Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Manajemen Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia (SDM) dalam konteks bisnis, adalah orang yang bekerja dalam suatu organisasi yang sering pula disebut karyawan. Sumber Daya Manusia merupakan aset yang paling berharga dalam perusahaan, tanpa manusia maka sumber daya perusahaan tidak akan dapat mengahasilkan laba atau menambah nilainya sendiri. Manajemen Sumber Daya Manusia didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia, bukan mesin, dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Manajemen Sumber Daya Manusia berkaitan dengan kebijakan dan praktek-praktek yang perlu dilaksanakan oleh manajer, mengenai aspek-aspek Sumber Daya Manusia dari Manajemen Kerja. Tidak ada definisi yang sama tentang Manajemen Sumber Daya Manusia, 3 (tiga) definisi sebagai perbandingan dapat dikemukakan sebagai berikut: Bagaimana orang-orang dapat dikelola dengan cara yang terbaik dalam kepentingan organisasi, Amstrong (1994). Suatu metode memaksimalkan hasil dari sumber daya tenaga kerja dengan mengintergrasikan MSDM kedalam strategi bisnis, Kenooy (1990). Pendekatan yang khas, terhadap manajemen tenaga kerja yang berusaha mencapai keunggulan kompetitif, melalui pengembangan strategi dari tenaga kerja yang mampu dan memiliki komitmen tinggi dengan menggunakan tatanan kultur yang integrated, struktural dan teknik-teknik personel, Storey (1995). Dari ke-3 definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, Manajemen Sumber Daya Manusia berkaitan dengan cara pengelolaan sumber daya insani, dalam organisasi dan lingkungan yang mempengaruhinya, agar mampu memberikan kontribusi secara optimal bagi pencapaian organisasi. Manajemen Sumber Daya Manusia menurut Bambang Wahyudi (2002:1): Ilmu dan seni atau proses memperoleh, memajukan atau mengembangkan dan memelihara sumber daya manusia yang kompeten sedemikian rupa, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien dan ada kepuasan pada diri pribadi-pribadi yang bersangkutan. Definisi lain menurut Edwin B.Flippo dalam buku Bambang Wajhudi Manajemen Sumber Daya Manusia (2002:9): Personnel Management is the planning, organizing, directing and controlling of the procurement, development, competition, intergration, maintenance, and separation of human resources to the end that individual, organizational, and societal objectives are accomplished. Artinya : Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan daripada pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemisahan sumber daya manusia ke suatu titik akhir dimana tujuan-tujuan perorangan, organisasi dan masyarakat.

1 Shafira Adrizayani, ST., MMSI

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Selanjutnya Menurut Malayu S.P. Hasibuan (2002:10) Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat.

Fungsi MSDM Manajemen Sumberdaya Manusia terdiri dari dua fungsi, yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional Fungsi Manajemen (FM) terdiri atas: 1. Fungsi Perencanaan 2. Fungsi Pengorganisasian 3. Fungsi Pengarahan 4. Fungsi Pengkoordinasian 5. Fungsi Pengontrolan/Pengawasan Fungsi Operasional (FO) terdiri atas: 1. Fungsi Pengadaan 2. Fungsi Pengembangan 3. Fungsi Pemberi Kompensasi 4. Fungsi Integrasi 5. Fungsi Pemeliharaan

Fungsi Manajemen 1. Fungsi Perencanaan Menentukan terlebih dulu program yang akan membantu mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan 2. Fungsi Pengorganisasian\Organize Merancang susunan dari berbagai hubungan antara jabatan, personalia, dan faktor-faktor fisik 3. Fungsi Pengarahan Melaksanakan pekerjaan, mengusahakan agar karyawan mau bekerjasama secara efektif 4. Fungsi Pengkoordinaasian Silahkan lihat gambar di bawah ini:

2 Shafira Adrizayani, ST., MMSI

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Tingkat kesiapan bawahan, penugasan dan kepemimpinan

5. Fungsi Pengontrolan/pengawasan Mengamati dan membandingkan pelaksanaan dengan rencana dan mengoreksinya apabila terjadi penyimpangan, atau kalau perlu menyesuaikan kembali rencana yang telah dibuat. Keadaan pasar tenaga kerja/Jenis-jenis karyawan yang diinginkan dan bagaimana yang tersedia Jumlah tenaga kerja yang akan ditarik Fungsi Operasional (FO) 1. Fungsi Pengadaan Penentuan jenis/mutu karyawan dan jumlah (menentukan keberhasilan rekruitmen melalui prosedur yang tepat). Sewaktu menarik karyawan baru, manajemen haruslah mempertimbangkan Keadaan pasar tenaga kerja/Jenis-jenis karyawan yang diinginkan dan bagaimana yang tersedia Jumlah tenaga kerja yang akan ditarik Analisa jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan, terdiri dari : 1. Deskripsi jabatan dan 2. Spesifikasi jabatan DESKRIPSI JABATAN merupakan suatu statement yang teratur, dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu. Indentifikasi jabatan, Ringkasan jabatan, Tugas yang dilaksanakan, Pengawasan yang diberikan dan yang diterima, Hubungan dengan jabatan-jabatan lain, Bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesin yang dipergunakan,

3 Shafira Adrizayani, ST., MMSI

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Kondisi kerja, Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim, Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas. SPESIFIKASI JABATAN Pada umumnya isi suatu spesifikasi jabatan terdiri dari: Identifikasi jabatan : o Nama : o Kode : o Bagian : Persyaratan kerja : o Pendidikan (SD, SLTP, SLTA, ataukah PT?). o Tingkat kecerdasan minimal yang diperlukan, o Pengalaman yang diperlukan, o Pengetahuan dan ketrampilan, o Persyaratan fisik, o Status perkawinan, o Jenis kelamin, o Usia, o Kewarganegaraan (Penduduk) 2. Fungsi Pengembangan Untuk perbaikan efektivitas kerja dengan cara memperbaiki pengetahuan, ketrampilan maupun sikap karyawan. Metode Pelatihan Operasional 1. On-the job training . memberikan tugas kepada atasan langsung yang baru dilatih, untuk melatih mereka. 2. Vestibule school . merupakan bentuk latihan dimana pelatihnya bukanlah atasan langsung, tetapi pelatih-pelatih khusus ( Staff specialist ). 3. Apprenticeship (magang). Metode ini biasa dipergunakan untuk pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan keterampilan yang relatif lebih tinggi. 4. Kursus Khusus. Merupakan bentuk pengembangan yang lebih mirip pendidikan dari pada latihan. Kursus ini biasanya diadakan untuk memenuhi minat dari para karyawan dalam bidang-bidang pengetahuan tertentu (diluar bidang pekerjaannya) seperti kursus bahasa asing, komputer dan lain sebagainya. 3. Fungsi Pemberi Kompensasi Balas jasa, berwujud uang atau yang lainnya sesuai pengorbanan/kontribusi karyawan. Upah adalah bagian dari kompensasi, dapat pula berbentuk fasilitas-fasilitas yang dapat dinilai dengan uang. Perlu memperhatikan faktor-faktor berikut ini: 1. Memenuhi kebutuhan minimal 2. Dapat mengikat 3. Dapat menimbulakan semangat dan kegairahan kerja 4. Adil 5. Tidak boleh bersifat statis 4. Fungsi Integrasi Tercapainya sinergi antara karyawan dan perusahaan untuk tujuan masing-masing yang berbeda. (Teori kebutuhan Maslow dan motivasi XY Mc Gregor dan Mc Lelland) 5. Fungsi Pemeliharaan

4 Shafira Adrizayani, ST., MMSI

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Perusahaan memelihara kemampuan dan sikap karyawan melalui program keselamatan, kesehatan dan pelayanan. Setiap program keselamatan dapat terdiri dari salah satu atau lebih elemen-elemen berikut ini: 1. Didukung oleh manajemen puncak (top management) 2. Menunjukkan seorang direktur keselamatan 3. Pembuatan pabrik dan operasi yang bertindak secara aman 4. Mendidik para karyawan untuk bertindak dengan aman 5. Menganalisa kecelakaan 6. Menyelenggarakan perlombaan atau keselamatan kerja 7. Menjalankan peraturan-peraturan untuk keselamatan kerja Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS). Suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia atau dalam bahasa inggris disebut HRD atau human resource department. Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.

Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah: 1. Timely (tepat waktu) 2. Accurate (akurat) 3. Concise (ringkas) 4. Relevant (relevan) 5. Complete (lengkap) Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukan satu unit yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia Kegiatan Utama SDM Perekrutan dan Penerimaan Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Data Penghentian dan Administrasi Tunjangan Perekrutan dan Penerimaan SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

5 Shafira Adrizayani, ST., MMSI

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Pendidikan dan Pelatihan Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. Contohnya, anggota staf SDM dapat membantu analisis sistem dalam melatih pemakai selama tahap penerapan dari siklus hidup sistem. Manajemen Data SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. Penghentian dan Administrasi Tunjangan Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan seperti, rumah sakit, asuransi dokter gigi, dll. Ketika pegawai berhenti bekerja, SDM memproses kertas kerja yang diberlukan dan kadang melakukan wawancara keluar, tujuannya untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya dimasa mendatang. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak. Fungsi SDM memudahkan Arus Sumber Daya Personil

Dukungan yang diberikan pada Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Ketenagaan Pelatihan dan Administrasi Pengembangan Kompensasi
Sistem Strategis Sistem Taktis Perencanaan Ketenagaan Pelatihan Angkatan Kerja Analisis dan penganggaran biaya buruh Analisis turnover Perencanaan suksesi Perhitungan biaya kontrak Prediksi gaji Efektifitas kompensasi dan analisis ekuitas Analisis preferensi benefit Kontrol gaji Administratif benefit

Efektifitas pelatihan Pemaduan karir

Sistem Operasional

Recruiting Perencanaan dan penjadwalan angkatan kerja

Penilaian keahlian Evaluasi kinerja

6 Shafira Adrizayani, ST., MMSI

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Pemanfaatan Internet Sistem Informasi SDM Rekruitmen melalui website contoh : www.jobsdb.com; www.Karir.com, www.binuskarir.com Layanan rekruitmen komersial Akses ke database pelamar Pengumuman melalui newsgroup, mailing list Komunikasi melalui email dengan pelamar Pemanfaatan Intranet Layanan pegawai 24 jam Dissiminasi informasi lebih efektif Pengumpulan input dari pegawai Partisipasi langsung pegawai dalam entri data manajemen SDM Pegawai dapat mengakses berbagai informasi individual Sebagai tempat pelatihan Tempat HRIS dalam perusahaan Sekitar 10% perusahaan HRSP (Human Resources System Profesionals) melaporkan bahwa mereka tidak memiliki HRIS formal. Tapi bagi yang memilikinya, unit ini berada pada berbagai tempat. Kebanyakan unit (73,5%) berada di SDM, tapi sebagian (8,4%) merupakan bagian jasa informasi, sebagian (1,8%) berada dibagian gaji dari departemen akuntansi, dan sebagian (4,9%) ditempatkan diluar perusahaan seperti di organisasi jasa dan outsourcers. Evolusi HRIS Sistem personalia awal menempatkan data pegawai dalam map yang ditempatkan pada departemen personalia. Saat perusahaan memperoleh mesin punched-card, file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched-card. Saat komputer menggantikan mesin punched-card, data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik.

Penempatan HRIS dalam SDM Pengaturan yang populer adalah HRIS melapor langsung kepada direktur SDM (48,3%), tapi ada kemungkinan yang lain. Dibeberapa perusahaan, HRIS merupakan subunit dari kelompok SDM lain seperti kompensasi dan tunjangan (20,1%) atau perencanaan SDM (2,5%) Jumlah pegawai purna waktu dari unit HRIS berkisar 0 260. Rata-rata ada 5,87 programmer/analis, 4,28 operator pemasukan data, 4,20 analis sistem dan berbagai personil manajemen dan pendukung sistem lainnya.

7 Shafira Adrizayani, ST., MMSI

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Kegunaan Sistem Informasi SDM Memeriksa kapabilitas karyawan saat ini untuk mengisi lowongan yg diproyeksikan Menyoroti posisi pemegang jabatan yang akan dipromosikan, akan pensiun atau akan diberhentikan Menggambarkan pekerjaan yang spesifik atau jenis pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja dan masalah yang tinggi yang melebihi kadarnormal Mempelajari komposisi usia, suku, jenis kelamin, pendidikan, dll Mengantisipasi kebutuhan rekrutmen, seleksi,pelatihan dan pengembangan Perencanaan SDM untuk mengantisipasi pergantian dan promosi Laporan kompensasi untuk memperoleh informasi ttg pembayaran pada karyawan Riset SDM Penilaian kebutuhan pelatihan Keterkaitan SI-SDM dengan Aktivitas SDM

Model Sistem Informasi SDM

8 Shafira Adrizayani, ST., MMSI

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Diagram Arus Sistem Informasi SDM

Komponen Dasar Sistem Informasi SDM Komponen Fungsional Utama : - Fungsi Masukan (Input) - Fungsi Pemeliharaan Data (proses) - Fungsi Keluaran (Output) Subsistem Informasi SDM

Informasi Akuntansi Penggajian Informasi Riset SDM Riset tentang Suksesi Analisis dan evaluasi jabatan Informasi Intelejen SDM Komunitas/Masyarakat keuangan Serikat Pekerja Pemasok SDM Pemerintah

Informasi Perencanaan Tenaga kerja

Informasi Penerimaan Pegawai Informasi Kompensasi Laporan Lingkungan

Sumber Informasi SDM - Borang Lamaran - Evaluasi kinerja - Informasi Perubahan Karyawan - Tindakan Indisipliner - Data Daftar Gaji

9 Shafira Adrizayani, ST., MMSI

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Kriteria Sistem Informasi SDM - Pelatihan para pemakai - Mengkaitkan strategi dan keputusan Model merancang Sistem Informasi SDM

Pengamanan Sistem Informasi SDM - Menggunakan password (untuk membatasi akses) - Menggunakan kata sandi untuk bagian yang berbeda - Memberikan akses informasi karyawan hanya kepentingan tertentu Metode-metode Perancangan Sistem Informasi Manajemen (SDM) 1. Sistem Development Live Cycle (SDLC) 2. Metode Prototyping 3. Paket Software 4. Outsorcing Sistem Development Live Cycle (SDLC) Langkah-langkah: - Melakukan survai dan menilai kelayakan proyek pengembangan SI - Mempelajaridan menganalisis sistem berjalan - Menentukan permintaan pemakai sistem - Memilih solusi atau pemecahan masalah - Menentukan Hardware dan software - Merancang sistem informasi baru - Membangun sistem informasi baru - Mengkomunikasikan dan mengimplemantasikan sistem informasi baru - Memelihara dan melakukan perbaikan sistem informasi baru

10 Shafira Adrizayani, ST., MMSI

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Materi-1

Metode Prototyping Paket Software

Pertimbangan-pertimbangan penggunaan metodologi No Kriteria SDLC Prototip

1. 2. 3. 4. 5. Teknik Pembuatan Sifat Waktu Biaya Kapan dipakai Kompleks Kaku/tidak Lama Tinggi Proyek yang memerlukan desain komplek dan mainframe basis Kompleks sd.sederhana Fleksibel Relatif cepat Tinggi Sedang Ketika yang diminta user belum jelas

Paket Software Sederhana

Kaku Cepat Murah Ketika organisasi tidak punya tenaga ahli

Outsorcing
Kompleks sd sederhana Fleksibel Fleksibel Tinggi Sedang Ketika organisasi tidak punya tenaga ahli

Sistem Informasi SDM dianggap berhasil bila memenuhi harapan : - Biaya harus sejalan dengan ukuran dan kondisi financial - Sistem ditetapkan dengan waktu yang baik - Harus mampu dimodifikasi dan diperluas - Penekanan pada aktivitas perencanaan harus terbukti - Umpan balik harus berkelanjutan - Arsip terintegrasi pada berbagai departemen - Data kritis harus tersedia saat dibutuhkan - Informasi kritis mencakup karyawan kunci, keahlian dll

11 Shafira Adrizayani, ST., MMSI