Pengawasan Pengendalian (Controlling)

Pengertian controlling ditafsirkan dlam macam-macam pngertian. Beberapa ahli membedakan pengertian Pengawasan Pengendalian: Dikatakan Pengawasan adalah pengendalian tanpa tindakan koreksi atau Pengendalian adalah pengawasan plus tindakan koreksi. Beberapa pengertian tersebut disampaikan disini namun penulis mempadukan dalam satu kata majemuk pengertian tersebut. Dimaksud dengan controlling adalah pengawasan pengendalian atau wasda

Pengertian Pengawasan Pengendalian (Controlling)

Beberapa pengertian Pengawasan, Pengendalian dan Penilaian dalam Keputusan Menteri Kesehatan No. 275/Men.Kes/SK/VII/79, Sistem Kesehatan Nasional (SKN), Rencana Pokok Program Pembangunan Jangka Panjang Kesehatan (RP3JPK), Lembaga Administrasi Negara (LAN) dan sebagainnya adalah sebagai berikut : Pengendalian Pengendalian adalah kegiatan untuk mengikuti kemajuan pelaksanaan usaha agar sesuai dengan rencana dan atau ketentuan perundang undangan yang berlaku. Menurut G.R terry, pengendalian dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang harus dilakukan yaitu pelaksanaan, dan bila perlu melakukan perbaikan perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu sesuai dengan standar. Pengendalian dimaksudkan sebagai tindakan pengaturan dan pengarahan pelaksanaan agar tujuan dapat dicapai berhasil guna dan berdaya guna. Pengawasan Pengawasan dilakukan dengan mengamati pelaksanaan seluruh aspek upaya kesehatan untuk menjamin agar semua kegiatan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Peningkatan pengawasan pada hakekatnya akan membawa peningkatan dan penyempurnaan administrasi secara keseluruhan, baik peningkatan kemampuan perencanaan, pelaksanaan, maupun peningkatan pengendalian serta penilaian. Pengawasan Pengendalian Menurut Lembaga Administrasi Negara, dalam bukunya Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia istilah Pengawasan dan Pengendalian keduanya merupakan terjemahan dari istilah bahasa inggris yaitu Controlling yang Berarti : Suatu proses kegiatan seseorang pimpinan untuk menjamin, agar pelaksanaan kegiatan organisasi sesuai dengan rencana, kebijaksanaan dan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan.

Selanjutnya diungkapkan bahwa hakekat pengawasan adalah mencegah sedini mungkin terjadinya penyimpangan-penyimpangan , pemborosan, kegagalan dalam mencapai tujuan dan mencegah terulangnya hal-hal tersebut di masa yang akan datang. Sasaran pengawasan ditujukan untuk mewujudkan efisiensi , efektifitas, kehematan dan ketertiban sejak dari proses perencanaan, pelaksanaan dan penilaian. Pengawasan baru bermakna apabila diikuti dengan tindakan koreksi. Kegiatan pengawasan dan pengendalian mempunyai sasaran dan tujuan yang sama. Perbedaanya terletak pada kewenangan melakukan tindakan koreksi, yang hanya dimiliki oleh para pengendali, sedangkan para pengawas pada umumnya hanya memberika saran tindakan koreksi yang peru dilakukan. Namun para pengawas fungsional tetap memonitor tindakan koreksi yang disarankan dan sampai seberapa jauh tindakan koreksi yang dilakukan oleh para pengendali untuk dilaporkan kepada para pengendali yang lebih tinggi. Dengan demikian antara kegiatan pengawasan dan pengendalian terdapat kaitan yang sangat erat. Pengendalian dan penertiban Pengendalian dan Penertiban adalah kegiatan pengawasan yang melekat untuk menjamin kelancaran pelaksanaan kebijaksanaan umum , mencegah dan meluruskan penyimpangan dari ketentuan peraturan perundangan yang berlaku, untuk selanjuntya diambil tindakan perbaikan atau penyempurnaan sebagaimana mestinya.

Asas-asas Pengawasan Pengendalian (Pengawasan Efektif) Agar pengawasan pengendalian dapat efektif perlu memperhatikan asas-asas atau prinsip-prinsip pengawasan pengendalian. Harold Koontz dan Cyril ODonnell mengemukakan bahwa asas-asas atau prinsip-prinsip pengawasan pengendalian, antara lain adalah sebagai berikut: 1. Menjamin tercapainya tujuan. Pengawasan pengendalian dimaksudkan agar tujuan dapat tercapai dengan mencegah penyimpangan terhadap perencanaan dan melakukan tindakan koreksi yang diperlukan untuk itu. 2. Effisien Pengawasan pengendalian dikatakan efisien apabila dapat menghindari penyimpangan dari perencanaan yang telah ditetapkan dan ekonomis. 3. Tanggung jawab Pengawasan pengendalian dilaksanakan secara obyektif dengan rasa tanggungjawab terhadap kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan untuk keberhasilan pencapaian tujuan.

4. Mengarah ke masa datang Pengawasan pengendalian mengarah pada kepentingan tujuan masa depan. 5. Pengawasan pengendalian langsung Pengawasan pengendalian sebaiknya adalah langsung dari atasan pada bawahan. 6. Merupakan pencerminan perencanaan Pengawasan pengendalian merupakan cermin daripada perencanaan. 7. Kesesuaian dengan organisasi Pengawasan pengendalian menyesuaikan dengan struktur organisasi dan uraian tugas organisasi. 8. Pengawasan pengendalian individual Pengawasan dan pengendalian bersifat individu sesuai dengan kebutuhan tergantung pada tingkat dan tugas manajer. 9. Asas standar Untuk melaksanakan pengawasan pengendalian diperlukan standar-standar (tolok ukur) yang direncanakan. 10. Memperlakukan hal-hal yang bersifat strategi Pengawasan pengendalian dipertajam pada hal-hal yang bersifat strategis. 11. Asas kekecualian atau control by a exception Pengawasan pengendalian lebih memperdulikan pada hal-hal yang sifatnya menyimpang, kelainan, yang menonjol atau menarik perhatian. 12. Fleksibel Pengawasan pengendalian hendaknya bersifat luwes tidak kaku. 13. Asas peninjauan kembali Pengawasan pengendalian hendaknya selalu dapat ditinjau ulang. 14. Asas kegiatan Pengawasan pengendalian merupakan suatu kegiatan yang terencana berdasarkan tolok ukur.

Tujuan pengawasan pengendalian 1. Untuk mengetahui apakah hasil kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai rencana yang telah dibuat; 2. Apakah pelaksanaan telah sesuai dengan kebijaksanaan, pengarahan, prosedur dan pedoman-pedoman yang telah ditetapkan; 3. Untuk mengetahui adakah kesulitan, hambatan, tantangan, peluang dan potensi yang penting diketahui untuk keberhasilan pencapaian tujuan dan bila perlu melaksanakan tindak koreksi; 4. Apakah pelaksanaan kegiatan tersebut dapat berjalan secara efisien dan efektif dilihat dari tenaga, biaya dan sarana prasarana yang ada; 5. Dengan adanya pengawasan dan pengendalian dapat dicegah adanya penyimpangan, pemborosan dan kegagalan yang tidak perlu. Secara strategis dalam pemerintahan, tujuan pengawasan adalah menggunakan semua program pemerintah dan secara taktis atau teknis menjamin dipatuhinya peraturanperaturan, perundang-undangan dan dilaksanakannya kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Pada umumnya pengawasan pengendalian dilakukan terhadap seluruh fungsifungsi dan unsur-unsur manajemen.

Proses dan langkah-langkah Pengawasan Pengendalian Dalam melaksanakan pengawasan pengendalian untuk percapaian tujuan, melalui beberapa langkah (fase pengawasan) yang secara garis besar langkah tersebut adalah: 1. Pertama kali perlu ditetapkan alat ukur atau standar kriteria maupun indikatorindikator (tolok ukur) yang telah ditetapkan atau diketahui sejak awal pada tahap perencanaan. 2. Langkah berikutnya adalah mengadakan penilaian (evaluation). Dalam penilaian ini dibandingkan antara hasil kerja yang telah dilaksanakan ( actual result) dengan standar yang telah ditetapkan. Standar adalah alat pengukur atau alat penilai suatu pekerjaan. Seharusnya diperoleh hasil yang sama, antara actual result dan standart. Apabila terdapat ketidaksamaan, maka perlu diambil tindakan koreksi. 3. Tindakan Perbaikan (Correcting Action) Tindakan korektif ini dimaksudkan agar apa yang telah direncanakan akan menjadi kenyataan (sesuai dengan yang direncanakan)

Standar Pada umumnya standar atau alat pengukur atau alat penilai bagi suatu pekerjaan bawahan dapat digolongkan menjadi :

1. Standar dalam bentuk fisik a. Kuantitas atau jumlah hasil pekerjaan b. Kualitas hasil pekerjaan c. Waktu yang diperlukan untuk mengerjakan hasil pekerjaan. 2. Standar dalam bentuk uang (budget) a. Standar biaya: biaya rata-rata semestinya yang diperlukan. b. Standar penghasilan: kesesuaian besarnya gaji. c. Standar investasi: Modal yang diperlukan secara rasional untuk suatu pekerjaan atau usaha. 3. Standar intangiblea Standar yang dipergunakan untuk mengukur suatu hal yang tidak bisa diukur secara fisik maupun uang. Bersifat relatif. Misalnya adanya keluhan atau kepuasan seseorang, pengembangan pegawai, motivasi dan sebagainya. 4. Standar program dan sasaran Untuk kegiatan tertentu telah ditetapkan sasaran dan target program.

Indikator Seperti kita ketahui agar suatu kegiatan yang direncanakan dapat berhasil sesuai dengan apa yang diharapkan( dituju) perlu dilakukan pengawasan pengendalian dan penilaian (monitoring, controlling, evaluation). Untuk itu perlu ditetapkan indikator (tolok ukur) yang digunakan untuk mengukur keberhasilan kegiatan tersebut dan siapa serta bagaimana cara pelaksanaan upaya pengawasan pengendalian dan penilaian. Pengawasan pengendalian dan penilaian perlu dilakukan secara teratur dan terus menerus terhadap seluruh aspek pengelolaan program, untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. Kegiatan penilaian ini dimaksudkan antara lain, untuk membandingkan keadaan yang ada dengan keadaan yang seharusnya dicapai. Untuk keperluan pengawasan pengendalian itu diperlukan indikatorindikator penilaian yang sesuai dan dapat digunakan. Menurut Sistem Kesehatan Nasional dan RP3JPK, untuk indikator kesehatan dan dikelompokkan sebagai berikut : 1. Indikator untuk keadaan umum dan lingkungan. 2. Indikator yang berhubungan dengan derajat kesehatan. 3. Indikator yang berhubunga dengan upaya kesehatan. Metode atau cara pengawasan pengendalian Cara-cara pelaksanaan pengawasan pengendalian sesuai dengan fase atau langkahlangkah pengawasan pengendalian adalah sebagai berikut: 1. Pengawasan tidak langsung dengan mempelajari laporan-laporan yang diperoleh secara aktif maupun pasif, tertulis maupun lisan. 2. Melakukan observasi langsung di tempat (on the spot observation) atau inspeksi mendadak (sidak).

3. Melalui wawancara. 4. Dengan daftar pertanyaan (kuisioner). 5. Mempelajari data-data statistik. Teknik dan Obyek Pengawasan Pengendalian Adalah tidak mungkin seorang pemimpin mengawasi satu persatu kegiatan yang dilaksanakan. Oleh karenanya diperlukan teknik-teknik khusus atau obyek-obyek tertentu untuk memudahkan pengawasan pengendalian tanpa mengurangi maknanya. Teknik tersebut antara lain : 1. Control by exception Pengawasan pengendalian lebih ditujukan pada hal-hal yang menonjol atau kelainan dan yang menarik perhatian lainnya. 2. Control through cost Kontrol terhadap hal-hal yang memerlukan pembiayaan besar (urutan prioritas) 3. Control through process and procedurs Perhatian terhadap proses dan prosedur yang ditempuh. 4. Control through time Kontrol terhadap waktu yang dipergunakan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. 5. Control through out put Kontrol berkaitan dengan hasil kegiatan, efisien dan efektifitas. 6. Control through audit Pengawasan pengendalian dengan melakukan audit manajemen, verifikasi dan pemeriksaan. 7. Control through key personel Mengawasi dan mengendalikan pegawai tertentu yang menjadi perhatian yang dapat membawa keberhasilan atau kegagalan. Macam-macam pengawasan pengendalian 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Internal control: oleh pihak dalam organisasi sendiri External control: oleh pihak di luar organisasi Audit control Formal control Informal control Preventive control Represive control