ANALISIS SISTEM

Analisis sistem : adalah proses penelitian sistem informasi yang ada dan lingkungannya untuk mengidentifikasi pengembangan atau perbaikan yang potensial Adapun fase analisis sistem dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :
Preliminary Survey

Feasibility Study

System Design

Installation

Operation

PRELIMINARY SURVEY
Merupakan evaluasi sistem-sistem yang ada yang dilakukan oleh suatu tim analisis dari departemen Sistem Informasi Manajemen, dengan tujuan sebagai berikut : 1. Mendapatkan pemahaman tentang sistem aplikasi yang ada. 2. Mengembangkan hubungan yang baik dengan pengguna sistem 3. Mengumpulkan data yang berguna secara potensial dalam desain sistem 4. Mengidentifikasi sifat-sifat dasar masalah yang diteliti. Preliminary survey ini adalah respon dari proposal penelitian sistem

PROPOSAL PENELITIAN SISTEM

Munculnya proposal ini biasanya disebabkan oleh : 1. Kapasitas processing dari sistem yang ada sudah tidak memadai 2. Perubahan dalam organisasi menyebabkan pemrosesan transaksi menjadi keliru, contohnya terdapat lini produk baru 3. Sistem tidak berfungsi seperti yang dimaksudkan.

TIM PENELITIAN SISTEM

Tim ini terdiri dari satu atau lebih sistem analis dan pengguna sistem. Komite pengarah sistem informasi harus memastikan bahwa manajer departemen pengguna sistem mendukung proyek dan mengijinkan orang-orang kuncinya berpartisipasi di dalamnya.

LUASNYA PRELIMINARY SURVEY

Dalam melaksanakan survey ini, tim penelitian sistem menentukan informasi tentang sistem yang ada yaitu : 1. Arus data : Tim mengumpulkan fakta tentang arus data dalam sistem dan antar interface sistem 2. Keefektifan : Tim peneliti mengevaluasi keefektifan sistem yang ada dimana sistem yang efektif dapat mencapai tujuannya dengan baik. 3. Efisien : Meskipun efisien sulit diukur, dalam beberapa hal tim ini dapat menghitung efisiensi sebagai ratio output atas biaya input. 4. Internal control : dalam survey ini semua kelemahan dan kekuatan sistem yang ada dianalsis sehingga dapat menciptakan internal control yang baik di dalam sistem yang baru.

Penggunaan Peralatan Sistem

Dalam survey Preliminary, tim penelitian banyak menggunakan banyak peralatan sistem. Tim penelitian ini melakukan hal-hal sebagai berikut :
1.

Review Dokumentasi Dalam hal ini tim meneliti dokumentasi yang menjelaskan struktur organisasi dan prosedur akuntansi. Lebih detailnya ditunjukkan dalam tabel berikut :

Dokumentasi Organisasi 1. Diagram Struktur Organisasi

2. Daftar Akun-akun 3. Anggaran Departemen

Diagram yang menunjukkan hubungan antara atasan dan bawahan. Daftar yang memuat akun-akun dalam buku besasr Biaya dan pendapatan yang diproyeksikan oleh pusat-pusat pertanggungjawaban

Dokumentasi Individual 1. Deskripsi pekerjaan

2. Prosedur manual

3. Standar Kinerja

Mengidentifikasi tugas-tugas, prosedur dan tanggung jawab yang diemban Dokumen yang mengidentifikasi tugas-tugas dan prosedur yang tidak dikomputerisasi Ukuran efisiensi, kualitas dan kuantitas untuk pekerjaan atau prosedur yang diharapkan

4. Instruksi pengoperasian komputer

Dokumen yang menjelaskan tugas-tugas yang dibebankan pada komputer

Dokumen Pemrosesan 1. Flowchart

2. Sample Forms

Grafik urutan proses Digunakan untuk data input oleh sistem Salah satu hasil dari sistem

3. Sample Reports

2. Menggunakan Teknik Wawancara Wawancara bertujuan untuk mendapatkan dukungan dari manajemen atau orang-orang kunci sehingga nantinya sistem dapat diterima karena didukung dari atas. Dalam wawancara ini tim mendorong orang-orang yang diwawancarai untuk menjelaskan fungsi kerja mereka supaya dapat memepelajari data, masalah dan menganalisis solusi potensialnya.
3. Data Modeling Data modeling adalah suatu teknik untuk mengorganisasikan dan pendokumentasian data organisasi. Salah satu pendekatan populer data modeling adalah entity relationship 4. Proses Modeling Proses modeling adalah suatu teknik untuk pengorganisasian dan pendokumentasian proses sistem, output, input dan data. Metode yang umum digunakan adalah diagram arus data

5. Penggunaan Kuesioner Kuesioner yang digunakan memuat daftar-faktafakta yang harus diidentifikasi atau dijawab dalam wawancara sebagai data bagi analis sistem 6. Pengukuran Pekerjaan Studi pengukuran pekerjaan adalah untuk menentukan besarnya atau kuantitas tugastugas yang ada dalam sistem. Teknik-teknik pengukurannya dapat melalui kuesioner, time and motion studi dan menghitung output.

7. Laporan Audit Internal auditor melakukan audit operasional dari departemen-departemen dalam perusahaan dan menulis laporan pada manajemen, sedangkan auditor independen menulis manajemen leter yang berisi kelemahan-kelemahan internal kontrol perusahaan. Dengan demikian auditor membantu mengidentifikasikan masalah dan saran dari auditor dapat dimasukkkan dalam desain sistem baru

Keuntungan Preliminary Survey

Ada 3 keuntungan utama yaitu : 1. Memberikan evaluasi yang objektif dari situasi yang menghasilkan proposal penelitian sistem 2. Memberikan desain informasin yang perlu 3. Sebagai alat bantu dalam mendapatkan penerimaan dari pengguna

FEASIBILITY STUDI (STUDI KELAYAKAN)

Dalam studi kelayakan tim menilai alternatifalternatif yang merupakan perubahan potensial terhadap sistem yang ada dan menspesifikasikan tujuan serta luas sistem baru. Menentukan Kelayakan Supaya suatu alternatif sistem dapat melangkah ke fase analsis sistem, maka harus mempunyai kelayakan dalam hal :

1.

2.

3.

4.

Kelayakan teknis : dalam hal ini kriteria kelayakan berkaitan dengan keadaan teknologi komputer dan kemampuan teknologi perusahaan, apakah peralatan tersebut siap digunakan. Kelayakan operasional : dalam hal ini tim menentukan apakah perubahan sistem yang diusulkan dapat memampukan sistem tersebut mencapai tujuan-tujuan operasionalnya. Faktor yang signifikan adalah kepuasan pengguna. Kelayakan waktu : tim menentukan apakah alternatifalternatif perubahan yang disarankan dapat diimplementasikan dalam jangka waktu yang masuk akal. Di sini tim memprediksi waktu yang dibutuhkan untuk merancang dan mengimplementasikan sistem baru. Kelayakan ekonomis : tim menentukan apakah perubahan tersebut akan menguntungkan perusahaan secara finansial, dan apakah perubahan tersebut manfaatnya sesuai dengan pengorbanan.

Menentukan Kelayakan Ekonomis

Langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Menentukan biaya Berapa biaya yang akan terjadi harus diproyeksikan secara akurat. 2. Menentukan keuntungan Keuntungan juga harus diproyeksikan secara akurat untuk menilai biaya yang dikeluarkan sesuai atau tidak. Sifat dasar aplikasi sistem menentukan keakuratan estimasi keuntungan finansial dalam sistem-sistem tertentu mungkin dapat diprediksi secara akurat sedangkan yang lainnya tidak. Keakuratan ini akan mempengaruhi kegiatan pengambilan keputusan di tiga tingkat yaitu : perencanaan strategik, pengendalian manajemen, dan pengendalian operasional

3. Membandingkan biaya dan keuntungan (Cost Benefit) Ada beberapa metode yaitu : a. Net Cost atau Benefit Cara yang paling sederhana dalam membandingkan biaya dan keuntungan adalah dengan mengurangkannya. Jika benefit melebihi cost maka dapat dihitung net benefit, jika benefit kurang dari cost hasilnya adalah net cost b. ROI (Return on Investment) ROI diperoleh dengan keuntungan tahunan dikurangi biaya tahunan dibagi dengan biaya pengembangan (investasi), dan metode ini tidak menghiraukan nilai guna uang. c. Metode Discounted Cash Flow Metode ini membandingkan biaya dan keuntungan dengan memperhatikan timing arus kas dan juga besarnya arus kas.

Laporan Pada Manajemen

Kesimpulan dari studi kelayakan ini dilaporkan pada manajemen. Isi dari laporan tersebut ditunjukkan dalam tabel berikut :

1.
2. 3. 4. 5.

6.

Menjelaskan masalah, kebutuhan informasi/teknologi yang diinginkan. Menyatakan tujuan penelitian sistem. Menjelaskan prosedur survey preliminary Mengidentifikasi hambatan-hambatan solusi masalah Mendiskusikan 2 atau 3 alternatif sistem terbaik dengan : * Mengidentifikasi solusi, tujuannya dan luasnya * Menjelaskan keunggulan dan kelemahan * Meringkas biaya dan keuntungan finansial * Menyatakan asumsi utama Membuat rekomendasi

Source : Boockholdt, AIS, Fifth Edition, page 160

Hasil-Hasil Analisis Sistem

Analisis sistem mempunyai 3 hasil yang mungkin terjadi : 1. Tidak mengambil keputusan apapun Hal ini dimungkinkan jika masalah yang dihadapi tidak begitu serius, dan sistem yang ada masih memadai 2. Memodifikasi sistem yang baru Komite dapat memutuskan solusi yang memuaskan dengan memodifikasi sistem yang ada. 3. Mendesain sistem yang baru Komite dapat memandang masalah yang sedang dihadapi sangat serius dan untuk itu membutuhkan sistem yang baru

KESIMPULAN
1.

2.

Analisis sistem adalah fase pertama dalam SDLC yang dimulai dengan proposal penelitian sistem oleh manajer pada komite pengarah Sistem Informasi. Setelah dibentuk tim peneliti sistem, maka dilakukan survey preliminary dari sistem yang ada dan mengidentifikasi masalahnya lalu dilakukan studi kelayakan untuk mengevaluasi solusi alternatif bagi masalah yang ada.