AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS / MUTU

Dibuat untuk memenuhi salah satu tugas matakuliah

Oleh : Frita Margareth Sahala Tinggi S Yulisah Septri H (104020433) (104020450) (104020484)

JURUSAN AKUNTASI UNIVERSITAS PASUNDAN 2012

5. kebutuhan. kebutuhan. Apa konsep untuk audit sistem kepastian kualitas? Apa yang dimaksud dengan audit kepastian kualitas? Apa peranan audit sistem kepastian kualitas? Apa tujuan dan manfaat audit sistem kepastian kualitas? Bagaimana langkah-langkah audit sistem kepastian kualitas? Apa persyaratan sistem kepastian kualitas berdasarkan ISO? . 3. 6. dan kebutuhan pelanggan. 2. Sistem ini harus mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai dengan keingingan. 4. B. Latar Belakang Masalah Persaingan antar perusahaan dalam merebut pasar mendorong perusahaan untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan apa yang diberikan pesaing. Usaha dan operasional perusahaan fokus kepada keinginan. harapan. dan harapan pelanggan. Perusahaan meningkatkan nilai pelanggan sebagai usaha untuk meningkatkan kepuasannya. secara periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian kualitas yang diterapkan perusahaan. dan harapan pelanggan. Sebagai bagian dari komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan. Rumusan Masalah Melihat latar belakang yang telah dipaparkan di atas maka dapat dirumuskan beberapa masalah yang timbul sebagai berikut: 1.BAB I PENDAHULUAN A. Sistem kepastian kualitas merupakan sesuatu yang dinamis. Untuk memenuhi keinginan. perusahaan membangun suatu sistem kepastian kualitas untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan di dalam perusahaan dapat menjamin dihasilkan dan diserahkannya produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan.

Sabagai referensi tambahan dalam pengumpulan bahan penulisan makalah.C. . Memberi informasi mengenai audit sistem kepastian kualitas. Menambah pengetahuan mengenai audit sistem kepastian kualitas. Tujuan Penulisan Makalah Berdasarkan rumusan masalah yang telah disampaikan diatas maka dapat dikatakan tujuan dari penulisan makalah adalah sebagai berikut: 1. 3. 2.

tujuan dari pemeriksaan mutu adalah untuk menentukan apakah perusahaan sesuai dengan program kualitas atau apakah perlu untuk melakukan perubahan praktik usaha. Harus memahami manajemen kualitas ketika melaksanakan fungsinya mengawasi kegiatan atau aktivitas fungsi-fungsi perusahaan. b.BAB II PEMBAHASAN 1. Konsep ini disebut sebagai Manajemen Kualitas Total (Total Quality Management) atau TQM. ISO 9000 adalah sertifikasi bahwa suatu perusahaan mengikuti prosedur usaha formal. Sebuah perusahaan juga dapat melakukan audit mutu untuk menentukan apakah itu sesuai dengan standar kualitas tertentu. Sederhananya. Audit Kepastian Kualitas Sebuah audit kualitas adalah review di mana sebuah auditor menganalisis dan memverifikasi berbagai catatan dan proses yang berkaitan dengan itu kualitas program suatu perusahaan. yaitu: a. mulai dari perencanaan produksi sampai bagian keuangan. seperti yang ditetapkan oleh Organisasi Internasional untuk Standarisasi (ISO) 9000. Auditor memiliki peranan besar dalam pelaksanaan TQM. 2. Anggota tim audit biasanya profesional yang memiliki pengetahuan yang luas tentang standar auditing . prosedur. Biasanya. Harus berpartisipasi aktif dalam menjalankan program TQM melalui pengawasan ketat terhadap program mutu yang dijalankan perusahaan dan menjalankan aktivitas mutu ketika melaksanakan pekerjaannya agar semakin memahami maksud dan tujuan manajemen mutu tersebut. Konsep Audit Sistem Kepastian Kualitas Konsep kualitas/mutu harus diadopsi oleh segenap komponen perusahaan. Secara umum. audit kualitas adalah audit eksternal . . Sebuah perusahaan juga dapat memilih untuk melakukan audit internal dari perusahaan kualitas kontrol sistem secara berkala. yang berarti dilakukan oleh auditor independen atau tim auditor yang memiliki keahlian di daerah tersebut.

atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. mandiri. dan pelaporan tentang apakah setiap aspek dari sistem mutu kurang atau memuaskan. Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan korektif yang direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang terkait. Selain itu. mengevaluasi. ISO 8402 “Audit mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independent untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan yang direncanakan tersebut diimplemantasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan. pelanggan. Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas. asosiasi. pemerintah. Audit kepastian kualitas adalah proses sistematis. 4. Menurut The International Standard For Terminology in Quality Management. Upaya pemeriksaan dilakukan dalam dua cara. Peranan Audit Sistem Kepastian Kualitas Audit sistem kepastian kualitas memiliki peranan penting dalam memberikan kepastian kualitas kepada pelanggan dan proses yang berlangsung di dalam perusahaan. auditor harus memiliki pengalaman dengan memeriksa. yaitu secara random yang bersifat jangka pendek dan terus-menerus yang bersifat jangka panjang. praktik.” 3. dan lembaga sertifikasi.dan prinsip-prinsip. bahwa tujuan audit mutu adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan sebagai dasar . Tujuan dan Manfaat Audit Sistem Kepastian Kualitas Tujuan Audit Kepastian Kualitas Dari pengertian audit mutu yang diuraiakan di atas. dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya yaitu perusahaan.

. Memenuhi persyaratan peraturan. Untuk memperoleh prioritas permasalahan yang tengah dihadapi organisasi Untuk merencanakan pengembangan usaha Untuk memenuhi persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan 3.pengambilan keputusan. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem mutu. 3. pengendalian manajemen. Untuk memenuhi persyaratan regulasi ataupun persyaratan kontrak dengan (misalnya) pelanggan 4. b. 4. Untuk mengevaluasi terhadap pemasok Untuk menemukan adanya potensi resiko kegiatan organisasi Sedangkan tujuan audit mutu secara khusus adalah untuk memberikan umpan balik tentang kinerja organisasi yang diuraikan sebagai berikut (Iskandar Indranata.2000) : 1. d. 2. Secara rinci tujuan umum dari audit mutu yaitu (Willy Susilo. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis. Menentukan efektivitas sistem mutu. perbaikan dan / atau perubahan. e. Menilai dan memverifikasi sistem mutu perusahaan sendiri.2006): 1. dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap standar ISO 9001:2000. Menentukan ketidak sesuaian. Mengarahkan pencapaian sasaran Memberikan sense of urgency Menemukan peluang perbaikan Memastikan apakah sistem diterapkan secara efektif Mendeteksi penyimpangan-penyimpangan terthadap kebijakan mutu sedini mungkin Tujuan audit sistem kepastian kualitas menurut ISO 10010 yaitu: a. Menilai pemasok dan memverifikasi sistem mutu pemasok. c. f. Memudahkan registrasi / pendaftaran atas sistem mutu. 2. 5. g. Hasil temuan auditor tersebut akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. pengendalian manajemen. perbaikan dan/atau perubahan.

d. d. dan standar acuan kegiatan audit. jadwal. Pelaksanaan. kertas kerja dan prosedur sampling audit. Langkah-langkah Audit Sistem Kepastian Kualitas (Mutu) Langkah-langkah yang dilakukan pada saat pelaksanaan audit kepastian mutu meliputi berikut ini: a. dan menyiapkan kertas kerja audit. e. pertemuan dengan manajemen. g. Membantu mengembangkan sistem manajemen kualitas terpadu yang efektif. Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal. yaitu dengan memahami tujuan. c. b. . Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen. Analisis Audit Kepastian Mutu. Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu. Meningkatkan produktivitas. d. dan fungsi manajemen terkait. c. b. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar. audit sistem kepastian kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut: a. c. f. dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu. h. e. efektivitas kegiatan mutu. dan kesesuaian dengan standar. dilakukan dengan peninjauan lapangan. Perencanaan Audit. b. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu. maksud. yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen. Mempelajari Hasil Audit. Mengurangi biaya-biaya tambahan yang tidak perlu. Implementasi Audit Kepastian Mutu. 5. Tindakan Perbaikan.Manfaat dari audit sistem kepastian mutu yaitu: a. Perencanaan Audit Kepastian Mutu. dilakukan dengan menentukan sumber daya. Penentuan Kebutuhan akan Kepastian Mutu. urutan kegiatan. Mencegah timbulnya masalah yang dapat mengganggu. Mengadopsi model PDSA (Plan Do Study Act) yang dipopulerkan oleh Deming.

Klausul 7 tentang Realisasi Produk. Klausul 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen. persyaratan dokumen. Analisis. Persyaratan Sistem Kepastian Kualitas Berdasarkan ISO 90001:2001 Lima klausul dari ISO 9001:2001 memberikan rujukan (referensi) tentang sistem kepastian kualitas. produksi dan penyediaan jasa. kebijakan kualitas. desain dan pengembangan. b. pengukuran. dan pemantauan alat. c. Meliputi ketersediaan sumber daya. Klausul 8 tentang Pengukuran. serta pengendalian. Perusahaan ini belum memiliki cabang. Perusahaan tersebut memproduksi tas wanita dengan berbagai macam variasinya. Contoh Kasus Audit Kepastian Mutu PT. tanggung jawab. wewenang. dan peningkatan. pembelian. Klausul 6 tentang Manajemen Sumber Daya. Akhir-akhir ini perusahaan mendapat orderan dari . dan pengendalian dokumen. d. proses yang berhubungan dengan pelanggan. dan komunikasi. Beberapa kriteria kualitas yang termuat dalam klausul ini yaitu persyaratan umum. dan Peningkatan. serta tujuan manajemen. dan lingkungan kerja. untuk mendistribusikan produknya perusahaan ini hanya memiliki satu toko yang menjadi satu dengan tempat produksi dan juga menitipkan produknya pada toko-toko buku dan supermarket di daerah depok. perencanaan. Infrastruktur. Meliputi perencanaan realisasi produk. SDM. Meliputi umum. Klausul 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas. Meliputi komitmen manajemen. Biggy pada tahun 2000 yang berlokasi di kota Depok. yang meliputi: a. e. fokus pada pelanggan. pemantauan dan pengukuran. Biggy Bag’s merupakan perusahaan yang didirikan oleh Ms.6.

500.000 2.500.0% 7. Tassar Tas.Penerimaan proses Jumlah Kegagalan internal: .000 6.000.PT. namun karena pertimbangan lokasi yang jauh.000.Inspeksi bahan .000 2.500.000.5% 5.000.500.000 Rp 100.5% .000.Perekayasaan mutu Jumlah Biaya penilaian: .000 3.Pelatihan mutu .Penerimaan produk .000 Rp Rp Rp 3.Pengerjaan kembali Jumlah Kegagalan eksternal: Keluhan pelanggan Garansi Reparasi Jumlah Jumlah Biaya Kualitas Penjualan: Biaya Kualitas Rp Rp 4.500.Sisa . Untuk menjaga mutu dari produknya maka PT. Berikut Laporan Biaya Kualitas dan Laporan Performa Standar Biaya Kualitas tahun 2003: PT.000.000 Rp 7.000 Rp 13.000 3. Persediaan PT.5% 35.000 Rp Rp 2.000 Rp 5.000.000 5.5% 13. BIGGY BAG’S LAPORAN BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31/12/2003 % thdp Penjualan Biaya-Biaya Biaya Pencegahan: .000 Rp 35.000.500. Tassar Tas yang terletak di kota Makasar.000 Rp Rp Rp 4. maka perusahaan masih memikirkan kemungkinan untuk menjalin kerjasama dengan PT.000 Rp 9. Biggy Bag’s akan mengadakan audit mutu.500.000 9.000. Biggy Bag’s tidak dikomputerisasi dan pada akhir tahun selalu ada perbedaan antara nilai persediaan fisik dengan buku persediaan.

500.000.000 Biaya Anggaran Varian Rp Rp Rp 4.500.000 Rp 6.300.000 Rp Rp Rp Rp 300.000 Rp 4.000 500.000.000 L 1.500.000 Rp 8.000 Rp 2.000 Rp 3.000 Rp 5.500.000 Rp 3.800.000 - L R Rp 3.000 Rp 2.000 L L Rp 4.850.000 1.000 L Rp 2.000 Rp 5.000 L 300.50% 500.500.000.000 Rp 35.000.000.000 Rp 2.000 Rp Rp Rp 500.000 Rp 2.000 L 1.000.500.000 Rp 3.35% Rp Rp Rp Rp Rp 250.000 35.000 L L R L Rp Rp Rp 2.PT.000 Rp 4.050.250.000 500.000.85% .000 Rp 13.000. BIGGY BAG’S LAPORAN PERFORMA STANDAR BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31/12/2003 Biaya Aktual Biaya pencegahan: Biaya tetap: Pelatihan mutu Perekayasaan mutu Jumlah Biaya penilaian: Biaya tetap: Inspeksi bahan Penerimaan produk Penerimaan proses Jumlah Kegagalan internal: Biaya variabel: Sisa Pengerjaan kembali Jumlah Kegagalan eksternal: Biaya tetap: keluhan pelanggan Biaya Variabel: Garansi Reparasi Jumlah Jumlah biaya kualitas Persentase terhadap penjualan aktual * Penjualan sesungguhnya Rp100.000 Rp 37.000 500.000 Rp 10.000 Rp 6.000 9.500.800.500.000.000.000.500.000 500.550.000.500.000 Rp 7.000 5.000 37.350.000 5.500.000.000 Rp 3.000 Rp 13.000 Rp Rp Rp 500.000.000 3.000 300.

Biaya Pencegahan: Total Biaya pencegahan pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Pencegahan yang dianggarkan sudah melebihi Biaya Pencegahan yang sesungguhnya ini berarti Biaya Pencegahan yang meningkat diharapkan dapat mengurangi biaya kegagalan dan mengurangi jumlah unit yang tidak baik. Biaya Penerimaan Proses yang dianggarkan masih terlalu kecil daripada Biaya Penerimaan Proses yang sesungguhnya. Dari analisis biaya kualitas diatas dapat disimpulkan: a. c. Sedangkan pada semua biaya-biaya kegagalan eksternal yang dianggarkan melebihi biaya kegagalan eksternal yang sesungguhnya terjadi. Biggy Bag’s:        Biaya pelatihan mutu / kualitas yang dianggarkan oleh perusahaan sudah sesuai dengan biaya pelatihan mutu / kualitas yang sesungguhnya terjadi. Biaya perekayasaan mutu/kualitas yang dianggarkan oleh perusahaan melebihi biaya yang sesungguhnya terjadi. Biaya pengerjaan kembali yang dianggarkan oleh perusahaan masih terlalu kecil dari Biaya pengerjaan kembali sesungguhnya.Hasil analisis kondisi mutu PT. b. Biaya Inspeksi Bahan dan Biaya Penerimaan Produk yang dianggarkan melebihi Biaya Inspeksi Bahan dan Biaya Penerimaan Produk yang sesungguhnya terjadi. Biaya Kegagalan Internal: Total Kegagalan Internal pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Kegagalan Internal yang dianggarkan sama Biaya Kegagalan Internal yang sesungguhnya ini berarti biaya . Biaya penilaian: Total Biaya penilaian pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Penilaian yang dianggarkan sudah melebihi Biaya Penilaian yang sesungguhnya ini berarti Biaya Penilaian yang meningkat diharapkan dapat mengoptimalkan pengawasan terhadap produk yang akan dibuat. Biaya sisa yang dianggarkan melebihi biaya sisa yang sesungguhnya harus dikeluarkan.

kegagalan internal yang impas diharapkan dapat menunjukkan bahwa tidak adanya kegagalan yang dideteksi oleh aktivitas penilaian. rekomendasi) : No 1 Kondisi Belum memiliki cabang untuk memperluas pangsa pasar Akibat Produk kurang dikenal oleh daerah . Biaya Kegagalan Eksternal: Total Kegagalan Eksternal pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Kegagalan Eksternal yang dianggarkan melebihi Biaya Kegagalan Eksternal yang sesungguhnya ini berarti biaya kegagalan internal yang impas diharapkan dapat menunjukkan bahwa tidak adanya kegagalan yang dideteksi oleh aktivitas penilaian. akibat.daerah diluar Depok Rekomendasi Sebaiknya membuka cabang baru di daerah strategis dan menjalin kerjasama dengan perusahaan lain untuk mendistribusi produknya Adanya penyediaan aplikasi database untuk mencatat persediaan perusahaan yang disesuaikan dengan kebutuhan 2 Persediaan PT. d. Biggy Bag’s tidak terkomputerisasi atau belum menggunakan aplikasi database untuk persediaannya Pencatatan persediaan. pemrosesan data dan pelaporan data menjadi lambat dan kurang akurat . Laporan Audit mutu (kondisi.

dan menyiapkan kertas kerja audit. dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas. pertemuan dengan manajemen. efektivitas kegiatan mutu. Analisis Audit Kepastian Mutu. urutan kegiatan. efektivitas kegiatan mutu. e) Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu. b) Perencanaan Audit Kepastian Mutu.BAB III PENUTUP A. yaitu dengan memahami tujuan. Langkah-langkah yang dilakukan pada saat pelaksanaan audit kepastian mutu meliputi berikut ini: a) Penentuan Kebutuhan akan Kepastian Mutu. Kesimpulan Audit kepastian kualitas adalah proses sistematis. praktik. dan standar acuan kegiatan audit. jadwal. dan kesesuaian dengan standar. dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu. c) Implementasi Audit Kepastian Mutu. . dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu. yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen. d) Analisis Audit Kepastian Mutu. yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen. dilakukan dengan peninjauan lapangan. maksud. dan kesesuaian dengan standar. dan fungsi manajemen terkait. atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. kertas kerja dan prosedur sampling audit. mandiri. dilakukan dengan menentukan sumber daya. Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu.

Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan korektif yang direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang terkait. Audit kepastian mutu bertujuan untuk menilai efektivitas dan efisiensi pengendalian mutu dalam suatu perusahaan yang merupakan lintas fungsi dalam perusahaan dan harus dipahami oleh segenap komponen perusahaan. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful