Pfeb2013 v13

Verso 1.
Manual de Utilizao
Junho de 2013
NDICE
1. 2. 3. Introduo .............................................................................................................................. 2 Instalao do Programa ........................................................................................................ 3 Utilizao do Programa ......................................................................................................... 6 3.1 Entrada no programa ..................................................................................................... 6 3.2 Menu Inicial .................................................................................................................... 8 Rede de escolas e agrupamentos ........................................................................................ 9 Definio de Turmas ........................................................................................................... 12 Identificao dos Alunos .................................................................................................... 15 6.1 Remover um aluno ....................................................................................................... 18 Escolas e Salas de Realizao ........................................................................................... 19 Pautas de chamada ............................................................................................................. 21 8.1 Impresso da Declarao Modelo 14/JNE ................................................................... 25 8.2 Atribuio de sala manual ............................................................................................ 25 Validao de Inscries ...................................................................................................... 27
4. 5. 6. 7. 8.
9.
10. Recolha da Avaliao de Frequncia ................................................................................ 29 11. Professores Classificadores .............................................................................................. 34 12. Realizao de Provas .......................................................................................................... 40 13. Registo de Presenas e Faltas ........................................................................................... 41 14. Registo dos Nmeros Convencionais ............................................................................... 43 15. Produo de Envelopes e Guias ........................................................................................ 49 16. Resumo Dirio de Ocorrncias .......................................................................................... 56 17. Envio de Remessas de Dados para o Agrupamento de Exames .................................... 59 18. Transferncia de Dados Atravs de Ficheiros de Texto .................................................. 61 19. Outras Opes do Menu de Manuteno .......................................................................... 67 19.1 Cpias de segurana ................................................................................................... 67 19.2 Alterao de senha de entrada .................................................................................... 69 19.3 Configurao de escola local ....................................................................................... 69 19.4 Gesto de utilizadores .................................................................................................. 71 19.5 Verso do programa ..................................................................................................... 72 20. Utilizao do Microsoft Access .......................................................................................... 73
Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3
1. INTRODUO
Este documento tem como objectivo fornecer as instrues para a utilizao do programa Pfeb2013, que se destina s Escolas de Acolhimento e aos Agrupamentos de Exames que iro assegurar a realizao das Provas Finais do 1. Ciclo do Ensino Bsico em 2013. Este manual de utilizao contm as instrues bsicas para a utilizao da verso inicial do programa. Destina-se a todos os utilizadores do Pfeb2013 e descreve as funes de utilizao comum, disponveis para os utilizadores com permisses de alterao aos dados (no administradores). Contm tambm algumas instrues para administrao e configurao do programa, que se destinam aos responsveis tcnicos pelo programa Pfeb2013 (aqueles que tm acesso utilizao do programa atravs da conta de administrao Adm). Durante o perodo de utilizao do programa Pfeb2013 poder obter ajuda contactando o responsvel tcnico do Agrupamento de Exames a que pertence a Escola de Acolhimento. Poder confirmar o Agrupamento de Exames a que est associada a Escola de Acolhimento e os respetivos contactos utilizando a opo A Rede de escolas e agrupamentos do menu Manuteno. Poder tambm aceder pgina de suporte na Internet, acessvel atravs do endereo www.programa-pfeb.org/forum (utilizador: pfeb, senha: pfeb3w), que contm informao diversa sobre o programa e um frum de discusso onde poder colocar questes sobre a sua utilizao. Nesta pgina sero tambm disponibilizadas todas as actualizaes do programa e da documentao. A principal tarefa a realizar com a verso inicial do programa consiste na recolha da identificao dos alunos que iro realizar as provas finais do 1 ciclo do ensino bsico e outra informao necessria produo das pautas de chamada. As tarefas a realizar com a verso inicial do programa so: a) Verificar a rede de escolas de origem afetas escola de acolhimento e efetuar as correes que se revelem necessrias; b) Definir as turmas e registar a identificao dos alunos (N aluno, nome, data de nascimento, sexo, casos particulares) ou realizar a importao das folhas Excel de turmas previamente preenchidas; c) Definir as salas de realizao e suas capacidades, ou realizar a importao da folha Excel de salas previamente preenchida; d) Distribuir os alunos e imprimir as pautas de chamada; e) Definir os professores classificadores designados pelas escolas de origem, ou realizar a importao das folhas Excel de professores previamente preenchidas; f) Produzir e enviar a remessa de classificadores ao agrupamento de exames. Este manual de utilizao ser revisto quando forem disponibilizadas as atualizaes do programa com funcionalidades adicionais.
2. INSTALAO DO PROGRAMA
O programa distribudo atravs da pgina de suporte na Internet, na seco de Novidades do PFEB. Para instalar o programa Pfeb2013 deve seguir os seguintes passos: 1. 2. 3. 4. 5. Aceder pgina de suporte e descarregar para o disco local do computador o ficheiro de instalao Pfeb2013_v10.zip; Executar o programa Setup_Pfeb2013_v10.exe contido no ficheiro ZIP; Fornecer os dados pedidos pelo programa de instalao (ou aceitar os sugeridos); Especificar a senha de entrada do utilizador Adm, administrador do sistema; Especificar a escola de acolhimento onde se encontra a instalar o programa.
A lista de escolas de acolhimento encontra-se ordenada por distrito, concelho e nome da escola. Na caixa da direita poder escolher a escola de uma lista ordenada por nome. Os agrupamentos de exames devem instalar o programa com o cdigo de escola fictcio correspondente. Estes cdigos comeam por 955xxx e encontram-se no fim da lista. No caso das Escolas de Acolhimento que no constavam da lista da verso inicial e s foram adicionadas rede em verses posteriores do programa, deve primeiro ser instalada a verso 1.0 usando um cdigo de escola qualquer. Em seguida deve ser instalada a ltima atualizao disponvel e por ltimo deve ser corrigido o cdigo de escola, executando no programa a opo Menu Manuteno -> B Configurao da escola local -> boto Alterar escola. Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 3
2.1 Notas adicionais sobre a instalao em rede

Se desejar instalar o Pfeb2013 num servidor duma rede local o procedimento a seguir deve ser: 1. Instalar o programa completo no servidor, nas diretorias sugeridas pelo instalador. 2. Partilhar a diretoria de instalao no servidor, criando um "Share" de nome "Pfeb2013$", por exemplo, e dando permisses de leitura/escrita/criar ficheiros nessa diretoria a todos os utilizadores Windows que vo usar o programa. 3. Em cada posto de rede, criar uma unidade de rede (mapeamento) que aponta para a partilha criada no ponto anterior, por exemplo com a letra "F:". (ver alternativa sem unidades de rede mais abaixo) 4. Em cada posto de rede, instalar o programa, indicando como diretoria de destino dos ficheiros do programa a diretoria local sugerida pelo instalador e indicando como diretoria da base de dados a raiz da unidade de rede criada no ponto anterior (as diretorias de instalao so escolhidas no segundo quadro do instalador). Por exemplo, se F: no posto for mapeado para C:\JNE\Pfeb2013 no servidor, introduza F: como a diretoria de destino da base de dados. Este mapeamento poder ser diferente de posto para posto, isto , um posto pode aceder base atravs da unidade H: e outro aceder atravs de F:. O importante que todos apontem para o mesma diretoria fsica. (Ateno: o programa de instalao sugere sempre uma diretoria de instalao terminada em "\Pfeb2013". No caso exemplificado a diretoria de instalao dos dados dever ser "F:" e no "F:\Pfeb2013" pois esta ltima significa na realidade a diretoria "C:\JNE\Pfeb2013\Pfeb2013" no servidor!) Na instalao do Pfeb2013 em cada posto adicional, uma forma simples de se confirmar que a instalao foi corretamente efetuada, que no devem aparecer as janelas de configurao da senha de entrada do Adm e da instalao da escola local, um vez que ao ligar-se base de dados que j existe o programa assume os dados nela contidos. Caso no seja possvel ou desejvel instalar o programa completo no servidor, os pontos 1. e 2. acima podero ser substitudos pelos seguintes passos alternativos: 1a. Criar uma diretoria no servidor que ir alojar a base de dados partilhada. 1b. Partilhar a diretoria do servidor, criando um "Share" de nome "Pfeb2013$", por exemplo, e dando permisses de leitura/escrita/criar ficheiros nessa diretoria a todos os utilizadores Windows que vo usar o programa. 1c. Num posto de rede, instalar o programa localmente, indicando como diretorias de instalao as sugeridas pelo instalador. 1d. Aps a instalao, copiar os ficheiros "PFEBDATA.MDB" (contm os dados) e "SYSTEM.MDW" (contm os utilizadores) existentes na diretoria de instalao para a diretoria partilhada do servidor criada no ponto 1a. 1e. Desinstalar o programa do posto de rede (Painel de controlo -> Adicionar e remover programas / Pfeb2013) 1f. Continuar com o processo a partir do ponto 3. acima para instalar o programa nos postos de rede.
Alternativa sem utilizar unidades de rede: Poder instalar o programa em rede sem utilizar unidades de rede da seguinte forma: 1. Criar uma pasta no servidor, por exemplo PFEB2013 (de preferncia num disco que no seja comum ao sistema operativo). 2. Partilhar a pasta do seguinte modo: share= pfeb2013$ (o smbolo $ garante que a pasta no vista na rede depois de partilhada). 3. Dar apenas permisses (de leitura/escrita/criao de ficheiros) aos utilizadores autorizados a utilizar o Pfeb2013. 4. Fazer a instalao no servidor do Pfeb2013 com a indicao da diretoria de dados a apontar para a pasta partilhada anteriormente, que seria: \\servidor\pfeb2013$ (onde "servidor" indica o nome do servidor) 5. Instalar da mesma forma nos terminais, apontando sempre a diretoria de dados para \\servidor\pfeb2013$
Instalao em servidores com Windows Server 2003/2008
Ao instalar o programa Pfeb2013 num servidor com sistema operativo Windows Server 2003/2008, surgem por vezes erros ao tentar executar pela primeira vez o programa. A causa mais provvel para erros na execuo do programa nos Windows Server 2003/2008 estar ativa a DEP (Data Execution Prevention ou Preveno de Execuo de Dados). Para desativar a DEP aceder s propriedades do computador -> separador "Advanced" -> separador "Data Execution Prevention". Poder desativar a DEP s para os executveis usados pelo programa, que esto na diretoria C:\Program Files\Access97Runtime: StartAccess_97.exe e Msaccess.exe. Para alm desta configurao, por vezes h problemas com permisses ou outras configuraes de segurana que so difceis de diagnosticar. A soluo nestes casos usar o servidor apenas como servidor de ficheiros e seguir as instrues alternativas indicadas na pgina anterior.
3. UTILIZAO DO PROGRAMA
Neste captulo encontrar as instrues para a entrada no programa e utilizao do menu inicial. Nos captulos seguintes sero apresentadas as funes existentes em cada um dos submenus principais do programa. A interface com o utilizador adotada pelo programa baseia-se no sistema operativo Microsoft Windows. Este sistema tem ampla divulgao, pelo que se assume neste documento que o leitor j possui os conhecimentos bsicos de utilizao de programas para este ambiente de trabalho. No entanto, e porque o programa funciona sobre a base de dados e linguagem Microsoft Access, de menor divulgao, sero sucintamente documentadas as regras de utilizao e elementos grficos padro existentes em programas para Microsoft Access. As imagens de ecrs apresentadas neste manual foram produzidas num sistema utilizando o Windows 7. Se instalar o programa em verses diferentes do Windows, o aspecto das janelas poder diferir ligeiramente do apresentado.
3.1 Entrada no programa

