V.C.
SUPERVISOR DE VENTAS
ALMACEN
TESORERO
CONTABILIDAD
Gerencia de VENTAS
Verifica VB
Procesa Informacin
Verifica VB
Elabora el reporte de ingresos diario de Fondos (RIDF)
Regist ro de Ventas
Registr o de Compras
RIDF DIARIO
Gua de Remisi n
Remite dinero, planilla de cobranza (original y
Gua de Remisi n
RIDF
A. VENTAS AL CRDITO:
Requisitos para otorgar crditos nuevos: Los clientes deben cumplir con lo siguiente: Boleta de pago de remuneraciones (2 ltimos meses) Copia de Documento Nacional de Identidad (DNI) Recibo de pago de luz, telfono o agua. Llenar solicitud de crdito. Descripcin del Procedimiento: 1. El cliente presenta al vendedor cobrador (VC) su solicitud de crdito y documentos requeridos para el crdito. 2. El VC prepara la orden de pedido (O/P) del producto solicitado en original y 3 copias (original y dos copias para el supervisor de ventas y la tercera copia para el archivo del VC) 3. Enseguida el VC remite al supervisor de ventas la orden de pedido, la solicitud de crdito y dems documentos requeridos para el crdito. 4. El supervisor de ventas recomienda a sus analistas confirmar la informacin del cliente, la veracidad del DNI y verifica el domicilio mediante visita. En caso de estar todo conforme el supervisor autoriza el crdito en la propia solicitud y en la orden de pedido hasta un monto que no exceda la capacidad de pago del cliente. El limite mximo es de S/ 5,000.00 5. El Supervisor de Ventas previa visacin del Gerente de Ventas remite el expediente del crdito al Gerente de Finanzas (Dpto de Cobranzas). Adems devuelve el original y las 2 copias de la orden de pedido aprobada al VC que gener la operacin para que prosiga con el trmite. 6. El VC remite el original y primera copia de la orden de pedido al almacenero para su despacho y retiene la 2 copia de la misma para su facturacin. 7. El VC prepara la factura en original y 4 copias y procede a obtener el VB del supervisor de ventas. El original y la 1 copia la entrega al cliente conjuntamente con un calendario de pago, la 2 copia para la Gerencia de Finanzas, la 3 copia para el Supervisor de Ventas y la 4 copia la retiene para su posterior envo a contabilidad. 8. El almacenero en base a la O/P prepara la gua de remisin (GR) en original y 3 copias y entrega la mercadera al cliente con el original de la gua de remisin y copia de la O/P. el cliente recibe la mercadera y firma las 3 copias de la GR en seal de conformidad. El almacenero remite la 1 copia de las GR al VC, la 2 copia a la Gerencia de Ventas y la 3 copia para su archivo. 9. A continuacin el almacenero procede a dar salida en su mayor auxiliar de Almacn el producto vendido.
10. El VC al finalizar el da prepara una Plantilla de Ventas al Crdito en original y 2 copias. El original de la planilla conjuntamente con copia de la orden de pedido autoriza, copia de factura y gua de remisin firmada por el cliente lo remite a contabilidad. 11. Asimismo, la 1 copia de la planilla de ventas al crdito y copia de la gua de remisin firmada la remite al Departamento de Cobranza (Gerencia de Finanzas) y la 2 copia para su archivo. 12. El contador procede al cotejo de la orden de pedido, factura y gua de remisin y da conformidad a la operacin, procedimiento a su registro. 13. Despus el contador procede la contabilizacin emite reportes mensuales de saldos por cobrar a clientes, movimientos de mercaderas, ventas y estados financieros.
V.C.
SUPERVISOR DE VENTAS
ALMACENERO
CONTABILIDAD
.
Orden de Pedid o Prepara la Gua de Remisin Gua de Remisi n
Orden de Pedid o
Arch ivo
Factu ra
V B
Factu ra Factu ra
Verifica VB
Registra Informacin
Factu ra
Factu ra
Arch ivo
Gua de Remisi n Prepara la Planilla de Ventas Planill a de Ventas Orden de Pedido Arch ivo Planill a de Ventas
Gua de Remisi n
Regist ro de Ventas
Arch ivo
DIARIO
B. COBRANZA:
Labores de Rutina:
El departamento de Cobranza prepara diariamente listados computarizados de facturas pendientes de cobro, debidamente ordenadas por fechas de vencimientos, el cual se remite a Tesorera y Contabilidad. Asimismo, el Departamento de Cobranzas semanalmente prepara listados con detalles de la deuda de cada cliente ordenando por fechas de vencimiento, el cual se remite a Gerencia de Ventas y Contabilidad. Descripcin de Procedimientos de Cobranzas: 1. El cliente se presenta a Tesorera con su calendario de pagos. El tesorero verifica en el programa computarizado el importe y vencimiento de la deuda. 2. El Tesorero recepciona el dinero o cheque y expide un recio de ingresos prenumerado en original y 2 copia; el original para el cliente, la primera copia para su archivo y la segunda copia la retiene transitoriamente. 3. El Tesorero en base a la copia de recibo de ingreso prepara un listado computarizado de ingresos, en original y 2 copias (detalla los recibos de ingresos emitidos). El original del listado conjuntamente con la segunda copia de recibo de ingresos lo remite al Departamento de Cobranzas para su registro computarizado y archivo definitivo de los recibos de ingresos. La 1 copia del listado conjuntamente con el recibo de ingresos lo remite a contabilidad y la 2 copia del listado de ingresos lo archiva. 4. Contabilidad registra a fin de mes las cobranzas estableciendo el saldo por cobrar y posteriormente emite reportes y estados financieros mensuales.
CONTABILIDAD
Verifica en el programa importe y vencimiento Conforme Recepci n de Document os Recibo de Ingresos Listado de Ingresos Recibe listado y recibo de Ingresos Recibo de Ingresos Listado de Ingresos Verifica VB
Registra Auxiliar analtico de
Arch ivo
Recibo de Ingreso s
Recibo de Ingreso s
Prepara listado computarizad o Ingresos
Registro de Ventas
Arch ivo