Proposal

Hotel Management System

Front Office System Sales & marketing, Reservation, Reception, Front Office Cashier, House Keeping, Banquete, Night Audit, Income Audit, Information (Tele Guide)

Jalan Delima I Blok E1 Permata Puri 1, Cisalak Pasar, Depok 16953 Telp. : (021) 873 2044 Fax (021) 873 2044

No. Hal

: 015 /BMB/HTR/X/2013 : Proposal dan Penawaran Front Office System

Depok, 01 Februari 2013

Kepada Yth. Bapak/Ibu. Manajemen Penyelenggara Hotel Di Tempat.

Dengan hormat, Bersama ini kami bermaksud untuk mengajukan proposal dan penawaran Front Office System pada Bapak atau Ibu selaku Manajemen Penyelenggara Hotel.. Front Office System memiliki beberapa modul yang telah mengikuti standar hotel pada umumnya dan masing masing modul saling berkaitan satu sama lain (integrated system yang terpadu), yang terdiri dari: Sales & marketing Reservation Reception Front Office Cashier House Keeping Banquete Night auditor Income Audit Information & Tele Guide Guest history maintenance Front Office System dapat dijalankan pada windows 2000/2003 server, Support kami terhadap client akan diberikan selama 24 jam setiap harinya. Pengenalan mengenai system implementasi, rincian biaya, kebutuhan hardware yang diperlukan lebih detailnya akan kami jelaskan sebagai berikut;
Jalan Delima I Blok E1 Permata Puri 1, Cisalak Pasar, Depok 16953 Telp. : (021) 873 2044 Fax (021) 873 2044

-1-

Jalan Delima I Blok E1 Permata Puri 1, Cisalak Pasar, Depok 16953 Telp. : (021) 873 2044 Fax (021) 873 2044

Front Office System merupakan bagian dari Software Hotel management system yang merupakan system hotel terpadu yang terdiri dari beberapa modul didalamnya yaitu modul front office modul accounting, modul point of sale dan modul materials. System ini didesain untuk hotel bintang 5 atau dibawahnya dan telah mengikuti standar report operasional hotel pada umumnya. Hotel management system bisa dijalankan pada platform windows operating system dan kami merekomendasikan dengan windows 2000/2003 server.

Penjelasan modul Front Office System : SALES & MARKETING Menyediakan fasilitas untuk menyimpan data customer berupa data perjanjian kontrak tarif kamar antara pihak Hotel dengan customer, Data customer tersebut bisa berasal dari Travel agent, Perusahaan Pemerintah/swasta, Bank, grup bisnis dan Instansi instansi lainnya. Informasi perjanjian kontrak ini sangat membantu bagian marketing dan bagian lain seperti reservasi, regristrasi, front office cashier dan bagian keuangan (kredit). Pada bagian ini juga menyediakan fasilitas untuk mengatur harga paket. Fasilitas ini sangat membantu bagian marketing yang berorientasi pada penawaran dan penjualan paket-paket Hotel. (Misal; Paket meeting, paket pernikahan, paket hari raya, dll). Informasi tentang produktivitas dari masing masing customer sangat dibutuhkan dalam menentukan strategi Hotel dalam menentukan pangsa pasar.

RESERVATION Dalam system ini bisa menangani reservasi baik itu individu(perorangan) atau rombongan(group). Untuk reservasi group dapat langsung ditentukan siapa atau pihak mana yang akan menanggung pembayaran nantinya.(individual charges atau company charges). Setiap data reservasi baik individu maupun group memiliki data History masing masing. Data History tamu sangat berguna dan membantu bagian reservasi bila suatu saat tamu tesebut berkunjung kembali maka tinggal memanggil data historynya tersebut dengan cepat(tidak perlu input ulang) sehingga ada efisensi waktu. System ini juga akan menginformasikan bila terjadi over booking(kamar penuh). Fasilitas lain yang mendukung bagian reservasi yaitu Forecasting and room available facility(perkiraan dan jumlah kamar
Jalan Delima I Blok E1 Permata Puri 1, Cisalak Pasar, Depok 16953 Telp. : (021) 873 2044 Fax (021) 873 2044

-2-

Jalan Delima I Blok E1 Permata Puri 1, Cisalak Pasar, Depok 16953 Telp. : (021) 873 2044 Fax (021) 873 2044

yang bisa dijual) dan ini sangat membantu pihak manajemen untuk mengantisipasi setiap reservasi tamu yang akan datang. REGISTRATION Dalam system ini bisa menangani registrasi individu/tamu yang walk-in maupun individu/rombongan yang sudah reservasi sebelumnya. Untuk check-in tamu langganan dengan cepat langsung memanggil data tamu yang bersangkutan yang tersimpan dalam guest history. Sedangkan untuk tamu yang sudah reservasi dapat langsung dipanggil data tamu yang bersangkutan. Fasilitas lainnya yaitu bisa melihat room ready status(status kamar), display room available(jumlah kamar yang bisa dijual), change room(pindah kamar). Untuk charges/transaksi tamu bisa dibuat transaksinya

terpisah(individual charges) atau digabung(all charges to company).

FRONT OFFICE CASHIER Setiap kasir memiliki password utuk dapat masuk ke system. Kasir ini dapat dibagi dalam beberapa shift dan setiap shift akan menghasilkan Report Cashier Activity. System ini menyediakan fasilitas untuk memasukan transaksi individu dan transaksi group(company transaction) yaitu terpisah. Tapi tidak menutup kemungkinan transaksi tersebut digabung dalam satu bills yaitu melalui fasilitas transfer transaction. Proses checking out bisa dilakukan dengan beberapa type pembayaran dalam satu bills untuk balancing, dan jika belum balance proses checking out pada sytem akan menolak. Semua aktifitas cashier seperti input charges/payment, hapus(delete), edit, transfer transaksi dan lainya akan terekam dalam system, kemudian akan tampil pada Report cashier activity dan ini dapat digunakan untuk monitoring data. HOUSE KEEPING House keeping dapat mengetahui status kamar dari semua kamar Hotel. Kamar yang kotor setelah tamu checked out akan diinformasikan pada house keeping sehingga langsung dapat dibersihkan dan siap untuk dijual kembali. Selain diatas juga terdapat fasilitas pencatatan barang-barang tamu yang hilang atau tertinggal sehingga sewaktu-waktu ditemukan dan ada complain dari tamu yang bersangkutan ada pertanggungjawaban dan bisa langsung ditindaklanjuti.

Jalan Delima I Blok E1 Permata Puri 1, Cisalak Pasar, Depok 16953 Telp. : (021) 873 2044 Fax (021) 873 2044

-3-

Jalan Delima I Blok E1 Permata Puri 1, Cisalak Pasar, Depok 16953 Telp. : (021) 873 2044 Fax (021) 873 2044

NIGHT AUDIT Proses ini biasanya dilakukan oleh Night Audit (shift malam) saat semua aktivitas kasir berhenti/atau tidak ada transaksi lagi. Proses posting secara otomatis akan mengecek semua data dan transaksi yang dilakukan pada hari itu dan semua transaksi akan tersimpan dalam report sesuai tanggal transaksi sehingga proses balancing dapat dilakukan dengan mudah dan cepat karena report disajikan secara detil dan komplit. Fasilitas lainnya yaitu untuk ganti tanggal/hari ( End of Day ) dalam proses ini system akan membackup semua data sehingga suatu saat data dibutuhkan lagi akan mudah dan cepat disajikan. Report yang dihasilkan system Front Office diantaranya: Sales contract rate report; Competitor analysis report, market segment, No show and cancellation report, Daily reservation entry report, Tentative Report, Reservation on the book, Group Arrival of the Year, Guest in House, statistic report, Night Audit profit list of all folio/Guest Ledger, Credit over list, guest folio/bills, House Keeping status room report, Out of order report, Guest ledger, D-card report, room sales recapitulation, room count sheet, room charges posted, forecasting report, company production report, nationality report, cash summary report. INCOME AUDIT Fasilitas yang ada di income audit yaitu fasilitas-fasilitas untuk memasukan data data hotel yang nantinya berkaitan dengan laporan keuangan. Data data tersebut diantaranya data kamar(jumlah,type,harga,dll), charges code(Kode charges), Payment code(Kode Pembayaran), data dcard(laporan harian) dapat disesuaikan dengan kebutuhan masingmasing hotel, cashier list, nationality dan lainya. Untuk fasilitas ini harus dilakukan oleh Tehnical Support dan Income Audit atau orang yang ditujuk dan memiliki pengetahuan keuangan agar report yang dihasilkan tidak salah.

Jalan Delima I Blok E1 Permata Puri 1, Cisalak Pasar, Depok 16953 Telp. : (021) 873 2044 Fax (021) 873 2044

-4-

Jalan Delima I Blok E1 Permata Puri 1, Cisalak Pasar, Depok 16953 Telp. : (021) 873 2044 Fax (021) 873 2044

INFORMATION System memberikan fasilitas untuk mencatat semua informasi-informasi penting (Tele Guide) yang berisi data-data pelayanan umum seperti Rumah Sakit, Travel Agent, Bank, Bandara, Jadwal Keberangkatan, Keamanan dan sebagainya agar pada saat informasi dibutuhkan Tamu bisa langsung dicarikan solusinya.

Diagram Flow Front Office System

Sales Contrat Rate CUSTOMER

Individual/Group Reservation MARKETING RESERVATION Room Available

Individual/Group Check-in Individual Walk-in RECEPTION Room Ready

Payment

FRONT OFFICE CASHIER

NIGHT AUDIT

Check Out BANQUETE Update room status HOUSE KEEPING Prepare Bqt Job

All Report Hotel

OM GENERAL MANAGER OO

VR OC OD VD

Jalan Delima I Blok E1 Permata Puri 1, Cisalak Pasar, Depok 16953 Telp. : (021) 873 2044 Fax (021) 873 2044

-5-

Jalan Delima I Blok E1 Permata Puri 1, Cisalak Pasar, Depok 16953 Telp. : (021) 873 2044 Fax (021) 873 2044

Konfigurasi Instalasi Hardware Untuk Instalasi Hardware dapat disesuaikan dengan kebutuhan atau memanfaatkan hardware yang ada sepanjang masih memenuhi kreteria/spesifikasi yang memadai dan jika diperlukan akan dilakukan survey terlebih dahulu. Syarat minimal yang harus disediakan yaitu: Tersedia jaringan computer (LAN); Satu unit computer sebagai server dan beberapa unit sebagai cliet, UPS untuk di masing-masing unit computer termasuk di Server Satu unit Printer Epson 80 Colm/LX 300 khusus untuk mencetak bills tamu dengan tembusan atau rangkap (khusus Implementasi Hotel) Untuk mencetak report-report bisa digunakan jenis printer lainnya.

Biaya Adapun biaya instalasi, training dan software System Front Office adalah sebesar (Tentative)

Penjelasan : Masa implementasi khusus Hotel adalah 2 (dua) minggu; Selama inplementasi berlangsung pihak Hotel memberikan complimentary room, meals dan laundry untuk 2 orang staf. Masa garansi berlaku selama 1 (satu) tahun sejak system running dan ditandatanganinya berita acara serah terima system. Contract maintenance berlaku setelah masa garansi berakhir dan telah ada kesepakatan terlebih dahulu melalui kontrak perjanjian.

Metode pembayaran : 40% sebagai Down Payment, setelah kontrak ditanda tangani 30% dibayar setelah selesai training 30% dibayar setelah system running

Jalan Delima I Blok E1 Permata Puri 1, Cisalak Pasar, Depok 16953 Telp. : (021) 873 2044 Fax (021) 873 2044

-6-

Jalan Delima I Blok E1 Permata Puri 1, Cisalak Pasar, Depok 16953 Telp. : (021) 873 2044 Fax (021) 873 2044

Demikian proposal ini kami sampaikan dan apabila Bapak/Ibu memerlukan informasi lebih lanjut kami siap dihubungi, atas perhatian serta kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami, BINA MUTU BANGSA

( Sardewi, MM )

Jalan Delima I Blok E1 Permata Puri 1, Cisalak Pasar, Depok 16953 Telp. : (021) 873 2044 Fax (021) 873 2044

-7-