AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS / MUTU

Dibuat untuk memenuhi salah satu tugas matakuliah

Oleh : Frita Margareth Sahala Tinggi S Yulisah Septri H (104020433) (104020450) (104020484)

JURUSAN AKUNTASI UNIVERSITAS PASUNDAN 2012

Latar Belakang Masalah Persaingan antar perusahaan dalam merebut pasar mendorong perusahaan untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan apa yang diberikan pesaing. Sistem kepastian kualitas merupakan sesuatu yang dinamis. harapan. secara periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian kualitas yang diterapkan perusahaan. dan harapan pelanggan. perusahaan membangun suatu sistem kepastian kualitas untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan di dalam perusahaan dapat menjamin dihasilkan dan diserahkannya produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. 2. B. Untuk memenuhi keinginan. kebutuhan. 3. Sistem ini harus mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai dengan keingingan. dan kebutuhan pelanggan. 5. Perusahaan meningkatkan nilai pelanggan sebagai usaha untuk meningkatkan kepuasannya. Sebagai bagian dari komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan. 6. Apa konsep untuk audit sistem kepastian kualitas? Apa yang dimaksud dengan audit kepastian kualitas? Apa peranan audit sistem kepastian kualitas? Apa tujuan dan manfaat audit sistem kepastian kualitas? Bagaimana langkah-langkah audit sistem kepastian kualitas? Apa persyaratan sistem kepastian kualitas berdasarkan ISO? .BAB I PENDAHULUAN A. kebutuhan. Usaha dan operasional perusahaan fokus kepada keinginan. 4. dan harapan pelanggan. Rumusan Masalah Melihat latar belakang yang telah dipaparkan di atas maka dapat dirumuskan beberapa masalah yang timbul sebagai berikut: 1.

2. Menambah pengetahuan mengenai audit sistem kepastian kualitas. Tujuan Penulisan Makalah Berdasarkan rumusan masalah yang telah disampaikan diatas maka dapat dikatakan tujuan dari penulisan makalah adalah sebagai berikut: 1.C. Memberi informasi mengenai audit sistem kepastian kualitas. . 3. Sabagai referensi tambahan dalam pengumpulan bahan penulisan makalah.

Konsep Audit Sistem Kepastian Kualitas Konsep kualitas/mutu harus diadopsi oleh segenap komponen perusahaan. Sebuah perusahaan juga dapat melakukan audit mutu untuk menentukan apakah itu sesuai dengan standar kualitas tertentu. Sebuah perusahaan juga dapat memilih untuk melakukan audit internal dari perusahaan kualitas kontrol sistem secara berkala. prosedur. Sederhananya. 2. Harus memahami manajemen kualitas ketika melaksanakan fungsinya mengawasi kegiatan atau aktivitas fungsi-fungsi perusahaan.BAB II PEMBAHASAN 1. . Biasanya. ISO 9000 adalah sertifikasi bahwa suatu perusahaan mengikuti prosedur usaha formal. tujuan dari pemeriksaan mutu adalah untuk menentukan apakah perusahaan sesuai dengan program kualitas atau apakah perlu untuk melakukan perubahan praktik usaha. Konsep ini disebut sebagai Manajemen Kualitas Total (Total Quality Management) atau TQM. Harus berpartisipasi aktif dalam menjalankan program TQM melalui pengawasan ketat terhadap program mutu yang dijalankan perusahaan dan menjalankan aktivitas mutu ketika melaksanakan pekerjaannya agar semakin memahami maksud dan tujuan manajemen mutu tersebut. yang berarti dilakukan oleh auditor independen atau tim auditor yang memiliki keahlian di daerah tersebut. seperti yang ditetapkan oleh Organisasi Internasional untuk Standarisasi (ISO) 9000. Secara umum. Audit Kepastian Kualitas Sebuah audit kualitas adalah review di mana sebuah auditor menganalisis dan memverifikasi berbagai catatan dan proses yang berkaitan dengan itu kualitas program suatu perusahaan. audit kualitas adalah audit eksternal . Anggota tim audit biasanya profesional yang memiliki pengetahuan yang luas tentang standar auditing . mulai dari perencanaan produksi sampai bagian keuangan. Auditor memiliki peranan besar dalam pelaksanaan TQM. yaitu: a. b.

Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas. praktik. Upaya pemeriksaan dilakukan dalam dua cara. mengevaluasi. Audit kepastian kualitas adalah proses sistematis. dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi.” 3. atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. pemerintah. mandiri. Peranan Audit Sistem Kepastian Kualitas Audit sistem kepastian kualitas memiliki peranan penting dalam memberikan kepastian kualitas kepada pelanggan dan proses yang berlangsung di dalam perusahaan. pelanggan. Selain itu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya yaitu perusahaan. dan lembaga sertifikasi. dan pelaporan tentang apakah setiap aspek dari sistem mutu kurang atau memuaskan. Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan korektif yang direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang terkait. ISO 8402 “Audit mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independent untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan yang direncanakan tersebut diimplemantasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan. Menurut The International Standard For Terminology in Quality Management.dan prinsip-prinsip. asosiasi. auditor harus memiliki pengalaman dengan memeriksa. bahwa tujuan audit mutu adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan sebagai dasar . Tujuan dan Manfaat Audit Sistem Kepastian Kualitas Tujuan Audit Kepastian Kualitas Dari pengertian audit mutu yang diuraiakan di atas. yaitu secara random yang bersifat jangka pendek dan terus-menerus yang bersifat jangka panjang. 4.

perbaikan dan/atau perubahan. Menilai pemasok dan memverifikasi sistem mutu pemasok. Menentukan ketidak sesuaian. Secara rinci tujuan umum dari audit mutu yaitu (Willy Susilo. Untuk memperoleh prioritas permasalahan yang tengah dihadapi organisasi Untuk merencanakan pengembangan usaha Untuk memenuhi persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan 3. Menentukan efektivitas sistem mutu. Mengarahkan pencapaian sasaran Memberikan sense of urgency Menemukan peluang perbaikan Memastikan apakah sistem diterapkan secara efektif Mendeteksi penyimpangan-penyimpangan terthadap kebijakan mutu sedini mungkin Tujuan audit sistem kepastian kualitas menurut ISO 10010 yaitu: a. c. perbaikan dan / atau perubahan. 2. b. Hasil temuan auditor tersebut akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. . dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap standar ISO 9001:2000. 4.2000) : 1.pengambilan keputusan. Untuk mengevaluasi terhadap pemasok Untuk menemukan adanya potensi resiko kegiatan organisasi Sedangkan tujuan audit mutu secara khusus adalah untuk memberikan umpan balik tentang kinerja organisasi yang diuraikan sebagai berikut (Iskandar Indranata. d. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem mutu. f. 2. e. g. Memenuhi persyaratan peraturan. pengendalian manajemen. Menilai dan memverifikasi sistem mutu perusahaan sendiri. Memudahkan registrasi / pendaftaran atas sistem mutu. 5. 3. pengendalian manajemen. Untuk memenuhi persyaratan regulasi ataupun persyaratan kontrak dengan (misalnya) pelanggan 4.2006): 1. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis.

e. yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen. d. d. b. dan menyiapkan kertas kerja audit. Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal. g. . b. Mengurangi biaya-biaya tambahan yang tidak perlu. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu. Meningkatkan produktivitas. pertemuan dengan manajemen. Membantu mengembangkan sistem manajemen kualitas terpadu yang efektif. dan standar acuan kegiatan audit. efektivitas kegiatan mutu. Analisis Audit Kepastian Mutu. d. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar. dan kesesuaian dengan standar. audit sistem kepastian kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut: a. dilakukan dengan menentukan sumber daya. maksud. f. Penentuan Kebutuhan akan Kepastian Mutu. Perencanaan Audit. 5.Manfaat dari audit sistem kepastian mutu yaitu: a. kertas kerja dan prosedur sampling audit. Mengadopsi model PDSA (Plan Do Study Act) yang dipopulerkan oleh Deming. Mempelajari Hasil Audit. jadwal. c. Langkah-langkah Audit Sistem Kepastian Kualitas (Mutu) Langkah-langkah yang dilakukan pada saat pelaksanaan audit kepastian mutu meliputi berikut ini: a. Implementasi Audit Kepastian Mutu. Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu. Mencegah timbulnya masalah yang dapat mengganggu. yaitu dengan memahami tujuan. Tindakan Perbaikan. Pelaksanaan. e. urutan kegiatan. dan fungsi manajemen terkait. Perencanaan Audit Kepastian Mutu. c. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen. dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu. c. b. h. dilakukan dengan peninjauan lapangan.

