AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS / MUTU

Dibuat untuk memenuhi salah satu tugas matakuliah

Oleh : Frita Margareth Sahala Tinggi S Yulisah Septri H (104020433) (104020450) (104020484)

JURUSAN AKUNTASI UNIVERSITAS PASUNDAN 2012

6. Perusahaan meningkatkan nilai pelanggan sebagai usaha untuk meningkatkan kepuasannya. perusahaan membangun suatu sistem kepastian kualitas untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan di dalam perusahaan dapat menjamin dihasilkan dan diserahkannya produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. 3. Sistem kepastian kualitas merupakan sesuatu yang dinamis. dan harapan pelanggan.BAB I PENDAHULUAN A. Sebagai bagian dari komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan. dan harapan pelanggan. Rumusan Masalah Melihat latar belakang yang telah dipaparkan di atas maka dapat dirumuskan beberapa masalah yang timbul sebagai berikut: 1. dan kebutuhan pelanggan. Latar Belakang Masalah Persaingan antar perusahaan dalam merebut pasar mendorong perusahaan untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan apa yang diberikan pesaing. 5. kebutuhan. Apa konsep untuk audit sistem kepastian kualitas? Apa yang dimaksud dengan audit kepastian kualitas? Apa peranan audit sistem kepastian kualitas? Apa tujuan dan manfaat audit sistem kepastian kualitas? Bagaimana langkah-langkah audit sistem kepastian kualitas? Apa persyaratan sistem kepastian kualitas berdasarkan ISO? . secara periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian kualitas yang diterapkan perusahaan. Sistem ini harus mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai dengan keingingan. B. Untuk memenuhi keinginan. kebutuhan. harapan. 4. Usaha dan operasional perusahaan fokus kepada keinginan. 2.

Tujuan Penulisan Makalah Berdasarkan rumusan masalah yang telah disampaikan diatas maka dapat dikatakan tujuan dari penulisan makalah adalah sebagai berikut: 1.C. 3. . Menambah pengetahuan mengenai audit sistem kepastian kualitas. Sabagai referensi tambahan dalam pengumpulan bahan penulisan makalah. 2. Memberi informasi mengenai audit sistem kepastian kualitas.

Anggota tim audit biasanya profesional yang memiliki pengetahuan yang luas tentang standar auditing . seperti yang ditetapkan oleh Organisasi Internasional untuk Standarisasi (ISO) 9000. mulai dari perencanaan produksi sampai bagian keuangan. Auditor memiliki peranan besar dalam pelaksanaan TQM. ISO 9000 adalah sertifikasi bahwa suatu perusahaan mengikuti prosedur usaha formal. . Harus memahami manajemen kualitas ketika melaksanakan fungsinya mengawasi kegiatan atau aktivitas fungsi-fungsi perusahaan. Harus berpartisipasi aktif dalam menjalankan program TQM melalui pengawasan ketat terhadap program mutu yang dijalankan perusahaan dan menjalankan aktivitas mutu ketika melaksanakan pekerjaannya agar semakin memahami maksud dan tujuan manajemen mutu tersebut. audit kualitas adalah audit eksternal . Audit Kepastian Kualitas Sebuah audit kualitas adalah review di mana sebuah auditor menganalisis dan memverifikasi berbagai catatan dan proses yang berkaitan dengan itu kualitas program suatu perusahaan. Konsep ini disebut sebagai Manajemen Kualitas Total (Total Quality Management) atau TQM. Secara umum. Biasanya.BAB II PEMBAHASAN 1. 2. prosedur. Sebuah perusahaan juga dapat memilih untuk melakukan audit internal dari perusahaan kualitas kontrol sistem secara berkala. yang berarti dilakukan oleh auditor independen atau tim auditor yang memiliki keahlian di daerah tersebut. tujuan dari pemeriksaan mutu adalah untuk menentukan apakah perusahaan sesuai dengan program kualitas atau apakah perlu untuk melakukan perubahan praktik usaha. yaitu: a. Sebuah perusahaan juga dapat melakukan audit mutu untuk menentukan apakah itu sesuai dengan standar kualitas tertentu. Konsep Audit Sistem Kepastian Kualitas Konsep kualitas/mutu harus diadopsi oleh segenap komponen perusahaan. b. Sederhananya.

pelanggan. Audit kepastian kualitas adalah proses sistematis. 4. asosiasi. Upaya pemeriksaan dilakukan dalam dua cara. auditor harus memiliki pengalaman dengan memeriksa. praktik. mandiri. Peranan Audit Sistem Kepastian Kualitas Audit sistem kepastian kualitas memiliki peranan penting dalam memberikan kepastian kualitas kepada pelanggan dan proses yang berlangsung di dalam perusahaan. Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas. Tujuan dan Manfaat Audit Sistem Kepastian Kualitas Tujuan Audit Kepastian Kualitas Dari pengertian audit mutu yang diuraiakan di atas. pemerintah. Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan korektif yang direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang terkait. dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi.dan prinsip-prinsip. Selain itu. dan pelaporan tentang apakah setiap aspek dari sistem mutu kurang atau memuaskan. ISO 8402 “Audit mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independent untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan yang direncanakan tersebut diimplemantasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan. atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. bahwa tujuan audit mutu adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan sebagai dasar . dan lembaga sertifikasi. Menurut The International Standard For Terminology in Quality Management. mengevaluasi.” 3. yaitu secara random yang bersifat jangka pendek dan terus-menerus yang bersifat jangka panjang. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya yaitu perusahaan.

Untuk mengevaluasi terhadap pemasok Untuk menemukan adanya potensi resiko kegiatan organisasi Sedangkan tujuan audit mutu secara khusus adalah untuk memberikan umpan balik tentang kinerja organisasi yang diuraikan sebagai berikut (Iskandar Indranata. Memenuhi persyaratan peraturan. Menilai dan memverifikasi sistem mutu perusahaan sendiri. b. f. Mengarahkan pencapaian sasaran Memberikan sense of urgency Menemukan peluang perbaikan Memastikan apakah sistem diterapkan secara efektif Mendeteksi penyimpangan-penyimpangan terthadap kebijakan mutu sedini mungkin Tujuan audit sistem kepastian kualitas menurut ISO 10010 yaitu: a. d. pengendalian manajemen. 2. Secara rinci tujuan umum dari audit mutu yaitu (Willy Susilo. 4. perbaikan dan/atau perubahan.2006): 1. perbaikan dan / atau perubahan. Untuk memenuhi persyaratan regulasi ataupun persyaratan kontrak dengan (misalnya) pelanggan 4. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem mutu. . 3. dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap standar ISO 9001:2000. 5. g. e. Menentukan efektivitas sistem mutu. pengendalian manajemen. Untuk memperoleh prioritas permasalahan yang tengah dihadapi organisasi Untuk merencanakan pengembangan usaha Untuk memenuhi persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan 3.2000) : 1.pengambilan keputusan. Memudahkan registrasi / pendaftaran atas sistem mutu. 2. Menentukan ketidak sesuaian. Menilai pemasok dan memverifikasi sistem mutu pemasok. c. Hasil temuan auditor tersebut akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu. Langkah-langkah Audit Sistem Kepastian Kualitas (Mutu) Langkah-langkah yang dilakukan pada saat pelaksanaan audit kepastian mutu meliputi berikut ini: a. Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal. Implementasi Audit Kepastian Mutu. b. Membantu mengembangkan sistem manajemen kualitas terpadu yang efektif. Analisis Audit Kepastian Mutu. c. yaitu dengan memahami tujuan. Meningkatkan produktivitas. b. Tindakan Perbaikan. dan menyiapkan kertas kerja audit. Mencegah timbulnya masalah yang dapat mengganggu. Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu. jadwal.Manfaat dari audit sistem kepastian mutu yaitu: a. d. c. Perencanaan Audit Kepastian Mutu. Penentuan Kebutuhan akan Kepastian Mutu. d. Perencanaan Audit. h. dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu. dilakukan dengan peninjauan lapangan. dilakukan dengan menentukan sumber daya. dan standar acuan kegiatan audit. urutan kegiatan. Pelaksanaan. b. . yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen. f. dan fungsi manajemen terkait. 5. dan kesesuaian dengan standar. c. e. g. Mengurangi biaya-biaya tambahan yang tidak perlu. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen. Mempelajari Hasil Audit. d. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar. kertas kerja dan prosedur sampling audit. e. maksud. efektivitas kegiatan mutu. pertemuan dengan manajemen. Mengadopsi model PDSA (Plan Do Study Act) yang dipopulerkan oleh Deming. audit sistem kepastian kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut: a.

Klausul 6 tentang Manajemen Sumber Daya. dan pengendalian dokumen. dan lingkungan kerja. Klausul 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas. pemantauan dan pengukuran. yang meliputi: a. Klausul 8 tentang Pengukuran. Meliputi komitmen manajemen. d. serta pengendalian. fokus pada pelanggan. proses yang berhubungan dengan pelanggan. dan komunikasi. serta tujuan manajemen. untuk mendistribusikan produknya perusahaan ini hanya memiliki satu toko yang menjadi satu dengan tempat produksi dan juga menitipkan produknya pada toko-toko buku dan supermarket di daerah depok. pembelian. Klausul 7 tentang Realisasi Produk. Meliputi ketersediaan sumber daya. b. SDM. dan Peningkatan. produksi dan penyediaan jasa.6. Klausul 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen. Analisis. perencanaan. Meliputi umum. dan pemantauan alat. Biggy Bag’s merupakan perusahaan yang didirikan oleh Ms. tanggung jawab. wewenang. Beberapa kriteria kualitas yang termuat dalam klausul ini yaitu persyaratan umum. dan peningkatan. desain dan pengembangan. Biggy pada tahun 2000 yang berlokasi di kota Depok. Meliputi perencanaan realisasi produk. c. Perusahaan tersebut memproduksi tas wanita dengan berbagai macam variasinya. Perusahaan ini belum memiliki cabang. Persyaratan Sistem Kepastian Kualitas Berdasarkan ISO 90001:2001 Lima klausul dari ISO 9001:2001 memberikan rujukan (referensi) tentang sistem kepastian kualitas. persyaratan dokumen. Infrastruktur. pengukuran. kebijakan kualitas. Contoh Kasus Audit Kepastian Mutu PT. e. Akhir-akhir ini perusahaan mendapat orderan dari .

5% . Biggy Bag’s akan mengadakan audit mutu.000 Rp 100.000 9.500.000 3.Sisa . BIGGY BAG’S LAPORAN BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31/12/2003 % thdp Penjualan Biaya-Biaya Biaya Pencegahan: .000 2. namun karena pertimbangan lokasi yang jauh.000 Rp Rp 2.Penerimaan proses Jumlah Kegagalan internal: .000 Rp 5. Biggy Bag’s tidak dikomputerisasi dan pada akhir tahun selalu ada perbedaan antara nilai persediaan fisik dengan buku persediaan. Untuk menjaga mutu dari produknya maka PT.000 5.000.Inspeksi bahan . Tassar Tas yang terletak di kota Makasar.PT.500.000 Rp 9.5% 13.000.500.000. Tassar Tas.Penerimaan produk .0% 7.000.500.000 Rp Rp Rp 3.000 Rp 35. Persediaan PT.000.500. Berikut Laporan Biaya Kualitas dan Laporan Performa Standar Biaya Kualitas tahun 2003: PT.000.Pelatihan mutu .000 2.000 6.000 Rp Rp Rp 4.500.500.5% 5.Perekayasaan mutu Jumlah Biaya penilaian: .Pengerjaan kembali Jumlah Kegagalan eksternal: Keluhan pelanggan Garansi Reparasi Jumlah Jumlah Biaya Kualitas Penjualan: Biaya Kualitas Rp Rp 4.000.000.5% 35.000.000 3.000 Rp 13. maka perusahaan masih memikirkan kemungkinan untuk menjalin kerjasama dengan PT.000 Rp 7.

000 Rp 3.000 Rp 2.800.350.000 Rp 5.000.000 Rp 5.000 5.000 Rp 6.500.800.550.000 Rp 2.000 Rp 6.500.000 L 300.000 1.250.500. BIGGY BAG’S LAPORAN PERFORMA STANDAR BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31/12/2003 Biaya Aktual Biaya pencegahan: Biaya tetap: Pelatihan mutu Perekayasaan mutu Jumlah Biaya penilaian: Biaya tetap: Inspeksi bahan Penerimaan produk Penerimaan proses Jumlah Kegagalan internal: Biaya variabel: Sisa Pengerjaan kembali Jumlah Kegagalan eksternal: Biaya tetap: keluhan pelanggan Biaya Variabel: Garansi Reparasi Jumlah Jumlah biaya kualitas Persentase terhadap penjualan aktual * Penjualan sesungguhnya Rp100.000.000.500.000 35.000 - L R Rp 3.000 L L Rp 4.000 Rp 3.000 L Rp 2.PT.000 500.000 9.000.500.500.000 Rp 37.000 Rp 13.50% 500.000.500.500.000 Rp 2.000 3.000 Rp 2.500.000 500.000 Rp Rp Rp 500.000.000.35% Rp Rp Rp Rp Rp 250.850.000 L 1.000.050.000 Rp 4.000 5.000 300.000 37.000 Rp Rp Rp Rp 300.85% .000 L L R L Rp Rp Rp 2.000.000 Rp Rp Rp 500.000.000.000 Rp 35.000 L 1.000.000 Rp 8.000.000 Rp 4.000 Rp 7.000 500.500.000 500.000 Rp 13.000 Rp 3.000.000 Rp 10.000 Biaya Anggaran Varian Rp Rp Rp 4.500.300.000 Rp 3.

Biaya sisa yang dianggarkan melebihi biaya sisa yang sesungguhnya harus dikeluarkan. Biaya Penerimaan Proses yang dianggarkan masih terlalu kecil daripada Biaya Penerimaan Proses yang sesungguhnya. Biaya perekayasaan mutu/kualitas yang dianggarkan oleh perusahaan melebihi biaya yang sesungguhnya terjadi. Biaya pengerjaan kembali yang dianggarkan oleh perusahaan masih terlalu kecil dari Biaya pengerjaan kembali sesungguhnya. Biaya penilaian: Total Biaya penilaian pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Penilaian yang dianggarkan sudah melebihi Biaya Penilaian yang sesungguhnya ini berarti Biaya Penilaian yang meningkat diharapkan dapat mengoptimalkan pengawasan terhadap produk yang akan dibuat. c. Biaya Inspeksi Bahan dan Biaya Penerimaan Produk yang dianggarkan melebihi Biaya Inspeksi Bahan dan Biaya Penerimaan Produk yang sesungguhnya terjadi. Biaya Kegagalan Internal: Total Kegagalan Internal pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Kegagalan Internal yang dianggarkan sama Biaya Kegagalan Internal yang sesungguhnya ini berarti biaya . Dari analisis biaya kualitas diatas dapat disimpulkan: a. Sedangkan pada semua biaya-biaya kegagalan eksternal yang dianggarkan melebihi biaya kegagalan eksternal yang sesungguhnya terjadi. b. Biggy Bag’s:        Biaya pelatihan mutu / kualitas yang dianggarkan oleh perusahaan sudah sesuai dengan biaya pelatihan mutu / kualitas yang sesungguhnya terjadi.Hasil analisis kondisi mutu PT. Biaya Pencegahan: Total Biaya pencegahan pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Pencegahan yang dianggarkan sudah melebihi Biaya Pencegahan yang sesungguhnya ini berarti Biaya Pencegahan yang meningkat diharapkan dapat mengurangi biaya kegagalan dan mengurangi jumlah unit yang tidak baik.

Laporan Audit mutu (kondisi. rekomendasi) : No 1 Kondisi Belum memiliki cabang untuk memperluas pangsa pasar Akibat Produk kurang dikenal oleh daerah . akibat. Biaya Kegagalan Eksternal: Total Kegagalan Eksternal pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Kegagalan Eksternal yang dianggarkan melebihi Biaya Kegagalan Eksternal yang sesungguhnya ini berarti biaya kegagalan internal yang impas diharapkan dapat menunjukkan bahwa tidak adanya kegagalan yang dideteksi oleh aktivitas penilaian.kegagalan internal yang impas diharapkan dapat menunjukkan bahwa tidak adanya kegagalan yang dideteksi oleh aktivitas penilaian. Biggy Bag’s tidak terkomputerisasi atau belum menggunakan aplikasi database untuk persediaannya Pencatatan persediaan.daerah diluar Depok Rekomendasi Sebaiknya membuka cabang baru di daerah strategis dan menjalin kerjasama dengan perusahaan lain untuk mendistribusi produknya Adanya penyediaan aplikasi database untuk mencatat persediaan perusahaan yang disesuaikan dengan kebutuhan 2 Persediaan PT. d. pemrosesan data dan pelaporan data menjadi lambat dan kurang akurat .

Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas. maksud. mandiri. dan kesesuaian dengan standar. efektivitas kegiatan mutu. atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya. dan fungsi manajemen terkait. dilakukan dengan menentukan sumber daya. yaitu dengan memahami tujuan. dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu. c) Implementasi Audit Kepastian Mutu. urutan kegiatan. Kesimpulan Audit kepastian kualitas adalah proses sistematis. b) Perencanaan Audit Kepastian Mutu. dilakukan dengan peninjauan lapangan. e) Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu. Analisis Audit Kepastian Mutu. dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. pertemuan dengan manajemen. praktik. dan menyiapkan kertas kerja audit. dan standar acuan kegiatan audit. Pelaporan Hasil Audit Kepastian Mutu. kertas kerja dan prosedur sampling audit. yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen. d) Analisis Audit Kepastian Mutu.BAB III PENUTUP A. efektivitas kegiatan mutu. dilakukan dengan mengolah data menjadi informasi terkait dengan sistem mutu. Langkah-langkah yang dilakukan pada saat pelaksanaan audit kepastian mutu meliputi berikut ini: a) Penentuan Kebutuhan akan Kepastian Mutu. . dan kesesuaian dengan standar. jadwal. yang disampaikan agar dapat memuaskan kebutuhan pencapaian mutu yang ditetapkan manajemen.

. Audit kepastian mutu bertujuan untuk menilai efektivitas dan efisiensi pengendalian mutu dalam suatu perusahaan yang merupakan lintas fungsi dalam perusahaan dan harus dipahami oleh segenap komponen perusahaan.Hasil audit kepastian mutu adalah laporan yang berisi temuan-temuan berupa deviasi atau penyimpangan dari standar yang telah ditentukan dan tindakan korektif yang direkomendasikan kepada manajemen dan fungsi perusahaan yang terkait.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful