Panduan Pas Sma

PENDAHULUAN
PAS-SMA (Paket Aplikasi Sekolah Sekolah Menengah Atas) adalah program komputer yang dikembangkan oleh Direktorat Pembinaan SMA yang ditujukan kepada sekolah untuk membantu pelaksanaan ICT Based School Management. PASSMA atau yang sering disebut PAS saja, mempunyai cakupan cukup luas, mulai dari pengelolaan PSB, Kesiswaan, Kurikulum sampai dengan keuangan. Sebegitu besarnya, sehingga diperlukan pemahaman yang baik mengenai alur pengisian data ketika mengimplementasikannya di sekolah. Materi didalam Buku ini banyak digali dari pengalaman kami dalam membangun dan mengimplementasikan PAS di Sekolah, serta pengalaman lapangan kami sebagai Instruktur PAS pada waktu bimbingan teknis di 50 lokasi RSMA-BI di seluruh Indonesia. Di beberapa lokasi, kami mengalami kendala tapi kemudian diperbaiki di lokasi lainnya setelah mendiskusikannya dengan tim lainnya. Akhirnya kami memiliki formula yang cukup jitu, sehingga PAS dapat dengan baik diimplementasikan di sekolahsekolah yang dituju. Formula itulah yang kemudian kami tuliskan ke dalam buku berjudul PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA. Buku ini berisi langkah-langkah berurutan yang harus dilalui sekolah agar Paket Aplikasi Sekolah dapat diimplementasikan. Harapannya, dengan membaca buku ini, sekolah lebih mudah meng-implementasi PAS walaupun tidak didampingi instruktur di sekolah. Cobalah untuk mengikuti langkah-langkah yang dipaparkan dalam tulisan ini. Paket Aplikasi Sekolah akan menjadi alat bantu yang powerfull di sekolah.
( Penyusun )
PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA
BAB I PERSIAPAN SEKOLAH

I.A. Pembentukan Tim
Di awal Implementasi PAS di perlukan beberapa persiapan, mulai dari pengumpulan datadata, persiapan hardware dan software, sosialisasi ke warga sekolah dan sebagainya. Pengumpulan data awal sangat perlu dilakukan untuk memudahkan proses pengentrian data. Apalagi data yang dibutuhkan meliputi semua bagian dan ketika PAS sudah operasional nanti dituntut untuk menjaga keterkinian dari data-data tersebut. Untuk itulah perlu dibentuk sebuah TIM yang akan menangani dan mengawal implementasi PAS di Sekolah. Dengan adanya TIM khusus maka pembagian tugas dan tanggung jawab menjadi jelas. Dibawah ini adalah contoh struktur organisasi team implementasi PAS di sekolah :
STRUKTUR ORGANISASI TEAM IMPLEMENTASI (PAS) PAKET APLIKASI SEKOLAH
SMAN JATIROTO
(Gbr.01. Struktur Organisasi Team PAS)
KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA
I.A.1. Pembina
Pembina dalam hal ini adalah Kepala Sekolah, yang akan melakukan fungsinya sebagai berikut : Berkomitmen dan mendukung terhadap implementasi PAS di Sekolah. Mendukung sosialisasi PAS kepada warga sekolah. Mengawasi Pelaksanan implementasi PAS di sekolah.
I.A.2. Koordinator
Koordinator bertanggung jawab penuh terhadap implementasi PAS di Sekolah. Koordinator akan melakukan koordinasi/berhubungan dengan semua bagian di Sekolah, tugas-tugasnya antara lain: Mendukung kinerja Team PAS secara keseluruhan. Mensosialisasikan Program PAS kepada warga sekolah. Menyediakan sarana dan prasarana untuk operasional PAS. Membantu administrator dalam penyediaan data. Menyusun agenda kerja dan anggaran.
I.A.3. Administrator Pengembangan

Administrator dapat lebih dari satu orang, mengingat tugasnya yang cukup banyak. Salah satunya adalah Administrator pengembangan, yang mempunyai tugas antara lain : Menyusun perencanaan dan pengembangan implementasi PAS di sekolah. Melakukan Up date Software PAS versi terbaru. Melakukan pengembangan aplikasi dan peralatan tambahan dalam mendukung implementasi PAS di sekolah.
I.A.4. Administrator Teknis

Adminisatrator Teknis mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : Bertanggungjawab terhadap perawatan /maintenance hardware maupun software PAS dan pendukungnnya. Melakukan perawatan dan pengembangan jaringan komputer untuk mendukung operasional PAS di sekolah.
I.A.5. Administrator Operasional

Administrator Operasional mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : Bertanggungjawab terhadap operasional sehari-hari/ day to day operation. Melakukan pengawasan dan pengendalian distribusi data harian/data transaksional. Melayani permintaan data secara internal maupun eksternal.
I.A.6. Administrator Data

Administrator Data mempunyai tugas dan tanggung jawab yang sangat penting yaitu Bertanggungjawab terhadap pengumpulan, pengelolaan dan revisi data . Melakukan up to date data. Melakukan pengarsipan terhadap data awal, back up data maupun out put data.
I.A.7. Operator
Sedangkan Operator mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : Melakukan pengentryan data ke dalam database PAS, mulai data awal sampai data transaksional ketika PAS sudah operasional. Bersama Koordinator dan Administrator melakukan sosialisasi dan pendampingan terhadap Bapak/Ibu Guru dan Tenaga Administrasi untuk berperan aktif dengan mengentrykan sendiri data-datanya sesuai dengan bagian masing-masing.
I.B.
Persiapan Hardware
Pada dasarnya PAS dapat dijalankan hanya dengan spesifikasi komputer yang minimum, tapi tentunya semakin tinggi spesifikasi dari komputer yang dipakai akan semakin baik. Apabila Sekolah bermaksud akan mengoperasikan PAS dalam jaringan LAN maupun Intranet di Sekolah maka spesifikasi komputer yang akan difungsikan sebagai server juga harus menunjang. Di bawah ini contoh spesifikasi minimum komputer server untuk Jaringan LAN : Processor Harddisk RAM (Memory) Operating Sistem CD Room Drive Agar sistem berjalan dengan baik, diharuskan menggunakan Sistem operasi Legal (Microsoft Windows XP dan Microsoft Office memakai yang original). Apabila sekolah menghendaki PAS-nya on line di internet, maka spesifikasi komputer server dan sistem operasinya harus mendukung untuk sistem on line. : Intel Pentium IV : 80 GB : 1 GB : Microsoft Windows XP
I.C.
Persiapan Software
Software PAS di bangun dan dikembangkan oleh Direktorat Pembinaan SMA. Ketika buku ini disusun, versinya telah mencapai 6.00. Versi ini telah kami uji, dan memiliki kestabilan yang lebih bagus dari versi sebelumnya. Proses perbaikan ketika dilaporkan ada terjadi error, selalu dilakukan, sehingga sekolah merasa aman menggunakan sistem ini.
Untuk memperoleh software PAS, sekolah dapat menempuh beberapa jalur. Mengajukan permohonan ke Direktur Pembinaan SMA, datang langsung ke Direktorat Pembinaan SMA, atau dengan cara download di internet http://www.pas.dikmenum.go.id/. Software PAS memiliki lisensi freeware dengan batasan tidak untuk diperjual belikan. Sampai saat ini, PAS masih terus dikembangkan, diperbarui, diperbaiki dan disesuaikan dengan tuntutan dan perkembangan dunia pendidikan. Untuk mengikuti buku ini, sebaiknya pembaca menggunakan PAS versi 6.00.
I.D.
Persiapan Data
Untuk dapat menjalankan PAS dengan baik, terlebih dahulu Sekolah harus menyiapkan datadata yang diperlukan. Data-data yang harus dipersiapkan ketika membangun Database PAS adalah:
Data Identitas Sekolah ( tercantum di cetak LISM ) Data penggunaan tanah di Sekolah Data sarana/perlengkapan Sekolah Data sarana/perlengkapan KBM Data Ruangan di Sekolah Data pemakaian listrik di Sekolah Data Buku pegangan untuk Guru dan Siswa Data alat pendidikan Data Kalender Akademik Data mata pelajatan Muatan Lokal Data sanksi yang berlaku di Sekolah Data jenis pembayaran siswa Data penentuan dan penetapan KKM Data Wali kelas Data penugasan Guru mengajar Jadwal Pelajaran seluruh rombel Biodata Guru ( termasuk data keluarga, pendidikan, riwayat pangkat, riwayat jabatan, penataran, riwayat mengajar ) Biodata Tenaga Administrasi ( termasuk data keluarga, pendidikan, riwayat pangkat, riwayat jabatan, penataran ) Biodata Siswa ( termasuk Data Ayah, Ibu, Wali. Data STTB, Data hobi, Riawayat sakit )
Akan sangat membantu jika tersedia data-data dalam format digital (excel). Dengan data digital proses memasukkan data ke dalam Database PAS menjadi lebih cepat karena dapat memanfaatkan fasilitas impor data. Membangun Database PAS tidak dapat asal-asalan, ada aturan entri ldata yang harus dipahami. Data yang dimasukkan harus runut sesuai dengan urutannya. Urutan memasukkan data sejalan dengan proses periodikal pembelajaran di Sekolah.
Pelanggaran terhadap urutan pemasukan data akan menyebabkan sistem didalam PAS tidak berjalan / error.
BAB II INSTALASI APLIKASI PAS
II.A. PERSIAPAN SEBELUM INSTALASI

II.A.1. Setting waktu pada komputer .
Pastikan pengaturan waktu di komputer pada saat instalasi sudah benar (up to date), karena akan dipakai acuan PAS dalam menentukan Tahun Ajaran. PAS akan mendeteksi sebuah Tahuan Ajaran adalah dimulai pada bulan Juli sampai dengan bulan Juni tahun berikutnya. Jadi pengaturan waktu di komputer akan secara otomatis mengarahkan PAS menunjuk pada tahun ajaran tertentu, misalnya waktu di komputer adalah Tgl 12 Juli 2009 maka PAS akan menunjuk Tahun Ajaran 2009 / 2010. Pilihan Tahun Ajaran juga akan otomatis bertambah seiring berjalannya waktu di komputer.
(Gbr.02. Window Pemilihan Tahun Ajaran)
Untuk mengatur waktu di komputer klik start >> control panel >> Date and Time.
(Gbr.03. Window Pengaturan Tanggal dan Waktu)
II.A.2. Program pengaman di non aktifkan.

Agar proses installasi berjalan dengan baik, program pengaman yang ada di komputer harus di non aktifkan / diremove : Deep Freeze , harus dinon aktifkan. Anti virus yang mengganggu kinerja ODBC ( kecuali AVG ), seperti Mac fee, Northon , symantex, Anti vir, PC Media harus di non aktifkan / remove. Windows Fire Wall, di non aktifkan, Windows Firewall. Pilih Off >> OK. klik start >> Control Panel >>
Windows Firewall >> Off
(Gbr.04. Pengaturan Firewall)
Setelah proses instalasi software PAS selesai program pengaman tersebut dapat di aktifkan kembali.
II.B.
REGIONAL SETTING
Agar PAS dapat berjalan dengan baik, perlu dilakukan beberapa pengaturan di Regional Setting sebagai berikut : Decimal Symbol dengan karakter titik ( . ) Digit Grouping Symbol dengan karakter koma ( , ) List Separator dengan karakter koma ( , ) Apabila tidak di set dengan ketentuan di atas, maka yang akan terjadi adalah ketika mengentrikan bilangan akan dikalikan dengan nilai 100 oleh aplikasi PAS ( misalnya angka 10 menjadi 1000 ).
Satu lagi pengaturan yang harus dilakukan di dalam Regional Setting yaitu : Short Date Format dengan format M/d/yyyy Pengaturan ini berhubungan dengan format impor data. Kesalahan dalam pengaturan Short Date Format akan menyulitkan ketika proses impor data, khususnya data-data yang didalamnya ada format tanggal ( misalnya Biodata Guru, Biodata Siswa, dll).
II.B.1. Melihat Regional Setting

Untuk melihat pengaturan Regional Setting pada komputer, bukalah Control Panel yang terdapat pada menu Start >> Control Panel.
(Gbr.05. Control Panel)
Setelah menu tersebut dijalankan, maka akan muncul window untuk Control Panel. Klik dua kali pada icon Regional Options pada Windows 2000 atau Regional and Language Options pada Windows XP.
(Gbr.06. Regional and Language Options)
II.B.2. Mengubah Regional Setting

Setelah membuka window pengaturan Regional Options, pada box region pilihlah English (United States), kemudian klik pada tombol Customize. Pilih English (United States) >> klik Customize
(Gbr.07. Regional Options)
Dapat dilihat beberapa tab pilihan di dalamnya, antara lain Numbers, Currency, Time, dan Date. Yang perlu diperhatikan hanya dua tab yaitu Numbers dan Date. Bukalah tab Numbers, disana akan terlihat pilihan untuk pengaturan Decimal Symbol , Digit Grouping Symbol, dan List Sparator, ubahlah sesuai dengan ketentuan pada bagian II.B.
Decimal symbol = titik Digit grouping symbol = koma
List separator = koma
(Gbr.08. Pengaturan di tab Numbers)
Pengaturan Regional yang terakhir yaitu Short Date Format dengan M/d/yyyy dapat di lihat pada tab Date. Ubahlah sesuai dengan pengaturan pada bagian II.B.
Short date format = M/d/yyyy
(Gbr.09. Pengaturan di tab Date)
II.C. INSTALASI SOFTWARE PAS

Setelah semua persiapan selesai, maka dapat dilakukan instalasi software PAS. Perlu diperhatikan, agar proses instalasi tidak mengalami gangguan dan berjalan lebih cepat dianjurkan untuk menutup window-window atau program lain yang sedang aktif. Tahapan instalasi software PAS ke dalam komputer adalah sebagai berikut: 1. Masukkan CD Instalasi PAS ke dalam CD-Room komputer, setelah muncul tampilan berikut >> klik Home >> klik Install PAS-SMA.
Klik disini
(Gbr.10. Auto Run Installasi PAS-SMA)
10
2.
Selanjutnya akan muncul window Selamat Datang , klik Lanjut >>.
(Gbr.11. Window Selamat Datang Installasi PAS)
3.
Ditampilkan informasi tambahan mengenai PAS. Bacalah dengan seksama, kemudian klik Lanjut >>
(Gbr.12. Window Informasi- Installasi PAS)
4.
Berikutnya ditampilkan window mengenai lokasi dimana akan diinstal PAS. Defaultnya di C:\DEPDIKNAS...,
11
(Gbr.13. Window Pemilihan Direktori-Installasi PAS)
5.
Jika menginginkan lokasi berbeda silahkan klik Browse. Maka akan tampil jendela window seperti pada gambar dibawah.
(Gbr.14. Window Pemilihan Direktori Lain Installasi PAS)
Setelah memilih lokasi kemudian klik Lanjut >>
12
6.
Pada tahap ini akan ditampilkan jenis setup dari Aplikasi PAS. Jenis setup Aplikasi PAS ada tiga macam, yaitu : Stand Alone Server Client Instalasi Stand Alone jika PAS hanya diinstal di satu komputer saja/berdiri sendiri. Sedang instalasi Server dan Client jika PAS diinstal dalam sebuah jaringan. Agar Implementasi PAS di Sekolah lebih optimal disarankan PAS diinstal dalam jaringan ( terdiri SERVER dan beberapa CLIENT ).
Untuk Tahapan instalasi Sofware PAS selanjutnya akan diuraikan berdasarkan pilihan jenis setup.
II.C.1. Installasi Server

Untuk jenis setup Server ketika sampai pada tahap ke-6. memilih jenis setup, silahkan pilih jenis setup Server.
(Gbr.15. Window pemilihan Jenis Setup Installasi PAS)
7.
Setelah memilih jenis setup, kemudian memilih fitur PAS yang akan di install. Untuk server dianjurkan memilih fitur lengkap ( semua poin fitur/modul PAS di check list ), kemudian klik Lanjut >>.
8.
Selanjutnya ditampilkan window Intalasi, klik Instal untuk memulai proses instalasi.
13
(Gbr.16. Window Instalasi -PAS)
9.
Proses instalasi file-file untuk menjalankan Software PAS sedang berjalan.
(Gbr.17. Window Proses Intallasi PAS)
10.
Berikutnya setelah proses instalasi selesai, akan ditampilkan window Pemilihan Pengguna Aplikasi PAS-SMA. a. b. c. d. Baris pertama pemilihan Tahun Ajaran. Baris kedua pemilihan Propinsi tempat Sekolah berada. Baris ketiga pemilihan Kabupaten / Dati II dimana Sekolah berada. Baris keempat pemilihan nama Sekolah sesuai yang dikehendaki.
14
(Gbr.18. Window Pemilihan Pengguna Aplikasi PAS-SMA)
11.
Setelah semua pengaturan Pemilihan Pengguna selesai, klik tombol Pilih untuk melanjutkan instalasi.
12.
Apabila Nama Sekolah yang dikehendaki tidak ada didalam pilihan (misal Sekolah Baru), ceklisttlah Data Sekolah Tidak Tersedia
13.
Setelah diceklistt akan ditampilkan window Pemilihan Pengguna, pilihlah Propinsi dan Kabupaten/Dati II tempat Sekolah berada, kemudian klik Pilih untuk melanjutkan instalasi.
(Gbr.19. Window Pemilihan Pengguna Aplikasi PAS-SMA untuk sekolah baru)
14.
Proses Instalasi selesai, klik selesai.
15
(Gbr.20. Window Installasi PAS-SMA selesai)
II.C.2. Installasi Stand alone

Tahapan instalasi untuk jenis setup Stand Alone sama dengan tahapan instalasi jenis setup server seperti yang diuraikan diatas. Yang berbeda hanya pada tahap ke 6. pemilihan jenis setup, maka dipilih jenis setup Stand Alone.
(Gbr.21. Window Pemilihan Jenis Setup untuk Installasi Stand Alone)
II.C.3. Installasi Client

Sebelum menginstal software PAS untuk komputer Client, perlu dilakukan beberapa persiapan. Yang perlu dilakukan adalah : Semua pengaturan sebagaimana yang diuraikan di Bab II.A. PERSIAPAN SEBELUM INSTALASI. Pada waktu menginstal Client, pastikan komputer server hidup (ON).
16
Lakukan tes koneksi antar komputer dalam jaringan, pastikan antara komputer server dan komputer client sudah terkoneksi. Lihat dan catat IP Address dari komputer server. Setelah semua pengaturan diatas dilakukan, maka kita siap melakukan instalasi software PAS untuk jenis setup CLIENT. Tahapan Instalasi diuraikan sebagai berikut:
Lakukan tahapan instalasi no.1 s/d no.5 seperti yang diuraikan diatas.
6. Ketika sampai pada tahap pemilihan jenis setup, maka pilihlah jenis setup Client
(Gbr.22. Window Pemilihan Jenis Setup untuk Installasi Client)
7.
Setelah memilih jenis setup, kemudian memilih fitur Aplikasi PAS yang akan diinstal. Demi keamanan data, dianjurkan komputer client hanya dinstal fitur Aplikasi PAS sesuai dengan kebutuhan. Misalnya komputer client di bagian kesiswaan maka hanya dinstal modul PAS no. 05. Administrasi Siswa dan Alumni, komputer client yang dibagian keuangan hanya diinstal modul PAS no. 08. Keuangan, begitu seterusnya. Caranya dengan menghilangkan tanda ceklistt pada fitur yang tidak dikehendaki. Setelah memilih fitur yang dikehendaki, klik Lanjut >>.
17
Pilih fitur sesuai kebutuhan
(Gbr.23. Memilih Fitur/Modul yang di install)
8.
Selanjutnya ditampilkan window pengaturan alamat untuk komputer server. Entrikan IP Address atau nama komputer dari komputer server. Kemudian klik Lanjut >>.
IP address/computer name dari Komputer Server
(Gbr.24. Mengisikan IP Adrdress/Komputer Name)
9.
Berikutnya ditampilkan window instalasi, klik Instal untuk memulai proses instalasi.
10.
Proses Instalasi selesai, klik selesai.
18
II.D. PENGENALAN APLIKASI PAS

II.D.1. Modul Aplikasi PAS
Setelah sukses menginstal PAS, di desktop akan tampil seluruh sub sistem PAS yang terdiri dari empat belas modul ditambah modul no. (99.) PAS-Administrator dan dua manual aplikasi. Mulai Versi 5.100 PAS SMA telah dilengkapi dengan modul Pepustakaan.
(Gbr.25. Tampilan desktop Aplikasi PAS-SMA)
Modul (11.) PAS SMA adalah modul gabungan yang menampilkan seluruh sub sistem PAS, berguna untuk memudahkan pengecekan data. Tetapi untuk pengentrian data disarankan melalui modul yang bersangkutan, misal data-data referensi lewat modul (01.) PAS-Referensi, data Kepegawaian lewat modul (03.) PAS-Administrasi Kepegawaian, dst.
II.D.2. Membuka Modul PAS

Untuk membuka modul Aplikasi PAS, klik dua kali pada tampilan modul di desktop, atau dapat juga melalui Start >> all program >> Paket Aplikasi Sekolah SMA >> klik modul yang dikehendaki. Akan tampil window pengesahan pemakai, defaultnya Nama User = pas, Kata Kunci = sma. Selanjutnya Nama User dan Kata Kunci dapat diganti (dijelaskan di BAB X VI. PENGAMANAN DATA).
19
Nama User = pas
Kata Kunci = sma
(Gbr.26. Window Pengesahan Pemakai)
Setelah itu pilih Tahun Ajaran dan Periode Pembelajaran sesuai yang diinginkan.
(Gbr.27. Window Pemilihan Tahun Ajaran dan Periode Pembelajaran)
II.D.3. Membuka Sub Modul

Untuk membuka sub modul klik pada judul sub modul.
(Gbr.28. Tampilan isi sebuah modul)
20
II.D.4. Mengentri Data

Untuk mengisi data, Klik pada area kosong, akan muncul window tambah data kemudian klik yes. Dapat juga klik pada menu add atau tekan f5.
(Gbr.29. Window Tambah Data)
Entrikan data pada kolom yang tersedia, pastikan semua kolom yang berwarna merah telah terisi data, kemudian klik icon Untuk menambah record data klik icon save untuk menyimpan data / (F2). add / (F5).
II.D.5. Toolbar Aplikasi PAS

Agar proses mengisi data berjalan lancar, pelajari menu toolbar aplikasi PAS : 1. 2. Shell, icon , berfungsi untuk menampilkan menu aplikasi PAS. , berfungsi untuk menyembunyikan menu pada
Minimize Shell, icon aplikasi PAS.
3.
Tahun Ajaran, icon Tahun Ajaran.
, berfungsi untuk menampilkan window pemilihan
4.
Periode Pembelajaran, icon pemilihan Periode Pembelajaran.
, berfungsi untuk menampilkan window
5.
Export LNS, icon
, berfungsi untuk menampilkan window Export LNS yang
berfungsi untuk mengekspor data pada modul aplikasi yang sedang berjalan menjadi Laporan Non Standard. 6. 7. Exit Application, icon Print, icon format excel. 8. Print Preview, icon yang akan dicetak. 9. 10. Add, icon Insert, icon , berfungsi untuk menambah data pada akhir posisi record. , berfungsi untuk menambah data pada akhir / tengah posisi , berfungsi untuk melihat tampilan dari suatu form , berfungsi untuk keluar dari aplikasi PAS.
, berfungsi untuk mencetak data ke printer atau ke file dengan
record (tergantung pada posisi record yang aktif). 11. Delete, icon , berfungsi untuk menghapus data pada record yang aktif.
21
12. 13. 14.
Save, icon First, icon
, berfungsi untuk menyimpan data ke dalam database. , berfungsi untuk memindahkan posisi record ke awal posisi. , berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi ke
Previous, icon
record sebelumnya. 15. Next, icon , berfungsi untuk memindahkan posisi record satu posisi ke
record sesudahnya. 16. 17. Last, icon Query, icon yang diinginkan. 18. 19. Sort, icon Filter, icon diinginkan 20. Find, icon , berfungsi mempercepat pencarian data berdasarkan criteria , berfungsi untuk mengurutkan data sesuai kolom yang dipilih. , berfungsi untuk menyaring data sesuai dengan fungsi yang , berfungsi untuk memindahkan posisi record ke akhir posisi. , berfungsi untuk menampilkan data berdasarkan kriteria
yang diinginkan.
22
BAB III PERSIAPAN PENGENTRIAN DATA
III.A.
MENGENAL JENIS DAN KARAKTER DATA
Secara garis besar data-data di dalam PAS terdiri tiga jenis yaitu :
III.A.1. Data Referensi

Data Referensi dalam sistem ini adalah data-data yang akan mendukung data master. Data Referensi merupakan data yang dinamis yang dapat diubah atau diganti. Yang termasuk Data Referensi adalah Data Administrasi Sekolah, Referensi Tingkat Sekolah, Referensi Periodikal. Data Referensi karakter pengisiannya dapat bolak-balik, artinya ketika kita sedang berada ditengah atau di akhir sebuah Tahun Ajaran kemudian data referensi yang kita butuhkan belum tersedia maka kita dapat kembali ke menu awal referensi untuk menambahkan. Dalam membangun Database PAS, Data Referensi inilah yang pertama kali harus diisikan.
III.A.2. Data Master

Data Master adalah Data pokok didalam sistem ini. Data Master terdiri dari Data Kepegawaian, Data Kesiswaan, Data Kurikulum. Data Master karakter pengisiannya harus runut, setelah Data Referensi selesai diisikan. artinya harus sudah ada data
acuannya ( data Referensinya sudah diisi). Maka Data master ini urutan pengisiannya
III.A.3. Data Transaksional

Data Transaksional adalah data pencatatan transaksi akademik yang berjalan ketika PAS sudah operasinal. Data Transaksional mengacu pada Data Master dan Data Referensi. Data Transaksional meliputi Data perpindahan siswa, Data perilaku Siswa, Data Pembayaran Siswa, Data Nilai Siswa, dll. Data Transaksional karakter pengisiannya juga harus runut, artinya sudah ada acuan data Referensinya dan juga Data Masternya. Misalnya untuk dapat mengisi Data Nilai Siswa, maka data Referensi Hari belajar, Jadwal Pelajaran, Penugasan Guru Mengajar sudah harus diisi, kemudian Data Master berupa Data Guru dan Data Siswa juga harus sudah diisi. Jadi Data Transaksional dapat diisi setelah Data Referensi dan Data Master sudah diisi.
23
Urutan pengisian Database PAS adalah mengisi Data Referensi dilanjutkan Data Master kemudian Data Transaksional. Pelanggaran terhadap urutan pengisian data seperti yang dijelaskan diatas dapat menyebabkan Kesalahan Operasional, sehingga sistem tidak berjalan/error.
III.B. STRATEGI BACK UP DATA

Karakter data seperti diuraikan diatas yang harus di pahami. Kurangnya pemahaman dapat menyebabkan terjadinya kesalahan dalam pengisian data. Misalnya kita sudah mengisikan banyak data, ternyata prosedur pengisiannya salah yang menyebabkan sistem tidak jalan/error sehingga harus mengulang lagi dari awal, tentu tidak efisien. Mengantisipasi hal ini diperlukan sebuah strategi, dan yang sudah terbukti efektif adalah dengan sering membuat back up data. Setiap tahap selesai mengisi data dibuat back up data, jika terjadi kesalahan kita tidak perlu mengulang dari awal tapi tinggal merestore back up data terakhir dan dilanjutkan ( petunjuk cara back up data dan restore data akan diuraikan kemudian ). Di dalam Aplikasi PAS akan dijumpai data-data dengan tulisan berwarna merah dan data dengan tulisan berwarna putih. Data dengan tulisan berwarna merah wajib diisi, sedang data dengan tulisan berwarna putih tidak wajib dan dapat diisi menyusul belakangan.
III.C. METHODE PENGISIAN DATA

Secara teknis pengisian data ke dalam Database PAS dapat digolongkan kedalam tiga cara: 1. Entri Manual Data di entri satu persatu langsung ke aplikasi. Dengan cara ini dibutuhkan waktu yang cukup lama. 2. Impor Data Data dimasukkan ke dalam Database melalui fasilitas impor data. Dengan fasilitas ini proses memasukkan data menjadi lebih cepat. 3. Gabungan Entri Manual dan Impor Data Sebagian data dientri manual sebagian lagi di impor. Dapat juga memanfaatkan jaringan LAN ( Local Area Network ) jika PAS sudah diinstal dalam jaringan yang terdiri Server dan beberapa Client. Beberapa komputer Client dapat mengentri data secara bersamaan dengan syarat bekerja pada tahap yang sama. Contohnya ketika mengisi data siswa dapat bagi tugas, misal Client 1 mengentri data siswa X 1, Client 2 mengentri data siswa X 2 dan seterusnya. Tidak dibenarkan jika beberapa komputer Client bekerja bersamaan tetapi mengerjakan modul yang berlainan, contoh Client 1 mengentri data referensi kemudian client 2 mengentri data siswa. Hal ini akan menyebabkan kesalahan operasional karena data yang masuk ke dalam Database tidak sesuai dengan urutan pengentrian data.
24
III.D. PENYIAPAN DATA AWAL

Data-data awal sebaiknya sudah diatur sedemikian rupa disesuaikan dengan yang dikehendaki, contohnya data kepegawaian sudah diurutkan dari Kepala Sekolah kemudian diteruskan Guru berdasarkan golongannya, kemudian data-data siswa sudah dibagi dan dikelompokkan berdasarkan rombelnya dan seterusnya. Apabila ada data-data yang kurang lengkap atau datanya belum tersedia maka segera dilengkapi, misalnya data alamat atau tanggal lahir yang belum lengkap, golongan darah yang belum ada, dll. Pengaturan data diawal ini perlu dilakukan sebab jika data sudah masuk ke dalam database pengaturannya akan lebih sulit. Apabila data yang dibutuhkan ternyata belum tersedia dan harus menggali data dari awal, di dalam PAS disediakan cetak formulir kosong untuk data sarana, kepegawaian, kesiswaan, dll. Formulir kosong ini akan sangat membantu di dalam pengumpulan data. Cetak formulir kosong terdapat pada modul PAS : (99). Administrator>> (99.1.) Cetak >> (99.1.3) Cetak Formulir >>. Format didalam cetak formulir kosong ini sudah sesuai dengan kebutuhan PAS. Data yang besar seperti data kepegawaian dan data kesiswaan akan sangat membantu jika tersedia data digital ( excel ), jadi dapat memanfaatkan fasilitas impor data ( akan dibahas lebih lanjut di impor data ).
25
BAB IV ENTRI DATA ADMINISTRASI SEKOLAH
Berikut akan diuraikan urutan/alur pengisian data dalam membangun Database PAS. Pengisian Data dimulai dari data Administrasi Sekolah, silahkan dibuka modul no. (02.) Administrasi Sekolah. PAS Klik modul (02.) Administrasi Sekolah di desktop >>
Pengesahan Pemakai >> Pilih Tahun Ajaran OK >> Pilih Periode Pembelajaran OK. Akan ditampilkan Sub Modul yang berkaitan dengan Administrasi Sekolah.
(Gbr.30. Tampilan isi Modul (02) Administrasi Sekolah)
IV.A. Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah

Klik pada Sub Modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah, akan ditampilkan datadata Identitas Sekolah. Bagi Sekolah yang sudah terdaftar, maka data Identitas Sekolah otomatis sudah terisi, tinggal melengkapi dan/atau mengkoreksi data-data yang ada disesuaikan dengan data di Sekolah. Sedangkan bagi sekolah yang belum terdaftar (Nama Sekolah belum ada di dalam daftar pada waktu Instalasi), maka data Sekolah masih kosong dan harus mulai dengan mengisikan data Identitas Sekolah yang baru.
26
Khusus bagi sekolah yang menyelenggarakan program inklusi >> di ceklist
(Gbr.31. Identitas Sekolah)
Lengkapi data-data yang masih kososng. Mulai PAS SMA Versi 5.100 ada tambahan isian yaitu : no. 6. Klasifikasi Sekolah, no. 8.c. Klasifikasi Geografis dan no. 9. Program Inklusi, bagi sekolah yang menyelenggarakan program inklusi silahkan di ceklist.
IV.A.1. SK Negeri / SK Swasta

