1

1.1

Latar Belakang Pada tanggal 20 April 2013 lalu, Jakarta dikejutkan dengan adanya perbuatan

anarki sejumlah oknum militer yang tidak sepatutnya dilakukan di salah satu kantor milik Partai Politik yang bertempat di lenteng agung, Jakarta. Tindakan mereka adalah pelanggaran dan melawan norma serta etika dalam kehidupan bermasyarakat. Peristiwa tersebut lahir karena permasalahan kecil yang juga melibatkan anak dibawah umur serta anggota salah satu partai politik itu. Sedangkan itu, anggota militer dididik untuk membantu rakyat, bukannya justru berkelahi. Peristiwa ini berimbas besar terhadap nama baik kemiliteran sebagai pembela Negara. Sejak tahun 2013 sampai sekarang, tercatat lebih dari 2 peristiwa kriminal yang melibatkan oknum militer. Maka hal ini berdampak sangat serius bagi kinerja serta psikologis para anggota yang lainnya yang memungkinkan kinerja mereka akan menurun. Disamping itu, pengaruh peristiwa tersebut berdampak besar pada kinerja divisi Sumber Daya Manusia dalam menjalankan fungsi serta sistem SDM. Ditbekangad merupakan direktorat atau lembaga milik negara yang mengatur pembekalan angkutan angkatan darat serta merupakan salah satu pusat pengelolaan Sumber Daya Manusia bagi para anggota Militer dan PNS. Oleh karena itu, dalam menyikapi peristiwa tersebut, dibuatlah tim audit yang berguna untuk memeriksa serta memberikan solusi bagi Manajemen Sumber Daya Manusia.

1.2

Analisa Kasus Dalam kaitan kasus ini, maka Manajemen SDM bersama tim Audit

melakukan langkah-langkah Audit untuk mengambil keputusan yang terbaik yang akan dilakukan Manajamen SDM berdasarkan sumber data yang akan diperoleh. Sumber data tersebut meliputi, yaitu :

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Pengamatan Kegiatan, Penjelasan kegiatan yang dirangkum dalam sebuah jurnal, Telaah dokumen yang terkait dengan anggota, Pembuktian, Wawancara, Survei, Kesimpulan.

Kemudian tim Audit menggunakan beberapa suatu pendekatan, yaitu adalah sebagai berikut : 1. Pendekatan Kepatuhan Dengan mengambil sampel elemen elemen sistem informasi sumber daya manusia, tim audit mencari penyimpangan penyimpangan dari berbagai peraturan, kebijakan, serta prosedur prosedur lembaga atau organisasi, melalui upaya upaya pencarian fakta, tim audit dapat menemukan apakah terdapat kepatuhan berbagai kebijakan, dan perturan organisasi atau lembaga.

2.

Pendekatan Manajemen Berdasarkan Tujuan Dengan pendekatan ini, tim audit dapat membandingkan hasil hasil aktual dengan tujuan tujuan yang dinyatakan. Sehingga bidang bidang yang buruk dapat terdeteksi dan dilaporkan.

1.3

Rekomendasi Pada dasarnya Ditbekang-AD sudah menerapkan fungsi dan sistem SDM

dengan baik. Tetapi dari analisa kasus yang dilakukan tim audit, maka dapat direkomendasikan bahwa dalam mengatasi dan meminimalisir keadaan yang sebelumnya terjadi maka divisi SDM yang menangani anggota militer perlu mengambil tindakan tindakan sebagai berikut: 1. SDM yang ada diefisiensikan kinerjanya, dengan meningkatkan sistem pengembangan baik pendidikan atau non-pendidikan sehingga para anggota lebih memiliki nilai serta ber-etika dalam berkehidupan dalam masyarakat. 2. Dalam kasus kriminal yang telah terjadi yang melibatkan anggota militer, maka divisi SDM perlu bertindak tegas dalam menangani masalah tersebut, bila anggota tersebut memiliki jabatan tinggi, maka jabatan tersebut bisa dilepas dan dilakukan skorsing tanpa mendapatkan gaji. 3. Kemudian bila dengan kebijakan tersebut masih saja ada anggota yang melanggar, maka divisi SDM dalam melakukan kebijakan terutama tentang hukuman, harus bertindak tegas, dengan memberhentikan secara tidak hormat kepada para anggota yang melakukan tindakan kriminal. 4. Divisi SDM juga dapat melakukan kerja sama dengan organisasi masyarakat dengan memiliki tujuan yaitu menjalin hubungan komunikasi antara anggota militer dan masyarakat yang dapat memungkinkan terciptanya hubungan yang baik dengan masyarakat sehingga menciptakan sebuah negara yang rukun.

5. Divisi SDM juga perlu menekankan kebijakan tentang prosedur pemberian upah yang tidak menyulitkan dan menjelaskan kepada para anggota sehingga anggota dapat lebih mengerti dan paham dalam menerima upah. 6. Divisi SDM juga perlu menekankan kebijakan tentang melarang rekayasa kerja kontrak atau melarang tegas penerimaan anggota baru yang tidak sesuai prosedur sehingga proses pengadaan dapat berjalan dengan baik. Kemudian menghukum tegas kepada para anggota yang terlibat dalam penerimaan anggota baru yang tidak sesuai dengan prosedur.

1.4

Kesimpulan Audit SDM di laksanakan untuk mencapai tujuan suatu organisasi secara

keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang. Artinya audit SDM mempunyai misi membantu pimpinan dengan memberikan masukan informasi signifikan hasil penilaian auditor untuk membantu mengatasi permasalahan yang tengah dihadapi oleh organisasi tersebut. Hasil audit SDM dapat menjadi masukan berharga untuk referensi dalam membuat keputusan atau mengambil kebijakan tentang SDM sehingga pengelolaan SDM dapat lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang. Pada Ditbekang-AD yang bergerak dalam bidang pembekalan Angkatan Darat, serta salah satu pusat pemantauan SDM bagi para anggota Militer dan PNS dalam kinerjanya terhadap Sumber Daya Manusia berperanan penting dalam mengevaluasi aktivitas sumber daya manusia yang digunakan di dalam sebuah organisasi. Audit ini meliputi satu divisi atau seluruh organisasi Ditbekang-AD, audit juga memberikan umpan balik mengenai fungsi sumber daya manusia kepada pimpinan serta para pimpinan di setiap divisi. Beberapa pendekatan riset digunakan untuk mengevaluasi aktivitas sumber daya manusia, pendekatan riset tersebut

meliputi : pendekatan kepatuhan, dan pendekatan manajemen berdasarkan tujuan. Agar informasi yang dihasilkan berguna, maka informasi tersebut disusun ke dalam satu laporan audit. Laporan audit adalah gambaran komprehensif dari aktivitas sumber daya manusia, yang meliputi rekomendasi untuk praktik yang efektif dan rekomendasi untuk memperbaiki praktik yang tidak efektif. Laporan audit sumber daya manusia dapat disusun untuk pimpinan, spesialis sumber daya manusia, dan manajer sumber daya manusia. Sedangkan fungsi daripada Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada Ditbekang-AD merupakan alat untuk menyampaikan informasi dan dokumentasi fakta-fakta yang telah dilakukan oleh tim Audit dan Manajemen Sumber Daya Manusia yang nantinya akan dipergunakan sebagai alat pemutusan masalah.

1.5

Lampiran

AUDIT PENDAHULUAN PROGRESS SETTING DAN IMPLEMENTASI HUMAN RESOURCES MANAGEMENT SYSTEM (HRMS) Nama Perusahaan Alamat Auditor : DITBEKANG AD : Jl.Raya Bogor No.2 Jakarta Timur : 1. Ayudya Pradiptha Habsarie 2. Cahyani Windilestari 3. Erlan Dymas A. 4. Rahma Putri Utami Tanggal Audit HRD : 13-Mei-2013 : 1. Bpk. Imam Zarkasih 2. Bpk. Hendro 3. Bpk. Salamun

4. Ibu Eva vh Purba PROGRESS TIDA YA K

N O 1

ASPEK YANG DIPERIKSA Struktur Organisasi & Uraian Jabatan Struktur Organisasi Department per

KETERANGAN Structural & fungsional Dilihat dari loyalitasnya, Kalau kinerjanya tidak baik dimutasi kedaerah daerah.

3 4

Deskripsi Pekerjaan, Kualifikasi Pekerjaan dan Rekrutmen Pekerjaan Prosedur Rekrutmen Anggota Baru

Melalui seleksi dan langsung diterima menjadi capeg. Selama 2 tahun belum ada jabatan.

5 6 7

Prosedur Masa Percobaan Anggota Baru Prosedur Pengangkatan Anggota Baru Prosedur Borongan (PKWT) Kontrak dan atau Kerja, Harian

Prosedur Magang, Training dan Coaching Anggota

Tidak ada karena langsung jadi capeg karena sudah melalui tahap seleksi. Prosedur magang tidak ada karena langsung jadi capeg tetapi yang ada training dan coaching pegawai.

9 10

Prosedur dan Training Need Analysis (TNA) Prosedur Pengembangan

Secara individu itu

pengembangannya secara bertahap dan berjenjang. Terbagi menjadi 2 kelompok : 1. Militer : berupa pendidikan pendidikan spesialisasi. 2. PNS : DIKLAT PIM, pendidikan dalam Individu, Perencanaan & Implementasi Jadwal Pelatihan selama 1 tahun untuk Anggota /tahun berjalan dan jabatan pendidikan dan pengembangan ,

PRA jabatan.

11

Dari pelatihan pendidikan PNS langsung ditempatkan sesuai dengan keahliannya, kemudian mematangkan jabatannya sebagai pemantapan sesuai posisi jabatan. Data pribadi karyawan, berupa riwayat arsip keluarga, DUSIR. Kalau kinerja pegawai baik maka

12

Prosedur Implementasi Pelatihan & Evaluasi

13 14

Record of Personel (Data Pribadi Anggota; Education, Training, Experience,etc) Data Personel Gap Analysis (PGA)

15

Reward and Punishment System

dipertahankan. IMBALAN Militer : mereka yang memiliki dedikasi tinggi mendapatkan LENCANA EKAPAKSI NARARIA dari presiden. Selama 8,16, 24 tahun masa jabatan. Keuntungannya bisa dimakamkan di taman makam pahlawan kali bata. PNS : jika kinerjanya bagus, pegawai akan mendapatkan SATYA LENCANA dari presiden. Selama 10 , 20, 30 tahun masa jabatan. HUKUMAN : PNS : jika melanggar peraturan maka di pecat secara PDTH ( pemberhentian dengan tidak hormat ) tergantung bdari tingkat kesalahannya. Militer : yang

10

melakukan pelanggaran berat melalui proses mahkamah militer kemudian disidang, di putuskan skorsing selama 1 tahun kemudian dipecat. Dalam masa skorsing PNS maupun Prajurit masih mendapat gaji tetapi jika masalahnya masih bisa ditolerir maka pendapatkan keringanan untuk memperbaiki diri. Atau bisa pensiun dini setelah masa jabatan 10 20 tahun. 16 Sistem kenaikan jenjang pangkat dan Jabatan (Career Planning) Militer : naik pangkat setiap 4 tahun sekali. Bila militer yang memiliki kasus pelanggaran ( BAKPAM ) tidak bisa naik pangkat, dan ditunda jabatannya. PNS : naik jabatan 4 tahun sekali. Bila memiliki kinerja bagus akan

11

17

Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja

18

Prosedur Penyusunan Peraturan Organisasi dan atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB)

19 20

Sosialisasi PKB & Penjelasan tentang Peraturan & UU Orientasi Program Anggota Baru/Introduction Training

dipromosikan kejabatan yang lebih tinggi. Pemecatan melalui proses : adanya kasus disidang- skorsing laporan MABES MAHKAMAH MILITER pecat. Tidak ada pesangon. Tetapi mendapat uang santunan ASABRI. Kalau pensiun: tidak mendapatkan uang pensiun. Jadi selama jabatan gaji di potong 10% untuk tunjangan hari tua dan kesehatan, bila masa jabatan lebih dari 10 tahun Kalau PDTH : mendapatkan santuna ASABRI. Di atur oleh komando atas yaitu Negara. Masa orientasi karyawan selama 3 bulan. Masa orientasi militer selama 1 bulan. Peraturan organisasi disosialisasikan pada kesempatan apel pagi Orientasi pasti ada 1-3 bulan biasanya

12

ada orientasi untuk anggota baru 21 22 23 Daftar Dokumen di (eksternal & internal) HRD Tersedia Tersedia System control nya dalam bentuk absensi sementara masih tanda tangan. Cuti diatur oleh negara. Dengan ketentuan Cuti Hamil selama 3 bulan (1 bulan sebelum melahirkan dan 2 bulan setelah melahirkan) , cuti bersama (hari raya idul fitri) , cuti pribadi (selamma 15 hari) Dengan seizin atasan untuk menjamin keselamatan pegawai maupun militer. Diatur oleh atasan berpedoman kepada surat perintah Diatur oleh peraturan pemerintah dan sudah ditetapkan Didalam pegawai negeri sipil dan milliter tidak ada bonus

Data Base Anggota Lengkap Sistem Kontrol Kehadiran dan Ketidakhadiran Anggota

24

Prosedur Pribadi)

Cuti

(Massal

&

25

Prosedur Meninggalkan Pekerjaan pada saat jam kerja Prosedur Dinas Luar/Perjalanan Dinas Prosedur System Penggajian & Payroll System

26

27

28

Prosedur Bonus

System

Pembagian

13

29 30

Prosedur jika terjadi kecelakaan kerja Lembaga Kerjasama Bipartit Industrial Relations Management Internal & Eksternal Remuneration System & Salary Structure Performance vs Career Management (PA, Penilaian Kinerja) Prosedur Tunjangan Sosial Anggota (Jamsostek) Transp. dll) Prosedur pakaian seragam kerja dan peralatan kerja lainnya Prosedur Kesehatan dan Keselamatan Kerja P2K3 & 5R (5S)

31 32

33

34

Seragam Angkatan darat ditentukan oleh komando atas Sudah disiapkan oleh rumah sakit yang bersangkutan Jam Komandan : Jam tertentu yang diambil oleh pimpinan sebulan sekali untuk berkomunikasi dengan pegawai

35

36

37

38 39

Prosedur komunikasi antar Anggota (LKS Bipartit) Prosedur dan Komunikasi dengan Organisasi Serikat Pekerja Prosedur Koperasi Anggota

Ada Koperasi,Koperasi dengan nama Omni (seperti indomart dsb).tiap bulan gaji dipotong untuk koperasi tujuannya

14

untuk tabungan pensiun.ketentuanny a gaji dipotong 20 ribu perbulan sebagai simpanan wajib, sedangkan simpanan sukarela dapat bunga berupa saham.fungsi dari kita oleh kita dan untuk kita 40 Prosedur Program Asuransi dan Pensiun Anggota Ada tour pada saat event ulang tahun atau acara tertentu.kalau untuk olahraga dilakukan secara periodic samarta tujuannya untuk kenaikan pangkat (untuk militer).Kemudian untuk kenaikan tingkat (untuk PNS) Activity Plan di sosialisasikan oleh Kabag (jabatan paling tinggi Letkol) kemudian dilakukan meeting periodik oleh system kelompok kerja (POKJA) Setiap 3bulan sekali ada laporan

41 42

Prosedur Tour/ outing/olahraga etc. Company Vision & Mission

43 44

Company Activity Plan Breakdown Activity Plan to HRD/Department per tahun

15

45

Conseling Schedule

and

Coaching

46

Coffee morning/Briefing berkala

47

Management Review Meeting/monitoring/koordinasi

Biasanya dalam bentuk seminar. Dilakukan dilantai 2 setiap jam 9 hanya untuk para pejabat tinggi seperti colonel Yang mewakili kabag yaitu kasup yang dipimpin oleh colonel setiap triwulan atau semester

DAFTAR PERIKSA MANAJEMEN SDM SECARA UMUM 2.1 No. 1. 2. Kegiatan Kepersonaliaan Aspek Yang Diperiksa Ya Tidak Keterangan Dilihat dari loyalitas kerjanya.Kalau kinerjanya tidak baik dimutasi ke daerah Pengabsenan dilakukan pada saat apel pagi jam 7 diurus oleh Bagian Urusan Dalam (URDA), setelah lewat dari jam 7 absen tidak berfungsi. Pembinaan rohani dan mental Ada 3 kebijakan

Pengelolaan Data Anggota Sistem Ketenaga kerjaan untuk keperluan promosi/rotasi/mutasi dll Sistem pengendalian Anggota Absensi

3.

4.

5.

Layanan Jasa Konseling / Penyuluhan/ Bimbingan keadaan Anggota Pengendalian Penggunaan Hari

16

Cuti Anggota

6.

Kesepakatan Kerja Bersama

7.

Kelengkapan Atribut Anggota

8.

Pengendalian Jam Kerja Lembur

9.

Peraturan Kerja staff/pimpinan

Tingkat

10. 11.

Penyediaan perlengkapan Kerja Program Keselamatan dan Kesehatan kerja Tes Kesehatan calon Anggota Baru

12.

13.

Simulasi Pekerjaan Anggota baru

bagi

cuti, yaitu : 1. Cuti tahunan selama 12 hari 2.Cuti melahirkan selama 3 bulan dan cuti bersama : Lebaran (dengan catatan gaji tetap berjalan) Kerjasama dengan konveksi yang dilakukan oleh KAPORLAP dalam bentuk tas,baju dll Memakai GAMAD (seragam Angkatan Darat) yang diberikan setahun sekali atau persemester Kalau Militer : 1x24 jam siap sedia. Kalau PNS : 8 jam dan tidak ada jam lembur Diatur dalam NRP (Nomer Registrasi Prajurit) Didukung Ada Tim Keselamatan dan Kesehatan kerjanya Melalui beberapa tes, yaitu berupa tes kesehatan , jasmani , fisik dan akademik Masa percobaan selama satu tahun kemudian masuk

17

14. 15.

Pengembangan system sumbang saran perbaikan Pemilihan Anggota teladan

16. 17. 18. 19.

Pengembangan program peduli lingkungan kerja Pembinaan rohani Pengembangan. Olahraga, dan hobi Anggota Partisipasi dalam kegiatan ekstra organisasi

seabagai pegawai Hierarki sesuai dengan tingkat Setiap ulang tahun diberikan satya lencana Setiap 3bulan Biasanya setiap selesai solat Tenis dan Volli Biasanya sering mengikuti kegiatan tersebut berupa pameran dan dinamakan ALUTISTA

20. 21. 22. 23. 24.

Penerbitan buku saku perusahaan Pembuatan manual SDM Pembakuan formulir formulir fungsi SDM Publikasi falsafah dan kebijakan SDM kepada anggota Audit SDM

2.2 No. 1.

Keselamatan dan Kesehatan Aspek Yang Diperiksa Ya Tidak Keterangan

2.

Apakah organisasi mengembangkan program keselamatan dan kesehatan kerja Apakah ada upaya untuk mengdentifikasi potensi-potensi bahaya ditempat kerja dan mengkomunikasikannya kepada

18

3.

4.

5.

anggota Apakah organisasi Menunjuk Tenaga spesialis yang khusus menangani masalah keselamatan dan kesehatan kerja Apakah organisasi mengembangkan system untuk mendeteksi potensi bahaya kerja dan melakukan upaya pencegahannya Apakah perumahan atau asrama anggota yang disediakan perusahaan dalam kondisi yang sehat dan aman

2.3 No 1.

Praktek Pendisiplinan Aspek Yang Diperiksa Apakah organisasi menetapkan kenijakan yang menegaskan larangan pengenaan hukuman badan - intimidasi mentalcacimaki kasar dalam upaya menegakkan kedisiplinan Apakah peraturan sanksi kedisiplinan secara tertulis dikomunikasikan kepada semua pihak Apakah organisasi mengatur tata cara pembayaran upah yang tidak menyullitkan anggota Apakah upah dibayar tepat waktu dan secara tunai Apakah organisasi menetapkan kebijakan yang menegaskan larangan pemotongan upah Ya Tidak Keterangan

2.

3.

Tidak Tahu

4. 5.

19

6.

untuk tujuan pendisiplinan Apakah organisasi menetapkan kebijakan yang melarang rekayasa kontrak kerja dengan modus-modus tertentu yang bertujuan untuk menghindari pemenuhan kewajiban hukum yang berlaku

Tidak tahu