AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS / MUTU

Dibuat untuk memenuhi salah satu tugas matakuliah

Oleh : Frita Margareth Sahala Tinggi S Yulisah Septri H (104020433) (104020450) (104020484)

JURUSAN AKUNTASI UNIVERSITAS PASUNDAN 2012

Sistem kepastian kualitas merupakan sesuatu yang dinamis. perusahaan membangun suatu sistem kepastian kualitas untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan di dalam perusahaan dapat menjamin dihasilkan dan diserahkannya produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Perusahaan meningkatkan nilai pelanggan sebagai usaha untuk meningkatkan kepuasannya. 6. secara periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian kualitas yang diterapkan perusahaan. Apa konsep untuk audit sistem kepastian kualitas? Apa yang dimaksud dengan audit kepastian kualitas? Apa peranan audit sistem kepastian kualitas? Apa tujuan dan manfaat audit sistem kepastian kualitas? Bagaimana langkah-langkah audit sistem kepastian kualitas? Apa persyaratan sistem kepastian kualitas berdasarkan ISO? . Latar Belakang Masalah Persaingan antar perusahaan dalam merebut pasar mendorong perusahaan untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan apa yang diberikan pesaing. dan kebutuhan pelanggan. 2. dan harapan pelanggan. Rumusan Masalah Melihat latar belakang yang telah dipaparkan di atas maka dapat dirumuskan beberapa masalah yang timbul sebagai berikut: 1. Sebagai bagian dari komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan. Usaha dan operasional perusahaan fokus kepada keinginan. kebutuhan. 4. 5. 3.BAB I PENDAHULUAN A. harapan. kebutuhan. B. dan harapan pelanggan. Sistem ini harus mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai dengan keingingan. Untuk memenuhi keinginan.

Tujuan Penulisan Makalah Berdasarkan rumusan masalah yang telah disampaikan diatas maka dapat dikatakan tujuan dari penulisan makalah adalah sebagai berikut: 1. . 3. Menambah pengetahuan mengenai audit sistem kepastian kualitas.C. Memberi informasi mengenai audit sistem kepastian kualitas. Sabagai referensi tambahan dalam pengumpulan bahan penulisan makalah. 2.

seperti yang ditetapkan oleh Organisasi Internasional untuk Standarisasi (ISO) 9000. mulai dari perencanaan produksi sampai bagian keuangan. Sederhananya. tujuan dari pemeriksaan mutu adalah untuk menentukan apakah perusahaan sesuai dengan program kualitas atau apakah perlu untuk melakukan perubahan praktik usaha. b. Auditor memiliki peranan besar dalam pelaksanaan TQM. ISO 9000 adalah sertifikasi bahwa suatu perusahaan mengikuti prosedur usaha formal. Sebuah perusahaan juga dapat memilih untuk melakukan audit internal dari perusahaan kualitas kontrol sistem secara berkala. . Harus memahami manajemen kualitas ketika melaksanakan fungsinya mengawasi kegiatan atau aktivitas fungsi-fungsi perusahaan. Biasanya. Secara umum. Konsep ini disebut sebagai Manajemen Kualitas Total (Total Quality Management) atau TQM. 2. Harus berpartisipasi aktif dalam menjalankan program TQM melalui pengawasan ketat terhadap program mutu yang dijalankan perusahaan dan menjalankan aktivitas mutu ketika melaksanakan pekerjaannya agar semakin memahami maksud dan tujuan manajemen mutu tersebut. prosedur.BAB II PEMBAHASAN 1. yaitu: a. yang berarti dilakukan oleh auditor independen atau tim auditor yang memiliki keahlian di daerah tersebut. audit kualitas adalah audit eksternal . Anggota tim audit biasanya profesional yang memiliki pengetahuan yang luas tentang standar auditing . Sebuah perusahaan juga dapat melakukan audit mutu untuk menentukan apakah itu sesuai dengan standar kualitas tertentu. Konsep Audit Sistem Kepastian Kualitas Konsep kualitas/mutu harus diadopsi oleh segenap komponen perusahaan. Audit Kepastian Kualitas Sebuah audit kualitas adalah review di mana sebuah auditor menganalisis dan memverifikasi berbagai catatan dan proses yang berkaitan dengan itu kualitas program suatu perusahaan.

Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan korektif yang direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang terkait. dan pelaporan tentang apakah setiap aspek dari sistem mutu kurang atau memuaskan. mandiri. Tujuan dan Manfaat Audit Sistem Kepastian Kualitas Tujuan Audit Kepastian Kualitas Dari pengertian audit mutu yang diuraiakan di atas. yaitu secara random yang bersifat jangka pendek dan terus-menerus yang bersifat jangka panjang. bahwa tujuan audit mutu adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan sebagai dasar . 4. pemerintah. asosiasi.” 3.dan prinsip-prinsip. Menurut The International Standard For Terminology in Quality Management. mengevaluasi. auditor harus memiliki pengalaman dengan memeriksa. pelanggan. Upaya pemeriksaan dilakukan dalam dua cara. atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. ISO 8402 “Audit mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independent untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan yang direncanakan tersebut diimplemantasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan. praktik. dan lembaga sertifikasi. Selain itu. Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas. Peranan Audit Sistem Kepastian Kualitas Audit sistem kepastian kualitas memiliki peranan penting dalam memberikan kepastian kualitas kepada pelanggan dan proses yang berlangsung di dalam perusahaan. dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Audit kepastian kualitas adalah proses sistematis. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya yaitu perusahaan.

dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap standar ISO 9001:2000. c. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem mutu. 3.pengambilan keputusan. 4.2000) : 1. Hasil temuan auditor tersebut akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Memudahkan registrasi / pendaftaran atas sistem mutu. perbaikan dan / atau perubahan. d. b. . Memenuhi persyaratan peraturan. 2. Menilai dan memverifikasi sistem mutu perusahaan sendiri. Menilai pemasok dan memverifikasi sistem mutu pemasok. Menentukan efektivitas sistem mutu. Untuk memperoleh prioritas permasalahan yang tengah dihadapi organisasi Untuk merencanakan pengembangan usaha Untuk memenuhi persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan 3. pengendalian manajemen. Secara rinci tujuan umum dari audit mutu yaitu (Willy Susilo.2006): 1. Menentukan ketidak sesuaian. Untuk mengevaluasi terhadap pemasok Untuk menemukan adanya potensi resiko kegiatan organisasi Sedangkan tujuan audit mutu secara khusus adalah untuk memberikan umpan balik tentang kinerja organisasi yang diuraikan sebagai berikut (Iskandar Indranata. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis. Untuk memenuhi persyaratan regulasi ataupun persyaratan kontrak dengan (misalnya) pelanggan 4. perbaikan dan/atau perubahan. 5. g. e. f. 2. Mengarahkan pencapaian sasaran Memberikan sense of urgency Menemukan peluang perbaikan Memastikan apakah sistem diterapkan secara efektif Mendeteksi penyimpangan-penyimpangan terthadap kebijakan mutu sedini mungkin Tujuan audit sistem kepastian kualitas menurut ISO 10010 yaitu: a. pengendalian manajemen.

Langkah-langkah Audit Sistem Kepastian Kualitas (Mutu) Langkah-langkah yang dilakukan pada saat pelaksanaan audit kepastian mutu meliputi berikut ini: a. b. Pelaksanaan. b. Mengurangi biaya-biaya tambahan yang tidak perlu. d. d. dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu. jadwal. d. urutan kegiatan. pertemuan dengan manajemen. c. Penentuan Kebutuhan akan Kepastian Mutu. yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen. b. efektivitas kegiatan mutu. Tindakan Perbaikan. Analisis Audit Kepastian Mutu. 5. audit sistem kepastian kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut: a. g. Meningkatkan produktivitas. e. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen. Implementasi Audit Kepastian Mutu.Manfaat dari audit sistem kepastian mutu yaitu: a. Mencegah timbulnya masalah yang dapat mengganggu. kertas kerja dan prosedur sampling audit. Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu. dan menyiapkan kertas kerja audit. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu. Mengadopsi model PDSA (Plan Do Study Act) yang dipopulerkan oleh Deming. maksud. c. dilakukan dengan peninjauan lapangan. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar. Perencanaan Audit. dan standar acuan kegiatan audit. dan kesesuaian dengan standar. h. dan fungsi manajemen terkait. Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal. Membantu mengembangkan sistem manajemen kualitas terpadu yang efektif. . Mempelajari Hasil Audit. dilakukan dengan menentukan sumber daya. f. Perencanaan Audit Kepastian Mutu. e. yaitu dengan memahami tujuan. c.

c. pengukuran. Infrastruktur. Akhir-akhir ini perusahaan mendapat orderan dari . Contoh Kasus Audit Kepastian Mutu PT. pembelian. persyaratan dokumen. wewenang. SDM. Perusahaan tersebut memproduksi tas wanita dengan berbagai macam variasinya. proses yang berhubungan dengan pelanggan. Klausul 7 tentang Realisasi Produk. Meliputi umum. Biggy pada tahun 2000 yang berlokasi di kota Depok. Klausul 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen. pemantauan dan pengukuran. serta tujuan manajemen. dan pemantauan alat. desain dan pengembangan. perencanaan. Meliputi komitmen manajemen. Meliputi ketersediaan sumber daya. Klausul 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas. Persyaratan Sistem Kepastian Kualitas Berdasarkan ISO 90001:2001 Lima klausul dari ISO 9001:2001 memberikan rujukan (referensi) tentang sistem kepastian kualitas. dan komunikasi. Beberapa kriteria kualitas yang termuat dalam klausul ini yaitu persyaratan umum. d. tanggung jawab. dan Peningkatan. b. Klausul 6 tentang Manajemen Sumber Daya. Klausul 8 tentang Pengukuran. dan pengendalian dokumen. serta pengendalian. fokus pada pelanggan. Perusahaan ini belum memiliki cabang. yang meliputi: a. Meliputi perencanaan realisasi produk. Biggy Bag’s merupakan perusahaan yang didirikan oleh Ms. kebijakan kualitas. untuk mendistribusikan produknya perusahaan ini hanya memiliki satu toko yang menjadi satu dengan tempat produksi dan juga menitipkan produknya pada toko-toko buku dan supermarket di daerah depok.6. dan peningkatan. Analisis. dan lingkungan kerja. e. produksi dan penyediaan jasa.

000 Rp 13.000 Rp 35.500.PT.5% . Biggy Bag’s tidak dikomputerisasi dan pada akhir tahun selalu ada perbedaan antara nilai persediaan fisik dengan buku persediaan.000 Rp 7.000 2.000 3.000.000 9. Tassar Tas yang terletak di kota Makasar.5% 5.000 3.Perekayasaan mutu Jumlah Biaya penilaian: .500. Biggy Bag’s akan mengadakan audit mutu. Persediaan PT.500.5% 35.000.000 Rp Rp Rp 4. namun karena pertimbangan lokasi yang jauh.000 Rp 100.000.500.000.500.5% 13.000.Penerimaan produk .000 2.Inspeksi bahan .000 5.000 Rp Rp 2.Sisa .000 6.Pelatihan mutu . Untuk menjaga mutu dari produknya maka PT.000.500.000. Tassar Tas.000 Rp Rp Rp 3.000 Rp 9.Pengerjaan kembali Jumlah Kegagalan eksternal: Keluhan pelanggan Garansi Reparasi Jumlah Jumlah Biaya Kualitas Penjualan: Biaya Kualitas Rp Rp 4. Berikut Laporan Biaya Kualitas dan Laporan Performa Standar Biaya Kualitas tahun 2003: PT.500.Penerimaan proses Jumlah Kegagalan internal: .0% 7. maka perusahaan masih memikirkan kemungkinan untuk menjalin kerjasama dengan PT.000.000. BIGGY BAG’S LAPORAN BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31/12/2003 % thdp Penjualan Biaya-Biaya Biaya Pencegahan: .000 Rp 5.

000 Rp 2.000 Rp 2.000 L 1.000.000 500.000 Rp 5.800.000 Rp 37.000.000 Rp 3.000. BIGGY BAG’S LAPORAN PERFORMA STANDAR BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31/12/2003 Biaya Aktual Biaya pencegahan: Biaya tetap: Pelatihan mutu Perekayasaan mutu Jumlah Biaya penilaian: Biaya tetap: Inspeksi bahan Penerimaan produk Penerimaan proses Jumlah Kegagalan internal: Biaya variabel: Sisa Pengerjaan kembali Jumlah Kegagalan eksternal: Biaya tetap: keluhan pelanggan Biaya Variabel: Garansi Reparasi Jumlah Jumlah biaya kualitas Persentase terhadap penjualan aktual * Penjualan sesungguhnya Rp100.000 Rp 4.000 Rp 2.000 Rp 2.000.500.000.500.300.000.000 5.500.000 500.050.000.000 L L R L Rp Rp Rp 2.000.000 Rp Rp Rp Rp 300.000 Rp Rp Rp 500.000 Rp 7.000 35.000 Rp 13.000 Rp 4.000 Rp 3.PT.500.850.000 5.000 L 300.000 9.85% .500.000 Rp Rp Rp 500.500.35% Rp Rp Rp Rp Rp 250.000 Rp 8.000 Rp 6.000 L 1.000 Rp 13.000.000 Rp 10.000 Rp 3.000 500.250.50% 500.350.000 Biaya Anggaran Varian Rp Rp Rp 4.000 Rp 6.000.000 500.000 L Rp 2.000 Rp 3.000.500.000.000 L L Rp 4.500.500.000 - L R Rp 3.500.550.500.000 Rp 5.000 37.000 3.800.000 300.000 1.000.000.000 Rp 35.

Dari analisis biaya kualitas diatas dapat disimpulkan: a. Biaya perekayasaan mutu/kualitas yang dianggarkan oleh perusahaan melebihi biaya yang sesungguhnya terjadi. Biaya Kegagalan Internal: Total Kegagalan Internal pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Kegagalan Internal yang dianggarkan sama Biaya Kegagalan Internal yang sesungguhnya ini berarti biaya . Biaya penilaian: Total Biaya penilaian pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Penilaian yang dianggarkan sudah melebihi Biaya Penilaian yang sesungguhnya ini berarti Biaya Penilaian yang meningkat diharapkan dapat mengoptimalkan pengawasan terhadap produk yang akan dibuat. Biaya Pencegahan: Total Biaya pencegahan pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Pencegahan yang dianggarkan sudah melebihi Biaya Pencegahan yang sesungguhnya ini berarti Biaya Pencegahan yang meningkat diharapkan dapat mengurangi biaya kegagalan dan mengurangi jumlah unit yang tidak baik. Sedangkan pada semua biaya-biaya kegagalan eksternal yang dianggarkan melebihi biaya kegagalan eksternal yang sesungguhnya terjadi. Biaya Penerimaan Proses yang dianggarkan masih terlalu kecil daripada Biaya Penerimaan Proses yang sesungguhnya. Biaya Inspeksi Bahan dan Biaya Penerimaan Produk yang dianggarkan melebihi Biaya Inspeksi Bahan dan Biaya Penerimaan Produk yang sesungguhnya terjadi. Biaya pengerjaan kembali yang dianggarkan oleh perusahaan masih terlalu kecil dari Biaya pengerjaan kembali sesungguhnya. Biaya sisa yang dianggarkan melebihi biaya sisa yang sesungguhnya harus dikeluarkan. c.Hasil analisis kondisi mutu PT. b. Biggy Bag’s:        Biaya pelatihan mutu / kualitas yang dianggarkan oleh perusahaan sudah sesuai dengan biaya pelatihan mutu / kualitas yang sesungguhnya terjadi.

Biggy Bag’s tidak terkomputerisasi atau belum menggunakan aplikasi database untuk persediaannya Pencatatan persediaan. Biaya Kegagalan Eksternal: Total Kegagalan Eksternal pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Kegagalan Eksternal yang dianggarkan melebihi Biaya Kegagalan Eksternal yang sesungguhnya ini berarti biaya kegagalan internal yang impas diharapkan dapat menunjukkan bahwa tidak adanya kegagalan yang dideteksi oleh aktivitas penilaian. rekomendasi) : No 1 Kondisi Belum memiliki cabang untuk memperluas pangsa pasar Akibat Produk kurang dikenal oleh daerah . pemrosesan data dan pelaporan data menjadi lambat dan kurang akurat . d. akibat. Laporan Audit mutu (kondisi.kegagalan internal yang impas diharapkan dapat menunjukkan bahwa tidak adanya kegagalan yang dideteksi oleh aktivitas penilaian.daerah diluar Depok Rekomendasi Sebaiknya membuka cabang baru di daerah strategis dan menjalin kerjasama dengan perusahaan lain untuk mendistribusi produknya Adanya penyediaan aplikasi database untuk mencatat persediaan perusahaan yang disesuaikan dengan kebutuhan 2 Persediaan PT.

dan standar acuan kegiatan audit. . Analisis Audit Kepastian Mutu. Langkah-langkah yang dilakukan pada saat pelaksanaan audit kepastian mutu meliputi berikut ini: a) Penentuan Kebutuhan akan Kepastian Mutu. mandiri. dan fungsi manajemen terkait. dan kesesuaian dengan standar. Kesimpulan Audit kepastian kualitas adalah proses sistematis. dan menyiapkan kertas kerja audit. dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu. dilakukan dengan peninjauan lapangan. yaitu dengan memahami tujuan. d) Analisis Audit Kepastian Mutu. yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen. kertas kerja dan prosedur sampling audit. pertemuan dengan manajemen. maksud. efektivitas kegiatan mutu. Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu. dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu. efektivitas kegiatan mutu. dilakukan dengan menentukan sumber daya. c) Implementasi Audit Kepastian Mutu. dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. dan kesesuaian dengan standar. jadwal. atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. urutan kegiatan. e) Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu. Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas. praktik.BAB III PENUTUP A. yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen. b) Perencanaan Audit Kepastian Mutu.

Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan korektif yang direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang terkait. . Audit kepastian mutu bertujuan untuk menilai efektivitas dan efisiensi pengendalian mutu dalam suatu perusahaan yang merupakan lintas fungsi dalam perusahaan dan harus dipahami oleh segenap komponen perusahaan.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.