Mengetuai Perundingan

Pada akhir ceramah, peserta diharapkan memahami dan sedar mengenai pengurusan konflik dan keperluan mengadakan proses rundingan untuk menyelesaikan konflik berkenaan secara profesional.

Perundingan adalah proses membuat keputusan secara interpersonal yang diperlukan apabila kita tidak berjaya mencapai matlamat-matlamat kita secara bersendirian

The Mind and Heart of the Negotiator

Leigh Thompson,

Perundingan

Tujuan utama: memenuhi kepentingan seseorang atau sesuatu

Perundingan & persetujuan

Perundingan tidak semestinya berakhir dengan persetujuan Alasan utama kenapa berunding adalah untuk mengusahakan sesuatu supaya kita boleh memenuhi kepentingan kita dengan sebaiknya melalui persetujuan bersama dengan memperolehi alternatif terbaik kepada persetujuan hasil perundingan

Kita & perundingan

Berapa kerap kita berunding? Berjayakah mencapai persetujuan bersama? Bolehkah dikembangkan atau diperbaiki lagi strategi atau taktik berunding?

Apa yang dirundingi?

Spesifikasi Tarikh Akhir Terma dan syarat Perincian kontrak Perubahan projek Harga Sumber dalaman Bajet Bantuan atau kerjasama dalaman Pertikaian, serius atau kurang serius

Kenapa keupayaan/kemahiran perundingan tidak seperti diharapkan?

Kegagalan mendapatkan maklumbalas releven dan diagnostik misalnya kita tidak dimaklumkan mengenai kelemahan dan kekurangan
Perilaku yang mengutamakan kepuasan merumuskan sama ada sesuatu urusan sekadar baik atau bolehlah Memperbaiki diri Kurang kesedaran mengenai kelemahan membawa kepada kesilapan, kesalahan dan tabiat negatif

Perundingan: Beberapa mitos

Berunding adalah keupayaan semulajadi: tidak boleh atau mustahil dipelajari Kemahiran berunding diperolehi daripada pengalaman Perunding yang cekap menggunakan naluri dan gerak hati

Perbaiki kemahiran berunding?

Ketahui kekuatan dan kelebihan peribadi Fahami konsep-konsep yang dasar ( teori) Renungi selalu prestasi dan perilaku perundingan

Berunding secara terancang, bukannya menggunakan naluri sematamata Bersedialah secara sistematik dan terancang

SWOT
Analisis SWOT sepatutnya dapat menimbulkan kefahaman mendalam mengenai organisasi dalam hubungannya dengan persekitaran. Ia juga membantu penyusunan strategi yang memaksimumkan kelebihan-kelebihan kekuatan dan peluang sambil meminimumkan kelemahan dan ancaman.

Apa Strength organisasi? Misalnya, kecekapan pengeluaran; sumber manusia terlatih dan mahir; penguasaan pasaran; kewangan kukuh. Weaknesses? Prasarana tidak mencukupi atau ketinggalan; ketinggalan atau ketiadaan R&D; teknologi mundur; pengurusan tidak cekap. Opportunities? Pasaran baru; ekonomi mantap; kelemahan pesaing; teknologi terkini; potensi baru. Threats? Persaingan baru; sumber manusia terhad atau tidak terlatih; perubahan pasaran; perundangan baru; produk alternatif.

Bersediakah untuk berunding?

Tetapkan matlamat
Susun isu mengikut keutamaan Kenalpasti keputusan/kedudukan yang Ingin dicapai (Best

Alternative to Negotiated Agreement - BATNA)

Tetapkan batasan
Sediakan pakej tawar-menawar alternatif atau cadangan perundingan Nilai dan taksir situasi Analisis pelan perundingan pihak sana

Kenapa perlu bersedia?

Keyakinan Fleksibiliti Kuasa Langkah pertama ke arah kejayaan

Beberapa gaya berunding

Kerjasama (paling berkuasa) Bersaing Saling memberi dan menerima

Menerima
Mengelak

Kebiasaan yang menyulitkan

Ramai perunding berunding seolah-olah mereka boleh
mencapai matlamat mereka secara bersendirian pada setiap masa Perunding yang sukar: Mengambil kedudukan yang tidak fleksibel Tidak akan sesekali menyerah Menggunakan ancaman malah singgungan

Dua kemahiran penting

Membentuk nilai (dengan pihak sana)

Mendapatkan nilai (sebanyak mungkin) Kita sepotong

Dan mereka juga sepotong

Saling memenuhi
Perundingan menang-menang bermakna:

Berunding supaya kita memenuhi keperluan kita sendiri

dan memenuhi keperluan pihak sana

Dengan memenuhi keperluan pihak sana, kita membolehkan usaha untuk mendapatkan keperluan kita

menjadi lebih mudah.

Bermakna
Perunding berjaya menerusi sikap positif Perunding fokus kepada pembinaan hubungan baik Perunding mencapai kata persetujuan melalui saling

memahami
Perunding bekerjasama sepenuhnya dan saling mempercayai

Taktik - 1
Senyap
Apabila pihak di sana berhujah dan kita ingin mengetahui sebanyak mungkin tanpa membuat sebarang komitmen, berada

dalam keadaan senyap mungkin merupakan taktik terbaik. Ini

juga merupakan pilihan yang baik apabila seseorang sedang marah, menyerang atau mengamuk. Tidak berkata apa-apa bermakna pihak di sana tidak mempunyai apa-apa pun untuk

menyerang balas.

Taktik - 2
Kuasa lebih tinggi
Taktik ini boleh jadi berkesan kepada mana-mana pihak. Kadang-kala kita tidak berupaya menangani situasi apabila bekerja dengan orang tertentu. Mungkin orang tersebut telah nekad tidak mahu menurut permintaan kita atau dia tidak mempunyai kuasa secukupnya. Jadi, kita pun beralih kepada pihak berkuasa yang lebih tinggi untuk mendapatkan hasil lebih baik. Bagaimanapun, sebaliknya taktik ini boleh memakan diri.

Jika pihak sana mengetahui kita tidak berkuasa untuk

mendominasi situasi, ini akan memberi kelebihan moral kepada pihak sana untuk bertindak balas.

Taktik - 3
Facts and Statistics
Dapatkan data dan statistik yang releven, betul dan sahih sebanyak mungkin untuk dibawa dalam perundingan. Ini boleh menyukarkan pihak sana untuk menyerang secara wewenang. Secara moral juga, kelebihan boleh berpihak di sebelah kita. Namun berhati-hati, jangan sampai kita mengungkap statistik secara salah lalu dikesan oleh pihak sana. Berakhirlah kredibiliti kita.
Di mana ada ruang dan kesempatan, serang balas; pertikai kesahihan fakta dan statistik pihak sana.

Taktik - 4
Amalan biasa
Menggambarkan kepada pihak sana supaya berunding dengan cara tertentu kerana ia dianggap sebagai polisi. Ini adalah antara taktik terbaik dan selamat. Sesiapa sahaja yang mempersoal mengenai biasa itu sahaja sudah cukup memberi kemungkinan hasil rundingan yang baik.

Taktik - 5
Pastikan secara bertulis
Bila-bila sahaja persetujuan berjaya dicapai, cuba dapatkan peranan sebagai penulis atau perekod persetujuan tersebut. Ini memberi kelebihan kepada kita untuk melengkapkan semua bahagian yang mungkin longgar atau tidak berpenghujung seperti tarikh, masa atau apa sahaja ungkapan yang dirasakan sesuai dan memberi kelebihan menurut pelbagai cara.

Jika sebaliknya: bersegeralah berkomunikasi dengan pihak sana secara bertulis menjelaskan apa yang sepatutnya.

Taktik - 6
Kita tak pernah buat begitu

Apabila mengaitkan insiden lampau, kita bertujuan untuk mengesahkan permintaan sekarang. Terbalikkan taktik ini dengan mengatakan, tidak ada rekod lampau mengenai hal tersebut, atau kita tidak pernah melakukan sedemikian sebelum ini?

BATNA

Best Alternative to a Negotiated Agreement

Senaraikan alternatif Nilaikan alternitif Perkukuh alternatif terbaik sebagai BATNA Adakan tabung simpanan paling kurang apakah yang kita akan terima Senaraikan alternatif pihak sana BATNA mereka