STUDI KELAYAKAN BISNIS

MODUL : 7

ASPEK MANAJEMEN & SUMBER DAYA MANUSIA

OLEH : HESTI MAHESWARI SE., M.Si

PROGRAM KELAS KARYAWAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2011

11

Studi Kelayakan Bisnis Hesti Maheswari, SE. M.Si.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Modul 7 : Aspek Manajemen & SDM

Analisis aspek manajemen dan sumber daya manusia terdiri dari dua bahasan penting, yaitu subaspek manajemen dan subaspek sumber daya manusia. Analisis subaspek manajemen lebih menekankan pada proses dan tahap-tahap yang harus dilakukan pada proses pembangunan bisnis, sedangkan analisis subaspek sumber daya manusia menekankan pada ketersediaan dan kesiapan tenaga kerja, baik jenis, mutu maupun jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis. Kesalahan pada analisis kelayakan sumber daya manusia dapat menyebabkan bisnis tidak bisa dijalankan karena tidak dikelola oleh orang-orang yang kompeten sesuai dengan kebutuhan. Analisis aspek manajemen dan sumber daya manusia dilakukan utnuk menjawab pertanyaan : Apakah bisnis yang akan dijalankan dapat dibangun sesuai dengan waktu yang direncanakan dan apakah tersedia sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis? Secara spesifik analisis aspek manajemen dan sumber daya manusia pada studi kelayakan bisnis bertujuan untuk : 1. Menganalisis struktur organisasi yang cocok untuk menjalankan bisnis 2. Menganalisis persyaratan yang diperlukan untuk memangku pekerjaan pada suatu bisnis 3. Menganalisis metode pengadaan tenaga kerja untuk menjalankan bisnis 4. Menganalisis kesiapan tenaga kerja untuk menjalankan bisnis

A. Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antarkomponen bagianbagian atau posisi-posisi dalam suatu organisasi. Struktur organisasi menggambarkan peran formal, prosedur, mekanisme pengawasan, kewenangan dan proses pengumpulan kebijakan. Tujuan disusunnya struktur organisasi adalah agar pekerjaan dapat

11

Studi Kelayakan Bisnis Hesti Maheswari, SE. M.Si.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

diselesaikan dengan lebih baik dibandingkan tanpa adanya pembagian tugas kerja. Struktur organisasi dibedakan dalam beberap kelompok, yaitu :

1.

Struktur organisasi fungsional

Gambar 7.1. Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi fungsional merupakan struktur organisasi yang mengelompokkan individu-individu pada organisasi berdasarkan pekerjaan yang sama. terbatas dan lini produk yang dihasilkan tidak banyak. Kekurangan dari bentuk organisasi fungsional adalah : Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak lambat Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi Struktur demikian cocok diterapkan pada organisasi yang masih kecil dengan sumber daya

11

Studi Kelayakan Bisnis Hesti Maheswari, SE. M.Si.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Koordinasi antarbagian/fungsi tidak terlalu baik Inovasi relatif terbatas Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas, anggota organisasi cenderung hanya memperhatikan sasaran bagiannya sendiri.

2.

Struktur organisasi produk

Gambar 7.2. Struktur Organisasi Produk

Struktur organisasi produk merupakan struktur organisasi yang mengelompokkan individu-individu pada organisasi Pada struktur berdasarkan organisasi ini jenis produk yang yang dihasilkan/dipasarkan. individu-individu

memproduksi/ memasarkan produk yang sama dikelompokkan menjadi satu. Struktur organisasi ini cocok diterapkan jika organisasi tersebut memproduksi lini produk yang banyak.

11

Studi Kelayakan Bisnis Hesti Maheswari, SE. M.Si.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

3.

Struktur organisasi tim proyek khusus

Gambar 7.3. Struktur Organisasi Tim Proyek Khusus

Struktur produk ini cocok untuk perusahaan yang menangani beberapa proyek. Pada gambar diatas, perusahaan mempunyai Proyek Alpha dan Proyek Beta yang mengerjakan proyek-proyek yang masuk ke perusahaan. Proyek yang masuk ke perusahaan mempunyai standar pengerjaan yang sama. Di luar jenis proyek yang standar perusahaan tidak menerima.

4.

Struktur organisasi matriks

11

Studi Kelayakan Bisnis Hesti Maheswari, SE. M.Si.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Gambar 7.4. Struktur Organisasi Matriks Struktur organisasi matriks merupakan kombinasi dari struktur organisasi fungsioanl dan struktur organisasi produk. Pada struktur ini seseorang dalam organisasi memiliki dua posisi, baik posisi fungsional maupun posisi pada proyek. Jika pekerjaan proyek selesai maka karyawan kembali ke fungsional

B. Deskripsi Jabatan Deskripsi pekerjaan merupakan uraian tentang tugas, kewajiban suatu jabatan tertentu. Dengan adanya deskripsi jabatan, pembaca diharapkan mengetahui seluk-beluk pekerjaan, mulai dari fungsi pekerjaan, tugas, tanggung jawab dan wewenang, pengawasan yang diberikan dan diterima, hubungan dengan jabatan-jabatan lain, bahan dan alat yang akan digunakan, kondisi kerja, penjelasan istilah dalam pekerjaan, dan keterangan tambahan yang diperlukan. Deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut : Identifikasi jabatan Ringkasan jabatan Tugas yang harus dilaksanakan Pengawasan yang diberikan dan diterima Hubungan dengan jabatan-jabatan lainnya Bahan-bahan, alat-alat dan mesin yang digunakan

11

Studi Kelayakan Bisnis Hesti Maheswari, SE. M.Si.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Kondisi kerja Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim Komentar tambahan untuk melengkaspi penjelasan sebelumnya

Berikut ini contoh deskripsi jabatan Kepala Cabang Bank Perkreditan Rakyat

DESKRIPSI JABATAN KEPALA CABANG BANK PERKREDITAN RAKYAT SURYA-ARTHA

Fungsi

Membantu manajer utama dengan menyusun perencanaan, melaksanakan koordinasi dan pelaksanaan tugas, melakukan pembinaan keserasian. serta pengendalian terhadap bagian/sub/unit pemasaran dan pelayanan berdasarkan azas keseimbangan

Tugas

Melaksanakan desan pengawas

manajemen

BPR

di

tingkat

kantor

cabang

berdasarkan kebijakan umum pemegang saham yang ditetapkan

Menetapkan kebijakan untuk melaksanakan pengurusan dan pengelolaan BPR di tingkat kantor cabang berdasarkan kebijakan umum yang ditetapkan dewan pengawas Menyusun dan menyampaikan rencana kerja tahunan dan anggaran di tingkat kantor cabang kepada direktur Menyusun dan menyampaikan laporan perhitungan hasil usaha berkala dan kegiatan BPR di tingkat kantor cabang Menyusun dan menyampaikan laporan tahunan yang terdiri dari neraca dan perhitungan Laba/Rugi BPR di tingkat kantor cabang Wewenang : Memberi nasihat, petunjuk, dan bimbingan kepada bawahan Memberikan sanksi kepada bawahan

11

Studi Kelayakan Bisnis Hesti Maheswari, SE. M.Si.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Menilai bawahan dan mengusulkan promosi, mutasi bawahan Mengusulkan inovasi-inovasi sistem kerja dan pelayanan Meminta nasihat, petunjuk, bimbingan atasan Meminta fasilitas yang dapat memperlancar pekerjaan Tanggung Jawab : Bertanggung jawab pengumpulan dana Bertanggung jawab atas kebenaran informasi yang disampaikan Bertanggung didelegasikan Hubungan : Atasan langsung : Manajer Utama Bawahan langsung : Seksi Pemasaran, Seksi Pelayanan Operasi, Seksi SDM, Seksi Umum Hak : Gaji poko Rp 2.500.000,- per bulan Tunjangan kesehatan Tunjangan hari raya Uang transpor Uang makan Kendaraan dinas sepeda motor Cuti 7 hari dalam setahun jawab terhadap semua tugas-tugas yang terhadap target pencapaian kredit dan

C. Spesifikasi Jabatan Setelah deskripsi pekerjaan dibuat, langkas selanjutnya adalah menentukan siapa saja yang akan menjalankan pekerjaan tersebut. Untuk dapat menjalankan pekerjaan sesuai dengan yang telah diuraikan dalam deskripsi pekerjaan, diperlukan orang cocok atau mampu melaksanakan segala tugas dan kewajiban sesuai dengan deskrisp jabatannya. Proses penentuan kriteria orang-orang yang dapat memangku jabatan disebut dengan

11

Studi Kelayakan Bisnis Hesti Maheswari, SE. M.Si.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

spesifikasi jabatan. Spesifikasi jabatan adalah penentuan syarat-syarat minimum yang dapat diterima agar seseorang dapat menjalankan suatu pekerjaan dengan baik. Contoh spesifikasi jabatan untuk seorang teller pada sebuah Bank Prekreditan Rakyat adalah sebagai berikut :

SPESIFIKASI JABATAN TELLER BPR SURYA-ARTHA

A. Identifikasi Jabatan a. Nama jabatan b. Kode pekerjaan c. Bagian : Teller : TL-001 : Pemasaran

B. Persyaratan Kerja a. Tingkat pendidikan b. Tingkat Kecerdasan Minimum c. Pengalaman yang diperlukan d. Pengetahuan & Keterampilan : Minimal D3 : !Q 115 : Bekerja dibidang pelayanan 1 tahun : Pengetahuan perbankan Komunikatif Komputer Microsoft Office Bahasa inggris minimal pasif Tinggi badan 160 cm Penampilan menarik e. Status perkawinan f. Jenis kelamin : belum kawin : perempuan

11

Studi Kelayakan Bisnis Hesti Maheswari, SE. M.Si.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

g. Usia h. Kewarganegaraan

: maksimal 25 tahun : Indonesia

D. Proyeksi kebutuhan tenaga kerja Besarnya proyeksi kebutuhan tenaga kerja tergantung pada proyeksi penjualan yang diperoleh pada perhitungan aspek pasar dan luas produksi yang diperoleh dari perhitungan pada aspek teknis. Semakin besar proyeksi penjualan dan luas produksi, semakin besar pula proyeksi kebutuhan tenaga kerja, demikian pula sebaliknya.

Metode yang digunakan untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja adalah sebagai berikut :

1.

Metode Work Force Analysis (WFA) Formula :

WFA = Work Load Analysis + % absensi + % turn over

Metode ini pada umumnya digunakan untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja pada bagian operasional di mana satuan hasil pekerjaannya mudah diukur. Sedangkan untuk pekerjaan seorang mandor, supervisi, dan staf, metode ini sulit untuk dilakukan karena satuan hasil kerjanya sulit diukur.

Perhitungan work load analysis dilakukan dengan menghitung man hour yang diperlukan untuk memproduksi satu barang atau memproses sebuah berkas atau melayani satu orang konsumen dan sebagainya. Proses perhitungan ini dilakukan dengan menghitung beban kerja total (man hour) dibagi dengan man hour persatuan barang makan akan diperoleh man hour yang diperlukan selama periode tertentu

11

10

Studi Kelayakan Bisnis Hesti Maheswari, SE. M.Si.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

dibagi dengan lama kerja tiap karyawan sehingga menghasilkan jumlah yang diperlukan.

Contoh : Perusahaan sepatu merencanakan produksi sepatu selama satu bulan, yaitu 25.000 pasang sepatu, sedangkan proses untuk menghasilkan satu pasang sepatu adalah 5 jam kerja per karyawan. Artinya beban kerja yang diperlukan dalam satu bulan adalah 125.000 jam. Jika satu orang karyawan dalam satu bulan rata-rata bekerja selama 200 jam maka dalam satu bulan perusahaan sepatu tersebut membutuhkan tenaga kerja sebanyak 625 orang. Perhitungan tersebut belum memperhitungkan absensi dan turn over. Jika tingkat absensi dan turn over diperhitungkan maka akan menambah jumlah tenaga kerja untuk memenuhi target produksi. Jika absensi 5% dan tingkat perputaran tenaga kerja sebesar 2% maka jumlah kebutuhan tenaga kerja adalah sebagai berikut : Work load Absensi 125.000 x 5% Turnover 125.000 x 2% : 125.000 : : 6.250 2.500 + 133.750 Dengan demikian jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan : 133.750 : 200 = 669 orang.

2.

Metode Antrian Metode antrian merupakan metode penentuan jumlah karyawan yang optimal dengan berdasarkan pada teori antrian. Dasar pemikiran teori ini adalah jika jumlah karyawan terlalu banyak maka akan terjadi pengangguran karyawan sehingga akan menimbulkan pemborosan. Sebaliknya, jika jumlah karyawan terlalu sedikit maka akan terjadi antrian yang panjang sehingga optimalisasi profit tidak akan tercapai. Metode ini cocok digunakan untuk beban kerja yang bervariasi setiap hari.

11

11

Studi Kelayakan Bisnis Hesti Maheswari, SE. M.Si.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

E. Rekrutmen karyawan Rekruitmen karyawan sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan bisnis pada masa yang akan datang karena bisnis akan dapat berjalan dengan baik jika dijalankan oleh orang-orang yang sesuai dengan spesifikasi jabatan yang telah ditentukan. Kesesuaian orang-orang yang tepat dengan spesifikasi jabatan ditentukan oleh kualitas rekruitmen calon karyawan. Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menarik calon karyawan adalah sebagai berikut : Melalui iklan Kantor penempatan tenaga kerja Rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja Lembaga pendidikan Lamaran yang masuk secara kebetulan Nepotisme Leasing Serrikat buruh

oooo 000 oooo

11

12

Studi Kelayakan Bisnis Hesti Maheswari, SE. M.Si.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana