COACHING TENAGA AHLI PROVINSI

KONSULTAN MANAJEMEN TEKNIK WILAYAH I SUMATERA

Jakarta, Mei 2013

SUB DIT PENATAAN BANGUNAN DAN LINGKUNGAN DIT PBL, DJCK, KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

PENATAAN bangunan dan lingkungan

Maksud
Maksud pembuatan Standard Operasi dan Prosedur ini adalah untuk memberikan arahan dan pegangan kepada para Tenaga Ahli Provinsi Konsultan Manjemen Teknis Wilayah I dalam menjalankan tugasnya di wilayah Kerja 10 SATKER/SNVT Provinsi Wilayah Sumatera.

Wilayah Kerja Kegiatan KMT PBL Wilayah I SUMATERA ada 10 Provinsi

Tujuan
Tujuan Pembekalan (coaching): menyiapkan Tenaga Ahli Provinsi Konsultan Manajemen Teknis untuk kegiatan Bidang PBL, agar: memahami dan mengetahui Ruang Lingkup Kerja dan Tanggung Jawab KMT Wilayah I mampu memonitor pelaksanaan pekerjaan PBL, mencari dan mengumpulkan datadata serta informasi yang diperoleh dari Satker PBL, Konsultan dan Pihak Ketiga/Kontraktor serta melaporkan permasalahan dan kendala dalam proses kegiatan PBL di wilayah kerja (Kabupaten/Kota/Lokasi kegiatan)

TUJUAN UTAMA:
Untuk menjamin kualitas pelaksanaan Kegiatan PBL sesuai kaidah-kaidah teknis yang berlaku dan mencapai sasaran Pelaksanaan Kegiatan dengan waktu dan biaya yang direncanakan SESUAI PENUGASAN.

SASARAN KEGIATAN
Kegiatan Konsultan Manajemen Teknis Wilayah Sumatera ini ditujukan untuk memberikan bantuan teknis terhadap seluruh kegiatan PBL di wilayah Sumatera.

Kegiatan Konsultan Pusat

Melakukan bantuan manajemen dan pelaksanaan kegiatan PBL Menyiapkan laporan kemajuan Pekerjaan PBL yang dilaksanakan pada setiap provinsi Melakukan pemantauan terhadap Pelaksanaan Kegiatan yang dibangun melalui dana (APBN ) Mengumpulkan dan mengolah data melalui Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang ada Melakukan kunjungan lapangan sesuai kebutuhan Menyusun laporan akhir penyelesaian pekerjaan TA 2013 untuk masing-masing Provinsi.

TUGAS TENAGA AHLI PROVINSI

Membantu Tim Konsultan Pusat dalam melaksanakan Tugas dan kewajibannya; Membantu memberi masukan SATKER PBL di Provinsi apabila diperlukan; Melakukan koordinasi dengan Tim Konsultan Pusat, dan Konsultan Pihak Ketiga (Kontraktor) dan pihak lainnya yang relevan; Menyampaikan informasi pelaksanaan Kegiatan PBL untuk masingmasing paket pekerjaan di tiap wilayah kerja Provinsi/Kabupaten/Kota berupa: Laporan Kegiatan PBL: progres pelaksanaan pekerjaan dan permasalahan serta informasi terkait lainnya melalui sistem informasi yang akan dibangun (seperti: e-mon, e-procurement)

TUGAS TENAGA AHLI PROVINSI

Mengumpulkan foto-foto dokumentasi (0%, 50%, 100%) terkait dengan persiapan dan pelaksanaan konstruksi; Membantu dalam membuat laporan yang sifatnya mingguan dam dua mingguan kepada Tim Ahli Pusat KMT; Melakukan koordinasi dengan pihak SATKER atau instansi lain yang terkait dengan pekerjaan ini dalam melakukan monitoring pelaksanaan pekerjaan; Melakukan koordinasi dengan Konsultan Supervisi/Pengawas, dan Pihak Ketiga (Kontraktor) yang relevan dengan kegiatan PBL dilingkungan SATKER Provinsi Sumatera terkait pelaksanaan pekerjaan; Melakukan kunjungan secara berkala ke lokasi pembangunan Fisik PBL TA 2013 di Wilayah Kerja SATKER PBL;

KOORDINASI
Pre-construction Meeting Rapat Mingguan / Bulanan Rapat Khusus Koordinasi non-formal

TENAGA AHLI PROVINSI Wajib Berkoordinasi & Berkomunikasi dengan :

Di KANTOR SATKER PBL Provinsi: TA Provinsi harus melapor dan meminta pengarahan kepada Kasatker sebelum melaksanakan tugasnya. TA Provinsi harus berkoordinasi dan berkomunikasi dan bekerjasama dengan PPK, Kepala Urusan Pengolahan Data, Kepala Urusan Pelaporan dan Direksi Lapangan, yang merupakan bawahan langsung KASATKER PBL. Di LAPANGAN PEKERJAAN: TA Provinsi harus menghubungi dan bekerjasama dengan Konsultan Supervisi dan Kontraktor Pelaksana pekerjaan. TA Provinsi harus berkomunikasi tentang progres kemajuan pekerjaan dengan Project Manager, Site Engineer, Konsultan Supervisi, dilapangan.

Monitoring Pelaksanaan Proyek

Tahap Pelelangan Pada tahap ini TA Provinsi KMT harus mengumpulkan data Dokumen: DED (Gambar Rencana, Spek Teknis, dsb) Jadwal Lelang Paket paket yang dilelangkan Pagu anggaran per paket Jenis Pekerjaan: Kontraktual

Tahapan Pelaksanaan
a. Awal Pelaksanaan Pada awal pelaksanaan TA Provinsi mencari dan mengumpulkan data: BOQ Kontrak Surat Perintah Mulai Kerja SPMK Jadwal Pekerjaan (Kurva S ) Spesifikasi Teknis Gambar- gambar Kontraktor/Konsultan Supervisi sudah membuat Rencana Mutu Kontrak ( RMK )? Konsultan Supervivi sudah membuat Laporan Pendahuluan? Mengikuti Pre Construction Meeting dan meminta notulen rapat.

 Progress pekerjaan sesuai dengan rencana? Apabila

tidak sesuai lebih dari 10 %, TA Provinsi mengunjungi lapangan dan identifikasi apa penyebabnya: Mobilisasi bahan terlambat ? Pembebasan lahan belum selesai ? Perijinan belum lengkap. Akses jalan Cuaca Tenaga kerja Masalah sosial masyarakat dll Photo-photo selama pelaksanaan pekerjaan tersedia ( 0%, 30%, 60% dan 100%) ? Semua hasil pemantauan dilaporkan ke pusat melalui emon kepada KMT Sumatera (TA SIM) dan e-mail, Website atau telepon setiap dua minggu dan setiap bulan.

Tahap Pelaksanaan. Pada masa pelaksanaan TA Provinsi memantau kemajuan pekerjaan ( progress) dan memeriksa apakah: Direksi keet, barak kerja, gudang sudah dibuat? Papan nama sudah dibuat dan dipasang? Rambu rambu keamanan sudah tersedia ? Semua bahan dan tenaga kerja sudah dimobilisasi ? Berapa persen kemajuan pekerjaan setiap minggu ? Pelaksanaan pekerjaan fisik sesuai dengan spesifikasi teknis (mutu, ukuran)?

 Progress pekerjaan sesuai dengan rencana? Apabila tidak sesuai lebih dari 10 %, Assisten mengunjungi lapangan dan identifikasi apa penyebabnya: Mobilisasi bahan terlambat ? Pembebasan lahan belum selesai ? Perijinan belum lengkap. Akses jalan Cuaca Tenaga kerja Photo-photo selama pelaksanaan pekerjaan tersedia ( 0%, 30%, 60% dan 100%) ? Berita Acara ada? Sesuai spesifikasi teknis ?

Tahap Pasca Pelaksanaan

TA Provinsi memantau, mengumpulkan dan memeriksa hasil kegiatan PBL antara lain: Berita Acara comissioning test Berita Acara Provisional Hand Over (PHO)-Final Hand Over (FHO) Asbuilt Drawing BA Amandemen/Addendum pekerjaan

PELAPORAN Administrasi Proyek:

Buat presentase kemajuan pekerjaan mingguan, bulanan, triwulan, yang didapatkan dari Konsultan Supervisi atau Kontraktor kemudian dibandingkan dengan perkiraan kemajuan pekerjaan ( kurva S ) yang telah dibuat sebelumnya. Buat evaluasi kemajuan atau keterlambatan pelaksanaan pekerjaan. Laporkan masalah-masalah yang terjadi di lapangan yang tidak dapat diselesaikan oleh pelaksana supervisi di lapangan yang dapat menyebabkan keterlambatan pelaksanaan pekerjaan untuk dilaporkan ke pusat.

ADMINISTRASI Surat Menyurat

Surat menyurat dilakukan untuk sesuatu yang ingin disampaikan secara tertulis yang isinya bersifat resmi seperti antara lain : Permasalahan yang dirasa penting disampaikan kepada pihak-pihak terkait dengan proyek, yang disampaikan kepada satker atau Dit. PBL -CK. Hasil evaluasi terhadap permasalahan berupa rekomendasi pemecahan masalah yang disampaikan kepada satker atau Dit. PBL-CK. Hal hal lain yang perlu disampaikan melalui tulisan.

Jenis Laporan
Tujuan utama laporan adalah: Mencatat fakta-fakta tentang aspek kualitas, kuantitas, harga dan waktu yang digunakan, untuk mencegah kesulitan dalam pemkbicaraan mengenai fakta-fakta ini di kemudian hari. Mencatat fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan untuk dapat melakukan rekonstruksi beberapa bagian pekerjaan bila diperlukan. Mencatat banyaknya material, seperti beton, pipa, pasir, dan sebagainya, yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan, untuk menentukan nilai akhir kontrak. Mencatat semua perubahan dalam pelaksanaan di atas gambar asli, untuk dapat membuat gambar sesuai pelaksanaan (as built drawing).

Konsultan TA harus membuat laporan / dokumen yang disampaikan kepada Konsultan Pusat, berikut ini, yaitu: Jadwal Pelaksanaan. Laporan Mingguan. Laporan Bulanan. Laporan Khusus Hasil Peninjauan Lapangan. Semuanya didasarkan atas laporan hasil kunjungan / peninjauan lapangan Dilengkapi BUKTI VISUAL FOTO, GAMBAR

Ingat tugas TA Provinsi KMT Sumatera hanya: memantau, mencatat, membina hubungan kerja, koordinasi dan berkomunikasi dengan SATKER memberikan data, pelaporan kegiatan PBL di wilayah Kerja bekerjasama dengan Konsultan Supervisi dan Pihak Ketiga/Kontraktor serta memberikan rekomendasi pemecahan masalah. Tim Ahli KMT tidak mempunyai kewenangan mencampuri/menegur kontraktor maupun konsultan supervisi!

TERIMAKASIH