Anda di halaman 1dari 6

PEMROSESAN TRANSAKSI: DOKUMEN DAN PROSEDUR Siklus pemrosesan data (data processing cycle) terdiri dari empat langkah,

yaitu: input data, pemrosesan data, penyimpanan data, dan output informasi. Pemicu input data biasanya adalah pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis. Seperti yang diperlihatkan di Gambar 1.1, data tentang tiga sisi tiap aktivitas bisnis yang harus dikumpulkan adalah: 1. Tiap kegiatan yang menjadi perhatian 2. Sumber daya-sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan 3. Para pelaku yang terlibat di dalam setiap kegiatan

Peilaku Eksternal Sumber Daya Kegiatan Peilaku Internal

Gambar 1.1 Sisi-sisi Aktivitas Bisnis yang Harus Dikumpulkan Datanya Setiap siklus transaksi secara khusus akan memproses banyak sekali kegiatan secara individual. Akan tetapi, sebagian besar dapat secara relative dikategorikan ke dalam jenis tertentu yang lebih kecil. Sebagai contoh toko retail, umumnya transaksi individual diproses dalam siklus pendapatan (revenue cycle) baik tentang penjualan barang atau jasa ke pelanggan, atau tentang penerimaan tunai dari para pelanggan sebagai pembayaran penjualan tersebut. Table 1.1 menyebutkan jenis-jenis aktivitas yang biasanya dilakukan untuk tiap siklus transaksi beserta nama dokumen atau formulir yang dipakai untuk mencatat data kegiatannya.

Tabel 1.1 Kegiatan Bisnis yang Umum dan Dokumen Sumber


Kegiatan Bisnis Siklus Pendapatan Menerima pesanan pelanggan Mengirim pesanan Menerima uang tunai Menyimpan tanda terima tuani Menyesuaikan akun pelanggan Pesanan Penjualan Tanda pengiriman atau bill of lading Laporan atau daftar pembayaran (remittance) Slip penyimpanan Memo kredit Dokumen Sumber

Siklus Pengeluaran Permintaan atas barang Pesanan atas barang Penerimaan atas barang Pembayaran atas barang Siklus Sumber Daya Manusia Kumpulkan data iuran pegawai Catat jam kerja pegawai Catat waktu yang dihabiskan untuk pegawai tertentu Formulir pajak (Form W4) Kartu jam kerja (time cards) Catatan waktu kerja atau lembar waktu kerja Daftar permintaan barang (purchase requisition) Pesanan pembelian (purchase order) Laporan penerimaan (receiving report) Cek

Input Data Dahulu, perusahaan kebanyakan menggunakan dokumen sumber (source document) untuk mengumpulkan data awal tentang aktivitas bisnis, dan kemudian memindahkan data tersebut ke komputer. Akan tetapi, sekarang sebagian besar data tentang aktivitas bisnis langsung dicatat oleh computer melalui tampilan untuk entry data (computer data entry screen). Dokumen sumber yang didesain dengan baik dan tampilan untuk entry data akan memperbaiki pengendalian dan ketepatan pencatatan data aktivitas bisnis. Perbaikan

pengendalian muncul baik dengan membeli dokumen sumber yang sudah dicetak nomornya atau dengan mengatur systemnya agar secara otomatis memberikan nomor urut pada tiap transaksi baru. Pemberian nomor ini akan menyederhanakan verifikasi bahwa setiap transaksi sudah dicatat dan tidak ada dokumen yang salah letak. Formulir yang didesain dengan baik dan tampilan entry data dapat memperbaiki akurasi dengan cara memberikan instruksi atau saran tentang data yang harus dikumpulkan, dengan cara pengelompokan informasi-informasi yang secara logika saling berhubungan, melalui pemakaian check-off boxes atau menu pull-down untuk menyajikan pilihan yang tersedia. Apabila dokumen manual masih harus diberikan ke pelanggan atau pemasok, akurasi input data dan efisiensinya dapat diperbaiki lebih jauh dengan mempergunakan dokumen turnaround, yang memuat catatan data perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal, dan kemudian kembali lagi ke system sebagai input. Dokumen turnaround dipersiapkan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh computer untuk memudahkan proses pencatatan input yang berikutnya. Contohnya adalah tagihan pemakaian yang dibaca oleh alat pemindai (scanning device) saat telah dikembalikan bersama dengan pembayarannya. Otomatisasi dokumen sumber (sourec data automation) juga merupakan cara untuk memperbaiki akurasi dan efisiensi input data. Alat otomatisasi doumen sumber akan mencatat data transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca computer pada waktu dan tempat terjadinya transaksi. Contohnya adalah ATM yang dipakai oleh bank, pemindai (scanner) point-of-sale (POS) yang dipakai di toko retail, serta pemindai kode bar (bar code scanner) yang dipakai di gudang. Pemrosesan Data Saat data tentang aktivitas bisnis sudah dikumpulkan, langkah berikutnya biasanya melibatkan proses pembaruan (updating) informasi yang sudah disimpan sebelumnya tentang sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut dan para pelaku yang terlibat didalam aktivitas tersebut. Sebagai contoh, data tentang transaksi penjualan akan

menimbulkan proses pembaruan informasi persediaan, yaitu untuk mengurangi jumlah persediaan barang yang dijual, dan juga pembaruan saldo pelanggan. Proses pembaruan ini dapat dilakukan baik secara periodik, contohnya sekali sehari atau sekali seminggu, atau dilakukan secara langsung setelah terjadinya suatu transaksi. Proses pembaruan secara periodik atas data yang disimpan tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat, dinamakan proses batch; proses pembaruan yang dilakukan secara langsung setelah terjadinya transaksi, dinamakan proses on-line atau real-time. Proses batch adalah metode warisan yang terus dipergunakan untuk beberapa aplikasi, seperti penggajian, yang memang dilakukan setiap periode tertentu saja. Kelemahan yang nyata terlihat dari proses batch ini adalah data yang terakhir dan akurat hanya setelah proses pembaruan secara batch. Oleh sebab itu, banyak perusahaan yang beralih ke proses online, real-time untuk sebagian besar aplikasinya. Entry data secara on-line lebih akurat daripada proses pembaruan secara batch, karena sistem dapat menolak entry data yang tidak lengkap atau salah, dan karena data dimasukkan saat terjadinya transaksi,maka kesalahan dapat dengan mudah diperbaiki. Proses real-time memastikan bahwa informasi yang disimpan selalu informasi terkini, hingga dapat meningkatkan kegunaan informasi dalam pengambilan keputusan. Bahkan, banyak perusahaan yang sekarang mempergunakan proses on-line, realtime karena keunggulan kompetitif yang ditawarkannya. Sebagai contoh, beberapa tahun yang lalu Federal Express memperbarui pernyataan misinya dengan memasukkan katakata Pengendalian yang formal atas tiap paket akan dipertahankan dengan cara memakai sistem pelacakan dan penelusuran real-time secara elektronis. Sistem on-line, real-time perusahaan tersebut dapat memberitahukan dengan tepat lokasi setiap paket dan memperkirakan waktu kedatangannya. Federal Express juga memberi para pelanggannya software yang memungkinkan mereka melacak bingkisan mereka sendiri.

Penyimpanan Data Informasi SIA dapat diatur agar dapat diakses dengan mudah dan efisien. Entitas adalah sesuatu yang disimpan informasinya. Contoh entitas adalah pegawai, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut, atau karakteristik khusus yang harus disimpan. Sebagai contoh, semua pegawai memiliki nomor pegawai, tarif pembayaran, dan alamat rumah. Akan tetapi, nilai data yang terinci tentang atributatribut tersebut akan berbeda antar-entitas. Sebagai contoh, tarif pembayaran seorang pegawai adalah sebesar $8,00,sementaratarif pegawai yang lain adalah sebesar $8,25. Nilai data disimpan dalam ruang fisik yang disebut field. Gabungan dari beberapa field yang mengandung data tentang berbagai atribut dari entitas yang sama membentuk catatan (record). Record yang saling berhubungan dikelompokkan untuk membentuk file. File yang saling berhubungan, dan dikoordinasi dari pusat disebut dengan database. Di SIA, file yang digunakan untuk menyimpan informasi kumulatif tentang sumber daya dan para pelaku kegiatan dinamakan file ledger. Perusahaan pada umumnya harus memiliki baik buku besar maupun buku pembantu. Buku besar memasukkan data dalam bentuk rekapitulasi untuk tiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan biaya organisasi. Buku pembantu mencatat data rinci untuk akun buku besar yang memiliki banyak sub-akun terpisah. Sebagai contoh, buku besar memiliki suatu akun yang merupakan rekapitulasi jumlah total piutang pelanggan ke perusahaan. Akun buku besar yang sesuai dengan buku pembantu dinamakan akun pengendali. Hubungan antara akun pengendali buku besar dengan saldo tiap akun di buku pembantu, memainkan peranan penting dalam memelihara akurasi data yang disimpan di SIA. Jumlah seluruh catatan dalam buku pembantu harus sama dengan jumlah akun pengendali buku besar yang terkait. Perbedaan antara jumlah total di buku pembantu dengan saldo pengendali akunnya di buku besar mengindikasikan kesalahan dalam proses pencatatan telah terjadi.

Setiap akun buku besar diberi nomor tertentu. Daftar akun, adalah daftar akunakun buku besar yang dipergunakan organisasi. Struktur daftar akun adalah salah satu dari aspek-aspek terpenting SIA, karena dapat mempengaruhi persiapan laporan keuangan. Data yang disimpan dalam akun dalam individual dapat dengan mudah dijumlahkan untuk disajikan dalam di laporan tetapi data yang disimpan dalam akun rekapitulasi tidak dapatdengan mudah dipisah-pisahkan dan dilaporkan secara lebih terinci.