AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS / MUTU

Dibuat untuk memenuhi salah satu tugas matakuliah

Oleh : Frita Margareth Sahala Tinggi S Yulisah Septri H (104020433) (104020450) (104020484)

JURUSAN AKUNTASI UNIVERSITAS PASUNDAN 2012

Apa konsep untuk audit sistem kepastian kualitas? Apa yang dimaksud dengan audit kepastian kualitas? Apa peranan audit sistem kepastian kualitas? Apa tujuan dan manfaat audit sistem kepastian kualitas? Bagaimana langkah-langkah audit sistem kepastian kualitas? Apa persyaratan sistem kepastian kualitas berdasarkan ISO? . 2. Untuk memenuhi keinginan. Sebagai bagian dari komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan. Sistem kepastian kualitas merupakan sesuatu yang dinamis. 3. kebutuhan. kebutuhan. 5.BAB I PENDAHULUAN A. perusahaan membangun suatu sistem kepastian kualitas untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan di dalam perusahaan dapat menjamin dihasilkan dan diserahkannya produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. dan harapan pelanggan. Rumusan Masalah Melihat latar belakang yang telah dipaparkan di atas maka dapat dirumuskan beberapa masalah yang timbul sebagai berikut: 1. harapan. Latar Belakang Masalah Persaingan antar perusahaan dalam merebut pasar mendorong perusahaan untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan apa yang diberikan pesaing. 6. dan kebutuhan pelanggan. B. Sistem ini harus mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai dengan keingingan. dan harapan pelanggan. 4. secara periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian kualitas yang diterapkan perusahaan. Perusahaan meningkatkan nilai pelanggan sebagai usaha untuk meningkatkan kepuasannya. Usaha dan operasional perusahaan fokus kepada keinginan.

Memberi informasi mengenai audit sistem kepastian kualitas. 2. .C. 3. Menambah pengetahuan mengenai audit sistem kepastian kualitas. Tujuan Penulisan Makalah Berdasarkan rumusan masalah yang telah disampaikan diatas maka dapat dikatakan tujuan dari penulisan makalah adalah sebagai berikut: 1. Sabagai referensi tambahan dalam pengumpulan bahan penulisan makalah.

mulai dari perencanaan produksi sampai bagian keuangan. Konsep Audit Sistem Kepastian Kualitas Konsep kualitas/mutu harus diadopsi oleh segenap komponen perusahaan. . Auditor memiliki peranan besar dalam pelaksanaan TQM. b. Harus memahami manajemen kualitas ketika melaksanakan fungsinya mengawasi kegiatan atau aktivitas fungsi-fungsi perusahaan. Biasanya. Harus berpartisipasi aktif dalam menjalankan program TQM melalui pengawasan ketat terhadap program mutu yang dijalankan perusahaan dan menjalankan aktivitas mutu ketika melaksanakan pekerjaannya agar semakin memahami maksud dan tujuan manajemen mutu tersebut. Konsep ini disebut sebagai Manajemen Kualitas Total (Total Quality Management) atau TQM. seperti yang ditetapkan oleh Organisasi Internasional untuk Standarisasi (ISO) 9000. Audit Kepastian Kualitas Sebuah audit kualitas adalah review di mana sebuah auditor menganalisis dan memverifikasi berbagai catatan dan proses yang berkaitan dengan itu kualitas program suatu perusahaan. Sederhananya. Secara umum. audit kualitas adalah audit eksternal . Anggota tim audit biasanya profesional yang memiliki pengetahuan yang luas tentang standar auditing . yaitu: a. yang berarti dilakukan oleh auditor independen atau tim auditor yang memiliki keahlian di daerah tersebut. 2. Sebuah perusahaan juga dapat melakukan audit mutu untuk menentukan apakah itu sesuai dengan standar kualitas tertentu. tujuan dari pemeriksaan mutu adalah untuk menentukan apakah perusahaan sesuai dengan program kualitas atau apakah perlu untuk melakukan perubahan praktik usaha. Sebuah perusahaan juga dapat memilih untuk melakukan audit internal dari perusahaan kualitas kontrol sistem secara berkala.BAB II PEMBAHASAN 1. ISO 9000 adalah sertifikasi bahwa suatu perusahaan mengikuti prosedur usaha formal. prosedur.

Peranan Audit Sistem Kepastian Kualitas Audit sistem kepastian kualitas memiliki peranan penting dalam memberikan kepastian kualitas kepada pelanggan dan proses yang berlangsung di dalam perusahaan. Selain itu. Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan korektif yang direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang terkait. mandiri.dan prinsip-prinsip.” 3. Tujuan dan Manfaat Audit Sistem Kepastian Kualitas Tujuan Audit Kepastian Kualitas Dari pengertian audit mutu yang diuraiakan di atas. mengevaluasi. Audit kepastian kualitas adalah proses sistematis. auditor harus memiliki pengalaman dengan memeriksa. Upaya pemeriksaan dilakukan dalam dua cara. bahwa tujuan audit mutu adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan sebagai dasar . praktik. yaitu secara random yang bersifat jangka pendek dan terus-menerus yang bersifat jangka panjang. atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. dan lembaga sertifikasi. asosiasi. ISO 8402 “Audit mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independent untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan yang direncanakan tersebut diimplemantasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya yaitu perusahaan. dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas. Menurut The International Standard For Terminology in Quality Management. dan pelaporan tentang apakah setiap aspek dari sistem mutu kurang atau memuaskan. 4. pemerintah. pelanggan.

4. Memudahkan registrasi / pendaftaran atas sistem mutu. Menilai pemasok dan memverifikasi sistem mutu pemasok.2000) : 1. b.pengambilan keputusan. 2. perbaikan dan / atau perubahan. g. pengendalian manajemen. c. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis. 2. Menentukan efektivitas sistem mutu. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem mutu. Mengarahkan pencapaian sasaran Memberikan sense of urgency Menemukan peluang perbaikan Memastikan apakah sistem diterapkan secara efektif Mendeteksi penyimpangan-penyimpangan terthadap kebijakan mutu sedini mungkin Tujuan audit sistem kepastian kualitas menurut ISO 10010 yaitu: a. pengendalian manajemen. Hasil temuan auditor tersebut akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. perbaikan dan/atau perubahan. Menentukan ketidak sesuaian. Memenuhi persyaratan peraturan. 5. Menilai dan memverifikasi sistem mutu perusahaan sendiri. e. Secara rinci tujuan umum dari audit mutu yaitu (Willy Susilo. . Untuk memperoleh prioritas permasalahan yang tengah dihadapi organisasi Untuk merencanakan pengembangan usaha Untuk memenuhi persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan 3. 3. d. f. Untuk memenuhi persyaratan regulasi ataupun persyaratan kontrak dengan (misalnya) pelanggan 4. dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap standar ISO 9001:2000.2006): 1. Untuk mengevaluasi terhadap pemasok Untuk menemukan adanya potensi resiko kegiatan organisasi Sedangkan tujuan audit mutu secara khusus adalah untuk memberikan umpan balik tentang kinerja organisasi yang diuraikan sebagai berikut (Iskandar Indranata.

c. efektivitas kegiatan mutu. h. Pelaksanaan. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu. b. dilakukan dengan peninjauan lapangan. c. c. yaitu dengan memahami tujuan. b. 5. e. audit sistem kepastian kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut: a. Penentuan Kebutuhan akan Kepastian Mutu. d. Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal. f. jadwal. pertemuan dengan manajemen. Tindakan Perbaikan. Implementasi Audit Kepastian Mutu. Langkah-langkah Audit Sistem Kepastian Kualitas (Mutu) Langkah-langkah yang dilakukan pada saat pelaksanaan audit kepastian mutu meliputi berikut ini: a. Mengurangi biaya-biaya tambahan yang tidak perlu.Manfaat dari audit sistem kepastian mutu yaitu: a. yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen. Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu. Perencanaan Audit. Meningkatkan produktivitas. . Mengadopsi model PDSA (Plan Do Study Act) yang dipopulerkan oleh Deming. Analisis Audit Kepastian Mutu. d. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen. dan standar acuan kegiatan audit. dan menyiapkan kertas kerja audit. Membantu mengembangkan sistem manajemen kualitas terpadu yang efektif. Mempelajari Hasil Audit. urutan kegiatan. d. g. dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu. Mencegah timbulnya masalah yang dapat mengganggu. b. dan kesesuaian dengan standar. kertas kerja dan prosedur sampling audit. Perencanaan Audit Kepastian Mutu. dilakukan dengan menentukan sumber daya. dan fungsi manajemen terkait. maksud. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar. e.

b. Contoh Kasus Audit Kepastian Mutu PT. Perusahaan tersebut memproduksi tas wanita dengan berbagai macam variasinya. dan lingkungan kerja. tanggung jawab. Klausul 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas. perencanaan. Klausul 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen. pengukuran. Biggy pada tahun 2000 yang berlokasi di kota Depok. serta pengendalian. SDM. e. Meliputi komitmen manajemen. Klausul 8 tentang Pengukuran. desain dan pengembangan. Beberapa kriteria kualitas yang termuat dalam klausul ini yaitu persyaratan umum. pemantauan dan pengukuran. yang meliputi: a. Analisis. Meliputi perencanaan realisasi produk. untuk mendistribusikan produknya perusahaan ini hanya memiliki satu toko yang menjadi satu dengan tempat produksi dan juga menitipkan produknya pada toko-toko buku dan supermarket di daerah depok. Meliputi umum. Akhir-akhir ini perusahaan mendapat orderan dari . dan peningkatan. proses yang berhubungan dengan pelanggan. Persyaratan Sistem Kepastian Kualitas Berdasarkan ISO 90001:2001 Lima klausul dari ISO 9001:2001 memberikan rujukan (referensi) tentang sistem kepastian kualitas. Klausul 6 tentang Manajemen Sumber Daya.6. produksi dan penyediaan jasa. Biggy Bag’s merupakan perusahaan yang didirikan oleh Ms. pembelian. fokus pada pelanggan. dan komunikasi. serta tujuan manajemen. dan pengendalian dokumen. persyaratan dokumen. Perusahaan ini belum memiliki cabang. wewenang. dan pemantauan alat. c. Meliputi ketersediaan sumber daya. kebijakan kualitas. d. Klausul 7 tentang Realisasi Produk. dan Peningkatan. Infrastruktur.

500.500.000 3.000 9.Penerimaan produk .500. Tassar Tas.Perekayasaan mutu Jumlah Biaya penilaian: .Pelatihan mutu .000. BIGGY BAG’S LAPORAN BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31/12/2003 % thdp Penjualan Biaya-Biaya Biaya Pencegahan: .Inspeksi bahan .PT.5% .500.000 Rp 9.000 6.000 2. Biggy Bag’s tidak dikomputerisasi dan pada akhir tahun selalu ada perbedaan antara nilai persediaan fisik dengan buku persediaan.000.Sisa .000 Rp Rp Rp 3.000 Rp 100. Biggy Bag’s akan mengadakan audit mutu.000 Rp Rp 2.0% 7.000.000. Tassar Tas yang terletak di kota Makasar.000.Penerimaan proses Jumlah Kegagalan internal: .500.000 Rp 7.000 3.000 2.5% 35. namun karena pertimbangan lokasi yang jauh.Pengerjaan kembali Jumlah Kegagalan eksternal: Keluhan pelanggan Garansi Reparasi Jumlah Jumlah Biaya Kualitas Penjualan: Biaya Kualitas Rp Rp 4.000 Rp 13. Berikut Laporan Biaya Kualitas dan Laporan Performa Standar Biaya Kualitas tahun 2003: PT. maka perusahaan masih memikirkan kemungkinan untuk menjalin kerjasama dengan PT.000 Rp 35.5% 5.5% 13.000. Untuk menjaga mutu dari produknya maka PT.000. Persediaan PT.000.000.500.000 5.000 Rp Rp Rp 4.500.000 Rp 5.

000. BIGGY BAG’S LAPORAN PERFORMA STANDAR BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31/12/2003 Biaya Aktual Biaya pencegahan: Biaya tetap: Pelatihan mutu Perekayasaan mutu Jumlah Biaya penilaian: Biaya tetap: Inspeksi bahan Penerimaan produk Penerimaan proses Jumlah Kegagalan internal: Biaya variabel: Sisa Pengerjaan kembali Jumlah Kegagalan eksternal: Biaya tetap: keluhan pelanggan Biaya Variabel: Garansi Reparasi Jumlah Jumlah biaya kualitas Persentase terhadap penjualan aktual * Penjualan sesungguhnya Rp100.000 L L Rp 4.000 500.500.000 L Rp 2.500.000 Rp 6.000 Rp 2.000 Rp Rp Rp 500.000 35.350.000.000.500.500.000 Rp 4.000.000 Rp 6.000 Rp 2.85% .000 Rp 37.500.000 Rp Rp Rp 500.000 Rp 2.000 Rp 10.050.000.000 500.000.000 Rp 8.000.000.000.000 Rp 3.800.000 L 300.000.50% 500.000 Rp 3.000 9.000 L L R L Rp Rp Rp 2.500.000 L 1.000 1.850.550.000 5.800.000 Rp 13.000 Rp 35.000 Rp 2.300.000 Rp 13.000.000 300.000 Rp 3.000 Rp 3.000 37.500.000 Biaya Anggaran Varian Rp Rp Rp 4.500.500.000 Rp 5.500.500.000.35% Rp Rp Rp Rp Rp 250.000 500.PT.250.000.000 Rp 5.000 Rp Rp Rp Rp 300.000 3.000 500.000 - L R Rp 3.000 Rp 7.000 Rp 4.000.000 L 1.000 5.

Biggy Bag’s:        Biaya pelatihan mutu / kualitas yang dianggarkan oleh perusahaan sudah sesuai dengan biaya pelatihan mutu / kualitas yang sesungguhnya terjadi. Biaya penilaian: Total Biaya penilaian pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Penilaian yang dianggarkan sudah melebihi Biaya Penilaian yang sesungguhnya ini berarti Biaya Penilaian yang meningkat diharapkan dapat mengoptimalkan pengawasan terhadap produk yang akan dibuat. c. b. Biaya Inspeksi Bahan dan Biaya Penerimaan Produk yang dianggarkan melebihi Biaya Inspeksi Bahan dan Biaya Penerimaan Produk yang sesungguhnya terjadi.Hasil analisis kondisi mutu PT. Biaya perekayasaan mutu/kualitas yang dianggarkan oleh perusahaan melebihi biaya yang sesungguhnya terjadi. Biaya Pencegahan: Total Biaya pencegahan pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Pencegahan yang dianggarkan sudah melebihi Biaya Pencegahan yang sesungguhnya ini berarti Biaya Pencegahan yang meningkat diharapkan dapat mengurangi biaya kegagalan dan mengurangi jumlah unit yang tidak baik. Dari analisis biaya kualitas diatas dapat disimpulkan: a. Sedangkan pada semua biaya-biaya kegagalan eksternal yang dianggarkan melebihi biaya kegagalan eksternal yang sesungguhnya terjadi. Biaya Penerimaan Proses yang dianggarkan masih terlalu kecil daripada Biaya Penerimaan Proses yang sesungguhnya. Biaya sisa yang dianggarkan melebihi biaya sisa yang sesungguhnya harus dikeluarkan. Biaya pengerjaan kembali yang dianggarkan oleh perusahaan masih terlalu kecil dari Biaya pengerjaan kembali sesungguhnya. Biaya Kegagalan Internal: Total Kegagalan Internal pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Kegagalan Internal yang dianggarkan sama Biaya Kegagalan Internal yang sesungguhnya ini berarti biaya .

Biaya Kegagalan Eksternal: Total Kegagalan Eksternal pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Kegagalan Eksternal yang dianggarkan melebihi Biaya Kegagalan Eksternal yang sesungguhnya ini berarti biaya kegagalan internal yang impas diharapkan dapat menunjukkan bahwa tidak adanya kegagalan yang dideteksi oleh aktivitas penilaian. rekomendasi) : No 1 Kondisi Belum memiliki cabang untuk memperluas pangsa pasar Akibat Produk kurang dikenal oleh daerah . akibat.daerah diluar Depok Rekomendasi Sebaiknya membuka cabang baru di daerah strategis dan menjalin kerjasama dengan perusahaan lain untuk mendistribusi produknya Adanya penyediaan aplikasi database untuk mencatat persediaan perusahaan yang disesuaikan dengan kebutuhan 2 Persediaan PT. Laporan Audit mutu (kondisi.kegagalan internal yang impas diharapkan dapat menunjukkan bahwa tidak adanya kegagalan yang dideteksi oleh aktivitas penilaian. pemrosesan data dan pelaporan data menjadi lambat dan kurang akurat . d. Biggy Bag’s tidak terkomputerisasi atau belum menggunakan aplikasi database untuk persediaannya Pencatatan persediaan.

Kesimpulan Audit kepastian kualitas adalah proses sistematis. efektivitas kegiatan mutu. kertas kerja dan prosedur sampling audit. dan fungsi manajemen terkait. b) Perencanaan Audit Kepastian Mutu. dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. maksud. praktik. dan kesesuaian dengan standar. yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen. c) Implementasi Audit Kepastian Mutu. jadwal. dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu. dan kesesuaian dengan standar. efektivitas kegiatan mutu. . dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu. e) Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu. pertemuan dengan manajemen. dilakukan dengan menentukan sumber daya. dan menyiapkan kertas kerja audit. Langkah-langkah yang dilakukan pada saat pelaksanaan audit kepastian mutu meliputi berikut ini: a) Penentuan Kebutuhan akan Kepastian Mutu. urutan kegiatan. Analisis Audit Kepastian Mutu. Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu.BAB III PENUTUP A. dan standar acuan kegiatan audit. yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen. atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. d) Analisis Audit Kepastian Mutu. mandiri. yaitu dengan memahami tujuan. dilakukan dengan peninjauan lapangan. Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas.

Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan korektif yang direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang terkait. Audit kepastian mutu bertujuan untuk menilai efektivitas dan efisiensi pengendalian mutu dalam suatu perusahaan yang merupakan lintas fungsi dalam perusahaan dan harus dipahami oleh segenap komponen perusahaan. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful