Anda di halaman 1dari 13

TUGAS ANALISIS DESAIN SISTEM

GENESIS FARM

OLEH : KELOMPOK 4 Ahmad Abdul M Agnafi M Febrianita Indah Setyowati Isna Yulianti R Rizki Safitri W Sri Wahyuni F 1311001 F 1311002 F 1311042 F 1311050 F 1311052 F 1311080 F 1311091

PROGRAM S1 FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET

Sejarah Perusahaan Genesis farm merupakan perusahaan kecil yang bergerak dibidang peternakan ayam broiler atau ayam pedaging yang berdiri pada tahun 2009. Perusahaan ini sudah mempunyai Sembilan unit cabang di beberapa daerah di jawa tengah dan jawa timur yang berpusat di solo. Genesis farm merupakan usaha perorangan yang beroperasi dengan menyewa kandang milik peternak, kemudian mengisi kandang tersebut dengan DOC atau anak ayam, dan perusahaan ini menyediakan makanan ayam serta vaksin yang didapat dari distributor. Setelah ayam panen sekitar umur 40 hari, ayam tersebut dijual kepada pedagang-pedagang ayam yang sudah bekerjasama dengan Genesis farm.

STRUKTUR ORGANISASI GENESIS FARM

PEMILIK Oie Hendarto MANAGE R Suroto

ACC & FINANCE Yurin

KADIV MARKETING Eko .s

LOG PAKAN

LOG.DOC& OBAT

ACC

KAS KECIL

STAFF ADMIN MARKETI NG

STAFF PENGONTRO L KANDANG

Tugas Manager: 1. Bertanggung jawab kepada pemilik atas semua kegiatan operasional perusahaan 2. Memberi otorisasi atas dokumen pencairan dana Tugas Financial Accounting: 1. Menerima nota tagihan pakan dan DOC, obat di staf log 2. Membuat jurnal Tugas Kepala Divisi Marketing: 1. Bertanggung jawab pada semua kegiatan pemasaran ayam Tugas Log. Pakan: 1. Menerima pesanan pakan dari anak kandang 2. Melakukan pemesanan pakan pada distributor yang langsung dikirim ke kandang. 3. Mencatat pemakaian pakan setiap peternak, kemudian membuat laporan mingguan dan bulanan yang dikirim ke bagian accounting. Tugas Log. Obat & DOC: 1. Menerima pesanan DOC dan obat dari anak kandang 2. Melakukan pemesanan DOC & obat pada distributor yang kemudian langsung dikirim ke kandang. 3. Mencatat pemesanan DOC pada setiap kandang peternak, kemudian membuat laporan bulanan dan dikirim ke bagian accounting.

Tugas Accounting Kas Kecil: 1. Memegang uang tunai yang digunakan untuk membeli perlengkapan kantor 2. Membeli perlengkapan kantor Tugas Staf Administrasi Marketing: 1. Memeriksa laporan penjualan harian 2. Menganalisa data dan jumlah piutang pedagang Tugas Staf Pengontrol Kandang: 1. Mengecek RHPP yang dibuat oleh PPL
2. Mengecek keberadaan fisik pakan ayam, kandang dan ayam (termasuk

ayam yang sakit atau mati).

SISTEM KONTRAK

MULAI

Peternak melakukan kesepakatan kontrak dengan Genesis Farm peternak SK

KET = SK (surat kontrak)

PEMESANAN DOC

STAF LOG DOC

Setelah ppl mengorder, staf admin memesan doc pd distributor dan mencatatnya

LOD

DISTRIBUTO R

SJ NOTA

KET = LOD (laporan order pakan) SJ (surat jalan)

PEMESANAN PAKAN

STAF LOG PAKAN

SK

Setelah ppl mengorder, staf admin memesan pakan pd distributor dan mencatatnya

LPP

DISTRIBUT OR

SJ NOTA

KET = LPP ( laporan pemakaian pakan) SJ (surat jalan)

SAAT AYAM PANEN

SALES

PPL

ACCOUNTING

Mengambil ayam lalu dikirim ke pedagang

Menyerahkan RHPP ke manager

Memeriksa RHPP dan mencairkan uang

RHPP

RHPP diotorisasi

Buat nota pengambilan ayam

uang

Peternak
Nota pengambilan

Pedagang

BAG ACC DAN FA

BAG. LOGISTIK
2

Menerima uang dari Melakukan ACC. pembayaran UANG ke distributor

Menerima nota tagihan pakan & DOC

Nota tagihan pakan & DOC

Mencatat pd jurnal

DISTRIBUTO R

jurnal

Mengeluarka n uang ke bag LOG pakan dan doc

uang

PROSEDUR OPERASIONAL PERUSAHAAN

System kontrak 1. Peternak melakukan kesepakatan kontrak untuk bekerjasama dengan Genesis Farm 2. Setelah melakukan kesepakatan kontrak, peternak diberi surat kontrak rangkap dua yang satu diserahkan kepada staf logistic pakan. 3. Surat kontrak tersebut diarsip oleh staf log pakan Order DOC (anak ayam) 1. Peternak di setiap unit melalui ppl/ anak kandang mengorder DOC sesuai kapasitas kandang yang dimiliki 2. Ppl kemudian mencatat DOC 3. Log DOC menerima pesanan dari ppl kemudian mengorder pada distributor DOC. Setelah DOC datang langsung dikirim ke kandang dan staf log menerima nota serta surat jalan. 4. Nota tersebut diserahkan kepada bagian akuntansi untuk pesanan DOC tersebut dalam RHPP

(rincian hasil pemeliharaan peternak) dan mengorder pada staf log

melakukan pembayaran melalui bank max 30 hari setelah DOC dikirim. Order pakan 1. Sebelum DOC tiba di kandang, bersamaan dengan itu peternak mengorder pakan kepada ppl 2. Ppl memesan pakan kepada staf logistic pakan, dan mencatatnya ke dalam RHPP

3. Kemudian staf log pakan menerima pesanan dari ppl dan mengorder pakan kepada distributor. Setelah pakan datang langsung dikirim ke kandang sesuai pesanan ppl. Jika pada saat panen, pakan yang tersedia di kandang masih ada, maka pakan tersebut akan dimutasi ke kandang peternak lainnya. 4. Menerima surat jalan dan nota dari distributor, kemudian mengarsip surat jalan dan menyerahkan nota kepada bagoan akuntansi untuk melakukan pembayaran via bank max 30 hari.

Saat Ayam Panen 1. Ayam akan dipanen sekitar umur 40-45 hari, kemudian ppl akan menimbang berat ayam tersebut dan akan diambil oleh sales untuk disetor kepada para pedagang 2. Sales mencatat pada laporan penjualan kemudian membuat nota rangkap dua yang akan diserahkan kepada pedagang dan disimpan oleh sales. 3. Jika ayam sudah diserahkan kepada pedagang, pembayaran dilakukan secara tunai maupun via bank untuk melunasi piutangnya max 3 hari setelah pengambilan ayam. 4. Setelah ayam dipanen, ppl menyerahkan RHPP kepada bag pengontrol kandang untuk diperiksa pemakaian pakan dan vaksin serta untuk mengetahui apakah ada ayam yang sakit atau mati. 5. Kemudian jika RHPP sudah diperiksa dan sesuai akan diserahkan kepada staf admin sales, diteruskan ke bag akuntansi, kemudian

kadiv akuntansi dan financing yang akhirnya akan diserahkan kepada manager untuk diperiksa 6. Jika sudah mendapat persetujuan dari manager, bag akuntansi akan mencairkan uang RHPP untuk pembayaran ayam kepada peternak sesuai dengan kontrak.

Saat pembayaran 1. Menerima nota tagihan pakan dan nota DOC dari staf logistic

2. Dihitung dan dicocokkan kemudian dicatat dalam jurnal 3. Setelah dicatat dalam jurnal, kemudian nota tersebut diajukan kepada kepala divisi acc dan fa untuk mengeluarkan uang guna pembayaran pakan dan DOC 4. Uang yang sudah cair diserahkan kepada staf logistic kemudian staf logistic melakukan pembayaran kepada distributor sebelum jatuh tempo. Kelemahan Sistem 1. Akuntansi masih merangkap dengan kasir 2. Pegawai PPL yang baru sedikit tidak menckupi kebutuhan. 3. Staf pengontrol kandang hanya satu orang untuk semua unit peternakan. Rekomendasi 1. Menambah bagian kasir untuk mengurusi arus keluar masuk kas 2. Menambah bagian karyawan ppl dari anak kandang.

3. Menambah staf pengontrol kandang