Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Manajemen Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia (SDM) dalam konteks bisnis, adalah orang yang bekerja dalam suatu organisasi yang sering pula disebut karyawan. Sumber Daya Manusia merupakan aset yang paling berharga dalam perusahaan, tanpa manusia maka sumber daya perusahaan tidak akan dapat mengahasilkan laba atau menambah nilainya sendiri. Manajemen Sumber Daya Manusia didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia, bukan mesin, dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Manajemen Sumber Daya Manusia berkaitan dengan kebijakan dan praktek-praktek yang perlu dilaksanakan oleh manajer, mengenai aspek-aspek Sumber Daya Manusia dari Manajemen Kerja. Tidak ada definisi yang sama tentang Manajemen Sumber Daya Manusia, 3 (tiga) definisi sebagai perbandingan dapat dikemukakan sebagai berikut: Bagaimana orang-orang dapat dikelola dengan cara yang terbaik dalam kepentingan organisasi, Amstrong (1994). Suatu metode memaksimalkan hasil dari sumber daya tenaga kerja dengan mengintergrasikan MSDM kedalam strategi bisnis, Kenooy (1990). Pendekatan yang khas, terhadap manajemen tenaga kerja yang berusaha mencapai keunggulan kompetitif, melalui pengembangan strategi dari tenaga kerja yang mampu dan memiliki komitmen tinggi dengan menggunakan tatanan kultur yang integrated, struktural dan teknik-teknik personel, Storey (1995). Dari ke-3 definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, Manajemen Sumber Daya Manusia berkaitan dengan cara pengelolaan sumber daya insani, dalam organisasi dan lingkungan yang mempengaruhinya, agar mampu memberikan kontribusi secara optimal bagi pencapaian organisasi. Manajemen Sumber Daya Manusia menurut Bambang Wahyudi (2002:1): ‘”Ilmu dan seni atau proses memperoleh, memajukan atau mengembangkan dan memelihara sumber daya manusia yang kompeten sedemikian rupa, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien dan ada kepuasan pada diri pribadi-pribadi yang bersangkutan.” Definisi lain menurut Edwin B.Flippo dalam buku Bambang Wajhudi Manajemen Sumber Daya Manusia (2002:9): “ Personnel Management is the planning, organizing, directing and controlling of the procurement, development, competition, intergration, maintenance, and separation of human resources to the end that individual, organizational, and societal objectives are accomplished.” Artinya : “Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan daripada pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemisahan sumber daya manusia ke suatu titik akhir dimana tujuan-tujuan perorangan, organisasi dan masyarakat.”

1 Shafira Adrizayani, ST., MMSI

Fungsi Perencanaan Menentukan terlebih dulu program yang akan membantu mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan 2. karyawan. Fungsi Integrasi 5. Fungsi Pengorganisasian 3.P. Fungsi Pengadaan 2. Fungsi Pemeliharaan Fungsi Manajemen 1. ST. yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional Fungsi Manajemen (FM) terdiri atas: 1. Fungsi Pengkoordinasian 5. Hasibuan (2002:10) “Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan.. Fungsi Pengembangan 3. MMSI . Fungsi Pengontrolan/Pengawasan Fungsi Operasional (FO) terdiri atas: 1. mengusahakan agar karyawan mau bekerjasama secara efektif 4.” Fungsi MSDM Manajemen Sumberdaya Manusia terdiri dari dua fungsi. Fungsi Pengarahan Melaksanakan pekerjaan.Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1 Selanjutnya Menurut Malayu S. Fungsi Pengorganisasian\Organize Merancang susunan dari berbagai hubungan antara jabatan. dan masyarakat. Fungsi Pemberi Kompensasi 4. Fungsi Pengkoordinaasian Silahkan lihat gambar di bawah ini: 2 Shafira Adrizayani. Fungsi Perencanaan 2. dan faktor-faktor fisik 3. Fungsi Pengarahan 4. personalia.

Tugas yang dilaksanakan. Fungsi Pengontrolan/pengawasan Mengamati dan membandingkan pelaksanaan dengan rencana dan mengoreksinya apabila terjadi penyimpangan. ST. Bahan-bahan. terdiri dari : 1. MMSI . atau kalau perlu menyesuaikan kembali rencana yang telah dibuat. penugasan dan kepemimpinan 5. Pengawasan yang diberikan dan yang diterima.. Indentifikasi jabatan. Sewaktu menarik karyawan baru. 3 Shafira Adrizayani. Hubungan dengan jabatan-jabatan lain. Ringkasan jabatan. Deskripsi jabatan dan 2. Fungsi Pengadaan Penentuan jenis/mutu karyawan dan jumlah (menentukan keberhasilan rekruitmen melalui prosedur yang tepat). alat-alat dan mesin-mesin yang dipergunakan. Spesifikasi jabatan DESKRIPSI JABATAN merupakan suatu statement yang teratur. manajemen haruslah mempertimbangkan Keadaan pasar tenaga kerja/Jenis-jenis karyawan yang diinginkan dan bagaimana yang tersedia Jumlah tenaga kerja yang akan ditarik Analisa jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Keadaan pasar tenaga kerja/Jenis-jenis karyawan yang diinginkan dan bagaimana yang tersedia Jumlah tenaga kerja yang akan ditarik Fungsi Operasional (FO) 1.Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1 Tingkat kesiapan bawahan. dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu.

o Kewarganegaraan (Penduduk) 2. o Status perkawinan. On-the job training . Fungsi Integrasi Tercapainya sinergi antara karyawan dan perusahaan untuk tujuan masing-masing yang berbeda. 3. Vestibule school . berwujud uang atau yang lainnya sesuai pengorbanan/kontribusi karyawan. merupakan bentuk latihan dimana pelatihnya bukanlah atasan langsung. (Teori kebutuhan Maslow dan motivasi XY Mc Gregor dan Mc Lelland) 5. o Persyaratan fisik. ketrampilan maupun sikap karyawan.Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1 Kondisi kerja. ataukah PT?). o Pengalaman yang diperlukan. memberikan tugas kepada atasan langsung yang baru dilatih. o Usia. SLTP. Memenuhi kebutuhan minimal 2. MMSI . 3. Apprenticeship (magang). o Tingkat kecerdasan minimal yang diperlukan. Kursus ini biasanya diadakan untuk memenuhi minat dari para karyawan dalam bidang-bidang pengetahuan tertentu (diluar bidang pekerjaannya) seperti kursus bahasa asing. Dapat mengikat 3. ST. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas. Kursus Khusus. Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim. 2. 4. Fungsi Pengembangan Untuk perbaikan efektivitas kerja dengan cara memperbaiki pengetahuan. Metode ini biasa dipergunakan untuk pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan keterampilan yang relatif lebih tinggi.. Tidak boleh bersifat statis 4. Metode Pelatihan Operasional 1. Upah adalah bagian dari kompensasi. Fungsi Pemberi Kompensasi Balas jasa. o Jenis kelamin. Perlu memperhatikan faktor-faktor berikut ini: 1. untuk melatih mereka. dapat pula berbentuk fasilitas-fasilitas yang dapat dinilai dengan uang. tetapi pelatih-pelatih khusus ( Staff specialist ). komputer dan lain sebagainya. SLTA. SPESIFIKASI JABATAN Pada umumnya isi suatu spesifikasi jabatan terdiri dari: Identifikasi jabatan : o Nama : o Kode : o Bagian : Persyaratan kerja : o Pendidikan (SD. o Pengetahuan dan ketrampilan. Fungsi Pemeliharaan 4 Shafira Adrizayani. Merupakan bentuk pengembangan yang lebih mirip pendidikan dari pada latihan. Dapat menimbulakan semangat dan kegairahan kerja 4. Adil 5.

Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS). • Suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan. buruh. Menunjukkan seorang direktur keselamatan 3. pegawai. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1 Perusahaan memelihara kemampuan dan sikap karyawan melalui program keselamatan. Mendidik para karyawan untuk bertindak dengan aman 5. Menganalisa kecelakaan 6. MMSI . Menyelenggarakan perlombaan atau keselamatan kerja 7. Timely (tepat waktu) 2. Pembuatan pabrik dan operasi yang bertindak secara aman 4. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Didukung oleh manajemen puncak (top management) 2.. Accurate (akurat) 3. manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Relevant (relevan) 5. Menurut A. kesehatan dan pelayanan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau human resource department. • • Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah: 1. Menjalankan peraturan-peraturan untuk keselamatan kerja Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Complete (lengkap) Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukan satu unit yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia Kegiatan Utama SDM Perekrutan dan Penerimaan Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Data Penghentian dan Administrasi Tunjangan Perekrutan dan Penerimaan SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. Concise (ringkas) 4. Setiap program keselamatan dapat terdiri dari salah satu atau lebih elemen-elemen berikut ini: 1.F. ST. 5 Shafira Adrizayani. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

Contohnya. anggota staf SDM dapat membantu analisis sistem dalam melatih pemakai selama tahap penerapan dari siklus hidup sistem. Setelah penghentian. Fungsi SDM memudahkan Arus Sumber Daya Personil Dukungan yang diberikan pada Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Ketenagaan Pelatihan dan Administrasi Pengembangan Kompensasi Sistem Strategis Sistem Taktis Perencanaan Ketenagaan Pelatihan Angkatan Kerja Analisis dan penganggaran biaya buruh Analisis turnover Perencanaan suksesi Perhitungan biaya kontrak Prediksi gaji Efektifitas kompensasi dan analisis ekuitas Analisis preferensi benefit Kontrol gaji Administratif benefit Efektifitas pelatihan Pemaduan karir Sistem Operasional Recruiting Perencanaan dan penjadwalan angkatan kerja Penilaian keahlian Evaluasi kinerja 6 Shafira Adrizayani. MMSI . Penghentian dan Administrasi Tunjangan Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan seperti. asuransi dokter gigi. rumah sakit. Manajemen Data SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. SDM memproses kertas kerja yang diberlukan dan kadang melakukan wawancara keluar. Ketika pegawai berhenti bekerja. SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. dll. tujuannya untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya dimasa mendatang. SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1 Pendidikan dan Pelatihan Selama periode kepegawaian seseorang.. ST.

Saat komputer menggantikan mesin punched-card.com.87 programmer/analis. 7 Shafira Adrizayani.5%) Jumlah pegawai purna waktu dari unit HRIS berkisar 0 – 260.binuskarir.8%) berada dibagian gaji dari departemen akuntansi.5%) berada di SDM.28 operator pemasukan data.Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1 Pemanfaatan Internet Sistem Informasi SDM Rekruitmen melalui website contoh : www. unit ini berada pada berbagai tempat. MMSI . dan sebagian (4. 4. Dibeberapa perusahaan.com. www. Kebanyakan unit (73.9%) ditempatkan diluar perusahaan seperti di organisasi jasa dan outsourcers.Karir. data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik.com Layanan rekruitmen komersial Akses ke database pelamar Pengumuman melalui newsgroup. 4.jobsdb.20 analis sistem dan berbagai personil manajemen dan pendukung sistem lainnya. Tapi bagi yang memilikinya. www. Saat perusahaan memperoleh mesin punched-card. file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched-card. tapi ada kemungkinan yang lain. mailing list Komunikasi melalui email dengan pelamar Pemanfaatan Intranet Layanan pegawai 24 jam Dissiminasi informasi lebih efektif Pengumpulan input dari pegawai Partisipasi langsung pegawai dalam entri data manajemen SDM Pegawai dapat mengakses berbagai informasi individual Sebagai tempat pelatihan Tempat HRIS dalam perusahaan Sekitar 10% perusahaan HRSP (Human Resources System Profesionals) melaporkan bahwa mereka tidak memiliki HRIS formal.. sebagian (1.1%) atau perencanaan SDM (2. ST. Evolusi HRIS Sistem personalia awal menempatkan data pegawai dalam map yang ditempatkan pada departemen personalia.3%).4%) merupakan bagian jasa informasi. Rata-rata ada 5. HRIS merupakan subunit dari kelompok SDM lain seperti kompensasi dan tunjangan (20. tapi sebagian (8. Penempatan HRIS dalam SDM Pengaturan yang populer adalah HRIS melapor langsung kepada direktur SDM (48.

seleksi. suku. ketidakhadiran.. pemecatan. jenis kelamin.pelatihan dan pengembangan Perencanaan SDM untuk mengantisipasi pergantian dan promosi Laporan kompensasi untuk memperoleh informasi ttg pembayaran pada karyawan Riset SDM Penilaian kebutuhan pelatihan Keterkaitan SI-SDM dengan Aktivitas SDM Model Sistem Informasi SDM 8 Shafira Adrizayani. akan pensiun atau akan diberhentikan Menggambarkan pekerjaan yang spesifik atau jenis pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran.Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1 Kegunaan Sistem Informasi SDM Memeriksa kapabilitas karyawan saat ini untuk mengisi lowongan yg diproyeksikan Menyoroti posisi pemegang jabatan yang akan dipromosikan. dll Mengantisipasi kebutuhan rekrutmen. pendidikan. MMSI . ST. kinerja dan masalah yang tinggi yang melebihi kadarnormal Mempelajari komposisi usia.

Fungsi Keluaran (Output) Subsistem Informasi SDM - Informasi Akuntansi Penggajian Informasi Riset SDM Riset tentang Suksesi Analisis dan evaluasi jabatan Informasi Intelejen SDM Komunitas/Masyarakat keuangan Serikat Pekerja Pemasok SDM Pemerintah - Informasi Perencanaan Tenaga kerja - Informasi Penerimaan Pegawai Informasi Kompensasi Laporan Lingkungan Sumber Informasi SDM .Tindakan Indisipliner .Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1 Diagram Arus Sistem Informasi SDM Komponen Dasar Sistem Informasi SDM Komponen Fungsional Utama : .Informasi Perubahan Karyawan .Fungsi Pemeliharaan Data (proses) .. ST.Data Daftar Gaji 9 Shafira Adrizayani. MMSI .Evaluasi kinerja .Borang Lamaran .Fungsi Masukan (Input) .

Metode Prototyping 3.Menentukan Hardware dan software .Memelihara dan melakukan perbaikan sistem informasi baru 10 Shafira Adrizayani.Melakukan survai dan menilai kelayakan proyek pengembangan SI .Menentukan permintaan pemakai sistem . Outsorcing Sistem Development Live Cycle (SDLC) Langkah-langkah: .Menggunakan kata sandi untuk bagian yang berbeda . Sistem Development Live Cycle (SDLC) 2.Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1 Kriteria Sistem Informasi SDM . ST. Paket Software 4.Pelatihan para pemakai ..Memilih solusi atau pemecahan masalah .Mengkaitkan strategi dan keputusan Model merancang Sistem Informasi SDM Pengamanan Sistem Informasi SDM .Mempelajaridan menganalisis sistem berjalan .Menggunakan password (untuk membatasi akses) .Memberikan akses informasi karyawan hanya kepentingan tertentu Metode-metode Perancangan Sistem Informasi Manajemen (SDM) 1.Membangun sistem informasi baru .Mengkomunikasikan dan mengimplemantasikan sistem informasi baru . MMSI .Merancang sistem informasi baru .

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1 Metode Prototyping Paket Software Pertimbangan-pertimbangan penggunaan metodologi No Kriteria SDLC Prototip 1. keahlian dll 11 Shafira Adrizayani.Data kritis harus tersedia saat dibutuhkan .. 4. 3.Biaya harus sejalan dengan ukuran dan kondisi financial .Umpan balik harus berkelanjutan .Informasi kritis mencakup karyawan kunci.sederhana Fleksibel Relatif cepat Tinggi – Sedang Ketika yang diminta user belum jelas Paket Software Sederhana Kaku Cepat Murah Ketika organisasi tidak punya tenaga ahli Outsorcing Kompleks sd sederhana Fleksibel Fleksibel Tinggi – Sedang Ketika organisasi tidak punya tenaga ahli Sistem Informasi SDM dianggap berhasil bila memenuhi harapan : . ST.Sistem ditetapkan dengan waktu yang baik . 2.Arsip terintegrasi pada berbagai departemen . Teknik Pembuatan Sifat Waktu Biaya Kapan dipakai Kompleks Kaku/tidak Lama Tinggi Proyek yang memerlukan desain komplek dan mainframe basis Kompleks sd.Harus mampu dimodifikasi dan diperluas . 5.Penekanan pada aktivitas perencanaan harus terbukti . MMSI .