Anda di halaman 1dari 71

Kumpulan Tutorial

Microsoft

WORD

2007

OLEH:

COMPUTER 1001

computer1001.blogspot.com

KATA PENGANTAR

Ebook ini berisi kumpulan tutorial Microsoft Word 2007 yang sudah pernah diposting di blog Computer 1001. Kumpulan tutorial tersebut disusun dan dikelompokkan ke dalam 9 topik untuk mempermudah mempelajarinya,yaitu: pengenalan layar kerja Word 2007, AutoCorrect, Theme dan SmartArt, Styles, Find & Replace, Mail Merge, menyisipkan obyek, pengolahan Tabel, serta trik-trik untuk mencetak dokumen.

Selain topik-topik tersebut, Anda juga bisa mendapatkan tutorial Microsoft Word yang lain di http://computer1001.blogspot.com serta kumpulan tutorial dan template untuk Microsoft Excel dan PowerPoint 2007/2010.

Untuk pertanyaan dan saran, silakan kirimkan email ke computer1001.imeily@gmail.com

Salam,

Imeily

Computer 1001

computer1001.imeily@gmail.com Salam, Imeily Computer 1001 This work is licensed under a Creative Commons

This work is licensed under a Creative Commons Attribution-Noncommercial 3.0 Unported License.

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

ii

DAFTAR ISI

iii

I.

DASAR-DASAR MICROSOFT WORD 2007

7

1.1.

Mengenali Layar Kerja Microsoft Word 2007

7

1.2.

Menggunakan Keyboard

8

II.

AUTOCORRECT

9

2.1.

Cara Menampilkan Simbol dengan AutoCorrect

9

2.2.

Cara Mengaktifkan AutoCorrect

9

2.3.

Menggunakan Simbol AutoCorrect Matematis

10

2.4.

Menghemat Waktu dengan Membuat AutoCorrect Sendiri

11

2.5.

Cara Cepat Membuat Bermacam Garis di Word 2007

12

2.6.

Enam Belas Simbol untuk Membuat Daftar (List) dengan Keyboard

12

2.6.1.

Membuat Daftar yang Menggunakan Bullet

13

2.6.2.

Membuat Daftar yang Menggunakan Angka atau Huruf

13

III.

THEME dan SMARTART

14

3.1.

Document Theme

14

3.1.1.

Menggunakan Document Theme

14

3.1.2.

Mengganti Warna Theme

14

3.1.3.

Mengganti Font Theme

15

3.1.4.

Menggunakan Theme Effect

15

3.1.5.

Menyimpan Document Theme

15

3.2.

Grafik SmartArt

15

3.2.1.

Membuat SmartArt

16

3.2.2.

Memasukkan Teks

17

3.2.3.

Mengubah Warna SmartArt

17

3.2.4.

Menggunakan SmartArt Style

18

iii

3.3.

Modifikasi Grafik SmartArt

18

3.3.1.

Menambah Bentuk (Shape) pada Grafik SmartArt

18

3.3.2.

Mengubah Layout pada Grafik SmartArt

19

3.3.3.

Menggunakan Bullet pada Grafik SmartArt

20

IV. STYLES dan PICTURE STYLES

21

4.1.

Menggunakan Styles Untuk Format Dokumen yang Konsisten

21

4.1.1.

Cara Menggunakan Styles

21

4.1.2.

Cara Menghapus Style

21

4.1.3.

Cara Mengubah Style

22

4.1.4.

Membuat dan Menambahkan Style Baru ke Galeri Quick Styles

24

4.2.

Mempercantik Tampilan Gambar dengan Picture Styles di Word 2007

24

V. MENYISIPKAN OBYEK di WORD 2007

27

5.1.

Menyisipkan Chart (Grafik) di Word 2007

27

5.2.

Quick Parts di Word 2007: Cara Cepat Menyisipkan Obyek Pada Dokumen

29

5.2.1.

Menyisipkan Quick Parts

30

5.2.2.

Menyimpan Obyek ke Galeri Quick Part

31

5.2.3.

Memodifikasi Building Block

32

5.2.4.

Memodifikasi Properti Building Block

33

5.2.5.

Menghapus Building Block

33

5.3.

Menyisipkan Tanggal atau Jam Di Word 2007

33

5.3.1.

Menyisipkan Tanggal/Jam Sekarang

33

5.3.2.

Menyisipkan Tanggal/Jam Pembuatan Dokumen dan Tanggal/Jam Terakhir Kali Dokumen Dicetak atau Disimpan

34

5.4.

Menyisipkan Lembar Kerja Excel di Dokumen Word 2007

34

VI. FIND & REPLACE

38

6.1.

Format Teks dengan Find and Replace di Word 2007

38

6.2.

Empat Trik Find dan Replace untuk Menemukan dan Mengganti Teks dengan Cepat. 40

6.2.1.

Trik 1: Menemukan dan Menandai Teks pada Dokumen

40

iv

6.2.2.

Trik 2: Menemukan Teks di Header atau Footer Dokumen

41

6.2.3.

Trik 3: Menggunakan Kode untuk Menemukan Teks, Angka, atau Karakter Tertentu . 42

6.2.4.

Trik 4: Menemukan dan Mengganti Teks pada Dokumen

43

6.3.

Cara Mudah dan Cepat Menghapus Hyperlink di Word 2007

44

6.3.1.

Cara I: Menghapus Seluruh HYPERLINK Secara Sekaligus Tanpa Menghapus Teks

45

6.3.2.

Cara II: Menghapus Seluruh HYPERLINK Beserta Teks Secara Sekaligus

45

VII.

TABEL

47

7.1.

Cara Membuat Tabel di Word 2007

47

7.1.1.

Menambah Baris dan Kolom pada Tabel

48

7.1.2.

Menghapus Sel, Baris, Kolom atau Tabel

48

7.1.3.

Menggabungkan dan Membagi Sel pada Tabel

48

7.1.3.1.

Menggabungkan sel

48

7.1.3.2.

Membagi sel

48

7.1.4.

Cara Format Tabel

49

7.1.4.1.

Menggunakan Table Styles

49

7.1.4.2.

Membuat dan Menghapus Garis Pembatas

49

7.1.5.

Cara Mengatur Pemisahan Baris dalam Tabel

50

7.1.6.

Membuat Table Heading Berulang pada Setiap Halaman

51

7.1.7.

Mengurutkan Data pada Tabel

51

7.1.8.

Memberi Penomoran pada Sel di Tabel

51

7.1.9.

Cara Mengubah Kumpulan Teks Menjadi Tabel dan Sebaliknya

51

7.2.

Cara Mudah dan Cepat Memilih Kolom yang Panjang pada Tabel

52

7.3.

Cara Menggunakan Formula pada Tabel

53

7.3.1.

Cara Membaca Baris dan Kolom pada Tabel

53

7.3.2.

Cara Menggunakan Formula pada Tabel

54

7.3.3.

Cara Melihat Tampilan Formula

54

7.3.4.

Cara Menggunakan Cell Reference

55

v

7.3.5.

Cara Update Formula

55

7.3.6.

Cara Mengganti Function pada Formula

55

VIII.

MAIL MERGE

57

8.1.

Cara Membuat Mail Merge di Word 2007

57

8.2.

Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word 2007

60

8.3.

Cara Membuat Mail Merge Label dengan Excel dan Word 2007

63

IX.

7 Trik Mencetak Dokumen di Word 2007

69

9.1.

Mencetak Beberapa Dokumen Sekaligus

69

9.2.

Mencetak Halaman atau Section Tertentu

69

9.3.

Mencetak Teks atau Obyek yang Dipilih Saja

70

9.4.

Mencetak Halaman Ganjil Dan Genap

70

9.5.

Mencetak Lebih Dari Satu Salinan (Copy)

70

9.6.

Mencetak Lebih Dari Satu Halaman Dalam Satu Lembar Kertas

71

9.7.

Menyembunyikan Obyek Saat Mencetak Dokumen

71

vi

I. DASAR-DASAR MICROSOFT WORD 2007

1.1. Mengenali Layar Kerja Microsoft Word 2007

WORD 2007 1.1. Mengenali Layar Kerja Microsoft Word 2007  Office Button : Tombol ini menggantikan

Office Button: Tombol ini menggantikan fungsi menu File pada versi sebelumnya. Klik tombol ini untuk menampilkan perintah-perintah dasar, seperti open (membuka dokumen), save (menyimpan), print (mencetak) dan juga Word Options. Pada menu Word Options, kita dapat menggunakan Auto Correct atau pengaturan lainnya seperti spelling yang biasanya terdapat di Options pada menu Tools.

Quick Access Toolbar: Berisi perintah-perintah yang sering digunakan, seperti Save, Undo, Redo, Open, dan sebagainya. Kita dapat menambah perintah dengan mengklik tanda panah di sampingnya atau klik kanan perintah yang ingin kita taruh dan pilih Add to Quick Access Toolbar.

Ribbon: Terdiri dari 6 Tabs (Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review dan View) yang memiliki Groups masing-masing, seperti pada tab Home berupa Font, Paragraph,Styles dan sebagainya.

Dialog Box Launcher: Tanda panah kecil pada sudut kanan bawah setiap Group ini menunjukkan pilihan-pilihan lain yang tersedia pada group tersebut. Klik tanda panah ini untuk memunculkan sebuah kotak dialog atau task pane.

ini untuk memunculkan sebuah kotak dialog atau task pane.  Status Bar : Berisi keterangan status

Status Bar: Berisi keterangan status dokumen yang sedang kita lihat, seperti:

o

Page, menunjukkan nomor halaman dari total halaman. Klik tombol ini untuk memunculkan kotak dialog Find and Replace.

o

Words, menunjukkan jumlah kata pada dokumen. Klik tombol ini untuk memunculkan kotak dialog Words Count.

o

Tombol Spelling & Grammar, memeriksa ejaan dan tata bahasa.

7

8

View Buttons: berisi tombol-tombol untuk melihat berbagai tampilan dokumen pada Word 2007.

Klik tombol Zoom Out untuk memperkecil tampilan atau Zoom In untuk memperbesar tampilan. Kita juga dapat menarik Zoom Slider untuk memperbesar atau memperkecil tampilan.

1.2. Menggunakan Keyboard

Shortcuts yang dimulai dengan CTRL (seperti CTRL+C untuk menyalin) masih sama dengan versi Word sebelumnya. Namun untuk shortcuts yang dimulai dengan ALT ada perubahan (sebagian besar shortcut pada Office 2003 yang dimulai dengan ALT masih bisa digunakan). Akan tetapi pada Office 2007, kita diberi kemudahan dengan adanya petunjuk (Key Tips) yang ditampilkan di layar saat kita menekan tombol ALT (lihat gambar di bawah), sehingga tidak perlu menghapal shortcuts.

Misalnya, kita ingin menampilkan group Page Layout. Tekan tombol ALT untuk memunculkan Key Tip, kemudian tekan huruf P.

Untuk menghilangkan key tips, tekan tombol ALT.

P .  Untuk menghilangkan key tips, tekan tombol ALT . Perlu diingat:  Pada Word

Perlu diingat:

Pada Word 2007, kita dapat membuka dokumen yang dibuat pada versi sebelumnya (Word 95 - Word 2003).

Saat kita menyimpan dokumen dengan format versi sebelumnya, maka fitur-fitur pada Word 2007 yang tidak sesuai dengan versi sebelumnya tidak dapat digunakan.

Dokumen yang disimpan dengan format Word 2007, tidak dapat dibuka pada Word versi sebelumnya. Sebaiknya kita menyimpan dokumen pada format Word 97-2003 Document juga, sebagai cadangan jika komputer lain yang akan membuka dokumen ini belum memiliki Office 2007.

II.

AUTOCORRECT

2.1. Cara Menampilkan Simbol dengan AutoCorrect

Mungkin Anda sudah sering melakukannya, misalnya bila mengetik titik dua dan kurung penutup maka akan diubah menjadi smiley secara otomatis oleh Word. Sebenarnya ada banyak kumpulan teks pada AutoCorrect yang dapat kita gunakan untuk menampilkan simbol secara otomatis, seperti contoh di bawah.

Catatan: Daftar di bawah ini bisa digunakan untuk Word 2003 dan 2007.

di bawah ini bisa digunakan untuk Word 2003 dan 2007 . Tips : biasanya AutoCorrect sudah

Tips: biasanya AutoCorrect sudah diaktifkan saat kita menjalankan Microsoft Word, tetapi bila teks yang diketik tidak diubah menjadi simbol secara otomatis, maka kita perlu mengaktifkan AutoCorrect dengan cara di bawah ini.

2.2. Cara Mengaktifkan AutoCorrect

1. Klik Microsoft Office Button

2. Klik Proofing.

1. Klik Microsoft Office Button 2. Klik Proofing . , dan kemudian klik Word Options .

, dan kemudian klik Word Options.

3. Di AutoCorrect options, klik AutoCorrect Options, dan pilih AutoCorrect tab.

4. Centang kotak Replace text as you type.

9

10

2.3. Menggunakan Simbol AutoCorrect Matematis

Untuk daftar lengkap simbol matematis (254 simbol) bisa didapatkan di sini:

Daftar Lengkap Simbol AutoCorrect Matematis (pdf, 436 KB). Cara:  Ketik kode seperti contoh pada tabel

Cara:

Ketik kode seperti contoh pada tabel dan akhiri dengan menekan spasi atau Enter atau tanda baca.

Gunakan font Cambria Math agar simbol yang muncul sesuai dengan kotak dialog AutoCorrect.

Bila simbol tidak muncul, gunakan cara berikut:

 Bila simbol tidak muncul, gunakan cara berikut: 1. Klik tombol Microsoft Office Button atau tekan

1. Klik tombol Microsoft Office Button atau tekan Alt + F + I untuk menampilkan kotak dialog Word Options.

2. Pilih Proofing dan klik AutoCorrect Options.

3. Pada kotak dialog AutoCorrect, klik tab Math AutoCorrect.

4. Pastikan kotak Use Math AutoCorrect rules outside of math regions dan Replace text as you type dicentang, kemudian klik OK.

11

2.4. Menghemat Waktu dengan Membuat AutoCorrect Sendiri

Bila sering menggunakan simbol tertentu namun tidak ingin mengetik terlalu panjang teksnya, maka kita dapat mengatur sendiri daftar simbol yang sering kita gunakan di AutoCorrect. Misalnya, kita ingin simbol alpha ditampilkan secara otomatis hanya dengan mengetik teks alp saja. Kita bisa menggunakan cara berikut ini.

Cara Mengatur:

1. Pada Insert tab, grup Symbols, klik Symbol, dan kemudian klik More Symbols.

Symbols , klik Symbol , dan kemudian klik More Symbols . 2. Pilih Symbols tab atau

2. Pilih Symbols tab atau Special Characters tab.

3. Pilih simbol atau karakter khusus yang ingin ditaruh di daftar AutoCorrect.

karakter khusus yang ingin ditaruh di daftar AutoCorrect. 4. Klik AutoCorrect . Simbol atau karakter yang

4. Klik AutoCorrect. Simbol atau karakter yang kita pilih akan ditampilkan di kotak With.

. Simbol atau karakter yang kita pilih akan ditampilkan di kotak With . AUTOCORRECT computer1001.blogspot.com

12

5. Pada kotak Replace, ketik teks yang ingin diubah menjadi simbol yang kita pilih oleh Word secara otomatis, misalnya alp.

6. Klik Add dan kemudian klik OK.

7. Tutup kotak dialog Symbol.

2.5. Cara Cepat Membuat Bermacam Garis di Word 2007

Kita dapat membuat bermacam garis dengan cepat dan mudah di Word 2007 dengan menggunakan keyboard.

Caranya: ketik 3 tanda seperti pada gambar berikut dan akhiri dengan ENTER. Word akan otomatis mengubahnya menjadi garis yang melintang dari margin kiri sampai ke margin kanan.

yang melintang dari margin kiri sampai ke margin kanan. 2.6. Enam Belas Simbol untuk Membuat Daftar

2.6. Enam Belas Simbol untuk Membuat Daftar (List) dengan Keyboard

Bila menggunakan keyboard di Word 2003, kita bisa membuat daftar dengan mengetik tanda penghubung (-), huruf a atau angka 1 yang diberi titik dan diakhiri dengan spasi. Setelah mengetik kata/kalimat di daftar pertama dan menekan Enter, Word akan otomatis mengubahnya menjadi daftar.

Berbeda dengan di Word 2007, setelah mengetik tanda penghubung (-) dan diikuti dengan spasi, Word akan langsung mengubahnya jadi daftar tanpa harus mengetikkan teks. Selain itu, di Word 2007 ada tersedia banyak pilihan dan format untuk membuat daftar dengan keyboard seperti contoh di bawah ini.

13

2.6.1.

Membuat Daftar yang Menggunakan Bullet

Cara:

Ketik simbol-simbol berikut di bawah ini (kolom Ketik) untuk membuat daftar dan akhiri dengan menekan spasi.

Kecuali untuk simbol nomor 10 diakhiri dengan menekan tombol Tab.

untuk simbol nomor 10 diakhiri dengan menekan tombol Tab . 2.6.2. Membuat Daftar yang Menggunakan Angka

2.6.2.

Membuat Daftar yang Menggunakan Angka atau Huruf

Cara:

Untuk membuat daftar yang menggunakan angka atau huruf (1, a, A, I , i) akhiri dengan salah satu simbol berikut (kolom Ketik) dan ikuti dengan spasi.

Untuk nomor 6, ketik kurung pembuka dan angka atau huruf untuk daftar. Kemudian ketik kurung penutup dan ikuti dengan spasi.

atau huruf untuk daftar. Kemudian ketik kurung penutup dan ikuti dengan spasi. AUTOCORRECT computer1001.blogspot.com

3.1. Document Theme

III. THEME dan SMARTART

Document theme (tema dokumen) dapat digunakan untuk menformat seluruh dokumen agar memberikan tampilan yang profesional dan modern dengan mudah dan cepat. Sebuah document theme memiliki sekumpulan format yang terdiri dari warna, font (heading dan body text), serta efek (garis dan fill effect).

dan body text), serta efek (garis dan fill effect). 3.1.1. Menggunakan Document Theme Cara: 1.

3.1.1.

Menggunakan Document Theme

Cara:

1.

Untuk menggunakan document themes: Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Themes.

Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Themes . 2. Ada 2 tipe themes yang

2.

Ada 2 tipe themes yang dapat digunakan:

1. Document theme yang sudah tersedia dalam program, terletak di bagian Built-

In.

2. Custom document theme, yang terletak di bagian Custom. Custom themes merupakan theme yang kita buat sendiri. Hanya ditampilkan bila kita sudah membuatnya.

3.1.2.

Mengganti Warna Theme

Cara:

1.

Untuk mengubah warna theme: Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Theme Colors.

2.

Klik Create New Theme Colors.

14

15

3. Di Theme colors, klik tombol warna elemen yang ingin diubah dan pilih warna yang diinginkan. Setiap perubahan warna yang dibuat akan ditampilkan di bagian Sample.

4. Di kotak Name, ketik nama untuk warna theme yang baru.

5. Klik Save.

Tip : Untuk mengembalikan warna elemen theme ke warna semulanya, klik tombol Reset.

3.1.3.

Mengganti Font Theme

Cara:

1.

Untuk mengganti font theme: Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Theme Fonts.

2.

Klik Create New Theme Fonts.

3.

Di kotak Heading font dan Body font, pilih font yang diinginkan.

4.

Di kotak Name, ketik nama untuk font theme yang baru.

5.

Klik Save.

3.1.4.

Menggunakan Theme Effect

Walaupun kita tidak dapat membuat theme effects sendiri, tapi kita dapat memilih effect yang ingin digunakan dalam document theme.

1.

Untuk menggunakan theme effect: Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Theme Effects.

2.

Pilih effect yang ingin digunakan.

3.1.5.

Menyimpan Document Theme

Setiap perubahan pada warna, font dan effect pada document theme dapat disimpan sebagai custom document theme.

Cara:

1. Untuk menyimpan document theme: Pada Page Layout tab, dalam grup Themes, klik Themes.

2. Klik Save Current Theme.

3. Di kotak File Name, ketik nama untuk theme yang baru. Sekarang di bagian Custom akan muncul theme baru yang kita buat.

Catatan: Custom document theme yang dibuat atau dihapus akan berlaku untuk semua program Microsoft Office. Misalnya, kita membuat sebuah custom document theme yang baru di PowerPoint, maka document theme yang baru ini juga akan muncul di Excel dan Word.

3.2. Grafik SmartArt

SmartArt, fitur baru pada Office 2007 sangat membantu untuk membuat dokumen, lembar kerja atau presentasi yang perlu menampilkan diagram, struktur, matriks, piramida dan lain-lain.

16

Selain pembuatannya mudah dan cepat, kita juga akan terbantu dengan pilihan styles yang bagus dan menarik yang sudah disediakan (seperti contoh di bawah ini). Grafik SmartArt dapat dibuat di Excel, Word, PowerPoint atau dalam pesan email di Outlook 2007.

, PowerPoint atau dalam pesan email di Outlook 2007 . 3.2.1.Membuat SmartArt Contoh di sini kita
, PowerPoint atau dalam pesan email di Outlook 2007 . 3.2.1.Membuat SmartArt Contoh di sini kita
, PowerPoint atau dalam pesan email di Outlook 2007 . 3.2.1.Membuat SmartArt Contoh di sini kita

3.2.1.Membuat SmartArt

Contoh di sini kita membuat SmartArt dengan layout Equation (lihat gambar di atas).

1. Pada tab Insert, di grup Illustrations, klik SmartArt.

Pada tab Insert , di grup Illustrations , klik SmartArt . 2. Pada kotak dialog Choose

2. Pada kotak dialog Choose a SmartArt Graphic, pilih tipe Relationship dengan layout Equation.

3. Akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.

Catatan: warna pada SmartArt mengikuti Theme yang digunakan pada dokumen.

17

17 3.2.2. Memasukkan Teks Ada beberapa cara:  Klik [Text] pada shape di grafik SmartArt (lihat
17 3.2.2. Memasukkan Teks Ada beberapa cara:  Klik [Text] pada shape di grafik SmartArt (lihat

3.2.2. Memasukkan Teks

Ada beberapa cara:

Klik [Text] pada shape di grafik SmartArt (lihat gambar di atas), dan ketikkan teks. Atau,

Klik [Text] pada Text pane (lihat gambar di atas), dan ketikkan teks.

Tip: Cara Memunculkan Text pane

1. Klik pada grafik SmartArt dan klik tanda panah di sebelah kirinya. Atau,

2. Di SmartArt Tools, pada Design tab, dalam grup Create Graphic, klik Text Pane.

3. Untuk menghilangkan Text pane, klik tanda X pada kanan atas.

menghilangkan Text pane, klik tanda X pada kanan atas. 3.2.3. Mengubah Warna SmartArt Cara: 1. Klik

3.2.3.

Mengubah Warna SmartArt

Cara:

1.

Klik grafik SmartArt.

18

2.

Di SmartArt Tools, pada Design tab, dalam grup SmartArt Styles, klik Change Colors (lihat gambar di atas).

3.

Pilih warna yang diinginkan.

3.2.4.

Menggunakan SmartArt Style

Cara:

1.

Klik grafik SmartArt.

2.

Di SmartArt Tools, pada Design tab, dalam grup SmartArt Styles, klik SmartArt Style yang diinginkan, misalnya Intense Effect (lihat gambar di atas).

3.3.

Modifikasi Grafik SmartArt

Catatan: Warna pada grafik SmartArt mengikuti Theme yang digunakan pada dokumen.

3.3.1. Menambah Bentuk (Shape) pada Grafik SmartArt

Contoh 1: Layout Equation

(Shape) pada Grafik SmartArt  Contoh 1: Layout Equation Langkah-langkah: 1. Klik grafik SmartArt . 2.

Langkah-langkah:

1. Klik grafik SmartArt.

2. Pada Text pane, tempatkan kursor di daftar terakhir (pada contoh: di angka 3) dan tekan Enter.

3. Maka pada grafik SmartArt akan ditambahkan satu shape baru setelah tanda sama dengan (=).

Contoh 2: Layout Horizontal Hierarchy

19

19 Langkah-langkah: 1. Klik grafik SmartArt . 2. Membuat Shape 2.1.1 1. Pada Text pane ,

Langkah-langkah:

1. Klik grafik SmartArt.

2. Membuat Shape 2.1.1

1. Pada Text pane, tempatkan kursor pada angka 2.1 dan tekan Enter.

2. Ketik 2.1.1 dan tekan tombol TAB, maka shape akan dipindahkan (diturunkan) ke level berikutnya.

3. Membuat Shape 4

1. Pada Text pane, tempatkan kursor pada angka 3.1 dan tekan Enter.

2. Ketik 4 dan tekan tombol SHIFT + TAB, maka shape akan dipindahkan (dinaikkan) ke level sebelumnya.

Tip: cara lain untuk menurunkan/menaikkan level. Di SmartArt Tools, pada Design tab, dalam grup Create Graphic, klik:

o

Promote (menaikkan level).

o

Demote (menurunkan level).

3.3.2.

Mengubah Layout pada Grafik SmartArt

Cara:

Klik grafik SmartArt.

Di SmartArt Tools, pada Design tab, dalam grup Layouts, pilih layout yang diinginkan.

Catatan: layout tertentu memiliki jumlah shape yang tetap misalnya hanya 2 shapes saja (contoh: layout Counterbalance Arrows).

Bila sebelumnya kita memiliki 3 shapes (contoh: layout Equation), maka isi shape yang ketiga tidak akan dimunculkan dan diberi tanda X merah pada Text pane (lihat contoh gambar di bawah ini).

20

20 3.3.3. Menggunakan Bullet pada Grafik SmartArt Cara:  Klik pada shape yang ingin ditambahkan bullet.

3.3.3. Menggunakan Bullet pada Grafik SmartArt

20 3.3.3. Menggunakan Bullet pada Grafik SmartArt Cara:  Klik pada shape yang ingin ditambahkan bullet.

Cara:

20 3.3.3. Menggunakan Bullet pada Grafik SmartArt Cara:  Klik pada shape yang ingin ditambahkan bullet.

Klik pada shape yang ingin ditambahkan bullet.

Di SmartArt Tools, pada Design tab, dalam grup Create Graphic, klik Add Bullet. Catatan:

o

Tidak semua layout memiliki simbol bullet.

o

Tergantung pada the SmartArt graphic yang dipilih, bullet akan ditampilkan di dalam shape atau ditampilkan di shape yang baru. Lihat contoh gambar di atas.

o

Bullet style pada teks di SmartArt graphic tidak dapat diubah.

IV. STYLES dan PICTURE STYLES

4.1. Menggunakan Styles Untuk Format Dokumen yang Konsisten

Fitur Styles dalam Microsoft Word memiliki banyak fungsi, antara lain:

Penggunaan Styles menjaga agar format dokumen tetap konsisten walau dikerjakan oleh beberapa orang.

Dapat melakukan sekumpulan format dengan hanya satu perintah sederhana.

Untuk membuat Daftar Isi (Table of Content).

Untuk dapat menggunakan Document Map.

4.1.1. Cara Menggunakan Styles

Langkah-langkah:

1.

Pilih teks yang ingin diberi style.

2.

Pada Home tab, Styles group, klik style yang diinginkan (misalnya, Heading 1). Klik

tombol More

tombol More untuk melihat pilihan style yang lain dalam galeri Quick Styles .

untuk melihat pilihan style yang lain dalam galeri Quick Styles.

1). Klik tombol More untuk melihat pilihan style yang lain dalam galeri Quick Styles . 4.1.2.

4.1.2.

Cara Menghapus Style

Misalnya, kita akan menghapus style Heading 1 pada teks.

Menghapus satu teks saja

Cara:

1.

Klik teks yang ingin dihapus style-nya.

 

2.

Klik Styles Dialog Box Launcher Clear All.

2. Klik Styles Dialog Box Launcher Clear All . untuk menampilkan Styles Pane dan pilih

untuk menampilkan Styles Pane dan pilih

21

22

22  Menghapus beberapa teks dengan style yang sama sekaligus (Heading 1) Cara: 1. Klik salah

Menghapus beberapa teks dengan style yang sama sekaligus (Heading 1)

Cara:

1.

Klik salah satu teks dengan style Heading 1.

 

2.

Pada Home tab, Styles group, klik kanan style Heading 1 dan pilih Select All.

3.

Klik Styles Dialog Box Launcher Clear All.

3. Klik Styles Dialog Box Launcher Clear All . untuk menampilkan Styles Pane dan pilih

untuk menampilkan Styles Pane dan pilih

4.1.3.

Cara Mengubah Style

Kadang-kadang setelah kita memberi style pada teks, mungkin kita ingin mengubahnya lagi. Misalnya, kita mempunyai 30 teks dengan style Heading 1 dan akan mengubah ukuran font Heading 1 dari 14 pt menjadi 30 pt.

Ada 2 cara untuk mengubah semua style secara cepat.

Cara I:

1. Pilih salah satu teks dengan style Heading 1.

2. Ubah ukuran font.

3. Selanjutnya agar semua teks Heading 1 mengikuti style yang baru, gunakan cara berikut ini.

4. Pada Home tab, Styles group, klik kanan style yang ingin diubah (Heading 1).

5. Pilih Update Heading 1 to Match Selection. Sekarang semua teks dengan style Heading 1 sudah diubah mengikuti style yang baru.

Cara II:

1. Pada Home tab, Styles group, klik kanan style yang ingin diubah (Heading 1).

2. Klik Modify untuk menampilkan kotak dialog.

3. Pada kotak dialog Modify Style, beri centang pada kotak Automatically update dan klik OK.

23

4. Selanjutnya, cukup lakukan perubahan yang diinginkan pada salah satu teks Heading 1, sementara teks yang lain akan diubah secara otomatis.

Tip: Jika ada teks yang tidak di-update style-nya, gunakan cara berikut:

o

Klik Styles Dialog Box Launcher teks tersebut diformat secara manual.

Klik Styles Dialog Box Launcher teks tersebut diformat secara manual.

dan pilih Style Inspector untuk melihat apakah

manual. dan pilih Style Inspector untuk melihat apakah o Contoh teks yang menggunakan format style dan

o

Contoh teks yang menggunakan format style dan manual dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Keterangan pada Paragraph formatting dalam Style Inspector menunjukkan teks Contoh Style menggunakan Heading 1.

menunjukkan teks Contoh Style menggunakan Heading 1. Keterangan pada Paragraph formatting dalam Style Inspector

Keterangan pada Paragraph formatting dalam Style Inspector menunjukkan teks Contoh manual diformat manual (Normal).

Inspector menunjukkan teks Contoh manual diformat manual (Normal). STYLES dan PICTURE STYLES computer1001.blogspot.com

24

4.1.4.

Membuat dan Menambahkan Style Baru ke Galeri Quick Styles

Cara:

Pilih teks yang ingin dijadikan sebagai style baru.

Beri format yang diinginkan, misalnya Heading 1, warna biru, font Tahoma.

Klik kanan teks untuk menampilkan pop-up menu.

Arahkan ke Styles, dan klik Save Selection as a New Quick Style.

ke Styles , dan klik Save Selection as a New Quick Style .  Beri nama

Beri nama pada style tersebut, dan klik OK. Style yang dibuat akan muncul di galeri Quick Styles dengan nama yang diberikan.

4.2. Mempercantik Tampilan Gambar dengan Picture Styles di Word 2007

Catatan: Tutorial ini juga dapat digunakan untuk Excel dan PowerPoint 2007.

Bagi pengguna yang biasanya sering menaruh gambar pada dokumen Word akan menyukai Picture Styles. Fitur baru pada Word 2007 ini membantu pengguna mengatur tampilan gambar pada dokumen dengan lebih mudah. Selain itu, Picture Styles sangat membantu kita membuat tampilan gambar yang menawan hanya dengan beberapa klik saja.

Gambar-gambar di bawah ini merupakan contoh penggunaan Picture Styles Word 2007.

di bawah ini merupakan contoh penggunaan Picture Styles Word 2007. STYLES dan PICTURE STYLES computer1001.blogspot.com
di bawah ini merupakan contoh penggunaan Picture Styles Word 2007. STYLES dan PICTURE STYLES computer1001.blogspot.com

25

25 Cara membuatnya: 1. Pada tab Insert , klik Picture di grup Illustrations untuk menempatkan gambar
25 Cara membuatnya: 1. Pada tab Insert , klik Picture di grup Illustrations untuk menempatkan gambar
25 Cara membuatnya: 1. Pada tab Insert , klik Picture di grup Illustrations untuk menempatkan gambar
25 Cara membuatnya: 1. Pada tab Insert , klik Picture di grup Illustrations untuk menempatkan gambar

Cara membuatnya:

1. Pada tab Insert, klik Picture di grup Illustrations untuk menempatkan gambar di Word.

2. Di Ribbon akan muncul tab PictureTools. Klik Format untuk memunculkan tampilan seperti gambar di bawah ini.

untuk memunculkan tampilan seperti gambar di bawah ini. 3. Klik thumbnail PictureStyles yang diinginkan. Untuk

3. Klik thumbnail PictureStyles yang diinginkan. Untuk melihat Picture Styles yang lain, klik tanda panah di sampingnya.

4. Kita juga dapat mengganti bentuk dan garis batas seperti contoh gambar di bawah ini ataupun memberi efek pada gambar dengan menggunakan fitur berikut:

26

o

Picture Shape, klik tanda panah pada Picture Shape untuk melihat macam- macam shape dan klik shape yang diinginkan.

o

Picture Border, klik tanda panah pada Picture Border. Di sini ada banyak pilihan untuk warna, Weight untuk mengatur tebal tipis garis batas, dan Dashes untuk pilihan bentuk garis.

o

Picture Effects, ada banyak pilihan efek yang disediakan, seperti Preset, Shadow, Reflection dan lain-lain.

Tip: Taruh kursor pada thumbnail Picture Styles, Picture Border, dan Picture Effects, untuk mempermudah kita memilih. Karena tampilan pada gambar akan berubah mengikuti fitur yang dipilih.

pada gambar akan berubah mengikuti fitur yang dipilih. Ket: Gambar bunga Poppies dari Stock.Exchange ,

Ket: Gambar bunga Poppies dari Stock.Exchange, fotografer: TouTouke.

V. MENYISIPKAN OBYEK di WORD 2007

5.1. Menyisipkan Chart (Grafik) di Word 2007

Tutorial ini akan membahas cara menempatkan chart (grafik) di Word 2007. Dimana, chart tersebut akan terhubung dengan sumber data di Excel. Sehingga setiap kali data chart di Excel di-update, maka chart di Word juga akan berubah.

Langkah-langkah:

1. Buka dokumen Excel 2007 yang berisi chart.

2. Klik kanan pada chart dan pilih Copy.

berisi chart. 2. Klik kanan pada chart dan pilih Copy . 3. Kemudian di Word 2007,

3. Kemudian di Word 2007, klik kanan pada slide/dokumen dan pilih Paste untuk menyisipkan chart Excel.

4. Sekarang di Ribbon akan muncul Chart Tools yang terdiri dari tab Design, Layout dan Format.

chart Excel. 4. Sekarang di Ribbon akan muncul Chart Tools yang terdiri dari tab Design ,

27

28

5. Bila kita mengklik Edit Data pada Data group di Design tab, maka lembar kerja Excel akan ditampilkan. Kita dapat merubah data chart di lembar kerja Excel ini.

Kita dapat merubah data chart di lembar kerja Excel ini. 6. Coba ubah data chart di

6. Coba ubah data chart di Excel. Misalnya data Produk Asia diubah dari 700 menjadi 1500. Perubahan tampilan chart di Excel akan seperti ini.

1500 . Perubahan tampilan chart di Excel akan seperti ini. Begitu juga chart di dokumen Word

Begitu juga chart di dokumen Word akan ikut berubah.

29

29 Catatan : Seandainya tampilan chart di Word tidak berubah, walau data di Excel sudah diedit,

Catatan:

Seandainya tampilan chart di Word tidak berubah, walau data di Excel sudah diedit, coba lakukan cara berikut:

Pada Chart Tools, Design tab, di Data group, klik Refresh Data.

Tools , Design tab, di Data group, klik Refresh Data. 5.2. Quick Parts di Word 2007:

5.2. Quick Parts di Word 2007: Cara Cepat Menyisipkan Obyek Pada Dokumen

Fitur Quick Parts dalam Microsoft Word 2007 membantu kita untuk menyisipkan obyek- obyek yang sering digunakan dengan cepat dan efisien.

Misalnya, saya sering menggunakan teks Lorem Ipsum. Dengan menyimpannya ke Quick Part, saya dapat menyisipkannya dengan cepat tanpa harus mencari-cari lagi dokumen yang berisi teks ini.

Quick Parts menyimpan berbagai macam obyek yang disebut Building Block dalam Building Blocks Organizer, antara lain:

Cover Pages (halaman sampul).

Header dan footer.

Tabel.

30

Daftar isi.

Text box.

Watermark.

Bibliografi.

Persamaan (equation).

Beraneka macam format nomor halaman.

Selain itu, kita juga dapat menyimpan berbagai macam teks, gambar, Smart Art, hyperlink dan sebagainya.

Catatan: format Quick Parts akan berubah mengikuti theme yang digunakan pada dokumen.

5.2.1.

Menyisipkan Quick Parts

Cara:

1.

Pada Insert tab, Text grup, klik Quick Parts dan kemudian klik Building Blocks Organizer.

Quick Parts dan kemudian klik Building Blocks Organizer . 2. Pada Building blocks , klik building

2.

Pada Building blocks, klik building block yang diinginkan dan kemudian klik tombol Insert.

31

31 5.2.2. Menyimpan Obyek ke Galeri Quick Part Cara: 1. Pilih/klik obyek yang ingin disimpan ke
5.2.2. Menyimpan Obyek ke Galeri Quick Part Cara: 1. Pilih/klik obyek yang ingin disimpan ke
5.2.2.
Menyimpan Obyek ke Galeri Quick Part
Cara:
1.
Pilih/klik obyek yang ingin disimpan ke Quick Part Gallery.
2.
Pada Insert tab, Text grup, klik Quick Parts dan kemudian klik Save Selection to
Quick Part Gallery.
3.
Kotak dialog Create New Building Block akan muncul.
4.
Berikut penjelasan untuk kotak dialog di atas:

1. Beri nama building block pada kotak Name.

32

2. Gallery: tempatkan building block yang baru di galeri khusus, seperti Headers, Footers dan sebagainya. Jika building block ini tidak berhubungan dengan galeri yang sudah ada, maka bisa ditempatkan di galeri Quick Parts saja.

3. Category: buat kategori baru dengan mengklik tanda panah pada Category dan klik Create New Category. Beri nama kategori yang baru dan klik OK.

4. Description: beri uraian singkat tentang building block.

5. Save In: building block hanya dapat disimpan dalam template, seperti di Building Blocks.dotx atau Normal.dotx.

6. Options, bagian ini terdiri dari 3 pilihan:

Inserted As Content, apabila building block akan disisipkan di posisi kursor, contohnya persamaan matematika.

Inserted In Its Own Paragraph, disisipkan di paragraf tersendiri, contohnya heading.

Inserted In Its Own Page, menyisipkan page break sebelum dan setelah building block.

5. Klik OK bila sudah selesai.

Catatan: Apabila ada penambahan atau modifikasi building block, maka saat menutup program Microsoft Word 2007, akan diminta konfirmasi untuk menyimpannya. Pilih Yes, agar perubahan ini disimpan dalam template (Building Blocks.dotx, Normal.dotx atau global template yang lain).

5.2.3.

Memodifikasi Building Block

Cara:

1.

Misalnya kita ingin merubah format atau isi building block yang dibuat. Contoh, tabel.

2.

Lakukan modifikasi pada tabel. Setelah selesai, pilih tabel tersebut.

3.

Pada Insert tab, klik Quick Parts, dan kemudian klik Save Selection To Quick Parts Gallery .

Tip: Kita juga dapat mengunakan shortcut Alt+F3.

4.

Pada kotak dialog Create New Building Block, beri nama yang sama. Kemudian klik OK.

5.

Pilih Yes untuk konfirmasi modifikasi.

33

5.2.4.

Memodifikasi Properti Building Block

Cara:

1.

Misalnya kita ingin merubah kategori building block yang dibuat. Selain kategori, kita juga bisa merubah properti lain. Lebih jelasnya, lihat gambar kotak dialog Create New Building Block di atas.

2.

Pada Insert tab, Text grup, klik Quick Parts dan kemudian klik Building Blocks Organizer.

3.

Pilih nama building block yang ingin diedit dan tekan tombol Edit Properties.

4.

Buat modifikasi yang ingin dilakukan dan klik OK.

5.

Pilih Yes untuk konfirmasi modifikasi.

5.2.5.

Menghapus Building Block

Cara:

1.

Pada Insert tab, Text grup, klik Quick Parts dan kemudian klik Building Blocks Organizer.

2.

Pilih building block yang ingin dihapus dan tekan tombol Delete.

3.

Pilih Yes untuk konfirmasi.

5.3.

Menyisipkan Tanggal atau Jam Di Word 2007

Kita mungkin biasanya menyisipkan tanggal/jam dengan mengetiknya secara langsung. Microsoft Word memiliki fitur yang dapat membantu kita untuk menyisipkan bermacam- macam tanggal/jam seperti tutorial berikut ini.

5.3.1.

Menyisipkan Tanggal/Jam Sekarang

Cara:

1.

Klik pada bagian halaman untuk menyisipkan tanggal/jam.

2.

Pada Insert tab, Text group, klik Date & Time.

Pada Insert tab, Text group, klik Date & Time . 3. Klik format tanggal/jam yang diinginkan.

3.

Klik format tanggal/jam yang diinginkan.

4.

Centang kotak Update automatically, bila ingin setiap kali dokumen dibuka maka tanggal/jam akan berubah mengikuti tanggal/jam sekarang pada komputer.

5.

Klik OK.

34

5.3.2.

Menyisipkan Tanggal/Jam Pembuatan Dokumen dan Tanggal/Jam Terakhir Kali Dokumen Dicetak atau Disimpan

Cara:

1. Klik pada bagian halaman untuk menyisipkan tanggal/jam.

2. Pada Insert tab, Text group, klik Quick Parts.

2. Pada Insert tab, Text group, klik Quick Parts . 3. Klik Field . 4. Pada

3. Klik Field.

4. Pada kotak Categories, pilih Date and Time.

Field . 4. Pada kotak Categories , pilih Date and Time . 5. Pada kotak Field

5. Pada kotak Field names, klik:

o

CreateDate untuk menyisipkan tanggal/jam pembuatan dokumen.

o

PrintDate untuk menyisipkan tanggal/jam terakhir kali dokumen dicetak.

o

SaveDate untuk menyisipkan tanggal/jam terakhir kali dokumen disimpan.

6. Pada kotak Date formats, klik format tanggal/jam yang diinginkan.

7. Klik OK bila sudah selesai.

8. Untuk update tanggal/jam, klik pada tanggal/jam, kemudian tekan tombol F9.

5.4. Menyisipkan Lembar Kerja Excel di Dokumen Word 2007

Tutorial ini akan membahas 2 cara menyisipkan lembar kerja Excel di dokumen MS Word.

Menyisipkan lembar kerja Excel berguna untuk membuat data berbentuk tabel yang memerlukan kalkulasi yang lebih kompleks.

35

35 Cara I: Menyisipkan Lembar Kerja Baru di MS Word Langkah-langkah: 1. Klik pada dokumen MS

Cara I: Menyisipkan Lembar Kerja Baru di MS Word

Langkah-langkah:

1. Klik pada dokumen MS Word untuk menyisipkan lembar kerja Excel.

2. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian pilih Excel Spreadsheet.

grup, klik Table , dan kemudian pilih Excel Spreadsheet . 3. Lembar kerja kosong akan muncul

3. Lembar kerja kosong akan muncul pada dokumen dan toolbar pada Ribbon akan berubah menjadi toolbar Microsoft Excel, dimana kita bisa menggunakan fitur-fitur kalkulasi dan yang lainnya seperti di MS Excel.

Untuk mengubah ukuran lembar kerja, arahkan kursor pada sizing handle hingga berbentuk panah 2 arah, kemudian klik dan geser kursor untuk memperbesar ukuran lembar kerja.

36

36 4. Ketik data pada lembar kerja. Bila sudah selesai, klik pada dokumen di luar lembar

4. Ketik data pada lembar kerja. Bila sudah selesai, klik pada dokumen di luar lembar kerja Excel.

5. Untuk mengeditnya, klik ganda lembar kerja Excel.

Cara II: Menyisipkan Lembar Kerja yang Berisi Data dengan Teknik Embedding

Catatan:

1. Cara ini digunakan untuk menyisipkan dokumen Excel yang sudah berisi data.

2. Dengan teknik embedding, perubahan pada sumber data Excel tidak akan mempengaruhi data lembar kerja yang sudah disisipkan di dokumen MS Word, begitu juga sebaliknya.

Langkah-langkah:

1. Klik pada dokumen MS Word untuk menyisipkan lembar kerja Excel.

2. Pada Insert tab, Text grup, klik Object, dan pilih Object.

Insert tab, Text grup, klik Object , dan pilih Object . 3. Pada Create from File

3. Pada Create from File tab, klik tombol Browse untuk mencari dokumen Excel yang ingin disisipkan dan klik OK bila sudah selesai.

37

37 4. Untuk mengedit data: klik ganda lembar kerja Excel dalam dokumen MS Word. MENYISIPKAN OBYEK

4. Untuk mengedit data: klik ganda lembar kerja Excel dalam dokumen MS Word.

data: klik ganda lembar kerja Excel dalam dokumen MS Word. MENYISIPKAN OBYEK di WORD 2007 computer1001.blogspot.com

VI. FIND & REPLACE

6.1. Format Teks dengan Find and Replace di Word 2007

Ada aturan tertentu dalam membuat sebuah karya tulis. Misalnya: setiap istilah asing harus diberi format italic (cetak miring). MS Word dapat membantu kita untuk membuat format teks ini dengan cepat, yaitu dengan memanfaatkan fitur Find and Replace.

Fitur Find and Replace di MS Word sering digunakan untuk mencari dan mengganti teks tertentu dalam dokumen. Selain mengganti teks tertentu, fitur ini juga sekaligus bisa digunakan untuk memformat teks.

Cara format teks dengan Find and Replace:

1. Buka dokumen MS Word yang ingin diformat teksnya.

2. Kemudian tekan tombol CTRL + H untuk membuka kotak dialog di tab Replace.

CTRL + H untuk membuka kotak dialog di tab Replace . 3. Di bagian Find what

3. Di bagian Find what, ketik istilah asing yang ingin diformat italic. Contoh: email.

istilah asing yang ingin diformat italic. Contoh: email. 4. Ketik juga teks yang sama di bagian

4. Ketik juga teks yang sama di bagian Replace with (lihat gambar di atas).

38

39

5. Kemudian

tekan

tombol

More

sehingga

tampilannya

seperti

gambar

berikut.

tombol More sehingga tampilannya seperti gambar berikut. 6. Di bagian Replace , klik tombol Format dan

6. Di bagian Replace, klik tombol Format dan pilih Font.

Di bagian Replace , klik tombol Format dan pilih Font . 7. Di kotak dialog Find

7. Di kotak dialog Find Font, pilih Italic di bagian Font Style. Klik OK.

40

40 8. Sekarang di bagian Replace with akan muncul tulisan Format: Font: Italic. 9. Klik tombol

8. Sekarang

di

bagian

Replace

with

akan

muncul

tulisan

Format:

Font:

Italic.

Replace with akan muncul tulisan Format: Font: Italic. 9. Klik tombol Replace All untuk mengubah semua

9. Klik tombol Replace All untuk mengubah semua istilah asing tersebut (email) menjadi italic.

10. Selanjutnya, lakukan hal yang sama untuk istilah asing yang lain.

6.2. Empat Trik Find dan Replace untuk Menemukan dan Mengganti Teks dengan Cepat

Fitur Find dan Replace di Microsoft Word sangat membantu dalam menemukan teks atau karakter tertentu, dan menggantinya dengan teks lain, memberi format baru, maupun untuk menghapusnya.

6.2.1.Trik 1: Menemukan dan Menandai Teks pada Dokumen

Gunakan trik ini untuk menemukan teks yang dicari dan menandainya. Microsoft Word akan menandai teks yang ditemukan dengan memberi highlight warna. Warna ini hanya tampil di layar saja, tidak akan muncul saat dokumen dicetak.

Cara:

1.

Tekan tombol CTRL + F untuk membuka tab Find pada kotak dialog Find and Replace.

2.

Ketik teks yang ingin ditemukan di kotak Find what, misalnya: property.

41

3. Kemudian klik tombol Reading Highlight, dan pilih Highlight All.

ditemukan dan di-

Microsoft Word akan memberitahu jumlah pencarian yang highlight.

Word akan memberitahu jumlah pencarian yang highlight. Hasilnya seperti gambar berikut ini. Semua teks yang

Hasilnya seperti gambar berikut ini. Semua teks yang ditemukan akan di-highlight.

berikut ini. Semua teks yang ditemukan akan di-highlight. 4. Untuk menghilangkan highlight, klik lagi tombol Reading

4. Untuk menghilangkan highlight, klik lagi tombol Reading Highlight, dan kemudian klik Clear Highlighting.

6.2.2.Trik 2: Menemukan Teks di Header atau Footer Dokumen

Gunakan trik ini bila ingin menemukan teks atau karakter tertentu pada Header atau Footer dokumen.

Cara:

1.

Tekan tomboll CTRL + F untuk membuka tab Find pada kotak dialog Find and Replace.

2.

Ketik teks yang ingin ditemukan di kotak Find what.

3.

Kemudian klik tombol Find in dan pilih Headers and Footers.

. 3. Kemudian klik tombol Find in dan pilih Headers and Footers . FIND & REPLACE

42

6.2.3.Trik 3: Menggunakan Kode untuk Menemukan Teks, Angka, atau Karakter Tertentu

Kita dapat menggunakan kode pada kotak Find what untuk mencari teks, angka, atau karakter tertentu. Misalnya, ketik ^#^#^# untuk menemukan angka dengan 3 digit. Atau ketik s^$t untuk mencari teks yang terdiri dari 3 huruf, diawali dengan huruf s dan diakhiri dengan huruf t.

Cara: 1. Tekan tomboll CTRL + F untuk membuka tab Find pada kotak dialog Find
Cara:
1.
Tekan tomboll CTRL + F untuk membuka tab Find pada kotak dialog Find and
Replace.
2.
Ketik kode di kotak Find what. Pada contoh di sini: ^#^#^# yang akan memberi hasil
seperti berikut.
3.
Agar yang ditemukan hanya angka dengan 3 digit saja, maka tekan tombol More >>
untuk menampilkan Search Options dan centang kotak Find whole words only.
Hasilnya adalah seperti berikut.
dan centang kotak Find whole words only. Hasilnya adalah seperti berikut. FIND & REPLACE computer1001.blogspot.com

43

Catatan:

Kode-kode yang lain dapat ditemukan dengan mengklik tombol Special di bagian Find. Klik tombol More >> bila Kita tidak melihatnya.

. Klik tombol More >> bila Kita tidak melihatnya.  Sebagian kode hanya dapat digunakan apabila

Sebagian kode hanya dapat digunakan apabila Use wildcards pada Search Options diaktifkan atau sebaliknya.

6.2.4.Trik 4: Menemukan dan Mengganti Teks pada Dokumen

Trik ini berguna untuk mengganti teks secara cepat tanpa harus mengetiknya satu persatu. Pada contoh ini, kita akan mengganti tulisan ‘web’ dengan ‘website’.

Caranya:

1. Tekan tomboll CTRL + H untuk membuka tab Replace pada kotak dialog Find and

Replace.

2. Ketik teks yang ingin diganti di kotak Find what, misalnya: web.

Tambahkan juga pengaturan berikut untuk menemukan teks yang lebih spesifik:

o

Tekan tombol More >> untuk menampilkan Search Options.

o

Centang kotak Find whole words only, untuk menemukan teks persis seperti yang diketikkan pada kotak Find what tanpa membedakan huruf besar atau huruf kecil. Pada contoh ini, yang akan dicari adalah teks ‘web’ dan ‘Web’.

o

Centang kotak Match case juga, bila ingin membedakan teks yang huruf besar dengan huruf kecil. Dalam contoh ini, hanya teks ‘web’ saja yang akan dicari.

44

44 3. Di kotak Replace with , ketik teks penggantinya, misalnya: website. 4. Selanjutnya, lakukan salah

3. Di kotak Replace with, ketik teks penggantinya, misalnya: website.

4. Selanjutnya, lakukan salah satu dari hal berikut ini:

o

Klik Find Next, untuk berpindah ke teks berikutnya yang ditemukan.

o

Klik Replace, untuk mengganti teks yang ditemukan. Cara ini berguna untuk mengganti teks satu persatu dan jumlah teks yang ingin diganti tidak banyak.

o

Klik Replace All, untuk mengganti semua teks yang ditemukan tersebut. Cara ini berguna untuk mengganti teks dalam jumlah banyak. Kekurangannya, bila pengaturannya tidak tepat, maka hasilnya bisa berantakan. Misalnya, semua kata yang memiliki huruf ‘web’ seperti ‘website’ akan menjadi ‘websitesite’.

5. Seandainya terjadi kesalahan dalam mengganti teks, tekan CTRL + Z, untuk membatalkan perintah Replace atau Replace All.

Tip: Kosongkan kotak Replace with pada langkah 3 di atas, bila ingin menghapus teks yang ditemukan tersebut.

6.3. Cara Mudah dan Cepat Menghapus Hyperlink di Word 2007

Note: Tutorial ini akan membahas cara menghapus hyperlink yang sudah tersimpan dalam dokumen MS Word.

Saat menyalin dari halaman web atau email ke dalam dokumen MS Word, hyperlink yang ada pada teks juga akan ikut tersalin. Cara yang sering digunakan untuk menghapus satu atau beberapa hyperlink adalah dengan mengklik kanan hyperlink tersebut dan pilih

45

Remove Hyperlink. Namun bila hyperlink yang ingin dihapus adalah puluhan atau ratusan, maka cara ini sangat tidak disarankan.

Ada cara untuk menghapus seluruh hyperlink dengan mudah dan cepat walau hyperlink-nya berjumlah banyak.

Berikut disajikan 2 cara untuk menghapus hyperlink secara sekaligus.

6.3.1. Cara I: Menghapus Seluruh HYPERLINK Secara Sekaligus Tanpa Menghapus Teks

Cara ini sesuai untuk menghapus hyperlink tanpa menghilangkan teks yang berisi hyperlink tersebut.

Hal penting: Cara ini akan mengubah semua field menjadi teks biasa, tidak hanya hyperlink saja. Oleh karena itu, gunakan cara ini apabila hanya ada HYPERLINK field saja yang ada pada dokumen.

Contoh field yang lain adalah: field formula pada tabel, daftar isi (TOC), dan sebagainya.

Langkah-langkah:

1. Tekan tombol CTRL + A untuk memilih seluruh hyperlink. 2. Tekan tombol CTRL +
1.
Tekan tombol CTRL + A untuk memilih seluruh hyperlink.
2.
Tekan tombol CTRL + SHIFT + F9 untuk menghapus semua hyperlink.
Setelah hyperlink dihapus, format teks (warna dan garis bawah) juga berubah.
6.3.2.
Cara II: Menghapus Seluruh HYPERLINK Beserta Teks Secara Sekaligus

Cara ini sesuai untuk menghapus hyperlink beserta teksnya, misalnya: nomor halaman atau keterangan seperti back to top dan sebagainya.

Langkah-langkah:

1. Tekan tombol ALT + F9 untuk menampilkan kode field hyperlink seperti contoh berikut.

46

46 2. Kemudian tekan tombol CTRL + H untuk menampilkan tab Replace pada kotak dialog Find

2. Kemudian tekan tombol CTRL + H untuk menampilkan tab Replace pada kotak dialog Find and Replace.

tab Replace pada kotak dialog Find and Replace . 3. Di kotak Find what: ketik ^d

3. Di kotak Find what: ketik ^d hyperlink (pastikan ada spasi antara ^d dan hyperlink).

4. Biarkan kotak Replace with: tetap kosong.

5. Kemudian klik Replace All untuk menghapus semua hyperlink.

6. Tekan tombol ALT + F9 untuk menyembunyikan kode field.

VII. TABEL

7.1. Cara Membuat Tabel di Word 2007

Ada beberapa cara untuk membuat tabel di Word 2007:

Menggunakan template

1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, arahkan ke Quick Tables, dan kemudian klik template yang diinginkan.

2. Ganti data pada template.

Menggunakan menu Table

1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table.

2. Di bagian Insert Table, geser mouse untuk memilih jumlah baris dan kolom.

Table , geser mouse untuk memilih jumlah baris dan kolom.  Menggunakan perintah Insert Table 1.

Menggunakan perintah Insert Table

1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Insert Table untuk memunculkan kotak dialog.

2. Di bagian Table size, masukkan jumlah baris dan kolom.

3. Di bagian AutoFit behavior, buat pilihan untuk menyesuaikan ukuran tabel.

Menggambar tabel

1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Draw Table.

2. Pointer akan berubah menjadi pensil.

3. Buat kotak persegi. Kemudian buat garis kolom dan baris di dalamnya.

4. Untuk menghapus garis, pada Table Tools, Design tab, Draw Borders grup, klik Eraser.

5. Klik garis yang ingin dihapus.

47

48

7.1.1.

Menambah Baris dan Kolom pada Tabel

Cara:

1.

Klik pada sel yang ingin ditambahkan baris atau kolom.

2.

Pada Table Tools, di Layout tab, Rows & Columns grup, pilih:

Tools , di Layout tab, Rows & Columns grup, pilih: o Insert Above , untuk menyisipkan

o

Insert Above, untuk menyisipkan baris baru di sebelah atas sel.

o

Insert Below, untuk menyisipkan baris baru di sebelah bawah sel.

o

Insert Left, untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kiri sel.

o

Insert Right , untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kanan sel.

Tip: kita juga bisa menggunakan klik kanan pada sel untuk menampilkan pilihan di atas.

7.1.2.

Menghapus Sel, Baris, Kolom atau Tabel

Cara:

1.

Pada Table Tools, di Layout tab, Rows & Columns grup, klik Delete.

, di Layout tab, Rows & Columns grup, klik Delete . 2. Tentukan pilihan, apakah akan

2.

Tentukan pilihan, apakah akan menghapus sel, kolom, baris atau tabel.

7.1.3.

Menggabungkan dan Membagi Sel pada Tabel

7.1.3.1.

Menggabungkan sel

Cara:

1.

Pilih sel-sel yang akan digabungkan.

2.

Pada Table Tools, Layout tab, Merge grup, klik Merge Cells.

7.1.3.2.

Membagi sel

Cara:

1.

Klik sebuah atau beberapa sel yang akan dibagi.

2.

Pada Table Tools, Layout tab, Merge grup, klik Split Cells.

3.

Masukkan jumlah kolom atau baris yang ingin dibagi.

49

4.

Centang kotak merge cells before split, apabila sel yang ingin dibagi lebih dari

satu. Misalnya, ada 2 sel yang akan dibagi menjadi 4. Bila kotak ini dicentang maka sel akan digabung dahulu baru kemudian dibagi. Sebaliknya bila kotak ini tidak dicentang, maka masing-masing sel akan dibagi 4 sehingga jumlah sel baru adalah

8.

7.1.4.

Cara Format Tabel

7.1.4.1.

Menggunakan Table Styles

Cara:

1. Klik tabel yang ingin diformat.

2. Pada Table Tools, klik Design tab.

3. Di Table Styles grup, tempatkan kursor di setiap style untuk melihat tampilan tabel.

kursor di setiap style untuk melihat tampilan tabel. 4. Klik style yang ingin digunakan. 5. Di

4. Klik style yang ingin digunakan.

5. Di bagian Table Style Options grup, centang kotak elemen tabel yang ingin digunakan, seperti Header Row, Total Row, dan lain-lain.

7.1.4.2. Membuat dan Menghapus Garis Pembatas

o Membuat Garis Pembatas

1. Klik tabel atau bagian tabel yang ingin diberi garis pembatas.

2. Pada Table Tools, klik Design tab.

3. Di bagian Table Styles grup, klik tanda panah pada Borders, dan pilih bentuk garis pembatas yang disediakan. Atau klik Borders and Shading, dan pada Borders tab, pilih bentuk garis pembatas yang diinginkan.

50

50 o Menghapus Garis Pembatas 1. Klik tabel atau bagian tabel yang ingin dihapus garis pembatasnya.

o Menghapus Garis Pembatas

1. Klik tabel atau bagian tabel yang ingin dihapus garis pembatasnya.

2. Pada Table Tools, klik Design tab.

3. Di bagian Table Styles grup, klik tanda panah pada Borders, dan klik No Border untuk menghapus pembatas tabel.

4. Untuk menghapus bagian tertentu saja, klik tanda panah pada Borders, dan kemudian klik Borders and Shading. Pada Borders tab, di bagian preview, klik garis yang ingin dihilangkan.

7.1.5. Cara Mengatur Pemisahan Baris dalam Tabel

Mencegah pemisahan isi baris dalam tabelMicrosoft Word akan secara otomatis memisahkan isi baris tabel yang panjang ke halaman berikutnya bila baris tersebut terletak di akhir halaman. Untuk membuat isi baris yang panjang ini tidak terpisah dan ditempatkan semuanya di halaman selanjutnya, gunakan cara berikut:

1. Klik pada tabel.

2. Pada Table Tools, klik Layout tab.

3. Di Table grup, klik Properties, dan pilih Row tab.

4. Hilangkan pilihan pada kotak Allow row to break across pages dan klik OK.

Memisahkan tabel ke halaman selanjutnya pada baris tertentu

1. Klik pada baris yang ingin ditempatkan di halaman berikutnya.

2. Tekan CTRL+ENTER. Cara ini disebut juga page break manual.

51

7.1.6.

Membuat Table Heading Berulang pada Setiap Halaman

Cara:

1.

Pilih baris heading (harus termasuk baris pertama pada tabel).

2.

Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Repeat Header Rows. Catatan: Table heading berulang hanya ada di print layout view atau ketika kita mencetak dokumen tersebut. Table heading berulang tidak akan muncul bila kita melakukan page break manual (CTRL + ENTER) dalam tabel.

3.

Untuk menghilangkan table heading berulang: klik pada heading table di halaman pertama. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Repeat Header Rows.

7.1.7.

Mengurutkan Data pada Tabel

Cara:

1.

Klik pada tabel.

2.

Pada Table Tools, Layout tab, Data group, klik Sort.

3.

Pada kotak dialog Sort, pilih kolom atau header kolom yang dijadikan sebagai dasar pengurutan.

7.1.8.

Memberi Penomoran pada Sel di Tabel

Cara:

1.

Pilih sel pada tabel yang akan diberi nomor.

Tip: Untuk memberi nomor pada setiap baris, klik pada kolom pertama.

2.

Pada Home tab, Paragraph grup, klik Numbering.

7.1.9.

Cara Mengubah Kumpulan Teks Menjadi Tabel dan Sebaliknya

Mengubah Kumpulan Teks Menjadi Tabel

1. Masukkan tanda pemisah seperti koma dan tabs untuk menentukan dimana kumpulan teks ini akan dibagi menjadi kolom. Gunakan paragraf untuk menandai baris baru.

2. Pilih kumpulan teks yang akan diubah ke bentuk tabel.

Misalnya, kumpulan teks di bawah ini yang terdiri dari 2 paragraf akan diubah ke bentuk tabel. Pemisahnya berupa koma.

ini yang terdiri dari 2 paragraf akan diubah ke bentuk tabel. Pemisahnya berupa koma. TABEL computer1001.blogspot.com

52

3. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Convert Text to Table untuk menampilkan kotak dialog. Pengaturannya seperti di gambar berikut ini.

kotak dialog. Pengaturannya seperti di gambar berikut ini. 4. Klik OK dan kumpulan teks akan menjadi

4. Klik OK dan kumpulan teks akan menjadi seperti gambar berikut ini.

dan kumpulan teks akan menjadi seperti gambar berikut ini.  Mengubah Tabel Menjadi Kumpulan Teks 1.

Mengubah Tabel Menjadi Kumpulan Teks

1. Pilih kumpulan baris atau tabel yang akan diubah menjadi paragraf.

2. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Convert to Text.

3. Di bagian Separate text at, pilih tanda pemisah kolom yang akan digunakan. Untuk baris akan dipisahkan menjadi paragraf.

7.2.

Cara Mudah dan Cepat Memilih Kolom yang Panjang pada Tabel

Cara:

1.

Klik salah satu sel pada kolom yang ingin dipilih.

2.

Pada tab Table Tools, pilih Layout.

3.

Di grup Table, klik tanda panah pada Select dan pilih Select Column.

53

53 Tip: 1. Untuk memilih baris, klik salah satu sel pada baris yang ingin dipilih dan

Tip:

1.

Untuk memilih baris, klik salah satu sel pada baris yang ingin dipilih dan lanjutkan dengan memilih Select Row.

2.

Bila kolom/baris yang ingin dipilih lebih dari satu (letak sel harus bersebelahan), misalnya 3, pilih sel dengan cara berikut:

 

o

Kolom - pilih 3 sel pada salah satu baris.

o

Baris - pilih 3 sel pada salah satu kolom.

7.3.

Cara Menggunakan Formula pada Tabel

Pada Microsoft Word kita dapat menggunakan formula pada tabel untuk membuat penjumlahan, mencari nilai rata-rata, maksimal, minimal dan sebagainya.

7.3.1. Cara Membaca Baris dan Kolom pada Tabel

Data pada tabel bisa terdiri dari angka dan teks, untuk itu kita perlu memahami cara membaca kolom dan baris pada tabel untuk mempermudah menggunakan formula.

dan baris pada tabel untuk mempermudah menggunakan formula.  Setiap kotak pada tabel akan menjadi sel

Setiap kotak pada tabel akan menjadi sel seperti pada lembar kerja Excel, yang merupakan gabungan dari baris (1,2, 3, dst) dan kolom (A, B, C, dst).

Untuk kolom pertama (A) dan baris 1 disebut sel A1, kolom kedua (B) dan baris 2 disebut sel B2, dan seterusnya (lihat gambar).

54

7.3.2.

Cara Menggunakan Formula pada Tabel

 
 

1.

Misalnya kita akan melakukan penjumlahan.

2.

Klik sel pada tabel yang ingin ditempatkan hasil penjumlahan. Contoh di sini pada sel C2 atau di A4 (lihat gambar).

3.

Pada Table Tools, Layout tab, Data group, klik Formula.

4.

Microsoft Word akan memberikan formula:

o

=SUM(ABOVE) bila sel yang dipilih berada di bawah kolom angka.

o

=SUM(LEFT) bila sel yang dipilih berada di sebelah kanan baris angka.

 
 

5.

Untuk mengatur format angka, pada Number Format, bila bentuk format yang diinginkan.

6.

Tekan OK, bila sudah selesai.

7.3.3.

Cara Melihat Tampilan Formula

1.

Klik pada sel yang berisi formula sehingga berwarna abu-abu (lihat gambar) dan tekan SHIFT+F9.

55

2. Tekan kembali SHIFT+F9 untuk berpindah ke tampilan angka.

Tekan kembali SHIFT+F9 untuk berpindah ke tampilan angka. Tip : Kita juga bisa menggunakan cara klik

Tip: Kita juga bisa menggunakan cara klik kanan pada sel dan pilih Toggle Field Codes.

7.3.4.

Cara Menggunakan Cell Reference

1.

Tulisan LEFT atau ABOVE pada formula dapat diganti dengan cell reference (contoh: A1, A2, B1, dsb).

2.

Misalnya kita ingin menjumlahkan sel A2 dengan sel B2. Formulanya adalah seperti berikut: =SUM(a2,b2).

3.

Cara ini sangat bermanfaat untuk penjumlahan pada sel yang tidak berurutan ataupun terdapat teks di dekat sel sehingga dapat mengacaukan hasil formula apabila menggunakan LEFT atau ABOVE.

7.3.5.

Cara Update Formula

Bila ada perubahan nilai pada tabel, klik kanan pada sel yang berisi formula yang akan di- update dan pilih Update Field.

7.3.6. Cara Mengganti Function pada Formula

1. Untuk mengganti function, misalnya dari SUM menjadi MAX, klik kanan pada sel yang akan diganti function-nya.

2. Pilih Edit Field.

3. Pada kotak dialog Field, klik Formula.

4. Pada kotak Formula, hapus function tersebut (tanda sama dengan (=) jangan dihapus).

5. Kemudian pada kotak Paste function pilih function yang diinginkan.

56

56 6. Klik OK , bila sudah selesai. TABEL computer1001.blogspot.com

6. Klik OK, bila sudah selesai.

VIII. MAIL MERGE

8.1. Cara Membuat Mail Merge di Word 2007

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:

Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.

Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.

Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain. Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.

I Membuat Data Source 1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan

57

58

Tahap II Membuat Dokumen Master

2. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat. Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master. Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master 3.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

tab, grup Start Mail Merge , klik Start Mail Merge . 4. Selanjutnya kita akan memilih

4. Selanjutnya kita akan memilih data source.

5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

8. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.

9. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.

59

10. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

Tip:

tanda kurung siku dua <<data field>> . Tip: o Di sini kita dapat mengatur format surat,

o

Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.

o

Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:

1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.

2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.

o

Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.

tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar. 11. Untuk PreviewResults . Surat akan ditampilkan

11. Untuk

PreviewResults.

Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.

melihat

hasil

penggabungan,

klik

tombol

60

Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.

PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan. Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge 12. Pada tahap

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

yang diinginkan. Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge 12. Pada tahap ini, klik tombol Finish

12. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

o

Print Documents, untuk mencetak surat.

Ada 3 pilihan:

1. All untuk mencetak semua surat.

2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.

3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang

dipilih saja.

From dan To , untuk mencetak surat yang dipilih saja. o Edit Individual Documents , untuk

o

Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru. Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu). Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

8.2. Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word 2007

Ada satu permasalahan yang muncul di dokumen utama mail merge saat menggabungkan data dari Excel yang berupa angka.

61

Seperti contoh gambar data Excel berikut ini.

61 Seperti contoh gambar data Excel berikut ini. Saat ditampilkan di dokumen utama mail merge, hasilnya

Saat ditampilkan di dokumen utama mail merge, hasilnya menjadi seperti gambar berikut. Rp617.500,00 menjadi 617500, semua format berupa: pemisah angka ribuan dan desimal, simbol mata uang, dan persentase hilang.

ribuan dan desimal, simbol mata uang, dan persentase hilang. Namun, tidak perlu khawatir. Ada cara mudah

Namun, tidak perlu khawatir. Ada cara mudah agar format angka di Excel tidak hilang saat ditampilkan dalam mail merge.

Berikut cara membuatnya:

1. Di dokumen utama atau Dokumen Master mail merge Word 2007, klik tombol

Microsoft Office Button

.
.

2. Klik Word Options untuk membuka kotak dialog.

3. Klik Advanced dan di bagian General, centang kotak Confirm file format conversion on open.

, centang kotak Confirm file format conversion on open . 4. Klik OK untuk menutup kotak

4. Klik OK untuk menutup kotak dialog Word Options.

62

5. Selanjutnya kita akan menggabungkan dokumen utama dengan data source di Excel.

6. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

tab, grup Start Mail Merge , klik Select Recipients . 7. Pilih Use Existing List ,

7. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi file Excel pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik pada nama file Excel tersebut dan klik Open.

8. Word akan menampilkan kotak dialog Confirm Data Source. Centang kotak Show all sehingga tampilannya akan seperti ini.

kotak Show all sehingga tampilannya akan seperti ini. 9. Selanjutnya pilih MS Excel Worksheets via DDE

9. Selanjutnya pilih MS Excel Worksheets via DDE (lihat contoh gambar di atas) dan klik OK.

10. Klik OK untuk menutup kotak dialog Named or cell range.

Klik OK untuk menutup kotak dialog Named or cell range . 11. Sekarang kita akan menempatkan

11. Sekarang kita akan menempatkan data dari Excel.

63

12. Taruh kursor di posisi untuk data source mail merge. Pada tutorial ini, kursor diletakkan di samping tulisan Angka A. Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Angka_A.

Fields , klik Insert Merge Field dan pilih Angka_A . 13. Lakukan juga hal yang sama

13. Lakukan juga hal yang sama pada Angka B dan Angka C. Sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

tanda kurung siku dua <<data field>> . 14. Klik tombol Preview Results . Tampilan angka di

14. Klik tombol Preview Results.

field>> . 14. Klik tombol Preview Results . Tampilan angka di dokumen utama mail merge Word

Tampilan angka di dokumen utama mail merge Word 2007 akan seperti gambar berikut. Lengkap dengan format angkanya seperti di Excel.

berikut. Lengkap dengan format angkanya seperti di Excel. 8.3. Cara Membuat Mail Merge Label dengan Excel

8.3. Cara Membuat Mail Merge Label dengan Excel dan Word 2007

Tutorial ini akan membahas cara membuat mail merge label di MS Word dengan sumber data (data source) dari MS Excel.

64

Cara pembuatan label ini dapat digunakan untuk membuat label alamat, kartu anggota, kartu ujian, dan sebagainya.

Berikut langkah-langkah untuk membuat label dengan mail merge.

Tahap I: Membuat Sumber Data di MS Excel

Langkah-langkah:

1. Buat data di lembar kerja Excel 2007 seperti contoh berikut ini.

data di lembar kerja Excel 2007 seperti contoh berikut ini. 2. Simpan dengan nama Data Label

2. Simpan dengan nama Data Label dan tutup dokumen Excel.

Tahap II: Membuat Label di MS Word

Langkah-langkah:

1. Buat dokumen baru (CTRL + N) di Word 2007.

2. Pada Mailings tab, klik Start Mail Merge (di Start Mail Merge grup), dan pilih Labels.

3. Pilih Label vendors dan Product number sesuai dengan ukuran label atau kertas yang digunakan. Pada tutorial ini menggunakan Label vendors: A-ONE dengan Product number: A-ONE 28171 untuk ukuran kertas A4 dengan isi 12 label per halaman (6 baris 2 kolom). Klik OK bila sudah selesai.

65

65 4. MS Word akan menempatkan label dalam bentuk tabel. Tip : Jika ingin memberi kotak

4. MS Word akan menempatkan label dalam bentuk tabel.

Tip: Jika ingin memberi kotak pada label (misalnya untuk membuat kartu anggota), klik tanda panah pada tabel. Kemudian pada TableTools, Design tab, Table Styles grup, klik Borders dan pilih All Borders.

Table Styles grup, klik Borders dan pilih All Borders . 5. Selanjutnya kita akan mengambil data

5. Selanjutnya kita akan mengambil data Excel yang dibuat pada Tahap I di atas. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Label) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

66

66 8. Tampilan dokumen akan seperti gambar berikut ini. Semua label akan memiliki tulisan Next Record

8. Tampilan dokumen akan seperti gambar berikut ini. Semua label akan memiliki tulisan Next Record (kecuali pada label yang pertama).

tulisan Next Record (kecuali pada label yang pertama). 9. Selanjutnya kita akan menempatkan data pada label.

9. Selanjutnya kita akan menempatkan data pada label. Klik pada label pertama.

10. Pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.

11. Lakukan hal yang sama untuk merge field No Anggota dan Alamat. Sekarang tampilan label pertama akan seperti gambar berikut ini.

67

67 Tip : o Pada langkah ini kita bisa mengatur ukuran dan jenis font untuk label.

Tip:

o Pada langkah ini kita bisa mengatur ukuran dan jenis font untuk label. o Bila
o
Pada langkah ini kita bisa mengatur ukuran dan jenis font untuk label.
o
Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar
seperti contoh di bawah ini.
o
Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data
Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.

12. Setelah selesai pada label pertama, selanjutnya kita akan menyisipkan data pada label yang lain. Pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Update Labels.

13. MS Word akan mengisi data semua label pada dokumen sesuai dengan format dan layout yang kita buat pada label pertama.

68

68 14. Untuk melihat hasinya, klik tombol Preview Results . Jika masih ada yang ingin diubah,

14. Untuk melihat hasinya, klik tombol Preview Results. Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan pada label pertama. Akhiri dengan meng-update seluruh label (Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Update Labels).

grup Write & Insert Fields , klik Update Labels ). 15. Langkah terakhir adalah mencetak atau

15. Langkah terakhir adalah mencetak atau menyimpan label. Klik tombol Finish & Merge dan pilih:

o

Print Documents, untuk mencetak label. Ada 3 pilihan:

1. All untuk mencetak semua label.

2. Current record untuk mencetak label pada halaman yang aktif.

3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak label

o

yang dipilih saja.

Edit Individual Documents, untuk menyimpan label pada dokumen baru. Pilihan sama dengan di atas (All, Current record, dan nomor urut tertentu). Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

IX. 7 Trik Mencetak Dokumen di Word 2007

9.1. Mencetak Beberapa Dokumen Sekaligus

Saat menggunakan Microsoft Word, kita dapat mencetak dokumen Word yang lain tanpa harus membuka dokumen-dokumen tersebut.

Cara:

1.

Di program Microsoft Word, tekan CTRL + O untuk membuka kotak dialog Open.

2.

Buka folder yang berisi kumpulan dokumen yang akan dicetak.

3.

Pilih dokumen yang akan dicetak. Gunakan tombol SHIFT (untuk memilih dokumen yang letaknya berurutan) atau tombol CTRL (untuk memilih dokumen yang letaknya tidak berurutan).

4.

Klik Tools dan pilih Print.

tidak berurutan). 4. Klik Tools dan pilih Print . 9.2. Mencetak Halaman atau Section Tertentu Cara:

9.2.

Mencetak Halaman atau Section Tertentu

Cara:

1.

Tekan CTRL + P untuk membuka kotak dialog Print.

2.

Di bagian Page range, klik Pages.

membuka kotak dialog Print . 2. Di bagian Page range , klik Pages . 3. Di

3.

Di kotak Pages, isi seperti berikut:

o

Mencetak Halaman yang Tidak Berurutan. Contoh: untuk mencetak halaman 2,4,5,6, dan 9, ketik 2,4-6,9.

o

Mencetak Section Tertentu. Contoh: untuk mencetak seluruh halaman di section 2, ketik s2.

o

Mencetak Beberapa Section yang Tidak Berurutan. Contoh: untuk mencetak section 2 dan 4, ketik s2,s4.

69

70

o

Mencetak Halaman Tertentu Dalam Section. Contoh: untuk mencetak halaman 4,5,6 di section 2, ketik p4s2-p6s2.

o

Mencetak Halaman Tertentu pada Section yang Berbeda. Contoh: untuk mencetak halaman 3 pada section 2 sampai dengan halaman 15 pada section 4, ketik p3s2-p15s4.

4.

Klik OK untuk mencetak.

 

9.3.

Mencetak Teks atau Obyek yang Dipilih Saja

 

Cara: