Temario 1. Breve repaso de Excel bsico a. Qu es un libro. i. Hoja, copiar y moverlas. b. Formato de celdas i. Diferenciar el tipo de celda. ii.

Orientacin del texto. iii. Ajustar el texto. iv. Combinar celdas. v. Bordes. vi. Formato de tabla. vii. Formato condicional. c. Arrastrar y rellenar valores. d. Buscar y reemplazar. e. Frmulas bsicas y referencias. i. Suma. ii. Resta. iii. Multiplicacin. iv. Divisin. v. Promedio. vi. Mnimo. vii. Mximo. viii. Mediana. ix. Uso de Rangos. x. Inmovilizar celdas en formulas. f. Proteccin de libro i. Bloquear Celdas. ii. Validacin de datos. 1. Crear listas desplegables. 2. Manipulacin de Base de datos en Excel. a. Qu es una base de datos. i. Columna. ii. Registro (Fila). iii. Campo. b. Cmo hacer una base de datos. i. Campo llave. ii. Estandarizar valores. iii. Uso de validacin de datos. c. Cmo eficientar una base de datos que ya tengo hecha. i. Funciones de texto que nos ayudan a estandarizar: 1. ESPACIOS.

2. MAYUSC. 3. DERECHA. 4. IZQUIERDA. 5. SUSTITUIR. 6. CONCATENAR. 3. Generacin de estadsticas a travs de tablas dinmicas. a. Qu es una tabla dinmica. b. Agrupar y mostrar informacin de la base de datos. 4. Generacin de estadsticas en base de datos a travs de frmulas: a. CONTARA. b. SI. c. Y. d. O. e. CONTAR.SI. f. SUMAR.SI. g. CONCATENAR. h. El uso de comillas en comparativos en funciones. i. AGRUPACIN DE FRMULAS. 5. Obtener informacin de otra base de datos en Excel. a. BUSCARV. b. BUSCARH.

Repaso de Excel bsico.

Qu es un libro.
Los documentos en Excel se denominan libros.

Qu es una hoja.
Un libro est compuesto de hojas, puede tener una o muchas, dependiendo de cmo lo queremos, en la parte inferior podemos ver cules son las hojas, stas se pueden: Insertar Eliminar Renombrar Mover o copiar Proteger Hoja Cambiar el color de la etiqueta. Mostrar/Ocultar hoja.

Mover o copiar hoja Podemos mover o copiar hojas entre los diferentes libros de Excel que tenemos abiertos, nicamente seleccionamos del men contextual mover o copiar y nos aparecer la siguiente ventana:

Cuando abra esta ventana nos da la opcin de seleccionar el libro y la hoja que deseamos copiar o mover, y si deseamos copiarla vamos a tildar la opcin que aparece Crear una copia.

Formato de celdas.
En Excel todas las celdas tienen un formato para poder mostrarse al usuario, ya sea de algn color, formato de texto o algn borde especial; para poder modificar estos tipos podemos dar clic con el botn derecho en la celda a la que deseamos cambiar el formato y seleccionamos formato de celdas:

Al hacer lo anterior nos abrir una ventana nueva:

Aqu nos aparecen varias pestaas, la primera de ellas podemos seleccionar el tipo de contenido para que nos aplique un formato a mostrar en especfico para la celda que seleccionemos. Esta seccin es importante ya que depende del formato que seleccionemos ser la manera en la que se representar en nuestra hoja de Excel. Diferenciar los tipos de celda Para poder tener una comparativa, a continuacin presento ejemplos: Escribimos el nmero 41319.2 y utilizamos varios formatos

De acuerdo a lo anterior podemos darnos cuenta que un mismo nmero, puede mostrarse de manera diferente cuando aplicamos diferente formato.

Orientacin del texto. La orientacin del texto, nos puede ayudar a presentar de una mejor manera en nuestra impresin la informacin que necesitamos que aparezca, supongamos que tenemos un campo donde nicamente lo vamos a rellenar con X pero el nombre del campo es demasiado largo.

Como podemos ver los ltimos dos campos utilizan bastante espacio y ya no nos van a permitir poner ingresar ms despus de estos; si nosotros seleccionamos que la orientacin del texto de las ltimas dos columnas tenga otra orientacin, seguramente podremos incluir algunas columnas ms al final. Ejemplo:

Como podemos ver, de esta manera tenemos la oportunidad de ingresar ms informacin; para poder hacer la orientacin del texto seleccionamos el cono de orientacin de texto , en la barra de inicio, en la seccin de alineacin, otra manera es dar clic con el botn derecho sobre la celda y seleccionar del men la opcin Formato de Celdas, y despus la pestaa de orientacin de texto, una vez hecho lo anterior esta es la ventana que debe mostrarse:

Del lado derecho podemos ver que aparece Orientacin, aqu podemos darle la orientacin al texto que deseamos. Ajustar el texto A veces cuando escribimos demasiado texto en una celda, nos percatamos que el texto a veces excede demasiado el espacio, y necesitamos que el texto se ajuste a un ancho de columna, sin importar que el texto tenga varias lneas:

Para poder ajustar el texto debemos dar clic en el cono Ajustar Texto encuentra en la barra de inicio, en la seccin de alineacin.

que se

Una vez que aplicamos el comando la celda queda de la siguiente manera:

Combinar celdas Cuando se combinan dos o ms celdas verticales u horizontales que estn juntas, se convierten en una celda de gran tamao que ocupan varias columnas o filas. Para poder hacerlo Para poder combinar la celda, debemos dar clic en el cono Combinar celda que se encuentra en la barra de inicio, en la seccin de alineacin. Un ejemplo puede ser el siguiente, centrar el ttulo que tiene el documento que deseamos imprimir.

Para que se vea centrado el ttulo, debemos seleccionar la celda donde est el texto y las subyacentes horizontales hasta que lleguemos a la ltima celda de la impresin, combinamos las celdas y el resultado es el siguiente:

Bordes Los bordes nos ayudan a que se pueda imprimir la divisin en las celdas, para poder hacer esta diferenciacin es necesario hacer clic en el cono de bordes que est en la barra de inicio en la seccin de Fuente. Si hacemos clic en la flecha que est a lado del cono, nos muestra un abanico de opciones:

Formato de tabla. El formato de tabla nos ayuda a aplicar un estilo a una tabla, es decir definir colores de ttulo y bordes, para que nuestro documento se vea diferente. Supongamos que tenemos el listado de equipo que debemos enviar a una promocin y queremos darle el formato de tabla, lo primero que debemos hacer es seleccionar toda el rea donde se encuentran nuestros datos, una vez hecho esto, seleccionamos el cono de formato de tabla en la barra de inicio, en la seccin estilos y nos mostrar un men:

Una vez que seleccionamos el formato lo cambia de manera automtica:

Despus de haber hecho lo anterior, nos aparecer en la barra superior una nueva barra que se llama Diseo. En la cual podemos encontrar algunas opciones extra:

En este caso tenemos seleccionado la opcin Fila de totales que hace lo siguiente:

Como se puede ver nos deja seleccionar qu es lo que se desea mostrar en esa fila, por default aparecen esas funciones. Formato condicional. Generalmente se usa para dar un formato diferente a las celdas que contengan cierta informacin en especfico.

Para ello seleccionamos Nueva Regla y despus seleccionamos la opcin Aplicar formato nicamente a las celdas que contentan

Arriba se muestran las opciones disponibles, en este caso vamos a seleccionar que el valor de la celda sea igual a Pendiente, y seleccionamos el formato.

Despus lo aplicamos y el resultado es el siguiente:

Arrastrar y rellenar valores

Excel por default nos puede ayudar a rellenar valores cuando encuentra una serie a seguir, para poder usarlo, al menos debemos seleccionar las primeras tres celdas, y nos ponemos en la esquina inferior derecha que se muestra as: hasta que cambie el cuadro derecho, cambie por una cruz. Seleccionamos la informacin y arrastramos y en automtico se rellena la informacin.

Buscar y reemplazar.
Esta opcin nos ayuda a buscar algn texto en nuestro documento, la encontramos en la barra de inicio en la seccin modificar:

Esta es una herramienta que nos ayuda mucho, que tambin usa algunos comodines para realizar bsquedas y reemplazos. Busca un nico carcter. Por ? (signo de ejemplo, Gr?cia buscar "Gracia" y interrogacin) "Grecia" Busca un nmero de caracteres. Por ejemplo, *este buscar "Nordeste" y * (asterisco) "Sudeste" ~ (tilde) Busca un signo de interrogacin, un seguida de asterisco o una tilde. ?, *, o ~ Por ejemplo, fy91~? buscar "fy91?".

La opcin reemplazar nos ayuda a buscar un cierto texto y que de manera automtica se modifique en todo nuestro documento, por ejemplo, supongamos que el formato que tenemos activo es para la promocin de Bonafont, pero esta vez deseamos que en lugar de Bonafont, sea de Gatorade, seleccionamos la opcin reemplazar y la usamos de la siguiente manera:

Frmulas bsicas y referencias.

Antes de explicar las frmulas, es importante mencionar que las frmulas trabajan en base a argumentos, stos son los que hacen que las frmulas funcionen. Suma La funcin SUMA suma todos los nmeros que especifica como argumentos. Cada argumento puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, una matriz, o el resultado de otra funcin. Las formas de usarla son las siguientes: =suma(2,3,4,5) =suma(a1:b5) =suma(a1:a5,15) El resultado es la suma de 2+3+4+5=14 Suma el contenido de todas las celdas que estn en el rango de a1 a la b5, trazando una matriz. Suma las celdas de la a1 a la a5 y al final le suma 15.

Resta Para hacer una resta en Excel, en realidad no existe una funcin tal cual, nicamente se debe poner el smbolo de entre los argumentos que tenemos: =a1-3-2-1 Resta el valor de la celda a1, menos 3, menos 2 menos 1.

Multiplicacin Existe una funcin llamada PRODUCTO, que nos puede ayudar a realizar la multiplicacin de varios valores. Las maneras de usarla son las siguientes: =5*4 =PRODUCTO(5,4) =PRODUCTO(a1:a5) El resultado es 20. El resultado es 20. Va a multiplicar todos los valores que estn en el rango de las celdas de la a1 a la a5.

Divisin Al igual que la resta, no existe una funcin que haga este procedimiento, pero tenemos el smbolo de / el cual se usa de la siguiente manera: =20/5 El resultado es 4.

Promedio El promedio es la suma del valor de las celdas, entre el conteo de la cantidad de celdas. Ejemplo: =PROMEDIO(4,5,6,7) =PROMEDIO(A1:A5) Primero hace la suma, que da 22, y luego la divide entre la cantidad de argumentos (4) y el resultado es 5.5. Saca el promedio en el rango de valores.

Mnimo Esta funcin estadstica nos da el valor mnimo de un conjunto de valores: =MIN(6,7,8,9,5,6,2) =MIN(A1,A2,A3) =MIN(A1:C7) El resultado es 2. Nos devuelve el valor ms bajo de los argumentos. Busca el valor ms bajo en esa matriz de valores.

Mximo Esta funcin estadstica, nos devuelve el valor mximo de un conjunto de valores: =MAX(6,7,8,9,5,6,2) =MAX(A1,A2,A3) =MAX(A1:C7) El resultado es 9. Nos devuelve el valor ms alto de los argumentos. Busca el valor ms alto en esa matriz de valores.

Mediana La mediana es ordenar un conjunto de valores de mayor a menor y tomar el nmero que se encuentre justo en medio: 1,2,3 La mediana en este caso es el 2. Cuando tenemos ms valores y no podemos escoger el valor del centro, debemos escoger los dos que estn en medio y dividir entre dos: 1,2,3,4 En este caso sumamos 2+3= 5 y lo dividimos entre 2, el resultado es 2.5. La forma de usarlo es la siguiente: =MEDIANA(1,2,3,4) =MEDIANA(B13:B20) El resultado es 2.5. Busca la mediana entre la matriz de valores que recibe.

Inmovilizar celdas en las frmulas. A veces cuando arrastramos una funcin, queremos hacer que una celda sea multiplicada por otra, pero si copiamos la frmula a otra celda, al referencia se pierde, es decir, cambia; para evitar esto necesitamos fijar esa celda para que aunque copie o mueva de lugar la frmula, sta no cambie, para que esto suceda necesitamos poner el smbolo de $ en la frmula. En la celda C1 escribimos: =A1+$B$1 y arrastramos la frmula haca las siguientes filas, al hacer esto todas las celdas que estn en la columna A, se sumarn a la B1 independientemente de si copiamos la frmula a otro lugar, la referencia no se va a perder; as mismo se puede ver que aparecen dos $ uno antes de la B y el otro antes del 1, esto significa cul es la referencia que no se desea perder, si nosotros escribimos $B1 no va a perder la referencia a la columna B, pero a la fila si, si escribimos B$1 pierde la referencia a la columna B pero no a la fila 1.

Proteccin de libro
Para mantener los datos de tu hoja de clculo a salvo e impedir que inesperadamente se realicen cambios en las mismas, Excel te permite proteger tanto la hoja como celdas como todo el libro:

Si queremos proteger la hoja, nos aparecern las siguientes opciones:

Bloquear Celdas Para poder entender un poco mejor debemos de entender que lo que es una celda bloqueada:

Podemos bloquear las celdas en cualquier momento, pero nicamente se volver funcional cuando se haya protegido el libro, al bloquear una celda y proteger el libro hacemos que no puedan seleccionar la celda bloqueada, y por lo tanto no puedan modificarla. Validacin de datos A veces deseamos que las celdas contengan nicamente datos de un solo tipo o que tenga cierto rango de valores, para poder hacer que slo puedan introducir ese tipo de informacin tenemos que dar clic en la pestaa de Datos, en la seccin de herramientas de datos seleccionamos validacin de datos una ventana: y al dar clic volvemos a seleccionar validacin de datos, ah nos abrir

Si seleccionamos cualquier opcin excepto Lista, nos aparecer lo siguiente:

Podemos definir rangos para que quien use el archivo nicamente pueda introducir los datos que nosotros tengamos pre-definidos. Listas despegables Si queremos proteger una hoja y hacer que en sta aparezca una lista de valores que podamos seleccionar, primero debemos hacer una lista con los datos que deseamos que pueda tener esa columna, por ejemplo:

Una vez que tengamos hecha la lista, nos situamos en la celda o celdas donde queramos que aparezcan el men desplegable, vamos a la pestaa de datos y seleccionamos Validacin de datos, y en la ventana que nos aparezca seleccionamos Lista, una vez hecho esto, seleccionamos el origen donde est nuestra lista y debe quedar de la siguiente manera:

Manipulacin de Base de Datos en Excel

Qu es una base de datos
Es un conjunto de datos que pertenecen a un mismo contexto y de las cuales se puede obtener informacin, si sta se encuentra ordenada correctamente. Cabe mencionar que la base de datos se compone de los siguientes elementos: 1. Columna. 2. Registro (fila). 3. Campo. Columna Es un conjunto de valores de datos de un simple tipo particular, uno por cada fila de la tabla. Las columnas proporcionan la estructura segn la cual se componen las filas. Ejemplo:

En este caso las columnas son: #, Nombre, Apellido, Edad y Status Registro Un registro es una fila en nuestra base de datos, en este caso un registro sera lo siguiente:

Campo Un campo es un elemento que existe de la interseccin entre una fila y una columna:

Cmo hacer una base de datos

Cuando deseamos hacer una base de datos, debemos pensar qu informacin vamos a necesitar obtener de ella, en caso de que despus nos soliciten informacin estadstica, estar preparados para poder obtenerla. Por ejemplo supongamos que tenemos una lista con 2000 personas, y queremos saber cuntos son hombres y cuntas mujeres, si tenemos una columna donde nos diga si son hombres o mujeres podremos obtener esa informacin muy rpido, en caso contrario debemos estar verificando por los nombres. Adems debemos tener en consideracin ciertos puntos una vez que hayamos definido el objetivo de nuestra base de datos como son: Campo llave. El campo llave es un campo que nos ayuda a identificar de manera nica al registro de nuestra base de datos, es muy importante que ste campo no se repita en toda la base de datos, debe ser nico e irrepetible y todos los registros deben contar con este valor. El campo llave tambin nos va a ayudar a que cuando nuestra base de datos haya crecido, se pueda hablar con otras bases de datos. Por ejemplo: Tenemos una base de datos con los folios y nombres de ganadores y en otra base de datos tenemos nicamente el folio del ganador y el status que tiene, el campo llave nos va a ayudar de la siguiente manera:

Ms adelante explicaremos cmo se hace esto.

Estandarizar valores. Para la generacin de estadsticas es muy importante tener estandarizados los datos, ya que para Excel, es muy importante la manera en la que se escribe la informacin. No es lo mismo escribir Informacin que Informacion; para Excel el acento es una gran diferencia, y seguramente para nosotros tambin, por eso es muy importante definir cmo se van a escribir los valores, como por ejemplo la fecha, ya sea que la escribamos dd/mm/aa o mm/dd/aa. Una vez que tengamos definido el estndar de los valores que tendremos, podremos generar estadsticas de manera muy sencilla. Uso de validacin de datos. Para estandarizar an ms, y acotar los errores humanos, podemos aplicar la validacin de datos en nuestra base para que por ejemplo nicamente acepte a personas que sean mayores de edad, si no son mayores de edad no se pueden incluir en nuestra base de datos.

Cmo eficientar una base de datos que ya tengo hecha.

Muchas veces ya tenemos informacin en nuestra base de datos y es muy difcil obtener informacin de una base de datos cuando no tenemos arreglados los valores de manera correcta, por lo cual es muy importante verificar que no slo tengamos la informacin, sino que tambin aparezca correctamente para poder generar informacin verdica; pero en muchas ocasiones la informacin ya la tenemos, y es mucho trabajo estandarizar toda nuestra informacin. Funciones de texto que nos ayudan a estandarizar. Como lo mencionaba hay algunas funciones que nos pueden ayudar, a continuacin mencionar las ms comunes: Espacios Esta funcin nos va a ayudar a quitar los espacios que aparecen en nuestro texto por ejemplo: Hola, esta es una prueba

Si nosotros aplicamos la funcin de Espacios obtendremos lo siguiente: Hola, esta es una prueba En Excel la frmula se usa as: =espacios(Celda)

Mayusc Esta funcin nos ayuda a que el texto aparezca en maysculas, se usa de la siguiente manera: =mayusc(celda).

Derecha Esta funcin nos devuelve los caracteres de la derecha que le indiquemos como parmetro, se usa de la siguiente manera: =derecha(Celda, caraceteres)

Izquierda Esta funcin nos devuelve los caracteres de la izquierda que le indiquemos como parmetro, se usa de la siguiente manera: =izquierda(Celda, caracteres)

Sustituir Esta funcin nos ayuda a cambiar el contenido de la celda por el que nosotros le indiquemos, a continuacin un ejemplo: A 1 Datos de ventas 2 Trimestre 1, 2008 3 Trimestre 1, 2011 Resultado Datos de costo Trimestre 2, 2008 Trimestre 1, 2012

Frmula y descripcin =SUSTITUIR(A2, "ventas", "costo") Sustituye Ventas por Costo =SUSTITUIR(A3, "1", "2", 1) Sustituye la primera instancia de "1" por "2" =SUSTITUIR(A4, "1", "2", 3) Sustituye la tercera instancia de "1" por "2"

Concatenar Esta funcin nos ayuda mucho a crear llaves nicas que necesitamos en las bases de datos, por ejemplo supongamos que necesitamos contar cuntas veces aparece el nombre Juan Perez Garza, pero tenemos separado sus valores por nombre, apellido paterno, apellido materno, para poder hacer un campo con su nombre completo necesitamos Concatenar. Se hace de la siguiente manera:

=concatenar(celda1, , celda2) Como podemos ver entre la celda1 y la celda 2 aparecen unas comillas con un espacio, es para que entre los nombre aparezca un espacio, ya que en caso de que no lo pongamos nos va a pegar las dos palabras (JorgePrez).

Generacin de estadsticas a travs de tablas dinmicas.

A veces necesitamos generar informacin de una base de datos, como puede ser: Cuantas personas aparecen en la base, separndolas por sexo. De cules estados estn participando las personas y cul es el porcentaje de participacin.

Para lo anterior podemos utilizar unas tablas dinmicas.

Qu es una tabla dinmica.

Las tablas dinmicas en Excel nos ayudan a comparar grandes cantidades de datos e intercambiar fcilmente columnas por filas dentro de la misma tabla y realizar filtros que resulten en reportes que de otra manera necesitaramos un tiempo considerable para construirlos. Las tablas dinmicas las usaremos cuando necesitamos verificar informacin que seguramente necesitamos tener varios puntos de vista, por ejemplo en lugar de saber cul es el ao de nacimiento, queremos saber en qu mes nacieron.

Agrupar y mostrar informacin de la base de datos

Se seleccionan los datos con los que se desea trabajar (la matriz de datos u origen de datos), despus se va a la pestaa Insertar y de ah a Tabla dinmica, nos va a abrir una ventana nueva, nicamente le daremos clic en aceptar porque ya seleccionamos los datos con anterioridad. En este momento nos va a generar una nueva hoja de clculo con algo parecido a esto:

Del lado derecho nos aparecen 4 zonas donde podremos arrastrar los campos. 1. Filtro de Informe. Al arrastra algn campo aqu, la tabla dinmica se comportar buscando los valores que le indiquemos desde el principio. 2. Rtulos de columna. Lo que aqu pongamos se pondr como ttulo de las columnas, agrupado en datos que se tengan iguales, es decir si tenemos 10 veces la palabra lunes, nicamente va a aparecer una vez. 3. Rtulo de fila. Lo que aqu arrastremos ser el ttulo de las filas, y suceder de la misma manera que los rtulos de columna. 4. Valores. Aqu se hace la sumatoria de los valores. Del ejercicio que tenemo sen Excel, deseamos saber por plaza cul es el total de unidades, y adems por mes. Haciendo los pasos lgicamente sabemos varias cosas: 1. Debemos contar cuntas unidades vendi cada plaza. 2. Debemos agruparlas por mes, esto se puede hacer en fila o en columna. 3. Al igual que el punto anterior, si queremos que se muestre la plaza en las filas, debemos colocar el campo en fila, si queremos que aparezca invertidos, nicamente debemos cambiarlos. Al hacer lo anterior en Excel debemos ver nuestra tabla de la siguiente manera:

Supongamos que en el ttulo de la columna los valores son del tipo de fecha, y que tenemos un ao completo de informacin de la base de datos, esto significa que nos va a generar 365 columnas, pero nosotros no la queremos por da, queremos una venta acumulada mensual, para poder hacerlo nos posicionamos en la tabla dinmica y seleccionamos agrupar seleccin en la barra superior, y nos aparecer una ventana pequea que nos dir como queremos agruparlo:

En la parte superior se seleccion agrupar por mes y ao, de tal manera que nicamente aparecern los meses y como es del ao en curso, slo aparecer en la parte superior 2013.

Generacin de estadsticas en bases de datos a travs de frmulas.

Para la generacin de estadsticas en las bases de datos, muchas veces necesitamos de otras funciones, que nos van a ayudar a obtener la informacin de manera rpida, algunas de las funciones ya se han mencionado.

CONTARA
Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de argumentos, ejemplo: La SINTAXIS ES: =CONTARA(celdas o valores) =CONTARA(A1:A57) El resultado es la cuenta de las celdas que no estn vacas. =CONTARA(uno,,DOS) El resultado aqu es dos, porque hay un valor vaco.

SI
Esta es una frmula condicional, que nos devuelve un valor dependiendo si la condicin es verdadera o falsa. SI(prueba_lgica,valor_si_verdadero,valor_si_falso) La prueba Lgica es una comparacin que nos puede generar un FALSO o un VERDADERO, utilizando OPERADORES DE COMPARACIN: Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparacin = (signo igual) > (signo mayor que) < (signo menor que) >= (signo mayor o igual que) <= (signo menor o igual que) <> (signo distinto de) Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

Valor si VERDADERO FALSO, Son los valores que queremos que nos devuelva dependiendo del resultado.

Ejemplo: =Si(18>24,18 Es mayor que 24,24 es mayor que 18) El resultado ser: 24 es mayor que 18.

Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos se evalan como FALSO, cabe mencionar que generalmente se usa dentro de otras funciones para poder tomar alguna decisin. El uso de la funcin es el siguiente: Y(argumento 1,argumento 2, argumento n) Los argumentos pueden ser valores, o pueden ser comparaciones, por ejemplo: Y(5<6, 3, TEXTO=TEXTO) Si evaluamos la frmula anterior: 5 es mayor que 6? = VERDADERO 3 = VERDADERO (por ser un valor numrico) TEXTO es igual a TEXTO = VERDADERO (como es el texto literal en la funcin, lleva comillas) Entonces la frmula tendra que evaluar lo siguiente: Y(VERDADERO, VERDADERO, VERDADERO), cmo todos los argumentos son VERDADEROS el resultado es VERDADERO. SI al evaluar la frmula esta fuera as: Y(VERDADERO, FALSO, VERDADERO), entonces el resultado sera FALSO.

O
Devuelve VERDADERO si al menos uno de los argumentos se evalan como VERDADERO; devuelve FALSO si TODOS los argumentos se evalan como FALSO, cabe mencionar que generalmente se usa dentro de otras funciones para poder tomar alguna decisin. El uso de la funcin es el siguiente: Y(argumento 1,argumento 2, argumento n) Los argumentos pueden ser valores, o pueden ser comparaciones, por ejemplo: sta funcin es muy similar al Y, as que slo veremos ejemplos de cmo se evala la frmula: O(VERDADERO, VERDADERO, FALSO), el resultado es VERDADERO. O(FALSO, FALSO, FALSO), el resultado es FALSO.

CONTAR.SI
Cuenta las celdas que estn en el rango, y que cumplen con el criterio de bsqueda. La sintaxis es la siguiente: CONTAR.SI(rango, criterio) Rango, es el rango donde vamos a contar. Criterio, es el valor que vamos a verificar dentro del rango para poder contarlo. A Folio 1234 1235 1236 1237 1238 B Nombre completo Joel Prez Ral lvarez Joel Prez Ricardo Lpez Ral Alvarado C =contar.si($b$2:$b$6, b2) (resultado 2 1 2 1 1

1 2 3 4 5 6

SUMAR.SI
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. La sintaxis es: SUMAR.SI(Rango a comparar,criterio de comparacin,rango suma) Rango a comparar, es el rango que se desea comparar con el criterio de comparacin. Criterio de comparacin, ser nuestro valor con el que deseamos comparar. Rango de la suma, es el rango que desea que se sume en caso de que la validacin sea correcta. A Manzana Durazno Pera Manzana Durazno B 100 140 30 10 210

1 2 3 4 5

Producto Manzana Durazno Pera

=SUMAR.SI($A$1:$A$5,CELDA,$B$1:$B$5) 110 350 30

CONCATENAR
A veces deseamos contar o sumar agrupando campos, por ejemplo: Manzana verde, manzana roja, durazno nectarina, durazno piesco, pera mantequilla, pera verde. Para estos casos usamos la frmula concatenar, ejemplo:

Fruto Manzana Durazno Pera Manzana Durazno Pera Durazno

Variedad Verde Piesco Verde Roja Nectarina Verde Nectarina

=concatenar(a1,@,b1) Manzana@Verde Durazno@Piesco Pera@Verde Manzana@Roja Durazno@Nectarina Pera@Verde Durazno@Nectarina

Kg 100 140 30 10 210 20 10

Y el resultado de la sumatoria sera: FRUTO Manzana Durazno Pera VARIEDAD Verde Nectarina Verde CONCATENAR Manzana@Verde Durazno@Nectarina Pera@Verde =SUMAR.SI($C$2:$C$8,CELDA,$D$2:$D$8) 100 220 50

El uso de comillas al comparar en funciones

AGRUPACIN DE FRMULAS
Cuando deseamos hacer alguna funcin, podemos agrupar las frmula para que podamos obtener el resultado esperado. Tomemos como ejercicio, el ejemplo anterior, queremos que haga la suma de la cantidad de KG, pero si no encuentra el producto, en lugar de que nos muestre 0, que nos diga No hay existencia: La tabla de resultado sera: =SI(SUMAR.SI($C$2:$C$8,C13,$D$2:$D$8)=0,"No hay Existencia",SUMAR.SI($C$2:$C$8,C13,$D$2:$D$8)) 100 220 50 No hay Existencia

FRUTO Manzana Durazno Pera Pera

VARIEDAD Verde Nectarina Verde Mantequilla

CONCATENAR Manzana@Verde Durazno@Nectarina Pera@Verde Pera@Mantequilla

La frmula queda de la siguiente manera: =SI(SUMAR.SI($C$2:$C$8,C13,$D$2:$D$8)=0, "No hay Existencia" , SUMAR.SI($C$2:$C$8,C13,$D$2:$D$8))

Valor si es verdadero Valor si es falso

Se puede agrupar las frmulas como se desee, Excel 2007 para Windows soporta hasta 5 anidaciones, Excel 2010 en teora acepta 64 anidaciones, cabe mencionar que anidar mucho las frmulas tambin las hace complejas de leer.

Obtener Informacin de otra base de datos en EXCEL.

A veces necesitamos obtener informacin de otra base de datos en Excel, por ejemplo, en una base de datos tenemos los folios de participacin y la fecha en la que se inscribi el participante, y en otra, tenemos los datos completos del participante, como es: direccin, telfono, email, sexo, edad, etc. Para obtener esta informacin tenemos un par de frmulas:

BUSCARV
=buscarv(La celda que queremos buscar, el rango donde la vamos a buscar debemos recordar que la
primera columna de la izquierda debe contener los valores que deseamos encontrar-, la columna que quiero que me regrese la frmula debe ser un nmero-,FALSO o VERDADERO falso para que nos devuelva exactamente el valor que buscamos verdadero para que nos regrese un valor que se acerca al que buscamos no debemos usar este ultimo para fines prcticos)

Ejemplo, tenemos dos tablas, en la primera tenemos los campos generales, y en una segunda tabla tenemos el status del sujeto, y queremos hacer un cruce de informacin, dando como resultado lo siguiente:

La frmula que se us, es la siguiente: =BUSCARV(A4,$J$4:$K$11,2,FALSO) En el ejemplo, buscamos el nmero del ganador en la lista de status, para saber cul es el estatus del ganador, con toda la informacin personal.

BUSCARH
=buscarh(La celda que queremos buscar, el rango donde la vamos a buscar debemos recordar que la fila
superior debe contener los valores que deseamos encontrar-, la fila que quiero que me regrese la frmula debe ser un nmero-,FALSO o VERDADERO falso para que nos devuelva exactamente el valor que buscamos verdadero para que nos regrese un valor que se acerca al que buscamos no debemos usar este ultimo para fines prcticos)