Klausul 6 tentang Manajemen Sumber Daya. dan pengendalian dokumen. b. pembelian. Meliputi perencanaan realisasi produk. Meliputi umum. Klausul 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen. Persyaratan Sistem Kepastian Kualitas Berdasarkan ISO 90001:2001 Lima klausul dari ISO 9001:2001 memberikan rujukan (referensi) tentang sistem kepastian kualitas. produksi dan penyediaan jasa. tanggung jawab. serta pengendalian. SDM. Akhir-akhir ini perusahaan mendapat orderan dari . fokus pada pelanggan. yang meliputi: a. Biggy pada tahun 2000 yang berlokasi di kota Depok. Analisis. dan komunikasi. desain dan pengembangan. d. dan pemantauan alat. c. dan Peningkatan. wewenang. serta tujuan manajemen. Infrastruktur. Perusahaan tersebut memproduksi tas wanita dengan berbagai macam variasinya. kebijakan kualitas.6. Meliputi ketersediaan sumber daya. Meliputi komitmen manajemen. pengukuran. proses yang berhubungan dengan pelanggan. persyaratan dokumen. e. Perusahaan ini belum memiliki cabang. pemantauan dan pengukuran. Biggy Bag’s merupakan perusahaan yang didirikan oleh Ms. Beberapa kriteria kualitas yang termuat dalam klausul ini yaitu persyaratan umum. perencanaan. Klausul 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas. Klausul 8 tentang Pengukuran. Klausul 7 tentang Realisasi Produk. dan lingkungan kerja. untuk mendistribusikan produknya perusahaan ini hanya memiliki satu toko yang menjadi satu dengan tempat produksi dan juga menitipkan produknya pada toko-toko buku dan supermarket di daerah depok. dan peningkatan. Contoh Kasus Audit Kepastian Mutu PT.

Biggy Bag’s tidak dikomputerisasi dan pada akhir tahun selalu ada perbedaan antara nilai persediaan fisik dengan buku persediaan.000 Rp Rp Rp 3.000.000 Rp Rp 2.Penerimaan produk .000 2. Tassar Tas yang terletak di kota Makasar.5% 13.500.000.000 Rp 7.PT.000.Pengerjaan kembali Jumlah Kegagalan eksternal: Keluhan pelanggan Garansi Reparasi Jumlah Jumlah Biaya Kualitas Penjualan: Biaya Kualitas Rp Rp 4.500. Persediaan PT. Tassar Tas. maka perusahaan masih memikirkan kemungkinan untuk menjalin kerjasama dengan PT.500.500.000 Rp 100.500.000 Rp 35.5% .5% 35.000. BIGGY BAG’S LAPORAN BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31/12/2003 % thdp Penjualan Biaya-Biaya Biaya Pencegahan: .Penerimaan proses Jumlah Kegagalan internal: .000 3. Untuk menjaga mutu dari produknya maka PT.000 Rp 13.000.000 Rp 9.000 Rp 5.500.000 2. namun karena pertimbangan lokasi yang jauh.000 9.000.000 6.5% 5.Inspeksi bahan . Berikut Laporan Biaya Kualitas dan Laporan Performa Standar Biaya Kualitas tahun 2003: PT.000.000.0% 7.Perekayasaan mutu Jumlah Biaya penilaian: .000 Rp Rp Rp 4.000 3. Biggy Bag’s akan mengadakan audit mutu.000.500.Sisa .Pelatihan mutu .000 5.

000 Rp Rp Rp 500.000 Rp 7.000 Rp 5.000 L Rp 2.000 Rp 2.000.000 5.500.000.000 5.50% 500.500.000 Rp 3.000 - L R Rp 3.000 L 300.000.000 Rp 6.000 Rp Rp Rp Rp 300.000 Rp 4.000.800.000.000 L L Rp 4.000 35.000 Rp 13.000 Rp 5.000 300.000 3.500. BIGGY BAG’S LAPORAN PERFORMA STANDAR BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31/12/2003 Biaya Aktual Biaya pencegahan: Biaya tetap: Pelatihan mutu Perekayasaan mutu Jumlah Biaya penilaian: Biaya tetap: Inspeksi bahan Penerimaan produk Penerimaan proses Jumlah Kegagalan internal: Biaya variabel: Sisa Pengerjaan kembali Jumlah Kegagalan eksternal: Biaya tetap: keluhan pelanggan Biaya Variabel: Garansi Reparasi Jumlah Jumlah biaya kualitas Persentase terhadap penjualan aktual * Penjualan sesungguhnya Rp100.000 Rp 37.500.000.000 Rp 4.500.000.000 Biaya Anggaran Varian Rp Rp Rp 4.000.500.000 Rp 35.050.000.000.35% Rp Rp Rp Rp Rp 250.800.000 1.000 Rp 8.000.000 500.000 Rp 2.000.850.550.300.000 Rp Rp Rp 500.000 500.250.000 L L R L Rp Rp Rp 2.000 500.500.000.000.000 500.500.000 Rp 13.000 Rp 2.PT.500.85% .000 Rp 2.000 Rp 3.000 Rp 3.000 37.000 Rp 10.350.000 L 1.000 Rp 3.000 Rp 6.500.000 9.500.000 L 1.

Biaya Penerimaan Proses yang dianggarkan masih terlalu kecil daripada Biaya Penerimaan Proses yang sesungguhnya. b. Sedangkan pada semua biaya-biaya kegagalan eksternal yang dianggarkan melebihi biaya kegagalan eksternal yang sesungguhnya terjadi. c. Biaya pengerjaan kembali yang dianggarkan oleh perusahaan masih terlalu kecil dari Biaya pengerjaan kembali sesungguhnya. Biaya sisa yang dianggarkan melebihi biaya sisa yang sesungguhnya harus dikeluarkan. Biaya Pencegahan: Total Biaya pencegahan pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Pencegahan yang dianggarkan sudah melebihi Biaya Pencegahan yang sesungguhnya ini berarti Biaya Pencegahan yang meningkat diharapkan dapat mengurangi biaya kegagalan dan mengurangi jumlah unit yang tidak baik. Dari analisis biaya kualitas diatas dapat disimpulkan: a.Hasil analisis kondisi mutu PT. Biggy Bag’s:        Biaya pelatihan mutu / kualitas yang dianggarkan oleh perusahaan sudah sesuai dengan biaya pelatihan mutu / kualitas yang sesungguhnya terjadi. Biaya perekayasaan mutu/kualitas yang dianggarkan oleh perusahaan melebihi biaya yang sesungguhnya terjadi. Biaya penilaian: Total Biaya penilaian pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Penilaian yang dianggarkan sudah melebihi Biaya Penilaian yang sesungguhnya ini berarti Biaya Penilaian yang meningkat diharapkan dapat mengoptimalkan pengawasan terhadap produk yang akan dibuat. Biaya Inspeksi Bahan dan Biaya Penerimaan Produk yang dianggarkan melebihi Biaya Inspeksi Bahan dan Biaya Penerimaan Produk yang sesungguhnya terjadi. Biaya Kegagalan Internal: Total Kegagalan Internal pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Kegagalan Internal yang dianggarkan sama Biaya Kegagalan Internal yang sesungguhnya ini berarti biaya .

pemrosesan data dan pelaporan data menjadi lambat dan kurang akurat . Laporan Audit mutu (kondisi. d. rekomendasi) : No 1 Kondisi Belum memiliki cabang untuk memperluas pangsa pasar Akibat Produk kurang dikenal oleh daerah .kegagalan internal yang impas diharapkan dapat menunjukkan bahwa tidak adanya kegagalan yang dideteksi oleh aktivitas penilaian. Biaya Kegagalan Eksternal: Total Kegagalan Eksternal pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Kegagalan Eksternal yang dianggarkan melebihi Biaya Kegagalan Eksternal yang sesungguhnya ini berarti biaya kegagalan internal yang impas diharapkan dapat menunjukkan bahwa tidak adanya kegagalan yang dideteksi oleh aktivitas penilaian.daerah diluar Depok Rekomendasi Sebaiknya membuka cabang baru di daerah strategis dan menjalin kerjasama dengan perusahaan lain untuk mendistribusi produknya Adanya penyediaan aplikasi database untuk mencatat persediaan perusahaan yang disesuaikan dengan kebutuhan 2 Persediaan PT. Biggy Bag’s tidak terkomputerisasi atau belum menggunakan aplikasi database untuk persediaannya Pencatatan persediaan. akibat.

dan kesesuaian dengan standar. dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu. b) Perencanaan Audit Kepastian Mutu. efektivitas kegiatan mutu. Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu. praktik. atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. mandiri. efektivitas kegiatan mutu.BAB III PENUTUP A. urutan kegiatan. dan kesesuaian dengan standar. Kesimpulan Audit kepastian kualitas adalah proses sistematis. yaitu dengan memahami tujuan. Analisis Audit Kepastian Mutu. pertemuan dengan manajemen. Langkah-langkah yang dilakukan pada saat pelaksanaan audit kepastian mutu meliputi berikut ini: a) Penentuan Kebutuhan akan Kepastian Mutu. dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu. . dan menyiapkan kertas kerja audit. jadwal. dan fungsi manajemen terkait. d) Analisis Audit Kepastian Mutu. Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas. c) Implementasi Audit Kepastian Mutu. dan standar acuan kegiatan audit. dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen. dilakukan dengan menentukan sumber daya. kertas kerja dan prosedur sampling audit. e) Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu. yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen. maksud. dilakukan dengan peninjauan lapangan.

Audit kepastian mutu bertujuan untuk menilai efektivitas dan efisiensi pengendalian mutu dalam suatu perusahaan yang merupakan lintas fungsi dalam perusahaan dan harus dipahami oleh segenap komponen perusahaan.Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan korektif yang direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang terkait. .

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.