Optimalisasi Pemanfaatan Perpustakaan bagi Pejabat Struktural dan Fungsional

Disampaikan dalam acara Seminar Perpustakaan dan Bedah Buku llmiah Geospasial Oleh: Agus Rusmana, Drs., MA (Dosen Jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan Fikom Unpad) agsrsmana@yahoo.co.id

Kebutuhan Bersama Optimalisasi pemanfaatan perpustakaan hanya dapat dilakukan melalui kerjasama yang sinergis antara kedua belah pihak yang saling membutuhkan, yaitu pemustaka (perubahan sebutan pengguna berdasarkan UU No. 43 No 2007 Tentang Perpustakaan) yang membutuhkan informasi dan layanan perpustakaan, dan pengelola informasi yang membutuhkan pemustaka untuk menjamin tersebarnya informasi dan ilmu pengetahuan dari perpustakaan ke pihak lain. Dengan pertemuan sinergis dua kepentingan ini maka akan terjadi gerakan saling mendukung yang semakin menjamin kebergunaan dan ketersebaran informasi dan ilmu pengetahuan yang sebenarnya merupakan hasil kerja ke dua belah pihak, terutama di perpustakaan lembaga yang menghasilkan koleksi data, informasi dan ilmu pengetahuan seperti Bakosurtanal. Untuk itu masing-masing pihak harus sangat mengetahui kebutuhan diri dan pihak lain, yaitu pemustaka mengetahui benar data, informasi dan layanan apa yang dibutuhkannya, dan pengelola perpustakaan mengetahui benar data, informasi yang dimiliki dan layanan yang dapat diberikan kepada pemustaka. Tahap paling utama untuk optimalisasi pemanfaatan perpustakaan adalah pemahaman bersama mengenai fungsi dan manfaat data, informasi dan ilmu pengetahuan oleh ke dua belah pihak, sehingga setiap pihak sangat paham apakah tindakan (meminta dan memberi) yang dilakukan adalah tepat atau sesuai dengan tindakan yang seharusnya sehingga semua hasil tindakan akan menjadi tepat sasaran.

Fungsi dan Manfaat Data, Informasi dan Ilmu Pengetahuan

Setiap orang sudah sangat mengenal istilah data sebagai sekumpulan fakta yang mencirikan sebuah kondisi, kemudian juga istilah informasi sebagai data yang dipilih sesuai dengan kebutuhan masing-masing orang, dan ilmu pengetahuan sebagai sekumpulan informasi yang dipilih dan digunakan untuk melakukan sebuah tindakan. Ketiga komponen ini bahkan sudah menjadi sesuatu yang tidak terpisahkan dalam kehidupan manusia. Seperti dinyatakan oleh United Nations Environment Programme bahwa: In sustainable development, everyone is a user and provider of information considered in the broad sense. That includes data, information, appropriately packaged experience and knowledge. The need for information arises at all levels, from that of senior decision makers at the national and international levels to the grass-roots and individual levels (http://dev.jqueryui.com) Namun apakah sebenarnya fungsi data, informasi dan pengetahuan bagi kehidupan manusia sebagai individu atau kelompok? Mengingat bahwa data merupakan sumber awal informasi dan pengetahuan adalah hasil dari perlakuan pada informasi, maka dalam bahan diskusi ini kita akan memusatkan perhatian kita pada informasi yang juga menjadi fokus utama dalam manajemen perpustakaan. Mengetahui fungsi informasi merupakan hal yang sangat penting karena akan menjadikan manusia mengetahui mengapa dia memilih informasi ini dan menolak yang lain. Informasi adalah sebuah entitas yang mengurangi ketidak pastian tentang suatu keadaan, pernyataan atau kejadian. Dengan informasi lengkap tentang lokasi Bakosurtanal, setiap orang yang belum pernah berkunjung akan memiliki kepastian tentang jalan terdekat menuju lokasi dan dengan mudah dan cepat mencapai tempat yang dituju. Dengan informasi tentang kesukaan mertua, seorang menantu dapat membawa oleh-oleh yang pasti menyenangkannya dan tidak dibuang, sedangkan istri yang punya informasi banyak tentang profil suaminya akan mudah mengenali tanda-tanda apakah ada kebohongan yang dilakukan sang suami. Namun fungsi paling utama dari informasi, terutama untuk kelompok, lembaga atau organisasi adalah sebagai dasar pengambilan keputusan dan tindakan. Dengan informasi, setiap pengambilan keputusan

dapat diperhitungkan konsistensi atau resiko yang akan diterima, dan dengan informasi juga akan dapat ditentukan strategi untuk menghadapi semua resiko tersebut. Dengan kata lain, pengambilan keputusan yang baik dan benar adalah

selalu berbasis informasi, bukan berlandaskan kebiasaan, pengalaman yang lalu, atau bahkan sekedar intuisi (walaupun kadang-kadang boleh digunakan).

Informasi Sebagai Basis Tindakan Abeytunga menyatakan dalam World Congress on Occupational Safety and Health (Sao Paulo, Brazil,1999) bahwa semua komponen (employers, senior managers, line managers, practitioners and workers, all have responsibilities and important rules to play in workplace) dalam organisasi (Bakosurtanal mengelompokkannya ke dalam pejabat struktural dan fungsional) harus bersama-sama mengidentifikasi, mengenali, dan menangani semua

kemungkinan masalah yang muncul serta penyebab dari masalah tersebut seawal mungkin. Semua komponen harus sangat mengerti dan mengetahui benar tentang masalah yang di ada dan kerja. solusinya Pernyataan serta ini bagaimana jelas sekali

mengimplementasikannya

tempat

menunjukkan bahwa inti semua keputusan tindakan adalah informasi awal (yang ditemukan melalui identifikasi dan pengenalan pada situasi) yang dengan informasi dan pengetahuan yang tersedia dengan lengkap, akan dapat dipilih solusi yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah. Pada saat harus membuat keputusan dan melakukan tindakan, misalnya keputusan untuk menjalankan sebuah proyek, atau memutuskan untuk mengeksplorasi sebuah lokasi baru, pada umumnya para pelaku manajemen mencari informasi secara internal (internal search) yaitu dengan menggali informasi dari dalam ingatannya, dan pencarian informasi secara eksternal (external search), yaitu mencari informasi dari sumber di luar dirinya dalam berbagai format. Walaupun informasi dari dalam ingatan sangat banyak, informasi tersebut seringkali tidak lagi akurat karena tercampur dengan ingatan lain dan sifat lupa yang secara alamiah dimiliki manusia. Oleh karena itu sebaiknya informasi yang digunakan adalah sumber informasi dari luar dirinya yang keputusan pemilihannya ditentukan oleh kemampuan berfikir berdasarkan pengalaman dalam memilih solusi untuk sebuah masalah.

Pengenalan Perpustakaan

Waktu yang dimiliki seorang peneliti atau manajemen lembaga seperti Bakosurtanal untuk mengidentifikasi dan mengenali masalah sampai membuat keputusan tidak pernah cukup banyak (bahkan seringkali mendadak dan harus segera dilakukan), padahal informasi yang dibutuhkan dan digunakan untuk itu sangat banyak. Oleh karena itu mereka akan sangat membutuhkan pihak yang dapat menyediakan informasi yang tersedia dalam jumlah banyak, akurat, dan cepat untuk segera mereka gunakan tanpa harus melakukan verifikasi lagi terhadap sumber dan informasi tersebut (Apakah sumber dapat dipercaya? Apakah informasi dapat dipertanggung jawabkan? Apakah informasi akurat? Apakah dapat diakses kembali dengan mudah?). Pihak yang dapat melakukan itu hanyalah perpustakaan, karena di perpustakaan semua sumber data dan informasi disediakan melalui seleksi dan verifikasi sumber yang ketat. Di perpustakaan juga data dan informasi tersimpan dalam sistem yang sudah terorganisir sehingga dapat dengan tepat ditemukan, bahkan langsung oleh orang membutuhkan tanpa bantuan pustakawan. Terlebih lagi di perpustakaan ada pustakawan yang dengan keilmuan, keahlian dan keterampilannya, dapat membantu mempercepat penemuan informasi. Pustakawan juga mampu memilihkan dan menyediakan format kemasan informasi yang sesuai dengan profil dan kebutuhan pemustaka, baik individu maupun organisasi. Pengetahuan tentang perpustakaan sebagai sebuah lembaga penyedia informasi harus dimiliki oleh setiap orang yang membutuhkan informasi agar tidak terdapat persepsi keliru tentang perpustakaan yang seringkali dimiliki oleh mereka yang tidak pernah atau jarang sekali berkunjung atau memanfaatkan jasa perpustakaan. Perpustakaan seringkali dinilai hanya sebagai sebuah tempat tersimpannya sekumpulan buku (gudang buku) dengan suasana ruang yang muram, sepi dan membosankan. Terlebih lagi ketika orang-orang

membandingkan kelengkapan koleksi yang ada di situs jaringan (websites) berbasis Internet. Bahkan banyak anggapan bahwa dengan adanya Internet dan mesin pencari (search engine) yang cepat mencarikan data yang dibutuhkan sebanyak apapun yang diinginkan, maka keberadaan perpustakaan dianggap sebuah kesia-siaan. Selalu muncul ungkapan bahwa apa yang dimiliki oleh perpustakaan sudah out of date, jadul dan tidak dapat digunakan lagi. Tetapi apakah benar seperti itu kondisi yang sesungguhnya?

Dari pengamatan dan pengalaman menelusur dengan menggunakan fasilitas Internet, setiap peneliti dan manajemen lembaga sangat mengetahui bahwa Internet memiliki sumber informasi dan data yang luar biasa banyaknya. Namun tidak banyak juga yang mengetahui bahwa penyimpanan (uploading dan storing) dalam Internet tidak berdasarkan pada aturan apapun. Seorang pustakawan dari OCLC (perpustakaan digital terbesar dunia berbasis di Ohio, USA) menganalogikan Internet sebagai vacuum cleaner yang menghisap apapun tanpa pilih-pilih. Apapun yang yang disimpan ke dalamnya, akan disimpannya tanpa memperhatikan atau mempertimbangkan apakah data tersebut pantas atau membahayakan (Internet hanya menolak data yang formatnya tidak sesuai atau salah memasukkan, tidak pernah karena datanya membahayakan negara atau karena data tidak bermoral atau bertentangan dengan agama). Maka dapat dibayangkan apa saja yang dapat diperoleh dari Internet. Kondisi seperti Internet di atas, tidak pernah ada di perpustakaan. Walaupun dari hitungan jumlah koleksi perpustakaan kalau jauh dari Internet, namun terdapat banyak keunggulan yang hanya dimiliki oleh perpustakaan dan tidak dimiliki oleh Internet. Dari sekian banyak keunggulan, dalam tulisan ini akan dikemukakan beberapa keunggulan utama perpustakaan:

1. Koleksi yang tersedia merupakan hasil pemilihan yang dilakukan oleh pustakawan yang memiliki pengetahuan, keahlian dan keterampilan mencari, menelusur, mengumpulan dan menyeleksi bahan pustaka. Koleksi yang tersedia juga memiliki jaminan ketepatan isi karena dipilih berdasarkan riset pada profil dan kebutuhan pemustaka. Nyaris tidak ada koleksi yang tidak dibutuhkan. 2. Di perpustakaan lembaga (perpustakaan khusus), tersedia koleksi yang khusus diterbitkan oleh lembaga sendiri dan tidak semua dipublikasikan dalam bentuk digital melalui situs jaringan miliki lembaga. Di beberapa lembaga, termasuk perguruan tinggi, hasil penelitian yang diterbitkan hanya berupa ringkasan (abstrak atau rangkuman eksekutif). Koleksi jenis ini merupakan sumber informasi yang sebenarnya paling banyak digunakan untuk kegiatan ilmiah sejenis. 3. Semua koleksi yang tersedia di perpustakaan memiliki legalitas dan isinya dapat dipertanggung jawabkan karena setiap koleksi memiliki informasi sumber yang jelas, sehingga apabila informasi yang terkandung ternyata

keliru, pengguna informasi dapat menuntut kejelasan dari penerbit atau pembuat karya tersebut. 4. Di perpustakaan, terutama perpustakaan khusus bidang keilmuan (lembaga survey dan penelitian) atau perguruan tinggi, ada pustakawan yang membantu memilihkan sumber data dan informasi yang dibutuhkan melalui layanan referensi. Pustakawan dengan keahliannya akan dapat memutuskan data dan informasi yang sebaiknya digunakan, sampai menemukan informasi secara akurat (dengan presisi tinggi). Apabila koleksi yang dibutuhkan, dengan jaringan dan koneksi yang dimilikinya, pustakawan dapat mencarikan koleksi tersebut di perpustakaan atau pusat informasi lain. 5. Ruang perpustakaan merupakan sebuah arena pertukaran ilmu pengetahuan di antara para ilmuwan, birokrat dan pustakawan sebagai ahli informasi. Di tempat ini terjadi proses pengubahan tacit knowledge (pengetahuan tersimpan dalam ingatan) menjadi explicit knowledge (pengetahuan tertulis dan dapat dimanfaatkan oleh orang lain) melalui manajemen pengetahuan yang dipimpin oleh pustakawan sebagai ahli informasi. 6. Karena perpustakaan medapatkan dukungan finansial dari lembaga, maka semua koleksi dapat diakses tanpa biaya (kecuali jasa profesi pustakawan berupa produk layanan yang dibuat khusus untuk pemustaka). Dengan pengetahuan yang tepat tentang kompetensi perpustakaan dan pustakawan yang mengelolanya, pemanfaatan perpustakaan sebagai sumber informasi dapat dilakukan lebih optimal dengan mengeksplotiasi semua koleksi yang ada, dan memanfaatkan ruang di perpustakaan sebagai arena pertukaran dan pengembangan ilmu pengetahuan menjadi sebuah karya yang dapat dimanfaatkan oleh banyak orang.
Bandung, Juni 2011