MINISTERUL EDUCAIEI I CERCETRII

LUCRARE DE DIPLOM TEM: managementul unui camin studentesc In baza materialelor Colegiuluio de informatica

Profesor coordonator tiinific:

Absolvent:

Chisinau 2010 Cuprins

CUPRINS............................................................................................................ 1 INTRODUCERE.................................................................................................... 3 CAPITOLUL I. NOTIUNI TEORETICE CU PRIVIRE LA SISTEMUL INFORMATIONAL.......5 1.1.SISTEMUL

INFORMAIONAL.................................................................................................... 5

ESTE EVIDENT FAPTUL C MANAGEMENTUL UNEI FIRME NU POATE FI EXERCITAT FR INFORMAIILE FURNIZATE DE MEDIUL AMBIANT, NAIONAL I INTERNAIONAL, PRECUM I CELE PROVENITE DIN INTERIORUL ACESTEIA.............6 INFORMAIA ESTE MATERIA PRIM ATT PENTRU DECIZII, CT I PENTRU ACIUNILE SOLICITATE DE APLICAREA LOR..........................................................6 IAT DE CE TRATAREA SUBSISTEMULUI INFORMAIONAL CA O COMPONENT A MANAGEMENTULUI, DAR I DE SINE-STTTOR, ESTE NU NUMAI NECESAR, CI I OPORTUN N CONDIIILE ACTUALE, CND ROLUL MANAGEMENTULUI N AMPLIFICAREA EFICIENEI ESTE CONTIENTIZAT DE MAJORITATEA MANGERILOR.. 6 UN MANAGER MODERN NU POATE CONDUCE FR CALCULATOR, NU POATE ADOPTA DECIZII COMPLEXE, STRATEGICE SAU TACTICE, FR SPRIJINUL CALCULATORULUI ELECTRONIC. APELAREA ACESTUI INSTRUMENT NU NLTUR CI, DIMPOTRIV, CRETE ROLUL SISTEMULUI INFORMAIONAL. DEZVOLTAREA ZONEI INFORMATICE A ACESTUIA NU FACE DECT S DEA NOI DIMENSIUNI INFORMAIILOR I CELORLALTE COMPONENTE INFORMAIONALE (PROCEDURI, FLUXURI I CIRCUITE INFORMAIONALE) I S CONSOLIDEZE FUNCIILE DECIZIONAL, OPERAIONAL I DE DOCUMENTARE PE CARE SUBSISTEMUL INFORMAIONAL LE NDEPLINETE N CADRUL MANAGEMENTULUI FIRMEI............6 CE ESTE SISTEMUL INFORMAIONAL?..................................................................6 1.2.COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAIONAL............................................................................7 1.3 INFORMAII UTILIZATE N CADRUL INSTITUTIEI..........................................................................11 1.4 FLUXURI I CIRCUITE INFORMAIONALE..................................................................................14 1.4.1 Categorii importante de fluxuri i circuite informaionale......................................14 1.5. CONINUTUL PROCEDURILOR INFORMAIONALE.......................................................................14 1.7. ROLUL SISTEMULUI INFORMAIONAL N MANAGEMENTUL INSTITUTIEI............................................16 1.8 PRINCIPIILE SISTEMULUI INFORMAIONAL................................................................................18 1.9 DEFICIENE MANIFESTATE N FUNCIONAREA SISTEMULUI...........................................................22 INFORMAIONAL...................................................................................................................... 22 1.10 REPROIECTAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL........................................................................22 Motivarea schimbrii informaionale...............................................................................23 CAPITOLUL II. PREZENTAREA UNITATII DE CAZARE.............................................26 2.1. NOTIUNI GENERALE PRIVITOR LA CAZAREA IN CAMINE..............................................................26 2.2. COMPARTIMENTELE DE CONDUCERE I ADMINISTRARE.............................................................28 2.3. COMPARTIMENTELE INTERNE............................................................................................... 29 2.4. COMPARTIMENTELE FURNIZOARE DE SERVICII PENTRU STUDENTI...............................................30 2.4.1. SECTORUL DE RECEPIE................................................................................................. 31 2.4.2. Serviciul de etaj.................................................................................................... 36 CAPITOLUL III. ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT. PROIECTAREA SI REPROIECTAREA SISTEMULUI............................................................................45 3.1. ESENA ECONOMICO-ORGANIZATORIC I CONINUTUL PROBLEMEI ............................................45 PERIODICITATEA I TERMENII DE FUNCIONARE A APLICAIEI.............................................................45 3.2 TEHNOLOGIA PRELUCRRII INFORMAIONALE...........................................................................46 Etapele PTI...................................................................................................................... 46 FINAL............................................................................................................ 46 3.3. JUSTIFICAREA
OPORTUNITII REALIZRII SUBSISTEMULUI INFORMATIC.........................................47

3.4. OBIECTIVELE SSI PRECONIZAT...........................................................................................47 LISTA I DESCRIEREA DOCUMENTELOR REZULTANTE Tabelul 2.2.1..........................48 ...................................................................................................................... 49 LISTA I DESCRIEREA MASIVELOR DE PSTRARE TABELUL 2.2.2..............49

3.6. DETERMINAREA BAZEI INFORMAIONALE...............................................................................50 3.7. ESTIMAREA RESURSELOR HARD I SOFT................................................................................51 3.8.PROIECT DE DETALIU AL SSI PRECONIZAT.............................................................................52 3.8.1 Definirea funciunilor i a structurii funcionale a sistemului preconizat................52 3.8.2. Proiectarea ieirilor............................................................................................... 52 3.8.3. Proiectarea intrrilor............................................................................................ 53 3.8.4. Proiectarea Bazei Informaionale..........................................................................54 DESCRIEREA INDICATORILOR DIN STUDENT TABEL 3.4.1............................54 3.8.5. Specificaii ale procedurilor automate..................................................................54 3.8.6. Specificaii ale procedurilor manuale....................................................................55 3.8.7. Realizarea programelor........................................................................................56 3.8.8. Procesul tehnologic de prelucrare a datelor..........................................................56 CONCLUZII....................................................................................................... 56 BIBLIOGRAFIE..................................................................................................57

INTRODUCERE
Informaia este un element decisiv pentru desfurarea eficient a activitii cotidiene ct i a activitii economice a firmei. Managementul unei firme nu poate fi exercitat fr informaiile furnizate din mediul nconjurtor sau din mediul intern al firmei. De altfel informaia este ,,materia prim pentru deciziile adoptate indiferent de nivelul ierarhic n care ne aflm. Este necesar o atenie deosebit acordat sistemului informaional ca i component a sistemului de management. Informaiile ne ajut la: - luarea deciziilor; - aciunile iniiate pentru aplicarea unor decizii de ctre managerii superiori poziiei ierarhice pe care o deine subordonatul. Calitatea informaiilor pe care le valorificm trebuie verificat ori de cte ori este nevoie, astfel asigurm un suport corespunztor proceselor decizionale i acionale n care suntem implicai.

Att un manager ct i un asistent manager trebuie s coreleze gradul de agregare a informaiilor valorificate cu poziia ierarhic pe care o deine n structura organizatoric a firmei pentru a-i realiza eficient sarcinile, atribuiile i responsabilitile prevzute n fia postului. Activitatea desfurat, de firma analizat, n cadrul pieei valorilor mobiliare i a burselor de valori reprezint o activitate de pionerat n Republica Moldova. nfiinarea primelor burse de valori precum i apariia primelor piee de valori mobiliare a fost amnat de climatul economic nesigur existent n ara noastr. n acest context apare ca fiind cu att mai important analiza activitii firmei pentru reliefarea problemelor cu care se poate confrunta o firm n condiiile existente la noi n ar. n acelai timp, implementarea noilor sisteme informaionale, duc la nevoia de informare asupra structurilor pe care le presupun precum i la necesitatea de a cunoate mecanismele intrinseci care le guverneaz. Mergnd mai departe trebuie amintit faptul c, supravieuirea firmei, n condiiile dimensiunilor limitate i al concurenei acerbe existente se datoreaz unui management performant, condiie ,,sine qua non a supravieuirii n cadrul economiei de pia. Dorina permanent de perfecionare a dus la precizarea ctorva elemente care pot fi mbuntite i care ar putea conduce la o dezvoltare superioar a firmei. Independena sporit a departamentelor firmei ar fi, n opinia noastr un element primordial care ar putea conduce, n scurt timp, la creterea calitativ i cantitativ a activitii firmei. Aplicativitatea acestei scurte cercetri apare ca fiind evident odat cu trecerea n revist a propunerilor fcute cu privire la dezvoltarea ulterioar a firmei. De asemenea, este demn de menionat faptul c analiza firmei a adus n prim plan un domeniu mai puin popularizat n Republica Moldova, cel al burselor de valori, care este insuficient exploatat la acest moment n ara noastr.

CAPITOLUL I. NOTIUNI TEORETICE CU PRIVIRE LA SISTEMUL INFORMATIONAL

1.1. Sistemul informaional

Este evident faptul c managementul unei firme nu poate fi exercitat fr informaiile furnizate de mediul ambiant, naional i internaional, precum i cele provenite din interiorul acesteia. Informaia este materia prim att pentru decizii, ct i pentru aciunile solicitate de aplicarea lor. Iat de ce tratarea subsistemului informaional ca o component a managementului, dar i de sine-stttor, este nu numai necesar, ci i oportun n condiiile actuale, cnd rolul managementului n amplificarea eficienei este contientizat de majoritatea mangerilor. Un manager modern nu poate conduce fr calculator, nu poate adopta decizii complexe, strategice sau tactice, fr sprijinul calculatorului electronic. Apelarea acestui instrument nu nltur ci, dimpotriv, crete rolul sistemului informaional. Dezvoltarea zonei informatice a acestuia nu face dect s dea noi dimensiuni informaiilor i celorlalte componente informaionale (proceduri, fluxuri i circuite informaionale) i s consolideze funciile decizional, operaional i de documentare pe care subsistemul informaional le ndeplinete n cadrul managementului firmei. CE ESTE SISTEMUL INFORMAIONAL? Sistemul informaional este un ansamblu de date, informaii, fluxuri i circuite informaionale, proceduri informaionale i mijloace de tratare a informaiilor ce permit realizarea obiectivelor firmei. Datorit extinderii apreciabile a utilizrii calculatorului electronic n derularea proceselor de munc, o noiune frecvent ntlnit este cea de sistem informatic. Fr a se confunda cu sistemul informaional, a crui sfer de cuprindere este mai mare, sistemul informatic are n componena sa aceleai elemente, dar conceperea i utilizarea lor este legat nemijlocit de calculator. PRINCIPALELE DEFICIENE COMUNICAIONALE n funcionarea sistemului comunicaional din interiorul unei firme pot apare numeroase deficiene (bariere), ce i au originea n caracteristicile psihologice ale emitorului i receptorului, n maniera de comunicare, n nevoile, aspiraiile i motivaiile managerilor i subordonailor ori n caracteristicile situaiilor concrete de derulare a comunicrii. Manifestarea acestora genereaz filtraj, distorsiune, suprancrcarea canalelor de comunicare. Semnalm, ca mai importante: bariere de limbaj, de exprimare (folosirea necorespunztoare a unor elemente ale procesului de comunicare, incapacitatea emitorului de a-i stpni emoiile, sensul diferit al acelorai cuvinte pentru anumite persoane).
6

bariere de recepie (ignorarea informaiilor ce sunt n dezacord cu ceea ce cunoatem, recepionarea diferit a mesajului informaional de ctre persoane diferite, evaluarea subiectiv de ctre receptori a sursei obiective, respectiv a emitorului). bariere contextuale (perceperea diferit a mesajelor n funcie de presiunile exercitate de mediu asupra receptorului zgomot, climat organizaional). bariere mixte Ca o prelungire a manifestrii acestor deficiene comunicaionale semnalm, la nivelul funciei de coordonare, preponderena coordonarii de tip bilateral n condiiile unor stiluri manageriale predominant autoritare, ntlnite n toate ,,etajele structurii organizatorice.

1.2.Componentele sistemului informaional

Aa cum a rezultat i din definiia de mai sus, componentele sistemului informaional se refer la: date informaii fluxuri informaionale circuite informaionale proceduri informaionale mijloace de tratare a informaiilor

DATE INFORMAII

FLUXURI INFORMAIONALE

COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAIONAL

MIJLOACE SI PROCEDURI INFORMAIONALE

CIRCUIT INFORMAIONAL CE SUNT DATA I INFORMAIA? Data este reprezentarea cifric sau letric a unui proces, fenomen, activitate, aciune, etc. Informaia este o dat ce a fost supus unui proces de comunicare i aduce un plus de cunoatere pentru destinatar, furnizndu-i acestuia elemente noi, valorificabile n exercitarea sarciniilor i atingerea obiectivelor pe care i le-a propus. CE ESTE COMUNICAREA? Comunicarea este un proces de transmitere a informaiilor, sub forma mesajelor simbolice, ntre dou sau mai multe persoane, unele cu statut de emitor, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice. Comunicarea este elementul dinamizator al proceselor manageriale i, n acelai timp, condiie a unui climat organizaional i motivaional adecvat realizrii obiectivelor. n ipostaza de emitori i receptori de informaii se afl deopotriv managerii i executanii. Alturi de acetia, un proces de comunicare are n compunerea sa mesaje informaionale i canale de comunicare. Aadar: emitorul manager sau executant este persoana care iniiaz comunicaia; mesajul reprezint forma fizic a informaiei transmise de emitor spre receptor, ce poate s se afle n varianta verbal sau nonverbal; canalul este calea de transmitere a informaiei, strns legat de mesaj; receptorul executant sau manager este persoana sau grupul de persoane beneficiare ale mesajului informaional.
8

De precizat c procesul de comunicare, n viziune cibernetic, reclam complexe operaii de codificare i decodificare prin intermediul crora emitorul i receptorul apeleaz la anumite simboluri pentru a facilita ntelegerea mesajului, transmiterea i interpretarea informaiei ce face obiectul comunicaiei. Schema lui Wiener, prezentat la pagina 9, este cea mai complex din acest punct de vedere:

Conexiune direct

Emit Emit or or

Codifi Codifi care care

Mesaj Mesaj

Mesaj Mesaj

Decodif Decodif icare icare

Recept Recept or or

Can Can al al

Factori perturbatori

Decodif Decodif icare icare

Mesaj Mesaj

Canal Canal

Mesaj Mesaj

Codifi Codifi care care

Conexiune indirectFig. 1.1. Schema lui Wiener

TIPURI DE COMUNICAII MAI FRECVENTE N CADRUL FIRMEI Varietatea comunicaiilor este generat de existena mai multor criterii de clasificare. Dac ne referim la canalul de comunicare, putem regsi comunicaii formale, precizate riguros prin intermediul unor acte normative, dispoziii cu caracter intern etc. i concretizate n informaii strict necesare derulrii proceselor de munc i comunicaii informale, stabilite spontan ntre posturi i compartimente i regsite n informaii cu caracter neoficial. Dac lum n considerare direcia de transmitere a mesajului informaional se pot delimita: comunicaii verticale descendente, de ,,sus n jos, ce apar i se manifest ntre manageri i subordonai i concretizate n transmiterea de decizii, instruciuni, regulamente, sarcini, solicitarea de informa referitoare la domeniile conduse. comunicaii verticale ascendente, de ,,jos n sus, regsite ntre subordonai i manageri, prin intermediul crora acetia din urm ,,intr n posesia reaciei, a modului de receptare de ctre subordonai a mesajelor transmise sub forma deciziilor, instruciunilor etc. Concomitent, sunt furnizate informaii cu privire la ,,starea domeniilor conduse realizri, abateri .a.m.d. comunicaii orizontale, stabilite ntre posturi i compartimente amplasate pe acelai nivel ierarhic, ntre care exist relaii organizatorice de cooperare. Se concretizeaz n informaii necesare pentru realizarea unor situaii informaionale complexe ori ndeplinirea unor obiective comune. comunicaii oblice, regsite ntre posturi i compartimente aflate pe niveluri ierarhice diferite, fr ca ntre acestea s fie relaii de autoritate de tip ierarhic. Se concretizeaz n indicaii metodologice referitoare la derularea unei aciuni, ndeplinirea unor obiective etc. Un alt criteriu de difereniere l reprezint coninutul comunicaiilor; pot fi delimitate: comunicaii generale, ce vizeaz firma n ansamblul sau (mediul intern i extern); comunicaii motivaionale, stabilite ntre manageri i subordonai n legatur cu aspectele motivaionale ale derulrii proceselor de munc. comunicaii operatorii, ce permit exercitarea sarcinilor i ndeplinirea obiectivelor cu ajutorul unor explicaii, instruciuni etc. transmise de ocupanii unor posturi, de regul de management; comunicaii opionale, cu impact nemijlocit asupra relaiilor dintre salariai, climatului organizaional i motivaional etc. Dac avem n vedere maniera de transmitere, comunicaiile pot fi: verbale, ce pun n valoare capacitatea managerilor de a se exprima i de a asculta;
10

 non-verbale, aflate n peste 70% din mesajele ce se transmit i se primesc ntr-o conversaie i care permit perceperea i reprezentarea realitii vizual, auditiv, kinestetic i olfactiv (V.A.K.O.). CND ESTE O INFORMAIE DE CALITATE? Calitatea informaiilor se ,,msoar prin intermediul unor parametri dintre care cei mai importani sunt: -dinamismul, n sensul evidenierii proceselor de munc n evoluia lor i nu static. -multilateralitatea, asigurat de abordarea fenomenelor i proceselor prin prisma unor aspecte de natur economic, tehnic, social, etc i regsirea acestora n informaii. -realismul, respectiv utilizarea de informaii care s reflecte fidel situaia firmei i a mediului sau contextual. -oportunitatea, adic culegerea, nregistrarea, transmiterea i prelucrarea informaiilor n timp util, asigurndu-se astfel derularea de procese decizionale i operaionale eficiente. -sigurana i precizia, n sensul evidenierii aspectelor de esena i de detaliu care s conduc la eliminarea ambiguitii din cadrul mesajului trasmis. -sinteza i conciziunea, adic prezentarea informaiilor cu economicitate de mesaje, adaptate astfel la managerul modern, aflat ntr-o permanent criz de timp. -specificitatea, dat de adaptarea informaiilor la particularitile utilizatorului referitoare la nivel de pregtire, grad de informare, timpul de care dispune, specificitatea problemei ce urmeaz a fi rezolvat, .a.m.d.

1.3 Informaii utilizate n cadrul institutiei

Varietatea informaiilor care se vehiculeaz n interiorul firmei este asigurat de multitudinea de criterii care sunt folosite n cadrul clasificrii lor. Astfel, dac se ia n considerare modul de prezentare, informaiile pot fi clasficate n: -orale, transmise prin viu grai, greu controlabile i cu o vitez foarte mare de circulaie. -scrise, consemnate pe hrtie, cu grad ridicat de conservare, care necesit costuri modeste. -audiovizuale, ce implic echipamente speciale, au o vitez mare de circulare, foarte sugestiv dar i foarte costisitoare. Dac se urmrete direcia vehiculrii, informaiile pot fi clasificate n:
11

-ascendente, transmise de ,,jos n sus de la ealoanele inferioare la cele superioare fiind referitoare la gradul de realizare al obiectivelor i de aplicare a deciziilor. -descendente, transmise de ,,sus n jos, de la nivelurile superioare ierarhic la cele inferioare, lund forma deciziilor, indicaiilor metodologice, etc. -orizontale, care se afl n circulaie ntre dou posturi aflate pe acelai nivel ierarhic i care asigur realizarea unor lucrri comune complexe sau derularea unor activiti care necesit un personal mai numeros. Dac se are n vedere gradul de prelucrare al informaiilor, acestea se pot grupa n: -intermediare, aflate n dferite stadii de prelucrare i regsite n ealonul inferior din punct de vedere ierarhic al departamentului de management sau la personalul din compartimentele funcionale. -finale, adresate managerilor din cadrul departamentului mananagerial mediu i superior; foarte sintetice, complexe i uor valorificabile n adoptarea de decizii. Din punct de vedere al provenienei, informaiile tratate de ctre manageri se pot mpri n: -exogene, provenite n special din cadrul suprasistemelor din care face parte firma i au un caracter predominant obligatoriu. -endogene, generate n cadrul firmei i care au un caracter foarte eterogen i atotcuprinztor. Destinaia informaiilor impune delimitarea acestora n dou categorii aparte: -interne, respectiv informaii adresate conductorilor i executanilor din cadrul firmei i care au un caracter de agregare variabil, n funcie de amplasarea pe scar ierarhic beneficiarilor. -externe, destinate altor ageni economici, instituii, suprasisteme cu un grad de agregare i formalizare foarte ridicat i de asemenea cu o selectivitate deosebit de ridicat. n sfrit, modul de organizare a tratrii permite deprinderea de informaii: -tehnico-operative, regsite cu precdere n cadrul ealonului inferior al managementului pentru a controla munca executanilor. -de eviden contabil, referitoare mai ales la aspectele economice ale firmei i utilizarea n fundamentarea de decizii tactice curente sau pe termen lung. -statistice, cu un pronunat caracter postoperativ, foarte sintetice i utilizate n cadrul evalurii gradului de realizare a obiectivelor noi.
12

ORALE

MODUL DE EXPRIMARE

SCRISE AUDIOVIZUALE PRIMARE

GRADUL DE PRELUCRARE

INTERMEDIARE FINALE DESCENDENTE

DIRECIA VEHICULRII

ASCENDENTE ORIZONTALE

CRITERIUL

INTERNE

DESTINAIE
EXTERNE

TIPUL

OBLIGATIVITATEA PENTRU BENEFICIAR

IMPERATIVE NONIMPERATIVE FINANCIARE COMERCIALE

NATURA PROCESELOR REFLECTATE

CULTURALE TURISTICE SPORTIVE ALTELE DE EVIDEN CURENT

MODUL DE EVIDEN

STATISTIC

13

1.4 Fluxuri i circuite informaionale

Fluxurile informaionale sunt cursuri parcurse da ctre informaii de la emitor la destinatar, n timp ce circuitele informaionale evideniaz drumul informaiilor de la ,,natere i pn la distrugere sau arhivare. Deosebirea fundamental dintre acestea este dat de lungime, cantitatea de informaii vehiculat, cost al transmiterii.

1.4.1 Categorii importante de fluxuri i circuite informaionale

n mod firesc, managerul poate fi emitorul sau beneficiarul unor informaii a cror circulaie se asigur prin mai multe tipuri de fluxuri sau circuite informaionale. Dac se au n vedere direcia i caracteristicile organizatorice ale extremitilor implicate (furnizori i beneficiari), fluxurile i circuitele informaionale pot fi: -verticale, stablite ntre posturi sau compartimente amplasate pe niveluri ierarhice diferite, ntre care exist relaii de subordonare nemijlocit (relaii de autoritate de tip ierarhic). -orizontale, regsite ntre posturi i compartimente aflate la acelai nivel ierarhic, ce faciliteaz circulaia informaiei pe orizontal. -oblice, stabilite ntre posturi i compartimente aflate la niveluri ierarhice diferite ntre care nu exist relaii de subordonare ci, de regul, relaii de autoritate de tip funcional. Coninutul este asigurat de informaii ascendente sau descendente. Dup frecvena producerii, fluxurile i circuitele informaionale sunt: -periodice, repetate la anumite intervale de timp, n funcie de periodicitatea proceselor de munc. -ocazionale, ce au o anumit frecven aleatoare, n funcie de apariia i manifestarea anumitor situaii n care este implicat firma.

1.5. Coninutul procedurilor informaionale

Procedurile informaionale cuprind elemente referitoare la modalitile de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare a informaiilor, operaiile de efectuat i succesiunea lor i se precizeaz suporii informaionali, formulele i mijloacele de tratare a informaiilor. Aceast important component informaional se distinge prin cteva nsuiri eseniale, dup cum urmeaz: caracter foarte detailat
14

 natur sofisticat, dat de instrumentul matematic, economic, psihologic etc. utilizat grad ridicat de formalizare care s permit utilizarea pe scar larg a calculatoarelor caracter operational pronunat economicitate sporit, generat de axarea conceperii i funcionrii sistemului informaional pe principii, reguli etc. specifice.

FIABILITATE VITEZA DE DEPLASARE LUNGIME COST GRAD DE NCRCARE

FLUXUL INFORMAIONAL
CIRCUITUL INFORMAIONAL
1.6. MIJLOACE DE TRATARE A INFORMAIILOR n perioada actual exist dou mijloace de tratare a informaiilor ce caracterizeaz firmele: manuale (stilou, creion, calculator de birou, maina de dactilografiat etc.), cu vitez redusa de tratare, cost sczut i posibilitatea apariiei a numeroase greeli. automatizate (calculatoare), cu vitez de prelucrare extrem de ridicat, costuri, de asemenea, ridicate, memorie intern puternic, siguran n calcule i cu personal de specialitate (operatori, analiti, programatori etc.).
15

1.7. Rolul sistemului informaional n managementul institutiei

Componenta informaional a managementului ndeplinete trei funcii importante n cadrul acestuia: Funcia decizional, prin care asigur elementele informaionale necesare fundamentrii i adoptrii deciziilor. Funcia operaional, ce faciliteaz asigurarea suportului informaional necesar iniierii de aciuni solicitate de aplicarea deciziilor. Funcia de documentare, prin care se asigur mbogirea i mprosptarea fondului de informaii din cadrul firmei. FUNCIILE SISTEMULUI INFORMAIONAL n vederea satisfacerii nevoilor sociale ale membrilor societii, a furnizrii de servicii publice n anumite condiii nu sunt suficiente doar resursele umane, materiale i tehnice, este necesar, de asemenea, un permanent contact cu realitile din mediul social pe care l servete managementul public. Prin urmare, sistemul informaional al instituiilor ndeplinete urmtoarele funcii:

OPERAIONAL

DECIZIONAL

DOCUMENTARE

FUNCIILE SISTEMULUI INFORMAIONAL

Funcia decizional const n aceea c sistemul informaional
16

 Funcia decizional const n aceea c sistemul informaional trebuie s asigure elementele informaionale necesare fundamentrii actelor administrative la nivelul Parlamentului, Guvernului i tuturor categoriilor de decizii administrative. n fond, decizia administrativ este rezultatul unui proces amplu de culegere, nregistrare, transmitere, prelucrare a informaiilor. Fr informaii, mijloace de tratare a informaiilor, fr fluxurile i circuitele informaionale descrise de circulaia informaiilor n sistemul administrativ nu se poate vorbi de condiii minime pentru fundamentarea unor decizii administrative eficiente i a unor acte normative care s contribuie la crearea unui cadru corespunztor aplicrii deciziilor, desfurrii activitii n instituiile publice i n societatea romneasc, n general. Funcia operaional este cea prin care sistemul informaional asigur operaionalizarea actelor administrative: legi, decrete, hotrri, decizii administrative etc. Prin urmare, totalitatea datelor, informa care circula n sistemul informaional al administraiei publice, circuitele i fluxurilor informaionale existente contribuie n mod decisiv att la nelegerea corect a unui act normativ sau al unei decizii administrative, dar mai ales la punerea n aplicare a acestora. Din punct de vedere practic, sistemul informaional influeneaz n mare masur desfurarea activitilor implicate n executarea sarcinilor cu care au fost investii funcionarii publici i n aplicarea unor acte normative i/sau a unor decizii administrative. Funcia de documentare a sistemului informaional exprim menirea acestui sistem de a nregistra informaiile necesare personalului angajat n sistem pentru a fundamenta sistemul de obiective i implicit pentru a susine i fundamenta deciziile derivate din acestea. Astfel, punctul de vedere care se bucur de aprecierea majoritii specialitilor n domeniu este acela conform cruia sistemul informaional al managementului public se reduce doar la activitatea de documentare, ca o component indispensabil a funcionrii sistemului informaional i implicit a procesului decizional. Exist diferite criterii dup care se realizeaz clasificarea documentelor: a) coninut b) form c) date d) alfabet e) limb etc. Din punct de vedere strict pragmatic, documentele administrative pot fi grupate n dou categorii:
17

Prima categorie este alcatuit din documentele folosite exclusiv de ctre funcionarii publici interesai n respectivul domeniu. A doua categorie cuprinde acele documente folosite mai rar i care rmn de obicei la dispoziia funcionarilor din cadrul compartimentului specializat de documentare al instituiilor publice. Ca i activitate care permite exercitarea uneia dintre funciile sistemului informaional din cadrul administraiei publice, documentarea administrativ este integrat n sistemul naional de documentare. n acest sens, n Republica Moldova exist un Consiliu Legislativ, care a preluat sarcina de a organiza i menine evidena oficial a legislaiei i de a publica colecii i repertoare legislative, precum i buletine periodice de informare legislativ. Consilliul Legislativ a introdus, n sistemul de eviden a legislaiei, metode moderne de nregistrare i apelare a informaiilor reunite ntr-o baz de date la nivel naional. Sarcini concrete, n acest sens are Direcia de Documentare i Informare Legislativ. ntre cele trei funcii ale sistemului informaional exist o strns interdependena. Buna funcionare a acestuia este strns legat de utilizarea cu profesionalism de ctre managerii publici a tuturor componentelor sistemului informaional i de valorificarea i revalorificarea permanent a funciilor acestuia.

1.8 Principiile sistemului informaional

Sistemul informaional n cadrul instituiilor publice se fundamenteaz pe un ansamblu de principii care permit realizarea i valorificarea superioar a funciilor sale specifice.

18

CORELAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL CU ORGANIZAREA STRUCTURAL I CU SISTEMUL DECIZIONAL

CONCEPERII I RESTRUCTURRII

CONCENTRRII ASUPRA INFORMAIILOR ESENIALE

UNITII METODOLOGIC E A TRATRII INFORMAIILO R

PRINCIPIILE SISTEMULUI INFORMAIONAL

FLEXIBILIT II

ASIGURAREA DE MAXIMUM DE INFORMAII FINALE DINTR-UN FOND LIMITAT DE INFORMAII

ASIGURRII UNUI TIMP CORESPUNZTOR REACIILOR COMPONENTELOR SISTEMULUI ADMINISTRATIV

Principiul conceperii i restructurarii sistemului informaional Conceperea si raionalizarea sistemului informaional se realizeaz i este fundamentat, n mod expres, pe cerinele specifice ale managementului unei instituii publice, cerine care sunt strns corelate cu sistemele de nevoi, respectiv de interese la nivel micro- i macro-social. Raiunea existenei sistemului informaional o reprezint necesitatea asigurrii bazei informaionale necesare pentru derularea eficient att a proceselor de management, ct i a bazei de fundamentare a execuiei n cadrul unei instituii publice sau n cadrul sistemului administrativ n ansamblul lui. Principiul corelrii strnse a sistemului informaional cu organizarea structural i cu sistemul decizional din cadrul instituiilor publice care compun sistemul administrativ.
19

n proiectarea structurilor organizatorice specifice instituiilor publice din ara noastr, trebuie s se in seama de faptul c fiecare component a sistemului reprezint concomitent att un emitor ct i un beneficiar de informaii, de relaii organizatorice, care apar sau pot aprea ntre posturi, ntre compartimente, ntre instituii i/sau ntre autoriti ale administraiei publice.Toate acestea se concentreaz n cadrul unor circuite informaionale. Fiecare component a sistemului dispune, pentru realizarea obiectivelor atribuite, de anumite mijloace de tratare a informaiilor i trebuie s foloseasc anumite proceduri informaionale standardizate. Principiul unitii metodologice a tratrii informaiilor n vederea asigurrii compatibilitii ntre toate componentele sistemului informaional al administraiei publice este necesar ca modul de culegere precum i cel de prelucrare a informaiilor s fie unitar din punct de vedere al metodologiei folosite (standardizarea modelelor procedurale). O asemenea abordare asigur din start un plus sistemului informaional att din punct de vedere al rigurozitii ct i din punct de vedere al facilitrii funcionrii sale de ansamblu. Tratarea unitar a datelor iniiale permite ulterior trecerea la prelucrarea ulterioar automatizat a acestora prin intermediul sistemelor informatizate. Aplicarea acestui principiu relev necesitatea stringent de integrare n cadrul funcionarilor publici a personalului specializat n domeniul informatic i al analizei statistice asistat de calculator. Respectarea principiului asigur sistemului informaional un plus de rigurozitate i faciliteaz att controlul conducerii asupra funcionrii sale de ansamblu ct i extinderea utilizrii sistemelor urmate de prelucrarea statistic a datelor, fapt de natur s confere un plus de credibilitate analizei din cadrul sistemului administrativ. Principiul concentrrii asupra informaiilor eseniale Potrivit acestui principiu, informaiile trebuie trasmise, ori de cte ori acest lucru este posibil, ntr-un mod selectiv, aceast selecie fiind impus de necesitatea realizrii unei economii de timp, resurse i implicit ducnd la creterea operativitii fundamentrii unor decizii i/sau elaborrii unor documente administrative.mai mult dect att, prin transmiterea exclusiv a informaiilor eseniale se asigur degrevarea sistemului informaional de informaiile redundante, de prisos, care sunt de natur s influeneze calitatea proceselor de nregistrare, transmitere i prelucrare a informaiilor cu adevrat eseniale pentru sistemul n sine ca ansamblu. Principiul asigurrii unui timp de reacie corespunzator n cadrul componentelor sistemului administraiei publice.
20

Pornind de la premise c desfurarea diferitelor procese de munc din cadrul sistemului de administraie public prezint caracteristici temporale, este necesar ca i viteza de reacie a componentelor sistemului s fie diferit n funcie de necesiti. Prin urmare, timpii de culegere, vehiculare, prelucrare a informaiilor i de elaborare a unui document administrativ trebuie difereniate. Acest lucru este realizat cu precdere prin intermediul unor proceduri i mijloace ct mai variate folosite n tratarea informaiilor. Principiul asigurrii de maximum de informaii finale dintr-un fond limitat de informaii primare. Este cunoscut faptul c cele mai importante documente administrative sunt fundamentate pe informaiile finale rezultate n urma procesului de analiz. De aceea se impune ca o necesitate stringent valorificarea i prelucrarea eficient a informaiilor care provin din cadrul administraiei locale sau din tere surse. Actele normative emise de ctre instituiile componente ale administraiei centrale sunt n principal fundamentate pe informaii sintetice, ndeosebi finale, care sunt la rndul lor rezultatul unui amplu proces de documentare i analiz administrativ. Principiul flexibilitii Presupune adaptarea continu a parametrilor sistemului informaional din cadrul administraiei publice la caracteristicile intrinseci ale mediului extern. Este necesar n acest context o abordare modular a sistemului informaional din cadrul administraiei publice. Aceasta ar facilita accesul rapid i totodat selectiv la informaiile considerate ca fiind relevante. De asemenea, este posibil actualizarea permanent a datelor i informaiilor, care se afl n relaii de interdeterminare cu sitemul informaional la un anumit moment dat. Principiul flexibilitii necesit o permanent reacie a instituiilor din cadrul administraiei publice i n mod special a celor din cadrul administraiei publice locale fa de membrii constitueni ai societii n plan local i adoptarea rapid a deciziilor care sunt cerute de sistemul de nevoi, interese i preferine ale segmentului respectiv de populaie. Apare n acest context ca fiind evident necesitatea alimentrii sistemului informaional de la nivelul administraiei centrale cu informaii permanent actualizate i/sau rezultate n urma aplicrii, n timp, a unor acte normative elaborate la nivel central. Actualizarea informaiilor are, fr nici o ndoial, rolul de a atrage de foarte multe ori chiar modificarea unui act normativ sau a unei decizii elaborate anterior pentru corelarea acesteia cu realitatea din teritoriu.

21

1.9 Deficiene manifestate n funcionarea sistemului informaional

ndeplinirea funciilor sistemului informaional (decizional, operaional i respectiv de documentare) necesit atenuarea sau chiar eliminarea unor cauze care pot duce la producerea unor deficiene majore n funcionarea normal a sistemului informaional. Aceste deficiene sunt: a) filtrajul, respectiv modificarea intenionat a coninutului unei informaii datorit interveniei pe parcursul tratrii informaiilor a unor persoane interesate n modificarea ntr-o direcie sau alta a mesajului informaional adresat beneficiarului. b) distorsiunea, concretizat n modificarea neintenionat a mesajului informaional, ca urmare a diferenelor de pregtire i competen a persoanelor implicate n cadrul procesului de transmitere a informaiilor sau ca urmare a utilizrii unor suporturi informaionale neadecvate sau utilizrii de mijloace necorespunzatoare n tratarea acestora. c) redundana, reflectat n trasmiterea acelorai informaii prin intermediul unor canale informaionale paralele, utiliznd modaliti de prezentare diferite i avnd diferii destinatari. ntre cauzele cele mai frecvente care pot duce la astfel de deficiene amintim coordonarea deficitar a unor componente manageriale. Daca primele dou deficiene ,,produc o dezinformare a beneficiarilor de informaii, redundana genereaz o apreciabil risip de timp i consum inutil de mijloace materiale. d) suprancrcarea mijloacelor informaionale, generat de manifestarea plenar a redundanei i de nerespectarea caracterului piramidal al sistemului informaional, se manifest prin transmiterea unui volum de informaii care depete cu mult capacitatea de absorbie a acestora i duce, n ultim instan, la ,,sufocarea managerilor i a executanilor din cauza volumului mare de informaii nerelevante.

1.10 Reproiectarea sistemului informaional

Remodelarea informaional trebuie vzut ntr-un cadru mai larg, acela al reproiectrii de ansamblu a managementului firmei. Aceasta deoarece ntre componentele sistemului de management exist nenumarate intercondiionri i intercorelri, iar perfecionarea sistemului
22

informaional nu reprezint un scop n sine ci mai degrab o important realitate de realizare a unui managemment performant, favorizant realizrii obiectivelor firmei i ale subdiviziunilor sale. Motivarea schimbrii informaionale Acesta este momentul n care: -se precizeaz i se definesc n acest cadru elementele care declaneaz reproiectarea sistemului informaional. -se stabilete sfera de cuprindere a studiului ce se realizeaz general sau parialpornindu-se de la deficienele manifestate i raportndu-se la cauzele care au dus la apariia i proliferarea lor. -se dimensioneaz colectivul care asigur reproiectarea i reanalizarea informaional. -se determin resursele materiale, financiare i logistice ce urmeaz s fie angajate n cadru; operaiunii de reproiectare. -se precizeaz termenele intermediare precum i cele finale de realizare a proiectului noului sistem informaional. -se stabilesc cu precizie obiectivele aciunii de remodelare (economice dar i informaionale) ce se realizeaz i care sunt apoi integrate n ansamblul obiectivelor firmei. Prezentarea sistemului informaional existent Practic, n cadrul acestei etape sunt culese i nregistrate informaii referitoare la maniera de concepere i funcionare a sistemului informaional n ansamblul su, precum i la configuraia de detaliu a acestuia. n cadrul celor mai semnificative aciuni care sunt circumscrise secvenei de mai sus se remarc: -caracterizarea de ansamblu a actualului sistem informaional i punerea n eviden a unor atu-uri i vulnerabiliti cu caracter general. -precizarea principalelor categorii de informaii vehiculate n cadrul domeniului de investigat. -inventarierea situaiilor informaionale (cadrelor documentare) n cadrul crora este stocat informaia. -evidenierea fluxurilor i circuitelor informaionale parcurse de ctre situaiile informaionale ce apar n cadrul sistemului. -reprezentarea grafic i de orice alt natur a fluxurilor i circuitelor informaionale aprute.
23

-precizarea procedurilor informaionale utilizate n cadrul procesului de tratare a informaiilor. -evidenierea i caracterizarea mijloacelor de tratare a informaiilor precum i a aplicaiilor informatice realizate i, implicit a gradului de informatizare a proceselor de management i a proceselor de execuie efectiv. Analiza sistemului informaional existent Plecnd de la configuraia sistemului informaional i de la implicarea sa n cadrul derulrii proceselor de munc, analiza acestuia se axeaz pe urmatoarele coordonate: -analiza ncadrrii tipologice a infomaiilor uzitate. -analiza calitii acestor informaii uzitate, n sensul evidenierii gradului de respectare a unor cerine n acest domeniu precum i pentru evidenierea consecinelor unei caliti precare a informaiilor vehiculate n interiorul sistemului informaional. -analiza numrului i coninutului situaiilor informaionale relevate n actualul sistem informaional. -analiza procedurilor informaionale utilizate. -analiza deficienelor informaionale, a cauzelor care stau la baza generrii lor, precum i a impactului economic i managerial al manifestrilor lor. -analiza gradului de ndeplinire a funciilor sistemului informaional n cadrul managementului firmei i sesizarea din timp a consecinelor decizionale, procesuale, structuralorganizatorice, economice etc. ale neregsirii acestora. -analiza realizat pe baza unor principii de concepere i functionare a sistemului informaional. Cele mai semnificative dintre acestea sunt: -principiul subordonrii conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor i exigenelor managementului firmei i intelor vizate prin acesta (astfel se poate realiza asigurarea ndeplinirii rolului decizional, operaional i de documentare, roluri care revin sistemului informaional). -principiul corelrii sistemului informaional cu celelalte componente ale sistemului managerial decizional precum i ale celui organizatoric (aceasta fiind o alt premis important a ndeplinirii celor trei funcii ale sistemului informaional la care ne-am referit mai devreme). -principiul excepiilor, respectiv conceperea i punerea n aplicare a unui sistem informaional n cadrul cruia circulaia informaiilor s se realizeze ct mai selectiv cu putin, ncercndu-se astfel asigurarea unei corespondene depline ntre gradul de agregare i poziia ierarhic n cadrul firmei a beneficiarului. Acest principiu exprim cel mai bine caracterul
24

piramidal al sistemului informaional, caracter ce trebuie neaprat corelat cu abordarea piramidal a structurii organizatorice. -principiul unitii metodologice a tratrii informaiilor , este cel care asigur compatibilitatea ntre componentele sistemului informaional i totodat unitatea modalitilor de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare a informaiilor. -principiul flexibilitii, este cel care solicit o adaptare permanent a sistemului informaional la cerinele i exigenele mediului ambiant i, pentru aceasta este necesar o abordare modular a problemelor. -principiul eficienei, presupune compararea permanent a efectelor obinute cu eforturile solicitate de funcionarea sistemului informaional i obinerea unei eficiene corespunzatoare. Proiectarea/reproiectarea sistemului informaional Elementele de analiz ale sistemului informaional, tendinele manifestate n cadrul acestui domeniu, precum i exigenele manageriale care se manifest n etapa actual permit conturarea unei noi configuraii a sistemului informaional. Pentru aceasta se acioneaz n urmatoarele direcii: -se stabilete configuraia de ansamblu a sistemului informaional prin intermediul definitivrii componentelor principale ale acestuia categorii de informaii; fluxuri i circuite informaionale; proceduri informaionale; documente ce urmeaz a fi folosite, mijloace de tratare a informaiilor - toate acestea fiind axate pe respectarea cerinelor impuse de managementul tiinific. -se preconizeaz configuraia de detaliu a sistemului informaional, respectiv schimbrile care intervin la nivelul fiecrei componenete a acestuia. -se determin eficiena soluiilor de remodelare informaional propuse, att i din punct de vedere cantitativ ct i de ordin calitativ, precum i impactul asupra funcionalitii celorlalte componente manageriale. Operaionalizarea modalitilor de reproiectare Implementarea soluiilor de perfecionare implic: -asigurarea resurselor necesare (financiare, materiale, umane, logistice,etc). -pregtirea climatului din cadrul firmei -efectuarea unor corecii pe parcursul aplicrii noii configuraii de sistem informaional, dac situaiile concrete le impun.
25

-determinarea eficienei efectiv obinute n urma operaionalizrii noului sistem informaional cu ajutorul unor indicatori specifici i clasici.

CAPITOLUL II. PREZENTAREA UNITATII DE CAZARE

2.1. Notiuni generale privitor la cazarea in camine

Caminul este unitatea comercial de cazare omologat care ofer camere sau apartamente mobi-late pentru a fi nchiriate, fie unei clientele de sejur (anual sau lunar) oricum o nchiriere care ex-ceptez propriul domiciliu. El poate fi explorat pe tot parcursul anului, sau numai de-a lungul unuia sau mai multor sezoane anuale Nu pretindem c aceatea este cea mai bun definiie a caminului. Ea cuprinde ns elemente indis-pensabile perceperii corecte a noiunii de camin i anume: faptul c este vorba despre o unitate comercial, al crei principal produs este cazarea; faptul c avem de a face cu o unitate ospitalier specializat, excluznd formele de nchiriere re-zidenial sau ntmpltoare; faptul c nu orice adpost poate oferi serviciul de cazare. Am ales pentru ilustrare, din varietatea unitilor ospitaliere specializate, structura organizatoric a unui camin. Pentru a nelege mai bine raiunea organizrii unui camin, va trebui s ne oprim asupra noiu-nii de cazare ca principal serviciu caminier, cel fr de care unitatea de cazare nu i-ar justifica existen-a. Ce este, aadar, cazarea? Ca serviciu, cazarea satisface una din nevoile eseniale ale cltorului i anume nevoia de ad-post. Adpostul poate fi obinut ntr-o multitudine de variante: cltorul poate utiliza o reedin secun-dar, sau poate face apel la rude, cunotine ori prieteni (uneori chiar pltind); nu rareori sunt folosite spaii improvizate: birouri, oficii, sli de clas, etc. Se ntmpl ca adpostul s fie obinut n sala de a-teptare a unei gri sau a unui aeroport, iar n cazuri nefericite, la o secie de poliie sau ntr-un spital. Toate aceste adposturi sunt impropriu denumite cazare. Prin cazare ar trebui s nelegem numai adpostul pltit ntr-o unitate ospitalier specializat, orict de modest ar fi aceasta din punctul de vedere al capacitii sau al categoriei de clasificare. n a-celai timp, este necesar prezena urmtoarelor funcii obligatorii: funcia de recepie necesar oficializrii calitii de client prin identificarea acestuia i vnzarea serviciului;
26

 funcia de etaj referitoare la asigurarea igienei spaiilor caminiere; funcia de ntreinere (mentenan) garant a bunei funcionri a ntregului ansamblu caminier. Este evident c efectuarea serviciului de cazare implic toi lucrtorii compartimentului de cazare din unitatea ospitalier. n jurul serviciului de cazare se structureaz organizarea respectiv subdivizarea compartimen-telor i sectoarelor unui camin. Pentru o descriere ct mai complet a structurii organizatorice, este ne-cesar examinarea modelului unui camin de capacitate mare i de categorie medie sau superioar, de-oarece pe msur ce dimensiunile i categoria scad, are loc o comprimare i deci o integrare a mai multor sectoare i funcii ori posturi (ocupaii) specific caminiere. Structurarea organic modern a caminului mai sus propus spre examinare impune astzi o con-cepie nou a poziionrii diferitelor compartimente operative, a sectoarelor, i funciilor. Ea presupune abandonarea modelului piramidal de subordonare i a vechii politici de centralizare a controlului (ilustra-te ntru totul de personalitatea managerului autoritar de mod veche). Organizarea piramidal, utilizat pn la mijlocul anilor 80 ai secolului trecut n caminria internaional punea pe un piedestal greu acce-sibil figura directorului de camin; din turnul su, considerat unica baz de plecare a dispoziiilor, hotrri-lor, precederilor i inovaiilor, directorul i exercita puterea, ntr-un mod mai mult sau mai puin carisma-tic, asupra subalternilor i uneori i asupra studentilor. Astzi, studiul noilor strategii confirm o structur nou, care nu rupe lanul deciziilor i vrful piramidei dictatoriale, ci dilueaz i redistribuie reponsa-bilitile. Acest stil managerial modern este cunoscut sub numele de operare circular; prin intermediul acestei structuri organizatorice, directorul de camin nu se mai afl n vrf, ci n mijlocul lanului de co-mand, putnd radia pe diverse niveluri echidistante rezultatele propriului sistem de lucru. n acest caz, stabilitatea directivelor i luarea deciziilor implic toate sectoarele i liniile operative ale ntreprinderii. Caminul modern este alctuit dintr-o serie de compartimente independente, conduse de persoane res-ponsabile care coordoneaz activitatea; aceste persoane colaboreazavnd idei pe baza crora pot lua decizii comune i pot interveni la unison; ele formeaz aa numitaechip managerial (management team). Fiecare manager, n urma consultrilor avute cu colaboratorii prioritate avnd cei aflai n con-tact direct cu oaspeii contribuie n echip, mpreun cu directorul general, la procesele decizionale menite s duc la atingerea obiectivelor propuse; ntregul proces aspir la satisfacerea permanent a clientelei, patronatului, personalului, furinizorilor, adminstraiei locale, asociaiilor profesionale, etc. O prim subdiviziune a compartimetelor caminului evidenieaz trei arii operative: compertimentele de conducere i administrare;
27

 compartimentele interne; compartimentele furnizoare de servicii pentru studenti. Aa cum se poate vedea, cele trei arii, dispuse circular n jurul nucleului de conducere, cuprind o serie de compartimente. Managementul modern impune aceast dispunere inelar care permite condu-cerii s radieze de jur mprejur o direcionare raional, echidistant fa de orice compartiment, fiind n acelai timp deschis receptrii oricrei observaii motivate de la colaboratori.

2.2. Compartimentele de conducere i administrare

Resurse umane Nu este numai compartimentul care controleaz i pune la punct actele angajailor caminului, nca-srile salariale sau procedurile de angajare i liceniere; acest compartiment a devenit astzi extrem de productiv n viaa unui camin. Condus de ctre un director de resurse umane, compartimentul ncearc s valorifice la maximum potenialul fiecrui lucrtor, angajat pe baza unei selecii riguroase. Scopul final este obinerea unui personal antrenat, puternic motivat, contient de rolul su n construirea imagi-nei Casei. Economic Acesta este compartimentul care nregistreaz toate datele activitii financiare, sub toate aspecte-le ei gestionare i patrimoniale, de la ntocmirea bugetului previzionat i pn la controlul ntregii activi-ti economice. Directorul economic, cu ajutorul unei reele de analize, previziuni, documente contabile i bilanuri, care nu las loc improvizaiilor sau aproximrilor, ntocmete rapoarte zilnice, lunare, se-mestriale i anuale. Aceste rapoarte sunt adevrate barometre pentru conductorii diferitelor comparti-mente i pentru directorulgeneral, oferindule suportul exact pentru luarea viitoarelor decizii. Marketing i Vnzri Este cosiderat vital pentru existena programatic a caminului; rezultatele muncii lui mereu proiec-tat ctre exterior prin cunoaterea i exploatarea tuturor pieelor existente i poteniale asigur exce-lente rezultate financiare i atingerea obiectivelor propuse. Statistic, Programare, Dezvoltare
28

Condus de un specialist n analiz gestionar i prognoz, compartimentul numit uneori Centrul de elaborare date adpostete inima sistemului informaional al caminului; aici se elaboreaz perma-nent statistici i rapoarte, dar i propuneri legate de efectele unor eventuale investiii, a achiziionrii i exploatrii unui utilaj, sau a utilizrii raionale a personalului unui anumit sector. Centralizarea datelor i transmiterea informaiilor necesare gestionrii i controlului, permit elaborarea politicilor de dezvoltare i modernizare. De aceea, acest compartiment constituie, pentru celelalte compartimente i sectoare, ba-za eventualelor erori sau a schimbriii radicale a planului de aciune.

2.3. Compartimentele interne

Aprovizionare Coordonatorul acestui compartiment, specialist i bun cunosctor al conceptelor moderne legate de depozitarea, pstrarea i conservarea mrfurilor, dar i a tehnicilor de evaluare a pieelor i furnizo-rilor, determin necesarul de materii prime, materiale i ustensile necesare desfurrii activitii hote-liere n condiii optime. n acest scop, se ncheie contracte de aprovizionare cu furnizorii alei, se recep-ioneaz mrfurile, care ulterior se depoziteaz, iar apoi se gestioneazprin distribuire ctre colaborato-rii aflai n diferitele sectoare ale caminului. ntreinere Condus de obicei de ctre un inginer sau tehnician experimentat, acest compartiment asigur exis-tena n condiii de normalitate a caminului. ntreinerea caminului, n concepia actual, prevede sisteme raionale de proiectare, cu raz lung de aciune, a celor mai moderne echipamente i instalaii, capabi-le s menin n bun stare ntregul patrimoniu material al caminului i s i asigure exploatarea econo-mic. n caminurile mari, existena unui compartiment de ntreinere bine organizat devine indispensabil. Astfel, ateliere i echipe specializate sunt destinate supravegherii permanente a funcionalitii cldirilor, spaiilor, instalaiilor echipamentelor, dotrilor i obiectelor de inventar, in vederea prevenirii i remedie-rii eventualelor defeciuni. Orientarea general a unitilor ospitaliere medii i mici, este legat ns de reducerea dimensiuni-lor acestui compartiment; se dorete existena unui numar minim de lucrtori policalificai i apelarea n situaii critice fie la compartimentul dipecerizat al companiei (societii) din care face parte caminul, fie la firme specializate exterioare. Paza
29

Este un compartiment reprezentat ca atare, mai cu seam n cadrul marilor complexe, fiind consi-derat de ctre specialiti serviciul cel mai puin ospitalier din cadrul caminului, dei, fr ndoial, extrem de util. Lucrtorii din acest compartiment rspund de supravegherea caminului n vederea prevenirii e-ventualelor aciuni ndreptate mpotriva vieii sau bunurilor oaspilor. Dar i pentru protejarea cldirilor, spaiilor, echipamentelor i dotrilor caminului. Cel mai adesea ns, acest compartiment se rezum la activitatea unui detectiv al caminului n fie-care tur, care are sarcinade a organiza prevenirea incendiilor i aciunile de evacuare a caminului n caz de for major, superviznd totodat personalul operativ n aciunea acestuia de supraveghere a vieii i bunurilor studentilor.

2.4. Compartimentele furnizoare de servicii pentru studenti

Dup cum se poate vedea n schema anterior prezentat, nivelul care constituie nucleul comparti-mentelor caminului este cel al prestatorilor de servicii pentrustudenti. Este normal s fie aa, deoarece acesta este productorul celor dou servicii caminiere de baz, respectiv cazarea i masa: acest nivel este compus din dou mari compartimente: Cazare (Rooms Division) i Restauraie (Food and Bevera-ge Division). Schema urmtoare prezint subdivizarea acestor dou compartimente. Activitatea compartimentului de restauraie constituie obiectul multor lucrri de specialitate apari-nnd unor reputi autori romni. Compartimentul de cazare este structurat, n funcie de caracteristicile individualizante ale principa-lului serviciu caminier de baz, n dou sectoare: sectorul de recepie (Front Office) i sectorul de etaj (Housekeeping)

Recepie

Etaj

Cazare Restauraie Concirge Camere frigorifice Depozitare Recepie Bcnie Coloniale Casierie Bufet Bar Rezervri Producie Buctrie Centrala Telefonic Cofetrie - Patiserie Spaii de cazare Saloane Servire Spaii comune Bar Lenjerie Banchete Spltorie Room Service Curtorie
30

2.4.1. Sectorul de recepie

Este acea diviziune a caminului care are permanent contact cu clientul din momentul intrrii aces-tuia n unitatea ospitalier i pn n momentul n care o prsete; de multe ori contactul se menine i dup plecarea clientului. Ca arie de aciune, acest sector acoper o parte a spaiilor exterioare repre-zentative (parcarea, trotuarul, spaiile verzi, peronul) i spaiul cunoscut n general sub denumirea de hol de primire, ncepnd de la intrarea principal n camin i terminnd cu liniile de acces ctre etaje (lifturi, scri principale) sau cu spaiile comune specializate (saloane de recepii i conferine, baruri, restaurante, etc.). n funcie de capacitatea i categoria caminului poate exista un ef de recepie, funcie ncadrabil n nivelul managerial inferior. Prerogativele funciei pot fi delegate asistentului efului de re-cepie, care este n general eful fiecreia dintre cele trei ture presupuse de activitatea zilnic a sectoru-lui. Cele cinci subsectoare componente ale sectorului pot fi dispuse autonom n diferite puncte ale ho-lului de primire, sau n spatele unui comptoir (desk), cu o delimitare formal semnalizat prin inscripii. Comptoir-ul, echipament specific funciei caminiere de recepie, garanie fizic a oficializrii calitii de client, ntrunete de obicei primele trei subsectoare componente ale sectorului: concirge, recepie i casierie. Celelalte dou subsectoare (biroul de rezervri i centrala telefonic) sunt poziionate adesea n culise, dar n imediata vecintate a spaiului comptoir-ului, cu acces direct la acesta. Concirge este subsectorul ale crui atribuii principale sunt: Gestionarea cheilor spiilor de cazare, prin predarea i primirea lor zilnic i supravegherea ocu-prii spaiilor, att n cazul cheilor clasice ct i n cazul cartelelor magnetice. Efectuarea serviciilor suplimentare specifice sectorului de recepie: furnizarea de informaii, transmiterea de mesaje, sortarea i distribuirea coresponedenei, rezervarea de mese la restaurante, de bilete la mijloacele de transport n comun, etc. Coodonarea activitii serviciului de hol prin supervizarea direct a personalului n uniform (portar-uier , bagajist, curier, comisioner, liftier, voiturier), care efectueaz la rndul lui o serie de servi-cii suplimentare: transportul bagajelor, curieratul, comisioneratul, comenzi de taxi, etc. Supravegherea circulaiei persoanelor n camin, prin identificarea studentilor, a vizitatorilor i a ce-lor care nu fac parte din aceste dou categorii, pentru a asigura securitatea studentilor (mai ales prin inter-zicerea accesului strinilor n zona spaiilor de cazare).
31

n unele caminuri exist i funcia de ef concirge, care coodroneaz activitatea recepionerului-concirge, a portarului-ef, curierului, comisionerului, bagajistului, liftierului. Lucrtorul din spatele comptoir-ului concirge este cel mai reprezentativ angajat al sectorului de re-cepie, deoarece prin natura obligaiilor, este persoana creia oaspetele i se adreseaz n permanen pentru rezolvarea problemelor sale. De fapt, putem spune c n timpul sejurului, recepionerul-concirge este secretarul personal al clientului. Dat fiind pregnanta relaie de reprezentare a acestui lucrtor cu clientela, este de la sine neles c respectivul angajat trebuie s fie extrem de prezentabil, impecabil ca inut personal i vestimentar, cu un comportament ireproabil, volubil, persuasiv, mereu atent, dotat cu o bun memorie vizual i auditiv i bineneles, excelent cunosctor al unor limbi strine de circu-laie internaional. De altfel, aceast ocupaie din domeniul caminier beneficiaz de recunoatere inter-naional datorit asociaiei U.I.P.G.H. (Union Internationale des Portiers des Grandes Camines) Clefs dOr. Recepia, ca subsector, rezum urmtoarele atribuii principale: Primirea clientului, care presupune o serie de activiti preliminare, pornind de la finalizarea situ-aiei spaiilor de cazare care pot fi valorificate n ziua respectiv (prin onorarea cererilor de rezervare sau prin vnzare direct), trecnd prin protocolul de primire, negocierea nchirierii, repartizarea spaiului de cazare, fixarea tarifului, nregistrarea datelor personale ale clientului n documentele de eviden o-perativ i pn la nmnarea cheii, adic tot ceea ce este cunoscut n caminria internaional sub de-numirea de check-in. Vnzarea serviciilor caminului, n special a celor de baz, sprijinit de studierea strategiilor ope-rative menite s duc la creterea gradului de ocupare a capacitii de cazare prin meninerea unui ra-port optim cu alte caminuri, cu agenii de turism i prin exersarea abilitii de prezentare convingtoare a serviciilor, de prezentare ct mai atractiv a unor pachete incluznd serviciile Casei (cazare i mic de-jun, demipensiune, pensiune complet, cazare i tratament, cazare i fitness, etc.). De asemenea, acesta este subsectorul care, n colaborare cu cel de concirge, promoveaz celelalte servicii ale hote-lului, prin recomandarea i prezentarea lor oaspeilor. Asistarea clientului n timpul sejurului, prin discreta supraveghere a bunelor condiii oferite i ca-litii serviciilor prestate, prin rezolvarea de situaii particulare (mutri, mbolnviri, accidente, etc.) i prin promta soluionare a cererii i reclamaiilor. Asigurarea informrii tuturor sectoarelor i compartimentelor interesate de datele studentilor (sta-tutul de client V.I.P., client al casei, client standard, client de grup, originea eventualei rezervri, num-rul camerei, perioada sejurului, serviciile incluse n tarif, etc.).
32

 Asistarea clientului la plecare, mpreun cu subsectorul casierie, prin efectuarea operaiunilor cunoscute sub denumirea de check-out. Astfel, dup ce sunt ndeplinite procedurile legate de ncheie-rea contului i plata contravalorii serviciilor, recepia efectueaz protocolul de plecare, de multe ori con-tinund relaia cu clientul i n faza post-plecare (prin trimiterea unor oferte avantajoase, a unor felicitri cu diferite prilejuri, prin expedierea eventualelor obiecte uitate sau a corespondenei ntrziate, etc.). n final, putem conchide c lucrtorul din subsectorul recepie este juristul clientului, persoana ca-re pledeaz n favoarea ncheierii unui contract i care vegheaz ca ndeplinirea condiiilor contractuale s fie respectate n cele mai mici amnunte. Casieria este caracterizat de urmtoarele atribuii principale: Deschiderea contului clientului i inerea evidenei contabile a tuturo serviciilor cu plat prestate acestuia. ncasarea contravalorii serviciilor prestate, innd cont de prevederile creditului caminier. Efectuarea unor servicii suplimentare specifice, cum ar fi schimbul valutar i pstrarea valorilor studentilor. Astfel, casierul poate fi considerat contabilul persona al fiecrui oaspete. n caminurile mici, casierii pot fi coordonai de ctre un ef casier, lucrtor dublu subordonat: efului de recepie i efului biroului financiar-contabil. Rezervri, ca subsector, are o deosebit importan pentru camin, ntruct principala sa atribuie const n vnzarea anticipat a produsului caminier. n colaborare cu biroul de marketing (sau de vn-zri), acest subsector ofer datele necesare planificrii activitii caminului i previzionrii gradului de o-cupare a capacitii i a volumului de ncasri. Soluionarea cererilor de rezervare, incluznd negocierea tarifului i a sejurului, gestionarea co-menzilor i corespondena caminului cu beneficiarii constituie esena activitii acestui sector. Amplasamentul biroului de rezervri trebuie s asigure comunicare direct cu lucrtorii din subsec-torul de recepie, pentru a permite facilitarea circulaiei documentelor i a informaiilor zilnice legate de sosirile previzionate ale studentilor i de cererile acestora. Subsectorul de rezervri poate fi condus de un ef birou rezervri, iar lucrtorulfuncionar rezerv-ri, este de cele mai multe ori calificat n meseria de recepioner camin.

33

Centrala telefonic este inima comunicaiilor din camin. Pricipala sa atribuie este asigurarea rela-iilor clientului cu toate sectoarele i compartimentele caminului. Prestatoare de servicii caminiere, centra-la telefonic asigur cel mai solicitat servicu suplimentar i anume convorbirea telefonic, de pe urma cruia caminul are un profit deloc neglijabil. Ca i biroul de rezervri, ea trebuie amplasat ct mai a-proape de spaiul fizic al recepiei, pe de o parte datoritfaptului c sectorul recepie constituie punctul de referin al tuturor solicitrilor studentilor, iar pe de alt parte datorit necesitii gestionrii corecte a eventualelor convorbiri telefonice efectuate de oaspei n afara spaiului de cazare. n mod normal, spa-iul centralei telefonice trebuie s adpostesc i echipamentele de fax sau telex ala recepiei. Lucrto-ruloperator comunicaii, centralist sau standardist, trebuie s cunoasc limbjul de specialitate speci-fic principalelor limbi de circulaie internaional. O organigram a sectorului de recepie, valabil ntr-un camin de capacitate mare i de categorie superioar, ar putea fi urmtoarea:

Director Cazare ef Recepie Asistent ef Recepioner Lucrtor Concirge ef Serviciu Hol Portar-Uier Bagajist Curier-Comisioner Liftier Casier Centralist ef Birou Rezervri Lucrtor rezervri

34

Funciile compartimentului de recepie rmn aceleai i la caminurile de capacitate medie sau mic unde sunt cumulate n fia postului lucrtorului. Astfel, n marea majoritate a caminurilor din Republica Moldova, re-cepionerul este persoana care ndeplinete, pe lng sarcinile sale specifice, i pe cele ale lucrtorului concirge, ale casierului i funcionarului de la biroul de rezervri. n situaia n care caminul este mic, sau sezonalitatea este marcant, centrala telefonic este instalat chiar n spaiul n care se afl desk-ul, iar recepionerul preia i atribuiile centralistei. Aa nct, organigrama cel mai des utilizat n caminu-rile noastre pentru sectorul de recepie este urmtoarea:

ef Recepie Recepioner Curier-Bagajist Centralist

n mod normal, sectorul de recepie lucreaz 24 de ore din 24, ceea ce ridic managerului proble-me de organizare privind echitarea rulrii turelor (mai ales a celor de noapte), acordarea tuturor zilelor libere prevzute n codul muncii, etc. De aceea, diversitatea caminurilor implic i o diversitate organiza-toric a sectorului. Astfel, multe caminuri de origine nord-american utilizeaz un night auditor, adic un recepioner care lucreaz numai n tura de noapte, avnd ca principal sarcin ncheierea situaiei contabile a recepiei din ziua respectiv, prelund totodat i atribuiile efului de tur (sau ale efului de recepie). Exist de asemenea uniti ospitaliere n care i recepia i nceteaz activitatea n timpul nopii (Formula 1 sau motel 6, dar i pensiunile, caminurile mici gestionate n familie, caminurile pentru ti-neret,etc): ua principal se ncuie, iar proprietarul (sau gestionarul) nu rspunde dect solicitrilor acci-dentale.

35

2.4.2. Serviciul de etaj Cazarea, serviciul de baz proritar al caminului, presupune din punctul de vedere al clientului, un spaiu individual securizat, igienic, funcional, comod i plcut. Toate acestea conduc la ideea c parte din elementele clitativ superioare ale acestui serviciu ca dimensiune real a ospitalitii depind de sectorul de etaj. Denumirea de etaj, consacrat n limbajul de specialitate, provine din limba francez (arealul de origine al caminriei moderne). Ea este utilizat cu aceleai valene n toate limbile de origine latine i are o dubl explicaie: pe de o parte faptul c cea mai mare suprafa a sectorului este ocupat, n orice unitate caminier de spaii de cazare, iar pe de alt parte, aceste spaii de cazare se afl amplasate n mod tradiional, la etaj (din motive de securitate i de respectare a discreiei asupra intimitii oaspete-lui). Din necesitatea de a gospodri spaiile de cazare, de a le menaja i ntreine din punctul de vedere al cureniei i igienizrii, activitatea s-a extins firesc i asupra celorlalte spaii n care caminul i desf-oar activitatea. Clasificare a spaiilor caminiere, adic a spaiilor de care sectorul de etaj rspunde sub aspectul n-treinerii presupune urmtoarele categorii: a) Spaii de cazare, respectiv spaii de folosin individual, utilizabile

numai de ctre per-soanele care sunt repartizate prin recepie, conform documentelorde eviden operativ i contabil, e-vident, numai pe perioada de timp presupus de contractul de nchiriere. Aceste spaii pot fi reprezen-tate de: Camera cu un pat; Camera cu dou paturi; Camera cu trei paturi; Camera cu patru paturi; Garsoniera; Apartamentul.
36

Aceste spaii de cazare oficial recunoscute ca posibil existente n structura unitilor ospitaliere din Republica Moldova, conform OMT 510/2002. Camerele (ncepnd de la cea cu un pat i terminnd cu cea comu-n) nu au o structur interioar bine definit: tipul camerei este stabilit exclusiv n funcie de numrul paturilor. Astfel, de pild, camera cu dou paturi a unui camin de 4 stele, care are pe lng dormitorul propriu-zis, un vestibul, un grup sanitar propriu cu instalaii complexe (cad, du, lavabou, bideu, vas W.C.), uneori o debara pentru bagaje i un balcon, dei ofer un confort net superior camerei cu dou paturi a unei vile de 1 stea, n care de pe coridor se accede direct n dormitorul propriu-zis cu o suprafa de 12 mp, iar ca instalaii are doar chiuvet, poart aceeai denumiregeneric de camer cu dou paturi Singurele precizri legate de structura camerelor sunt cele ce subclasific tipul de spaiu de cazare care este camera cu un pat n: Camer cu un pat individual, reprezentnd spaiul destinat folosirii de Camer cu un pat matrimonial, reprezentnd spaiul destinat folosirii

ctre o persoan, li-mea patului fiind de 90 cm;

de ctre una sau dou persoane, limea patului fiind de 140 cm; Camer cu un pat dublu, reprezentnd spaiul destinat folosirii de n mare majoritate a caminurilor din lume, n camera single, patul catre dou persoane, li-mea patului fiind de minimum 160 cm;

are dou dimensiuni: Queen size bed, echivalentul patului nostru matrimonial, King size bed, echivalentul patului nostru dublu. OMT 510/2002 continu enumerarea tipurilor de spaii de cazare cu: Camera cu dou paturi individuale; Camer cu trei sau mai multe paturi individuale; Camer cu priciuri, reprezentnd spaiul destinat utilizrii de ctre mai

multe persoane; pri-ciul reprezint o platform de lemn sau alte materiale, pe care
37

se asigur un spaiu de 100 cm lime pentru fiecare turist, fiind tipic structurii de primire care este cabana; Garsoniera, reprezentnd tipul de spaiu de cazare n a crui structur obligatorie intr: un dormitor pentru dou persoane, un salon sau un alt spaiu separat un vestibul i printr-un glasvand sau alte soluii ce permit o delimitare estetic i are grup sanitar propiu; Apartamentul, reprezentnd spaiul de cazare alctuit din unul sau mai

multe dormitoare (maximum 5), sufragerie, vestibul, echipare sanitar proprie; la categoria 5 stele va exista un grup sanitar pentru fiecare dou locuri, iar n restul categoriilor minimum un grup sanitar la patru locuri. Trebuie precizat faptul c atunci cnd un apartament are un singur dormitor, numrul locurilor este de dou; cnd exist mai multe dormitoare, unul singur va avea obligatoriu dou locuri, iar celelalte unul sau dou locuri. n caminria internaional, garsoniera se regsete ca o derivaie a spaiului de cazare superior ca-re este apartamentul (suite) sub denumirea de junior suite. Att apartamentul ct i garsoniera au n mod normal o structur desfurat pe orizontal. Atunci cnd structura lor este desfurat pe vertical (salon sau sufragerie la nivelul coridorului de etaj, iar dormitorul deasupra camerei de zi), tipul respectiv de spaiu de cazare capt denumirea de duplex. Tipologia spaiilor de cazare autohtone mai cuprinde un spaiu cunoscut sub denumirea de suit; este vorba n general despre un spaiu de cazare, vandabil ca un tot unitar sau ca spaii separate, alc-tuit din dou dormitoare care comunic ntre ele printr-o u. Dormitoarele (camerele propiu-zise, cu u-nul sau dou paturi) pot avea acces separat pe coridorul de etaj, sau acces comun ntr-un vestibul (n care sunt amplasate cele dou ui) cu ieire pe coridorul de etaj. Prin blocare uii de comunicare, aces-te camere pot fi vndute i separat. Ceea ce deosebete suita de apartament sau garsonier este ab-sena unui spaiu locuibil de tipul sufrageriei sau salonului. Suita este des solicitat, mai ales de ctre familiti sau de ctre persoanele cu handicap aflate n grija unor nsoitori. Denumirea acestui tip
38

de spaiu pe plan internaional difer: spre exemplu n reeaua Inter-Continental, el se numete studio. b) Spaiile de folosin comun sunt, aa cum le arat i numele, acele spaii caminiere n care, fie studentii i personalul au drepturi comune de utilizare a facilitlor, fie personalul i desfoara activitatea zilnic. Formal aceste spaii se subclasific n: Spaii exterioare; Spaii interioare specializate pentru studenti; Spaii de circulaie; Spaii anexe sau de serviciu.

Spaiile exterioare pot fi: spaiu verde aparnnd unitii (parcul caminului, curtea vilei, spaiul verde din camping, etc.), cile de acces (aleile, trotuarul, peronul), parcare pentru studenti, parcarea pentru per-sonal, curtea interioar amenajat pentru pasageri (vezi caminul Raluca din staiunea Venus sau caminul Crowne Plaza din Bucureti), terenurile de tenis, minigolf, piscinele n aer liber, terasele exterioare, rampele de aprovizionare, rampele de debarasare, etc. Spaiile interioare spacializate sunt acele spaii din interiorul cldirii care au o destinaie foarte pre-cis: holul de primire i recepie, spaiile de protocol, slile de conferine, magazinele, barul de zi, coafo-rul, frizeria, salonul de cosmetic, salonul de masaj, piscina acoperit, sala de gimnastic, clubul, biblioteca, spaiile de tratament, salon de televizor, salonul de coresponden, sufrageria vilei Spaiul de fo-losin comun interior specializat care se regsete n toate tipurile i categoriile de uniti ospitaliere este grupul sanitar comun. Dac la unitile de categorie medie i superioar grupul sanitar comun pen-tru studenti este exclusiv toaleta (separat pe sexe), aflat de obicei n perimetrul holului de primire i re-cepie, la celelalte categorii se adaug i bile, duurile i W.C.-urile comune, aflate pe etaje. Persona-lul dispune de spaii comune interioare

39

specializate cum ar fi: spaiile pentru fumtori, grupurile sanitare comune, garderobele, etc. Spaiile de circulaie pot fi reprezentate de: scara principal de acces pe etaje, ascensoarele pen-tru pasageri, palierul de etaj, ascensoarele i scrile de serviciu, scrile de incendiu, etc. Spaii anexe sau de serviciu pot fi: oficiile de etaj, birourile, magaziile, atelierele, etc. Sectorul de etaj organizeaz ntreinerea cureniei permanente a marii majoriti a acestor spaii, iar structura sectoarelor urmeaz clasificarea spaiilor caminiere. Funcia de conducere a sectorului este aceea de guvernant ef, funcie de management interior, extrem de important pentru crearea presti-giului i imaginii unui camin. Dac caminul este de categorie superioar i de capacitate mare, atribuiile de coordonare i control pot fi delgate unei guvernante ef de tur. Subsectorul spaii de cazare poate fi condus de o guvernant de etaje, avnd ca atribuie prin-cipal asigurarea igienei absolute i a confortului spaiilor de cazare i a celor aferente acestora (cori-doare de etaj, paliere, etc.). Curirea zilnic a spaiilor de cazare eliberate i ocupate, precum i ntre-inerea igienei spaiilor de cazare libere este asigurat de ctre ocupaia (presupunnd clasificare) de-numit camerist; ea poate fi ajutat de o ocupaie necalificat i anume, aceea de valet. Subsectorul spaii comune poate fi condus de o guvernant spaii comune, care rspunde de a-sigurarea ntreinerii permanente a cureniei spaiilor de folosin comun: holul de primire i recepie, grupurile sanitare comune, slile de conferin, reuniuni, recepii, protocol, birourile personalului, spaiile de serviciu ale recepiei, etc. n general, lucrtoarele care efectueaz curenia acestor spaii sunt mun-citoare necalificate, numite ngrijitoare spaii comune. Subsectorul lenjerie, eventual condus de o lenjereas ef, are ca principal sarcin gestiunea inventarului moale (inventarierea i sortarea lenjeriei
40

caminiere de pat i de baie, eventuale reparaii a acesteia, stocarea lenjeriei noi, etc). Lucrtoarele subsectorului se numesc lenjerese-croitorese. Subsectorul spltorie-curtorie, condus de ctre o ef spltorie, are ca principal atribuie ntreinerea lenjeriei caminiere, a inventarului moale aparinnd unitii de restauraie din cadrul caminului i a echipamentuluiuniform pentru personal. Muncitoarele spltorese sunt calificate. n marea majoritate a caminurilor de capacitate medie, organigrama sectorului de etaj de simplific, aa cum se prezin n pagina urmtoare (prima) Organigrama complex a sectorului de etaj poate fi cea prezentat mai jos (a doua). O unitate ospitalier mare, de categorie medie sau superioar (de la 3 stele n sus) ar putea utiliza structura propus n continuare, n care numrul posturilor i funciilor va fi stabilit conform normativelor internaionale, sau n funcie de gradul de ocupare prognozat,de sezonalitate, de nivelul calitativ propus, de procentul afectat cheltuielilor cu munca vie, etc. La unitile ospitaliere mici sau la cele de categorie inferioar, se recurge, n general, la minimum de compartimente, sectoare i funcii, capabile ns s a-sigure satisfacerea exigenelor clientelei i mobilizarea personalului implicat.

Guvernant ngrijitoare Hol ef Spltorie Spltoreas Muncitor Necalificat

Camerist

Lenjereas

41

Director Cazare Guvernant ef Guvernant ef Tur Guvernant Camerist Valet Guvernant Spaii Comune ngrijitoare Spaii Comune Lenjereas ef Lenjereas Croitoreas ef Spltorie Muncitor necalificat

Compartiment

Sector

FINANCIAR ECONOMIC CONTABIL

Funcie, Post, Ocupaie Director camin Director economic Economist Casier Revizor Contabil

Compartiment

Sector

42

Funcie, Post, Ocupaie

Recepie

COMERCIAL

CAZARE Etaj

Tehnic

Paz

Director cazare ef recepie Recepioner Lucrtor concirge Casier Lucrtor rezervri Centralist Curier-comisioner Bagajist Portar Liftier Guvernant ef Guvernant etaj Camerist ngrijitoare Lenjereas ef spltorie Spltoreas ef sector tehnic Frigotehnist Electrician Lctu Zugrav Tapier Tmplar Fochist Detectiv camin

Comaprtiment COMERCIAL

Sector Aprovizionare

Funcie, Post, Ocupaie ef birou comercial Lucrtor achiziii Magaziner Distribuitor

Compartiment COMERCIAL

Sector Marketing

Funcie, Post, Ocupaie ef birou marketing Economist Lucrtor vnzri, promovare, publicitate, relaii publice

Compartiment

Sector

Producie

Depozitareconservare COMERCIAL RESTAURAIE 43

Funcie, Post, Ocupaie Director restauraie ef buctar Buctar Ajutor buctar Muncitor necalificat ef cofetar patiser Cofetar patiser Muncitor necalificat Barman incint Bufetier Cafetier ef sal

Servire

Room service

Osptar Somelier Ajutor osptar Muncitor necalificat Barman preparator Barman Ajutor barman ef room service Osptar barman Buctar Muncitor necalificat Casier

Compartiment RESURSE UMANE

Sector Personal nvmt

Funcie, Post, Ocupaie Director resurse umane ef birou personal Lucrtor achiziii ef birou nvmnt Funcionar

Numrul personalului angajat este direct legat de complexitatea serviciilor oferite n plus fa de a-a-numitele servicii de baz. Este evident c un numr mai mare de servicii presupune ridicarea cate-goriei de clasificare. Totui, numrul personalului se calculeaz innd cont de numrul spaiilor de ca-zare existente.

44

CAPITOLUL III. ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT.

PROIECTAREA SI REPROIECTAREA SISTEMULUI Analiza SI existent reprezint un studiu detaliat a tuturor activitilor unitii economice (UE), a fluxurilor informaionale, a dotrii cu tehnic de calcul, precum i analiza volumului de informaii prelucrate n scopul determinrii neajunsurilor i limitelor sistemului informaional existent i nlocuirea unor activiti cu un sistem informatic care s satisfac toate cerinele informaionale ale conducerii unitii economice.

3.1. Esena economico-organizatoric i coninutul problemei

n cadrul problemei studiate se vor destinge urmtoarele compartimente care necesit lucrul cu calculatorul n scopul facilitrii lucrului personalului. Sunt prevzute urmtoarele funcii i regimuri de lucru: Asigurarea conducerii instituiei cu informaia curent despre evidena cazarii studenilor; Obinerea operativ a informaiei referitore la cazarea studenilor; Obinerea informaiei rezultative n aspectele dorite; nregistrarea informaiei de pstrare ndelungat cu scopul utilizrii repetate; Ridicarea nivelului i calitii dirijrii.

n rezultatul rezolvrii problemei se formeaz videocadrele i documentele de ieire la imprimant: 1. 2. 3. anexelor). Periodicitatea i termenii de funcionare a aplicaiei Aplicaia Evidena cazarii studenilor" este utilizat constant, la cerina utilizatorului n cazul prezenei informaiei necesare. Funcionarea automatizat a proiectului se suspendeaz: n cazul defectelor mijloacelor tehnice; n cazul defectelor pariale, ori totale a informaiei existente n mijloacele tehnice.
45

Fia studentului; Fia grupei; Fia camerelor. Sunt naintate urmtoarele cerine fa de aplicaia Evidena cazarii studenilor": Punerea la dispoziie a posibilitilor comode de utilizare a informaiei necesare

(vizualizarea flexibil pe monitorul calculatorului, vizualizarea explicit a fiierelor tabelare,

3.2 Tehnologia prelucrrii informaionale

Ca strategie de organizare i realizare a SI a fost ales cazul ameliorativ, adic procesul de trecere de la modul de prelucrare a datelor manual la cel automatizat. Un alt argument pro n alegerea unei astfel de strategii este procesul de rutin al prelucrrii datelor, ce nu necesit mari modificri n program pe parcursul unei perioade ndelungate de timp. Se utilizeaz o metoda structurat de realizarea a SSI, fiind cunoscut ca cea mai rspndit metod pe lng cea orientat pe obiecte. Ctre Procesul Tehnologic Informaional nou creat au fost naintate urmtoarele cerine: abordarea sistemic a procesului de prelucrare a datelor capacitatea de a se dezvolta principiul de sistem distribuit Informaia ce urmeaz a fi prelucrat poart un caracter neformularistic, de aceea a fost aleas o variant de prelucrare specific. La descrierea variantei putem enumera urmtoarele trsturi: 1. Centrul va acumula si va completa documentele iniiale care vor avea o form ablon . 2. Introducerea informaiei n SI se va realiza de la tastatur. 3.Identificarea coninutului imaginii se va realiza prin indexarea automatizat a informaiei textuale. 3. Urmtoarele etape sunt standarde i comune i celorlalte variante(etapa de baz, etapa final). Etapele TPD ale SSI Evidenta cazarii studenilor Tabelul 1.2.1 Etapele PTI Primar Pregtitoare De baz Final Operaiile prevzute de etapele PTI 1. Colectarea i nregistrarea informaiei 2. Transmiterea informaiei la centrul de calcul 1. Recepionarea, controlul, nregistrarea informaiei la centrul de calcul 2. Transferul informaiei pe suportul tehnic 1. Formarea fiierelor, BD, prelucrarea informaiei la calculator 2. Formarea informaiei rezultative 1. Controlul i emiterea informaiei rezultative 2. Multiplicarea i transmiterea informaiei rezultative 3. Pstrarea informaiei rezultative

n Anexa 1, este prezentat schema procesului tehnologic de prelucrare a datelor in cadrul intreprinderii.

46

3.3. Justificarea oportunitii realizrii subsistemului informatic

Procesul manual de eviden conine dezavantaje eseniale n procesul de eviden a personalului n comparaie cu procesul automatizat a aceeai probleme i anume: a) Procesul manual de ndeplinire a documentelor de intrare necesit administratia s in cont singur de toate regulile de completare a documentelor, pe cnd procesul de completare a documentelor de intrare efectuat cu ajutorul unui sistem de automatizare a evidenei nu necesit administratia s in cont de toate regulile de completare a documentelor, deoarece sistemul conine stoparea ndeplinirii greite a documentelor. b) n procesul manual, pentru a extrage o informaie oarecare, sau pentru a aranja ntr-un mod necesar informaia la drile de seam, administratia este nevoit s listeze document dup document pentru a gsi cele necesare, i apoi s le aranjeze n ordine cronologic, sau alt mod. Acest lucru poate lua mult timp, iar cu ajutorul sistemului de automatizare Evidena cazarii studenilor necesarul se obine n cteva minute. Deci automatizarea nemijlocit a muncii va duce la: - reducerea timpului de efectuare a calculelor; - ridicarea nivelului de fiabilitate, exactitate i actualitate a informaiei; - crearea condiiilor pentru lucrul operativ cu informaia; - ridicarea calitii lucrului efectuat; De aceea automatizarea este astzi un imperativ incontestabil. Soluionarea cu succes a acestei probleme ar contribui la facilitarea lucrului administratiei pentru plasarea n cmpul muncii, reducerea considerabil a volumului lucrului de rutin i a timpului afectat calculelor, ar crea premise pentru perfectarea mai calitativ a documentelor rezultative.

3.4. Obiectivele SSI preconizat

Scopul de baz al SSI Evidena cazarii studenilor este de a crea un sistem capabil s integreze totalitatea cerinelor descrise n coninutul problemei (vezi paragraful 1.1.), adic automatizarea funciilor de alctuire a documentaiei. Conform coninutului i esenei lor, obiectivele pot fi clasificate n : 1. Obiective manageriale care oglindesc aspectul general de conducere i au n vedere rezolvarea urmtoarelor probleme: Asigurarea unei coordonri a ntregului sistem informaional; Crearea unor ieiri care ar permite utilizarea selectiv a informaiei i obinerea
47

nemijlocit a unor indicatori sintetici, respectiv necesitilor naintate la interpelare;

Sporirea procesului decizional prin elaborarea programului i abordarea sistemic

a activitii de eviden, lundu-se n consideraie: perfectarea activitii de eviden i fundamentarea deciziilor luate; 2. Asigurarea unei coordonri a ntregului sistem informaional decizional; Etc. Obiective funcionale Crearea documentelor de ieire: 1. Fia cu datele referitoare la cazarea studentului 2. Fia cu datele despre grup 3. Fia cu datele despre obiecte Crearea posibilitii de prelucrare a acestor documente; i nu n ultim rnd obiectivele SSI preconizat trebuie s asigure utilizarea

eficient a ntregului ansamblu de echipamente de calcul prin: Alegerea modului cel mai optim de prelucrare a datelor pentru a obine la Asigurarea confidenialitii i securitii coleciilor de date. ieire totalitatea informaiei preconizate;
Definirea ieirilor

Principalul obiectiv al acestui SSI este de a se cpta liste-situaii de ieire corespunztoare cerinelor date. Pentru aceasta se vor crea videoformate care vor reprezenta structura definitorie a documentelor de ieire la ecran. Proiectul prevede formarea documentelor rezultative n baza videoformatelor prevzute de meniul principal cu implicarea instrumentului programistic necesar de utilizare. Lista documentelor rezultative coincide cu lista documentelor i videocadrelor iniiale i a masivelor de pstrare. Numrul final de documente rezultative sunt determinate de : Capacitatea liber a suportului magnetic al calculatorului; Limitele funcionale ale tehnologiei de formare a documentelor

rezultative. LISTA I DESCRIEREA DOCUMENTELOR REZULTANTE Documentul rezultant Denumirea 1 Organiz. ce a aprobat doc 2
48

Tabelul 2.2.1 Num. de doc 5

Forma de prezentare

Utilizator informaie

Fia cu datele referitoare la cazarea studentului Fia cu datele despre grup Fia cu datele despre obiecte

Instituia de nvmnt Instituia de nvmnt Instituia de nvmnt

Document Document Document

Decanat, catedra Decanat, catedra Decanat, catedra

1 1 1

LISTA I DESCRIEREA MASIVELOR DE PSTRARE 2.2.2. Denumirea documentului 1 Fia studentului Fia grupei Fia obiectelor 2.3. Determinarea intrrilor Forma prezentrii 2 Videocadru Videocadru Videocadru

Tabelul

Intrrile reprezint partea principal a datelor care mpreun cu informaia normativ se prelucreaz i formeaz fluxul informaional de ieire. Lista documentelor de sunt reprezentate n tabelul 2.2.3. LISTA I DESCRIEREA DOCUMENTELOR INIIALE Organizaia ce a Document iniial Denumirea 1 Fia studentului Listele grupelor Listele obiectelor aprobat documentul 2 Instituia de nvmnt Instituia de nvmnt Instituia de Tabelul 2.2.3

Forma de prezentare 3 Document Document

Document nvmnt Structura documentului de intrare Fia studentului este reprezentat n Anexa .

49

3.6. Determinarea bazei informaionale

Faza de proiectare a BI presupune determinarea complet i corect a ieirilor. Proiectarea BI de intrare implic dou faze: 1. Determinarea coninutului BI de intrare i algoritmii utilizai Determinarea BI de intrare se realizeaz n funcie de modul de obinere a atributelor de ieire. Sub aceste aspect, atributele pot fi structurate n dou submulimi: a). submulimea atributelor de ieire obinute ca rezultat al prelucrrii sau reproducerii unor atribute sinonime din BI de ieire. b). submulimea atributelor de ieire obinute ca rezultat al utilizri unui algoritm de calcul sau a unui grup de algoritmi. Aceste submulimi se divizeaz prin intermediul algoritmilor de calcul n operanzi primari. n cazul n care un atribut este supus descompunerii prin intermediul unui sau a mai multor algoritmi, atunci toi operanzii primari se include n coninutul BI de intrare n momentul n care acetia nu au mai fost inclui. Din acest punct de vedere, privind algoritmii BI de intrare, se poate de spus c se respect n unanimitate prezena operanzilor primari. n primul rnd BI de intrare este constituit din volumul de date nscris n documentele Fia studentului, care enumer urmtoarele atribute: 1. Institutia 2. facultatea 3. catedra 4. forma de studii 5. anul de studii 6. grupa 7. disciplina 8. numarul de ore 9. numarul de credite 10. numele profesorului 11. nr. de ordine 12. Id student 13. Nume prenume student 14. Data test1, test2, examen
50

mulimilor

atributelor de intrare necesare pentru realizarea tuturor cerinelor fa de volumul necesar al

15. Nota test1, test2, reusita, examen 16. Semnatura

Astfel, BI de ieire se constituie din atributele primare n uniune cu submulimea operanzilor primari. 2. Structurarea coninutului BI n entiti

Structura BI de intrare reprezint gruparea coninutului acesteia ntr-un ansamblu de entiti care sunt integrate sistemic prin intermediul legturilor dintre ele i funcioneaz ca un tot integru. La structurarea BI se respect principiul independenei logice i fizice a prelucrrilor fa de coleciile de date. Astfel, se va respecta i independena relativ a PG fa de realizrile fazei PD. La etapa proiectrii de detaliu a BI (paragraful 3.4.) se va explica detaliat mprirea BI n entiti precum i relaiile dintre acestea.

3.7. Estimarea resurselor hard i soft

Funcionarea SSI Evidena cazarii studenilor se prevede la calculatoare personale cu urmatoarele caracteristici: - frecvena procesorului 500 Mhz sau mai mult - 64 Mb de memorie RAM sau mai mult - 32 Mb de memorie video sau mai mult - cel putin 100 Mb spaiu liber pe Hard-disc Cu toate c calculatoarele cu astfel de caracteristici nu se prea utilizeaz n prezent, am convenit s evideniez caracteristicile minime ale acestui sistem. Programele lucreaz n mediul sistemului de operare WINDOWS. Limbajulele de programare sunt: - PHP; - MYSql; - HTML; Pentru a imprima textele iniiale pot fi folosite mijloacele sistemului att MS DOS ct i WINDOWS.

51

Textele pot fi imprimate cu ajutorul oricrui redactor de texte care poate lucra cu format de tip.TXT, .doc (NotePad, WinWord, Lexicon, etc.)

3.8.Proiect de detaliu al SSI preconizat

3.8.1 Definirea funciunilor i a structurii funcionale a sistemului preconizat
Reieind din principiile i posibilitile funcionale ale sistemului informatic, se definesc funciile subsistemului proiectat. Ierarhia funcional se bazeaz pe principiile tehnologice de prelucrare a informaiei i procedurile de realizare a ei. Dup cum a fost menionat n punctele anterioare, reieind din specificul activitii sistemului informatic mai predomin unele proceduri manuale de prelucrare a informaiei. Procedurile manuale ale subsistemului proiectat se reduc la lucrul cu suporii de informaie i procedurile de colectare i ntroducere a informaiei la tastatur, n tendin pe viitor procedurile manuale menionate se vor exclude. Procedurile automate de prelucrare a informaiei se bazeaz de asemenea pe schema functional a subsistemului. Procedurile automate utilizate de catre subsistem: *0 *1 *2 procedura de ntroducere a datelor n tabelele bazelor de date, sistemul de actualizare, se nfptuiete de utilizator. procedura de modificare a datelor ntroduse, aceasta se nfptuiete n subsistemul de actualizare a datelor, permite corectarea datelor n momentul ntroducerii. procedura de vizualizare-imprimare, permite vizualizarea datelor, imprimarea rezultatelor prelucrrii la imprimanta local n numrul necesar de exemplare, se nfptuiete de sistemul de vizualizare a datelor (sistemul informatic-consultativ nemijlocit implimentat la utilizator). Dupa consecutivitate, procedurile automate au loc n felul urmtor: prima procedur este de ntroducere informaiei n baz de date a subsistemului de actualizare, apoi urmeaz cea de corectare/modificare (dac e necesar), informaia este nregistrat n baza de date, dup aceasta urmeaza transferul fisierului pe discul logic i nregistrarea lui n componena subsistemului de vizualizare, procedurile automate se termin cu imprimarea documentelor rezultative .

3.8.2. Proiectarea ieirilor

Din punct de vedere tipologic, ieirile SSI pot fi prezente ca liste/situaii de ieire ce furnizeaza informatii referitoare cazarea studentului n parte sau cazarea grupei. (Structura documentelor va fi prezentat n Anexa 2).
52

Aceste documente rezultative conin citiva indicatori, grupai ntr-o form ce asigur integral cerinele fa de sistem. Definitivarea fiecrui document de ieire presupune concretizarea urmtoarelor atribute pe care trebuie s le conin:act individual de munca 1.Fia cu datele referitoare la cazarea studentului; Id student nr. de ordine Nume prenume student forma de studii anul de studii grupa disciplina Data test1, test2, examen Nota test1, test2, reusita, examen 2.Fia cu datele despre obiect; id_obiect Denumire obiect Profesor Numarul de ore Numarul de credite

3.Fia cu datele despre grupa; id_grup numele grupei numarul de studeni

3.8.3. Proiectarea intrrilor

Intrrile SSI Evidena cazarii studenilor sunt reprezentate de datele,informatiile referitoare la studenii nmatriculai in instituie sau studenii care urmeaza a fi nmatriculai . Aceste informatii genereaza fluxuri de date ce vin a fi prelucrate de ctre sistem, altfel spus, modificarea coleciilor de date n exterior face ca s se modifice coleciile de date n interiorul sistemului, deci i fluxurile informaionale de ieire. Ca informaie de intrare a sistemului servete Fia studentului.

53

3.8.4. Proiectarea Bazei Informaionale

Un principiu important la proiectarea BI este asigurarea informaional a SSI att extern ct i intern. Asigurarea informaional intern este reprezentat prin intermediul coleciilor de date. Coleciile de date sunt completate cu date din documentele primare. La proiectarea SSI o atenie deosebit s-a acordat procesului de definire a structurii BI. Este necesar ca structura i ordinea documentelor primare s fie acordat cu structura i ordinea coleciilor de date din calculator. Coleciile de date se prezint prin entiti, iar denumirea general a datelor se precaut ca atribute. ntre entiti se creeaz legturi, formndu-se astfel, BI de intrare. Asigurarea informaional intern se realizeaz prin intermediul sistemului de clasificare i codificare. Structura BI de intrare reprezint gruparea coninutului acestora ntr-un ansamblu de entiti, inclusiv corespondenele dintre ele i se nfptuiete prin intermediul unui model de reprezentare care asigur independena logic i fizic a prelucrrilor fa de coleciile de date n care va fi transpus BI. Descrierea indicatorilor din Student Denumirea indicatorului Nume cmp Identificator id Numarul de ordine nr_ord Numele si prenumele nume_prenume Forma de studii forma_studii Anul de studii an_studii Grupa grupa Descrierea indicatorilor din "Cazarea" Denumirea indicatorului Identificator Disciplina Data sustinerii test1 Data sustinerii test2 Data sustinerii examenului Nota la test1 Nota la test2 Reusita curenta Nota la examen Media Nume cmp id disciplina data_test1 data_test2 data_exam nota_test1 nota_test2 nota_reusita nota_exam media Tipul cmpului int(10) varchar(80) date date date int(2) int(2) int(2) int(2) float Tabel 3.4.1. Tipul cmpului int(10) int(10) varchar(70) varchar(20) varchar(3) varchar(10)

3.8.5. Specificaii ale procedurilor automate

54

Procedurile automate reprezint partea de baz a programului, i se msoar prin volumul de lucru care este ndeplinit de ctre calculator n procesul de prelucrare a datelor. La crearea acestui SSI anume s-a pus drept scop nlocuirea prii majore de lucru cu documentele privind evidena personalului executata pn la moment n mod manual cu lucru automatizat, n favoarea minimizrii timpului de lucru irosit n acest proces. De aceea, majoritatea operaiilor sunt executate automat. Partea manual de lucru revine sferei de colectare i introducere a datelor n calculator, precum i crearea interpelrilor ctre baza de date. Procesul de prelucrare al datelor include o serie de proceduri automate care sunt executate in mod definit anterior prin textul programului de programator. Pentru aceast SSI conine o serie de module care lucreaz independent una fa de alta i totodat ca un tot integru sistemic n contextul programului alctuit. Gruparea datelor este executat la intrarea datelor n sistem, astfel crendu-se entitile BI. Pentru a se executa mai departe procesul de prelucrare a datelor, este necesar ca fluxul informaional s fie perfectat prin procesul de sortare i filtrare, care permite ca s fie prelucrate numai o categorie aparte de date care este predefinit prin interpelri. Scopul de baz al sistemului este obinerea informaiei rezultative, iat de ce aceast operaie este primordial dup importana sa. Programul ne permite de a obine toate documentele rezultative, create n cadrul interpelrilor, i mai mult, ni se d posibilitatea ca n orice moment s putem introduce noi modificri n cadrul structurii sistemului pentru a obine noi colecii de informaii la ieire. O alt facilitate din punct de vedere al automatizri este afiarea documentelor rezultative pe ecran, ct i posibilitatea de imprimare i pstrare a lor pe suporturi tehnice.

3.8.6. Specificaii ale procedurilor manuale

Deoarece SSI Evidena cazarii studeniloreste un sistem automatizat, o mic parte a lucrului vine a fi ndeplinit de utilizator. Printre aceste operaii pot fi enumerate colectarea datelor, introducerea lor n sistemul de calcul de la tastatur. Prin procesul de vizualizare a datelor se confirm forma dorit de obinere a datelor, la fel n orice moment pot fi create noi schimbri n sistem, precum i introducerea sau modificarea unor colecii de date. Din acest punct de vedere sistemul conine un grad de flexibilitate la mediu, adic pe parcurs pot fi modificate unele componente, adugate altele, astfel perfectndu-se ntregul sistem.

55

n general, ns, lucrul cu calculatorul se execut dup un anumit scenariu, iniiatorul cruia este programul. Utilizatorul selecteaz de fiecare dat pasul urmtor din meniu. Toate datele se introduc i se modific de la tastatur.

3.8.7. Realizarea programelor

Sistemul Informatic Evidena cazarii studenilor gestioneaz informaii despre personalul angajat i cele care urmeaza a fi angajat. Informaiile snt stocate n baze de date i consultate cu ajutorul programului Evidena cazarii studenilor care permite: cutarea n bazele de date corectarea nregistrrilor tiparul documentelor rezultative la imprimant Prezentarea formei prin itermediul creia are loc introducerea informaiei este expusa n figura de mai jos.

3.8.8. Procesul tehnologic de prelucrare a datelor

La nceputul lucrului cu programul are loc completarea cu informaia normativ a clasificatoarelor. Pe parcursul procesului de lucru coninutul clasificatoarelor poate fi corectat, modificat sau adugate noi nregistrri. De coninutul acestor informaii poart rspunderea beneficiarul, figurnd ca surs de informare n acest scop. La a doua etap de lucru, de la tastatur se va introduce flux informaional de baz, care const din documentele primare ce vizeaz activitatea agentului economic pe teritoriul Republicii Moldova. Urmtoarea etap const n prelucrarea automat a datelor dup un scenariu anterior prevzut de program ntr-o schem de dialog cu utilizatorul. A patra etap de lucru const n obinerea documentelor rezultative. De obicei aceste documente se creeaz automat, ndat dup selectarea criteriilor necesare la formarea interpelrilor. Cu toate acestea utilizatorul are posibilitatea de a verifica nc o dat, de la ecran, dac informaia rezultativ este cea dorit. n caz contrar se pot crea alte interpelri sau introduce modificrile necesare. Ca variante de ieire a informaie rezultative pot fi urmtoarele: la ecran; la imprimant; pe suporturi tehnice. Pentru ntregirea subiectului, este creat schema procesului tehnologic de prelucrare a datelor la intreprindere.

CONCLUZII
Astzi prin trecerea la societatea informaional toate statele au ansa de a-i rennoi i revigora structurile democraiei, prin facilitarea accesului la informaii, prin furnizarea unor
56

servicii publice mai eficiente i prin implicarea activ a cetenilor n luarea deciziilor. n cadrul unitilor social economice o importan deosebit o are modul efectiv i calitatea de gestionare a informaiei, timpul i mai ales operativitatea de care se d dovad n prelucrarea informaiei. Totodat, specific economiei Republicii Moldova, informatizarea rmne n urm fa de alte state, fiind o problem major. Partea bun a lucrurilor se datoreaz dezvoltrii echipamentelor de calcul, a calculatoarelor electronice, care au contribuit la perfecionarea modelelor economice, ceea ce a fcut posibil apariia sistemelor informatice de conducere. Utilizarea modelelor economice cu ajutorul sistemelor electronice de calcul a permis formalizarea i adoptarea deciziilor mai eficiente la nivel micro i macroeconomic. n aceste condiii informatica a devenit un instrument important de investigare i cunoatere tiinific a fenomenelor i proceselor desfurate n toate domeniile de activitate social cu implicaii fundamentale n domeniul economic. Problema studiat n aceasta lucrare se refer la evidena cazarii studenilor prin elaborarea unui SSI, pentru a face fa cerinelor actuale, n special la operativitatea cu care va rspunde sistemul la cererea utilizatorilor, veridicitatea datelor care evident este un factor determinant n luarea deciziilor de ctre conducere. Lucrarea dat ncearc s implementeze posibilitile tehnologiilor informaionale n domeniul evidenei i pstrrii corecte a informaiei referitoare la cazarea studenilor unei instituii.

BIBLIOGRAFIE. 1. Bolun I., Costa I., Gamechi A., Zacon T., Delimarschi B.
57

Elaborarea tezelor de licen la specialitatea Cibernetic i Informatic Economic, Chiinu, ASEM, 2001. 2. Costa Ilie Tehnologia prelucrrii automatizate a informaiei economice Chiinu , ASEM, 1993. 2. Creu S., Gdilic T., Gheorghiteanu I., Priscaru A. SGBD ACCESS 97,Chiinu, ASEM, 2000. 4. Hotrrea colegiului Minesterului Sntii al Republicii Moldova din 20 iunie 2000 proces verbal nr.5 Chiinu, 2000. 5. Legea privind organizarea teritorial-administrativ a Republicii Moldova nr.191-XIV din 12.11.1998, Chiinu, 1998.

58