna Info pengguna 4.2 Edit Admin dan Operator Data pengguna Info pengguna Pengguna Data pengguna Verifikasi 4.3 Hapus Admin dan Operator Data pengguna Verifikasi .1 Input Admin dan Operator Data pengguna Info penguna Admin Data pengguna Info pengguna 4.

DFD LEVEL 1 PROSES 5 (PROSES JENIS SURAT) Data jenis surat Info jenis surat 5.3 Hapus Jenis surat Data jenis surat Verifikasi .1 Input Jenis surat Data jenis surat Info jenis surat Admin Data jenis surat Info jenis surat 5.2 Edit Jenis surat Data jenis surat Jenis Surat Info jenis surat Data jenis surat Verifikasi 5.

2 Edit Bagian Data bagian Info bagian Bagian Data bagian Verifikasi 6.3 Hapus Bagian Data bagian Verifikasi .1 Input Bagian Data bagian Info bagian Admin Data bagian Info bagian 6.DFD LEVEL 1 PROSES 6 (PROSES BAGIAN) Data bagian Info bagian 6.

ERD (ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM) isiringkas tglsurat dari nomorsurat noagenda nosurat Namapegawai namakasi Disposisi 1 disertakan 1 Surat Masuk 1 tglterima catatanmasuk diterima M Bagian M Sifat catatandisposi si isidisposisi lampiran approve M ditulis termasuk Posisi isiringkas 1 kepada 1 Jenis Surat 1 termasuk M Surat keluar namasurat kode tglsurat lampiran catatankeluar nosurat .

RELASI ANTAR TABEL .

DEMO .

KESIMPULAN  Dengan adanya Sistem Informasi kearsipan di Kantor Kecamatan Serengan Surakarta dapat memberikan kemudahan dalam menyimpan dan pencarian data surat masuk dan surat keluar. .

SARAN  Saran yang dapat penulis sampaikan adalah pemanfaatan Sistem Informasi Pengarsipan sehingga dapat mengefisienkan pekerjaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful