Pedoman Standar Pengelolaan Lab Komputasi

22-May-13

Draft Pedoman Standar Pengelolaan LAB KOMPUTASI I. STRUKTUR ORGANISASI

Laboratorium (atau Lab untuk singkatnya) dipimpin oleh seorang Ketua Lab (dibeberapa tempat disebut sebagai Manager Bagian Teknologi Informasi atau kadang disebut sebagai Chief of Information Officer CIO) dan dibantu oleh beberapa staf pendukungnya. Struktur Organisasi pengelolaan lab dapat diberikan sebagai berikut: 1. Ketua Lab (di tempat lain, misalnya di UI, disebut sebagai Manager Teknologi Informasi, CIO chief of information officers) a. Wakil Ketua Infrastruktur i. Network and Security Administrator ii. System Administrator iii. Tehnisi iv. Help Desk v. Staff Kontrak b. Wakil Ketua Sistem Informasi i. Bussines Process (SOP) Analylst ii. Help Desk iii. Staf Kontrak c. Staf Administrasi d. Tim Adhoc Dalam struktur organisasi, level (tingkat) satu (1) dan dua (a,b,c,d) adalah job (tugas). Sedangkan level tiga ke bawah (I,ii,iii,iv,v, dst) merupakan role (peran) yang dapat dirangkap oleh beberapa orang. Job merupakan jabatan struktural, sedangkan peran bukan strukural. Pada saat ini bisa saja satu orang menjalakan lebih dari satu peran. Nantinya ketika beban kerja sudah banyak, bisa saja hanya satu orang memegang satu peran. Dan dalam keadaan mendesak, perangkapan dapat dilakukan di setiap level.

II. JOB DESCRIPTION

1/11

Pedoman Standar Pengelolaan Lab Komputasi

22-May-13

Laboratorium Board of Advisors / Senior Advisors

Scope of Duties (Tanggung jawab) Memberikan masukkan tentang kebijakan-kebijakan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) rencana strategis yang akan diterapkan di Lab Komputasi FMIPA UNLAM

Wewenang Qualification / Kualifikasi Staf akademik yang memiliki keahlian di bidang-bidang terkait (network, security, knowledge management, dll) dengan peran Lab Komputasi Reports to / Melapor kepada: Not applicable.

Kepala Laboratorium
Scope of Duties (Tanggung jawab) Membuat Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) dan diusulkan ke Prodi/Fakultas, setiap tahun. Mengusulkan, mengubah (berdasarkan masukan IT Advisor), dan mengevaluasi kebijakan-kebijakan dan rencana strategis TIK, setiap tahun Menjalankan kebijakan dan rencana strategis TIK, setiap hari Setiap hari kerja: Mengelola semua sumber daya yang efisien dan tepat guna (capacity management). o Pengelolaan infrastruktur (hardware, software, network) dibantu oleh Wakil Kepala Bidang Infrastruktur. o Pengelolaan data dan informasi dibantu oleh Wakil Kepala Bidang Sistem Informasi Koordinasi dengan Departemen/Prodi lain yang terkait dalam memberikan pelayanan TIK, setiap diperlukan Membuat grand design Sistem Informasi di Fakultas (dibantu dengan Kepala sub-bagian Sistem Informasi), awal masa jabatan (apakah ada rencana Unlam/FMIPA/Prodi Matematika untuk mengembangkan Sistem Informasi???) Identifikasi kebutuhan, dan pengembangan (dibantu oleh Kepala Bidang Sistem Informasi) sistem informasi Fakultas (jika hanya ada rencana pengembangan system informasi), setiap tahun Jika KL berhalangan, Pelaksana Harian berkoordinasi dengan Ka Prodi/Pihak Fakultas serta KL dalam membuat kebijakan. Best current practice

2/11

Pedoman Standar Pengelolaan Lab Komputasi

22-May-13

Wewenang Menyetujui permohonan pengadaan Menyetujui permohonan lembur staf lab, jika ada jdwl lembur Qualification / Kualifikasi: minimum tamatan S1 bidang ilmu komputer / teknologi informasi atau yang terkait dan mempunyai kemampuan pengelolaan laboratorium. Reports to / Melapor kepada: Ketua Jurusan paling tidak satu bulan sekali.

Wakil Kepala Sub-Bagian Infrastruktur

Scope of Duties (Tanggung jawab) Mengusulkan dan mengevaluasi kebijakan-kebijakan TIK yang berhubungan dengan pengelolaan infrastruktur, minimal setahun sekali. Mengkoordinasikan pelaksanaan kebijakan TIK yang berhubungan dengan pengelolaan infrastruktur, Membuat perencanaan infrastruktur (pengembangan dan pengadaan sparepart), setiap tahun - sebelum tahun anggaran baru. Membuat, mengusulkan, dan mendokumentasikan prosedur-prosedur, setiap tahun Mengkoordinasikan pelaksanaan prosedur prosedur layanan infrastrukut dan pengelolaan semua sumber daya (hardware, software, network) yang efisien dan tepat guna, setiap hari Membantu koordinasi dengan bidang terkait dalam memberikan pelayanan TIK, setiap hari. Best current practice Wewenang Menyetujui permohonan pengadaan Laboratorium untuk pekerjaan yang sifatnya URGENT (yang dinyatakan dalam dokumen Service Level Agreement). Persetujuan tersebut harus dapat dipertanggungjawabkan kemudian ke Kepala Lab. Menyetujui permohonan lembur staf Laboratorium. Persetujuan harus dapat dipertanggungjawabkan kemudian ke Kepala Laboratorium . Qualification / Kualifikasi: Network Administrator Linux Administrator Windows Administrator
3/11

Pedoman Standar Pengelolaan Lab Komputasi

22-May-13

Reports to / Melapor kepada: Kepala Lab seminggu sekali

Wakil Kepala Sub-Bagian Sistem Informasi

Scope of Duties (Tanggung jawab) Membuat grand design Sistem Informasi, pada awal jabatan Mengusulkan dan mengevaluasi kebijakan-kebijakan TIK yang berhubungan dengan pengelolaan data, pengembangan dan pengoperasian sistem informasi, setiap tahun Menjalankan kebijakan TIK sesuai dengan prosedur yang berhubungan dengan layanan system informasi. Membuat dan mengusulkan dan mendokumentasikan prosedur-prosedur system informasi, setiap diperlukan Membantu koordinasi dengan bidang terkait dalam memberikan pelayanan TIK, setiap hari Identifikasi kebutuhan, dan pengembangan sistem informasi, setiap tahun Mendokumentasikan pengembangan sistem informasi, setiap diperlukan Project Manager pengembangan system informasi, setiap ada pengembangan Menetapkan metodologi pengembangan dan template dokumentasi system informasi, pada awal jabatan. Best current practice Wewenang Qualification / Kualifikasi: min d3 dan Berpengalaman (x tahun) dalam pengembangan sistem informasi Memiliki keahlian dalam bahasa pemrograman web , basis data. Reports to / Melapor kepada: Kepala Laboratorium seminggu sekali

ROLE DESCRIPTION

4/11

Pedoman Standar Pengelolaan Lab Komputasi

22-May-13

Tehnisi
Scope of Duties (Tanggung jawab) Memperbaiki komputer, server, dan peralatan IT lain yang rusak, saat diperlukan. Memasang instalasi kabel jaringan yang baru, saat diperlukan Memantau kondisi fisik jaringan dan memberikan usulan apabila terdapat kerusakan/komponen yang harus diganti, setiap minggu (minimal). Mengelola gudang sparepart / komputer dibantu oleh staf administrasi,setiap hari Memantau PC-PC di kelas dan ruang staf, setiap hari. Berdasarkan formulir keperluan pengguna / Dosen tentang software yang dibutuhkan (lihat tugas staf administrasi), melakukan installasi sistem operasi dan software di lab-lab komputer, PC Kelas, PC Staf. Saat diperlukan, misalnya pada saat satu bulan sebelum tahun ajaran baru, Membantu staf dalam pengunaan aplikasi sederhana (misalnya, antivirus), saat diperlukan Menyiapakan PC-PC (minimum pembuatan jadwal dikoordinasikan dengan kepala Lab) yang akan digunakan untuk Tugas Akhir, Kerja Praktek, staf dan lainnya, setiap awal semester Mengusulkan penambahan sparepart yang sering diperlukan, saat diperlukan, Melakukan trouble shooting terhadap masalah software umum yang sering muncul , setiap saat diperlukan. Berkoordinasi dengan bagian umum/rumah tangga atau yang terkait dalam pemeliharan peralatan listrik dan peralatan terkait lainnya, setiap saat diperlukan. Wewenang Qualification / Kualifikasi: Minimum D3 bidang ilmu komputer/teknologi informasi atau terkait Pengetahuan yang baik tentang komputer dan arsitektur komputer Pengetahuan dasar tentang jaringan komputer Reports to / Melapor kepada: Wakil Kepala sub-bagian bidang infrastruktur

Administrative
Scope of Duties (Tanggung jawab) Mengelola software

5/11

Pedoman Standar Pengelolaan Lab Komputasi

22-May-13

o melakukan pendataan kebutuhan software dengan cara mengedarkan daftar kebutuhan ke setiap Dosen utk diisi dengan software yang dibutuhkan, dua bulan sebelum awal semester o mendata software dan lisensi yang dimiliki Lab, pada saat pengadaan software, dan secara berkala o mengelola manual software (bekerja sama dengan perpustakaan), setiap saat diperluan Mengelola sparepart dan inventory (lebih baik dengan system informasi inventori idealnya yang berbasis web), setiap hari Menghubungi supplier untuk pengadaan sparepart, setiap saat diperlukan Mengarsipkan surat masuk dan keluar yang berhubungan dengan Lab, setiap saat diperlukan, termasuk antara lain salinan kuitansi pembelian Membantu menyiapkan surat-surat keluar Lab, setiap saat diperlukan Mengelola (mencatat dan memonitor) peminjaman peralatan , setiap saat ada peminjaman atau peminjaman yang telah habis masa pinjamannya. Membantu menyiapkan dokumen-dokumen terkait dengan lembur staf Lab, setiap saat diperlukan Mencatat semua keluhan/permasalahan dan mengupdate status perbaikannya, setiap ada pengaduan.

Wewenang Qualification / Kualifikasi: Memiliki keahlian dalam Word Processing, Spreadsheet, Database sederhana (optional) Reports to / Melapor kepada: Wakil Kepala sub-bagian Infrastruktur, Wakil Kepala sub-bagian Sistem Informasi, Kepala Lab

Helpdesk
Scope of Duties (Tanggung jawab) Monitor semua peralatan lab-lab komputer, setiap hari bekerjasama dengan helpdeks mahasiswa dan labsitter, setiap hari Melaporkan seluruh kerusakan kepada teknisi , setiap ada kerusakan Membuat jadwal, memonitoring, dan membuat laporan ringkasan hasil pemonitoran kondisi lab yang dilakukan oleh helpdesk dan lab sitter mahasiswa, setiap akhir semester Melaporkan kinerja dari para labsitter dan helpdesk mahasiswa, setiap saat hari

6/11

Pedoman Standar Pengelolaan Lab Komputasi

22-May-13

Helpdesk Job management: mencatat, menentukan kategori pekerjaan dan prioritas, meneruskan, memonitor status dari permintaan bantuan, setiap diperlukan Membuat pengumuman-pengumuman yang disetujui oleh Kepala Lab (mis perbaikan UPS, lab digunakan untuk praktikum), setiap saat diperlukan. Dapat membantu menyelesaikan masalah sederhana dalam Lab, setiap ada masalah Helpdesk Sistem Informasi, setiap saat diperlukan Menghitung absensi staf kontrak (helpdesk mahasiswa) (tugas bagian SDM), setiap hari Menjaga ketertiban pemakai lab-lab komputer dan mencatat serta melaporkan semua pelanggaran yang terjadi, setiap hari

Wewenang Qualification / Kualifikasi: Memahami cara penggunaan semua sistem informasi yang ada di Fasilkom. Mengerti pengetahuan dasar tentang komputer dan jaringan Reports to / Melapor kepada: Kepala sub-bagian infrastruktur dan Kepala sub-bagian sistem informasi.

Helpdesk Mahasiswa
Scope of Duties (Tanggung jawab) Memantau seluruh fasilitas dalam Lab, setiap hari Membantu mahasiswa dalam hal penggunaan lab, setiap hari Installasi software di lab sesuai dengan kebutuhan perkuliahan, setiap awal semester Wewenang Qualification / Kualifikasi: Reports to / Melapor kepada: Kepala sub-bagian infrastruktur

7/11

Pedoman Standar Pengelolaan Lab Komputasi

22-May-13

Network and Security Administrator

Scope of Duties (Tanggung jawab) menjalankan, dan mengevaluasi kebijakan-kebijakan IT yang berhubungan dengan pengelolaan infrastruktur jaringan. menjalankan dan mendokumentasikan prosedur-prosedur, setiap saat diperlukan Mengelola network yang efisien dan tepat guna, setiap hari Menjaga keamanan network (firewall, network policy, security policy, etc.), setiap hari Wewenang Qualification / Kualifikasi: Minimum D3 Ilmu Komputer/Teknologi Informasi atau terkait Network Administrator Linux Administrator Reports to / Melapor kepada: Kepala bidang Infrastruktur

System Administrator
Scope of Duties (Tanggung jawab) menjalankan, dan mengevaluasi kebijakan-kebijakan IT yang berhubungan dengan pengelolaan infrastruktur server, setiap hari menjalankan dan mendokumentasikan prosedur-prosedur, setiap saat diperlukan Mengelola server yang efisien dan tepat guna, setiap hari Menjaga keamanan server, setiap hari Installasi aplikasi di operational environment (note: developer sistem informasi tidak boleh memiliki akses di operational environment), setiap saat diperlukan Mengelola account yang ada, setiap hari Wewenang Qualification / Kualifikasi: Linux Administrator Windows Administrator
8/11

Pedoman Standar Pengelolaan Lab Komputasi

22-May-13

Reports to / Melapor kepada: Kepala bidang Infrastruktur

Business Process Analyst (Analis Prosedur Standar)

Scope of Duties (Tanggung jawab) Mendokumentasikan proses-proses bisnis yang ada dan standar dokumen (form), setiap ada proses bisnis baru Mengusulkan dan membakukan proses-proses bisnis yang lebih baik. Melakukan change management (sosialisasi, training, etc). Memonitor pelaksanaan proses-proses bisnis tsb. Wewenang Qualification / Kualifikasi: Reports to / Melapor kepada: Kepala sub-bagian Sistem Informasi

Staff Kontrak
Scope of Duties (Tanggung jawab) tergantung dari kontrak-nya. Wewenang tergantung dari kontrak-nya. Qualification / Kualifikasi: Minimal: mahasiswa tingkat 3, Program Studi Teknologi/ Sistem Informasi. Ideal: mahasiswa yang hanya sedang mengerjakan Tugas Akhir / Kerja Praktek (tidak sedang mengambil kuliah). Reports to / Melapor kepada: Kepala sub-bidang Sistem Informasi

9/11

Pedoman Standar Pengelolaan Lab Komputasi

22-May-13

Tim Adhoc
Scope of Duties (Tanggung jawab) Sesuai tugas yang diberikan pada saat pembentukan tim melalui surat tugas Wewenang Sesuai wewenang yang diberikan pada saat pembentukan tim Qualification / Kualifikasi: Ditetapkan oleh kepala lab namun minimum dapat melakukan tugas yang diberikan. Reports to / Melapor kepada: Kepala sub-bidang Sistem Informasi

10/11

Pedoman Standar Pengelolaan Lab Komputasi

22-May-13

III. ASSIGNMENTS
Job Assignments
IT Board of Advisors Kepala Laboratorium Kepala Sub-Bagian Infrastruktur: Kepala Sub-Bagian Sistem Informasi: : : ... ..

Role Assignments
Role Person Administration Help Desk Help Desk untuk Mahasiswa Technician Network and Security Administrator System Administrator Business Process Analyst Repository Manager / IT Bisa dirangkap oleh PJ Administration Librarian

11/11