MAJLIS IHTIFAL INSTITUSI PENDIDIKAN AGAMA PERINGKAT NEGERI PERAK TAHUN 2011

PANDUAN SENARAI TUGAS JAWATANKUASA 11.1 Urus setia: Urusan surat-menyurat Menyelaras perjalanan program sebelum, semasa dan selepas Memastikan program berjalan lancar

11.2 Jawatankuasa Kehakiman: Penghakiman bagi semua pertandingan ditentukan oleh pihak SPI, JPN Perak 11.3 Jawatankuasa Persiapan tempat dan Peyelaras Pertandingan: Menyusun kerusi, meja dan mengatur peralatan dan tempat pertandingan seperti yang telah dipersetujui Menyediakan pelan susun atur pertandingan Memasang back drop Menyediakan perhiasan yang berkaitan di tempat pertandingan Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan 11.3.7 Jawatankuasa Persiapan Dewan Utama: Menyediakan pelan susun atur dewan Bekerjasama dengan Setiausaha, JK Jemputan dan Protokol untuk menentukan bilangan dan kedudukan kerusi Menyediakan kerusi tetamu, meja dan rostrum secukupnya Menyediakan label tempat duduk mengikut kesesuaian Menghias dewan Menyediakan anggaran perbelanjaan Memastikan kebersihan dewan 11.3.8 Jawatankuasa Penginapan Peserta: Menyediakan pelan susun atur penginapan Memastikan katil, tilam dan bantal dalam keadaan baik Menyediakan tempat penginapan secukupnya Memberi keselesaan kepada semua peserta 11.3.9 Jawatankuasa Penginapan & Pendaftaran Hakim Menyediakan pelan susun atur pendaftaran dan penginapan Membuat tempahan dan menguruskan tempat penginapan Memastikan katil, tilam dan bantal dalam keadaan baik Menyediakan tempat penginapan secukupnya Memberi keselesaan kepada semua hakim Menyediakan kemudahan yang diperlukan oleh pihak hakim

Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan

11.3.10 Jawatankuasa Peyelaras Pertandingan: Bekerjasama dengan Jawatankuasa Persiapan tempat dan Peyelaras Pertandingan Menyusun kerusi, meja dan mengatur peralatan dan tempat-tempat pertandingan seperti yang telah dipersetujui Menyediakan pelan susun atur bagi semua pertandingan Menyediakan back drop Menyediakan perhiasan yang berkaitan di tempat pertandingan Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan 11.3.11 Jawatankuasa Makanan dan Jamuan: Mendapatkan bilangan peserta dan tetamu yang terlibat daripada urus setia Mencadangkan tempat yang sesuai untuk jamuan Menyediakan pelan susun atur tempat jamuan Menyusun dan melabel tempat duduk tetamu khas Menghias tempat jamuan Bekerjasama dengan urus setia untuk mendapatkan penajaan jamuan Mencadang dan membentangkan menu-menu Menyediakan anggaran perbelanjaan Mendapatkan pembekal makanan dengan kos yang berpatutan Melantik beberapa petugas untuk melayan tetamu-tetamu di meja khas 11.3.12 Jawatankuasa Publisiti & Seranta Mendapatkan kerjasama daripada Pejabat Penerangan Daerah, jika perlu Menghebah / memaklumkan majlis pelancaran kepada media Menyediakan tempat yang sesuai untuk wartawan (Penerangan), sekiranya ada. Memasang poster dan kain rentang untuk tujuan hebahan Menguruskan kebenaran / permit menggantung kain rentang dan bertanggungjawab memasangnya serta menanggalkannya Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan 11.3.13 Jawatankuasa Hadiah & Cenderamata: Kenal pasti kategori hadiah dan penerima Menyediakan hadiah / cenderamata mengikut persetujuan Menyediakan anggaran perbelanjaan Mengenal pasti tempat yang sesuai untuk meletak hadiah Memastikan hadiah / cenderamata disusun mengikut jadual keputusan Melantik beberapa petugas untuk acara penyampaian hadiah Mendapatkan salinan keputusan pertandingan daripada urus setia Menyediakan segala peralatan dan keperluan (alas meja, dulang, alas dulang)

Mengadakan taklimat cara penyampaian hadiah kepada semua penerima hadiah Bekerjasama dengan pengacara majlis dan protokol Menyerahkan segala butiran pembelian kepada Bendahari Mengambil kehadiran penerima hadiah pada hari majlis Menentukan tempat duduk penerima hadiah di dalam dewan dan bekerjasama dengan JK Persiapan tempat Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan

11.3.14 Jawatankuasa Majlis Penutupan Rasmi: Menyedia dan melaksanakan aturcara Perasmian Menyelaras dan mengatur persembahan dan selingan Mengenal pasti pengacara majlis Menentukan cara tetamu khas disambut Memilih seorang pembaca doa pada hari perasmian Menyediakan teks bacaan doa Bekerjasama dengan Setiausaha, AJK Persiapan, AJK Siaraya dan Juruacara untuk masa dan tempat bagi bacaan doa Menyediakan pembantu pembaca doa sekiranya berlaku sesuatu kecemasan Terlibat dalam majlis raptai perasmian / pelancaran 11.3.15 Jawatankuasa Buku Aturcara: Bekerjasama dengan Setiausaha untuk mendapatkan kandungan buku atur cara: kata alu-aluan, senarai AJK Induk & AJK Pengelola, atur cara majlis, senarai penerima hadiah dan lain-lain yang bersesuaian Menyediakan anggaran perbelanjaan Menyediakan dummy buku atur cara untuk dibentangkan dalam mesyuarat Menyemak, meneliti dan mengemaskini maklumat dalam buku atur cara Memastikan tiada sebarang kesilapan ejaan dan susunan protokol dibuku atur cara Menguruskan cetakan buku atur cara Mengedarkan buku atur cara kepada tetamu khas dan tetamu lain sebelum program berjalan Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan 11.3.16 Jawatankuasa Jemputan: Menyediakan anggaran perbelanjaan Menguruskan cetakan kad jemputan Mengedarkan kad jemputan kepada yang berkaitan Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan 11.3.17 Jawatankuasa Sijil Penyertaan dan Penghargaan: Menyediakan sijil secukupnya kepada peserta dan Ahli Jawatankuasa Menyusun sijil peserta mengikut kateguri yang dipertandingkan

Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan

11.3.18 Jawatankuasa Pendaftaran, Taklimat Kontinjen, Guru Pengiring & Peserta: Mengelolakan pendaftaran Kontinjen, peserta dan guru pengiring Bekerjasama dengan urusetia untuk memberi taklimat Senarai peserta yang lengkap diagihkan kepada ketua hakim, pengurus peserta dan pengacara Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan

11.3.19 Protokol dan Sambutan: Bekerja sama dengan semua jawatankuasa yang terlibat Memastikan semua program berjalan lancar Mamastikan program yang dilaksanakan mengikut protokol Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan 11.3.20 Jawatankuasa Keselamatan Pastikan petugas berada di lokasi. Mendapatkan kerjasama dari TNB & Pejabat Kesihatan Daerah Menyediakan pemandu dan kenderaan untuk tujuan kecemasan Menyediakan pelan lakar tempat letak kereta untuk semua jemputan mengikut keutamaan Menyediakan papan tanda penunjuk arah Pastikan petugas berada di lokasi. Mendapatkan kerjasama dari RELA untuk mengawal lalulintas jika perlu Mengawal lalulintas di kawasan dewan & tempat letak kereta Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan 11.3.22 Jawatankuasa Backdrop & Kain Rentang Membuat tempahan Backdrop & Kain Rentang secukupnya Membuat anggaran perbelanjaan yang telah diputuskan dalam mesyuarat Mereka cipta bentuk yang menarik yang bersesuaian dengan majlis Bekerjasama dengan urusetia Memastikan tidak berlaku kesalahan ejaan Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan 11.3.23 Jawatankuasa Undian Peserta: Menyediakan nombor peserta secukupnya Menguruskan undian giliran peserta Bekerjasama dengan urusetia Menentukan tarikh dan masa undian dijalankan Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan

11.3.24 Jawatankuasa Rakaman: Menyediakan peralatan rakaman dan petugas Menguruskan segala urusan penyucian gambar dan memproses rakaman video Menyimpan dengan selamat segala rakaman yang dibuat untuk kenangan dan laporan Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan 11.3.25 Jawatankuasa Senderamata Perasmi: Menyediakan cenderamata yang sesuai Bekerjasama dengan jawatankuasa hadiah

11.3.26 Jawatankuasa Penyambut Tetamu: Mengenal pasti tetamu-tetamu (VIP) yang akan hadir Menentukan kedudukan pasukan bunga manggar, sirih junjung, dll Menentukan kedudukan / tempat penyambut tetamu Menentukan petugas (penyemat roset, jambangan bunga, pembuka pintu kenderaan) berada di tempat yang telah ditetapkan Memastikan tetamu diiring ke tempat duduk Melantik Pegawai Perhubungan (LO) untuk tetamu-tetamu kehormat Mengadakan taklimat kepada Pegawai Perhubungan dan bekerjasama dengan JK Buku Atur Cara, Pengacara, Hadiah, Persiapan Dewan & Pentas Mengenal pasti tempat duduk tetamu khas dan jemputan Mengiring tetamu ke tempat jamuan (jika ada) Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan 11.3.27 Jawatankuasa Siaraya: Mendapatkan kerjasama daripada Pejabat Penerangan Daerah, jika perlu Menghebah / memaklumkan majlis pelancaran kepada media Menyediakan tempat yang sesuai untuk wartawan (Penerangan), sekiranya ada. Memasang poster dan kain rentang untuk tujuan hebahan Menguruskan kebenaran / permit menggantung kain rentang dan bertanggungjawab memasangnya serta menanggalkannya Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan 11.3.28 Jawatankuasa Pelaporan: Bekerjasama dengan urusetia Menyediakan Pelaporan dari masa kesemasa Membuat laporan sepanjang perjalanan majlis berlangsung Menyediakan laporan lengkap dan diserah ke PPD

11.3.29 Jawatankuasa Kebajikan: Bekerjasama dengan urusetia Bekerjasama dengan Jawatankuasa Keselamatan dan Jamuan Menydiakan kebajikan bagi semua acara yang dipertandingkan Memastikan kebajikan semua peserta dan hakim 11.3.30 Jawatankuasa Pengurus Perjalanan Semua Program: Bekerjasama dengan urusetia Bekerjasama dengan Jawatankuasa Penyelaras Pertandingan Memastikan semua program berjalan lancar dari awal hingga akhir 11.3.31 Jawatankuasa Teks Ucapan Pengarah & Ucapan PPD Bekerjasama dengan urusetia Menyediakan teks ucapan Pengarah dan PPD Menyediakan kata-kata aluan untuk dimuatkan dalam buku program

11.3.32 Jawatankuasa Kompang dan Bunga Manggar: Mengenal pasti persembahan kompang yang sesuai dengan majlis Mengurus latihan untuk tujuan persembahan dan selingan Menentukan tarikh untuk raptai Menyediakan peralatan dan keperluan persembahan Bekerjasama dengan Juruacara dan Protokol Mengenal pasti warna bunga manggar yang sesuai dengan majlis Mengurus latihan untuk tujuan perarakan Menentukan tempat mula perarakan Menyediakan peralatan/bahan yang diperlukan Mengadakan raptai perarakan sebelum acara sebenar berjalan Sedia menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan