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CONTROL Y ADMINISTRACIN DE LOS ACTIVOS FIJOS Se entiende por activo fijo a aquel bien mueble o inmueble cuya vida til es mayor a un ao, no est destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad econmica de la empresa y se usa con la intencin de emplearlo en forma permanente en la produccin de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad. El Control y la Administracin de los Activos Fijos consiste en administrar todos los movimientos del activo dentro de Empresa, desde su adquisicin hasta su desincorporacin, controlar centros de costos, las ubicaciones, los responsables, seguros, mantenimientos, depreciacin contable de los activos fijos, imprimir etiquetas de activos fijos con cdigos de barra para auditar peridicamente el inventario de los mismos. Para el manejo, control y custodia de los activos fijos, stos han sido clasificados en tres grandes etapas: Ingresos, Vida til y Salidas o bajas. 1.1. Ingresos de los Activos Fijos: Esta etapa se refiere especficamente a la forma como un activo fijo llega a las instalaciones de la empresa, y como debe ser registrado en el mdulo de Activo Fijo. 1.1.1. Modalidades de ingresos de activos fijos: 1.1.1.1. Pautas para compra local o importacin de activos fijos:

La nica dependencia para autorizar las compras es la Gerencia de Logstica quin puede realizar compras a proveedores que se encuentren inscritos en el sistema de registros de proveedores de la empresa. Para ejecutar cualquier requisicin de activos fijos la dependencia solicitante debe asegurarse de tener la respectiva disponibilidad presupuestal para la compra en el correspondiente rubro de inversiones. Toda requisicin de compra de activos fijos debe estar de acuerdo al presupuesto aprobado por la empresa. No se deben aceptar requisiciones mixtas de productos de consumo y de activos fijos. Cada requisicin debe venir en su formato correspondiente. Toda requisicin de activos fijos debe traer el mximo de informacin posible para que la compra se realice de forma eficaz y eficiente. 1.1.2. Formato de pedido: El nico medio de solicitud de compra de un activo fijo a la Gerencia de Logstica es el formato de Orden de Compra. No se radicarn adquisiciones de activos fijos si no se informa el nombre y documento de identidad de la persona que se va a responsabilizar del activo. 1.1.3. Procesos para compra local de los activos fijos: La dependencia elabora el pedido en el formato pertinente y lo hace firmar por las personas autorizadas.

La dependencia lo enva a la Gerencia de Logstica. Logstica cotiza segn tabla de atribuciones para compra. Dependiendo del monto procede o espera reunin de la Junta de Compras o aprueba directamente el Gerente de Logstica. Cuando se autoriza la compra, Logstica elabora y entrega orden de compra al proveedor con las instrucciones de entrega. Logstica coordina la entrega del activo. Dependiendo de las caractersticas del bien (peso, volumen, delicadeza, etc.) stas pueden ser recibidos en el Almacn o directamente en las instalaciones de la empresa. La dependencia firma como recibido, previa inspeccin del bien. Debe, a la mayor brevedad posible reportar cualquier falla en el funcionamiento a la Gerencia de Logstica. Logstica, en forma simultnea a la entrega del activo en la dependencia, enva a la oficina de Activo Fijo copia de la factura de compra y del pedido donde consta la recepcin del activo por parte de la dependencia. Activo Fijo inicia los procesos de ingresos a la Base de Datos, marcacin, personalizacin del activo y aseguramiento del activo. 1.1.4. Importacin de activos fijos: En trminos generales es una compra normal, la diferencia radica en la ubicacin del proveedor que est radicado en el exterior, lo que obliga a pasos adicionales. 1.1.4.1. Proceso de importacin de activos fijos: Elaboracin de licencia de importacin. Autorizacin de la misma por parte de la direccin de Finanzas. Radicacin de la misma ante el Ministerio de Comercio Exterior para su respectiva aprobacin, y en forma simultnea, trmite de la exencin de arancel. Logstica coordina el despacho de la mercanca por parte del proveedor. Llegada la mercanca, Logstica informa a la aduana para que proceda a la respectiva entrega segn instrucciones recibidas. Logstica procede a la liquidacin de la importacin con el fin de conocer el costo real de la mercadera. La aduana le entrega la carga a la empresa. 1.1.5. Recepcin de los activos fijos por donacin: Otra forma de ingreso de un activo es la modalidad de donacin, la cual, a su vez, se divide en dos, dependiendo de los condicionamientos que exprese la persona o entidad donante. Jurdicamente se define como transferir a ttulo gratuito la propiedad sobre un bien. Lo caracterstico es que no existe reciprocidad por parte del donatario a favor del donante. La nica obligacin que surge para el donatario es el cumplimiento de la voluntad del donante en cuanto a la destinacin que puede darse de la donacin 1.1.5.1. Normas para la recepcin de activos fijos donados: Toda documentacin relacionada con una posible donacin debe ser analizada previamente.

Cuando las donaciones tienen un monto elevado la Direccin Jurdica se encargar de tramitar las escritura pblica de la misma para que la propiedad pase a nombre de la empresa. En caso las donaciones sean por un monto bajo la Direccin Jurdica emitir un documento privado para que la propiedad pase a nombre de la empresa. Se realizar la emisin de certificados de donacin una vez se haya entregado el activo de conformidad, segn los requerimientos del donante. Las donaciones destinadas a un fondo especfico se asignarn al mismo por medio de la carta de intencin del donante. Estas sern asignadas a dependencias y proyectos especiales. Ninguna dependencia puede recibir activo fijo alguno en donacin sin el previo concepto y anlisis por intermedio de la Direccin Jurdica. Formalizada la donacin, la Direccin Jurdica se encargar de informar a la oficina de Activo Fijo sobre la donacin para que coordine la entrega del activo a la Gerencia de Contabilidad para que emita el certificado de donacin, si el donante lo requiere. 1.1.5.2. Tipos de donacin: 1.1.5.2.1. Donacin sin condicionamientos: Hace referencias a las donaciones de activos fijos donde el donante no expresa u obliga qu debe hacer la empresa con los bienes donados. La empresa est en su total libertad para decidir qu hacer con los bienes recibidos. 1.1.5.2.2. Donacin con destinacin especfica:

El donante hace expresa su voluntad condicionando la donacin, para que los activos que esta donando se destinen exclusivamente a algo especfico que el donante determina en el documento que legaliza la donacin. 1.1.5.3. Procesos para la recepcin de activos fijos donados:

Un tercero interesado en efectuar la donacin hace contacto con una dependencia de la empresa. La dependencia solicita al donante una carta de intencin dirigida a la Gerencia General de la empresa. Recibida la oferta o carta de intencin, la dependencia contactada debe remitir la documentacin a la Direccin Jurdica para su anlisis y decisin de aceptar o no la donacin. Cuando se acepta la donacin, la Direccin Jurdica se encarga de realizar los trmites encaminados a formalizar la donacin. Si la donacin es por un monto elevado, la Direccin Jurdica tramita la legalizacin mediante escritura pblica, en caso contrario legaliza la donacin mediante documento privado. Adicionalmente se envan copias de estos documentos a la oficina de Activo Fijo y la Gerencia de Contabilidad. En ambos casos a solicitud del donante, la Gerencia de Contabilidad segn sea el caso, expedir la respectiva certificacin con la informacin enviada por la Direccin Jurdica una vez haya finalizado el trmite de la legalizacin del activo.

La Direccin Jurdica enva la informacin pertinente a la oficina de Activo Fijo para que esta coordine con el donante la forma de entrega del activo. La Oficina de Activo Fijo da ingreso a la donacin en el sistema. La oficina de Activo Fijo plaquea, asegura y personaliza los activos fijos recibidos en donacin. 1.1.6. Compra de activos fijos por parte de la Direccin Administrativa: Existe tambin la modalidad de compra de los activos, productos de una remodelacin de las instalaciones de una dependencia o por alguna obra nueva realizada, lo cual exclusivamente puede ser ejecutado por la Gerencia General, dentro de una programacin realizada por dicha rea. 1.1.6.1. Proceso para remodelaciones: Aprobada la remodelacin y habindose realizado el traslado presupuestal, se comienza el proceso de compra. El responsable de la obra llena el formato de solicitud de servicios por los equipos, mano de obra o insumos. La solicitud es verificada contra los planos del diseo y el presupuesto aprobado. Se requiere como mnimo 2 o 3 cotizaciones. Las cotizaciones son llevadas para la aprobacin respectiva. Aprobadas las compras se enva a la oficina de Activo Fijo las copias de las facturas relacionadas con las compras realizadas. 1.1.6.2. Procesos para obras nuevas: La base ms importante de la edificacin que es la excavacin, cimentacin y estructura, se realizan a travs de una licitacin, que es analizada y aprobada por un comit evaluador. El ganador de la licitacin se encarga de realizar los acabados y la dotacin de los mismos. La adjudicacin de las compras se realiza de igual modo que en las remodelaciones. Al terminar la construccin, se realiza la entrega formal de la custodia y manejo de la misma a la Gerencia General, mediante los siguientes documentos: acta de entrega, garantas, mantenimientos vigentes, inventario de lo que se esta entregando. Si en el momento de la recepcin la Gerencia General presenta alguna observacin, esta queda en el acta; se entrega parcialmente la obra, y una vez que se solucionen las observaciones se realiza la entrega de la misma.

1.2. Ingreso de un activo fijo a la Contabilidad: Ingresar un activo a la aplicacin significa registrar su entrada con todos los datos que lo identifican como descripcin, proveedor, centro de costo, responsable, etc. La oficina de activo fijo efecta el ingreso del activo basado en los documentos que sin excepcin debe recibir de parte de las reas que lo adquieren, y bsicamente son: copia de la factura, orden de compra, copia del pedido o de la constancia de recibo del activo.

Al fin del mes, la informacin de compras de activos fijos es transferida en forma automtica a la contabilidad. 1.2.1. Plaqueo de activos fijos: La primera actividad para ingresar un activo fijo a la base de datos es la asignacin de nmero consecutivo conocido como placa de inventario, que ser la cdula de identificacin del mismo durante toda su existencia en los registros contables. El paso siguiente es pegarla fsicamente sobre el activo fijo, tarea que realiza el personal de activo fijo. En aquellos casos en que no es posible pegar la placa sobre el activo dada su delicadeza, sta se pega en un flder asignado para tal fin anotando el motivo respectivo. 1.2.2. Personalizacin de los activos fijos: Con el fin de mantener un mejor control y brindar una custodia ms efectiva sobre los activos fijos, la empresa ha asignado a cada activo fijo un responsable, quin ser la persona encargada de velar por el buen estado del mismo y reportar cualquier acontecimiento que sobre el suceda. El responsable deber informar a la oficina de activo fijo sobre los movimientos que se realicen con este, adicionalmente debe conocer y hacer cumplir las normas que contempla el presente instructivo. Cada responsable asume la custodia de los activos fijos con la firma de los formatos de personalizacin. Cuando se trata de activos fijos compartidos por dos o ms responsables, la Gerencia General deber definir quin asumir la responsabilidad ante la empresa por la custodia del activo, pero en aquellos casos donde no es posible la definicin, la autoridad mxima en la seccin asumir la responsabilidad del activo fijo en cuestin. La oficina de activos fijos en forma permanente est haciendo seguimiento de los inventarios, el cual tiene como objetivo determinar el control del buen manejo de los activos fijos por parte de cada responsable. 1.2.3. Marcacin de activos fijos: Pasado aproximadamente un mes de la entrega del activo se autoriza la marcacin del mismo, mediante relacin escrita que la oficina de Activo Fijo saca. La persona encargada de esta actividad se desplaza a cada dependencia y realiza la marcacin. 1.2.4. Vida til: Una vez que el activo fijo ha sido ingresado en el sistema y esta identificado el responsable del mismo, se inicia el periodo de vida til, en la cual el activo presta su funcin para lo cual fue adquirido.

1.2.5. Garantas sobre activos fijos adquiridos: Es posible que un activo recin adquirido durante los primeros meses de uso presente algunas fallas que afecten su funcionamiento, periodo durante el cual el proveedor que lo vendi brinda la atencin para la solucin del inconveniente sin costo alguno, lo que se conoce como la aplicacin de la garanta. La Gerencia de Logstica debe reportar a la oficina de Activo Fijo cual es el periodo de garanta para cada activo adquirido sin excepcin. 1.2.5.1. Proceso para la aplicacin de la garanta: La dependencia usuaria del activo consulta a la oficina de Activo fijo sobre la vigencia de la garanta de un activo especfico. La oficina de Activo Fijo verifica en el sistema la informacin recibida, si el activo se encuentra en periodo de garanta. La oficina de Activo Fijo informa a las dependencias y a Logstica la vigencia o no de la garanta y los datos del proveedor, con el fin de que cada rea coordine con ellos la aplicacin de la garanta. La oficina de Logstica segn sea el caso, coordina dicha gestin para que se lleve a cabo. 1.2.6. Mantenimientos de activos fijos: Una vez vencida el periodo de garanta, cualquier chequeo o reparacin tiene un costo que debe ser asumido por la dependencia usuaria del activo, con cargo a su propio presupuesto. Es responsabilidad del usuario contratar el mantenimiento necesario para los activos a su cargo, siguiendo las recomendaciones y procedimientos definidos por la Direccin Administrativas. Toda reparacin o mantenimiento que obligue la movilizacin del activo debe ir respaldada por el formato correspondiente para el movimiento. Existen tres clases de mantenimiento: 1.2.6.1. Mantenimiento preventivo de los activos fijos:

Es aquel que se realiza en forma programada buscando sostener las capacidades de funcionamiento o rendimiento de un activo, con el fin de evitar que estas disminuyan con el paso del tiempo o a consecuencia del desgaste generado por el uso. 1.2.6.2. Mantenimiento correctivo o reparacin de activos fijos:

Es aquel que se realiza a un activo que ha visto afectado en su funcionamiento y se pretende volver a dejarlo en buenas condiciones de uso. Antes de realizar la reparacin o mantenimiento de un activo fijo, la dependencia se debe comunicar con la oficina de Activo Fijo para verificar si la garanta se encuentra vigente. 1.2.6.3. Mantenimiento para mejoras o adiciones a activos fijos:

Es aquel que se efecta cuando se pretende superar o mejorar el rendimiento de un activo al que por diseo trae originalmente de fbrica. Contablemente se activarn solo aquellas mejoras que contribuyan notablemente a aumentar la vida til del activo. 1.2.7. Movimientos o traslados: Un activo, por diferentes motivos, puede ser trasladado de su sitio habitual en forma temporal o definitiva. Todo movimiento debe ir acompaado del formato correspondiente, de lo contrario, el activo fijo puede ser retenido por los auxiliares de seguridad. El personal de Seguridad est autorizado para exigir identificacin a aquellas personas que se encuentren trasladando activos fijos, y stas deben acreditarse como colaboradores de la empresa. 1.2.7.1.1. Traslado temporal de los activos fijos:

Por movimiento temporal se entiende aquel cambio de ubicacin que en un plazo corto regresa a su origen, y que no implica cambio de responsable ni de centro de costo. 1.2.7.1.2. Traslado definitivo de los activos fijos:

Por movimiento definitivo se entiende aquel traslado que implica variacin de centro de costo y/o del responsable registrado en la Base de Datos. 1.2.7.2. Seguro para el movimiento de activos fuera de la empresa:

Cuando se requiere trasladar activos fijos fuera de la empresa, se tiene que reportar previamente su movimiento la oficina de Activo Fijo, con el fin de que esta seccin lo reporte a la compaa de seguros. La dependencia usuaria comunica a la oficina de Activo Fijo en forma escrita su desplazamiento con anticipacin, informando la descripcin del bien, nmero de activo, lugar de destino, persona que lo transporta, fecha de salida y fecha de retorno. 1.2.8. Paz y Salvo sobre activos fijos: Cuando se presenta la desvinculacin de un trabajador, la Direccin de Personal enva para su trmite a la oficina de Activo Fijo la solicitud de paz y salvo sobre activos fijos de la persona que se retira, dando un plazo de tres das hbiles, para reportar que el empleado se encuentra a paz y salvo sobre los activos fijos que tena a su cargo. Estos sern asumidos por la persona que designe el jefe inmediato de la persona que se retira. Si el estado de un activo fijo es defectuoso debido al manejo por parte del responsable o no se encuentra, la oficina de Activo Fijo reporta lo sucedido a la Direccin de Personal con el fin de que se tomen las medidas disciplinarias del caso.

El empelado responsable asumir de sus prestaciones sociales el costo de reponer o reparar el activo fijo afectado. La oficina de Logstica realizar las cotizaciones del caso, con el fin de conocer los precios del mercado. 1.2.9. Retiros de los Activos Fijos: Comprende la parte final de un activo fijo. En esta instancia, al pasar al estado de baja, el activo dejar de ser afectado por la depreciacin, ajustes por inflacin y ser retirado de la contabilidad. 1.2.9.1. Procesos de devolucin de activos fijos obsoletos: La dependencia interesada en devolver un activo fijo, se comunica con la oficina de Activo Fijo y alista el formato para la devolucin del mismo. La oficina de Activo Fijo programa con la Direccin Administrativa y/o con la oficina de Logstica el prstamo del vehculo para transportar el activo fijo a la bodega. La oficina de Activo Fijo confirma a la dependencia solicitante el da de retiro del activo fijo. La oficina de Activo Fijo retira el activo y lo lleva a la bodega. La oficina de Activo Fijo actualiza la informacin en el Sistema y las respectivas tarjetas de activos a cargo. Para el caso de equipos de cmputo, coordina con Sistemas la inspeccin de los activos recogidos con el fin de recuperar las partes que an sirvan. Teniendo como prioridad la reubicacin de los activos fijos obsoletos, la oficina de Activo Fijo atiende las diferentes solicitudes para compra de activos obsoletos. Los activos obsoletos que no son solicitados despus de un periodo de tiempo no muy amplio, por problema de espacio, se procede a la venta de los mismos. Para los casos de venta, la oficina de Activo Fijo elabora la carta de autorizacin para que el comprador cancele en la oficina de Tesorera directamente. Una vez realizado el pago, se hace entrega en la oficina de Activo Fijo el comprobante de consignacin y coordina la entrega de los bienes adquiridos. La oficina de Activo Fijo elabora la carta o acta de entrega. La oficina de Activo Fijo registra en la Base de Datos la salida del activo o baja.

1.2.9.2. Procesos de devolucin de activos fijos obsoletos por los centros regionales: Enviar la relacin de activos fijos obsoletos a dar de baja, previamente autorizada por la Gerencia General. Adjuntar a la misma y de igual forma autorizadas, las propuestas que se hayan recibido para comprarlos. La oficina de Activo Fijo tramita ante la Direccin Administrativa la autorizacin para la venta y comunica a la Gerencia General la decisin. La oficina de Activo Fijo da las instrucciones del caso, con el fin de solicitar el retiro de las placas de inventario de las mismas. La oficina de Activo Fijo actualiza la Base de Datos.

2. Clculos contables Para realizar los clculos contables, tales como: depreciacin, indexacin y revaluacin debemos tener en cuenta lo siguiente: 2.1. Depreciacin: El activo deber contar con un porcentaje de depreciacin anual. Los activos que no cuenten con esta informacin no estarn sujetos a depreciar. Se deber determinar el nmero de aos en que el activo deber ser depreciado. Se debe considerar como dato importante para realizar esta operacin, la fecha de inicio de depreciacin del activo. La depreciacin mensual se realizar tomando como base el valor original del activo por el porcentaje de depreciacin anual, dividido entre los doce meses del ao. Si la depreciacin a realizar para dicho activo se encuentra en su fase final (ltimo mes de depreciacin), el resultado de esta operacin deber ser ajustado (ms, menos) con respecto al valor original del activo. Cuando el activo tenga valor cero(0), el sistema en automtico actualizar a dicho activo como totalmente depreciado. El valor de depreciacin obtenido en el mes, estar sujeto a ser considerado en el balance de dicho periodo, para lo cual se deber generar el asiento contable.

2.2. Indexacin: Solo se indexarn aquellos activos que estn en proceso de depreciacin. Se deber contar con los ndices de precios al por mayor (I.P.M.). Dato importante para este clculo es la fecha de adquisicin del activo (mes y ao de proceso). Para determinar la indexacin de un periodo determinado, se tomar como base el IPM de la fecha de proceso, entre el IPM de la fecha de adquisicin del activo; y el resultado de esta operacin se deber multiplicar por el valor original del mismo. Para determinar la indexacin de la depreciacin, el clculo ser igual al anteriormente descrito, con la salvedad, que se reemplaza el valor original del activo por el valor de depreciacin. Solo se generan asientos contables producto de la indexacin, ms no el de la indexacin de la depreciacin. El valor indexado incrementa el valor del activo.

2.3. Revaluacin: Se deber identificar que activos deben ser revaluados. Se determinar el porcentaje de revaluacin para cada grupo de activos. Estas revaluaciones debern tener un control independiente al igual que las repotenciaciones. El valor de revaluacin debe ser depreciado segn nueva tasa de depreciacin (esta puede ser la misma que se utiliz para depreciar con el valor original, o puede ser modificada).

Para efectos de informacin el costo del activo estar conformado por el valor original del activo, ms el incremento de valor por revaluacin y/o repotenciacin si lo tuviera). 2.4. Asientos contables: Se generarn asientos por las depreciaciones, indexaciones y revaluaciones. Para las depreciaciones se realizarn asientos mensuales. Las indexaciones sern anuales, pudiendo ser estas tambin mensualmente. Los asientos de revaluaciones se generarn slo cuando se realicen estos procesos. Existirn cuentas de cargo y abono para cada uno de estos tipos de procesos.