Elektronik Laporan Manajemen (E-LM)

Oleh : Bambang Trijatmoko, Zaiful dan Salihin

Perkembangan teknologi computer dan jaringan internet saat ini sudah semakin canggih, hampir seluruh kebutuhan perusahaan, pelajar, pedagang dapat diperoleh melalui informasi di jaringan internet bahkan sebagian orang sudah melakukan bisnis melalui teknologi ini. Teknologi internet bagaikan virus yang menyebar dan berkembang begitu cepat, merasuk semua orang untuk membuka situs-situs yang diinginkan maupun surat (email) setiap saat. Kondisi ini terlihat semakin banyaknya orang berpergian setiap hari selalu membawa notebook/laptop ke kantor, mall, cafe dan di tempat-tempat dimana ada jaringan. Perubahan perilaku orang saat ini sangat dipengaruhi juga oleh lingkungan yang selalu berubah, demikian juga dengan kondisi perusahaan-perusahaan di dalam persaingan usahanya. Kebanyakan perusahaan menawarkan adanya kemudahan dan kecepatan untuk mendapatkan informasi produk, layanan, kinerja dan sebagainya. PT.Perkebunan Nusantara XIII (Persero) sebagai Badan Usaha Milik Negara tidak berpangku tangan melihat perkembangan teknologi ini, maka dengan memanfaatkan teknologi yang tersedia di perusahaan dibuatlah E-LM. Bahwa setiap Perusahaan dalam melakukan kegiatan tidak lepas dari pembuatan laporan yang bertujuan untuk mendokumentasikan seluruh aktivitas pengelolaan Perusahaan. Laporan merupakan bentuk pertanggungjawaban secara tertulis yang dibuat oleh Perusahaan. Demikian halnya pada Perusahaan PT Perkebunan Nusantara XIII (Persero) sebagaimana diatur dalam ketentuan perihal pelaporan bagi perusahaan-perusahaan Badan Usaha Milik Negara yang mewajibkan kepada para pengelola untuk membuat laporan yaitu Laporan Manajemen (LM). Laporan Manajemen di PTPN13 terdiri dari : Laporan Manajemen Perusahaan (Korporat) Laporan Manajemen Unit Kerja (Kebun/Pabrik); - Laporan Manajemen I - Laporan Manajemen II Dalam hal ini materi yang dibahas mengenai Laporan Manajeman Unit Kerja yakni laporan pertanggungjawaban tentang pengelolaan unit kerja yang disampaikan oleh pimpinan unit Kerja ke Kantor Direksi (Kantor Pusat). Dari data LM ini selanjutnya akan dikompilasi oleh Bagian Akuntansi Kantor Direksi dan digunakan sebagai dasar untuk menyusun LM Perusahaan. Data yang dituangkan dalam LM-I unit kerja meliputi; Hutang Piutang, Biaya Produksi dan Harga Pokok, Biaya Tanaman, Biaya Pengolahan, Pembelian/Penjualan Hasil Tanaman, Ikhtisar Penerimaan dan Pengeluaran Kas, Persediaan Bahan dan Perlengkapan, serta Daftar penyusutan Aktiva tetap. Data LM-II merupakan rincian kegiatan Tanaman, Pengangkutan, Pengolahan dsb.

Ketentuan penyampaian LM ini diatur dalam Pedoman Dasar Kerja (PDK) PTPN13 (PDK.13.04.10). Setiap Unit Kerja PTPN13 wajib menerbitkan LM yang dibuat pada setiap satu bulan dan setiap tiga bulanan, yang biasa disebut juga LM Triwulan. LM yang dibuat oleh unit kerja ini dikirim ke masing-masing bagian terkait yang ada di kantor direksi, sehingga unit kerja akan membuat LM sebanyak bagian yang ditujukan. Pada umumnya unit kerja membuat sebanyak 7 (tujuh) LM setiap bulan. Jumlah Unit Kerja yang mengirim LM ke Kantor Direksi sebanyak 34 unit kerja, termasuk Distrik, Kebun Inti dan Plasma, tidak semua data yang ada di LM diperlukan oleh bagian tersebut, kemungkinan cukup hanya beberapa lembar saja. Dari uraian di atas diketahui bahwa sistem Pelaporan LM ini mengakibatkan adanya pengeluaran biaya cetak maupun biaya kirim. Dengan memanfaatkan Teknologi Informasi yang ada di PTPN13 maka, dibuatlah sebuah sistem pelaporan LM secara electronic yang kami sebut dengan E-LM (Electronic Laporan Manajemen). TUJUAN E-LM ini dibangun bertujuan untuk : 1. Mengurangi biaya cetak laporan dan biaya alat tulis 2. Mengurangi biaya pengiriman melalui pos 3. Memanfaatkan pengiriman laporan menggunakan Teknologi Informasi. 4. Kecepatan penyampaian informasi 5. Pengarsipan LM dalam bentuk softcopy. IDE ATAU KONSEP Data LM yang dibuat oleh unit kerja biasanya menggunakan aplikasi perkantoran seperti Lotus atau Microsoft Excel, laporan yang telah dibuat ini kemudian dicetak dan dikirim ke bagian terkait. Proses pembuatan LM ini sebenarnya telah termasuk proses digitalisasi data, selanjutnya dengan memanfaatkan Teknologi Informasi yang ada di PTPN13 dibuatlah sistem E-LM untuk menampung file tersebut. Dengan adanya sistem E-LM ini perusahaan dapat menghemat biaya karena tidak ada lagi proses pencetakan dan pengiriman laporan dalam bentuk hard copy. Sistem E-LM ini menggunakan teknologi website, pemilihan penggunaan teknologi website dianggap lebih mudah untuk dikembangkan dan lebih mudah dalam penerapannya. HASIL KREATIVITAS Sistem E-LM mulai diaplikasikan sejak bulan April tahun 2008, data E-LM sekarang dapat diakses menggunakan browser di alamat http://lm.ptpn13.com Dengan penggunaan E-LM ini dari segi finansial perusahaan dapat menghemat biaya sebesar Rp. 270.096.000,- tiap tahunnya dan memberikan manfaat kemudahan serta kecepatan penyampaian informasi.

Data perhitungan penghematan biaya asumsi harga saat ini.

Jumlah Unit kerja Jumlah halaman LM I dan LM II Jumlah Laporan LM I dan LM II Harga kertas 1 rim (500 lembar) uk.A4 Harga kertas sampul 1 rim (500 lembar) Biaya jilid Laporan Rerata biaya pemakaian Tinta ( x Rp.600.000,-) Rata-rata biaya per pengiriman = = = = = = = = Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. 34 125 16 unit lembar set 35,000 (Rp.70,-/lembar) 40,000 (Rp.80,-/lembar) 3,500 per buku 200,000 50,000

Maka biaya cetak dan kirim tiap bulan yang dapat dihemat adalah sebesar : Total jumlah lembar (34 unit x 120 lembar x 16 set) Biaya pemakaian kertas Rp.150,- x 68,000 lembar Biaya pemakaian tinta Rp.200.000,- x 34 unit Biaya jilid Rp.3,500,- x 8 set X 2 buku x 34 unit Biaya pengiriman 34 unit x Rp.50.000,Jumlah biaya dikeluarkan sebulan Jumlah biaya selama 12 bulan Jumlah biaya selama 10 tahun = = = = = = = = Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. 68,000 lembar 10,200,000 6,800,000 3,808,000 1,700,000 22,508,000 270,096,000 2,700,960,000