Para iniciar o programa dever fazer duplo-clique no atalho do Pfeb2013 que a instalao colocou na rea de trabalho ou aceder ao menu Iniciar do Windows, selecionar o item Programas e neste menu localizar o grupo Pfeb2013. Fazer clique no item Pfeb2013 para iniciar o programa. Surge, passados uns instantes, a janela de Logon para identificao do utilizador:
Nesta janela deve preencher o seu nome de utilizador no campo Name e premir a tecla Tab para passar ao campo Password. Os nomes de utilizador e as senhas de entrada so definidos pelo administrador do sistema Adm.
Se o administrador A senha de entrada do utilizador Adm foi definida na fase final do processo de instalao. Se a instalao no pediu para definir a senha de entrada do Adm ento porque a senha ainda est em branco. Introduza Adm no campo de cima e deixe em branco (vazio) o campo de baixo.
Se no o administrador O mais provvel que na primeira vez que entrar no programa a sua senha no esteja atribuda, o que significa que dever deixar o campo Password em branco. O programa pedir ento que defina a senha de entrada que dever usar nas utilizaes posteriores do programa.
Se a senha de entrada j tiver sido definida anteriormente, dever escrev-la no campo Password para autenticao do seu nome de utilizador. Por motivos de segurana, o que escrever no ser visvel (ecoaro ***). As senhas de entrada, ao contrrio do que acontece com o nome de utilizador, so sensveis s maisculas/minsculas. Antes de digitar a sua senha, certifique-se que tem desligada a tecla de Caps Lock que converte todas as letras em maisculas. No caso do utilizador especial com o nome Visita, que apenas tem permisses de consulta, o campo Password deve ser deixado em branco, uma vez que este utilizador nunca tem senha de entrada. (Nota: o administrador do sistema poder ter removido este utilizador). Um problema comum na entrada no programa consiste em, sem querer, fazer clique fora da janela de Logon e provocar o envio desta janela para detrs de outra janela, tornando-a assim invisvel. O utilizador desprevenido volta ento a chamar o programa, ficando a primeira cpia nos bastidores a gastar recursos desnecessariamente.
3.2 Menu Inicial

Aps a correta identificao do utilizador no ecr de Logon aparece o menu inicial do programa:
O menu inicial faz uma primeira diviso das funcionalidades disponveis no programa atravs dos quatro botes na parte superior da janela, correspondentes aos seguintes menus: Inscrio Realizao Opes relacionadas com a preparao dos dados de turmas, alunos e salas, antes da realizao das provas. Opes a utilizar aps a realizao das provas, para marcao de faltas, atribuio de nmeros convencionais e envio de materiais para o agrupamento de exames. Nos agrupamentos de exames este menu diferente e contm as opes para gesto da bolsa de classificadores, distribuio de provas e recolha de resultados. Opes para a produo das pautas de resultados. Opes para manuteno do programa, nomeadamente para a realizao de cpias de segurana, definio da rede de escolas e agrupamentos, e produo de remessas de dados.
Resultados Manuteno
Para selecionar cada um destes quatro grupos de opes (menus) poder usar o rato e fazer clique sobre o boto correspondente, ou usar o teclado e premir simultaneamente a tecla Alt e a letra sublinhada no nome do boto (por exemplo, Alt+R seleciona o menu de Realizao). Na parte central da janela encontra-se a lista de opes disponveis em cada grupo. Para executar uma opo da lista poder usar o rato e fazer duplo-clique sobre a linha correspondente, ou usar as teclas com setas para selecionar a linha e em seguida premir a tecla Enter. Na parte inferior da janela do menu inicial indica-se o nome do utilizador que iniciou o programa e o cdigo e nome da escola local. Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 8
4. REDE DE ESCOLAS E AGRUPAMENTOS

Para aceder rede de escolas por agrupamento executar a opo A Rede de escolas e agrupamentos do menu Manuteno:
A opo de rede de escolas e agrupamentos permite consultar os dados das escolas de origem afetas a cada escola de acolhimento, para efeitos da realizao das provas finais do 1 ciclo.
Nesta janela pode consultar e alterar os dados das escolas de origem e tambm preencher o n de alunos previsto para as provas.
Solicita-se que verifique os dados das escolas de origem afetas escola de acolhimento local e os corrija e complete, se necessrio. Caso seja necessrio alterar o cdigo de alguma escola, essa alterao dever ser comunicada ao agrupamento de exames e para o endereo programa.pfeb@gmail.com. Para adicionar uma escola a uma rede de escola de acolhimento, deve primeiro selecionar o agrupamento e escola de acolhimento na parte superior da janela. No final da lista de escolas, na 1 linha em branco, digitar o cdigo da escola de origem a adicionar no campo Cdigo:. Para consultar ou alterar os dados de cada escola poder ser mais fcil ver os registos em formato de Detalhe. Clique no boto assinalado para alternar entre vista de Grelha e Detalhe:
Poder obter uma listagem das escolas de origem associadas a cada escola de acolhimento fazendo clique no boto com uma impressora na parte superior da janela:
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O programa apresenta sempre as listagens em modo de pr-visualizao. Para enviar a listagem para a impressora clique no boto com uma impressora na barra de ferramentas. Se desejar poder clicar no boto esquerda do assinalado (com um livro azul) para configurar as margens e escolher a impressora a utilizar.
Clicando no boto Escolas de Acolhimento ter acesso opo de rede de escolas de acolhimento por agrupamento de exames:
Clicando no boto Agrupamentos Exames deste ecr ter acesso lista de agrupamentos por regio. Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 11
5. DEFINIO DE TURMAS
Para aceder definio das turmas, execute a opo 1 Definio de turmas do menu Inscrio. A janela de definio de turmas tem o seguinte aspecto:
Nesta janela poder registar os dados das turmas de cada escola de origem que realiza provas na escola de acolhimento local. Os dados das turmas incluem: a) A escola de origem e o cdigo de identificao da turma; b) A lista de alunos que pertencem turma (n aluno, nome, data de nascimento, sexo, casos particulares e escalo da ao social escolar). Os dados das turmas podem ser registados manualmente ou ser importados a partir das folhas Excel modelo. Para importar as folhas Excel de turmas clique no boto Importar grelhas Excel:
Na janela de importao de grelhas deve comear por indicar ao programa onde se encontram os ficheiros Excel a importar, fazendo clique no boto Mudar diretoria.... Surge uma caixa para Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 12
navegar na estrutura de diretorias (no mostra os ficheiros, s as diretorias) que dever usar para escolher a diretoria onde se encontram as grelhas. Existem trs tipos de grelhas Turmas, Salas e Professores e outras tantas opes de importao. Sugere-se que as grelhas sejam arrumadas em diretorias que s contm um tipo de ficheiro. No exemplo foi previamente criada uma directoria de nome xls_turmas debaixo da diretoria de instalao do programa, que contm todas as grelhas de turmas. Depois de mudar para a diretoria que contm os ficheiros Excel o programa apresenta a lista de ficheiros, assinalando-os para importao com um visto na 1 coluna. Para iniciar a importao dos ficheiros assinalados clique no boto Importar. A importao processa-se rapidamente e no final o programa informa que terminou sem problemas ou indica que ocorreram erros:
Se fizer clique no boto Yes aparece a lista de mensagens de erro da importao, por exemplo:
Quando o programa retorna janela de importao de grelhas, j foram preenchidos os dados relativos aos ficheiros importados e j no esto escolhidos para importao:
Fazendo duplo-clique na coluna dos erros poder rever os erros de cada ficheiro. Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 13
Quando fechar a janela de importao e voltar janela de definio de turmas, j esto disponveis os dados importados das grelhas Excel:
Se, aps a importao das grelhas Excel, for necessrio proceder a alteraes aos dados, essas alteraes podem ser registadas diretamente nesta janela. Alternativamente, poder corrigir os dados nas folhas Excel e voltar a fazer a importao. Nota: Quando uma grelha de uma dada turma lida uma segunda vez, alunos que tenham sido removidos da folha Excel no so removidos durante a importao. Poder usar o boto Remover para eliminar todos os dados da turma que estiver selecionada antes de proceder nova importao. Se for necessrio alterar o cdigo de uma turma poder clicar no boto Turmas para aceder a uma grelha com as turmas da escola selecionada:
Os alunos inscritos aparecem em duas opes: ou atravs deste ecr de definio de turmas, ou atravs da opo 2 Alunos que realizam provas do menu inicial. medida que vo sendo introduzidos os alunos da turma (manualmente ou via Excel), o programa cria automaticamente as inscries para as provas de Portugus e Matemtica (cdigos 41 e 42). Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 14
6. IDENTIFICAO DOS ALUNOS

Para consultar ou alterar os dados dos alunos que vo realizar as provas finais do 1. ciclo, execute a opo 2 Alunos que realizam provas do menu de Inscrio:
Nesta janela de alunos e inscries aparecem os mesmos dados que foram introduzidos com a opo de definio de turmas. Para alm disso, nesta janela encontram-se tambm os registos de inscrio em cada uma das provas que os alunos vo realizar. Nos casos especiais em que o aluno s realiza uma das provas, deve remover o registo de inscrio correspondente outra prova. Se o aluno foi dispensado da realizao de ambas as provas preencha o campo Dispensado no separador Situao. Na parte central da janela encontra-se um conjunto de botes com as diferentes funes: serve para procurar os alunos por nome ou n de BI/CC. Depois de clicar neste O boto boto deve escolher se deseja procurar por n de BI/CC ou nome e introduzir o valor a procurar:
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O boto serve apenas para avanar para o fim da tabela, para o primeiro registo em branco para iniciar a introduo de um novo aluno. servem para escolher o separador com os Os botes diferentes tipos de dados associados ao aluno. No separador 1 Provas apresentam-se as inscries e os resultados das provas. No separador 2 Disciplinas apresentam-se as disciplinas dos alunos internos:
No separador 3 Situao apresentam-se os campos relativos situao do aluno e ainda dados adicionais para posterior incluso nos termos:
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O boto varia de funo consoante o separador que est selecionado. No separador 1 Provas o boto serve para inicializar as provas (criar os registos de inscrio para as provas 41/42, ou 31/32 se estiver indicado que o aluno realiza provas a nvel de escola no separador 3 Situao). No separador 2 Disciplinas o boto apresenta o texto Inicializar disciplinas e serve para criar os registos das disciplinas. No separador 3 Situao o boto apresenta o texto Recalcular situao e servir para recalcular a situao do aluno com base no resultado das provas e no historial de disciplinas. Este boto poder ainda ser apresentado com o texto Atribuir n interno, quando estiver selecionado o separador das provas ou disciplinas e o registo atual for o registo em branco do fim da lista de alunos. Neste caso o boto serve para preencher o n de BI/CC com o prximo n interno a atribuir na escola, compondo o nmero de acordo com o previsto na Norma 1/JNE/2013 e tendo em conta os ns internos j existentes na tabela de alunos. serve para imprimir um extrato de classificaes para o aluno selecionado, ou O boto um outro modelo de listagem:
servem para alternar a apresentao dos dados na parte inferior da janela, Os botes entre formato de Grelha e formato de Detalhe. Por exemplo, no separador 1 Provas os dados em formato de Detalhe tm o seguinte aspeto:
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6.1 Remover um aluno

Se desejar remover um aluno ter primeiro de remover os registos de inscrio nas provas, os registos de disciplinas e por ltimo remover o registo de identificao do aluno. Comece por procurar o aluno a remover. Em seguida, selecione os registos de inscrio nas provas, clicando no quadrado assinalado (os registos selecionados ficam com fundo preto):
Prima a tecla Eliminar (ou Delete) para remover os registos selecionados. O programa avisa que vo ser removidos 2 registos e pede a confirmao:
Clique no boto Yes (sim) para remover os registos. Em seguida selecione o separador 2 Disciplinas e repita o procedimento para remover todos os registos de disciplinas do aluno. Por ltimo, clique no seletor do registo de identificao do aluno (barra vertical assinalada abaixo) e prima a tecla Eliminar para remover o aluno:
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7. ESCOLAS E SALAS DE REALIZAO

A opo 3 Salas de realizao de provas do menu de Inscrio d acesso janela para definio das salas onde se vo realizar as provas.
A identificao das salas (cdigo, designao e capacidade) pode ser registada manualmente ou ser importada a partir de folhas Excel. Se clicar no boto Importar grelhas Excel surge a janela para importao de folhas de salas:
Tal como na opo de importao de turmas, deve comear por clicar no boto Mudar diretoria para indicar a diretoria onde se encontra a grelha de salas a importar. Em seguida escolha os ficheiros a processar e clique no boto Importar. O programa processa ento os ficheiros de definio de salas escolhidos. Quando voltar janela de definio de salas j devem constar os dados importados: Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 19
A ltima coluna desta janela, Escola da Sala, no importada da folha Excel e dever estar sempre preenchida com o cdigo da escola de acolhimento. Na Regio Autnoma da Madeira esta coluna deve ser preenchida com o cdigo da escola de origem onde se situa a sala e onde vo ser realizadas as provas. O boto Escolas de Origem acede opo A Rede de escolas e agrupamentos do menu de manuteno, selecionando automaticamente a escola de acolhimento local.
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8. PAUTAS DE CHAMADA
No fim do processo de importao das grelhas Excel poder preparar as pautas de chamada para afixao, com os alunos inscritos em cada prova, por ordem de turma e nome, com a indicao da sala onde iro realizar o exame. A preparao e produo de pautas de chamada compreende os seguintes passos: 1. 2. 3. 4. 5. Definio das salas de realizao com as respetivas capacidades mximas. Escolha da escola de origem, prova e turmas para as quais se pretende produzir as pautas. Escolha das salas a utilizar para cada prova/turma. Distribuio dos alunos inscritos pelas salas escolhidas para a prova/turma. Listagem das pautas de chamada.
Para produzir as pautas de chamada, execute a opo 4 Pautas de chamada por turma do menu de Inscrio. A janela onde so efetuadas estas operaes tem o seguinte aspeto:
Sempre que altera a prova, escola de origem ou turma, o programa acede base de dados para contar o nmero de inscries correspondentes e preenche o campo assinalado acima com o total obtido. Na escolha de salas para realizao da prova dever ter como objetivo reservar tantas salas quantas as necessrias para atingir ou superar o nmero total de inscries.
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No lado esquerdo da janela surge uma lista com as salas disponveis na escola de acolhimento selecionada. No lado direito da janela so mostradas as salas j escolhidas para a prova/fase.
Para escolher uma sala pode fazer duplo-clique com o rato na linha correspondente do lado esquerdo, ou fazer apenas um clique na linha para a selecionar, seguido de um clique no boto com a seta azul para a direita. Se a sala escolhida tiver uma capacidade superior ao nmero de alunos para os quais ainda falta atribuir sala, o programa pergunta se deseja usar toda a capacidade para esta prova/turma ou somente a necessria para completar o nmero total de inscries para a prova.
Se a sala for usada na sua totalidade, o seu registo transita da janela da esquerda para a janela da direita. Se a sala no for usada na totalidade feita uma cpia para a janela da direita ficando a linha da lista da esquerda apenas com a capacidade remanescente.
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Para desfazer a escolha de uma sala pode fazer duplo-clique com o rato na linha correspondente da lista da direita, ou fazer apenas um clique na linha, seguido de um clique no boto com a seta azul para a esquerda. Debaixo da lista das salas j escolhidas existe um boto para ajustar a capacidade. Esta opo foi includa para resolver as situaes em que existem, por exemplo, 21 alunos inscritos e apenas uma sala disponvel com capacidade para 20 alunos. A soluo mais prtica considerar que, excecionalmente para esta prova, a sala poder comportar 21 alunos. Para fazer o ajuste deve primeiro selecionar a linha da sala a alterar e em seguida fazer clique sobre o boto "Ajustar sala". O programa pergunta ento qual a capacidade a considerar para a sala selecionada. O processo de escolha de salas deve ser repetido para todas a escolas de origem e todas as turmas. Uma vez escolhidas todas as salas necessrias para uma dada prova o processo prossegue com a distribuio dos alunos pelas salas. Para executar a distribuio dever fazer clique no boto ou premir as teclas Alt+D.
A distribuio comea por ordenar os alunos por escola, turma e ordem alfabtica do nome. Os alunos so ento associados s salas, sendo estas preenchidas pela mesma ordem por que foram escolhidas. Se a capacidade das salas escolhidas no for suficiente para o nmero de alunos inscritos, os alunos em excesso sero associados a salas fictcias que se considera terem a capacidade definida no campo "N alunos/pgina" mostrado acima. No local da pauta onde habitualmente afixado o nome da sala de realizao surgir apenas "Sala: ________", para posterior preenchimento manual. De notar que esta caracterstica implica que a escolha de salas opcional. Se para uma dada prova no escolher qualquer sala, ento as pautas sero impressas com o nmero fixo de alunos por pgina especificado no campo referido. O processo de distribuio apenas afeta os alunos que ainda no tm sala atribuda. Isto significa que possvel distribuir apenas um ou dois alunos, cujas inscries foram adicionadas mais tarde, sem afetar os alunos que j tinham sido considerados numa distribuio anterior. Por outro lado, se desejar alterar a escolha de salas para as turmas e voltar a distribuir ter de primeiro eliminar a distribuio existente, clicando no boto no lado inferior esquerdo:
Este boto permite limpar uma distribuio anterior para que sejam considerados todos os alunos na prxima distribuio (exceto os que tm atribuio de sala manual, ver 8.1). Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 23
A opo de impresso de pautas, acessvel atravs do boto com uma impressora ou premindo as teclas Alt+I, d acesso a uma nova janela:
Se desejar imprimir apenas a prova que tinha selecionado na janela de pautas de chamada, pode fazer clique no boto com a impressora. Se fizer clique no boto "Escolher Provas" ter acesso a uma lista com todos as provas, por ordem de data de realizao, de onde pode escolher vrias para impresso. Pode ainda usar a opo "Inclui coluna para marcar presenas" para configurar o cabealho das pautas de chamada, como no seguinte exemplo:
A indicao sobre a escola de provenincia dos alunos s includa quando a escola de acolhimento diferente da escola de origem dos alunos. Nestes casos o programa imprime os alunos de cada escola a realizar prova numa mesma sala em folhas separadas, para facilitar a posterior preparao dos envelopes de provas (que devem ser separados por escola). Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 24
8.1 Impresso da Declarao Modelo 14/JNE

Na janela de configurao da impresso das pautas de chamada poder alterar o campo Modelo para imprimir as declaraes modelo 14/JNE em vez das pautas: Dever preencher ou confirmar a localidade onde se situa a escola de acolhimento (o programa preenche com a localidade do cdigo postal do endereo da escola mas essa poder no ser a designao mais adequada).
A listagem tem o seguinte aspeto:
8.2 Atribuio de sala manual