Kemudian teruskan dengan mengisi data mengenai SK Negeri / SK Swasta di window yang bawah. Klik pada Sub Modul SK Negeri / SK Swasta >> klik area kosong >> window tambah data >> klik Yes.
Klik area kosong >> window Tambah Data >> Yes
(Gbr.32. Mengisi data baru)
27
Isikan data-data yang dibutuhkan.
(Gbr.33. SK Negeri)
Setelah mengisi data, klik icon
save /(f2) .
IV.B. Sub Modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah

Sub Modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah berfungsi untuk merevisi apabila ada data mengenai Identitas Sekolah yang salah atau dalam perkembangan Sekolah ada data yang berubah, misalnya no. telephon, alamat Sekolah, dll. Di Sub Modul ini juga berisi :
IV.B.1. Kegiatan Sekolah

Diisi dengan agenda kegiatan yang diselenggarakan oleh Sekolah yang bersifat terbuka baik untuk sekolah lain atau masyarakat umum. Misalnya penyelenggaraan seminar terbuka, perlombaan olah raga, workshop, dll. Caranya: Klik judul Sub Modul Kegiatan Sekolah >> klik area kosong >> Tambah data >> Yes. Isikan data mulai No. Urut, Nama Kegiatan dan Keterangan (tidak wajib diisi), kemudian klik /(f2) untuk menyimpan. Untuk menambah record data klik isikan data kemudian disimpan dan seterusnya. save
add /(f5), kembali
(Gbr.34. Kegiatan Sekolah)
IV.B.2. Saldo Awal Sekolah

Diisi dengan data saldo awal keuangan Sekolah pada awal Tahun Ajaran berjalan. (Jika PAS di instal pada Tahun Ajaran 2009 / 2010, maka yang diisikan adalah saldo awal pada bulan Juli 2009). Saldo Awal ini hanya perlu sekali mengisi, karena saldo awal untuk Tahun Ajaran selanjutnya telah terisi oleh fungsi Tutup Anggaran.
28
(Gbr.35. Saldo Awal Sekolah)
IV.C. Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah

Klik pada Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah. Fasilitas Sekolah yang dimaksud adalah seluruh sarana dan prasarana yang dimiliki Sekolah. Terdiri dari Properti Sekolah, Perlengkapan Sekolah, Perlengkapan KBM, Ruangan Sekolah, Pemakaian Listrik, Buku, Alat Pendidikan.
Di Sub Modul (2.3) Fasilitas Sekolah masing-masing berisi banyak record. Cara mengisinya, klik pada judul Sub Modul >> kemudian klik pada area kosong dibawahnya >> Window Tambah Data >> klik Yes. Mulailah mengisi record yang pertama, untuk field yang sudah disediakan pilihan maka tinggal klik pada data yang dikehendaki, sedang field yang bersifat isian maka entrikan data kedalamnya. Pastikan semua field dengan judul berwarna merah telah terisi (karena wajib diisi) kemudian klik save /(f2) untuk menyimpan. Untuk menambah data klik add / (f5), lakukan pengisian data untuk record kedua, dan seterusnya. Jadi pengisiannya satu record selesai diisi langsung disimpan baru tambah record kedua dan seterusnya, hal ini dimaksudkan jika data yang di isikan salah (ada peringatan kesalahan) maka dapat langsung dilakukan pengecekan dan perbaikan. Hindari cara pengisian dengan mengisi banyak record baru disimpan, sebab jika ada peringatan kesalahan akan sulit mengecek data mana yang salah, akibatnya semua data yang sudah dientri tidak dapat tersimpan.
IV.C.1. Properti Sekolah

Diisi data penggunaan lahan Sekolah.
(Gbr.36. Properti Sekolah)
29
IV.C.2. Perlengkapan Sekolah

Diisi data sarana/perlengkapan sekolah secara umum.
(Gbr.37. Perlengkapan Sekolah)
IV.C.3. Perlengkapan KBM

Diisi data sarana/perlengkapan untuk kegiatan belajar mengajar. Untuk membedakan dengan perlengkapan sekolah dicontohkan : komputer di ruang TU adalah perlengkapan sekolah tapi komputer di Lab. Komputer adalah perlengkapan KBM, Meja Guru di ruang Guru adalah perlengkapan sekolah tapi meja Guru di kelas adalah perlengkapan KBM.
(Gbr.38. Perlengkapan KBM)
IV.C.4. Ruangan Sekolah

Data Ruangan Sekolah MUTLAK HARUS DIISI, utamanya ruangan teori/kelas untuk seluruh rombel di sekolah. Prioritaskan mengisi data ruangan yang dipakai sebagai Ruang teori/kelas untuk seluruh rombel dahulu baru jenis ruang yang lain. Data Ruang Teori/Kelas untuk seluruh rombel akan dipakai sebagai data acuan ketika membuat rombel siswa.
30
(Gbr.39. Ruangan Sekolah)
Jika Ruangan Sekolah belum diisi maka pembentukan rombel di Sub Modul (1.3.1.6) Rombel tidak dapat dilakukan ( daftar ruang kelas kosong )
IV.C.5. Pemakaian Listrik

Diisi data mengenai teknis pemakaian listrik di Sekolah.
(Gbr.40. Pemakaian Listrik)
Hanya dapat diisi satu record karena berkaitan dengan Sub Modul (2.4.1) cetak LISM Individu Sekolah bagian F. Pemakaian Listrik hanya tersedia satu pilihan sumber listrik.
IV.C.6. Buku Sekolah

Diisi data mengenai koleksi Buku yang dimiliki sekolah.
31
(Gbr.41. Buku Sekolah)
IV.C.7. Alat Pendidikan.

Diisi data mengenai alat-alat pendidikan yang dimiliki oleh sekolah
(Gbr.42. Alat Pendidikan)
IV.C.8. Program Inklusi

Diisi bagi sekolah yang menyelenggarakan program inklusi.
(Gbr.43. Program Inklusi)
Seluruh data yang diisikan di modul (02.) Administrasi Sekolah menjadi acuan pada output PAS berupa cetak LISM di sub modul (2.4) Cetak LISM >> (2.4.1) Individu Sekolah dan (2.5) Profil Sekolah. Sedang output berupa data grafik dapat dilihat di sub modul (2.6) Laporan Grafik Sekolah.
(Gbr.44. Out put data grafik Fasilitas Sekolah)
32
(Gbr.45. Macam-macam Grafik fasilitas Sekolah)
33
(Gbr.46. Lanjutan Grafik Fasilitas Sekola)
BACK UP DATA ke -1
Di awal sudah disinggung bahwa untuk pengamanan maka dibuat strategi untuk sering membuat back up data. Jadi setelah menyelesaikan entri data Administrasi Sekolah sebaiknya di buat back up data. Ada beberapa cara untuk melakukan back up data, berikut adalah salah satu cara untuk membuat back data secara manual ( di BAB lain akan di jelaskan membuat back up secara otomatis). Langkah-langkahnya sbb :
1.
Menyiapkan folder untuk menampung back up data.

Buatlah folder baru ( sebaiknya tidak di C :\.. ) misalnya di E:\..dinamakan BACK UP DATA PAS, . Di dalam folder BACK UP DATA PAS buatlah folder untuk menampung back up data. Berilah identitas folder itu dengan diberi nomor dan nama yang jelas. Sekarang akan dibuat back up yang pertama untuk data Administrasi sekolah, maka buatlah folder dengan identitas : 01. ADMINISTRASI SEKOLAH. Caranya klik kanan pada Start >> klik Explore >> Klik pada DATA (E:) >> Klik File >> New >> klik Folder (beri nama BACK UP DATA PAS). Selanjutnya Klik pada Folder BACK UP DATA PAS >> Klik File >> New >> klik Folder - beri nama 01. ADMINISTRASI SEKOLAH.
34
(Gbr.47. Folder untuk Back up Data)
2.
Stop service MySQL.

Langkah selanjutnya adalah stop service dari MySQL. Klik Start >> klik Control Panel >> klik 2X Administrative Tools >> klik 2X service >> cari - klik PAS SMA MySQL >> klik kanan Stop ( atau klik menu stop ).
Service PAS-SMA-MySQL >> Stop
(Gbr.48. Proses Stop Service PAS-SMA MySQL)
Jika service MySQL tidak di stop, maka folder data didalam folder MySQL 5.0.22 tidak dapat di copy, hal ini disebabkan pada saat service MySQL aktif, DataBase PAS sedang terbuka.
35
3.
Copy folder data.

Setelah service di stop, cari direktori tempat menginstal PAS server untuk mengcopy folder data. Misal diinstal di C:\.. , maka klik kanan di start >> klik Explore >> klik Local Disk (C:\..) >> klik DEPDIKNAS >> klik Paket Aplikasi Sekolah SMA >> klik MySQL 5.0.22 >> data >> klik kanan copy.
Folder data >> di copy
(Gbr.49. Meng-copy Folder Data)
kemudian klik DATA (E:\..) >> klik BACK UP DATA PAS >> klik 01. ADMINISTRASI SEKOLAH >> klik kanan paste.
Masukkan ke dalam Folder BACK UP DATA PAS >> 01. ADMINISTRASI SEKOLAH
(Gbr.50. Paste Folder Data)
4.
Jalankan kembali service MySQL.

Setelah proses back up selesai service MySQL dijalankan kembali. Klik Start >> klik Control Panel >> klik 2X Administrative Tools >> klik 2X service >> klik PAS SMA MySQL >> klik kanan Start (atau klik menu start).
36
Service PAS-SMA-MySQL >> di-start kembali
(Gbr.51. Proses Start Service PAS-SMA MySQL)
Setelah proses Back Up selesai, Service MySQL harus di start kembali. Apabila Service MySQL belum di start ( posisi stop ) kemudian kita membuka modul aplikasi PAS maka yang terjadi Modul PAS tidak dapat dibuka. Akan muncul peringatan ODBC tidak terkoneksi.
(Gbr.52. Peringatan Connector/ODBC)
37
BAB V ENTRI DATA REFERENSI TINGKAT SEKOLAH
Untuk mengisi data-data referensi silahkan dibuka modul (01.) PAS Referensi. Klik 2X modul (01.) PAS - Referensi di desktop >> Pengesahan Pemakai >> Pilih Tahun Ajaran OK >> Pilih Periode Pembelajaran OK. Akan ditampilkan Sub Modul yang berkaitan dengan Referensi.
(Gbr.53. Tampilan Modul (01). PAS-Referensi)
V.A. Sub Modul (1.1) Referensi Tingkat Nasional

Sub Modul Referensi Tingkat Nasional isinya akan sama untuk semua Sekolah karena berisi data-data yang sudah baku, maka Tabel Referensi Tingkat Nasional tidak dapat diubah.
V.B. Sub Modul (1.2) Referensi Tingkat Sekolah

Sub Modul Referensi Tingkat Sekolah isi datanya akan berbeda untuk tiap sekolah. Jadi pengisian data referensi dimulai dengan mengisi Sub Modul (1.2) Referensi Tingkat Sekolah. Tabel Referensi tingkat sekolah ada dua jenis :
Tabel Referensi Terisi Data Tabel referensi jenis ini sudah terisi data, jadi tinggal dikoreksi. Data-data itu dapat ditambah/dikurangi atau diubah disesuaikan dengan data-data yang ada di sekolah. Yang termasuk jenis tabel referensi Terisi Data adalah (1.2.1.1) Jenis Kalender Akademik, (1.2.1.2) Hari Belajar, (1.2.1.3) Jam Pelajaran, (1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar, (1.2.3.2) Sekolah Setingkat, (1.2.3.5) Pekerjaan Orang Tua, (1.2.4.1) Mata Pelajaran Muatan Lokal, (1.2.4.2) Mata Pelajaran Muatan Lokal Per-Program Pengajaran, (1.2.4.3) Kurikulum Muatan Lokal, (1.1.5.4) Kurikulum Nasional,(1.2.4.4.1) Jenis Tagihan Penilaian, (1.2.4.4.2) Bentuk Instrumen Penilaian, (1.2.4.4.3) Sumber Bahan dan Alat, (1.2.4.4.4) Nilai Afektif, (1.2.4.4.5) Ekstrakurikuler, (1.2.4.5) Mata Pelajatan UAN, (1.2.4.7) Mata Pelajaran Bahasa Asing, (1.2.4.8) Matpel. Bahasa Asing Per program, (1.2.4.9) Kurikulum Bahasa Asing dan (1.2.6.2) Jenis Pembayaran Siswa.
38
Tabel Referensi Belum Terisi Data Tabel referensi jenis ini masih kosong, jadi harus diisi. Yang termasuk jenis tabel Belum Terisi Data adalah (1.2.2.1) Penataran, (1.2.3.3) Penyakit, (1.2.3.4) Hobi, (1.2.4.6) Organisasi Sekolah dan (1.2.5.1) Sanksi, (1.2.6.1) Mata Anggaran.
Berikut akan diuraikan tabel-tabel Referensi dalam Sub Modul (1.2) Referensi Tingkat Sekolah beserta contoh pengisiannya.
V.B.1. Sub Modul (1.2.1.1) Jenis Kalender Akademik

Diisi dengan data-data Agenda Kegiatan pada Kalender Akademik Sekolah. Di Sub Modul ini telah terisi data Agenda Kalender Akademik Standart, lakukan penyesuaian dengan Agenda Kalender Akademik di Sekolah. Data yang sudah ada dapat diubah, ditambah atau dikurangi. Untuk edit data, klik pada data yang akan diubah, setelah selesai diedit klik save/(f2). Sedangkan menghapus data, klik pada data yang akan dihapus, kemudian klik icon delete. Untuk menambah data klik add ( f5 ).
(Gbr.54. Jenis Kalender Akademik)
Sub modul ini berhubungan dengan Sub Modul (1.3.1.1) Agenda Kegiatan Pembelajaran.
39
V.B.2. Sub Modul (1.2.1.2) Hari Belajar

Diisi dengan nama hari dan status harinya ( Libur atau hari belajar ). Untuk mengubah status hari: klik Nama Hari >> klik Status >> pilih Status >> klik save (f2).
(Gbr.55. Hari Belajar)
Sub modul ini berhubungan dengan Sub Modul (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran.
V.B.3. Sub Modul (1.2.1.3) Jam Pelajaran

Diisi dengan data-data jam belajar. Data jam pelajaran akan dipakai sebagai acuan pembuatan jadwal pelajaran di Sub Modul (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran. Bila data yang ada tidak sesuai silahkan diubah/edit dan tambahkan keterangan agar lebih jelas. Untuk mengubah Jam: Klik pada Jam >> edit >> klik save ( f2). Dapat juga menambahkan Jam ISTIRAHAT, caranya: klik pada row dimana akan mengisikan Jam ISTIRAHAT >> klik Insert >> isikan data jam dan keterangan >> klik save (f2).
(Gbr.56. Jam Pelajaran)
Apabila ditemui kasus bahwa jam pelajaran tidak konsisten, misal lama satu jam pelajaran untuk mata pelajaran tertentu tidak sama ( ada yang 45 menit ada yang 30 menit, dll ) atau pada hari tertentu jam masuk tidak sama ( hari senin pelajaran dimulai jam 07.00, hari selasa dimulai jam 06.30, dst ). Ada dua cara untuk melakukan modifikasi pengisian Jam Pelajaran sebagai berikut :
40
1.
Parameter waktu dihilangkan, sehingga pengisiannya seperti gambar di bawah ini.
(Gbr.57. Modif Jam Pelajaran)
2.
Menambahkan/menyisipan semua parameter waktu yang berbeda.
(Gbr.58. Modif Jam Pelajaran)
V.B.4. Sub Modul (1.2.2.1) Penataran

Diisi data mengenai penataran yang diikuti oleh Kepala Sekolah, Guru dan Tenaga Administrasi.
41
(Gbr.59. Penataran)
Sub modul ini berhubungan dengan (3.1.1) Data Awal Guru dan (3.1.2) Data Awal Tenaga Administrasi.
Salah satu kelengkapan biodata Guru dan Tenaga Administrasi adalah Penataran yang pernah diikuti. Nama Penataran yang tampil dalam pilihan adalah data Nama Penataran yang diisikan di Sub Modul (1.2.2.1) Penataran ini.
V.B.5. Sub Modul (1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar

Sub modul ini berisi data mengenai asal SMP dari siswa maupun calon siswa. Data ini diperlukan sebagai referensi ketika mengisi Biodata Siswa / Biodata Calon Siswa, salah satu kelengkapannya adalah record data pendidikan sebelumnya. Data yang sudah tersedia adalah Nama SMP se-wilayah Kapubaten/Kota setempat. Contoh dI manual ini, misal Sekolah Implementator PAS adalah SMAN Jatiroto Kab. Lumajang maka data Nama SMP yang tersedia sebagai pilihan adalah Nama SMP se-Kabupaten Lumajang. Jika ada siswa/calon siswa berasal dari SMP diluar wilayah Kabupaten Lumajang, maka data Nama Sekolahnya harus di tambahkan di Sub Modul ini. Caranya adalah : masuk Sub Modul (1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar >> klik poin Tidak diketahui >> klik judul Sub Modul Asal Sekolah Pendaftar >> klik area kosong dibawahnya >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan identitas SMP yang diinginkan >> pilih Nama Propinsi >> pilih Nama Dati II >> klik save (f2). Setelah tersimpan maka Nama SMP yang ditambahkan akan masuk dalan daftar pilihan Nama SMP.
42
Klik Tidak diketahui untuk menambah SMP dari luar wilayah
(Gbr.60. Menambah Asal Sekolah Pendaftar)
Sub modul ini berkaitan dengan biodata siswa ( 5.1.1) Data Awal Siswa Baru dan biodata Calon siswa ( 4.2) Pendaftaran Calon Siswa .
Ketika menambahkan Nama SMP baru, setelah data selesai diisikan lanjutkan dengan menyimpan (klik save). Jika tampilan hilang yang harus dilakukan adalah: Tutup Sub Modul (1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar, kemudian buka kembali, maka data yang diisikan akan tampil.
V.B.6. Sub Modul (1.2.3.1) Sekolah Setingkat

Sub modul ini berisi data SMA se-Kabupaten/Kota setempat. Data Sekolah setingkat diperlukan sebagai data referensi ketika ada siswa yang pindah ke SMA lain atau ada siswa pindahan dari SMA lain. Salah satu data yang dibutuhkan adalah record SMA tujuan bagi siswa yang akan pindah dan record asal SMA bagi siswa pindahan. Apabila SMA tujuan siswa pindah atau SMA asal siswa pindahan adalah Sekolah diluar wilayah, maka Identitas sekolah tersebut harus ditambahkan ( tata cara penambahan data sekolah setingkat sama dengan penambahan asal sekolah pendaftar yang diuraikan diatas )
43
Klik Tidak diketahui untuk menambah SMA dari luar wilayah
(Gbr.61. Menambah Sekolah Setingkat)
Sub modul ini berhubungan dengan biodata siswa pindahan di Sub Modul (5.1.2) Data Awal Siswa Pindahan dan Sub Modul (5.2.1) Data Siswa >> Data Pindah Sekolah.
V.B.7. Sub Modul (1.2.3.3) Penyakit

Diisi dengan macam-macam penyakit yang diderita oleh siswa. Data penyakit adalah acuan data Riwayat sakit dari siswa sebagai kelengkapan Biodata Siswa.
(Gbr.62. Penyakit)
Berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >> Riwayat Sakit dan Sub Modul (5.1.2) Data Awal Siswa Pindahan >> Riwayat Sakit.
V.B.8. Sub Modul (1.2.3.4) Hobi

Diisi dengan macam-macam jenis hobi dari siswa. Hobi siswa digolongkan kedalam beberapa kelompok yaitu: Seni, Olah Raga, dan Organisasi. Cara pengisian: klik salah satu Kelompok Hobi >> klik Hobi >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data >> klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data.
44
(Gbr.63. Hobi)
Apabila Hobi Siswa tidak dapat dimasukkan ke dalam Kelompok Hobi yang sudah ada, maka dimasukkan ke dalam Kelompok Hobi Lain-lain. Caranya : Klik Kelompok Hobi Lain-lain >> Klik Hobi >> Klik area kosong >> Window Tambah Data >> Yes. Isikan data >> klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.64. Hobi lainnya)
Berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >> Hobi dan Sub Modul (5.1.2) Data Awal Siswa Pindahan >> Hobi.
V.B.9. Sub Modul (1.2.3.5) Pekerjaan Orang Tua

Berisi data referensi untuk jenis profesi/pekerjaan orang tua siswa yang dikelompokkan berdasarkan golongannya. Jenis pekerjaan yang belum ada dapat ditambahkan di poin 9. Lain-lain. Caranya : Klik Nama Pekerjaan Ortu - Lain-lain >> Klik Golongan Pekerjaan >> Klik add. Isikan data >> klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data.
45
(Gbr.65. Pekerjaan Oang Tua)
Berhubungan dengan Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru >> Data Ayah/Ibu/Wali dan Sub Modul (5.1.2) Data Awal Siswa Pindahan >> Data Ayah/Ibu/Wali.
Data mengenai Penyakit, Hobi, dan Pekerjaan Orang Tua adalah data pendukung / pelengkap Biodata Siswa dan Biodata Calon Siswa
V.B.10. Sub Modul (1.2.4.1) Mata Pelajaran Muatan Lokal

Diisi dengan nama mata pelajaran muatan lokal yang diajarkan di semua tingkat dan program pengajaran. Caranya: Klik judul Sub Modul Mata Pelajaran Diajarkan >> klik add (f5) >> isi kode (dimulai dari 16001) >> isi Nama Mata Pelajaran Mulok. Klik save untuk menyimpan data, add untuk menambah record data.
(Gbr.66. Mata Pelajaran Muatan Lokal)
46
Mata Pelajaran Bimbingan dan Penyuluhan / Bimbingan dan Konseling ( BP/BK ), agar tampil di daftar pelajaran dapat ditambahkan lewat sub modul ini.
Berhubungan dengan Sub Modul (1.2.4.2) Matpel Mulok Perprogram, (1.2.4.3) Kurikulum Muatan Lokal,(1.3.2.1) Penugasan Guru Mengajar, ( 7.1.3) Penilaian Berdasarkan Tagihan, (7.1.4) Rapor.
V.B.11. Sub Modul (1.2.4.2) Mata Pelajaran Muatan Lokal Per-Pogram Pengajaran
Penetapan mata pelajaran muatan lokal yang diajarkan di masing-masing program pengajaran. Contah: Penentuan mata pelajaran muatan lokal untuk Program Pengajaran Umum, Caranya sebagai berikut : Klik Nama Program Umum >> Klik judul sub modul Mata Pelajaran Muatan Lokal >> klik add (f5) >> pilih mata pelajaran mulok dari daftar >> klik save (f2). Klik add untuk menambah record data. Untuk penentuan mulok di Program Pengajaran yang lain (Bahasa, IPA, IPS), tatacaranya seperti yang diuraikan diatas.
(Gbr.67. Pengaturan Mata Pelajaran Mulok Per-program Pengajaran)
Berhubungan dengan Sub Modul (1.2.3.4) Kurikulum Muatan Lokal, (7.1.3) Penilaian Berdasarkan Tagihan, (7.1.4) Rapor.
47
V.B.12. Sub Modul (1.2.4.3) Kurikulum Muatan Lokal

Menetapkan kurikulum dari masing-masing mata pelajaran muatan lokal. Kurikulum yang dipakai saat ini adalah KTSP (Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan). Jadi untuk setiap Mata Pelajaran Muatan Lokal yang ditetapkan disetiap Program Pengajaran ( sesuai penetapan di Sub Modul (1.2.4.2) Mata Pelajaran Muatan Lokal Per-Program Pengajaran) harus ditetapkan kurikulumnya. Dicontohkan penetapan kurikulum untuk mulok Lingkungan Hidup di Tingkat Kelas X program Pengajaran Umum. Caranya : Klik Sub Modul (1.2.4.3) Kurikulum Muatan Lokal >> klik add >> kurikulum pilih KTSP >> Tingkat Kelas pilih X >> Program Pengajaran pilih Umum >> Mata Pelajaran Diajarkan pilih Lingkungan Hidup >> klik save (f2). Klik add untuk menambah record data. Penetapan Kurikulum untuk Mata Pelajaran Mulok di Tingkat Kelas dan Program Pengajaran lainnya ( XI BAHASA,XI IPA, XI IPS, XII BAHASA, XII IPA, XII IPS ), tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.
Setelah melakukan tiga tahapan diatas yaitu : (1.2.4.1). Mata Pelajaran Muatan Lokal, (1.2.4.2). Matpel Mulok Per-Program dan (1.2.4.3). Kurikulum Muatan Lokal, maka mata pelajaran Muatan Lokal akan masuk ke daftar mata pelajaran diajarkan dan juga di cetak rapor.
(Gbr.68. Penetapan Kurikulum Muatan Lokal)
Setelah semua Mata Pelajaran Muatan Lokal disemua Tingkat Kelas dan Program Pengajaran ditetapkan kurikulumnya, kemudian diteruskan dengan mengisi standart kompetensi >> Kompetensi Dasar >> Indikator Pencapaian. Dicontohkan pengisian Standart Kompetensi untuk Mulok Lingkungan Hidup di Tingkat Kelas X Program Pengajaran Umum. Caranya: Klik pada record Penetapan Kurikulum untuk KTSP-X-Umum-Lingkungan Hidup >> klik Standart Kompetensi >> klik add (f5) >> isikan data Standat Kompetensi >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data.
48
Untuk melanjutkan klik pada panah merah

(Gbr.69. Standart Kompetensi)
Setelah Standart Kompetensi selesai diisikan lanjutkan mengisi Kompetensi Dasar. Caranya: Klik pada Panah Merah disudut kanan atas >> klik Kompetensi Dasar >> klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data >> lanjutkan mengisi Aspek Penilaian Standart Kompetensi klik Aspek Penilaian Standart Kompetensi >> klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.70. Kompetensi Dasar)
49
Lanjutkan mengisi Indikator Pencapaian. Caranya: Klik pada Panah Merah disudut kanan atas >> klik Indikator Pencapaian >> klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data >> lanjutkan mengisi Aspek Penilaian Kompetensi Dasar - klik Aspek Penilaian Kompetensi Dasar >> klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.71. Indikator Pencapaian)
Setelah Indikator Pencapaian selesai diisikan dan disimpan lanjutkan dengan Klik pada Panah Merah disudut kanan atas. Sampai disini isian data bercabang dua yaitu Materi Pokok dan Instrumen Penilaian. Mulailah dengan mengisi Materi Pokok, Caranya: klik Materi Pokok >> klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.72. Materi Pokok)
Isikan data-data dari Uraian Materi Pokok. Caranya: klik Uraian Materi Pokok >> klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data.
50
(Gbr.73. Uraian Materi Pokok)
Berikutnya isilah Strategi Pembelajaran Materi Pokok. Lanjutkan dengan mengisi Aspek Penilaian Materi Pokok. - klik Aspek Penilaian Materi Pokok >> klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.74. Strategi Pembelajaran Materi Pokok)
Kembali ke Cabang data dari Indikator Pencapaian, Isikan data-data mengenai Instrumen Penilaian. Caranya : klik Instrumen Penilaian >> klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data >> lanjutkan mengisi Aspek Penilaian Kompetensi Dasar - klik Aspek Penilaian Indikator Pencapaian >> klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.75. Instrumen Penilaian Indikator Pencapaian)
51
Setelah Instrumen Penilaian diisi, lanjutkan mengisi Instrumen Sumber Bahan Dan Alat. Caranya: Klik pada Panah Merah disudut kanan atas >> klik Instrumen Sumber Bahan Dan ALat >> klik add >> isikan data >> Klik save untuk menyimpan data, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.76. Instrumen Sumber Bahan Dan Alat)
Berkaitan dengan Sub Modul (7.1.3) Penilaian Berdasarkan Tagihan, (7.1.4) Rapor. Cetak mengenai kurikulum ( SK, KD, IK, silabus, dll ) terdapat di Modul (99). Administrator >> (99.1) Cetak >> (99.1.1) Cetak Kurikulum .
(Gbr.77. Out Put Silabus )
(Gbr.78. Cetak SK, KD, IP, dan MP)
52
(Gbr.79. Cetak Instrumen Penilaian)
(Gbr.80. Cetak Strategi Pembelajaran)
V.B.13. Sub Modul (1.1.5.4) Kurikulum Nasional

Pengisian data Standart Kompetensi, Kompetensi Dasar, Indikator Pencapaian dan seterusnya untuk seluruh mata pelajaran selain mata pelejaran muatan lokal dilakukan melalui Sub Modul (1.1.5.4) Kurikulum Nasional. Di modul ini telah disertakan data-data Standart Kompetensi dan Kompetensi Dasar dari seluruh Mata Pelajaran di Kurikulum KTSP. Untuk melihatnya scroll ke bawah hingga ke bagian Kurikulum KTSP ( sesuai Kurikulum yang berlaku saat ini).
53
(Gbr.81. Data Silabus Kurikulum KTSP)
Jadi tinggal melanjutkan mengisi data Indikator Pencapaian, Materi Pokok dan seterusnya beserta aspek penilaiannya untuk seluruh mata pelajaran. Tata cara pengisian datanya sama seperti cara pengisian data silabus di mata pelajaran muatan lokal seperti yang telah diuraikan diatas. Data silabus untuk mata pelajaran Nasional akan dibahas lebih lengkap di BAB X. DATA TRANSAKSIONAL.
V.B.14. Sub Modul (1.2.4.4.1) Jenis Tagihan Penilaian

Berisi macam-macam jenis tagihan penilaian, jika ada jenis tagihan yang ada di Sekolah tapi belum masuk di dalam daftar maka dapat ditambahkan.
(Gbr.82. Nama Jenis Tagihan)
Sub modul ini berhubungan Sub Modul (7.1.3) Penilaian Berdasarkan Tagihan.
54
V.B.15. Sub Modul (1.2.4.4.2) Bentuk Instrumen Penilaian

Berisi macam-macam bentuk Instrumen Penilaian, jika ada bentuk Intrumen penilaian yang ada di Sekolah tapi belum masuk di dalam daftar maka dapat ditambahkan.
(Gbr.83. Bentuk Instrumen)
Sub modul ini berhubungan Sub Modul (7.1.3) Penilaian Berdasarkan Tagihan.
V.B.16. Sub Modul (1.2.4.4.3) Sumber Bahan Dan Alat

Berisi macam-macam data Sumber Bahan dan Alat, jika ada Sumber Bahan dan Alat yang ada di Sekolah tapi belum masuk di dalam daftar maka dapat ditambahkan.
(Gbr.84. Sumber Bahan dan Alat)
V.B.17. Sub Modul (1.2.4.4.4) Nilai Afektif

Diisi dengan data-data nilai afektif yang akan diberikan kepada siswa.
(Gbr.85. Nilai Afektif)
Berkaitan dengan Sub Modul (7.1.4) Rapor.
55
V.B.18. Sub Modul (1.2.4.4.5) Ekstrakurikuler

Diisi dengan data kegiatan Ekstrakurikuler yang dapat diikuti oleh siswa di Sekolah.
(Gbr.86. Kegiatan Ekstrakurikuler)
Berhubungan dengan Sub Modul (7.1.4) Rapor.
V.B.19. Sub Modul (1.2.4.5) Mata Pelajaran UAN

Sub Modul ini berfungsi untuk menetapkan/memilih Mata Pelajaran UAN. Caranya : Klik Nama Mata Pelajaran >> pilih Ya >> save.
(Gbr.87. Mata Pelajaran UAN)
Berhubungan dengan Sub Modul (7.1.5) UAN.
56
V.B.20. Sub Modul ( 1.2.4.6) Organisasi Sekolah

Diisi dengan Organisasi kesiswaan yang ada di sekolah.
(Gbr.88. Organisasi)
Berhubungan dengan Sub Modul (7.1.4) Rapor.
V.B.21. Sub Modul ( 1.2.4.7) Mata Pelajaran Bahasa Asing

Diisi dengan nama mata pelajaran bahasa asing yang diajarkan di semua tingkat dan program pengajaran. Secara default telah tersedia 5 (lima) bahasa asing yaitu: Bahasa Jerman, Bahasa Arab, Bahasa Perancis, Bahasa Mandarin dan Bahasa Jepang. Jika ada bahasa asing lain yang diajarkan, maka harus di tambahkan, caranya: Klik judul Sub Modul Mata Pelajaran Diajarkan >> klik add (f5) >> isi kode (sesuai urutan) >> isi Nama Mata Pelajaran Bahasa Asing (misalnya Bahasa Korea). Klik save untuk menyimpan data, add untuk menambah record data.
(Gbr.89. Mata Pelajaran Bahasa Asingl)
Berhubungan dengan Sub Modul (1.2.4.8) Matpel Bhs. Asing Perprogram, (1.2.4.9) Kurikulum Bahasa Asing,(1.3.2.1) Penugasan Guru Mengajar, ( 7.1.3) Penilaian Berdasarkan Tagihan, (7.1.4) Rapor.
57
V.B.22. Sub Modul (1.2.4.8) Mata Pelajaran Bhs. Asing Per-Program

Penetapan mata pelajaran bahasa asing yang ditambahkan di modul (1.2.4.7) Mata Pelajaran Bahasa Asing. Contoh: Bahasa Asing yang ditambahkan (Bahasa korea) diajarkan di Program Pengajaran Umum, Caranya sebagai berikut : Klik Nama Program Umum >> Klik judul sub modul Mata Pelajaran Bahasa Asing >> klik add (f5) >> pilih mata pelajaran Bahasa asing dari daftar >> klik save (f2).
(Gbr.90. Pengaturan Mata Pelajaran Bahasa Asing)
Berhubungan dengan Sub Modul (1.2.4.9) Kurikulum Bahasa Asing, (7.1.3) Penilaian Berdasarkan Tagihan, (7.1.4) Rapor.
V.B.23. Sub Modul (1.2.4.9) Kurikulum Bahasa Asing

Menetapkan kurikulum dari mata pelajaran bahasa asing yang ditambahkan. Caranya : Klik Sub Modul (1.2.4.9) Kurikulum Bahasa Asing >> klik add >> kurikulum pilih KTSP >> Tingkat Kelas pilih X >> Program Pengajaran pilih Umum >> Mata Pelajaran Diajarkan pilih Bahasa Korea >> klik save (f2). Setelah melakukan tiga tahapan diatas yaitu : (1.2.4.7). Mata Pelajaran Bahasa Asing, (1.2.4.8). Matpel Bhs. Asing Per-Program dan (1.2.4.9). Kurikulum Bahasa Asing, maka mata pelajaran Bahasa Asing yang ditambahkan akan masuk ke daftar mata pelajaran diajarkan dan juga di cetak rapor.
58
(Gbr.91. Penetapan Kurikulum Bahasa Asing)
Kemudian diteruskan dengan mengisi data silabus, mulai Standart kompetensi >> Kompetensi Dasar >> Indikator Pencapaian dan seterusnya.
V.B.24. Sub Modul ( 1.2.5.1) Sanksi

Diisi dengan data jenis sanksi yang diberikan kepada siswa berdasarkan jenis pelanggaran yang dilakukan.
(Gbr.92. Jenis Sanksi)
Berhubungan dengan Sub Modul (6.2.2) Pelanggaran Siswa
V.B.25. Sub Modul (1.2.6.1) Mata Anggaran

Berisi dengan data mata anggaran yang digunakan di sekolah, baik anggaran dana masuk maupun anggaran dana keluar. Secara Default semua Mata Anggaran sudah tercantum di Referensi Tingkat Nasional (1.1.6.4) Mata Anggaran LISM dengan Status Leaf yang sudah ditetapkan.
(Gbr.93. Mata Anggaran)
59
Jika dirasa perlu untuk menambahkan mata anggaran baru, maka dapat dilakukan di modul (1.2.6.1) Mata Anggaran dengan kode mengikuti model Hirarki pengkodean yang sudah ada. Contoh: Jika ingin menambahkan Mata Anggaran baru untuk jenis Anggaran Dana Masuk misalnya Dana Operasional yang berasal dari Pemerintah Daerah, maka caranya sebagai berikut : klik sub modul (1.2.6.1) Mata Anggaran >> klik area kosong >> Tambah Data >> Yes. Kode diisi dengan 10104 ( 101 = kode anggaran dana masuk dari Pemerintah Daerah, 04 = Dana Operasional merupakan sub anggaran yang ke-4 ) >> Aliran Dana dipilih = Masuk >> Status Leaf = tetapkan Ya >> klik save (f2).
(Gbr.94. Menambah Mata Anggaran)
Berkaitan dengan Sub Modul (8.2.1) Penerimaan Dana, (8.2.2) Pengeluaran Dana.
V.B.26. Sub Modul (1.2.6.2) Jenis Pembayaran Siswa

Diisi data macam-macam jenis pembayaran yang akan dilakukan oleh siswa di semua Tingkat Kelas dan Program Pengajaran.
(Gbr.95. Jenis Pembayaran)
Berkaitan dengan Sub Modul (1.3.1.3) Iuran Sekolah, (8.1.1) Pembayaran Siswa.
60
BACK UP DATA ke 2
Setelah menyelesaikan Referensi Tingkat Sekolah maka sebaiknya kembali dibuat back up data. Buatlah folder baru di dalam folder E:\ BACK UP DATA PAS dengan nama 02. REF. TINGKAT SEKOLAH. Lakukan proses back up data seperti back up data ke 1.
(Gbr.96. Back Up ke-2)
61
BAB VI ENTRI DATA KEPEGAWAIAN
Selanjutnya pengisian data-data kepegawaian,
buka modul PAS no. (03.) Administrasi
Kepegawaian. Klik dua kali pada modul (03.) Administrasi Kepegawaian di Dekstop >> Pengesahan Pemakai >> Pilih Tahun Ajaran OK >> Pilih Periode Pembelajaran OK. Akan ditampilkan Sub Modul yang berkaitan dengan Administrasi Kepegawaian.
(Gbr. 97. Isi modul (0.3) PAS-Administrasi Kepegawaian)
. Pegawai terdiri dari Guru ( termasuk Kepala Sekolah ) dan Tenaga Administrasi. Aturlah data Kepegawaian terlebih dahulu, data disusun Kepala Sekolah yang pertama baru Guru yang lain. Demikian juga Data Tenaga Administrasi, Kepala TU yang pertama dientri. Pengaturan ini dimaksudkan agar cetak PAS untuk data kepegawaian sudah urut sesuai dengan yang dikehendaki. Pengisiann data kepegawaian ke dalam database PAS dapat dilakukan dengan tiga cara : A. B. C. Entri Manual Impor Data Gabungan entri manual dan impor data
Silahkan sekolah memilih cara yang akan dipakai dalam mengisikan data ke dalam database PAS disesuaikan dengan kondisi di Sekolah.
VI.A. Entri Manual VI.A.1. Sub Modul (3.1) Pembentukan Data Awal
VI.A.1.1. Sub Modul (3.1.1) Data Awal Guru
Klik Sub Modul (3.1) Pembentukan Data Awal >> (3.1.1) Data Awal Guru. Cara pengisiannya: Klik pada judul Data Awal Guru >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data mulai dari NIP, Nama Guru, dst , Untuk inisial Guru diisi dengan dua/tiga karakter ( singkatan Nama ). Setelah semua data terisi ( Tulisan warna merah wajib diisi ), kemudian klik save (f2) untuk menyimpan data. Untuk mengisikan biodata Guru berikutnya (menambah record data), klik add (f5).
62
Entrikan Biodata Kepala Sekolah dahulu baru biodata Guru yang lain sesuai urutan yang sudah dibuat.
(Gbr.98. Biodata Guru)
Selanjutnya mengisi data-data pendukung Biodata Guru yaitu Data Keluarga, Pendidikan Formal, Riwayat Pangkat, Riwayat Jabatan, Penataran dan Riwayat Mengajar.
Keluarga
Untuk mengisi data Keluarga, caranya masuk ke record Biodata Guru yang bersangkutan ( yang akan diisikan data keluarganya), klik Sub Modul Keluarga >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data-data keluarga, setelah semua kolom terisi ( utamanya yang berwarna merah ), klik save (f2) untuk menyimpan. Untuk menambah record data klik add ( f5).
(Gbr.99. Data Keluarga Pegawai)
Pendidikan Formal
Isikan riwayat pendidikan mulai pendidikan dasar sampai pendidikan terakhir. Caranya : klik Sub Modul Pendidikan Formal >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data-data Pendidikan Formal, setelah semua kolom terisi ( utamanya yang berwarna merah ), klik save (f2) untuk menyimpan. Untuk menambah record data klik add ( f5).
63
(Gbr.100. Data Pendidikan Formal Pegawai)
Riwayat Pangkat
Isikan data mengenai Riwayat Pangkat, minimal yang terakhir. Caranya : klik Sub Modul Riwayat Pangkat >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data Riwayat Pangkat, setelah semua kolom terisi ( utamanya yang berwarna merah ), klik save (f2) untuk menyimpan. Untuk menambah record data klik add ( f5).
(Gbr.101. Data Riwayat Pangkat Pegawai)
Setelah Riwayat Pangkat Guru diisi, maka Buku Induk Register Pegawai ( 3.3.2 ) Identitas Guru dapat ditampilkan.
(Gbr.102. Buku Induk Register Pegawai)
64
Apabila Riwayat Pangkat belum diisi maka Sub Modul (3.3.2) Identitas Guru tidak dapat tampil.
Riwayat Jabatan
Minimal diisi data riwayat jabatan yang terakhir. Caranya : klik Sub Modul Riwayat Jabatan >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data Riwayat Jabatan, setelah semua kolom terisi ( utamanya yang berwarna merah ), klik save (f2) untuk menyimpan. Untuk menambah record data klik add ( f5).
(Gbr.103. Data Riwayat Jabatan Pegawai)
Jika Riwayat Jabatan Guru sudah diisi, maka Guru tersebut akan masuk dalam Daftar Guru di ( 3.3.1 ) Daftar Guru.
(Gbr.104. Daftar Guru)
Data Riwayat Jabatan WAJIB untuk diisi, Guru yang riwayat jabatannya belum diisi keberadaannya belum diakui oleh PAS. Cetak Daftar Guru di Sub Modul (3.3.1) Daftar Guru tidak tampil. Untuk riwayat jabatan Kepala Sekolah, Jabatan Pegawai harus dipilih Kepala Sekolah. Penetapan riwayat jabatan Kepala Sekolah berkaitan dengan ditampilkannya Identitas Kepala Sekolah di beberapa cetak laporan PAS, contohnya di cetak LISM Individu Sekolah ( 2.4.1 Individu Sekolah ).
65
(Gbr.105. Identitas Kepala Sekolah di cetak LISM)
Penataran
Diisi dengan data penataran yang pernah diikuti oleh Guru / Kepala Sekolah. Caranya : klik Sub Modul Penataran >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data Penataran yang pernah diikuti, setelah semua kolom terisi ( utamanya yang berwarna merah ), klik save (f2) untuk menyimpan. Untuk menambah record data klik add ( f5).
(Gbr.106. Data Penataran Pegawai)
Riwayat Mengajar
Diisi data riwayat mengajar dari Guru yang bersangkutan, Caranya : klik Sub Modul Riwayat Mengajar >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Klik Mata Pelajaran Diajarkan >> pilih Mata Pelajaran >> isikan data Tahun Mulai Ajar >> klik save.
(Gbr.107. Data Riwayat Mengajar Pegawai)
Data-data Guru akan menjadi input untuk Sub Modul (1.3.1.5) Rombel, (1.3.2.1) Penugasan Guru Mengajar, (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran. Juga data acuan untuk laporan PAS : Cetak LISM (2.4.1) Individu Sekolah, (2.4.2) Individu Guru, (2.5) Cetak Profil Sekolah, (6.3.4) Cetak Rapor dan macam-macam laporan kepegawaian dalam sub modul (3.3) Cetak Laporan Kepegawaian.
66
VI.A.1.2. Sub Modul (3.1.2) Data Awal Tenaga Administrasi

Klik Sub Modul (3.1) Pembentukan Data Awal >> (3.1.2) Data Awal Tenaga Administrasi . Cara pengisiannya: Klik pada Data Awal Tenaga Administrasi >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data mulai dari NIP, Nama , dst. Setelah semua data terisi ( Tulisan warna merah wajib diisi ), kemudian klik save (f2) untuk menyimpan data. Untuk mengisikan biodata Tenaga Administrasi berikutnya (menambah record data), klik add (f5).
Disarankan isikan dahulu data Kepala TU baru kemudian Tenaga Administrasi yang lain sesuai urutan.
(Gbr.108. Biodata Tenaga Administrasi)
Untuk pengisian data di sub modul Keluarga, Pendidikan Formal, Riwayat Pangkat, Riwayat Jabatan dan Penataran untuk Tenaga Administrasi tata caranya sama dengan pengisian di Data Awal Guru.
Data Tenaga Administrasi akan menjadi data acuan untuk laporan PAS : Cetak LISM Sub Modul (2.4.1) Individu Sekolah, (2.4.2) Individu Guru, (2.5) Cetak Profil Sekolah, dan macam-macam laporan kepegawaian dalam sub modul (3.3) Cetak Laporan Kepegawaian.
VI.A.2. Sub Modul (3.2) Pemeliharaan Data Induk

VI.A.2.1. Sub Modul (3.2.1) Data Guru
Sub modul ini berfungsi untuk mengedit/memperbaiki data-data Guru yang salah atau berubah, baik biodata guru maupun data-data di sub pendukungnya.
67
VI.A.2.2. Sub Modul (3.2.2) Tenaga Administrasi

Sub modul ini berfungsi untuk mengedit/memperbaiki jika ada data Tenaga Administrasi yang salah atau berubah, baik biodata Tenaga Administrasi maupun data-data di sub pendukungnya.
VI.A.2.3. Sub Modul (3.2.3) Guru Aktif

Berfungsi untuk mengubah status keaktifan dari Guru. Tanda ceklist menandakan Guru aktif. Apabila ada Guru yang pensiun atau pindah maka status keaktifannya yang di-non aktifkan, caranya : Klik Sub Modul (3.2) Pemeliharaan Data Induk >> (3.2.3) Guru Aktif. Hilangkan tanda ceklist di field Aktif pada record Guru yang pensiun/pindah, klik pada cekbox, setelah tanda ceklist hilang >> klik save. Jadi Guru yang pensiun atau pindah data-datanya masih tetap tersimpan/ada di sub modul (3.1.1) Data Awal Guru, modul (3.3.1) Daftar Guru. tetapi sudah tidak lagi aktif di sistem. Hal ini ditandai dengan hilangnya data guru yang pensiun/pindah data daftar guru di sub
(Gbr.109. Guru Aktif)
VI.A.2.4. Sub Modul (3.2.4) Tenaga Administrasi Aktif

Berfungsi untuk mengubah status keaktifan dari Tenaga Administrasi. Tata cara menon-aktifkan Tenaga Administrasi sama dengan menon-aktifkan Guru seperti yang sudah dijelaskan diatas.
VI.A.3. Sub Modul (3.3.8) Pegawai Pensiun

Pegawai yang status keaktifannya di non aktifkan, datanya akan masuk di sub modul (3.3.8) Pegawai Pensiun.
68
(Gbr.110. Daftar Pegawai Pensiun)
Data Guru yang tersimpan di dalam database PAS tidak dapat dihapus. Perlakuan untuk Guru yang pensiun/pindah statusnya dinonaktifkan. Guru dengan Status non aktif, data-datanya tetap ada Sub Modul (3.1.1) Data Awal Guru , tetapi di hapus dari daftar Guru di Sub Modul (3.3.1) Daftar Guru .
VI.A.4. Sub Modul (3.4.1) Kebutuhan Guru

Berfungsi mencatat kebutuhan Guru per mata pelajaran. Caranya : Klik Sub Modul (3.4) Data Lain >> (3.4.1) Kebutuhan Guru >> Klik add >> pilih Mata Pelajaran >> isikan data Guru Tetap, Guru Tidak Tetap, Kebutuhan Guru >> klik save (f2). Klik add (f5) untuk menambah record data.
(Gbr.111. Kebutuhan Guru)
Data yang diisikan di Sub Modul ini menjadi input Cetak Laporan Kepegawaian di Sub Modul (3.3.7) Kebutuhan Guru.
69
(Gbr.112. Laporan Kebutuhan Guru)
Out Put data kepegawaian dapat dilihat di (3.3.5) Rekapitulasi Kepegawaian dan (3.3.6) Grafik Jumlah Pegawai berikut ini:
(Gbr.113. Macam-macam data Rekapitulasi Kepegawaian)
70
(Gbr.114. Cetak Rekapitulasi Kepegawaian)
(Gbr.115. Cetak Grafik Jumlah Pegawai)
71
Out put data kepegawaian juga berupa Cetak LISM Individu Guru di (2.4.2) Individu Guru.
(Gbr.116. LISM Individu Guru)
VI.B. Impor Data

Untuk dapat melakukan impor data kita harus mempunyai data awal dalam file excel (.xls ). Mekanisme impor pada prinsipnya sama untuk semua jenis data, yaitu: Menyusun data ke file excel (.xls) dalam format yang disediakan di aplikasi. Mengubah data dari file excel (.xls) menjadi data format file CSV(.csv ) Mengimpor file CSV (.csv) ke dalam Database PAS lewat modul (09.) PAS Import. Hampir semua data di Data base PAS dapat diimpor, akan tetapi sebaiknya digunakan untuk memasukkan data-data yang besar. Untuk data-data yang kecil / sedikit lebih efisien di entri langsung di aplikasi. Data Guru dan Tenaga Administrasi termasuk data yang besar karena didalamnya terdiri dari data pokok dan data pendukung. Di manual ini akan dicontohkan mengimpor Biodata Guru, tahapannya adalah sbb:
VI.B.1. Persiapan impor Data

Untuk memudahkan proses impor, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan:
VI.B.1.1. Membuat folder untuk mengolah data.

Buatlah folder baru misal di direktori E:\.. dengan nama PERSIAPAN IMPOR. Caranya klik kanan pada Start >> klik Explore >> Klik pada DATA (E:\..) >> Klik File >> New >> klik Folder (beri nama PERSIAPAN IMPOR).
72
Buat Folder PERSIAPAN IMPOR untuk mengolah data awal

(Gbr.117. Membuat Folder Persiapan Impor)
VI.B.1.2. Membuat folder untuk menampung file CSV(.csv) dan excel (.xls)
Di dalam folder PERSIAPAN IMPOR buatlah dua folder dengan nama DATA CSV dan DATA EXCEL. Membuatnya: Klik pada Folder BACK UP DATA PAS >> Klik File >> New >> klik Folder ( beri nama DATA CSV), lanjutkan klik File >> New >> klik Folder ( beri nama DATA EXCEL).
Dalam folder PERSIAPAN IMPOR buat folder DATA CSV & DATA EXCEL
(Gbr.118. Membuat Folder DATA CSV dan DATA EXCEL)
73
VI.B.1.3. Meng-copy format impor .

Copylah format impor dari aplikasi sesuai dengan jenis data yang akan diimpor, dalam manual ini dicontohkan yang akan diimpor adalah Biodata Guru. Langkahnya sebagai berikut: Klik kanan Start >> klik explore >> klik DEPDIKNAS >> klik Paket Aplikasi sekolah SMA >> klik Import >> klik 05. Kepegawaian >> 01. Biodata Pegawai.xls klik kanan copy.
Copy format impor untuk Biodata Pegawai

(Gbr.119. Meng-copy file format impor)
Masukkan ke folder PERSIAPAN IMPOR : Klik DATA (E:\..) >> klik folder PERSIAPAN IMPOR >> klik DATA EXCEL >> klik kanan paste.
Masukkan ke folder DATA EXCEL

(Gbr.120. Paste File Format Impor ke Folder DATA EXCEL)
74
VI.B.1.4. Memasukkan data ke dalam format impor.

Klik 2X pada File 01. Biodata_Pegawai.xls. Isikan data sesuai yang dibutuhkan, prioritaskan mengisi kolom yang berwarna merah. Isikan data sesuai petunjuk di template/judul. Proses mengisikan data dapat dengan mengentri langsung ke dalam format atau mengcopy dari data excel yang sudah ada. Untuk memudahkan pengisian data, blok satu row dengan warna sebagai penanda ( sebelum data pertama dan setelah data terakhir ).
(Gbr.121. File Excel Format Impor Biodata Pegawai)
Setelah selesai mengisi data simpanlah file excel ini dan beri identitas yang jelas, misal Biodata Pegawai Guru.xls. Klik File >> save.
VI.B.1.5. Mengubah data dari file Excel(.xls) menjadi file CSV(.csv).

Sebelum diubah ke dalam file CSV(.csv) koreksi kembali datanya, pastikan sudah benar ( pengkodean, format tanggal, jumlah karakter, dll ). Proses mengubah ke file CSV(.csv) adalah sbb :
Hapuslah template dari format impor

Blok area diatas data kemudian hapus ( delete row ), caranya : Klik pada row diatas data pertama (pada row yang diberi warna - pada kolom nomor urut/paling kiri) klik tahan tarik keatas sampai habis >> klik kanan delete.
75
Blok area diatas data >> delete
(Gbr.122. Hapus area di atas data)
Hapus area kosong setelah data terakhir

Blok area setelah data terakhir, kemudian hapus ( delete row ). Caranya : Klik pada row dibawah data terakhir (pada row yang diberi warna pada kolom nomor urut/paling kiri) klik tahan tarik kebawah ( lebih banyak lebih baik ) >> klik kanan delete.
Blok area dibawah data >> delete

(Gbr.123. Hapus Area Dibawah data)
Mengubah ke file CSV(.csv)

Ubah format file ke CSV(.csv) berilah nama yang jelas (misalnya Biodata Pegawai Guru.csv ) kemudian simpan di folder DATA CSV. Prosesnya : Setelah hanya tertinggal data, klik File >> klik save as >> tampil Window Save As ( Save in = pilih klik DATA (E:\..) >> klik PERSIAPAN IMPOR >> klik DATA CSV, File name = edit menjadi Biodata_Pegawai Guru.csv, Save as type = pilih CSV ( Comma Delimited ) (*.csv)) >> klik save.
76
Ubah ke format CSV >> beri nama: Biodata_Pegawai_ Guru >> simpan di folder CSV
(Gbr.124. Ubah ke File CSV)
Setelah klik save, akan muncul konfirmasi berikut ini >> klik OK
(Gbr.125 Konfirmasi)
Kemudian muncul lagi konfirmasi berikut ini >> klik Yes
(Gbr.126. Konfirmasi)
77
VI.B.2. PROSES IMPOR

Selanjutnya setelah file CSV (.csv) siap maka proses impor data dapat dilakukan. Langkah-langkahnya sbb :
Buka modul aplikasi impor

Untuk melakukan impor data buka modul aplikasi PAS no. (09.) PAS Import.
(Gbr.127. Login PAS-Import)
Cari dan buka file CSV(.csv) yang akan diimpor

Klik box Browse >> Klik box Look In pilih klik DATA (E:\..) >> klik PERSIAPAN IMPOR >> klik DATA CSV >> klik Biodata Pegawai Guru.csv >> klik Open.
Browse, arahkan ke file CSV: Biodata_Pegawai _Guru >> open
(Gbr.128. Buka File CSV)
78
Impor
Klik Import to >> pilih klik 05. Kepegawaian >> klik 01. Biodata Pegawai >> klik Import.
Arahkan ke Kepegawaian >> Biodata Pegawai >> import
(Gbr.129. Proses Impor)
Impor Selesai
Jika berhasil muncul konfirmasi Data Selesai diimport >> kemudian klik Ok.
(Gbr.130. Konfirmasi Impor Berhasil Dilakukan)
Setelah selesai proses impor kemudian periksalah ke dalam aplikasi PAS, apakah benar data yang diimpor sudah masuk, Buka Modul (03.) Administrasi Kepegawaian >> (3.1) Pembentukan Data Awal >> (3.1.1) Data Awal Guru. Jika impor gagal maka perbaiki kembali data yang masih dalam file excel, karena file CSV( .csv ) tidak dapat di edit. Setelah diperbaiki ubah kembali dalam format file CSV(. csv ) kemudian diimpor ulang.
79
Berikut beberapa peringatan gagal impor dan solusinya :

Data tidak valid Ada data yang formatnya salah, teliti kembali datanya. Data Ganda Jika ada peringatan data ganda ada dua kemungkinan, yang pertama NIP Guru ada yang sama ( kalau Nama boleh sama ), yang kedua di dalam aplikasi PAS sudah tersimpan data yang sama dengan data yang diimpor. Coba diperiksa kembali. Masih ada kolom yang belum terisi Berarti masih ada kolom berwarna merah di format impor yang belum diisi.
Beberapa petunjuk yang harus di perhatikan dalam melakukan proses Impor:

1. 2. 3. Impor data harus dilakukan oleh Administrator. Kunci Keberhasilan impor adalah ketelitian. File impor haruslah disimpan dalam format CSV (.csv), dan berilah identitas file CSV( .csv ) dengan nama yang jelas untuk menghindari salah ambil file ketika mengimpor data. 4. Prioritaskan mengisi kolom yang berwarna merah karena wajib diisi. Jika data belum tersedia isi dahulu dengan karakter, misal tanda hubung (-) agar tidak terjadi error saat proses impor. Kolom berwarna putih tidak wajib diisi. 5. 6. Dalam pengisian format impor, perhatikan template pada masing masing kolom. Baris pertama pada kolom menerangkan tentang nama field, dan baris kedua menerangkan tentang tipe data dari field.
(Gbr.131. Petunjuk di Template)
7.
Tipe data CHAR dan VARCHAR dapat diisi dengan karakter sebanyak nilai yang terdapat dalam tanda kurung. Misalnya VARCHAR(12) berarti kolom tersebut dapat diisi maksimum sebanyak 12 karakter.
8. 9. 10.
Tipe data TINYINT diisi angka dengan nilai antara -128 s/d 127. Tipe data SMALLINT diisi angka dengan nilai antara -32768 s/d 32767. Tipe data DECIMAL(M,D) diisi angka dengan nilai antara M sampai dengan +M, dimana M adalah angka dengan batas jumlah digit adalah 65. D adalah batas jumlah digit koma yang dapat diberikan. Misalnya, DECIMAL(8,2) berarti kolom tersebut dapat diisi dengan bilangan apapun antara -99999999,99 sampai dengan +99999999,99.
80
11.
Untuk kolom seperti gambar dibawah ini, data yang harus di isi yaitu kode dari nilai yang di inginkan. Misalnya, untuk mengisi kolom kd_gol_darah yang di isi bukanlah A, B atau AB melainkan 1 untuk A, 2 untuk B, dan 3 untuk AB.
(Gbr.132. Pengkodean Data)
12. 13.
Kolom dengan dua kode huruf haruslah menggunakan format TEXT. Selain pengisian kolom dengan kode dan text, juga akan ditemui beberapa kolom yang dapat diisi dengan menggunakan query langsung ke database. Bentuk kolom ini biasanya bertuliskan data dapat diimpor dari NAMA_KOLOM, dimana NAMA_KOLOM yaitu nama kolom pada database yang berisi nilai untuk kolom yang bersangkutan, seperti contoh gambar berikut.
(Gbr.133. Petunjuk Pengisian Data)
14.
Perhatikan struktur tanggal, untuk TAHUN menggunakan 4 digit dengan fomat M/d/yyyy, apabila data yang tersedia belum sesuai maka lakukan penyesuaian. 05/07/2009. Contoh : 07-Mei-2009, atau 07-05-2009 menjadi
15.
Setelah semua data diisi, hapuslah template/judul, karena tidak diperlukan pada saat mengimpor data. Template/judul hanya digunakan sebagai alat bantu pada saat pengisian data .
16.
Ketika melakukan impor data, tutuplah semua aplikasi PAS yang lain ( jika ada aplikasi PAS yang membuka dapat menyebabkan data yang diimpor nyasar/hilang
81
VI.C. Gabungan Entri Manual dan Impor Data

Mengisikan data Kepegawaian ke database PAS dapat juga dengan memakai dua cara diatas, jadi ada data yang diimpor dan ada data yang di entrikan. Misalnya Biodata Guru diimpor sedang data-data pendukungnya seperti Keluarga, Pendidikan formal, Riwayat Pangkat, dll dientrikan secara manual. Pengentrian data dapat memanfaatkan jaringan LAN komputer, caranya : Instal PAS dalam jaringan misal satu Server dengan beberapa Client. Cetak formulir kosong kepegawaian di Modul (99.) Administrator >> (99.1) Cetak >> (99.1.3) Cetak Formulir >> (99.1.3.2) Formulir Pegawai.
(Gbr.134. Formulir Biodata Pegawai)
Bagikan formulir kepada para Guru untuk diisi. Pandulah para Guru untuk mengentrikan sendiri data-datanya ke aplikasi PAS ( dengan membawa formulir yang telah diisi ) melalui beberapa komputer client.
BACK UP DATA ke -3
Buatlah folder baru di dalam folder BACK UP DATA PAS dengan nama 03. KEPEGAWAIAN. Lakukan proses back up data seperti yang diuraikan di awal. Jadi sampai tahap ini kita sudah memiliki tiga back up data : 01. ADMINISTRASI SEKOLAH, 02. REF. TINGKAT SEKOLAH, 03. KEPEGAWAIAN.

82
BAB VII ENTRI DATA REFERENSI PERIODIKAL
Data-data Periodikal adalah data Sekolah yang pada periode waktu tertentu akan mengalami perubahan. Untuk mengisi data periodikal silahkan dibuka kembali modul PAS Referensi. Klik 2X di Modul 01 PAS - Referensi >> klik (1.3) Referensi Periodikal. Referensi Periodikal digolongkan menjadi dua : Referensi Periodikal Per-Tahun Ajaran Referensi Periodikal Per-Semester
(Gbr.136. Referensi Periodikal)
VII.A. Sub Modul (1.3.1) Per Tahun Ajaran

Klik Sub Modul (1.3) Referensi Periodikal >> klik (1.3.1) Per Tahun Ajaran
VII.A.1. Sub Modul (1.3.1.1) Agenda Kegiatan Pembelajaran

Mengisikan data tanggal pelaksanaan dari Agenda Kegiatan Pembelajaran. Klik (1.3.1.1) Agenda Kegiatan Pembelajaran, isikan Tanggal Awal, Tanggal Akhir dan Keterangan. Agenda Kegiatan Pembelajaran yang tampil adalah data jenis kegiatan yang diisikan di sub modul (1.2.1.1) Jenis Kalender Akademik.
(Gbr.137. Agenda Kegiatan Pembelajaran)
Cetak Kalender Akademik terdapat di Sub Modul (99.1.2.1) Kalender Akademik.
83
(Gbr.138. Cetak Kalender Akademik)
VII.A.2. Sub Modul (1.3.1.2) Program Pengajaran per Tingkat Menetapkan program pengajaran dan kurikulum dari masing-masing tingkat kelas. Caranya : Klik (1.3.1.2) Program Pengajaran Per Tingkat >> klik pada Tingkat Kelas (dimulai dari Tingkat Kelas X) >> klik Sub Modul Program Pengajaran >> klik add >> Program Pengajaran pilih - klik Umum >> Kurikulum pilih klik KTSP >> klik save untuk menyimpan. Lanjutkan: Klik Tingkat Kelas XI >> klik Sub Modul Program Pengajaran >> klik add >> Program Pengajaran pilih - klik IPA >> Kurikulum pilih klik KTSP >> klik save , >> klik add >> Program Pengajaran pilih - klik IPS >> Kurikulum pilih klik KTSP >> klik save (jika ada Program Pengajaran Bahasa, maka lanjutkan: klik add >> Program Pengajaran pilih - klik Bahasa >> Kurikulum pilih klik KTSP >> klik save). Untuk Tingkat Kelas XII caranya sama dengan penetapan di Tingkat Kelas XI.
(Gbr.139. Penetapan Program Pengajaran Per-Tingkat)
84
Jika Penetapan Program Pengajaran dan kurikulum ini belum dilakukan, maka pembentukan rombel di Sub Modul (1.3.1.6) Rombel tidak dapat di lakukan (data Tingkat Kelas kosong ).
VII.A.3. Sub Modul (1.3.1.3) Iuran sekolah Mengentrikan data jumlah pembayaran dari macam-macam jenis pembayaran siswa. Caranya : Klik Sub Modul (1.3.1.3) Iuran Sekolah >> klik Tingkat Kelas X/Program Pengajaran Umum >> klik Sub Modul Sekolah Iuran >> klik add >> isikan Jumlah Bayar >> pilih klik jenis Pembayaran Siswa >> klik save. Klik add untuk menambah record data. Pengisian data pembayaran untuk Tingkat Kelas dan Program Pengajaran lainnya, tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas. Data Jenis Pembayaran Siswa yang tampil adalah data yang diisikan di sub modul (1.2.6.2) Jenis Pembayaran Siswa
(Gbr.140. Penetapan Iuran Sekolah)
VII.A.4. Sub Modul (1.3.1.4) Penentuan KKM Menetapkan range nilai di masing-masing tingkat level dari setiap kriteria penentuan KKM. Klik Sub Modul (1.3.1.4) Penentuan KKM >> klik Kriteria Penentuan KKM Intake Siswa >> Klik Sub Modul Range Kriteria >> klik add. Level Kriteria terdiri dari Rendah, Sedang dan Tinggi, pengisiannya : kodifikasi = no urut >> Keterangan Level Kriteria = Rendah >> isikan data untuk Nilai Awal >> Nilai Akhir >> klik save, lanjutkan klik add >> isikan data untuk Level Kriteria Sedang dan Tinggi. Penetapan untuk Kriteria Penentuan KKM Kompleksitas dan Sarana Pendukung, caranya sama dengan pengisian untuk Intake Siswa.
85
(Gbr.141. Kriteria Penentuan KKM)
VII.A.5. Sub Modul (1.3.1.5) Penetapan KKM

Penetapan SKBM (Standart Ketuntasan Belajar Minimal) per Mata Pelajaran >> KKM per Standart Kompetensi >> KKM berdasar Kompetensi Dasar >> Indikator Pencapaian. Secara default untuk semua Mata Pelajaran ditetapkan 65. Untuk mengubah : Klik Sub Modul (1.3.2.3) Penetapan KKM >> klik Tingkat Kelas X / Program Pengajaran Umum >> klik Sub Modul KKM berdasar Mata Pelajaran >> klik pada Nama Mata Pelajaran yang KKM nya akan diubah >> klik KKM berdasarkan Mata Pelajaran >> edit >> klik save. Untuk melanjutkan ke penetapan berikutnya (KKM per Standart Kompetensi, KKM berdasar Kompetensi Dasar, Indikator Pencapaian), klik panah merah di sudut kanan atas. Penetapan di Tingkat Kelas dan Program Pengajaran lainnya sama seperti yang diuraikan diatas.
Untuk melanjutkan klik panah merah
(Gbr.142. Penetapan KKM Mata Pelajaran)
86
VII.A.6. Sub Modul (1.3.1.6) Rombel Menetapkan Wali Kelas dari semua rombel yang ada di Sekolah. Klik Sub Modul (1.3.1.6) Rombel >> klik Tingkat Kelas X / Program Pengajaran Umum >> klik Sub Modul Penugasan Guru wali Kelas >> klik add >> isikan No Rombel >> pilih klik Ruang Kelas (mulai dari X1) >> pilih klik Nama Wali Kelas >> klik save. Lanjutkan : Klik add >> isikan No Rombel >> pilih klik Ruang Kelas X2 >> pilih klik Nama Wali Kelas >> klik save, dst. Penetapan Wali Kelas untuk Tingkat Kelas dan Program Pengajaran lainnya, tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.
(Gbr.143. Penugasan Guru Wali Kelas)
Cetak daftar Wali Kelas terdapat di Sub Modul (99.1.2.2) Cetak Daftar Wali Kelas.
(Gbr.144. Cetak Daftar Wali Kelas)

87
VII.B. Sub Modul (1.3.2) Per Semester

Klik Sub Modul (1.3) Referensi Periodikal >> klik (1.3.2) Per Semester
VII.B.1. Sub Modul (1.3.2.1) Penugasan Guru mengajar

Memasukkan data mata pelajaran yang diajarkan oleh masing-masing Guru. Seorang guru dapat mengajar lebih dari satu mata pelajaran. Klik Sub Modul (1.3.2.1) Penugasan Guru Mengajar >> klik Nama Pegawai (Nama Guru) >> klik Sub Modul Penugasan Guru Mengajar >> klik add >> pilih klik Mata Pelajaran yang Diajarkan >> klik save. Klik add untuk menambah record data ( jika Guru yang bersangkutan mengajar lebih dari satu Mata Pelajaran ). Pengisian untuk Guru yang lainnya tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.
(Gbr.145. Penugasan Guru Mengajar)
VII.B.2. Sub Modul (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran

Memasukkan data jadwal pelajaran dari semua rombel. Klik Sub Modul (1.3.2.2) Jadwal Pelajaran >> Klik Rombel (mulai dari X1) >> Klik Jadwal Senin >> klik add >> isikan data, pilih klik Nama Guru >> pilih klik Mata Pelajaran Diajarkan (Mulai Versi 4.019 Mata Pelajaran otomatis ditampilkan setelah klik Nama Guru) >> pilih klik Jam >> pilih klik Ruang Kelas >> klik save. Klik add untuk melanjutkan ke Jam Pelajaran berikutnya, ulangi langkah mulai memilih Guru. Setelah Jadwal Pelajaran untuk Hari Senin selesai, lanjutkan ke Hari Selasa dan seterusnya. Pengisian Jadwal Pelajaran untuk Rombel lainnya tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.
88
(Gbr.146. Jadwal Pelajaran)
Setelah pengisian Jadwal Pelajaran selesai, dapat dilihat cetak Daftar Guru Mengajar di Sub Modul (99.1.2.4) Cetak Daftar Guru Mengajar
(Gbr.147. Cetak Daftar Guru Mengajar)
Juga cetak Jadwal Pelajaran di Sub modul ( 99.1.2.3) Cetak Daftar Pelajaran.
89
(Gbr.148. Cetak Jadwal Pelajaran)
(Gbr.149. Cetak Keterangan Pengkodean)
90
BACK UP DATA ke - 4
Buatlah folder baru di dalam folder BACK UP DATA PAS dengan nama 04. REF. PERIODIKAL. Lakukan proses back up data seperti yang diuraikan di awal. Jadi sampai tahap ini sudah dibuat empat back up data : 01. ADMINISTRASI SEKOLAH, 02. REF. TINGKAT SEKOLAH, 03. KEPEGAWAIAN, 04. REF. PERIODIKAL.
91
BAB VIII PENERIMAAN SISWA BARU (PSB)
Diawal sebuah Tahun Ajaran, Sekolah akan menyelenggarakan ( PSB ) Penerimaan Siswa Baru. Di dalam PAS sudah disediakan sebuah sistem pengelolaan penerimaan siswa baru. Bahkan disediakan layanan SMS Gate Way, yang dapat melayani permintaan beberapa data berkaitan PSB( Perihal SMS Gate Way akan dibahas di BAB lain ). Untuk menjalankan PSB silahkan dibuka modul PAS no. (04.) Penerimaan Siswa Baru :
(Gbr.151. Isi Modul (04) PAS-Penerimaan Siswa Baru)
VIII.A. Sub Modul (4.1) Kapasitas Penerimaan

VIII.A.1. Jumlah Pendaftar
Kolom Jumlah Pendaftar tidak perlu diisi, karena otomatis akan terisi ketika calon siswa sudah dimasukkan.
VIII.A.2. Rencana Penerimaan

Diisi dengan Rencana Penerimaan ( Pagu ) berupa ketetapan Sekolah untuk menerima siswa baru mengacu pada daya tampung maksimal sekolah.
VIII.A.3. Passing Grade

Passing Grade adalah ketetapan Sekolah mengenai syarat nilai minimum bagi calon siswa untuk diterima. Passing Grade ini dapat sewaktu-waktu diubah, selama proses pendaftaran calon siswa belum ditutup.
92
Cara Pengisiannya : Klik pada Sub Modul (4.1) Kapasitas Penerimaan >> klik pada Kapasitas Penerimaan >> klik add >> isikan Rencana Penerimaan >> isi Nilai Passing Grade >> klik save.
(Gbr.152. Kapasitas Penerimaan)
Perhatian : Setelah data-data dimasukkan jangan lupa disimpan ( klik icon save )
VIII.B. Sub Modul (4.2) Pendaftaran Calon Siswa

Di sub modul ini dientrikan biodata dari calon siswa yang mendaftar pada waktu PSB. Salah satu data yang diisikan adalah asal sekolah SMP dari calon siswa. Apabila dijumpai nama SMP dari calon siswa belum ada di dalam daftar ( mungkin SMP baru atau berasal dari luar wilayah ) maka harus kembali ke sub modul (1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar untuk menambahkan. Cara Pengisiannya : Klik Sub Modul (4.2) Pendaftaran Calon Siswa >> Klik pada Data Calon Siswa >> klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data mulai dari No Pendaftaran, Nama Calon Siswa, dst. Setelah semua data terisi ( Tulisan warna merah wajib diisi ), kemudian klik save (f2) untuk menyimpan data. Untuk mengisikan biodata Calon Siswa berikutnya (menambah record data), klik add (f5). Data-data di sub modul Data Ayah, Data Ibu, Data Wali dan Riwayat Sakit dapat dilengkapi di modul ini, atau diisinya nanti setelah calon siswa resmi diterima menjadi siswa lewat sub modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru. Berikut adalah contoh pengisian data Calon Siswa Baru.
93
(Gbr.153. Biodata Calon siswa)
VIII.C. Sub modul (4.3) Entri Hasil Test

Beberapa Sekolah menyelenggarakan test sebagai salah satu syarat bagi calon siswa. Juga mempertimbangkan nilai rapor SMP termasuk prestasi yang pernah diraih oleh calon siswa. Berarti Sekolah mempunyai formula untuk mengolah nilai hasil test dengan nilai SKHUN dan hal-hal lain yang dipertimbangkan sehingga menghasilkan nilai akhir. Nilai akhir inilah yang dimasukkan di sub modul (4.3) Entri Hasil Test. Kemudian Sekolah menetapkan standart nilai akhir minimal yang diterima, jika demikian maka pengisian passing grade di sub modul (4.1) Kapasitas Penerimaan mengacu pada standart nilai akhir ini. Pengisiannya : Klik Sub Modul (4.3) Entri Hasil test >> klik pada Nilai >> edit >> klik save.
(Gbr.154. Nilai Tes Calon Siswa)
94
Bagi Sekolah yang tidak meyelenggarakan test maka sub modul (4.3) Entri Hasil Test ini diabaikan.
VIII.D. Sub Modul (4.4) Seleksi Calon Siswa

Setelah proses untuk pendaftaran calon siswa selesai, Sekolah dapat melakukan seleksi calon siswa. Di sub modul ini akan ditampilkan :
VIII.D.1. Data Kapasitas Penerimaan

Disini ditampilkan jumlah pendaftar, Rencana Penerimaan, Passing Grade dan PSB Kendali Mutu. Yang harus dilakukan, berilah ceklist pada cekbox PSB Kendali Mutu kemudian disimpan (klik save). Hal ini dimaksudkan agar sistem memakai passing grade yang kita tentukan sebagai acuan dalam menyeleksi calon siswa. Apabila tidak dilakukan maka sistem akan mengambil nilai terendah dari calon siswa yang mendaftar sebagai passing grade. Setelah proses ini di kolom passing grade yang tampil adalah nilai calon siswa terendah yang masuk Daftar Calon Siswa Di Atas Passing Grade.
(Gbr.155. Passing Grade)
Jika acuan Sekolah dalam menerima calon siswa adalah Rencana Penerimaan (Pagu) dengan mengabaikan Nilai SKHUN / Nilai test siswa, maka cekbox PSB Kendali Mutu tidak perlu diceklist.
VIII.D.2. Daftar Calon Siswa Di Atas Nilai Passing Grade

Ditampilkan daftar calon siswa yang nilainya di atas passing grade. Calon Siswa dalam daftar ini tidak otomatis diterima menjadi siswa, yang diterima adalah yang mendaftar ulang. Daftar ini menjadi acuan sub modul (4.6) Cetak Laporan Calon Siswa >> (4.6.1) Surat Keterangan Status dan (4.6.2) Di Atas Nilai Passing Grade.
95
(Gbr.156. Daftar Calon Siswa di Atas Nilai Passing Grade)
VIII.D.3. Daftar Calon Siswa Di Bawah Nilai Passing Grade

Ditampilkan daftar calon siswa yang nilainya di bawah passing grade. Calon Siswa dalam daftar ini dapat diterima menjadi siswa dengan memilih jalur khusus, atau Sekolah mempunyai pertimbangan tertentu ( misal mempunyai prestasi non akademis, dll ). Apabila Sekolah memutuskan untuk menerima, caranya dengan mendaftar ulang. Daftar ini menjadi acuan sub modul (4.6) Cetak Laporan Calon Siswa >> (4.6.3) Di Bawah Nilai Passing Grade.
(Gbr.157. Daftar Calon Siswa di Bawah Nilai Passing Grade)
Setelah yakin bahwa tidak ada lagi siswa yang mendaftar, maka proses pendaftaran calon siswa dapat ditutup. Caranya klik tombol KRITERIA PENERIMAAN SISWA BARU DITUTUP >> konfirmasi APAKAH KRITERIA PENDAFTARAN CALON SISWA BARU AKAN DITUTUP?? >> klik Yes >> konfirmasi ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN >> klik Yes >> klik save, maka data calon siswa akan masuk ke menu daftar ulang.
96
(Gbr.158. Penutupan Pendaftaran Calon Siswa)
Secara darurat proses yang terlanjur ditutup dapat dibuka kembali melalui modul (99.) Administrator >> (99.2) Administrator >> (99.2.2) Penerimaan Siswa Baru >> (99.2.2.1) Buka Pendaftaran. Caranya : klik pada tombol BUKA KEMBALI SELEKSI PSB >> konfirmasi APAKAH KRITERIA PENDAFTARAN CALON SISWA BARU AKAN DIBUKA KEMBALI?? >> klik Yes >> konfirmasi ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN >> klik Yes.
(Gbr.161. Membuka Kembali Pendaftaran Calon Siswa)
PERINGATAN : Jangan dilakukan berulang-ulang dapat menyebabkan sistem error.
97
VIII.E. Sub Modul (4.5) Pendaftaran Ulang Siswa Baru

VIII.E.1. Data Pendaftaran Ulang Siswa Baru
Ditampilkan Data Jumlah Pendaftar, Rencana Penerimaan, Passing Grade.
(Gbr.162. Pendaftaran Ulang)
VIII.E.2. Daftar Calon Siswa Di Atas Nilai Passing Grade

Beri tanda ceklist pada siswa yang daftar ulang dikolom Mendaftar Ulang lalu disimpan. Klik pada cexbox Mendaftar Ulang >> klik save.
(Gbr.163. Proses Daftar Ulang)
PERHATIAN : Setiap selesai memberi tanda ceklist pada satu calon siswa yang mendaftar ulang harus langsung disimpan (klik save), baru ke calon siswa selanjutnya.
98
VIII.E.3. Daftar Calon Siswa Di Bawah Nilai Passing Grade

Bagi Siswa yang memilih jalur khusus (dengan pertimbangan tertentu diterima) prosesnya sama, berilah ceklist di kolom Mendaftar Ulang kemudian di simpan (klik save).
(Gbr.164. Proses Daftar Ulang)
Pastikan sudah tidak ada lagi calon siswa yang mendaftar ulang, maka proses Pendaftaran Ulang Siswa Baru dapat ditutup. Caranya klik tombol PENDAFTARAN ULANG DITUTUP >> konfirmasi APAKAH PENDAFTARAN ULANG AKAN DITUTUP?? >> klik Yes >> konfirmasi ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN >> klik Yes >> klik save .
(Gbr.165. Pendaftaran Ulang Ditutup)
99
Ketika daftar ulang ditutup maka calon siswa sudah resmi menjadi siswa dan datanya akan masuk di modul (5.) Administrasi Siswa dan Alumni >> (5.1) Pembentukan Data Awal >> (5.1.1) Data Awal Siswa Baru. Secara darurat proses Pendaftaran Ulang yang terlanjur ditutup dapat dibuka kembali melalui modul (99.) Administrator >> (99.2) Administrator >> (99.2.2) Penerimaan Siswa Baru >> (99.2.2.2) Buka Daftar Ulang. Caranya : klik pada tombol BUKA KEMBALI SELEKSI PSB >> konfirmasi APAKAH PENDAFTARAN ULANG CALON SISWA BARU AKAN DIBUKA KEMBALI?? >> klik Yes >> konfirmasi ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN >> klik Yes.
(Gbr.168. Buka Kembali Pendaftaran Ulang)
PERINGATAN : Jangan dilakukan berulang-ulang dapat menyebabkan sistem error.
Setelah Penerimaan Siswa Baru selesai, dan calon siswa resmi menjadi siswa maka proses selanjutnya adalah : Menentukan rombel / kelas Membuatkan NIS
100
VIII.F. Menentukan Rombel/Kelas

Untuk menentukan rombel/kelas dan membuatkan NIS bagi siswa silahkan di buka modul (06.) PAS-Administrasi Akademik .
(Gbr.169. Isi Modul (06). PAS-Administrasi Akademik)
VIII.F.1. Sub Modul (6.1) Transaksi Rutin Kesiswaan VIII.F.1.1. Sub Modul (6.1.2) Penentuan Kelas Siswa Baru
Di sub modul ini akan ditampilkan seluruh siswa baru hasil PSB. Sebelum ditentukan rombelnya data siswa dapat diatur sesuai keinginan, gunakan menu short / filter. Acuan dalam menentukan rombel adalah Nama Wali Kelas ( berdasarkan daftar Wali Kelas di 1.3.1.6 Rombel ). Langkah menentukan rombel : klik Sub Modul (6.1.2) Penentuan Kelas Siswa Baru >> klik Nama siswa >> pilih - klik Nama Wali kelas >> klik save.
(Gbr.170. Menetapkan Wali Kelas)
Pastikan seluruh siswa sudah ditentukan rombelnya dan cek kembali apakah penentuannya sudah benar seperti yang dikehendaki. Bila sudah yakin kemudian >> klik tombol Penentuan Kelas selesai >> konfirmasi PENENTUAN KELAS DIAKHIRI DAN TIDAK ADA LAGI PERUBAHAN >> Klik Yes >> konfirmasi ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN >> klik Yes >> klik save. Setelah proses ini seluruh data siswa akan masuk ke rombel masing-masing ( tampilan hilang ).
101
(Gbr.171. Penentuan Kelas Selesai)
Setelah Penentuan Kelas ditutup apabila ada Penentuan Rombel Siswa yang salah ( harus dipindah), dapat dilakukan melalui modul (99.) Administrator >> (99.2) Administrator >> (99.2.2) Penerimaan Siswa Baru >> (99.2.2.3) Administrasi Akademik >> (99.2.3.4) Pindah Kelas. Caranya : klik pada Pindah Kelas >> klik pada Rombel (tempat record Siswa yang akan dipindah kelas) >> klik pilih Rombel/Nama Wali Kelas Rombel yang baru. >> klik save. Maka data siswa akan berpindah ke
(Gbr.172. Pindah Kelas)
VIII.F.1.2. Sub Modul (6.1.5) Penentuan NIS

Di sub modul ini juga ditampilkan seluruh siswa hasil PSB beserta rombel, tingkat kelas, program pengajaran dan jenis kelamin. Sebelumnya aturlah dahulu data siswa, misal di urutkan berdasarkan abjad, dll ( gunakan menu short ). Setelah data siswa tersusun sesuai keinginan, entrikan NIS terendah di baris no.1 (dalam kolom Nomor Induk) >> klik tombol Urutkan >> konfirmasi NIS AKAN DIURUTKAN BERDASARKAN NIS URUTAN PERTAMA?? ANDA YAKIN?? >> klik Yes , maka akan tersusun NIS secara urut dimulai dari NIS terendah yang dimasukkan tadi. Kemudian akhiri dengan menyimpan (klik save).
102
Isikan NIS terendah >> klik Urutkan >> Yes
(Gbr.173. Penentuan NIS)
Setelah penentuan NIS maka proses PSB telah selesai dan siswa siap mengikuti kegiatan pembelajaran.
Langkah selanjutnya adalah melengkapi data siswa, silahkan di buka modul no.(05). Administrasi Siswa dan Alumni. Lengkapi biodata siswa, dan data-data pendukungnya. Pengisian data pendukung berupa Data Ayah, Data Ibu, Data Wali, Data STTB, Data hobi Seni, Data hobi Olah Raga, Data hobi Organisasi, Data hobi Lain dan Riwayat Sakit akan di uraikan di BAB IX. ENTRI DATA KESISWAAN )
VIII.G. Out Put PSB VIII.G.1. Out Put Cetak Laporan

Beberapa cetak laporan yang disediakan berkaitan dengan Penerimaan Siswa Baru.
(Gbr.174. Out Put Terkait PSB)
103
(Gbr.175. Macam-macam Cetak Out Put PSB)
VIII.G.2. Out Put Data Statistik PSB.
(Gbr.176. Out Put Grafik Terkait PSB)
104
(Gbr.177. Macam-macam Cetak Out Put Grafik PSB)
(Gbr.178. Macam-macam Cetak Out Put Grafik PSB)
105
BAB IX ENTRI DATA KESISWAAN
Selain dengan menjalankan proses Penerimaan Siswa Baru (PSB), mengisikan data-data siswa ke dalam database PAS dapat dilakukan dengan beberapa cara : Entri Manual Impor Data Gabungan Entri Manual dan Impor Data
Silahkan sekolah memilih cara yang akan dipakai dalam mengisikan data ke dalam database PAS disesuaikan dengan kondisi di Sekolah
IX.A. Entri Manual

Buka Modul no. (05) PAS-Administrasi Siswa dan Alumni.
(Gbr.179. Isi Modul (05). PAS-Administrasi Siswa dan Alumni)
IX.A.1. Sub Modul (5.1) Pembentukan Data Awal

IX.A.1.1. Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru
Di sub modul ini kita mengentrikan biodata siswa satu persatu, dicontohkan kita mengisi biodata siswa tingkat X. Klik Sub Modul (5.1) Pembentukan Data Awal >> (5.1.1) Data Awal Siswa baru >> Klik pada Data Awal Siswa >> klik add. Isikan data mulai dari No Induk, Nama Siswa, dst, salah satu data yang diisikan adalah asal SMP dari siswa. Apabila dijumpai bahwa nama SMP dari siswa belum ada di dalam daftar ( mungkin SMP baru atau berasal dari luar wilayah ) maka harus kembali ke sub modul (1.2.3.1) Asal Sekolah Pendaftar untuk menambahkan ( proses menambah data SMP sudah dijelaskan ).
106
Perhatian : Modul (5.1.1) Data Awal Siswa Baru hanya untuk mengentrikan biodata siswa tingkat X saja, sedangkan biodata siswa tingkat XI dan XII di entri lewat modul (5.1.2) Data Awal Siswa Pindahan.
(Gbr.180. Biodata Siswa)
Setelah semua data terisi ( Tulisan warna merah wajib diisi ), kemudian klik save (f2) untuk menyimpan data. Untuk mengisikan biodata Siswa berikutnya (menambah record data), klik add (f5). Lanjutkan mengisi data-data di sub modul Data Ayah, Data Ibu, Data Wali dan seterusnya sampai dengan Riwayat Sakit.
107
Data Ayah / Data Ibu / Data Wali

Ketiga sub modul ini berisi data-data orang tua/wali. Pengisiannya : Klik Sub Modul (5.1.1) Data Awal Siswa baru >> Klik pada Data Ayah >> klik add. Isikan data mulai dari Nama, Tempat/Tanggal Lahir, dst Salah satu data yang diisikan adalah Pekerjaan, apabila dijumpai bahwa nama pekerjaan yang dikehendaki belum ada dalam daftar, maka harus kembali ke sub modul (1.2.3.5) Pekerjaan Orang Tua untuk menambahkan. Lanjutkan mengisi Data Ibu dengan cara yang sama.
(Gbr.181. Data Orang Tua Siswa)
Data STTB
Isikan data nilai STTB dari siswa, Klik Sub Modul Data STTB >> klik add >> pilih klik Mata Pelajaran >> isikan data Nilai >> klik save. Klik add untuk menambah record data.
(Gbr.182. Data STTB Siswa)
108
Data hobi Seni / hobi Olah Raga / hobi Organisasi / hobi lain
Isikan data hobi siswa dari masing-masing kategori. Klik Sub Modul Data Hobi Seni >> klik add >> pilih klik Hobi >> klik save. Klik add untuk menambah record data. Apabila ada macam hobi yang belum ada dalam daftar, maka tambahkan sesuai kategorinya di sub modul (1.2.3.4) Hobi. Lanjutkan mengisi Hobi Olah Raga, Hobi Organisasi dan Hobi Lain.
(Gbr.183. Data Hobi Olah Raga Siswa)
Riwayat Sakit
Berisi data riwayat sakit yang pernah diderita oleh siswa. Klik Sub Modul Riwayat Sakit >> klik add >> isi data pilih klik Penyakit >> klik save. Klik add untuk menambah record data Apabila ada penyakit yang belum ada dalam daftar, maka tambahkan di sub modul (1.2.3.3) Penyakit.
(Gbr. 184. Riwayat Sakit Siswa)
IX.A.2. Sub Modul ( 6.1.2) Penentuan Kelas Siswa Baru

Di sub modul ini akan ditampilkan seluruh data siswa yang dientrikan, sebelum ditentukan rombelnya data siswa dapat diatur sesuai keinginan, gunakan menu short / filter. Acuan dalam menentukan rombel adalah Nama Wali Kelas ( berdasarkan daftar Wali Kelas di 1.3.1.5 Rombel ). Langkah menentukan rombel : Klik Sub Modul (6.1.2) Penentuan Kelas Siswa Baru >> klik Nama siswa >> pilih - klik Nama Wali kelas >> klik save.
(Gbr.185. Penentuan Kelas Siswa Baru)
109
Pastikan seluruh siswa sudah ditentukan rombelnya dan penentuannya sudah benar seperti yang dikehendaki. Bila sudah yakin kemudian >> klik tombol Penentuan Kelas selesai >> konfirmasi PENENTUAN KELAS DIAKHIRI DAN TIDAK ADA LAGI PERUBAHAN >> Klik Yes >> konfirmasi ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN >> klik Yes >> klik save. Setelah proses ini seluruh data siswa akan masuk ke rombel masing-masing ( tampilan hilang ).
IX.A.3. Out Put Data Kesiswaan

IX.A.3.1. Out Put Data Cetak
Jika Siswa sudah ditempatkan ke dalam rombelnya, maka out put berupa cetak daftar siswa di (5.3.1) Daftar Siswa dan Buku induk siswa di (5.3.2) Buku Induk Siswa dapat ditampilkan.
(Gbr.187. Cetak Daftar Siswa)
110
(Gbr.188. Cetak Buku Induk Siswa)
Demikian juga out put berupa daftar siswa per-kelas di (6.3.1) Cetak Daftar Siswa Per-kelas dan formulir absensi di (6.3.2) Cetak Formulir Absensi.
(Gbr.189. Cetak Daftar Siswa Per-Kelas)
111
(Gbr.190. Cetak Formulir Absensi)
IX.A.3.2. Out Put Data Statistik.

Berikut Ini adalah out put berupa data-data grafik yang berkaitan dengan data Kesiswaan
(Gbr.191. Out Put Data Statistik terkait Kesiswaan)
(Gbr.192. Macam-macam Out Put Cetak Statistik Kesiswaan)
112
(Gbr.193. Macam-macam Out Put Cetak Statistik Kesiswaan)
IX.A.3.3. Out Put Data Rekapitulasi
(Gbr.194. Out Put Rekapitulasi Data Kesiswaan)
(Gbr.195. Macam-macam Cetak Rekapitulasi Data Kesiswaan)
113
(Gbr.196. Macam-macam Cetak Rekapitulasi Data Kesiswaan)
IX.A.3.4. Out Put Data Grafik
(Gbr.197. Out Put Data Grafik Kesiswaan)
(Gbr.198. Grafik Data Kesiswaan)
114
IX.B. IMPOR DATA

Data Siswa terdiri dari biodata siswa dan data pendukung ( Data Ayah, Data Ibu, dll ). Biodata siswa dan data pendukungnya semua dapat diimpor. Apabila data siswa dientri manual atau hasil dari PSB, membagi rombelnya juga manual lewat Sub Modul (6.1.2) Penentuan Kelas Siswa Baru. Tetapi bila biodata siswa diimpor maka rombelnya harus diimpor juga. Maka dimanual ini akan dicontohkan mengimpor biodata siswa dan penempatan Rombel/tingkat kelas.
IX.B.1. Persiapan impor Data

Untuk memudahkan proses impor data, maka ada beberapa langkah yang perlu dilakukan:
IX.B.1.1. Membuat folder untuk mengolah data.

Folder sudah dibuat diawal ( ketika impor Biodata Guru ) di direktori E:\ ..dengan nama PERSIAPAN IMPOR.
IX.B.1.2. Membuat folder untuk menampung file excel (. xls)

Sudah dibuat dengan nama DATA EXCEL
IX.B.1.3. Membuat folder untuk menampung file (. Csv)

Sudah dibuat dengan nama DATA CSV.
(Gbr.199. Folder Untuk Persiapan Impor)
IX.B.1.4. Meng-copy file format impor dari aplikasi.

Ada dua file yang harus di copy
1.
File format impor untuk biodata siswa
Klik kanan Start >> klik explore >> klik Local Disk (C:\..) >> klik DEPDIKNAS >> klik Paket Aplikasi sekolah SMA >> klik Import >> klik 06. Kesiswaan >> klik 02. Siswa >> klik 02_01 Biodata Siswa.xls >> klik kanan - copy.
115
Copy format impor untuk Biodata Siswa

(Gbr.200. Copy File Format Impor Untuk Biodata Siswa)
Masukkan ke Folder DATA EXCEL

(Gbr.201. Paste File Format Impor ke Folder DATA EXCEL)
2.
File format impor untuk penempatan Rombel / Tingkat Kelas
Klik kanan Start >> klik explore >> klik Local Disk (C:\..) >> klik DEPDIKNAS >> klik Paket Aplikasi sekolah SMA >> klik Import >> klik 07. Rombongan Belajar >> klik 04.Tingkat Kelas.xls. >> klik kanan copy.
116
Copy Format impor untuk Penempatan Rombel
(Gbr.202. Copy File Format Impor Untuk Tingkat Kelas)
Masukkan ke Folder DATA EXCEL

(Gbr.203. Paste ke Folder DATA EXCEL)
IX.B.1.5. Mengisikan data ke dalam format impor.

Karena data siswa sangat besar, maka untuk memudahkan proses impor biodata siswa dibagi per tingkat kelas dan dibagi lagi per rombel. Di manual ini akan dicontohkan mengimpor biodata siswa tingkat X. Isikan data ke dalam format sesuai petunjuk di template, prioritaskan mengisi kolom yang berwarna merah.
117
Proses memasukkan data dapat dengan mengentri langsung ke dalam format atau meng-copy dari data excel yang sudah ada.
1.
Biodata Siswa
Di dalam file 02_01 Biodata Siswa.xls, buatlah sheet sejumlah rombel di tingkat kelas X dan beri nama sesuai nama rombel ( misal X 1, X 2, X 3, dst ). Kemudian copy format biodata siswa ke semua sheet tadi. Entrikan data-data siswa sesuai rombelnya masing-masing. Di kolom paling depan ( kolom A ) nis, dan di kolom paling akhir ( kolom AR ) no_induk, Isilah dua kolom ini dengan NIS siswa ( Kolom A dan AR datanya sama ). Pada contoh dibawah hanya diisi field yasng berwarna merah.
(Gbr.204. Format Impor Biodata Siswa)
Perhatikan field kd_Jenis_Kelamin yang diisikan adalah kode (1=Laki-laki, 2=Perempuan), tanggal_lahir diisi dengan format M/d/yyyy.
(Gbr.205. Pengisian Data Sesuai Petunjuk Di Template)
118
Kd_golongan_darah dan kd_agama juga diisi kode ( sesuai ketentuan ditemplate), Status_siswa diisi dengan 0, sedang kewarganegaraan diisi WNI atau Indonesia.
Kd_tingkat_kelas , kd_program_pengajaran diisi dengan kode sesuai template. Sedang field diterima_tanggal diisi dengan tanggal penerimaan siswa baru diawal Tahun Ajaran berjalan (dalam format M/d/yyyy). Untuk field hubungi dan tanggung_biaya diisi dengan kode sesuai petunjuk template.
Perhatikan kd_tingkat_kelas, pengisiannya harus benar. Misalnya tingkat kelas X maka harus diisi 01 (format text), tidak boleh diisi 1. Jika diisi secara manual, maka dahului dengan tanda petik ( ), misalnya = 01 >> enter. Juga field diterima_tanggal diisi tanggal pada awal Tahun Ajaran yang yang dipilih ( misal Tahun Ajaran 2009/2010, maka diisi tanggal pada bulan Juli 2009.
119
Setelah selesai mengisi data simpanlah file ini dan beri identitas yang jelas, misal 02_01 Biodata Siswa_Tingkat _X.xls.
(Gbr.208. Simpan File dengan Identitas Jelas)
2.
Rombel
Di dalam file 04 Tingkat Kelas.xls, buatlah sheet sejumlah rombel di tingkat kelas X dan beri nama sesuai nama rombel ( misal X A, X B, X C, dst ). Kemudian copy format rombel ke semua sheet tadi. Kolom A ( nis ) isikan NIS siswa dari masing-masing rombel, atau mongcopy NIS yang ada di file 02_01 Biodata Siswa sesuai dengan rombelnya ( misal X A dapat copy NIS di 02_01 Biodata Siswa_Tingkat X.xls sheet X A, dst ).
(Gbr. 209. Format Impor Untuk Tingkat Kelas)
Untuk mengisi kolom B, C, D, E dapat mengambil data dari dalam Database sesuai petunjuk di template data dapat diimpor dari T_PEGAWAI_ROMBEL
(Gbr.210. Petunjuk di Template)
120
Langkah mengambil data dari dalam Database adalah sbb:
Yang menggunakan Office 2003 ikuti langkah berikut: Klik Data >> Import External Data >> klik New Database Query
Data >> Import External Data>> New Database Query
(Gbr.211. Prosedur Query Data di Office 2003)
Sedang Office 2007 langkahnya sebagai berikut : Klik Data >> From Other Sources >> From Microsoft Query.
Data >> From Other Sources >> From Microsoft Query
(Gbr.212. Prosedur Query Data di Office 2007)
Pilih klik pas_sma >> klik Ok
121
(Gbr.213. Link Ke Database PAS)
Cari klik (pada tanda +) t_pegawai_rombel
(Gbr.214. t_pegawai_rombel)
Klik KD_TAHUN_AJARAN pindahkan ke kolom Query di kanan ( klik tanda > ), pindahkan juga KD_TINGKAT_KELAS, KD_PROGRAM_PENGAJARAN dan KD_ROMBEL >> klik Next
122
(Gbr.215. Query Data)
Akan tampil Query Wizard Filter Data >> klik Next
Akan tampil Query Wizard Sort Order >> klik Next
123
Akan tampil Query Wizard Finish >> klik Finish
Akan tampil window Import Data >> masuklah ke sheet kosong (misal Sheet 2) kemudian tempatkan pointer di cell A1 >> klik OK
Masuk sheet kosong >> letakkan pointer >> klik OK
124
Maka akan ditampilkan data-data berdasarkan kriteria yang kita inginkan ( ada 4 kriteria ) dari seluruh rombel ( satu baris mewakili satu rombel ).
(Gbr.220. Data Hasil Query)
Langkah selanjutnya copylah data sesuai yang di butuhkan, misal untuk kelas X 1 maka copy data yang mewakili rombel X 1 ( biasanya baris paling atas cermati KD _ ROMBEL ).
Ambil data rombel yang mewakili >> Copy

(Gbr.221. Copy Data Sesuai Yang Dibutuhkan)
Tempatkan data di format rombel masing-masing, maka tinggal di copy ke bawah sejumlah siswa di rombel itu. Lanjutkan mengisi kolom kd_status_siswa ( isikan 0 ).
Tempatkan ke format impor >> Copy ke bawah
(Gbr.222. Tempatkan Data Ke Format Impor)
125
Setelah selesai simpanlah file ini, masukkan ke folder DATA EXCEL dan beri identitas yang jelas, misal 04 Tingkat_Kelas_ X.xls.
(Gbr.223. Simpan Data Dengan Identitas Jelas)
IX.B.1.6. Mengubah file Excel menjadi file CSV(.csv).

Sebelum diubah ke dalam file (.csv) koreksi kembali datanya, pastikan sudah benar ( pengkodean, format tanggal, jumlah karakter, dll ). Proses mengubah ke file (.csv) dilakukan ditiap sheet di dalam file 02_01 Biodata Siswa_Tingkat X.xls maupun file 04 Tingkat_Kelas_ X.xls. Jadi file 02_01 Biodata Siswa_Tingkat X.xls maupun file 04 Tingkat_Kelas_ X.xls akan menjadi beberapa file CSV( .csv ) sesuai jumlah sheet/rombel. Tahapan mengubah menjadi File CSV adalah sbb :
Hapuslah template dari format impor

Blok area diatas data yang pertama kemudian hapus ( delete row ), caranya : Klik pada row diatas data pertama (pada row yang diberi warna pada kolom nomor) klik tahan tarik keatas sampai habis >> klik kanan delete.
Blok area diatas Data >> Delete
(Gbr.224. Hapus Area Diatas Data)
Hapus area kosong setelah data terakhir

Blok area setelah data terakhir, kemudian hapus ( delete row ). caranya : Klik pada row dibawah data terakhir (pada row yang diberi warna pada kolom nomor/paling kiri) klik tahan tarik kebawah (lebih banyak lebih baik) >> klik kanan delete.
126
Blok area dibawah Data >> Delete
(Gbr.225. Hapus Area Dibawah Data)
Mengubah ke file CSV(.csv) 1.

save in >> klik save.
Biodata Siswa
= PERSIAPAN IMPOR >> DATA CSV, File name =
Prosesnya : Setelah hanya tertinggal data >> klik File >> save as >> ( Biodata_Siswa_XA.csv, Save as type = CSV ( Comma Delimited ) (*.csv))
Ubah ke Format CSV >> Beri nama: Biodata_Siswa_... >> simpan di Folder DATA CSV
(Gbr.226. Mengubah Ke File CSV)
2.
Rombel
File name =
Prosesnya : Setelah hanya tertinggal data >> klik File >> save as >> ( save in = PERSIAPAN IMPOR >> DATA CSV, >> klik save. Tingkat_Kelas_XA.csv, Save as type = CSV ( Comma Delimited ) (*.csv))
127
Ubah ke Format CSV >> Beri nama: Tingkat_Kelas_... >> simpan di Folder DATA CSV
(Gbr.227. Mengubah Ke File CSV)
IX.B.2. PROSES IMPOR

Selanjutnya setelah file CSV( .csv) siap maka proses impor data dapat dilakukan. Agar mudah impor data siswa dilakukan per rombel/kelas. Jadi prosesnya biodata diimpor dulu kemudian dilanjutkan impor tingkat kelasnya, misal impor biodata siswa X1 dilanjutkan tingkat kelas X1, demikian seterusnya. Langkah-langkahnya sbb :
Buka modul aplikasi impor

Untuk melakukan impor data buka modul aplikasi PAS no. (09.) PAS Import.
(Gbr.228. Login PAS-Import)
Cari dan buka file ( .csv) yang akan diimpor

Klik Browse >> E:\ PERSIAPAN IMPOR >> DATA CSV >> Biodata_Siswa_XA.csv >> Open.
128
Browse, arahkan ke file CSV: Biodata_Siswa_... >> open
(Gbr.229. Impor Biodata Siswa)
Klik Import to >> klik 06. Kesiswaan >> klik 02. Siswa >> klik 02_01. Biodata Siswa >> klik Import.
Arahkan ke Kesiswaan >> Biodata Siswa >> Import
(Gbr.230. Impor Biodata Siswa)
(Gbr.231. Konfirmasi Impor Berhasil)
Jika berhasil maka muncul konfirmasi Data Selesai diimport
129
Lanjutkan klik Browse >> E:\ PERSIAPAN IMPOR >> DATA CSV >> Tingkat_Kelas_XA.csv >> klik Open.
Browse, arahkan ke file CSV: Tingkat_Kelas_... >> open
(Gbr.232. Impor Tingkat Kelas)
Klik Import to >> klik 07. Rombongan Belajar >> klik 04. Tingkat Kelas >> klik Import.
Arahkan ke Rombongan Belajar >> Tingkat Kelas >> Import
(Gbr.233. Impor Tingkat Kelas)
Jika berhasil muncul konfirmasi Data Selesai diimport >> klik ok >> kemudian klik keluar.
130
(Gbr.234. Konfirmasi Impor Berhasil)
Setelah selesai proses impor, periksalah ke dalam aplikasi PAS di (5.1.1) Data Awal Siswa Baru, apakah benar data yang diimpor sudah masuk. Jika impor gagal maka perbaiki kembali data yang masih dalam file excel, karena file ( .csv ) tidak dapat di edit. Setelah diperbaiki ubah kembali dalam format file (. Csv ) kemudian diimpor ulang.
Berikut beberapa peringatan gagal impor dan solusinya : Data tidak valid
Ada data yang formatnya salah, teliti kembali datanya. Data Ganda Jika ada peringatan data ganda ada dua kemungkinan, yang pertama NIS Siswa ada yang sama ( kalau Nama boleh sama ), yang kedua di dalam aplikasi PAS sudah tersimpan data yang sama dengan data yang diimpor. Coba diperiksa kembali.
Masih ada kolom yang belum terisi

Berarti masih ada kolom berwarna merah di format impor yang belum diisi.
IX.C. GABUNGAN ENTRI MANUAL DAN IMPOR DATA

Memasukkan data Kesiswaan ke database PAS dapat juga dengan memakai dua cara diatas, jadi ada data yang diimpor dan ada data yang di entrikan. Misalnya Biodata Siswa diimpor sedang data-data pendukungnya seperti Data Ayah, Data Ibu, dll dientrikan secara manual. Pengentrian data dapat memanfaatkan jaringan LAN komputer , caranya : Instal PAS dalam jaringan misal satu server dengan beberapa client. Cetak formulir kosong kesiswaan: (99.) Administrator >> (99.1) Cetak >> (99.1.3) Cetak Formulir >> (99.1.3.5) Formulir Siswa.
131
(Gbr.235. Formulir Biodata Siswa)
Bagikan formulir kepada para Siswa untuk diisi. Pandulah para Siswa untuk mengentrikan sendiri data-datanya ke aplikasi PAS ( dengan membawa formulir yang telah diisi ) melalui beberapa komputer client. Setelah semua proses selesai, periksalah beberapa cetak laporan mengenai data kesiswaan, mulai modul (05.) Administrasi Siswa dan Alumni >> (5.3) Cetak Laporan Siswa, juga ada di modul (06.) Administrasi Akademik >> (6.3) Cetak.
BACK UP DATA ke - 5
Setelah menyelesaikan entri data Siswa baik melalui proses PSB, di entri lewat Pembentukan Data Awal, maupun diimpor, maka kembali buatlah back up data. Buatlah back up 05. DATA SISWA. Lakukan proses back up data seperti yang diuraikan di awal. Jadi selama proses membangun Database PAS minimal dibuat lima kali back up data. Back up data selanjutnya ketika PAS sudah operasional dapat dilakukan setiap periode waktu tertentu, misalnya sebulan sekali.
(Gbr.236. Back Up Ke-5)
132
Setelah proses memasukkan data mulai Data Administrasi Sekolah sampai dengan Data Siswa selesai dilakukan maka pada hakekatnya Database PAS telah selesai dibangun. Semua data Referensi dan Data Master telah lengkap. Berarti Database PAS telah siap dioperasikan dengan memasukkan data-data Transaksional sejalan siklus periodikal pembelajaran di Sekolah.
IX.D. Out Put Cetak LISM & Profil Sekolah

Setelah selesai mengisikan data-data Referensi, Data Kepegawaian, Kurikulum sampai dengan data Kesiswaan, maka out put PAS yang merangkum semua data yang telah diisikan itu dapat dilihat di cetak LISM di Sub Modul (2.4.1) Individu Sekolah dan di Sub Modul (2.5) Cetak Profil Sekolah.
(Gbr.237. Cetak LISM Individu Sekolah)
133
134
(Gbr.239. Cetak Profil Sekolah)
135
BAB X DATA TRANSAKSIONAL
X.A. DATA SILABUS

Mengisikan data-data silabus ( Standart Kompetensi, Kompetensi Dasar, dll ) untuk semua mata pelajaran diajarkan. Buka Modul (01) PAS-Referensi >> (1.1) Referensi Tingkat Nasional >> (1.1.5) Akademik >> (1.1.5.4) Kurikulum Nasional.
(Gbr.240. Sub Modul Kurikulum Nasional)
Di modul ini sudah disediakan data Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar untuk seluruh Mata Pelajaran. Yang diisi adalah data-data di Kurikulum KTSP, maka setelah modul dibuka scroll ke bawah sampai muncul Kurikulum KTSP.
(Gbr.241. Data Silabus)
Karena Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar telah diisi data, maka tinggal melanjutkan pengisian ke Indikator Pencapaian, Materi Pokok dan seterusnya beserta Aspek Penilaiannya. Tatacara pengisiannya tidak berbeda dengan pengisian data silabus untuk mata pelajaran Mulok (Diuraikan secara lengkap di Sub Modul (1.2.4.3) Kurikulum Muatan Lokal). Out put data cetak terdapat di Sub Modul (99.1.1) Cetak Kurikulum.
136
X.B. PERPINDAHAN SISWA

X.B.1 Sub Modul (5.1.2) Data Awal siswa Pindahan
Sub modul ini diisi jika ada siswa pindahan dari sekolah lain. Disini dientrikan biodata siswa pindahan, salah satu data yang diisi adalah asal SMA dari siswa pindahan. Apabila dijumpai bahwa nama SMA dari siswa pindahan belum ada di dalam daftar ( mungkin SMA baru atau berasal dari luar wilayah ) maka harus kembali ke sub modul (1.2.3.2) Sekolah Setingkat untuk menambahkan. Tata cara pengisian sama dengan pengisian di Sub Modul (5.1.1) Data Awal siswa Baru.
(Gbr.242. Asal Sekolah Pindahan)
X.B.2 Sub Modul ( 6.1.4) Penentuan Kelas Siswa Pindahan

Ditampilkan data siswa pindahan, tata cara penentuan kelas siswa pindahan sama dengan penentuan kelas siswa baru di Sub Modul (6.1.2) Penentuan Kelas Siswa Baru.
(Gbr.243. Penentuan Kelas Siswa Pindahan)
137
X.B.3. Sub Modul (5.2) Pemeliharaan Data Induk X.B.3.1. Sub Modul ( 5.2.1) Data Siswa
Pemeliharaan Data Induk Siswa berguna untuk merevisi apabila biodata siswa dan data pendukungnya ada yang salah atau ada data yang berubah. Sub modul yang ada disini selain data-data pelengkap biodata siswa, juga berisi :
Data Cuti
Untuk mencatat bila ada siswa yang cuti. Cara pengisiannya : klik Sub Modul ( 5.2.1) Data Siswa >> klik Data Cuti >> klik add. Isikan data mulai Tanggal Cuti, Tanggal masuk dan Keterangan. Klik save (f2) untuk menyimpan, klik add (f5) untuk menambah record data.
(Gbr.244. Data Cuti)
Data Pindah Sekolah.

Untuk mencatat data siswa yang pindah, meliputi tujuan dan alasan pindah. Klik Sub Modul Data Pindah Sekolah >> klik add, isikan data. Apabila tujuan SMA siswa yang pindah belum ada di dalam daftar ( mungkin SMA baru atau berada diluar wilayah ) maka harus kembali ke sub modul (1.2.3.2) Sekolah Setingkat untuk menambahkan. Klik save (f2) untuk menyimpan, add (f5) menambah record data.
(Gbr.245. Data Pindah Sekolah)
Cetak daftar siswa pindah dapat dilihat di sub modul (5.3.7) Siswa Pindah Sekolah.
(Gbr.246. Cetak Daftar Siswa Pindah Sekolah)
138
Data Putus sekolah

Untuk mencatat data siswa yang putus sekolah. Klik Sub Modul Data Putus Sekolah >> klik add >> isikan data Tanggal Keluar dan Alasan Keluar. Klik save (f2) untuk menyimpan, klik add (f5) untuk menambah record data.
(Gbr.247. Data Putus Sekolah)
Cetak daftar siswa putus sekolah dapat dilihat di sub modul (5.3.6) Siswa Putus Sekolah.
(Gbr.248. Cetak Daftar Siswa Putus Sekolah)
X.C. PERILAKU SISWA

X.C.1 Sub Modul (6.2.1) Absensi Siswa Absen harian siswa .
Absensi siswa sehari-hari yang dimasukkan ke aplikasi PAS hanya data siswa yang tidak masuk saja. Cara Pengisiannya : Klik Sub Modul (6.2.1) Absensi Siswa >> Klik No. Kelas ( misal X1) >> klik Absensi Siswa >> klik add. Isikan data pilih klik Nis >> entri Tanggal >> pilih klik Status Absen >> isi Keterangan >> klik save. Klik add untuk menambah record data. Pengisian data Absen untuk Rombel lainnya tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.
Data absen selama satu semester akan direkab dan dipakai acuan data absensi dicetak rapor siswa.
139
(Gbr.249. Absensi Siswa)
Sub modul ini berhubungan dengan (6.1.6) Rekab Absensi Siswa dan (7.1.4) Rapor. Untuk mengumpulkan data absensi siswa, tersedia cetak formulir absensi siswa di (6.3.2) Cetak formulir Absensi.
X.C.2 Sub Modul (6.2.2) Pelanggaran siswa .

Diisi data-data pelanggaran siswa terhadap peraturan/tata tertib di sekolah beserta sanksi yang di berikan. Klik Sub Modul (6.2.2) Pelanggaran Siswa >> klik add. Isikan data, klik save untuk menyimpan dan klik add untuk menambah record data.
(Gbr.250. Pelanggaran Siswa)
Jika ada siswa yang terkena sanksi Drop Out ( D O ), maka setelah dicatat di sub modul (6.2.2) Pelanggaran Siswa di teruskan dengan dicatat di (5.2.1) Pemeliharaan Data Siswa sebagai siswa putus sekolah.
140
Out put berupa Cetak Daftar Pelanggaran Siswa dapat dilihat di sub modul (6.3.6) Cetak Pelanggaran Siswa.
(Gbr.251. Cetak Daftar Pelanggaran Siswa)
X.D. TRANSAKSI AKADEMIK SISWA

X.D.1 Sub Modul (7.1.1) Penilaian Unjuk Kerja
Sub Modul (7.1.1) Penilaian Unjuk Kerja ini dapat diisi jika data-data silabus (Standar Kompetensi, Kompetensi Dasar s/d Aspek penilaian ) di sub Modul (1.1.5.4) Kurikulum Nasional untuk mata pelajaran yang bersangkutan telah diisi. Isian data dibagi ke dalam 4 sub modul, yaitu : Aspek Penilaian Per Standar Kompetensi, Aspek Penilaian Per Kompetensi Dasar, Aspek Penilaian Per Indikator Pencapaian dan Aspek Penilaian Per Materi Pokok.
Cara pengisiannya: Klik Sub Modul (7.1.1) Penilaian Unjuk Kerja >> pilih klik pada Tingkat Kelas, Program Pengajaran dan mata pelajaran yang dituju. Maka data-data aspek penilaian yang diisikan di Sub Modul (1.1.5.4) Kurikulum Nasional akan ditampilkan di window bawah.
Klik Panah merah untuk melanjutkan
(Gbr.252. Aspek Penilaian per-Standart Kompetensi)
141
Pengisian data dapat dimulai dari Aspek Penialaian Per Standar Kompetensi, Caranya : Klik Sub Modul Aspek Penilaian Per Standar Kompetensi >> klik panah merah di sudut kanan atas >> klik Unjuk Kerja Standar Kompetensi >> isikan data. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data
(Gbr.253. Unjuk Kerja Standart Kompetensi)
Lanjutkan dengan mengisi Portofolio Standar Kompetensi, Caranya : klik Sub Modul Portofolio Standar Kompetensi >> klik add >> isikan data. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data
(Gbr.254. Portofolio Standart Kompetensi)
Tatacara pengisian data untuk Aspek Penilaian Per Kompetensi Dasar, Aspek Penilaian Per Indikator Pencapaian dan Aspek Penilaian Per Materi pokok sama seperti pengisian data di Aspek Penilaian Per Standar Kompetensi yang sudah dijelaskan diatas.
142
Cetak Portofolio siswa dapat dilihat di Sub Modul (7.2.2) Portofolio Siswa.
(Gbr.255. Cetak Portofolio Siswa)
X.D.2 Sub Modul (7.1.2) Lembar Pengamatan

Berisi data hasil pengamatan dari kepribadian siswa. Cara pengisiannya : Klik Sub Modul (7.1.2) Lembar Pengamatan >> klik pada Rombel yang dituju >> klik sub modul Lembar Pengamatan >> klik add >> isikan dengan parameter kepribadian yang disediakan (Keterbukaan, Ketekunan Belajar, Kerajinan, Tenggang Rasa, dll). Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.256. Lembar Pengamatan)
143
Cetak Lembar Pengamatan dapat dilihat di Sub Modul (7.2.3) Lembar Pengamatan.
(Gbr.257. Cetak Lembar Pengamatan Sikap Siswa)
X.D.3 Sub Modul (7.1.3) Penilaian berdasarkan tagihan

Berisi data nilai siswa dengan macam-macam jenis tagihan dari semua mata pelajaran yang diajarkan. Cara pengisiannya : Klik Sub Modul (7.1.3) Penilaian Berdasarkan Tagihan >> klik pada salah satu Rombel (misal X 1) >> Klik Nama Mata Pelajaran >> klik add. Isikan data : Pada field No induk >> pilih klik Nama Siswa >> pilih klik Jenis Tagihan >> pilih klik Ranah Penilaian >> entri Nilai ke >> pilih klik Status Remidial >> pilih klik Jenis Nilai >> entrikan data Nilai. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data. Pengisian data Penilaian untuk Rombel lainnya tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.
(Gbr.258. Penilaian Berdasarkan Tagihan)
144
Semua data nilai siswa yang di entrikan di sub modul ini akan tampil di sub modul (7.2.4) Daftar Nilai Siswa.
(Gbr.259. Cetak Daftar Nilai Siswa)
X.E. TRANSAKSI KEUANGAN

X.E.1 Sub Modul (8.1.1) Pembayaran siswa
Diisi data-data siswa yang mendapatkan keringanan pembayaran. Cara
pengisiannya : Klik Sub Modul (8.1.1) Pembayaran Siswa >> klik pada salah satu Rombel (misal X 1) >> Klik Keringanan >> Klik add >> isikan data siswa yang mendapat keringanan. Klik save untuk menyimpan, add untuk menambah record data.
(Gbr.260. Keringanan Pembayaran)
Lanjutkan mengisi data transaksi pembayaran siswa: Klik Pembayaran >> klik add. Isikan data : Pada field No induk >> pilih klik Nama Siswa >> pilih klik Pembayaran Siswa >> entrikan Tanggal Bayar >> entrikan Jumlah Bayar >> isi Keterangan. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.
145
(Gbr.261. Pembayaran)
Cetak laporan pembayaran siswa ada di sub modul (8.3.1) Laporan Pembayaran Siswa.
(Gbr. 262. Cetak Laporan Pembayaran Siswa)
X.E.2 Sub Modul (8.2.1) Penerimaan Dana

Diisi data penerimaan dana di Sekolah dari berbagai sumber. Cara pengisiannya: Klik Sub Modul (8.2.1) Penerimaan Dana >> klik add >> klik pilih Anggaran >> entrikan Tanggal >> entrikan Jumlah Uang. menyimpan, klik add untuk menambah record data. Mata
Klik save untuk
146
(Gbr.263. Penerimaan Dana)
X.E.3 Sub Modul (8.2.2) Pengeluaran Dana

Diisi data pengeluaran dana dari Sekolah. Klik Sub Modul (8.2.2) Pengeluaran Dana >> klik add >> klik pilih Mata Anggaran >> entrikan Tanggal >> entrikan Jumlah Uang. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.
(Gbr. 264. Pengeluaran Dana)
Data di Modul (8.2.1) Penerimaan Dana dan Modul (8.2.2) Pengeluaran Dana akan ditampilkan pada cetak LISM di sub Modul (2.4.1) Individu Sekolah poin F. BIAYA pada periode TAHUN AJARAN BERIKUTNYA / TAHUN AJARAN DEPAN.
147
X.E.4 Sub Modul (8.2.3) Subsidi

Diiisi data data subsidi yang diterima oleh Sekolah. Klik Sub Modul (8.2.3) Subsidi >> klik add >> Isikan data. Pilih klik Jenis Bantuan >> entrikan Tahun >> entrikan Sumber Bantuan >> entrikan Jumlah Dana >> entrikan Dana Pendamping (bila ada) >> entrikan Peruntukan Dana. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.266. Subsidi)
Data di sub Modul (8.2.3) Subsidi ditampilkan pada cetak LISM sub Modul (2.4.1) Individu Sekolah poin H. BANTUAN/BLOCK GRANT/SUBSIDI DAN BEASISWA.
(Gbr.267. Cetak LISM)
X.E.5 Sub Modul (8.2.4) Bea Siswa

Diisi data data siswa yang mendapatkan beasiswa. Klik Sub Modul (8.2.4) Bea Siswa >> klik add >> Isikan Data. Pada field No induk Siswa >> pilih klik Nama Siswa >> pilih klik Nama Bea Siswa >> entrikan Keterangan >> entrikan Tahun Masuk >> entrikan Jumlah Bea Siswa Per Bulan. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.268. Bea Siswa)
148
Data Laporan Bea Siswa akan ditampilkan di sub Modul (8.3.2) Laporan Bea Siswa.
(Gbr.269. Cetak Daftar Penerima Beasiswa)
149
BAB XI SIKLUS PERIODIKAL PEMBELAJARAN
XI.A. AKHIR PERIODE SEMESTER

Selama kegiatan pembelajaran di semester ganjil berlangsung, semua data-data transaksional dimasukkan sebagaimana di uraikan di BAB V. DATA TRANSAKSIONAL. Kegiatan Belajar Mengajar di semester ganjil berakhir di tandai dengan dilangsungkannya ujian semester dan pembagian Rapor. Di semua tingkat kelas ( X, XI, XII ) ada beberapa hal yang harus dilakukan sebagai berikut :
XI.A.1 Sub Modul (6.1.6) Rekap Absensi Siswa Di sub modul ini akan ditampilkan data absensi dari seluruh siswa selama satu semester. Data absen ini harus direkab, sebelumnya periksalah dan pastikan data absen yang akan direkab sudah benar. Caranya : Klik Sub Modul (6.1.6) Rekap Absensi Siswa >> box Rekap Absensi Siswa di ceklist ( Row paling
bawah ) >> konfirmasi REKAP ABSENSI SISWA AKAN DILAKUKAN ? >> klik Yes.
Rekap Absensi Siswa >> Yes
(Gbr.270. Rekab Absen)
Konfirmasi ANDA YAKIN?? KARENA REKAP ABSENSI TIDAK DAPAT DILAKUKAN LAGI !!! >> klik Yes.
150
Akan
ditanyakan
tanggal pembagian rapor. Isikan rencana tanggal pembagian
Rapor dengan format BULAN TANGGAL TAHUN >> klik Ok..
(Gbr.272. Tanggal Pembagian Rapor)
Muncul konfirmasi Apakah Pengisian Rapor akan dilakukan secara otomastis ?, klik Yes apabila memilih secara otomastis dan klik No apabila memilih tidak otomatis. Metodhe pengisian Rapor secara otomatis maupun tidak otomatis akan dijelaskan di bagian tata cara pengisian Rapor.
(Gbr.273. Pemilihan Methode Pengisian Rapor)
Data absen yang direkap akan otomatis masuk kedalam data absensi masing-masing siswa di cetak rapor. Apabila setelah direkap ternyata ada data-data absen yang salah atau akan mengubah methode pengisisan rapor yang sudah dipilih sebelumnya, maka Administrator dapat membuka kembali Rekap Absensi lewat (99.) Administrator >> (99.2) Administrator >> (99.2.3) Administrasi Akademik >> (99.2.3.2) Buka Rekap Absensi.
151
Buka Rekap Absensi Siswa >> Yes
(Gbr.274. Membatalkan Rekab Absen)
XI.A.2 . Sub Modul (7.1.4) Rapor

Setelah absen direkab maka dapat melanjutkan untuk mengisikan data nilai ke Rapor. Methode pengisian data Rapor ada dua macam yaitu:
XI.A.2.1. Otomatis
Apabila memilih methode pengisian secara otomatis, maka pada waktu tahapan Rekap Absensi ketika muncul konfirmasi Apakah Pengisian Rapor akan dilakukan secara otomastis ?, pilih - klik Yes.
(Gbr.275. Konfirmasi )
Selanjutnya untuk mengisikan data Rapor silahkan dibuka sub modul (7.1.4) Rapor. Akan ditampilkan seluruh rombel beserta wali kelasnya, pilih rombel yang akan diisi rapornya dari daftar rombel. Klik salah satu Rombel (misal X 1).
Di bagian Catatan dan Absensi rapor ditampilkan data rekap absensi dari siswa selama satu semester, Isilah kolom Catatan dengan pesan/catatan dari wali kelas untuk siswa yang bersangkutan yang akan ditampilkan dicetak rapor.
152
(Gbr.276. Data Rekab Absen Siswa )
Di seluruh mata pelajaran otomatis ditampilkan daftar siswa, kecuali mata pelajaran Bahasa Asing, Ektrakurikuler dan Organisasi. Jadi tinggal mengisikan data nilai dan kompetensi.
Isikan nilai rapor dari siswa ke tiap-tiap mata pelajaran. Caranya: Klik pada Mata Pelajaran tertentu (misal Bahasa Inggris) >> Otomatis akan ditampilkan daftar siswa dari rombel yang dipilih. Isikan data nilai Kognitif >> Psikomotor >> Afektif >> kemudian entrikan Kompetensi. Klik save untuk menyimpan, lanjutkan ke siswa yang lain. Untuk pengisian Mata Pelajaran yang lain, tatacaranya sama seperti yang diuraikan diatas.
(Gbr.277. Pengisian Nilai dan Kompetensi)
153
XI.A.2.2. Tidak Otomatis.

Apabila memilih methode pengisian tidak secara otomatis, maka pada waktu tahapan Rekap Absensi ketika muncul konfirmasi Apakah Pengisian Rapor akan dilakukan secara otomastis ?, pilih - klik No.
Dengan methode pengisian tidak otomatis, pengisian data-data nilai pada sebagian besar mata pelajaran tidak dapat dilakukan lewat aplikasi karena menu untuk editing data menjadi tidak aktif. Untuk melihatnya buka sub modul (7.1.4) Rapor.
Menu editing data tidak aktif
(Gbr.279. Data Rekab Absen Siswa)
Pada methode ini pengisian data Rapor adalah gabungan dua model pengisian data , yaitu dengan cara manual (entry data) dan dengan cara Impor.
154
A.
Manual
Ada beberapa bagian Rapor yang pengisiannya dapat menggunakan cara manual (entry data):
Catatan dan Absensi rapor Ditampilkan data rekap absensi dari siswa selama satu semester, Isilah kolom Catatan dengan pesan/catatan dari wali kelas untuk siswa yang bersangkutan yang akan ditampilkan dicetak rapor.
(Gbr.280. Catatan dan Absensi Rapor)
Bahasa Asing Pengisian data nilai untuk Bahasa Asing dengan cara manual. Klik Bahasa Asing >> klik add. Isikan data : Pada field No induk >> pilih klik Nama Siswa >> pilih klik Mata Pelajaran Diajarkan >> entri nilai Kognitif >> entri Nilai Psikomotor >> pilih klik Afektif >> entri Kompetensi. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.281. Bahasa Asing)
155
Pengisian data Bahasa Asing juga dapat dilakukan dengan cara impor data (dijelaskan di bagian B. Impor)
Muatan Lokal Cara Pengisiannya, Klik Muatan Lokal >> klik add. Isikan data : Pada field No induk >> pilih klik Nama Siswa >> pilih klik Mata Pelajaran Diajarkan >> entri nilai Kognitif >> entri Nilai Psikomotor >> pilih klik Afektif >> entri Kompetensi. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.282. Muatan Lokal)
Pengisian data Muatan Lokal juga dapat dilakukan dengan cara impor data (dijelaskan di bagian B. Impor)
Ekstrakurikuler Klik Ekstrakurikuler >> klik add. Isikan data : Pada field No induk >> pilih klik Nama Siswa >> pilih klik Ekstrakurukuler >> entri Keterangan. Apabila siswa mengikuti lebih dari satu jenis Kegiatan Ekstrakurikuler, maka tambahkan di record berikutnya. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.283. Ekstrakurikuler)
156
Pengisian data Ekstrakurikuler juga dapat dilakukan dengan cara impor data (dijelaskan di bagian B. Impor)
Organisasi Diisi dengan data-data siswa yang aktif dalam kepengurusan organisasi di sekolah. Cara Pengisiannya, Klik Organisasi >> klik add. Isikan data : Pada field No induk >> pilih klik Nama Siswa >> pilih klik Organisasi >> entri Keterangan. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.
(Gbr.284. Organisasi)
B.
Impor
Pengisian data-data penilaian untuk mata pelajaran yang lain, dilakukan dengan cara impor. Impor data Rapor di bagi ke dalam tiga bagian/tahap.
Nilai Rapor Copy file format impor untuk impor nilai Rapor di Depdiknas >> Paket Aplikasi Sekolah SMA >> Import >> 09. Penilaian >> 06_Nilai_Rapor. Isikan data sesuai petunjuk di template.
(Gbr.285. Format Impor untuk Nilai Rapor)
157
(Gbr.286. Lanjutan Format Impor Untuk Nilai Rapor)
Setelah diisi lanjutkan dengan mengubah ke dalam format CSV, dan diimpor lewat modul 09. PAS-Import.
Nilai Kepribadian Copy file format impor untuk impor nilai Rapor di Depdiknas >> Paket Aplikasi Sekolah SMA >> Import >> 09. Penilaian >> 07_Nilai_Kepribadian. Isikan data sesuai petunjuk di template.
(Gbr.287. Format impor untuk Nilai Kepribadian)
158
(Gbr.288. Lanjutan Format Impor untuk Nilai Kepribadian)
Setelah diisi lanjutkan dengan mengubah ke dalam format CSV, dan diimpor lewat modul 09. PAS-Import.
Nilai Ekstrakurikuler Copy file format impor untuk impor nilai Rapor di Depdiknas >> Paket Aplikasi Sekolah SMA >> Import >> 09. Penilaian >> 08_Nilai_Ekstrakurikuler. Isikan data sesuai petunjuk di template.
(Gbr.289. Format Impor untuk Nilai Ekstrakurikuler)
159
(Gbr.290. Lanjutan Format Impor untuk Nilai Ekstrakurikuler)
XI.A.3 Sub Modul (6.3.4) Cetak rapor

Setelah pengisian data-data nilai Rapor dan kompetensi siswa selesai, maka akan dihasilkan cetak rapor.
(Gbr.291. Cetak Rapor)
160
(Gbr.292. Lanjutan Cetak Rapor)
XI.B. AWAL PERIODE SEMESTER

Di awal semester Genap ada beberapa referensi yang harus dikoreksi/diisi karena datadata didalamnya mungkin mengalami perubahan. Tabel referensi itu adalah : (1.3.2) Referensi Periodikal Per semester > ( Penugasan Guru Mengajar, Jadwal Pelajaran ).
161
(Gbr.293. Referensi Periodikal Per Semester)
Selama kegiatan pembelajaran di semester genap berlangsung, isikan data-data transaksional sebagaimana di uraikan di BAB V. DATA TRANSAKSIONAL.
XI.C. AKHIR PERIODE TAHUNAN

Kegiatan Belajar Mengajar di semester genap berakhir di tandai dengan dilangsungkannya ujian semester dan ujian nasional bagi siswa tingkat kelas XII. Di akhir Semester Genap yang berarti juga akhir Tahun Ajaran ada beberapa hal yang harus dilakukan sebagai berikut :
XI.C.1. Sub Modul (6.1.6) Rekab Absensi Siswa

Lakukan tahapan rekab absensi, tata cara rekab absensi sama seperti rekab abseni di semester ganjil yang telah diuraikan diatas.
XI.C.2. Pendaftaran Peserta UAN di Sub Modul (6.1.7) Kenaikan Kelas

Untuk melakukan proses pendaftaran peserta UAN bagi siswa tingkat XII ada di sub modul (6.1.7) Kenaikan Kelas di sub Penentuan Peserta UAN. Buka Sub Modul (6.1.7) Kenaikan Kelas >> Klik pada tingkat XII (missal XII IPA 1) >> Klik pada Sub Penentuan Peserta UAN >> klik (ceklistt) pada box Peserta EBTA/UAN >> isi No EBTA/UAN >> klik save, lanjutkan ke siswa yang lain.
(Gbr.294. Penentuan Peserta UAN)
162
Out Put berupa cetak Daftar Peserta Ujian Nasional dapat dilihat di sub modul (6.3.3) Cetak Peserta UAN.
(Gbr.295. Cetak Daftar Peserta UAN)
XI.C.3. Sub Modul (7.1.5) UAN

Setelah didaftarkan kemudian siswa akan mengikuti Ujian Akhir Nasional (UAN), maka siswa akan mendapatkan nilai UAN. Untuk mengentrikan nilai UAN buka di sub modul (7.1.5) UAN.
Cara pengisiannya : Klik Sub Modul (7.1.5) UAN >> klik pada salah satu Rombel (misalnya XII IPA 1) >> Klik Nama Mata Pelajaran >> klik add. Isikan data : Pada field No induk >> pilih klik Nama Siswa >> entrikan data Nilai ( hati-hati range nilai UAN adalah 0 10 ) >> isi Keterangan. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data.
163
(Gbr.296. Nilai UAN)
Data Statistic nilai rata-rata UAN siswa dari Tahun Ajaran sebelumnya dapat dilihat di sub modul (7.2.5) Statistik Nila Rata-rata UAN Siswa ( data statistic ini akan tampil jika PAS sudah dijalankan lebih dari satu tahun ajaran).
(Gbr.297. Statistik Nilai Rata-rata UN)
XI.C.4. Sub Modul (7.1.4) Rapor

Mengisikan data nilai Rapor Semester Genap. Methode pengisian nilai Rapor tatacaranya sama dengan methode pengisian rapor di Semester Ganjil seperti yang telah diuraikan diatas.
164
XI.C.5. Sub Modul (7.1.6) STTB

Mengisikan data nilai STTB untuk siswa kelas XII. Caranya: Klik Sub Modul (7.1.6) STTB >> klik pada salah satu Rombel ( Tingkat XII ) >> klik pada Mata Pelajaran (misal Agama) >> klik add. Isikan data: Pada field No induk Siswa >> pilih klik Nama Siswa >> Pilih klik Mata Pelajaran Diajarkan >> entri Nilai. Klik save untuk menyimpan, klik add untuk menambah record data. Pengisian untuk Mata Pelajaran yang lain, caranya sama seperti yang diuraikan diatas.
(Gbr.298. Nilai STTB)
XI.C.6. Sub Modul (6.1.7) Kenaikan kelas XI.C.6.1. Proses menaikan kelas untuk siswa kelas X dan XI.
Caranya: Klik Sub Modul (6.1.7) Kenaikan Kelas >> klik pada salah satu Rombel (misal X 1) >> Klik Kenaikan Siswa >> pilih Ya jika Naik Kelas atau pilih Tidak jika tidak naik kelas >> klik save.
(Gbr.299. Kenaikan Kelas)
165
Setelah proses penentuan Ya/Tidak (naik/tidak naik) selesai, teruskan dengan mengklik tombol Tutup Tahun Ajaran >> konfirmasi AKAN MENUTUP TAHUN AJARAN ?? >> klik Yes >> konfirmasi ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN !! >> Klik Yes.
Tutup Tahun Ajaran >> Yes

(Gbr.300. Tutup Tahun Ajaran)
Secara darurat proses naik kelas yang terlanjur ditutup dapat dibuka kembali lewat Modul ( 99.2.3.3) Buka Naik Kelas. Klik pada cekbox Buka Tahun Ajaran >> Konfirmasi Akan Membuka Tahun Ajaran ?? >> klik Yes >> konfirmasi ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN !! >> Klik Yes.
Buka Tahun Ajaran >> Yes
(Gbr.301. Membuka Tahun Ajaran)

166
XI.C.6.2. Proses kelulusan siswa kelas XII

Caranya: Klik Sub Modul (6.1.7) Kenaikan Kelas >> klik pada salah satu Rombel (misal XII IPA 1) >> Klik Kenaikan Siswa >> pilih Ya jika Lulus atau pilih Tidak jika tidak Lulus >> isikan No Ijazah >> klik save.
(Gbr.302. Kelulusan)
Setelah proses penentuan Ya/Tidak (lulus/tidak lulus) selesai, teruskan dengan mengklik tombol Tutup Tahun Ajaran >> konfirmasi AKAN MENUTUP TAHUN AJARAN ?? >> klik Yes >> konfirmasi ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN !! >> Klik Yes.
Tutup Tahun Ajaran >> Yes

(Gbr.303. Tutup Tahun Ajaran)
167
Secara darurat proses naik kelas yang terlanjur ditutup dapat dibuka kembali lewat Modul ( 99.2.3.3) Buka Naik Kelas. Klik pada cekbox Buka Tahun Ajaran >> Konfirmasi Akan Membuka Tahun Ajaran ?? >> klik Yes >> konfirmasi ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN !! >> Klik Yes.
XI.C.7. Sub Modul (5.2.2) Data Alumni

Data siswa tingkat XII yang telah lulus dapat dilihat di sub modul (5.2.2) Data Alumni. Di modul ini dapat dilakukan pencatatan status siswa setelah lulus, baik yang melanjutkan ke Perguruan Tinggi maupun yang langsung bekerja.
(Gbr.304. Data Alumni)
Out Put berupa Cetak Daftar Alumni dapat dilihat di sub modul (6.3.5) Cetak Daftar Alumni.
(Gbr.305. Cetak Daftar Alumni)
168
XI.C.8. Sub Modul (8.4) Tutup Anggaran

Setelah semua rangkaian proses mengenai UAN, Rapor, Kenaikan Kelas, maupun Kelulusan di lakukan, maka tahapan terakhir yang harus dilakukan sebelum masuk ke Tahun Ajaran Baru adalah melakukan Tutup Anggaran. Tutup Anggaran wajib dilakukan agar Tahun Ajaran dapat dinaikan ke Tahun Ajaran berikutnya. Buka Sub modul (8.4) Tutup Anggaran >> klik tombol Tutup Anggaran >> konfirmasi Anda yakin akan menutup transaksi keuangan ? >> Klik Yes >> Informasi Tutup Anggaran Berhasil Dilakukan >> klik OK.
(Gbr.306. Tutup Anggaran)
Proses Tutup Anggaran yang sudah dilakukan dapat dibuka kembali di sub modul (99.2.4.1) Buka Aggaran.
XI.D. AWAL PERIODE TAHUNAN

Di awal Tahun Ajaran ada beberapa data di beberapa modul yang harus dikoreksi/diisi karena data- data didalamnya mungkin mengalami perubahan.
XI.D.1 Modul (02) PAS-Administrasi Sekolah

Lakukan pemeriksaan data di sub modul (2.1) Pembentukan Identitas Sekolah, apakah di Tahun Ajaran sekarang ada data yang harus di ubah / sesuaikan. Jika ada Lakukan koreksi lewat sub modul (2.2) Pemeliharaan Identitas Sekolah. Selanjutnya lakukan pemeriksaan menyeluruh data-data fasilitas sekolah di sub modul (2.3) Fasilitas Sekolah.
169
(Gbr.307. PAS-Administrasi Sekolah)
XI.D.2 Sub Modul (1.2) Referensi Tingkat Sekolah

Lakukan pemeriksaan dan pengisian/penyesuaian terhadap data-data didalam Sub Modul (1.2) Referensi Tingkat Sekolah secara keseluruhan.
(Gbr.308. Referensi Tingkat Sekolah)
XI.D.3 Sub Modul (1.3) Referensi periodikal

Lakukan pemeriksaan juga terhadap data-data didalam Sub Modul (1.3) Referensi Periodikal, baik Per Tahun Ajaran maupun Per Semester.
XI.D.3.1.
Sub Modul (1.3.1) Per Tahun Ajaran
Lakukan pemeriksaan dan pengisian/penyesuaian terhadap data-data didalam Sub Modul (1.3) Referensi Periodikal >> (1.3.1) Per Tahun Ajaran .
(Gbr.309. Referensi Periodikal Per-Tahun Ajaran)
170
Sub Modul (1.3.1.2) Program Pengajaran per Tingkat dan Sub Modul (1.3.1.6) Rombel harus segera diisi/ditetapkan. Jika dua sub modul ini belum diisi/ditetapkan, maka proses penjurusan di sub modul (6.1.1) Penentuan Jurusan dan proses penempatan rombel di sub modul (6.1.2) Penentuan Kelas siswa Baru maupun sub modul (6.1.3) Penentuan Kelas Siswa Lama tidak dapat dilakukan.
XI.D.3.2.
Sub Modul (1.3.2) Per Semester
Lakukan pemeriksaan dan pengisian/penyesuaian terhadap data-data didalam Sub Modul (1.3) Referensi Periodikal >> (1.3.2) Per Semester.
(Gbr.310. Referensi Periodikal Per-Semester)
Setelah menyelesaikan pemeriksaan dan pengisian/penetapan data-data Identitas Sekolah dan data Referensi, maka tahapan proses dalam siklus periodikal pembelajaran dapat dilanjutkan.
XI.D.4. Modul (04) Menjalankan proses PSB

Jalankan proses Penerimaan Siswa Baru (PSB) di Tahun Ajaran baru ini. Tahapan dalam menjalankan proses PSB telah diuraikan di BAB VIII Penerimaan Siswa Baru.
(Gbr.311. PAS-Penerimaan Siswa Baru)
171
XI.D.5. Sub Modul (6.1.1) Penentuan Jurusan

Menetapkan jurusan untuk siswa tingkat XI. Caranya: Klik Sub Modul (6.1.1) Penentuan Jurusan >> pada field Program Pengajaran pilih klik Program Pengajaran (IPA/IPS/BAHASA) >> Pastikan seluruh siswa sudah ditentukan jurusannya dan cek kembali apakah penentuannya sudah benar seperti yang dikehendaki. Bila sudah yakin kemudian >> klik save (tampilan data akan hilang).
(Gbr.312. Penentuan Jurusan)
Setelah Penentuan jurusan ditutup apabila ada Penentuan Jurusan Siswa yang salah ( harus dipindah), dapat dilakukan melalui modul (99.2.3.1) Ubah Program Pengajaran. Caranya : klik pada record Siswa yang akan dipindah jurusannya >> >> klik save. Maka data siswa akan berpindah ke Jurusan yang baru.
(Gbr.313. Pindah Program Pengajaran)
172
XI.D.6. Sub Modul (6.1.3) Penentuan kelas siswa lama

Menentukan kelas/rombel untuk siswa kelas XI dan XII hasil dari proses kenaikan kelas. Langkah menentukan rombel : klik Sub Modul (6.1.3) Penentuan Kelas Siswa Lama >> Klik Tingkat Kelas/Program Pengajaran (misal XI IPA) >> pilih - klik Nama Wali kelas >> klik save.
(Gbr.314. Penentuan Kelas Siswa Lama)
Pastikan seluruh siswa sudah ditentukan rombelnya dan cek kembali apakah penentuannya sudah benar seperti yang dikehendaki. Bila sudah yakin kemudian >> klik tombol Penentuan Kelas selesai >> konfirmasi PENENTUAN KELAS DIAKHIRI DAN TIDAK ADA LAGI PERUBAHAN >> Klik Yes >> konfirmasi ANDA YAKIN?? KARENA TIDAK DAPAT LAGI DILAKUKAN PERUBAHAN >> klik Yes >> klik save. Setelah proses ini seluruh data siswa akan masuk ke rombel masingmasing ( tampilan hilang ).
Penentuan Kelas Selesai >> Yes
173
Setelah Penentuan Kelas ditutup apabila ada Penentuan Rombel Siswa yang salah ( harus dipindah), dapat dilakukan melalui modul (99.2.3.4) Pindah Kelas
XI.D.7. Sub Modul (6.1.2) Penentuan kelas siswa baru

Lakukan penentuan kelas/rombel untuk siswa baru hasil PSB. Tahapannya seperti
telah diuraikan di BAB VIII Penerimaan Siswa Baru.
XI.D.8. Sub Modul (6.1.5) Penentuan NIS

Menentukan NIS untuk siswa baru hasil PSB. Tata caranya seperti yang telah diuraikan di BAB VIII Penerimaan Siswa Baru.
Setelah semua tahapan dilakukan, maka PAS sudah siap untuk dioperasionalkan kembali di Tahun Ajaran Baru. Maka kembali mengisikan data-data transaksional sebagaimana telah diuaraikan di BAB X. DATA TRANSAKSIONAL. Selanjutnya kegiatan akan berulang ke BAB IX.A. AKHIR PERIODE SEMESTER.
174
BAB XII SETTING APLIKASI PAS - SMS
Salah satu keunggulan Program PAS adalah adanya teknologi SMS Gateway. Dengan teknologi ini memungkinkan beberapa data didalam Database PAS dapat diakses dengan sarana SMS. Berikut ini akan diuraikan langkah-langkah untuk menjalankan aplikasi PAS SMS .
XII.A.
PERSIAPAN HARD WARE
Siapkan alat yang akan difungsikan sebagai modem untuk aplikasi PAS SMS. Alat ini dapat berupa Handphone atau modem GSM. Handphone dan modem GSM yang dapat dipakai terbatas pada merk dan type tertentu. Handphone dengan sistem operasi symbian tidak compatible difungsikan sebagai modem PAS SMS. Di manual ini akan dicontohkan setting PAS SMS dengan modem berupa Handphone merk Sony Ericsson type K 510 i ( Sony Ericsson seri K dan seri Z dapat dipakai ) dengan media komunikasi data memakai kabel data. Jadi yang perlu disiapkan meliputi: Pesawat Handphone Kartu chip GSM ( Operator GSM bebas ) Driver handphone Kabel data
XII.B. INSTALASI DRIVER HANDPHONE

Agar Handphone dikenali dan dapat berkomunikasi dengan komputer maka driver dari Handphone harus diinstal di komputer. Installah Driver Handphone dikomputer Server PAS. Ikuti petunjuk langkah-langkah penginstallannya ( tiap merk berbeda ).
XII.C. PEMERIKSAAN KONEKSI

Setelah driver Handphone diinstal, langkah selanjutnya adalah melakukan pemeriksaan koneksi antara Handphone dan komputer.
XII.C.1 Pemeriksaan COM Address dan Baud rate

Pemeriksaan ini dapat dilakukan dengan beberapa cara. Salah satu cara adalah sbb :
175
Buka Control Panel >> klik Sistem
(Gbr. 316. Control Panel Sistem)
Tampil Window Sistem Properties >> klik Hardware >> klik Device Manager.
(Gbr.317. Device Manager)
176
Tampil window Device Manager >> klik modem >> klik kanan pada Sony Ericsson K510 USB WMC Data Modem >> klik properties.
(Gbr.318. Device Manager)
Tampil window Sony Ericsson K510 USB WMC Data Modem >> klik modem.
(Gbr.319. Modem Propertis)
177
Catat Port : COM ..? Dan Maximum Port Speed: ..? ( dalam contoh Port: COM 33, Maximum Port Speed : 115200 ) Klik Ok dan tutup window Device Manager.
XII.C.2. Pemeriksaan Command AT

Pemeriksaan ini untuk melihat adanya komunikasi antara Handphone sebagai modem dan komputer. Tahapannya sbb : Klik Start >> All Programs >> Accessories >> Communications >> Hyper Terminal.
(Gbr.320. Hyper Terminal)
Tampil window Connection Description , berilah nama koneksi ini dengan mengisi kotak Name misalnya bebas ). Kemudian klik OK. diberi nama PAS ( pemberian nama
178
Beri nama koneksi >> Ok
(Gbr.321. Hyper Terminal)
Akan tampil window Connect to. Isilah kotak Connect Using dengan cara memilih COM Address dari daftar. Pilih COM Address sesuai yang terdeteksi di pemeriksaan sebelumnya, dalam contoh ini adalah COM 33. Kemudian klik OK.
(Gbr.322. Connect To)
Selanjutnya tampil window COM 33 Properties. Isilah kotak Bits per second dengan memilih data yang sesuai dengan pemeriksaan sebelumnya. Yaitu data yang tampil pada window Device Manager >> Maximum Port Speed, dalam contoh ini adalah 115200.
179
(Gbr.323. Port Setting)
Berikutnya masih dalam window COM 33 Properties, isilah kotak Flow control dengan memilih None. Kemudian klik Apply >> OK.
(Gbr.324. Port Setting)
Maka window PAS Hyper Terminal akan aktif. Ketiklah karakter at kemudian klik Enter.
180
Ketik at >> enter
(Gbr.325. at Command)
Jika dijawab OK, berarti antara Handphone dan komputer sudah dapat berkomunikasi. Selanjutnya tutup window PAS Hyper Terminal, akan muncul window mengkonfirmasi apakah akan memutus koneksi, klik Yes.
Kemudian muncul window yang mengkonfirmasi apakah akan menyimpan koneksi dengan nama PAS, klik No.
181
XII.C.3. Pengaturan di Database.

Langkah selanjutnya adalah melakukan penyesuaian pengaturan COM Address dan Baud rate ( sesuai yang sudah diperiksa sebelumnya lewat Device Manager ) ke dalam database PAS. Pengaturan ini dilakukan di dalam file dengan nama : jSMSServer.conf. File ini berada di dua lokasi yang berbeda. Pengaturannya akan diuraikan sbb :
XII.C.3.1. Lokasi Pertama

Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Sekolah SMA >> PAS SMS Application. Aplikasi
(Gbr.328. PAS-SMS Application)
Bukalah folder PAS SMS Application >> cari file jSMSServer.conf.
(Gbr.329. JSMS Server.Conf)
182
Bukalah file jSMSServer.conf menggunakan Notepad, dengan cara : klik kanan Open With pilih Notepad.
(Gbr.330. Notepad)
Setelah script tampil, lihat pada bagian bawah. Ada Serial Port Settings yang terdiri serial.port dan serial.baud. serial port diisi dengan COM Address ( dalam contoh adalah COM 33 ), sedang serial baud diisi dengan baud rate ( dalam contoh adalah 115200 ). Apabila data yang tampil tidak cocok, maka ubah sesuaikan.
(Gbr.331. JSMS Server)

183
Setelah selesai simpanlah pengaturan ini : klik File >> save. Kemudian tutup window.
XII.C.3.2. Lokasi Kedua

Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket >> jSMSServer. Aplikasi
Sekolah SMA >> PAS SMS Application >> jsmsengine_1_2_6-B1
(Gbr.332. Lokasi Ke-dua JSMS Server)
Bukalah folder jSMSServer >> cari file jSMSServer.conf.
(Gbr.333. JSMS Server)
184
Buka file jSMSServer.conf dengan Notepad, lakukan pengaturan pada Serial Port Settings dengan langkah-langlah seperti tahapan pengaturan di lokasi pertama.
XII.D. Menjalankan Aplikasi PAS - SMS

Semua pengaturan diatas hanya perlu dilakukan sekali diawal, selanjutnya untuk menjalankan aplikasi PAS SMS dapat langsung dieksekusi lewat modul PAS no. 10a. PAS SMS Server dan 10b. PAS SMS Tool. Tahapannya diuraikan berikut ini :
(Gbr.334. Aplikasi PAS-SMS)
XII.D.1. Persiapan
Agar PAS SMS berjalan dengan lancar ada beberapa hal yang perlu diperhatikan : Periksa Handphone yang akan difungsikan sebagai modem. Pastikan kartu chip GSM yang dipakai dalam masa aktif dan terisi pulsa. Inbox SMS di Handphone harus dikosongkan. Apabila ada SMS didalamnya maka akan terjawab oleh PAS kemudian terhapus dari inbox hand phone. Agar PAS SMS berjalan lancar maka semua aplikasi PAS atau aplikasi lain di komputer server ditutup. Pastikan data-data transaksional sudah dimasukkan ke dalam database PAS.
XII.D.2. Menjalankan PAS - SMS Tahapan untuk mengaktifkan PAS SMS adalah sbb : Koneksikan Handphone ke komputer Server dengan kabel data. Buka modul PAS no. 10a. PAS SMS Server. Klik dua kali pada tampilan di desktop >> tunggu beberapa saat. Akan tampil window jSMSServer, selanjutnya klik Action >> Connect >> tunggu beberapa saat.
185
Klik Action >> Connect >> Tunggu beberapa saat
(Gbr.335. Koneksi)
Jika koneksi berhasil maka spesfifikasi dari modem akan tampil.
(Gbr.336. Koneksi Berhasil)
Berikutnya buka modul PAS no. 10b. PAS SMS Tool. Klik dua kali pada tampilan di desktop. Akan tampil window PAS SMS Application. Disini akan tersimpan datadata operasional PASSMS, diantaranya data SMS Terkirim dan SMS Tidak Terkirim.
186
(Gbr.337. PAS-SMS Application)
Window jSMSServer dan window PAS SMS Application dapat ditampilkan bersamaan di desktop. PAS SMS siap melayani .
XII.E. Sintaks / Key Word PAS - SMS

PAS SMS hanya dapat melayani permintaan data dengan sintaks / key word dan format yang sudah ditetapkan. Berikut ini adalah daftar sintaks / key word beserta contoh aplikasinya.
XII.E.1. Sintaks / Key Word untuk Penerimaan Siswa Baru ( PSB)

Sintaks/keyword ini hanya aktif pada waktu proses Penerimaan Siswa Baru. PSB spasi ( no calon siswa ) contoh = PSB 1001 Jawabannya keterangan diterima / tidaknya calon siswa dengan no calsis yang dikirim dalam PSB.
187
(Gbr.338. Sintak PSB)
UNMAX Jawabannya informasi nilai calon siswa tertinggi yang mendaftar di Sekolah ini.
(Gbr.339. Sintak Unmax)
188
UNMIN Jawabannya informasi nilai calon siswa terendah yang mendaftar di Sekolah.
(Gbr.340. Sintak Unmin)
PASS Jawabannya informasi Passing Grade ( batas nilai terendah yang diterima ) yang ditetapkan Sekolah pada periode waktu berjalan.
(Gbr.341. Sintak Pass)
189
XII.E.2. Sintaks / Key Word untuk data Transaksional

ABS spasi ( no induk siswa ) contoh = ABS 3805 Jawabannya rekab absensi siswa dalam bulan berjalan.
(Gbr.342. Sintak Abs)
HADIR spasi ( no induk siswa ) contoh = HADIR 3805 Jawabannya informasi kapan siswa terakhir tidak masuk Sekolah.
(Gbr.343. Sintak Hadir)
190
KOMITE spasi ( no induk siswa ) contoh = KOMITE 3803 Jawabannya informasi terakhir siswa membayar Uang Komite (dapat di modif menjadi Bp3).
(Gbr.344. Sintak Komite)
NILAI spasi ( no induk siswa ) contoh = NILAI 3809 Jawabannya adalah 3 (tiga) nilai terakhir tagihan dari siswa.
(Gbr.345. Sintak Nilai)
191
WALI spasi ( no induk siswa ) contoh = WALI 2001 Jawabannya informasi Wali Kelas dari siswa .
(Gbr.346. Sintak Wali)
STS_SISWA spasi ( no induk siswa ) = STS_SISWA 3803 Jawabannya informasi status kenaikan kelas siswa pada Tahun Ajaran berjalan.
(Gbr.347. Sintak Sts_siswa)
192
XII.F. Mengubah / Menambah SMS Command

Secara default dari setiap sintaks SMS yang dikirim jawabannya sudah diatur sedemikian rupa, tetapi beberapa jawaban perlu diubah / diperbaiki agar informasi yang disampaikan menjadi lebih jelas. Contohnya untuk kehadiran siswa dengan sintaks HADIR, apabila siswa masuk terus ( belum pernah absen ) maka jawabannya secara default adalah Maaf data tidak tersedia , jawaban ini dapat diubah karena informasi yang ingin disampaikan sebenarnya adalah bahwa siswa tersebut belum pernah absen. Juga jawaban untuk beberapa sintaks SMS yang lain dapat ditambah misalnya dengan identitas sekolah. Berikut akan diuraikan tahapan untuk mengubah agar jawaban SMS seperti yang
ditampilkan dalam contoh jawaban sintaks diatas : Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Sekolah SMA >> PAS SMS Application. Aplikasi
(Gbr.348. PAS-SMS Aplication)
Bukalah folder PAS SMS >> cari file smscommand.sys.
(Gbr.349. SMS Command)
193
Buka dengan Notepad, akan tampil script pengaturan untuk seluruh sintaks dan jawaban dari PAS-SMS. Cari bagian yang akan diubah/ditambah kemudian edit.
(Gbr.350. Mengubah Command SMS)
Setelah melakukan perubahan /penambahan jangan lupa disimpan, klik file >> save, maka jawaban dari PAS SMS akan berubah sesuai pengaturan yang dilakukan.
PERINGATAN :
a. b. c. Ketika mengubah / menambah script lakukan dengan hati-hati dan cermat. Ubah / tambah data seperlunya dengan singkat dan jelas Jangan mengubah parameter teknis yang lain karena akan menyebabkan sistem error.
194
CATATAN :
Dalam menjalankan PAS SMS ada beberapa hal yang perlu diperhatikan : a. Apabila tiba-tiba PAS - SMS tidak jalan/tidak dapat melakukan reply, dapat disebabkan oleh : Di Window jSMSServer status disconnect. Kartu GSM dari Handphone yang dipakai sebagai modem memasuki masa tenggang atau pulsanya habis. Server Overload karena terlalu banyak SMS masuk secara bersamaan. b. SMS reply yang tidak kunjung diterima oleh pengirim dapat disebabkan oleh gangguan di operator GSM, jadi sudah dijawab oleh PAS SMS tapi terpending di Operator. c. Jika sintaks/keyword SMS yang masuk tidak sesuai atau formatnya salah ( misal tidak ada spasi ) akan dijawab dengan : ERROR perintah tidak dikenal. d. Untuk keyword ABS dan HADIR jika siswa yang ditanyakan masuk terus ( tidak pernah absen ), secara default jawabannya Maaf data tidak tersedia. e. Untuk keyword yang lain jawaban Maaf data tidak tersedia berarti memang data yang diminta tidak ada/kosong. f. Besarnya tarif SMS sesuai dengan ketentuan yang berlaku dari masing-masing operator GSM, biaya reply ditanggung oleh Sekolah. g. Semua jenis kartu GSM dapat digunakan untuk modem server PAS SMS, dan dapat mengirim SMS ke semua operator. Kartu CDMA tidak compatible untuk server PAS SMS.
195
BAB XIII MENAMPILKAN FOTO & MENGGANTI LOGO PADA INSTALASI CLIENT - SERVER
Salah satu kelengkapan Biodata Kepegawaian dan Biodata Siswa didalam aplikasi PAS adalah ditampilkannya foto diri. Pada instalasi Client-Server perlu dilakukan beberapa pengaturan di komputer server dan juga komputer Client. Dengan pengaturan ini foto kepegawaian dan foto Siswa akan tampil di komputer Server dan komputer Client.
XIII.A. Pengaturan Pada Server

XIII.A.1. Sharing folder Pics
Agar foto dapat tampil di Server dan Client maka folder Pics yang ada didalam direktori PAS-SMA harus di sharing, caranya sbb :
Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Aplikasi Sekolah SMA >> PAS SMA >> didalamnya ada tiga direktori : mio, Pics dan Sistem.
(Gbr.351. PAS SMA)
196
Klik kanan pada direktori Pics, pilih Sharing and Security.
(Gbr.352. Sharing and security)
Akan tampil window Pics Properties, berilah tanda ceklistt pada kotak Share this folder on the network.
(Gbr.353. Sharing)
197
Secara default di kotak Share name telah ada nama Pics. Nama ini dapat dipertahankan/dipakai atau dapat juga diubah, misalnya diubah menjadi PAS_FOTO. Tambahkan karakter $ sehingga menjadi PAS_FOTO$, penambahan karakter $ bertujuan agar direktori yang disharing tidak dapat dilihat oleh user yang tidak berkepentingan.
(Gbr.354. Share name)
Klik Ok untuk menutup window.
XIII.A.2 Mapping
Pengaturan ini dimaksudkan untuk mengarahkan penyimpanan data ke komputer Server, baik data yang dimasukkan di komputer Server maupun data yang dimasukkan melalui komputer Client. Maka pengaturan ini harus dilakukan di komputer Server dan juga di komputer Client. Langkah-langkah mapping sbb:
Buka Window Explorer >> Tools >> Map Network Drive
(Gbr.355. Map Network Drive)
Akan tampil window Map Network Drive. Isilah kotak Drive, dari daftar pilihlah Drive P.
198
(Gbr.356. Pemilihan Drive)
Isilah kotak Folder dengan IP address dari komputer Server ( misal IP Server: 192.168.0.1 )dan nama direktori yang di-share tadi yaitu PAS_FOTO$, maka yang diisikan ke kotak Folder adalah : \\192.168.0.1\PAS_FOTO$. Pastikan ceklistt di Reconnet at logon aktif.
(Gbr.357. (Mapping dengan no IP)
Selain No IP mapping juga dapat menggunakan Komputer name.
(Gbr.358. Mapping dengan Komputer name)
199
Klik Finish untuk menutup window.. Maka pada Window Explore akan terlihat drive baru dengan nama (.) on ( ) ( P: ).
(Gbr.359. Drive Baru)
XIII.B. Pengaturan Pada Client

Lakukan pengaturan Mapping pada semua komputer Client. Tahapan melakukan Mapping pada komputer Client sama dengan tahapan Mapping di komputer Server seperti yang dijelaskan diatas. Yang perlu diperhatikan pemilihan Drive pada semua komputer Client harus sama dengan Drive di komputer Server yaitu Drive P.
XIII.C. Menampilkan Foto

Setelah pengaturan Sharing dan Mapping dilakukan, maka foto Guru dan foto siswa dapat ditampilkan di Server dan Client. Berikut adalah tahapannya:
XIII.C.1. Foto Guru

Langkah menampilkan foto Guru adalah sbb: Siapkan file foto Guru dalam format JPEG ( .jpg). Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Aplikasi Sekolah SMA >> PAS SMA >> Pics >> FOTO_GURU.
(Gbr.360. FOTO GURU)
200
Masukkan file-file foto Guru ke dalam folder FOTO_GURU. Berilah nama file-file foto Guru dengan NIP ( Nomor Induk Pegawai ) lama dari Guru yang bersangkutan.
(Gbr.361. FOTO GURU)
Foto Guru akan tampil di Biodata Guru dalam aplikasi PAS modul 03. Administrasi Kepegawaian >> (3.1) Pembentukan Data Awal >> (3.1.1) Data Awal Guru.
(Gbr.362. Tampilan Foto Guru)
Untuk menampilkan foto Tenaga Administrasi prosesnya sama dengan menampilkan foto Guru.
201
(Gbr.363. Tampilan Foto Guru)
XIII.C.2. Foto Siswa

Langkah menampilkan foto Siswa adalah sbb: Siapkan file foto Siswa dalam format JPEG ( .jpg). Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Aplikasi Sekolah SMA >> PAS SMA >> Pics >> FOTO_SISWA.
(Gbr.364. FOTO SISWA)
Di dalam folder FOTO_SISWA, defaultnya ada sebuah folder bernama 12. Gantilah nama folder ini dengan : dua angka dari kiri Nomor Induk Siswa ( NIS ), misal NIS Siswa adalah 3800 s/d 3899 maka gantilah nama folder itu dengan 38. Dan folder dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan (misalnya no induk siswa telah bertambah menjadi 3900 dst, maka harus membuat folder baru lagi)
202
Masukkan file-file foto Siswa ke dalam folder 38. Berilah nama file-file foto Siswa dengan NIS ( Nomor Induk Siswa ) dari Siswa yang bersangkutan.
(Gbr.365. FOTO SISWA)
Foto Siswa akan tampil di Biodata Siswa dalam aplikasi PAS modul 05. Administrasi Siswa dan Alumni >> (5.1) Pembentukan Data Awal >> (5.1.1) Data Awal Siswa Baru
(Gbr.366. Tampilan Foto Siswa)
203
XIII.D. Mengganti Logo

Di dalam PAS disediakan banyak sekali out put berupa data cetak. Di cetak ini akan ditampilkan banner yang defaultnya berisi 2 buah logo Tut Wuri Handayani di kanan dan kiri juga identitas Sekolah.
(Gbr.367. Tampilan Banner Default)
Logo yang tampil di semua cetak out put PAS dapat diganti, salah satu atau kedua-duanya. Cara mengganti Logo diuraikan sbb:
Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Aplikasi Sekolah SMA >> PAS SMA >> Pics. Di dalamnya terdapat banyak gambar, carilah 2 buah gambar Tut Wuri Handayani dengan nama file LOGO dan LOGO_SEKOLAH_PEMDA.
(Gbr.368.Logo Default)
Selanjutnya nama file untuk 2 buah gambar Tut Wuri Handayani tersebut di rename, misalnya menjadi LOGO_1 dan LOGO_SEKOLAH_PEMDA_1 (penamaan file bebas).
204
(Gbr.369. Rename)
Masukkan gambar/logo baru yang sudah disiapkan ke dalam folder Pics dan beri nama file-nya dengan LOGO dan LOGO_SEKOLAH_PEMDA.
(Gbr.370. Memasukkan Logo Baru)
Maka disemua cetak out put PAS akan ditampilkan LOGO yang baru.
(Gbr.371. Tampilan Logo Baru)
205
BAB XIV PAS PERPUSTAKAAN
Pada PAS-SMA versi 5.3 telah dilengkapi dengan modul perpustakaan (Digitall Library). PASPerpustakaan dapat mengelola konten dalam berbagai format: teks, audio maupun video (multimedia), dan sudah dilengkapi beserta system sirkulasinya. Modul PAS-Perpustakaan terdiri dua modul : 88a PAS-Perpustakaan untuk Admin Perpustakaan dan 88b PAS-OPAC untuk user.
(Gbr.372. Modul PAS-Perpustakaan)
Tahapan menjalankan PAS-Perpustakaan di uraikan sebagai berikut:
XIV.A. Referensi
Buka modul PAS 88a PAS-Perpustakaan >> 1. Referensi.
(Gbr.373. Isi modul 88a PAS-Perpustakaan)
XIV.A.1. Sub Modul (1.1) Klasifikasi

Di sub modul ini diisikan data Klasifikasi Bahan Pustaka berdasarkan Bagan Klasifikasi DDC ( Dewey Decimal Classification ). DDC merupakan bagan klasifikasi sistem hirarki yang menganut prinsip "desimal" dalam membagi cabang ilmu pengetahuan. DDC membagi semua ilmu pengetahuan ke dalam 10 kelas utama (main classes) yang diberi notasi berupa angka Arab 000-900. Setiap kelas utama dibagi secara desimal menjadi 10 subkelas (division). Kemudian subkelas dibagi lagi menjadi 10 seksi (section), dan seterusnya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada contoh berikut:
206
Kelas Utama
000 - Karya umum 100 - Filsafat dan disiplin terkait 200 - Agama 300 - Ilmu-ilmu sosial 400 - Bahasa 500 - Ilmu-ilmu murni 600 - Ilmu-ilmu terapan 700 - Kesenian 800 - Sastra 900 - Geografi umum dan sejarah serta cabangnya.
Divisi
300 - Ilmu-ilmu sosial 310 - Statistik 320 - Ilmu Politik 330 - Ilmu Ekonomi 340 - Hukum 350 - Administrasi Negara 360 - Problem dan pelayanan sosial 370 - Pendidikan 380 - Perdagagangan 390 - Adat istiadat, etiket, cerita rakyat
Seksi
370 - Pendidikan 371 - Pendidikan secara umum 372 - Pendidikan dasar 373 - Pendidikan menengah 374 - Pendidikan dewasa 375 - Kurikulum 376 - Pendidikan wanita 377 - Sekolah dan agama 378 - Pendidikan tinggi 379 - Pendidikan dan Negara
Tiap-tiap seksi di atas dapat dibagi lagi secara desimal apabila dikehendaki menjadi bagian lebih spesifik, misalnya:
207
371- Pendidikan secara umum 371.1 - Pengajaran dan pengajar 371.2 - Administrasi pendidikan 371.3 - Metode mengajar dan belajar 371.4 - Bimbingan dan penyuluhan 371.5 - Disiplin sekolah 371.6 - Sarana fisik 371.7 - Kesehatan dan keselamatan sekolah 371.8 - Siswa 371.9 - Pendidikan khusus
(Gbr.374. Klasifikasi Bahan Pustaka)
Berhubungan dengan sub modul (2.1) Bahan Pustaka.
XIV.A.2. Sub Modul (1.2) Jenis

Di sub modul ini sudah diisikan beberapa Jenis Bahan Pustaka, tambahkan Jenis Bahan Pustaka yang lain.
(Gbr.375. Jenis Bahan Pustaka)
208
XIV.A.3. Sub Modul (1.3) Bahasa

Diisi dengan data bahasa dari Bahan Pustaka koleksi Perpustakaan.
(Gbr. 376. Bahasa Bahan Pustaka)
XIV.A.4. Sub Modul (1.4) Bentuk Media

Berisi bermacam-macam Bentuk Media Bahan Pustaka
(Gbr.377. Bentuk Media Bahan Pustaka)
Berhubungan dengan sub modul (2.1) Bahan Pustaka
209
XIV.A.5. Sub Modul (1.5) Penerbit

Diisi dengan data-data penerbit buku/bahan pustaka.
(Gbr.378. Penerbit Bahan Pustaka)
XIV.A.6. Sub Modul (1.6) Tempat Terbit

Diisi data kota-kota tempat terbitnya Bahan Pustaka.
(Gbr.379. Tempat Terbit Bahan Pustaka)
210
XIV.A.7. Sub Modul (1.7) Kala Terbit

Berisi data periode /waktu terbitnya Bahan Pustaka.
( Gbr.380. Kala Terbit Bahan Pustaka)
XIV.A.8. Sub Modul (1.8) Pengarang Sub Modul (1.8.1) Tipe Pengarang
Berisi data macam-macam tipe Pengarang Bahan Pustaka.
(Gbr. 381. Tipe Pengarang Bahan Pustaka)
Berhubungan dengan sub modul (1.8.3) Pengarang
Sub Modul (1.8.2) List Pengarang

Berisi daftar List Pengarang
211
(Gbr.382. List Pengarang Bahan Pustaka)
Sub Modul (1.8.3) Pengarang

Diisi dengan nama-nama pengarang dari Bahan Pustaka
(Gbr.383. Pengarang Bahan Pustaka)
XIV.A.9. Sub Modul (1.9) Topik Sub Modul (1.9.1) Tipe Topik
Berisi data-data Tipe Topik Bahan Pustaka
212
(Gbr.384. Tipe Topik Bahan Pustaka)
Sub Modul (1.9.2) Topik

Berisi data-data Topik Bahan Pustaka, tambahkan topic-topik yang lain.
(Gbr.385. Topik Bahan Pustaka)
XIV.A.10. Penyedia Koleksi

Diisi dengan data Penyedia Koleksi / Distributor.
(Gbr. 386. Penyedia Koleksi Bahan Pustaka)
213
XIV.B. Data Master

Buka modul PAS 88a PAS-Perpustakaan >> 2. Data Master. Di sub modul ini diisikan datadata dari semua koleksi bahan pustaka di sekolah.
(Gbr.387. Sub Modul Data Master)
XIV.B.1. Sub Modul (2.1) Bahan Pustaka

Klik Sub Modul (2.1) Bahan Pustaka, Cara pengisiannya: Klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data mulai dari Kode Bahan Pustaka, Judul, dst , Untuk Kode Bahan Pustaka diisi dengan kode/identitas Bahan Pustaka ( Nomor Induk Buku ). Setelah semua data terisi ( Tulisan warna merah wajib diisi ), kemudian klik save (f2) untuk menyimpan data. Untuk mengisikan data Bahan Pustaka berikutnya (menambah record data), klik add (f5).
(Gbr.388. Bahan Pustaka)
ISBN :
International Standard Book Number yaitu standar internasional
penomoran baku untuk buku ISSN : International Standard Serial Number yaitu standar internasional penomoran baku untuk majalah / terbitan berseri.
214
Di sub modul ini juga diisikan:
Aturan Bahan Pustaka

Diisi data aturan peminjaman berkaitan dengan sisten sirkulasi. Jika pada point Tampilan di OPAC di pilih Tampil, maka Bahan Pustaka akan ditampilkan di Modul 88b. OPAC.
(Gbr.389. Aturan Bahan Pustakaz)
OPAC = online public access catalogue, adalah sebuah catalog berbantuan computer dengan menggunakan aplikasi tertentu yang dapat menampilkan data catalog dalam bentuk digital.
Pengarang Bahan Pustaka

Mengisikan data pengarang Bahan Pustaka.
(Gbr.390. Pengarang Bahan Pustaka)
Topik Bahan Pustaka

Pemilihan Topik Bahan Pustaka.
(Gbr.391. Topik Bahan Pustaka)
215
XIV.B.2. Sub Modul (2.2) Koleksi Bahan Pustaka

Klik Sub Modul (2.2) Koleksi Bahan Pustaka, Cara pengisiannya: Klik area kosong >> Window Tambah Data >> klik Yes. Isikan data mulai dari Kode Koleksi, No Panggil, dst. Setelah semua data terisi ( Tulisan warna merah wajib diisi ), kemudian klik save (f2) untuk menyimpan data.
(Gbr.392. Koleksi Bahan Pustaka)
Apabila koleksi untuk satu judul buku lebih dari satu buku, maka isikan data koleksi Bahan Pustaka sejumlah koleksi bukunya ( dengan Kode Koleksi, No. Panggil, Kode Inventaris yang berbeda ).
XIV.B.3. Sub Modul (2.3) Cetak Sub Modul (2.3.1) Label Buku
Out Put berupa cetak Label Buku
(Gbr.393. Cetak Label Buku)

216
Sub Modul (2.3.2) Kartu Buku

Out put berupa cetak Kartu Buku
(Gbr.394. Cetak Kartu Buku)
XIV.C. Impor Data

Untuk mengisikan data-data referensi dan data Bahan Pustaka juga disediakan fasilitas impor data. File format impor untuk data perpustakaan ada di DEPDIKNAS >> Paket Aplikasi Sekolah- SMA >> Import >> 10. Perpustakaan. Lakukan proses impor data seperti proses impor data Guru dan Siswa yang telah diuraikan diawal.
(Gbr.395. File Impor Perpustakaan)
XIV.D. Installasi Software Pendukung

PAS-Perpustakaan dapat mengelola berbagai format Bahan Pustaka, dapat berupa text, musik, gambar, maupun video (Multi Media), agar dapat menjalankannya dengan baik maka di komputer perlu diinstall software-software pendukungnya. Di Installer PAS versi 5.3 sudah disertakan beberapa software pendukung yang diperlukan. Masukkan CD Instalasi PAS ke dalam CD-Room komputer, setelah muncul tampilan berikut >> klik Support, pilih dan installah software yang dibutuhkan ( utamanya Foxit PDF Reader, MDAC, K-Lite Codec Pack dan Open Office ).. Atau dapat juga dengan cara masuk ke Window Explore >> PAS-SMA 5.3 >> Utilities.
217
(Gbr.396.
Software Pendukung)
XIV.E. Menampilkan Cover Buku

Proses menampilkan cover buku serupa dengan proses menampilkan foto guru dan foto siswa. Jadi Folder Pics harus sudah di Sharring dan sudah dilakukan Mapping baik di komputer server maupun di client (telah dijelaskan di BAB XIII. Menampilkan Foto dan Mengganti Logo pada Instalasi Client Server). Untuk menampilkan cover buku tahapannya adalah sebagai berikut: Siapkan file cover buku dalam format JPEG ( .jpg). Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Aplikasi Sekolah SMA >> PAS SMA >> Pics >> IMAGE_COVER.
(Gbr.397. Image Cover)
218
Masukkan file-file gambar cover buku ke dalam folder IMAGE_COVER. Berilah nama file-file gambar cover buku dengan Kode Bahan Pustaka dari Buku yang bersangkutan.
(Gbr.398. File cover Buku)
Cover Buku akan tampil di Sub Modul (2.1) Bahan Pustaka
(Gbr.399. Tampilan Gambar Sampul)
Juga akan tampil di modul 88b. OPAC.
219
(Gbr.400. PAS-OPAC)
XIV.F. Menampilkan Konten Bahan Pustaka

Proses menampilkan konten Bahan Pustaka, baik berupa text, audio maupun video caranya serupa dengan proses menampilkan cover buku. Untuk menampilkan konten Bahan Pustaka tahapannya adalah sebagai berikut: Siapkan file konten Bahan Pustaka. Buka Window Explorer >> C:\DEPDIKNAS >> Paket Aplikasi Sekolah SMA >> PAS SMA >> Pics >> CONTENT.
(Gbr.401. Content)
220
Masukkan file-file konten Bahan Pustaka ke dalam folder CONTENT. Berilah nama file-file gambar cover buku dengan Kode Bahan Pustaka dari Buku yang bersangkutan.
(Gbr.402. File Content Bahan Pustaka)
Konten Bahan Pustaka dapat dilihat di Sub Modul (2.1) Bahan Pustaka. Klik pada tombol Preview ( di bawah Gambar Sampul ).
(Gbr.403. Tombol Preview)
Maka konten Bahan Pustaka akan ditampilkan.
221
(Gbr.404. Tampilan Konten Bahan Pustaka)
XIV.G. Keanggotaan
Buka modul PAS 88a PAS-Perpustakaan >> 3. Keanggotaan.
(Gbr.405. Keanggotaan)
XIV.G.1 Sub Modul (3.1) Pendaftaran Anggota

Keanggotaan Perpustakaan secara otomatis mengambil data Pegawai dan Data siswa dari database PAS.
Sub Modul (3.1.1) Guru

Proses untuk mendaftarkan Guru menjadi anggota Perpustakaan: buka sub modul (3.1.1) Guru >> klik area kosong >> Tambah Data >> Yes. Pada ID User klik pada nama Guru >> klik save untuk menyimpan >> klik add untuk menambah record data. Setiap Guru yang didaftarkan akan mendapatkan no ID User dan Kata Kunci ( password ). Keanggotaan berlaku 3 (tiga) tahun, dan dapat diperpanjang dengan klik pada tombol Perpanjang.
(Gbr.406. Pendaftaran Anggota Untuk Guru)

222
Sub Modul (3.1.2) Siswa

Proses untuk mendaftarkan Siswa menjadi anggota Perpustakaan: buka sub modul (3.1.2) Siswa >> klik area kosong >> Tambah Data >> Yes. Pada ID User klik pada nama Siswa >> klik save untuk menyimpan >> klik add untuk menambah record data. Setiap Siswa yang didaftarkan akan mendapatkan no ID User dan Kata Kunci ( password ). Keanggotaan berlaku 3 (tiga) tahun, dan dapat diperpanjang dengan klik pada tombol Perpanjang.
(Gbr.407. Pendaftaran Anggota Untuk Siswa)
XIV.G.2 Sub Modul (3.2) Cetak Kartu Anggota

Setelah anggota di daftarkan, maka kartu anggota baik untuk Guru maupun siswa dapat ditampilkan.
Sub Modul (3.2.1) Guru

Cetak Kartu Anggota untuk Guru dapat dilihat di sub modul (3.2.1) Guru.
(Gbr. 408. Cetak Kartu Anggota Guru)
223
Sub Modul (3.2.2) Siswa

Cetak Kartu Anggota untuk Siswa dapat dilihat di sub modul (3.2.2) Siswa.
(Gbr.409. Cetak Kartu Anggota Siswa)
XIV.H. Sirkulasi
Buka modul PAS 88a PAS-Perpustakaan >> 4. Sirkulasi. Di sub modul ini Administrator Perpustakaan melakukan tugasnya, yaitu mencatat semua transaksi (pemesanan, peminjaman, pengembalian, dll) yang berkaitan dengan sirkulasi Bahan Pustaka di Perpustakaan..
(Gbr.410. Sirkulasi)
XIV.H.1 Sub Modul (4.1) Aturan Peminjaman

Di sub modul ini berisi aturan yang berkaitan dengan sirkulasi bahan pustaka, baik pemesanan, peminjaman maupun perpanjangan untuk Guru dan Siswa. Data aturan peminjaman dapat diubah jika tidak sesuai.
224
(Gbr.411. Aturan Peminjaman)
XIV.H.2 Sub Modul (4.2) Transaksi Pegawai

Di Sub Modul ini untuk mencatat transaksi yang dilakukan oleh Pegawai/Guru.
(Gbr.412. Transaksi Pegawai)
XIV.H.2.1 Sub Modul (4.2.1) Mulai Transaksi

Admin Perpustakaan akan membuka sub modul (4.2.1) Mulai Transaksi ketika ada Pegawai/Guru akan melakukan transaksi.
Pemesanan
Untuk melakukan pemesanan, klik pada Nama Pegawai yang melakukan pemesanan >> klik sub Pemesanan >> klik area kosong >> Tambah Data >> Yes. Pada Kode Bahan Pustaka pilih >> klik pada Bahan Pustaka yang diinginkan >> pilih Kode Koleksi >> isikan Tanggal Reservasi >> klik save/f2 (tampilan data transaksi akan hilang).
(Gbr.413. Transaksi Pemesanan)
225
Jika Bahan Pustaka yang ingin dipesan ternyata telah dipesan/dipinjam, maka akan muncul peringatan sebagai berikut:
(Gbr.414. Peringatan)
Sedang Dipesan
Maka transaksi pemesanan yang telah dilakukan akan tercatat di sub Sedang Dipesan.
(Gbr.415. Catatan Transaksi Pemesanan)
Jika transaksi pemesanan yang telah dilakukan ternyata dibatalkan, maka klik pada tombol Pembatalan.
(Gbr.416. Pembatalan Pemesanan)
Tampil Konfirmasi Informasi Pembatalan >> klik OK. Maka transaksi pemesanan telah dibatalkan.
(Gbr.417. Informasi Pembatalan)
Dan jika transaksi pemesanan dilanjutkan dengan peminjaman, maka klik tombol Peminjaman.
226
(Gbr.418. Peminjaman)
Tampil Konfirmasi Informasi Peminjaman >> klik OK. Maka transaksi peminjaman telah dilakukan.
(Gbr.419. Informasi Peminjaman)
Peminjaman
Untuk melakukan peminjaman, klik pada Nama Pegawai yang melakukan peminjaman >> klik sub Peminjaman >> klik area kosong >> Tambah Data >> Yes. Pada Kode Bahan Pustaka pilih >> klik pada Bahan Pustaka yang diinginkan >> pilih Kode Koleksi >> klik save/f2 (tampilan data transaksi akan hilang).
(Gbr.420. Peminjaman)
Jika Bahan Pustaka yang ingin dipinjam ternyata telah dipesan/dipinjam, maka akan muncul peringatan sebagai berikut:
(Gbr.421. Peringatan)
227
Sidang Dipinjam
Maka transaksi peminjaman yang telah dilakukan akan tercatat di sub Sedang Dipinjam.
(Gbr.422. Catatan Transaksi Peminjaman)
Jika Bahan Pustaka yang telah dipinjam dikembalikan, maka klik pada tombol Kembali.
(Gbr.423. Pengembalian)
Tampil Konfirmasi Informasi Pengembalian >> klik OK. Maka transaksi pengembalian telah dilakukan dan Bahan Pustaka kembali dalam status tersedia.
(Gbr.424. Informasi Pengembalian)
Dan jika transaksi peminjaman diperpanjang, maka klik tombol Perpanjang.
(Gbr.425. Perpanjangan)
Tampil Konfirmasi Informasi Perpanjangan Peminjaman >> klik OK. Maka transaksi perpanjangan peminjaman telah dilakukan.
228
(Gbr.426. Informasi Perpanjangan Peminjaman)
Sejarah Peminjaman
Semua transaksi peminjaman beserta statusnya dari masing-masing pegawai tercatat di sub Sejarah Peminjaman.
(Gbr.427. Sejarah Peminjaman)
Denda Keterlambatan
Jika pengembalian Bahan Pustaka telah melewati batas tanggal pengembalian (terlambat), akan muncul peringatan sebagai berikut:
(Gbr.428. Informasi Keterlambatan)
Catatan denda akibat terlambat dalam mengembalikan Bahan Pustaka yang dipinjam, dapat dilihat di sub Denda Keterlambatan. Cek box Lunas berwarna merah menandakan bahwa denda belum dibayar.
229
(Gbr.429. Denda Keterlambatan)
Ketika denda dibayar, berilah tanda ceklist pada cek box Lunas. Maka cek box Lunas berubah warna menjadi biru menandakan denda telah dibayar.
(Gbr.430. Denda Keterlambatan)
XIV.H.2.2 Sub Modul (4.2.2) Pengembalian Kilat

Pengembalian Bahan Pustaka secara cepat dapat dilakukan di sub modul (4.2.2) Pengembalian Kilat. Caranya : entrikan Kode Koleksi dari Bahan Pustaka yang akan di kembalikan di box Kode Koleksi >> klik Kembali.
(Gbr.431. Pengembalian Kilat)
Akan ditampilkan informasi Pengembalian >> klik OK, maka Bahan Pustaka telah dikembalikan dan statusnya kembali tersedia.
230
(Gbr.432. Informasi Pengembalian)
XIV.H.2.3 Sub Modul (4.2.3) Sejarah Peminjaman

Sejarah transaksi Peminjaman dari seluruh Pegawai beserta statusnya, ditampilkan di sub modul (4.2.3) Sejarah Peminjaman
(Gbr.433. Sejarah Peminjaman)
XIV.H.2.4 Sub Modul (4.2.4) Reservasi

Data / catatan Pemesanan (reservasi) dapat dilihat di sub modul ( 4.2.4) Reservasi.
(Gbr.434. Reservasi)
XIV.H.2.5 Sub Modul (4.2.5) Keterlambatan

Data / catatan keterlambatan pengembalian Bahan Pustaka dapat dilihat di sub modul ( 4.2.5) Keterlambatan.
231
(Gbr.435. Catatan Keterlambatan)
XIV.H.3 Sub Modul (4.3) Transaksi Siswa

Di Sub Modul ini untuk mencatat transaksi yang dilakukan oleh Siswa.
(Gbr.436. Transaksi Siswa)
XIV.H.3.1 Sub Modul (4.3.1) Mulai Transaksi

Seluruh proses transaksi baik pemesanan maupun peminjaman untuk transaksi siswa, tata caranya sama seperti proses transaksi untuk Pegawai sebagaimana telah diuraikan diatas.
XIV.H.3.2 Sub Modul (4.2.2) Pengembalian Kilat

Prosedur pengembalian kilat untuk transaksi siswa tata caranya juga sama dengan prosedur pengembalian kilat untuk transaksi Pegawai yang telah diuraikan diatas.
XIV.H.3.3 Sub Modul (4.3.3) Sejarah Peminjaman

Sejarah transaksi Peminjaman dari seluruh Siswa beserta statusnya, ditampilkan di sub modul (4.3.3) Sejarah Peminjaman
232
(Gbr.437. Sejarah Peminjaman Siswa)
XIV.H.3.4 Sub Modul (4.3.4) Reservasi

Data / catatan Pemesanan (reservasi) dari siswa dapat dilihat di sub modul ( 4.3.4) Reservasi.
(Gbr.438. List Reservasi Siswa)
XIV.H.3.5 Sub Modul (4.3.5) Keterlambatan

Data / catatan keterlambatan pengembalian Bahan Pustaka dapat dilihat di sub modul ( 4.3.5) Keterlambatan.
(Gbr.439. Catatan Keterlambatan)
233
XIV.H.4 Sub Modul (4.4) Standard Operating Prosedures

Bahan Pustaka yang telah dipesan tetapi hingga batas waktu reservasi habis belum juga diambil/dipinjam dan transaksi pemesanannya tidak dibatalkan, menyebabkan status Bahan Pustaka menjadi tidak tersedia dan tidak dapat di pesan/dipinjam oleh anggota yang lain. Semua transaksi dengan status seperti ini (kadaluwarsa) akan terekab di sub modul (4.4) Standard Operating Prosedures. Untuk membebaskan/membatalkan transaksi pemesanan yang kadaluwarsa ini secara bersama-sama, caranya dengan klik pada tombol Proses.
(Gbr.440. Standard Operating Prosedures)
Akan tampil konfirmasi Informasi Proses SOP berhasil dilakukan >> klik OK.
(Gbr.441. Informasi Proses SOP)
Setelah proses ini, maka Bahan Pustaka kembali pada status tersedia dan dapat di pesan/dipinjam oleh anggota yang lain.
XIV.I. Pelaporan
Buka modul PAS 88a PAS-Perpustakaan >> 5. Pelaporan. Di sub modul ini ditampilkan beberapa macam out put berkaitan data perpustakaan.
(Gbr.442. Pelaporan)
234
XIV.I.1 Sub Modul (5.1) Bahan Pustaka

Di tampilkan daftar seluruh koleksi Bahan Pustaka.
(Gbr.443. Daftar Bahan Pustaka)
XIV.I.2 Sub Modul (5.2) Daftar Koleksi Bahan Pustaka

Di tampilkan daftar seluruh koleksi Bahan Pustaka, beserta data spesisikasi, harga dan statusnya.
(Gbr.444. Daftar Koleksi Bahan Pustaka)
XIV.I.3 Sub Modul (5.3) Rekapitulasi Bahan Pustaka

Di tampilkan data rekapitulasi berdasarkan kategori tertentu.
(Gbr.445. Rekapitulasi Bahan Pustaka)
235
Sub Modul (5.3.1) Klasifikasi Bahan Pustaka
(Gbr.446. Rekapitulasi Bahan Pustaka Berdasarkan Klasifikasi)
Sub Modul (5.3.2) Jenis Bahan Pustaka
(Gbr.447. Rekapitulasi Bahan Pustaka Berdasarkan Jenis)
Sub Modul (5.3.3) Bahasa Bahan Pustaka
(Gbr.448. Rekapitulasi Bahan Pustaka Berdasarkan Bahasa)
236
Sub Modul (5.3.4) Bentuk Media Bahan Pustaka
(Gbr.449. Rekapitulasi Bahan Pustaka Berdasarkan Bentuk Media)
XIV.I.4 Sub Modul (5.4) Statistik Bahan Pustaka

Di tampilkan data Statistik berdasarkan kategori tertentu.
(Gbr.450. Statistik Bahan Pustaka)
237
Sub Modul (5.4.1) Statistik Bahan Pustaka
(Gbr.451. Statistik Bahan Pustaka)
Sub Modul (5.4.2) Statistik Peminjaman
(Gbr.452. Statistik Peminjaman)
238
Sub Modul (5.4.3) Statistik Penggunaan Koleksi
(Gbr.453. Statistik Penggunaan Koleksi)
Sub Modul (5.4.4) Statistik Anggota
(Gbr.454. Statistik Anggota)
XIV.J. O P A C
Buka modul PAS 88b PAS- OPAC. Dengan PAS-OPAC anggota perpustakaan baik Guru maupun siswa dapat mengakses Perpustakaan dari manapun di komputer yang terinstall modul 88b. PAS OPAC dan terkoneksi dengan jaringan PAS. Hal ini memudahkan anggota dalam mencari (search) Bahan Pustaka yang dibutuhkan dan kemudian melakukan transaksi pemesanan, karena tidak harus datang ke Perpustakaan.
239
(Gbr.455. PAS - OPAC)
XIV.J.1 Login
Untuk dapat melakukan pemesanan lewat PAS- OPAC, maka anggota perpustakaan harus login terlebih dahulu Login. Isikan ID Anggota dan Kata Kunci yang didapat pada waktu pendaftaran anggota di sub modul (3.1) Pendaftaran Anggota >> klik jenis keanggotaan ( Guru / Siswa ) >> klik Login.
(Gbr.456. Login Anggota)
Jika ID Anggota dan Kata Kunci benar, maka akan muncul Informasi Login Berhasil.
(Gbr.457. Informasi Login Berhasil)
Tetapi jika ID Anggota dan Kata Kunci salah, maka akan muncul Kesalahan.
(Gbr.458. Kesalahan)
240
Untuk keluar dari PAS OPAC maka klik pada tombol Logout.
(Gbr.459. Logout)
XIV.J.2 Mengganti Kata Kunci ( Pasword)

Kata kunci / Pasword yang didapat setiap Anggota Perpustakaan pada waktu pendaftaran anggota, dapat diganti sesuai keinginan Anggota Perpustakaan. Cara untuk mengganti Kata Kunci (Pasword) tahapannya sebagai berikut: Lakukan Login seperti yang telah diuraikan diatas. Kemudian klik pada Ganti Kata Kunci .
(Gbr.460. Ganti Kata Kunci)
Tampil window Ganti Kata Kunci. Entrikan kata kunci lama di box Kata Kunci Lama, kemudian entrikan kata kunci pengganti di box Kata Kunci Baru, ulangi entrikan kata kunci pengganti di box Konfirmasi Kata Kunci Baru >> klik tombol OK.
(Gbr.461. Window Ganti Kata Kunci)
241
Akan tampil
Informasi Kata Kunci telah dirubah, maka kata kunci /
password telah berganti >> klik OK.
(Gbr.462. Informasi Kata Kunci telah dirubah)
XIV.J.3 Pencarian (Searching) Bahan Pustaka

Untuk memudahkan Anggota Perpustakaan dalam mencari Bahan Pustaka yang dibutuhkan, di PAS OPAC juga disediakan fasilitas pencarian. Ada dua model system pencarian yang disediakan, yaitu:
Pencarian Sederhana
Di sistem ini untuk mencari Bahan Pustaka yang dibutuhkan anggota tinggal mengentrikan kata kunci. Misalnya mencari Bahan Pustaka berkaitan dengan Internet, tinggal mengentrikan kata Internet >> klik Pencarian. Maka akan ditampilkan Bahan Pustaka yang berkaitan dengan Internet.
(Gbr.463. Pencarian Sederhana)
Pencarian Spesifik
Sedangkan sistem ini untuk mencari Bahan Pustaka yang dibutuhkan dapat menggunakan pilihan spesifikasi yang disediakan. Dapat memakai Judul, Pengarang, Topik, ISBN / ISSN, GMD atau Jenis. Dapat juga menggunakan lebih dari satu pilihan spesifikasi. Maka akan ditampilkan Bahan Pustaka sesuai dengan spesifikasi yang dikehendaki.
242
.
(Gbr.464. Pencarian Spesifik)
XIV.J.4 Info Bahan Pustaka

Setelah melakukan pencarian dan menemukan Bahan Pustaka yang dibutuhkan, maka anggota dapat mencari informasi berkaitan spesifikasi, info sirkulasi, isi/konten dan dapat melakukan transaksi pemesanan.
(Gbr.465. Tampilan Bahan Pustaka)
Info Detail
Klik pada tombol Info Detail, akan ditampilkan spesifikasi detail dari Bahan Pustaka.
(Gbr.466. Info Detail)
243
Info Koleksi
Klik pada tombol Info Koleksi, akan ditampilkan informasi ketersediaan koleksi bahan pustaka. Warna hijau menandakan bahan pustaka tersedia, warna kuning menandakan sedang dipesan, dan warna merah menandakan bahan pustaka sedang dipinjam.
Untuk memesan >> klik pada area warna hijau
(Gbr.467. Ketersediaan Koleksi Bahan Pustaka)
Apabila menghendaki melakukan pemesanan/reservasi, maka klik pada area berwarna hijau pada tanggal yang di inginkan. Akan tampil Informasi Reservasi Berhasil Dilakukan >> klik OK.
(Gbr.468. Informasi Reservasi Berhasil Dilakukan)
Maka area yang di klik akan berubah warna menjadi kuning dan transaksi ini akan tercatat sebagai transaksi pemesanan di sub modul (4.2.1) Mulai Transaksi >> Sedang Dipesan (Bahan Pustaka tidak dapat dipesan/dipinjam oleh anggota lain). Selanjutnya anggota tinggal datang ke Perpustakaan untuk melakukan peminjaman.
244
Preview
Klik pada tombol Preview, maka akan ditampilkan isi/konten dari Bahan Pustaka.
(Gbr.469. Konten Bahan Pustaka)
245
BAB XV TIPS & TRIK IMPOR DATA

XV.A. TIPS MENGOLAH DATA
Salah satu cara pengisian data ke dalam Database PAS adalah dengan sistem impor. Sekolah biasanya telah memiliki data dalam format Excel (.xls). Data dalam format Excel dapat dimasukkan ke dalam Database PAS tanpa harus melakukan entri kembali. Secara garis besar tahapan melakukan impor adalah: Menyusun data ke file excel (.xls) dalam format yang disediakan di aplikasi. Mengubah data dari file excel (.xls) menjadi data format file CSV(.csv ). Mengimpor file CSV (.csv) ke dalam Database PAS lewat modul 09. PAS Impor. Kendalanya sering kali data yang dimiliki Sekolah tersedia dalam berbagai format. Sedangkan untuk di impor, data harus sesuai dengan ketentuan dalam format impor yang sudah disediakan. Berikut adalah format data yang sering dimiliki sekolah dan trik untuk menyesuaikan/memodifikasi format datanya.
XV.A.1. Nama NIP dan Tempat/Tgl. Lahir dalam dua baris.
(Gbr.470. Data Awal)
Untuk mengubah menjadi satu baris, langkahnya sbb : Cermati berapa data maksimal (dalam contoh adalah 4 data). Ketikan angka 5 pada cell A3. Pada cell A5 masukkan rumus =A3+1 ( tempatkan pointer di cell A5 >> klik = >> klik cell A3 >> ketik +1 >> enter). Copy-kan sampai akhir data ( blok cell A4 dan A5, copy sorot sampai akhir data). Hilangkan rumus ( blok semua data >> klik kanan copy >> tempatkan pointer di cell A1 >> klik kanan paste special >> klik OK.
246
(Gbr.471. Paste Spesial)
Data diurutkan berdasarkan nomor dengan menu Sort ( blok semua data >> klik Data >> Sort >> klik OK
(Gbr.472. Sort)
Data akan diurutkan berdasarkan nomor.
(Gbr.473. Hasil Sort)
247
Insert pada kolom C ( tempatkan pointer di kolom C >> klik kanan insert ). Pindahkan Data NIP ke kolom C ( blok cell B6 s/d B9 >> klik kanan cut >> tempatkan pointer di cell C2 >> klik kanan paste ). Pindahkan Data Tanggal lahir di kolom E ( blok cell D6 s/d D9 >> klik kanan cut >> tempatkan pointer di cell E2 >> klik kanan paste ). Hasil akhir sebagai berikut :
(Gbr474. Hasil Akhir)
XV.A.2. Nama dan NIP dalam satu kolom.
Untuk memisahkan menjadi dua kolom langkahnya sbb: Pada cell C2 masukkan rumus =RIGHT((B2),11) RIGHT berfungsi untuk mengambil karakter dari kanan pada cell B2 dengan jumlah karakter sebanyak 11. Copykan sampai akhir data, Hasilnya sbb:
(Gbr.476. Memisahkan NIP)
Selanjutnya adalah menghilangkan spasi di dalam NIP. Di cell D2 ketikkan rumus =LEFT(C2,3) , LEFT berfungsi untuk mengambil karakter dari kiri pada cell C2 sejumlah 3 karakter. Copy-kan sampai akhir data. Di cell E2 ketikkan rumus =MID(C2,5,3), MID berfungsi mengambil karakter di tengah di cell C2 dimulai pada karakter ke 5, sejumlah 3 karakter. Copy-kan sampai akhir data.
248
.Di cell F2 ketikkan rumus =RIGHT(C2,3), RIGHT berfungsi untuk mengambil karakter dari kanan pada cell C2 dengan jumlah karakter sebanyak 3.
(Gbr.477. Menghilangkan Spasi)
Gabungkan data di kolom D.E.dan F menjadi satu, caranya: di cell G2 ketikkan rumus =CONCATENATE(D2,E2,F2), CONCATENATE berfungsi menggabungkan data di cell D2, cell E2 dan cell F2. Copy-kan sampai akhir data. Hasil akhir sbb:
(Gbr.478. Hasil Akhir)
XV.A.3. Tempat dan Tanggal Lahir dalam satu kolom format bulan text.
Pisahkan Tempat Lahir, pada cell B1 ketikkan rumus =LEFT(A1,FIND( ,A1,1)2) LEFT berfungsi untuk mengambil karakter dari kiri pada cell A1, FIND berfungsi mencari karakter di cell A1, -2 berfungsi menghilangkan spasi dan koma.
(Gbr.480. Memisahkan Tempat Lahir)
249
Pisahkan Tgl. Lahir, Pada cell C1 ketikkan rumus =MID(A1,FIND(" ",A1,1)+1,20) MID berfungsi untuk mengambil karakter dari tengah pada cell A1, FIND berfungsi mencari karakter di cell A1, +1 berfungsi menghilangkan spasi dan angka 20 adalah jumlah maksimal karakter yang diambil.
(Gbr.481. Memisahkan Tanggal Lahir)
Pisahkan Tanggal, pada cell D1 ketikkan rumus =LEFT(C1,2) LEFT berfungsi untuk mengambil karakter dari kiri pada cell C1 sebanyak 2 karakter.
(Gbr.482. Memisahkan Tanggal)
Pisahkan bulan dan tempatkan ke kolom E, di cell E1 ketikkan rumus dibawah ini: =MID(C1,FIND(" ",C1,1)+1,FIND(" ",C1,4)-FIND(" ",C1,1)-1) , MID berfungsi untuk mengambil karakter dari tengah pada cell C1, FIND(" ",C1,1)+1 berfungsi mencari karakter di cell C1, +1 berfungsi menghilangkan spasi, FIND(" ",C1,4)-FIND(" ",C1,1)-1 berfungsi mencari karakter di cell C1 di mulai dari karakter no 4 sejumlah satu karakter, -1 berfungsi menghilangkan spasi.
(Gbr.483. Memisahkan Bulan)
Ubahlah Nama Bulan dalam format text menjadi format angka, Tahapannya di sheet 2 buatlah tabel acuan sbb:
250
(Gbr.484. Tabel Data Acuan)
Kemudian letakkan pointer di cell F1, ketikkan rumus sebagai berikut : =VLOOKUP(E1,Sheet2!$A$2:$B$13,2,0), VLOOKUP berfungsi mengambil data secara vertical dengan acuan able data di sheet 2 ( cell A2 B13 yang telah diabsolutkan ), tanda $ berfungsi untuk meng-absolutkan ( hanya mengambil acuan data yang ditunjuk ). Hasilnya adalah sbb:
(Gbr.485. Hasil VLOOKUP)
Pisahkan data Tahun tempatkan di kolom G, pada cell G1 ketikkan rumus sbb: =RIGHT(C1,4), RIGHT berfungsi untuk mengambil karakter dari kanan pada cell C1 dengan jumlah karakter sebanyak 4.
(Gbr.486. Memisahkan Tahun)
Gabungkan data Tanggal Lahir dengan format M/d/yyyy, caranya: di cell H1 ketikkan rumus =CONCATENATE(F1,"/",D1,"/",G1), CONCATENATE berfungsi menggabungkan data di cell F1, cell D1 dan cell G1. Copy-kan sampai akhir data. Hasil akhir sbb
251
XV.A.4. Tempat dan Tanggal Lahir dalam satu kolom format bulan angka.
.(Gbr.488. Data Awal) Pisahkan Tempat Lahir, pada cell B1 ketikkan rumus =LEFT(A1,FIND(" ",A1,1)1) LEFT berfungsi untuk mengambil karakter dari kiri pada cell A1, FIND berfungsi mencari karakter di cell A1 yang dibatasi koma, -1 berfungsi menghilangkan koma.
(Gbr.489. Memisahkan Tempat Lahir)
Pisahkan
Tgl.
Lahir,
Pada
cell
C1
ketikkan
rumus
=MID(A1,
FIND(",",A1,1)+2,20) MID berfungsi untuk mengambil karakter dari tengah pada cell A1, FIND berfungsi mencari karakter di cell A1 yang dibatasi koma, +1 berfungsi menghilangkan spasi dan angka 20 adalah jumlah maksimal karakter yang diambil.
(Gbr.490. Memisahkan Tanggal Lahir)
252
Pisahkan Tanggal, pada cell D1 ketikkan rumus =LEFT(C1,2) LEFT berfungsi untuk mengambil karakter dari kiri pada cell C1 sebanyak 2 karakter.
(Gbr.491. Memisahkan Tanggal)
Pisahkan Bulan, pada cell E1 ketikkan rumus : =MID(C1,4,2) MID berfungsi mengambil karakter di tengah pada cell C1, dimulai pada karakter no 4, sebanyak 2 karakter.
(Gbr.492. Memisahkan Bulan)
Pisahkan Tahun, pada cell F1 ketikkan rumus : =RIGHT(C1,4) RIGHT berfungsi untuk mengambil karakter dari kanan pada cell C1 dengan jumlah karakter sebanyak 4.
(Gbr.493. Memisahkan Tahun)
Gabungkan data Tanggal Lahir dengan format M/d/yyyy, caranya: di cell G1 ketikkan rumus =CONCATENATE(E1,"/",D1,"/",F1), CONCATENATE berfungsi menggabungkan data di cell E1, cell D1 dan cell F1. Copy-kan sampai akhir data. Hasil akhir sbb:
253
XV.B. TRIK IMPOR DATA SISWA

Data kesiswaan adalah data yang besar, maka akan sangat membantu jika pengisiannya menggunakan cara impor data. Sebagaimana telah dijelaskan di BAB IX. ENTRI DATA KESISWAAN SUB IX.B. Impor Data, bahwa untuk impor data kesiswaan ada dua tahap yaitu: impor Biodata dan impor tingkat kelas/penempatan rombel. Di Sub BAB IX.B. Impor Data tersebut juga sudah diuraikan tahapan-tahapan dalam melakukan impor data kesiswaan untuk siswa tingkat X. Disini yang akan dijelaskan, bahwa untuk impor data kesiswaan tinkat XI dan XII ada sedikit perbedaan perlakukan. Perbedaan ini adalah dalam hal pengisian beberapa data, perbedaan itu dijelaskan sebagai berikut :
Di dalam file format untuk impor biodata siswa (file 02.01. Biodata Siswa), diantaranya mengisi field kd_tingkat_kelas dan kd_program_pengajaran. Di kedua field itu di templatenya sudah diberi petunjuk pengisiannya, perhatikan gambar berikut:
(Gbr.495. File Format Impor Biodata Siswa)
Sesuai petunjuk diatas, maka untuk impor Kelas X kd_tingkat kelas diisi 01 dan kd_program_pengajaran diisi 1. Masih sesuai petunjuk diatas, jikalau kita akan mengimpor data siswa misal Kelas XI IPA 1, maka seharusnya kd_tingkat_kelas diisi 02 dan kd_program_pengajaran diisi 3. Jika dilakukan sesuai petunjuk itu, maka yang terjadi setelah berhasil impor data siswa tingkat XI dan XII masuk di (5.1.2) Data Awal Siswa Pindahan. Agar siswa tingkat XI dan XII tidak diperlakukan sebagai siswa pindahan, maka ketika mengimpor data siswa Kelas XI dan XII, pengisian untuk kedua field itu tidak mengikuti petunjuk ditemplate. Jadi perlakuannya untuk impor seluruh data Siswa Kelas XI dan XII, field kd_tingkat_kelas tetap diisi 01 dan kd_program_pengajaran tetap diisi 1 ( sama seperti pada waktu impor data Kelas X ). Dengan cara ini setelah berhasil diimpor, data siswa Kelas XI dan XII tidak dianggap sebagai Siswa Pindahan dan datanya tetap masuk ke modul (5.1.1) Data Awal Siswa baru. Perhatikan gambar berikut:
254
(Gbr.496. Manipulasi Pengisian Data)
Lanjutkan dengan mengimpor tingkat kelasnya, untuk memudahkan silahkan ambil data rombel dengan cara Query ke Database PAS ( Uraian lengkap tatacara Query data rombel dapat dilihat di BAB IX ENTRI DATA KESISWAAN, SUB IX.B. Impor Data ). Hasil Query data rombel adalah sebagai berikut:
(Gbr.497. Data Hasil Query)
Nah pada waktu mengisi file format impor untuk tingkat kelas ( file 04. Tingkat kelas ), silahkan dicopy data yang mewakili dari rombel yang akan diimpor. Misalnya akan mengimpor tingkat Kleas XI IPA 1 maka ambillah data yang mewakili rombel XI IPA 1. Perhatikan gambar berikut :
(Gbr.498. Mengambil Data Rombel)
255
Kemudian masukkan ke dalam format impor, perhatikan gambar ( impor tingkat Kelas XI IPA 1 ):
(Gbr.499. Pengisian Format Impor)
Lakukan tahapan impor tingkat kelas seperti yang telah dijelaskan di BAB IX.B. IMPOR DATA.
256
BAB XVI BACK UP DAN RESTORE

Sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan diawal, bahwa selama proses pengisian data untuk melakukan pengamanan maka setiap tahapan selesai selalu dibuat back up data. Demikian juga disarankan ketika PAS sudah operasional pada periode waktu tertentu (misalnya sebulan sekali) juga di buat back up data. Ada beberapa cara dapat dilakukan untuk membuat back up data, dibawah ini akan di contohkan dua cara dalam membuat back up data beserta restore data.
XVI.A. MANUAL
Melakukan proses back dan restore data per-tahap secara manual.
XVI.A.1. Back Up Data

Melakukan back up data secara manual telah banyak dicontohkan di awal pada bahasan entri data (ada 5 buah back up telah dibuat).
XVI.A.2. Restore Data

Secara prinsip prosedur restore data secara manual adalah proses back up data secara manual yang prosesnya dibalik. Di bawah ini di contohkan merestore back up No 02. REF. TINGKAT SEKOLAH secara manual.
Stop service MySQL.

Klik Start >> klik Control Panel >> klik 2X Administrative Tools >> klik 2X service >> klik PAS SMA MySQL >> klik kanan Stop ( atau klik menu stop ).
PAS-SMAMySQL >> Klik kanan Stop
(Gbr.500. Stop Service PAS-SMA MySQL)
257
Hapus Folder Data

Klik kanan di start >> klik Explore >> klik Local Disk (C:\..) >> klik DEPDIKNAS >> klik Paket Aplikasi Sekolah SMA >> klik MySQL 5.0.22 >> data >> klik kanan delete.
Data >> Klik kanan Delete
(Gbr.501. Delete Folder Data)
Copy Back Up Data

Klik DATA (E:/..) >> klik BACK UP DATA PAS >> klik 02. REF. TINGKAT SEKOLAH >> Data >> klik kanan copy.
Ref. TINGKAT SEKOLAH >> data >> Copy
(Gbr.502. Copy Back Up Data)
258
Masukkan ke Folder MySQL 5.0.22 Klik Local Disk (C:/..) >> klik Depdiknas >> Paket Aplikasi Sekolah SMA >> klik MySQL 5.0.22 >> klik kanan paste.
Masukkan ke folder mysql5.0.22
(Gbr.503. Memasukkan Back Up Data)
Jalankan kembali service MySQL.

Setelah proses restore selesai service My SQL dijalankan kembali. Klik Start >> klik Control Panel >> klik 2X Administrative Tools >> klik 2X service >> klik PAS SMA MySQL selanjutnya klik kanan Start (atau klik menu start).
PAS-SMAMySQL >> Klik kanan Start
(Gbr.504. Start Servive MySQL)
PERHATIAN : Jika back up dibuat dengan cara manual, maka restore juga harus menggunakan cara manual.
259
XVI.B. OTOMATIS
Di dalam CD Installer PAS telah disediakan tools untuk melakukan back up dan restore Database secara otomatis. Langkahnya menggunakannya adalah sebagai berikut:
XVI.B.1. Back Up Data

Masukkan CD Instalasi PAS ke dalam CD-Room komputer, setelah muncul tampilan berikut >> klik Home >> klik Back up & Restore Database.. Atau dapat juga dengan cara masuk ke Window Explore >> PAS-SMA 5.3 >> Utilities >> Klik 2x pada Back Up & Restore Database.
(Gbr.505. Back Up & Restore Database)
Tampil Window Panduan Back Up & Restore Database PAS-SMA >> klik Lanjut.
(Gbr.506. Window Panduan Back Up & Restore Database PAS-SMA)
260
Akan Tampil Window Pilih Direktori Asal Database .
(Gbr.507. Window Pilih Direktori Asal Database)
Selanjutnya arahkan ke Direktori yang akan di back up, Klik Browse >> Local Disk C (tergantung Direktori tempat Instalasi PAS) >> Depdiknas >> Paket Aplikasi Sekolah SMA >> mysql-5.0.22 >> data >> klik OK.
(Gbr.508. Diarahkan ke Direktori data)
261
Kembali ke Window Pilih Direktori Asal Database >> klik Lanjut.
(Gbr.509. Direktori Asal Database)
Tampil Window Pilih Direktori Tujuan Database. .
(Gbr.510. Window Pilih Direktori Tujuan Database)
Selanjutnya arahkan ke Direktori yang akan di pakai menyimpan Back Up dan beri identitas yang jelas ( contoh: membuat back up bulan April 2010 disimpan di Direktori E). Klik Browse >> Data E (bebas memilih) >> klik box Buat Folder Baru >> Beri nama/identitas ( misalnya: BACK UP APRIL 2010 ) >> Klik OK.
262
(Gbr.511. Direktori Tujuan)
Kembali ke Window Pilih Direktori Tujuan Database >> klik Lanjut.
Proses Back Up sedang berlangsung, tunggu beberapa saat.
263
(Gbr.513. Proses Back Up)
Proses Back Up selesai, klik Selesai.
(Gbr.514. Selesai)
264
XVI.B.2. Restore Data

Masukkan CD Instalasi PAS ke dalam CD-Room komputer, setelah muncul tampilan berikut >> klik Home >> klik Back up & Restore Database.. Atau dapat juga dengan cara masuk ke Window Explore >> PAS-SMA 5.3 >> Utilities >> Klik 2x pada Back Up & Restore Database.
(Gbr.515. Back Up & Restore Database)
Tampil Window Panduan Back Up & Restore Database PAS-SMA >> klik Lanjut.
(Gbr.516. Window Panduan Back Up & Restore Database PAS-SMA)
265
Akan Tampil Window Pilih Direktori Asal Database .
(Gbr.517. Window Pilih Direktori Asal Database)
Selanjutnya arahkan ke Direktori back up yang akan di restore, Klik Browse >> Data E ( contoh: akan merestore back up bulan April 2010 yang disimpan di Direktori E) >> BACK UP APRIL 2010 >> Klik OK.
(Gbr.518. Diarahkan ke Direktori data)
266
Kembali ke Window Pilih Direktori Asal Database >> klik Lanjut.
(Gbr.519. Direktori Asal Database)
Tampil Window Pilih Direktori Tujuan Database. .
(Gbr.520. Window Pilih Direktori Tujuan Database)
Selanjutnya arahkan ke Direktori tujuan, Klik Browse >> Local Disk (C:) >> Depdiknas >> Paket Aplikasi Sekolah SMA >> mysql-5.0.22 >> data >> klik OK.
267
Kembali ke Window Pilih Direktori Tujuan Database >> klik Lanjut.
Apabila tampil window seperti gambar di bawah ini, ketikkan huruf a dari keyboard.
268
(Gbr.523. Proses Restore)
Proses Restore sedang berlangsung, tunggu beberapa saat.
(Gbr.524. Proses Restore)
Proses Restore selesai, klik Selesai.
(Gbr.525. Selesai)
269
BAB XVII PENGAMANAN DATA

PAS ( Paket Aplikasi Sekolah ) mempunyai cakupan cukup luas, meliputi semua proses di dalam sistem pembelajaran di Sekolah. Berarti di dalam Database PAS akan tersimpan seluruh data dari proses periodikal pembelajaran. Mengingat pentingnya data-data itu, maka perlu dilakukan langkah-langkah untuk mengamankan data-data tersebut. Berikut adalah beberapa langkah yang perlu dilakukan untuk mendukung pengamanan data:
XVII.A. Komputer SERVER

Di komputer Server-lah semua data akan tersimpan, maka lakukan langkah pengamanan sbb : Tempatkan Komputer Server pada tempat khusus. Hanya Administrator yang boleh mengakses Komputer Server. Pengisian data sebaiknya tidak langsung di Komputer Server Gantilah password standart PAS ( akan diuraikan kemudian ).
XVII.B. Komputer CLIENT

Dalam Instalasi jaringan LAN untuk PAS, akan ada beberapa Komputer Client. Dari Komputer Client ini data-data ( utamanya data Transaksional ) akan diisikan. Hal-hal yang perlu dilakukan di Komputer Client : Di Komputer Client, installah sub sistem PAS sesuai dengan kebutuhan, misalnya Komputer Client untuk Keuangan hanya dinstall modul (08.) Administrasi Keuangan, dll ( sudah dijelaskan pada tahap Instalasi ). Untuk Petugas pengentri data, berilah kewenangan akses sebagai OPERATOR ( akan diuraikan kemudian ). Ganti password standart PAS, dan tetapkan untuk masing-masing Client berbeda (akan diuraikan kemudian ).
XVII.C. Administrasi User

Di dalam PAS ada tiga jenis kewenangan user, yaitu:
1.
Admin
Dapat menambah, mengubah, menghapus data dan menjalankan tahapan proses di aplikasi serta pengaturan yang bersifat kritikal. Kewenangan ini hanya untuk Administrator.
270
2.
Operator
Hanya dapat menambah, mengubah dan menghapus data. Kewenangan ini diberikan kepada petugas pengentri data (operator) di Komputer Client.
3.
User
Hanya dapat melihat data. Kewenangan ini dapat di berikan kepada Kepala Sekolah dan Guru.
XVII.C.1. Mengganti Password Admin

Berikut dijelaskan tata cara untuk mengubah Password Admin ( hanya dapat dilakukan oleh User dengan kewenangan Admin ). Buka salah satu modul PAS >> klik tombol Admin pada Window Pengesahan Pemakai
(Gbr.526. Mengganti Pasword Admin)
Akan tampil Window Validation >> masukkan Admin User dan Admin Password >> klik OK. Secara default Admin User adalah pas dan Admin Password adalah sma.
(Gbr.527. Validasi)
271
Selanjutnya akan tampil Window User Accounts >> klik pas >> klik Modify.
(Gbr.528. User Accounts)
Akan tampil Window User >> klik Admin >> klik Chg Pwd (Change Password)
(Gbr.529. Change Pasword)
Selanjutnya tampil Window Change Password >> isikan password yang baru di kotak Password >> ulangi pengisian password di kotak Retype password >> klik OK.
272
(Gbr.530. Masukkan Pasword Baru)
Pada Window User >> klik OK >> kemudian pada Window User Accounts >> klik Apply >> klik OK. Maka Password Admin telah berganti.
(Gbr.531. Apply Ok)
CATATAN :
Cobalah untuk membuka salah satu modul aplikasi PAS, jika Nama User (User Name) dan Kata Kunci (Password) yang dimasukkan salah maka akan muncul peringatan sbb:
(Gbr.532. Kesalahan Isi Nama User/Kata Kunci)
273
XVII.C.2. Menambah User Baru

Di manual ini akan dicontohkan menambah user dengan kewenangan operator untuk Komputer Client di bagian Keuangan. Buka salah satu modul PAS >> klik tombol Admin pada Window Pengesahan Pemakai. Akan tampil Window Validation >> masukkan Admin User dan Admin Password yang baru (setelah diubah) >> klik OK.
(Gbr.533. Validasi)
Selanjutnya akan tampil Window User Accounts >> klik pass >> klik add.
(Gbr.534. Menambah User)
Akan tampil Window User >> masukkan Username (misal keuangan) >> klik operator >> klik Chg Pwd.
274
(Gbr.535. Memasukkan Nama User Baru)
Di Window Change Password >> masukkan password (untuk operator keuangan) >> ulangi password di kotak Retype Password >> klik OK.
(Gbr.536. Memasukkan Pasword)
Pada Window User >> klik OK >> pada Window User Accounts tampil user baru keuangan dengan kewenangan operator >> klik Apply >> OK.
(Gbr.537. Apply Ok)

275
Penambahan User baru untuk Client yang lain dan untuk jenis kewenangan yang lain (user), tata caranya sama seperti yang diuraikan diatas.
XVII.C.3. Mengubah Kewenangan User

Administrator juga dapat mengubah kewenangan user ke jenis kewenangan yang lain (misalnya dari operator menjadi user,dll). Cara mengubah kewenangan user adalah sebagai berikut ( di manual ini dicontohkan mengubah kewenangan user operator keuangan menjadi user keuangan) :
Buka salah satu modul PAS >> klik tombol Admin pada Window Pengesahan Pemakai. Akan tampil Window Validation >> masukkan Admin User dan Admin Password >> klik OK. Selanjutnya akan tampil Window User Accounts >> klik keuangan >> klik Modify.
(Gbr.538. Modif Kewenangan)
Akan tampil Window User >> ubahlah kewenangan yang sebelumnya operator menjadi user >> klik User >> klik OK.
276
(Gbr.539. Ubah Kewenangan)
Kewenangan Operator keuangan telah berubah menjadi user keuangan >> pada window User Accounts >> klik Apply >> klik OK.
XVII.C.4. Menghapus User.

Administrator juga dapat menghapus User yang sudah tidak diperlukan lagi. Langkahnya sebagai berikut ( di manual ini dicontohkan menghapus user keuangan ) : Buka salah satu modul PAS >> klik tombol Admin pada Window Pengesahan Pemakai. Di Validation >> masukkan Admin User dan Admin Password >> klik OK. Pada Window User Accounts >> klik keuangan >> klik Del..
(Gbr.540. Menghapus User)
277
Akan tampil Window User >> klik OK.
(Gbr.541. Menghapus User)
Akhiri proses pada window User Accounts >> klik Apply >> klik OK. Maka user keuangan akan terhapus.
278

Panduan Pas Sma

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Panduan Pas Sma

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PENDAHULUAN

PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA

BAB I PERSIAPAN SEKOLAH

STRUKTUR ORGANISASI TEAM IMPLEMENTASI (PAS) PAKET APLIKASI SEKOLAH

(Gbr.01. Struktur Organisasi Team PAS)

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA

PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA

I.A.3. Administrator Pengembangan

I.A.4. Administrator Teknis

I.A.5. Administrator Operasional

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA

PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA

I.A.6. Administrator Data

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA

PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA

PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA

PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA

BAB II INSTALASI APLIKASI PAS

II.A. PERSIAPAN SEBELUM INSTALASI

(Gbr.02. Window Pemilihan Tahun Ajaran)

(Gbr.03. Window Pengaturan Tanggal dan Waktu)

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA

PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA

II.A.2. Program pengaman di non aktifkan.

Windows Firewall >> Off

(Gbr.04. Pengaturan Firewall)

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA

PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA

II.B.1. Melihat Regional Setting

(Gbr.05. Control Panel)

(Gbr.06. Regional and Language Options)

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA

PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA

II.B.2. Mengubah Regional Setting

(Gbr.07. Regional Options)

Decimal symbol = titik Digit grouping symbol = koma

List separator = koma

(Gbr.08. Pengaturan di tab Numbers)

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA

PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA

Short date format = M/d/yyyy

(Gbr.09. Pengaturan di tab Date)

II.C. INSTALASI SOFTWARE PAS

(Gbr.10. Auto Run Installasi PAS-SMA)

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA

PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA

Selanjutnya akan muncul window Selamat Datang , klik Lanjut >>.

(Gbr.11. Window Selamat Datang Installasi PAS)

(Gbr.12. Window Informasi- Installasi PAS)

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA

PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA

(Gbr.13. Window Pemilihan Direktori-Installasi PAS)

(Gbr.14. Window Pemilihan Direktori Lain Installasi PAS)

Setelah memilih lokasi kemudian klik Lanjut >>

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA

PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA

II.C.1. Installasi Server

(Gbr.15. Window pemilihan Jenis Setup Installasi PAS)

KEMENTRIAN PENDIDIKAN NASIONAL DIREKTORAT PEMBINAAN SMA

PANDUAN SUKSES IMPLEMENTASI PAS DI SMA

(Gbr.16. Window Instalasi -PAS)

Proses instalasi file-file untuk menjalankan Software PAS sedang berjalan.