Alguns alunos tm condies especiais de realizao das provas e tm de as realizar numa sala parte. Nestes casos necessrio indicar manualmente ao programa qual a sala a utilizar para um determinado aluno. Para escolher manualmente uma sala para um determinado aluno deve primeiro aceder opo 4 Pautas de chamada por turma e adicionar a sala em causa ao fim da lista de salas definidas para a escola/turma/prova. Em seguida aceder opo 2 Alunos que realizam provas do menu de Inscrio e procurar o aluno em causa: Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 25
Deve escolher a prova a alterar clicando na linha correspondente (assinalado acima a vermelho) e em seguida ver o registo em formato de Detalhe (clicando no boto assinalado acima a verde): Poder ento alterar o campo Sala prova 1: e indicar o cdigo da sala a utilizar para este aluno na prova 41.
Assim que alterar manualmente a sala o programa preenche o campo Atribuio da sala: com o valor Manual. Desta forma o aluno j no ser considerado se for necessrio refazer a distribuio automtica para a sua turma. Se desejar voltar a incluir o aluno nas distribuies automticas ter de voltar a alterar o campo Atribuio da sala para Auto. Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 26
9. VALIDAO DE INSCRIES
A opo 6 Validao de Inscries do menu de inscrio d acesso a uma opo que permite verificar os dados das inscries e produzir um relatrio com as eventuais situaes anmalas detetadas (dados incompletos ou incoerentes).
Quando executa a opo de validao surge a seguinte janela para configurao:
As opes de validao permitem selecionar os testes a executar. A seleo de mensagens por cdigo permite definir os cdigos de mensagem a considerar na listagem de erros. Fazendo clique nos botes com trs pontinhos poder consultar a lista de mensagens existentes. Esta lista poder ser aumentada em verses posteriores do programa. Quando fizer clique no boto OK o programa ir analisar as inscries registadas e executar os testes selecionados. Se no existirem mensagens relativas a situaes anmalas surgir no fim uma caixa a informar sobre o nmero de inscries processadas e a inexistncia de mensagens. Se a validao detetar casos suspeitos e emitir mensagens de erro/aviso, no final do processamento surge uma janela para consulta dessas mensagens:
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Na parte superior da janela encontra-se uma grelha com a identificao dos alunos que deram origem a mensagens de validao. Na parte inferior so apresentadas as mensagens relativas ao aluno selecionado na grelha superior. Nesta janela poder ainda: Abrir a lista do campo Seleo de mensagens para obter uma contagem de mensagens por tipo e/ou filtrar as mensagens de um determinado tipo; Fazer clique no boto com uma impressora para obter uma listagem das mensagens ordenada pelo critrio especificado na janela de configurao da validao; Fazer duplo-clique no n de BI de um aluno para abrir a janela de alunos e posicionar-se no registo do aluno em causa.
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10. RECOLHA DA AVALIAO DE FREQUNCIA

Para aceder s opes para recolha da avaliao de frequncia execute a opo 6 Recolha da avaliao de frequncia do menu de Inscrio:
Esta opo d acesso ao seguinte submenu:
Deve comear por definir os tipos de classificao que iro ser usados na avaliao de frequncia, executando a opo 1 Definio de tipos de classificao. Poder ento produzir as grelhas para recolha da avaliao usando a opo 2. As grelhas so produzidas por escola de origem e turma. Depois de preenchidas as grelhas em Excel poder import-las com a opo 3. Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 29
10.1 Definio de tipos de classificao

Quando executa a opo 1 Definio de tipos de classificao tem acesso seguinte janela:
Nesta janela poder definir, para cada escola de origem, os tipos de classificao a utilizar para as vrias disciplina bem como os valores possveis para cada tipo. No campo Tipos de classificao: poder escolher um de trs tipos: Nvel, Meno Qualitativa 1 e Meno Qualitativa 2. No quadro Valores possveis para o tipo: poder ento consultar ou alterar os valores possveis para o tipo escolhido. No quadro Tipo de classificao por disciplina: poder indicar, para cada disciplina, o tipo de classificao a utilizar. As disciplinas de Portugus e Matemtica so obrigatoriamente classificadas em Nvel e o tipo Nvel no pode ser alterado, consistindo nos tradicionais valores de 1 a 5. As restantes disciplinas podem usar qualquer um dos trs tipos de classificao. Os valores possveis para cada tipo obedecem s seguintes regras: No podem existir valores duplicados no mesmo tipo; Tm de existir no mnimo 2 valores e no mximo 5; Pelo menos um dos valores tem de ser negativa e pelo menos um tem de ser positiva (no negativa); Os valores (cdigos) tm no mximo 2 letras/dgitos.
Quando se escolhe um dado tipo no campo Tipos de classificao: os restantes quadros apresentam a definio atual para o tipo e escola de origem selecionados:
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Escolhendo o tipo Meno Qualitativa 1:
Os valores configurados por omisso resultam das sugestes de vrias escolas, sendo utilizada a Meno 1 para as reas disciplinares, com uma escala de 5 valores, e a Meno 2 para as reas no disciplinares com uma escala de 3 valores:
Esta organizao apenas uma sugesto. Poder configurar os tipos e valores em uso nas escolas de origem locais. Depois de configurar uma dada escola poder copiar as definies para todas as restantes escolas de origem, associadas escola de acolhimento local, clicando no boto Copiar as definies da escola de origem atual para as restantes escolas. As definies introduzidas nesta janela so utilizadas na exportao de grelhas (para pr-definir os tipos de classificao), no separador 2 Disciplinas do ecr de alunos (opo 2 Alunos que realizam provas do menu de inscrio) e na importao de ficheiros de texto.
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Assim, se por exemplo fossem definidos os tipos como nas imagens da pgina anterior, ento ao fazer a importao de ficheiros de texto o programa s aceitaria: Os valores NS, S ou SB, na disciplina de Estudo Acompanhado; Os valores F, NS, S, B ou MB, na disciplina de Estudo do Meio. Para alm dos valores definidos so ainda aceites as alneas, que consistem numa letra minscula seguida de um fechar parntesis, por exemplo a). As alneas podem ser utilizadas quando por uma qualquer razo um aluno no teve avaliao numa disciplina. A opo de importao de grelhas atualiza estas definies, se na grelha a importar elas tiverem sido alteradas.
10.2 Exportao de grelhas de avaliao de frequncia

Esta opo permite exportar os dados dos alunos para folhas Excel, por escola de origem e turma, com o objetivo de recolher as avaliaes de frequncia por disciplina. Poder configurar a exportao a partir da seguinte janela:
Deve escolher uma diretoria onde vo ser criadas todas as folhas Excel e usar o boto Mudar diretoria para a indicar ao programa. Poder tambm aceitar a sugesto do programa (criar uma diretoria de nome xls_aval_freq debaixo da diretoria de instalao do programa). Poder exportar todos os dados ou s de uma escola ou s de uma turma. Quando clicar no boto Exportar para Excel o programa produz ento os ficheiros pedidos na diretoria de destino indicada. Os ficheiros so criados com nomes da forma af_EEEEEE_TTTTTT.xls, onde EEEEEE o cdigo DGAE da escola de origem e TTTTTT o cdigo de turma (suprimidos os eventuais caracteres invlidos).
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10.3 Importao de grelhas de avaliao de frequncia

Esta opo permite importar os dados das folhas Excel produzidas com a opo anterior, depois de estas terem sido preenchidas pelas escolas de origem. Recomenda-se a criao de uma nova diretoria, diferente da anterior, para guardar todas as folhas de avaliao que forem sendo recebidas para importao. Quando executar pela primeira vez esta opo clique em Mudar diretoria para indicar essa localizao de onde devem ser importados os ficheiros.
Deve escolher os ficheiros que deseja importar e clicar no boto Importar para iniciar o processamento. Se surgirem erros ou avisos o programa apresenta um relatrio de mensagens no final da importao. Os ficheiros produzidos pelo PFEB esto no formato Excel 97-2003 e no devem ser guardados em formato diferente (por exemplo o .xlsx). Os dados de identificao dos alunos so includos na exportao das grelhas mas no so importados. So importados os dados: De definio de tipos de classificao e valores possveis; As avaliaes das disciplinas que estiverem preenchidas; Os dados opcionais referentes filiao e naturalidade, se estiverem preenchidos.
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11. PROFESSORES CLASSIFICADORES

Para aceder s opes de designao de professores classificadores execute a opo 1 Designao de classificadores do menu de Realizao:
Nota: quando instalado nos agrupamentos o programa apresenta um menu de Realizao diferente do mostrado acima.
A opo 1 Designao de classificadores d acesso ao seguinte menu:
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Neste menu esto disponveis as seguintes opes: A opo 1 permite consultar ou alterar os classificadores por prova. Esta opo d ainda acesso importao de grelhas Excel de classificadores; A opo 2 permite consultar ou alterar os todos os classificadores mas no organizados por prova; As opes 3 a 5 permitem obter listagens com as contagens de classificadores e detetar classificadores duplicados. A opo 6 permite exportar (ou importar) a remessa de classificadores a enviar ao agrupamento de exames.
11.1 Designao de classificadores por prova

Quando executa a opo 1 Designao de classificadores por prova tem acesso seguinte janela:
Fazendo clique no boto Importar grelhas Excel surge a janela para importao de grelhas de professores classificadores. Tal como nas importaes anteriores ser necessrio indicar a diretoria que contm as grelhas de classificadores. Recomenda-se que esta diretoria seja criada previamente e sejam l colocadas todas as grelhas de classificadores recebidas das escolas de origem.
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As folhas Excel a importar devem conter o cdigo de uma escola de origem associada escola de acolhimento local, caso contrrio o programa rejeita-as e escreve uma mensagem de erro no relatrio. Aps a importao o programa volta janela de designao de classificadores onde j constam os dados importados. Os classificadores importados ficam automaticamente designados para as duas provas finais, Portugus (41) e Matemtica (42). Posteriormente no agrupamentos de exames o classificador poder ser convocado para qualquer uma destas provas.
11.2 Identificao de classificadores

Se for necessrio adicionar classificadores manualmente deve ser usada a opo 2 do menu de designao.
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Esta janela encontra-se dividida em trs seces. Na parte superior introduzem-se os dados de identificao do classificador, contactos e eventuais observaes a transmitir ao agrupamento de exames. Na grelha central indicam-se as eventuais escolas de acumulao do classificador. As escolas do mesmo agrupamento de escolas ou associadas mesma escola de acolhimento so automaticamente consideradas escolas de acumulao pelo que no necessitam de ser indicadas. Se no souber o cdigo de uma escola, poder procurar por ordem alfabtica do tipo de escola e nome, abrindo a lista de escolas existentes na rede (clique na setinha no lado direito do campo Escola ou prima a tecla F4). Por outro lado, se o professor acumular funes numa escola para a qual no exista cdigo, apenas dever indicar essa situao no campo das observaes. Na grelha inferior da janela surgem as provas para as quais o professor est designado como classificador. No caso do 1 ciclo estas sero sempre as provas 41 e 42. Para cada prova ainda necessrio indicar a situao do classificador P1, P2 ou P3.
11.3 Listagens de classificadores

As opes 3 e 4 do menu de designao de classificadores permitem obter listagens com a contagem de classificadores existentes na base de dados. As duas listagens s diferem na forma de apresentao dos dados: a opo 3 apresenta os dados por escola e prova enquanto que a opo 4 apresenta por ordem de prova e escola. Quando escolhe uma destas opes surge uma janela para selecionar as escolas e provas a considerar na listagem:
Quando clicar no boto com a impressora o programa produz a listagem com os dados pedidos:
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Esta listagem til para verificar se j foram importados todos os classificadores previstos (de todas as escolas de origem) e se os totais por escola esto de acordo com o previsto. Quando j tiverem sido importados os classificadores de todas as escolas poder ainda executar a opo 5 do menu para detetar eventuais classificadores duplicados. Esta opo verifica se existem classificadores com o mesmo nome e contacto ou com o mesmo n de BI em escolas diferentes. Se forem encontrados casos suspeitos o programa apresenta uma listagem com o seguinte aspeto:
Os eventuais casos de duplicao de classificadores devem ser corrigidos, eliminando uma das ocorrncias, antes do envio da remessa de classificadores para o agrupamento de exames.
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11.4 Exportao de classificadores

A opo 6 do menu de designao de classificadores permite produzir um ficheiro de remessa de classificadores a enviar ao agrupamento de exames:
Deve escolher a diretoria onde deseja produzir o ficheiro (usando o boto Procurar) e em seguida clicar em Executar para iniciar a exportao. Se existirem classificadores sem contactos introduzidos o programa emite um aviso e pede confirmao antes de continuar. Deve tentar preencher todos os contactos antes de produzir a remessa de classificadores. No final da exportao o programa informa:
O ficheiro resultante deve ser enviado como anexo de uma mensagem de correio eletrnico para o agrupamento de exames at ao dia 3 de maio. Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 39
12. REALIZAO DE PROVAS

Durante o processo de realizao das provas so utilizadas as opes 2 a 5 do menu de Realizao e Classificao:
Nesta seco apresenta-se um resumo das operaes a realizar nas escolas de acolhimento no dia das provas: 1. Contagem de presenas e faltas. Registo das faltas no ecr de registo de presenas e faltas; 2. Gerao dos registos de ns convencionais, com base nos alunos que realizaram as provas, e produo da listagem N Convencional / Identificao do Aluno para conferncia e numerao das provas; 3. Produo de etiquetas para envelopes e guias de remessa (listagem dos modelos 06/JNE e 07/JNE); 4. Registo das ocorrncias e totais de faltas/presenas no Resumo Dirio e envio dos dados por correio eletrnico para o Agrupamento de Exames; 5. Cpia para ficheiro das relaes N Convencional / Identificao do Aluno (identificao dos ns convencionais) e posterior remoo da base de dados; 6. Realizao do anonimato, guardando no cofre os tales, listagem de convencionais e ficheiro (em CD ou pen-drive) contendo a respetiva identificao; 7. Preparao de envelopes fsicos com as provas para envio ao Agrupamento de Exames. Nota: Cada escola de acolhimento utiliza uma srie nica de nmeros convencionais, para todas as provas de todas as fases.
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13. REGISTO DE PRESENAS E FALTAS

A janela de registo de presenas e faltas acedida escolhendo a opo 2 do menu de Realizao. com esta opo que vo ser lanadas as presenas e as faltas dos alunos aps a realizao de cada prova:
Deve escolher a prova, a fase e a sala de realizao na parte superior da janela e em seguida marcar a presena ou a falta aos alunos.
Esta opo apresenta os alunos inscritos para a prova ordenados por sala, escola, turma e nome, para se aproximar da disposio usada nas pautas de chamada. Pode selecionar os registos s de uma sala, escolhendo o seu cdigo na parte superior. Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 41
Para marcar a falta/presena pode fazer duplo-clique ou premir as teclas F (Falta) ou P (Presena) no campo Presena. Se este campo ficar em branco o programa assume que o aluno realizou a prova, pelo que s obrigatrio registar as faltas. Em caso de engano na marcao de uma falta poder voltar a fazer duplo-clique no campo Presena. Aparece uma janela de confirmao:
Com um novo duplo-clique poder anular a Presena e limpar o campo.
Aps o registo de todas as presenas e faltas (ou s as faltas) poder imprimir uma listagem dos alunos que faltaram prova, clicando no boto da impressora aspeto: . A listagem tem o seguinte
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14. REGISTO DOS NMEROS CONVENCIONAIS

A opo de registo dos nmeros convencionais acedida a partir da opo 3 do menu de Realizao. Nesta opo inicia-se o processo de anonimato das provas. A cada prova atribudo um nmero convencional para garantir o anonimato das provas durante o processo de classificao. A janela onde so efetuadas estas operaes tem o seguinte aspeto:
Em primeiro lugar deve escolher a prova e fase a processar e clicar no boto Gerar ns convencionais ou premir as teclas em Alt+G. Surge a seguinte janela para configurao da gerao de nmeros convencionais:
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O programa assume automaticamente o nmero convencional seguinte ao ltimo nmero convencional j atribudo na escola em provas anteriores. Assim, no deve alterar o campo Primeiro n conv. a atribuir, salvo em casos excecionais. Pode ainda escolher o tipo de inicializao a utilizar. Dado o esforo necessrio para a identificao individual de cada aluno recomenda-se a utilizao da primeira opo:
Quando clicar no boto Gerar ns convencionais surge uma ltima janela de aviso na qual deve confirmar a operao:
Em seguida os nmeros convencionais so gerados e associados automaticamente identificao dos alunos. Quando o processo termina voltamos janela inicial, j com os registos preenchidos:
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Os nmeros convencionais so atribudos por ordem de sala de realizao, escola de origem, turma e nome dos alunos. Pretende-se assim minimizar a reordenao fsica das provas. No entanto, para garantir o anonimato, a ordem pela qual so consideradas as salas aleatria. Ou seja, numa dada gerao de nmeros o programa poder, por exemplo, considerar primeiro a sala de cdigo S7, em seguida a sala S3 e por ltimo a sala S5. Se a operao for repetida a ordem j ser diferente e poder ser, por exemplo, S5, S7 e S3. Se houver algum engano na gerao dos nmeros, os registos podem ser todos apagados nesta janela para recomear do incio. Para isso basta clicar no seletor de todos os registos (assinalado na imagem) e premir a tecla Eliminar (ou Delete):
Depois de realizada a tarefa de atribuio dos nmeros convencionais, deve imprimir a respetiva listagem clicando no boto Listagem de ns convencionais ou premindo as teclas Alt+L. Surge uma janela que nos permite imprimir uma listagem por ordem dos nmeros convencionais ou por ordem alfabtica (a primeira til na fase de numerao das provas; a segunda mais prtica para obter o n convencional de um aluno a partir do nome).
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A listagem obtida deve ser guardada em local seguro (envelope fechado e guardado no cofre), pois contm a informao que permite desfazer o anonimato dos alunos.
Seguidamente deve clicar no boto Exportar/importar ns de BI ou premir as teclas Alt+E. Esta nova janela vai permitir criar um ficheiro com o nmero convencional associado a cada aluno, ou seja, a identificao dos nmeros convencionais. Quando posteriormente forem recebidas as provas classificadas, este ficheiro voltar a ser importado. Este ficheiro deve tambm ser guardado em local seguro, em CD ou pen-drive, juntamente com a listagem anteriormente criada, pois contm os dados que permitem desfazer o anonimato dos alunos.
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Escolher a data de realizao das provas, a opo Exportao (pode alterar o caminho da diretoria de destino para o ficheiro, clicando no boto Procurar...) e clicar em Exportar/Importar. Aps uns instantes o programa informa:
criado um ficheiro com nome do tipo Bxxxxxx_mdd.ZIP onde xxxxxx representa o cdigo da escola de acolhimento, m representa o ms e dd representa o dia de realizao da prova. Por ltimo, para garantir o anonimato no programa PFEB, a janela de registo de nmeros convencionais permite remover a identificao dos alunos associados aos nmeros convencionais. Importante: Esta opo s deve ser usada depois de produzir os envelopes e guias de remessa, uma vez que a produo de envelopes necessita de aceder aos dados de identificao dos alunos. Cuidado: S deve executar a operao de remoo depois de ter realizado uma exportao de identificaes para a mesma data de realizao. Quando clicar em Remover ns de BI aparece a seguinte janela:
Escolher a data de realizao das provas e clicar nesta nova janela em Remover ns de BI. Vai aparecer uma segunda janela de confirmao. Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 47
Depois de confirmar a janela correspondente aos Nmeros convencionais deve ficar assim.
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15. PRODUO DE ENVELOPES E GUIAS

A opo de produo de envelopes e guias acedida a partir da opo 4 do menu de Realizao. Esta opo ir produzir as etiquetas para os envelopes que iro ser transportados para o Agrupamento de Exames, assim como as guias de remessa. A janela onde so efetuadas estas operaes tem o seguinte aspeto:
Para inicializar os envelopes clicar no boto Inicializar ou premir Alt+i. Aparece ento a seguinte janela:
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Escolher a fase e a prova na parte superior. O n de convencionais a processar aparece automaticamente assim como o nmero do primeiro envelope a criar. O que podemos alterar o nmero mximo de provas por envelopes (o programa assume 20 mas poder variar consoante o tipo de envelopes utilizado). O nmero mximo de intervalos por envelope no deve ser alterado, uma vez que as etiquetas s tm espao para 6 intervalos de nmeros convencionais. Clicar em Inicializar ou premir Alt+i. Aparece uma janela de confirmao do nmero de envelopes criados.
O programa volta ento janela inicial, apresentando os dados dos envelopes que foram criados:
Poder clicar no boto assinalado para ver o registo do envelope em formato de Detalhe em vez de Grelha. Na janela em formato de Detalhe possvel alterar diretamente o n de relatrios/documentos ou os intervalos de convencionais contidos no envelope.
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Para criar novos envelopes manualmente, para as provas que devem ser enviadas em envelopes separados, clique no boto assinalado para avanar para o primeiro registo em branco. Se, por exemplo, quisssemos retirar a prova com o n convencional 24 para a enviar em envelope separado com a indicao de Aluno Dislxico, teramos de criar um novo envelope s com esse nmero convencional:
Terminando a introduo com um clique no boto Verificar intervalos, o programa deteta que a prova deve ser retirada do seu envelope original: Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 51
Se respondermos afirmativamente o programa corrige ento o envelope original. Neste exemplo, o envelope n 2 ficaria com o seguinte aspeto, depois de lhe ser retirado o n 24:
Quando terminarem todas as alteraes aos envelopes podemos passar impresso das etiquetas e guias, clicando no boto da impressora para aparecer a seguinte janela.
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Escolher a opo 1 Listagem de etiquetas para envelopes e clicar em Executar:
Pode escolher imprimir etiquetas s para uma prova ou s para uma data de realizao. A opo de Envelopes do n 0 ao n 9999 permite selecionar por n de envelope. Seguidamente clicar em Imprimir.
O programa imprime 4 etiquetas por folha A4, que devem ser cortadas com uma tesoura e coladas no exterior dos envelopes. Voltar janela da Numerao de Envelopes e clicar novamente em Imprimir.
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Selecionar agora a opo 2 Listagem de guia de entrega/devoluo e clicar em Executar.
Nesta janela pode selecionar os dados a incluir na listagem, tal como na janela anterior de criao de etiquetas. Clicar em Imprimir para obter as guias de remessa:
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16. RESUMO DIRIO DE OCORRNCIAS

O resumo dirio de ocorrncias permite o envio ao Agrupamento de Exames do nmero de alunos inscritos, e de presenas e faltas para cada prova. A opo do resumo dirio de ocorrncias (RDO) acedida a partir da opo 5 do menu de Realizao. A janela onde so efetuadas estas operaes tem o seguinte aspeto:
Em primeiro lugar deve escolher a data de realizao das provas. Em seguida clicar no boto Inicializar provas, ou premir as teclas Alt+i. Aparecem, automaticamente e atualizados de acordo com o registo efetuado no registo de presenas e faltas, na janela do lado esquerdo as provas que se realizam nesse dia, os totais de alunos inscritos, de alunos que realizaram a prova e de alunos que faltaram.
Se tiver havido algum tipo de ocorrncia, esta deve ser lanada na janela do lado direito, indicando o tipo e nmero de casos que ocorreram.
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Caso tenha ocorrido outro tipo de ocorrncia diferente das previstas, pode-se utilizar a janela inferior para descrever essas situaes.
Seguidamente clicar no boto da impressora para imprimir o resumo dirio de ocorrncias:
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O mtodo preferencial de envio do resumo dirio ser atravs de um ficheiro prprio produzido pelo programa, que inclui no s as inscries, presenas e faltas, mas tambm toda a informao sobre os envelopes e respetivos intervalos de convencionais, produzida com as opes anteriores do menu de Realizao.
Vamos ento clicar no boto de Exames.
para produzir o ficheiro a enviar por e-mail para o Agrupamento
Guardar estes ficheiros numa diretoria e exportar o ficheiro clicando em Executar. Este ficheiro tem nome do tipo Rxxxxxx_mdd.ZIP onde xxxxxx representa o cdigo da escola, m representa o ms e dd representa o dia de realizao das provas.
Deve enviar o ficheiro resultante como anexo de uma mensagem de e-mail para o Agrupamento de Exames a que est associada a escola de acolhimento, de acordo com as orientaes recebidas desse Agrupamento de Exames.
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17. ENVIO DE REMESSAS DE DADOS PARA O AGRUPAMENTO DE EXAMES

Nas datas previstas no Anexo III da Norma 02/2013 dever ser produzida uma remessa de dados, a enviar por via eletrnica (anexo de mensagem de correio eletrnico) para o agrupamento de exames a que est associada a escola de acolhimento. A opo para produo da remessa de dados encontra-se no menu de Manuteno. Escolha a opo 3 Exportao/Importao de dados:
E em seguida a opo 1 Exportao de remessa de dados:
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Surge a janela para configurao da produo da remessa de dados:
Nesta janela deve escolher o momento a que corresponde a remessa de dados (ver anexo III da Norma 02/2013) bem como a unidade e diretoria onde deseja criar o ficheiro, e fazer clique no boto OK para iniciar a exportao. O programa produz um ficheiro ZIP encriptado, com o nome da forma DeeeeeeMnn.ZIP, onde eeeeee=cdigo da escola, M=letra correspondente ao momento escolhido, nn=n sequencial de remessa a comear em 01. Este ficheiro dever ser como anexo de uma mensagem de correio eletrnico para o endereo do agrupamento de exames.
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18. TRANSFERNCIA DE DADOS ATRAVS DE FICHEIROS DE TEXTO

Nesta seco fornecem-se as instrues sucintas sobre a forma de utilizao das opes de importao e exportao de dados atravs de ficheiros de texto, bem como os detalhes da estrutura do ficheiro de transferncia. As opes relacionadas com os ficheiros de texto encontram-se no menu exportao/importao de dados, acessvel atravs da opo 3 do menu de manuteno. S o utilizador Adm tem acesso a este menu: de
18.1 Exportao de dados para ficheiros de texto

Esta opo de exportao permite copiar os dados de alunos contidos na base do PFEB para ficheiros de texto a criar numa dada diretoria.
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Os ficheiros de texto podem ter o formato de campos de comprimento fixo, ou de campos delimitados por vrgulas. O formato dos ficheiros de campos de comprimento fixo define o interface do PFEB com os programas de gesto de alunos, com os quais possa haver interesse em trocar informao. O formato dos ficheiros de campos delimitados implementado apenas na exportao, com o objetivo de facilitar a transferncia de dados para outros programas Windows que tm mais facilidade em ler os dados nesse formato. Para efetuar a exportao deve primeiro escolher a diretoria onde pretende colocar os ficheiros de texto. Por defeito o programa sugere como diretoria de destino com o nome 'Textos4', a criar debaixo da diretoria de instalao do programa. Os ficheiros tm nomes pr-definidos que no podem ser alterados: Ficheiro Alunos.txt AluDiscip.txt AluProva.txt Contm Identificao dos alunos Avaliao das disciplinas dos alunos Inscries e resultados das provas dos alunos
So ainda exportadas vrias tabelas de cdigos utilizados nas tabelas anteriores CodTipoAluno.txt Cdigos de tipos de aluno CodLocBI.txt Cdigos de tipos de BI CodDisc.txt Cdigos de disciplinas CodExam.txt Cdigos de exames Clique no boto OK para iniciar a exportao. Se escolher o formato fixo os ficheiros ficam com seguinte aspeto:
Com o formato delimitado o mesmo ficheiro tem o aspeto:
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18.2 Importao de dados de ficheiros de texto

A opo de importao de dados tem como objetivo permitir a transferncia de dados de programas de gesto de alunos que sejam utilizados na escola e que contenham os dados relevantes dos alunos que iro realizar exames. O ecr de configurao da importao tem o seguinte aspeto:
Escolha a diretoria contendo os ficheiros a importar e clique no boto OK para iniciar a 1 parte da importao. No caso de o ficheiro no incluir o cdigo de escola de origem dos alunos, poder escolher o cdigo de escola a utilizar. Caso indique a opo 000000 o programa emite um erro para cada linha do ficheiro que no tenha a escola de origem preenchida. Primeiro os ficheiros sero lidos para tabelas temporrias, sendo validada a sua estrutura e rejeitados os registos que no obedeam s regras de validao. No final desta primeira fase aparece um relatrio de importao:
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Em seguida apresentado um ecr para escolha dos alunos a importar:
Poder escolher os alunos a importar (ou a no importar) usando o campo na 1 coluna. Quando fizer clique no boto "Gravar" sero transferidos os dados dos alunos escolhidos para as tabelas definitivas. No relatrio da 2 parte da importao poder verificar o nmero de alunos e disciplinas importados e tomar conhecimentos de eventuais erros na 2 validao.
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18.3 Estrutura dos ficheiros de texto

Apresentam-se em seguida as estruturas dos ficheiros de texto que o programa considera na importao. Ficheiro Alunos.txt - Contm os dados de identificao dos alunos.
Campo NumBI Tipo Num Incio 1 Comp. 9 Obrig. S Observaes N de identificao do aluno, chave primria. Corresponde ao n de BI ou aos primeiros 8 dgitos do Carto de Cidado Dgitos de controlo do CC ou dgito de controlo do BI, opcional Tipo de documento de identificao: 1=Normal, 9=N interno Nome do aluno, s maisculas Data de nascimento na forma AAAAMMDD Sexo do aluno, M ou F Tipo de aluno: I=Interno, 3=Autoproposto, C=Outras situaes Turma do aluno N de processo do aluno N de aluno na turma Nome do pai Nome da me Cdigo do distrito de naturalidade Cdigo do concelho de naturalidade Freguesia de naturalidade Escalo Ao Social Escolar: A, B ou espao Cdigo DGAE da escola de origem (frequncia).
CheckBI TipoBI Nome DataNasc Sexo TipoAluno Turma NumProcesso NumAluno NomePai NomeMae NaturalDistrito NaturalConcelho NaturalFreguesia AcaoSocial EscolaOrigem
Text Text Text Text Text Text Text Text Num Text Text Text Text Text Text Text
10 14 15 75 83 84 85 91 101 110 170 230 232 234 274 275
4 1 60 8 1 1 6 10 9 60 60 2 2 40 1 6
N S S S S S N N N N N N N N N N
Notas: O campo relativo escola de origem (frequncia) ter de ser preenchido com o cdigo de uma das escolas associadas escola de acolhimento onde feita a importao dos dados. Caso no esteja preenchido assume-se o cdigo da escola de acolhimento. Os campos opcionais relativos filiao e naturalidade so utilizados apenas na produo de termos.
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Ficheiro AluDiscip.txt - Contm as avaliaes da pauta do 3 perodo das disciplinas do 4 ano, para os alunos internos do ensino regular.
Campo NumBI TipoBI Discip FaltasT FaltasI FreqNivel ProvaPontos ProvaNivel CFNivel Tipo Num Text Text Text Text Text Text Text Num Incio 1 10 11 15 18 21 23 26 27 Comp. 9 1 4 3 3 2 3 1 2 Obrig. S S S N N S N N N Observaes N de identificao do aluno Tipo de documento de identificao: 1=Normal, 9=N interno Cdigo de disciplina N de faltas total (no utilizado) N de faltas injustificadas (no utilizado) Avaliao de frequncia: nvel, meno ou alnea Classificao da prova em pontos Classificao da prova em nvel Classificao final da disciplina
Ficheiro AluProva.txt - Contm as inscries e os resultados das provas realizadas pelos alunos. No possvel fazer a importao deste ficheiro, apenas a exportao.
Campo NumBI TipoBI Prova Fase Classif Tipo Num Text Text Text Num Incio 1 10 11 14 15 Comp. 9 1 3 1 3 Obrig. S S S S N Observaes N de identificao do aluno Tipo de documento de identificao: 1=Normal, 9=N interno Cdigo de prova Fase de realizao: 1 ou 2 Classificao da prova, escala 0 a 100
Os cdigos de disciplina e prova a utilizar no PFEB so:

1 Ciclo - 4 Ano
Cdigo Disciplina B401 B412 B413 B415 B418 B420 B421 B422 B423 Nome da Disciplina Portugus Matemtica Estudo do Meio Expresses Artsticas Expresses Fsico-Motoras rea de Projeto Estudo Acompanhado Educao para a Cidadania Educao Moral e Religiosa Conta p/ Avaliao S S S S S N N N N Tipo de Classificao Nvel Nvel Meno Meno Meno Meno Meno Meno Meno Cdigo Prova 41 31 42 32 22 23
Prova(s) associada(s) disciplina

Tipo de Prova Prova Final Prova Nvel Escola Prova Final Prova Nvel Escola Prova Eq.Freq. Prova Eq.Freq. Nome da Prova Portugus - 1 ciclo Portugus -NE - 1 ciclo Matemtica - 1 ciclo Matemtica -NE - 1 ciclo Estudo do Meio Expresses Artsticas
A estrutura dos ficheiros idntica utilizada no ENEB para os alunos dos 6 ou 9 anos. O que vai variar so os cdigos das disciplinas e exames utilizados nos ficheiros AluDiscip.txt e AluProva.txt.
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19. OUTRAS OPES DO MENU DE MANUTENO

Neste menu encontram-se as opes de consulta e alterao da rede de escolas e agrupamentos, j apresentadas, e outras opes para manuteno do programa, nomeadamente: Realizao de cpias de segurana Definio de utilizadores do programa Alterao da senha de um utilizador Configurao da escola local
19.1 Cpias de segurana

Seleccionando a opo 1 do menu de Manuteno ter acesso a uma janela atravs da qual pode configurar e efetuar cpias de segurana dos ficheiros da aplicao.
A partir desta janela um utilizador normal pode: Dar incio operao de cpia de segurana (boto Executar cpia); Fechar a janela sem efectuar uma cpia de segurana (boto Cancelar); Recuperar cpia de segurana (boto Recuperar cpia).
Para alm destas operaes o utilizador Adm (administrador) pode: Definir os ficheiros que devem ser includos nas cpias de segurana; Definir o grau de compresso utilizada durante as cpias de segurana; Definir a unidade na qual devem ser criadas as cpias de segurana; Definir, no caso de cpias de segurana para disquete, se a cpia de segurana poder ser gravada em mais do que uma disquete (opo Multi-volume); Consultar o registo de todas as cpias de segurana efetuadas; 67
Todas as opes escolhidas nesta caixa pelo utilizador Adm so memorizadas e sero utilizadas por todos os outros utilizadores normais quando estes realizarem uma cpia de segurana. A configurao inicial que distribuda: Inclui apenas o ficheiro PFEBDATA.MDB (ficheiro que contm os dados inseridos pelos utilizadores); efectuada utilizando compresso mxima; feita para o disco local, para a diretoria ZIPS na diretoria de instalao do programa.
19.1.1 Regras a seguir para as cpias de segurana

Sugere-se que sejam seguidas as seguintes regras relativamente s cpias de segurana: 1. 2. Realizao de uma cpia de segurana por dia de trabalho; Utilizao de uma disquete nova para cada cpia de segurana e armazenamento em local seguro de todas as cpias de segurana efectuadas.
Utilizando estas regras ficam garantidas: A possibilidade de recuperar os dados em caso de falha do equipamento; A possibilidade de reconstituir as alteraes dirias efetuadas a esses dados (nomeadamente quem, quando e o qu), se tal se revelar necessrio.
19.1.2 Recuperao de cpias de segurana

Para ler as cpias produzidas com a opo de cpias de segurana dever invocar de novo esta opo no menu de manuteno. No ecr inicial da cpia de segurana, fazer clique no boto Recuperar cpia. Surge um outro ecr com o registo de todas as cpias de segurana j efetuadas. Neste ecr fazer clique no boto Recuperao de cpia e seguir as instrues do programa. Por motivos de segurana a cpia da base de dados no reposta por cima da base de dados em uso, mas antes copiada para uma diretoria temporria de nome XFER, criada debaixo da diretoria de instalao do programa. Assim, aps a recuperao dos ficheiros ainda necessrio copiar manualmente os ficheiros recuperados para a diretoria onde reside a base de dados do programa. As cpias de segurana produzidas com o programa Pfeb2013 so compatveis com os programas leitores de ficheiros ZIP (por exemplo o WinZip). Se desejar, pode usar o programa WinZip para expandir directamente o ficheiro ZIP para a diretoria de dados do programa.
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19.2 Alterao de senha de entrada

Seleccionando a opo 2 do menu de Manuteno ter acesso a uma janela atravs da qual pode alterar a sua senha de utilizador.
Cada utilizador s pode alterar a sua prpria senha (exceto o utilizador Visita), podendo no entanto o administrador limpar a senha de qualquer outro utilizador. Por uma questo de segurana, para alterar a senha necessrio escrever a senha anterior no campo Senha actual. De seguida deve escrever a sua nova senha no campo Nova senha e uma segunda vez para confirmao no campo Verifique.
Aviso Importante!
Para efeitos da senha de entrada o Pfeb2013 considera as letras minsculas diferentes das letras maisculas!
19.3 Configurao de escola local

Seleccionando a opo A do menu Manuteno ter acesso a uma janela que permite consultar e alterar os parmetros da escola onde est instalado o programa. Esta opo pode ser utilizada para as seguintes tarefas: Alterar o cdigo da escola local especificado na instalao do programa; Consultar e/ou alterar os dados da escola local; Definir as partculas que devem ser excludas do processo de ordenao numa listagem ordenada por nome de aluno; Definir se ou no permitido efetuar alteraes base de dados.
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19.3.1 Alterar a escola local

Para alterar a escola local, clique no boto Alterar Escola. Surge ento a janela para escolha da escola local j usado durante a instalao do programa. Aps a alterao da escola local o programa avisa o utilizador que ir alterar os registos de todos os dados j introduzidos, passando estes registos a pertencer escola selecionada.
19.3.2 Definir as partculas que devem ser excludas do processo de ordenao

Na janela de configurao da escola pode especificar quais as partculas que no deseja que sejam consideradas numa ordenao dos alunos pelo nome. Esta ordenao ocorre por exemplo quando se imprime uma pauta de chamada. Para que um determinado conjunto de partculas no seja considerado na ordenao dos alunos por nome, deve marcar o campo Exclui partculas e escrever no campo de texto Partculas a excluir da ordenao por nome as partculas a excluir da ordenao separadas por vrgulas.
Nota: Quer defina ou no partculas a excluir, os nomes so ordenados independentemente dos acentos que contenham e de as suas letras serem maisculas ou minsculas.
19.3.3 Permisso de alterao base de dados

Na seco 3. da configurao da escola local possvel consultar as diretorias de instalao do programa e da base de dados, definidas pelo administrador durante a instalao da verso 1.0. Caso seja necessrio mudar a localizao da base de dados aps a instalao do programa, poder faz-lo movendo os ficheiros partilhados (PFEBDATA.MDB e SYSTEM.MDA) para a nova localizao e alterando manualmente os ficheiros Pfeb2013.INI existentes nas diretorias de instalao de cada posto de trabalho. Atravs desta janela poder consultar as diretorias que esto a ser atualmente a ser utilizadas pelo programa. Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 70
tambm possvel a inibio global de alteraes base de dados, desmarcando a opo Permite alteraes base de dados. Esta inibio poder ser til para evitar alteraes inadvertidas em perodos em que no haja modificaes a realizar.
19.4 Gesto de utilizadores

Seleccionando a opo C do menu Manuteno ter acesso a uma janela atravs da qual pode criar novos utilizadores e remover utilizadores com acesso ao programa. Esta opo s est disponvel para o utilizador Adm.
Nesta janela apresenta-se para cada utilizador registado: O nome de utilizador (login) O nome real abreviado Indicao do tipo de permisses do utilizador Indicao da hora/data da ltima entrada e sada
Para criar um novo utilizador deve premir o boto Criar novo utilizador. Surge ento uma caixa na qual deve preencher o Login, o nome real abreviado, a senha de entrada do novo utilizador (opcional) e se a permisso que lhe atribuda exclusivamente de consulta. Se nesta caixa no especificar a senha de entrada, quando o novo utilizador iniciar o programa Pfeb2013 ser-lhe- solicitado que defina essa senha, sem a qual no ser autorizado a prosseguir. Para limpar a senha de entrada de um utilizador deve seleccionar a linha respetiva,
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fazendo clique na linha ou utilizando as setas do teclado e premir o boto Limpar password. No possvel remover o utilizador Adm ou limpar a sua senha. Para remover um utilizador deve selecionar a linha respetiva, fazendo clique na linha ou utilizando as setas do teclado e premir o boto Remover utilizador. Para alterar as permisses de um utilizador deve selecionar a respectiva linha fazendo clique ou utilizando as setas do teclado, e premir o boto Alterar permisses. A execuo desta operao efetua uma inverso das permisses do utilizador seleccionado (Ex: Se a permisso for Consulta passa para Altera e vice-versa). No possvel alterar as permisses dos utilizadores prdefinidos Adm e Visita.
19.5 Verso do programa

Selecionando a opo V do menu de manuteno ter acesso a uma janela que permite visualizar a verso do PFEB que est a ser utilizada.
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20. UTILIZAO DO MICROSOFT ACCESS

Nesta seco apresenta-se um breve resumo utilizao de programas desenvolvidos em Microsoft Access.
20.1 Elementos comuns em janelas do programa

As janelas do programa destinadas consulta e alterao de dados contm alguns elementos comuns para navegao e alterao de dados. Para efeitos de exemplo, vamos utilizar a janela de identificao de classificadores (acessvel atravs da opo 2 do menu de designao de classificadores):
Botes de navegao Servem para mudar para o registo anterior ou seguinte e para verificar o total de registos em ficheiro.
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Selectores de registo Servem para indicar qual o registo atual e se h ou no alteraes pendentes. So tambm usados para selecionar um ou mais registos para posteriormente lhes aplicar alguma operao (por exemplo, para os remover). Assim, para remover um registo dever primeiro selecion-lo fazendo clique no seletor e em seguida premir a tecla Delete ou Ctrl+X. Quando se inicia uma alterao de registo a seta no seletor transforma-se num lpis, para indicar que h alteraes pendentes que ainda no foram gravadas. Para gravar as alteraes basta mover o cursor para fora do registo (para o registo seguinte, anterior, ou para outra janela), ou fazer clique no boto de gravao de registo, existente na barra de ferramentas Enter. Barra de ferramentas , ou premir as teclas Shift-
Na parte superior do ecr encontram-se o menu do Windows e a barra de ferramentas, que contm botes para operaes comuns. Parando o cursor do rato em cima dos botes aparece uma pequena indicao da funo do boto. Barra de Mensagens e Estado No rodap encontra-se a barra de mensagens e de estado do teclado.
Sempre que muda de campo ou seleciona algum boto aparece na barra de mensagens uma curta descrio do campo ou funo do boto. No lado direito da barra encontram-se os indicadores de estado do teclado (Maisculas ou Minsculas, Teclado Numrico, Modo de Insero ou Sobreposio). Pr-visualizao de Listagens Em todas as opes que produzem listagens sempre possvel pr-visualizar as mesmas, numa janela especial para o efeito. Na janela de pr-visualizao podem ajustar-se as margens do documento, exportar os dados para outros formatos, ou enviar o documento para a impressora. No exemplo seguinte usou-se a pr-visualizao da listagem modelo 02:
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Na parte central da janela aparece a imagem reduzida da primeira pgina da listagem elaborada. Na rea superior da janela est disponvel uma barra de ferramentas prpria para as listagens. Para ampliar partes da listagem deve fazer clique no boto Zoom ou fazer clique na zona da listagem que pretende ampliar. Para voltar visualizao da pgina completa basta repetir o clique. A parte inferior da janela apresenta um conjunto de botes de navegao, que servem para visualizar as pginas anteriores e seguintes. Para enviar a listagem para a impressora dever fazer clique no boto Imprimir.
20.2 Como selecionar um registo

O Access permite a cpia de um registo ou de um conjunto de registos de um lado para outro bem como a eliminao de um registo ou de vrios registos de uma s vez. O primeiro passo a realizar quando se pretende realizar uma destas operaes consiste em selecionar um registo ou registos, indicando assim ao Access a que registos se aplicar a operao pretendida.
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Um seletor de registo uma pequena caixa ou barra que surge esquerda de cada registo e que . Quando um registo est selecionado o o permite selecionar atravs de um clique com o rato: seletor de registo muda de cor ficando com o seguinte aspecto: . O Access apresenta os seguintes smbolos sobre o seletor do registo atual (o registo atual o registo que em cada instante recebe dados do teclado): Smbolo do selector Situao A informao apresentada para o registo atual igual que existe na base de dados para esse registo. O registo atual um registo novo que ainda no foi gravado na base de dados. O registo atual foi modificado pelo utilizador nesta janela e as alteraes ainda no foram gravadas. Essas alteraes sero gravadas na base de dados: a) automaticamente quando o utilizador selecionar um novo registo da barra de botes b) manualmente se o utilizador premir o boto O registo actual est a ser alterado (noutra janela ou por outro utilizador) e no pode ser alterado nesta janela at que sejam gravadas as alteraes em curso. Descreve-se em seguida a forma de selecionar: 1. Um registo utilizando o teclado; 2. Vrios registos utilizando o teclado; 3. Um registo utilizando o rato; 4. Vrios registos utilizando o rato.
20.2.1 Selecionar um registo utilizando o teclado

Para selecionar um registo utilizando o teclado siga os seguintes passos: 1. Coloque o cursor de texto (barra vertical que pisca no ponto em que pode inserir texto) em qualquer um dos campos do registo que pretende selecionar; 2. Selecione a opo Editar | Selecionar Registo da barra de menus existente no topo da janela.
20.2.2 Selecionar vrios registos utilizando o teclado

O Access permite a seleo simultnea de vrios registos do mesmo tipo que sejam apresentados em conjunto (i.e., na mesma zona de ecr). Para selecionar todos os registos do mesmo tipo que esto apresentados numa mesma zona do ecr utilizando o teclado siga os seguintes passos:
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1. Coloque o cursor de texto (barra vertical que pisca no ponto em que pode inserir texto) em qualquer um dos campos de um registo do grupo de registos semelhantes que pretende selecionar; 2. Selecione a opo Editar | Selecionar Todos os Registos da barra de menus existente no topo da janela.
20.2.3 Selecionar um registo utilizando o rato

Para selecionar um registo utilizando o rato siga os seguintes passos: 1. Desloque o cursor do rato para cima do seletor do registo que pretende selecionar; 2. Faa clique com o boto esquerdo do rato sobre esse seletor.
20.2.4 Selecionar vrios registos utilizando o rato

Para selecionar vrios registos utilizando o rato siga os seguintes passos: 1. Desloque o cursor do rato para cima do seletor do primeiro registo que pretende selecionar; 2. Prima, sem libertar, o boto esquerdo do rato sobre esse seletor; 3. Desloque o cursor do rato para cima do seletor do ltimo registo que pretende selecionar; 4. Liberte o boto esquerdo do rato.
20.3 Como apagar um registo

Para apagar um ou vrios registos deve seguir os seguintes passos: 1. Selecionar o(s) registo(s) (ver seco anterior); 2. Premir a tecla Del (ou selecionar a opo Editar | Remover); 3. Confirmar que deseja apagar os registos quando lhe surgir uma caixa de dilogo semelhante seguinte:
Nesta caixa de dilogo pode premir o boto OK para apagar efetivamente os registos ou o boto Cancel para cancelar e desfazer a remoo dos registos.
20.4 Como copiar dados no Access

O Access permite copiar informao de um lado para o outro. A informao que possvel copiar vai desde uma s letra, at um conjunto de registos iguais (por exemplo, um conjunto de disciplinas). Pfeb2013 Manual de Utilizao da Verso 1.3 77
Os passos necessrios para copiar a informao so os seguintes: 1. Selecionar a informao a copiar (texto existente num campo ou um registo completo); 2. Invocar o comando Editar | Copiar (pode utilizar as teclas Ctrl+C para invocar este comando sem abrir o menu) indicando assim ao Access que deseja copiar esta informao para outro local; 3. Colocar o cursor de texto no local em que se pretende inserir a informao; 4. Se pretende copiar texto invocar o comando Editar | Colar (pode utilizar as teclas Ctrl+V para invocar este comando sem abrir o menu) ou, opcionalmente Editar | Copiar Especial 5. Se pretende copiar um ou vrios registos invocar o comando Editar | Copiar Adicionando
20.5 Copiar dados do Access para outro programa (Excel, Word, )

Assim como pode copiar dados dentro do Access pode tambm copiar dados do Access para outra aplicao como por exemplo o MS Word ou o MS Excel. Os passos necessrios para copiar a informao so os seguintes: 1. Selecionar a informao a copiar (texto existente num campo ou um conjunto de registos); 2. Invocar o comando Editar | Copiar (pode utilizar as teclas Ctrl+C para invocar este comando sem abrir o menu) indicando assim ao Access que deseja copiar esta informao para outro local; 3. Colocar o cursor na janela de outra aplicao em que pretende inserir a cpia da informao; 4. Invocar o comando Editar | Colar (pode utilizar as teclas Ctrl+V para invocar este comando sem abrir o menu) ou, opcionalmente Editar | Copiar Especial
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20.6 Teclas de funo do Access que poder usar no programa Pfeb2013

Copiar, cortar, colar, ou remover dados Prima
Ctrl+C Ctrl+V Ctrl+X Backspace Delete
Para
Copiar a seleo para o Clipboard. Colar o contedo do Clipboard no ponto de insero (cursor). Cortar a seleo e copi-la para o Clipboard. Remover a seleo ou o caracter esquerda do cursor. Remover a seleo ou o caracter direita do cursor.
Desfazer alteraes Prima

Ctrl+Z ou Alt+Backspace Esc
Para
Desfazer as ltimas teclas premidas. Desfazer alteraes no campo corrente ou no registo corrente; se ambos tiverem sido alterados, prima Esc duas vezes para desfazer primeiro as alteraes ao campo e em seguida ao registo corrente.
Alternar entre modos de edio e navegao Prima

F2
Para
Alternar entre modo de edio (com cursor visvel) e modo de navegao. Esta tecla extremamente til: experimente para compreender melhor a diferena entre os dois modos.
Mover o cursor dentro de um campo ou numa linha (em modo de insero) Prima
Seta para a direita/esquerda Ctrl+Seta para a direita/esq. Home ou End Ctrl+Home ou Ctrl+End
Para
Mover uma posio para a direita/esquerda. Mover uma palavra para a direita/esquerda. Mover para o incio ou fim da linha. Mover para o incio ou fim do campo.
Teclas de funo e outras Prima

Ctrl+F4 Alt+F4 Ctrl+F6 F4 Shift+F4 F7 F9 Shift+F9 Shift+Barra de espaos Shift+Enter
Para
Fechar a janela corrente. Sair do programa ou fechar uma janela de dilogo. Alternar entre as vrias janelas abertas. Abrir uma lista de valores (combo box ou list box). Procurar a prxima ocorrncia do ltimo texto procurado. Abrir a janela de Procura (binculos da barra de ferramentas). Recalcular os campos de uma janela. Refrescar uma janela acedendo de novo s tabelas; se premir Shift+F9 numa subpgina apenas esta ser refrescada. Seleccionar o registo corrente ou cancelar a seleo (em modo de navegao apenas). Gravar alteraes ao registo actual.
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Verso 1.

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2.1 Notas adicionais sobre a instalao em rede

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Instalao em servidores com Windows Server 2003/2008

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3.1 Entrada no programa

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3.2 Menu Inicial

4. REDE DE ESCOLAS E AGRUPAMENTOS

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6. IDENTIFICAO DOS ALUNOS

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6.1 Remover um aluno

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7. ESCOLAS E SALAS DE REALIZAO

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8.1 Impresso da Declarao Modelo 14/JNE

A listagem tem o seguinte aspeto:

8.2 Atribuio de sala manual

Quando executa a opo de validao surge a seguinte janela para configurao:

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10. RECOLHA DA AVALIAO DE FREQUNCIA

Esta opo d acesso ao seguinte submenu:

10.1 Definio de tipos de classificao

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Escolhendo o tipo Meno Qualitativa 1:

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10.2 Exportao de grelhas de avaliao de frequncia

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10.3 Importao de grelhas de avaliao de frequncia

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11. PROFESSORES CLASSIFICADORES

A opo 1 Designao de classificadores d acesso ao seguinte menu:

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11.1 Designao de classificadores por prova

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11.2 Identificao de classificadores

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11.3 Listagens de classificadores

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11.4 Exportao de classificadores

12. REALIZAO DE PROVAS

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13. REGISTO DE PRESENAS E FALTAS

Com um novo duplo-clique poder anular a Presena e limpar o campo.

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14. REGISTO DOS NMEROS CONVENCIONAIS

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15. PRODUO DE ENVELOPES E GUIAS