HOW TO BE AN EFFECTIVE MANAGER ?

Presented by; Nani T.Santoso

2 KESALAHAN MANAGER
1. Berusaha mengelola orang lain;

sebelum mengelola diri sendiri

2. Berusaha memaksakan cara kita

kepada team dalam mengerjakan pekerjaan

3 HAL PENTING UNTUK MENJADI MANAGER EFFECTIVE

1. Mengelola diri sendiri

2. Mengelola orang lain

3. Meningkatkan potensi

team

1. Jadilah PROAKTIF
MANAGER BIASA : Itu sudah terbaik yang bisa kami lakukan dengan sumber daya yang ada
MANAGER EFEKTIF : Selalu ada cara untuk mewujudkan

1. Jadilah PROAKTIF
KATA KUNCI : Gunakan semua kapasitas/daya/fasilitas dan inisiatif untuk mencari jalan yang terbaik

1. Jadilah PROAKTIF
KATA KUNCI : Gunakan semua kapasitas/daya/fasilitas dan inisiatif untuk mencari jalan yang terbaik
Fokus bekerja pada APA YANG BISA SAYA KERJAKAN, SESUAI DENGAN HAK; OTORITAS; KEMAMPUAN dll

2. MULAI DGN TUJUAN AKHIR (GOAL/OBJECTIVE)

MANAGER BIASA : Saya mengikuti agenda yang ditetapkan orang lain
MANAGER EFEKTIF : Saya memiliki VISI yang jelas mengenai apa yang akan saya wujudkan sebagai seorang MANAGER

2. MULAI DGN TUJUAN AKHIR (GOAL/OBJECTIVE)

Untuk dapat mencapai TUJUAN AKHIR harus dibuat : Perencanaan project Perencanaan strategi/budget/waktu Perencanaan bulanan & mingguan Monitoring pencapaian berkala

2. MULAI DGN TUJUAN AKHIR (GOAL/OBJECTIVE)

Manager yang biasa merasa dibatasi oleh pengaruh : atasan; rekan sejawat; gaji; uraian tugas (job des).. Mereka bekerja dari LUAR ke DALAM
Manager EFEKTIF memutuskan dahulu APA YANG AKAN MEREKA CAPAI dan kemudian BEKERJA untuk mengelola LINGKUNGAN LUAR Mereka bekerja dari DALAM ke LUAR
Sumber : Heike Bruch, Sumantra Ghoshal (Harvard Business Review, Feb 2002)

3. DAHULUKAN YANG UTAMA

Manager yang biasa : Saya bisa melakukan semuanya bawa saja kesini
Manager EFEKTIF : Saya mengorganisir dan melaksanakan berdasarkan prioritas-prioritas tertinggi saya

3. DAHULUKAN YANG UTAMA

MENDESAK (20-25%) P E N T I N G
OTJT Hospital/HCP visit Deadline report Special assignment Cons/HCP complaint

TIDAK MENDESAK (65-80%)

Yearly/Monthly planning Regular monitoring Evaluasi kinerja team Coach & feed back team Personal development

3. DAHULUKAN YANG UTAMA

MENDESAK (10-15%) TIDAK MENDESAK (1-5%)
Gosip kantor Browsing internet tanpa tujuan

T D K
P E N T I N G

Meeting berkepanjangan Laporan yang tidak penting Email utk hal-hal prioritas rendah

Membuang waktu dg ngobrol; merokok; ngopi Telepon yang bukan urusan pekerjaan

Permasalan divisi/orang lain

Menyelesaikan masalah2 kecil

Mengerjakan hal-hal pribadi pada jam kantor

3. DAHULUKAN YANG UTAMA

KATA KUNCI : focus & execution !!!
Kita memiliki sumber daya yang terbatas. Fokus terbaik pada apa yang bisa kita miliki. Semua keputusan penting dapat dicirikan dengan FOKUS; FOKUS; FOKUS
Sumber : Meg Whitman, CEO eBay

4. BERPIKIR MENANG-MENANG
MANAGER BIASA : Saya mengelola anak buah saya dan meninjau kinerja mereka secara berkala
MANAGER EFEKTIF : Saya tak mengelola anak buah saya kami menetapkan harapan bersama-sama dan mereka mengelola diri mereka sendiri

4. BERPIKIR MENANG - MENANG

Management Kinerja Tradisional Pengelolaan Kinerja Menang-Menang

Atasan menetapkan apa yang harus dicapai

Atasan & karyawan memutuskan bersama hasil yang diinginkan

Tujuan yg jelas dgn pengukuran yg jelas Menang didefinisikan secara jelas bagi semua pihak; termsk konsekwensi kalau tidak memenuhi

Sasaran kerja individual tidak jelas Hanya sedikit menyangkut konsekwwensi

4. BERPIKIR MENANG - MENANG

Management Kinerja Tradisional Pengelolaan Kinerja Menang-Menang

Tinjauan kinerja yg canggung dan jarang dilakukan dan tidak terkait dengan hasil

Tinjauan sering dilakukan dan semua pihak mempertanggung jawabkan kemajuan menuju sasaran Amat memotivasi krn didorong oleh menang bagi semua pihak
Boss dan bawahan bersama-sama menilai kinerja dgn kriteria yg jelas

Tak memotivasi; menang tidak didefinisikan/tidak jelas Boss menilai kinerja karyawan dgn kriteria yang samar

CARA MENYUSUN PERJANJIAN KINERJA MENANG-MENANG

1. Tulis dengan jelas TUJUAN dan HASIL yang diinginkan S : simple jelas pencapaian saat ini dan yang diharapkan M : measureable harus ditentukan ukuran-ukuran penting A : achieveable harus bisa dicapai secara wajar R : reliable dapat dipertanggung jawabkan T : time ada waktu yang ditentukan
2. Pedoman atau strategi dan syarat-syarat yang harus dilakukan

CARA MENYUSUN PERJANJIAN KINERJA MENANG-MENANG

3. Sumber daya atau support (dana; waktu; pemikiran)

4. Akuntabilitas bagaimana Anda saling mempertanggung jawabkan Bagaimana cara pemantauan yang disepakati? Bagaimana pertemuan dilakukan (harian/mingguan/bulanan)?

CARA MENYUSUN PERJANJIAN KINERJA MENANG-MENANG

5. Konsekwensi bagaimana secara spesifik dan terukur utk masing2 pihak mendapat manfaat dan sepakat apa yang harus dilakukan; jika tidak tercapai

4. BERPIKIR MENANG - MENANG

Saya amat menuntut KINERJA TINGGI. Saya amat banyak menuntut pada diri saya sendiri, dan saya amat banyak menuntut pada orangorang disekitar saya. Tetapi saya tahu bahwa agar bisa menuntut banyak, Anda harus MEMBERDAYAKAN manusia. Anda tak bisa menuntut banyak pada orang yang belum diberdayakan, itu tidak ADIL
Sumber : Carlos Chosn, CEO Nissan/Renault

5. BERUSAHA MENGERTI DAHULU, BARU DIMENGERTI

MANAGER BIASA : Saya melompat masuk dan menyelesaikan masalah dengan cepat

MANAGER EFEKTIF : Saya mengambil waktu untuk memahami masalah sebenarnya dan memberikan umpan balik yang jujur pada orang lain

5. BERUSAHA MENGERTI DAHULU, BARU DIMENGERTI

Lakukan MENDENGAR dengan EMPATI 2. Berikan umpan balik yang JUJUR dan AKURAT JANGAN : 1. Melabel orang (Anda org yg ceroboh) 2. Membanding-bandingkan (Anda seharusnya mengerjakan seperti cara si Hamid)
1.

5. BERUSAHA MENGERTI DAHULU, BARU DIMENGERTI

LAKUKAN : 1. Berpikir MENANG MENANG 2. Uraikan kekhawatiran/perasaan Anda 3. Berikan contoh spesifik (fokus pada fakta; bukan pada asumsi) 4. Dengarkan secara empati

5. BERUSAHA MENGERTI DAHULU, BARU DIMENGERTI

Salah satu HADIAH terbesar yang bisa Anda berikan pada manusia yang lain adalah UMPAN BALIK KONSTRUKTIF atas titik buta yang tak mereka sadari. Merupakan penghianatan besar untuk tidak mengatakan apa yang perlu dikatakan hanya karena hal itu tidak menyenangkan. Miliki kepedulian yang cukup besar utnuk memberi umpan balik yang jujur dan akurat
Sumber : Stephen R.Covey

6. WUJUDKAN SINERGI
MANAGER BIASA : Saya bersedia berkompromi MANAGER EFEKTIF : Saya terus menerus mencari sesuatu yang lebih baik-ini bukan cara Anda atau cara saya, tetapi cara yang lebih baik.

6. WUJUDKAN SINERGI
ANDA BISA MENCAPAI SINERGI DENGAN TIM ANDA
Anda dapat menghargai perbedaan pada orang lain. Saat seseorang tidak sepakat dengan Anda; maka Anda bisa berkata : Bagus! Anda melihat secara berbeda Anda tak harus sepakat dengan mereka; Anda cukup menyatakannya pada mereka. Dan Anda dapat berusaha untuk mengerti. Ketika Anda hanya melihat dua alternatif-alternatif Anda dan alternatif yang salah Anda dapat mencari Alternatif ketiga yang sinergistis. Hampir selalu ada sebuah ALTERNATIF KE-3; dan jika ANda berpikir MENANGMENANG dan benar-benar berusaha untuk mengerti, Anda biasanya dapat menemukan sebuah solusi yang lebih baik daripada yang bisa Anda pikirkan sendiri

Sumber : Stephen R. Covey

7. ASAHLAH GERGAJI
MANAGER BIASA : Saya merekrut, mempekerjakan, melatih, mengelola, dan menilai sumber daya manusia.
MANAGER EFEKTIF : Saya melejitkan seluruh kekuatan; semangat; kemampuan; dan jiwa dari orangorang saya

7. ASAHLAH GERGAJI
Perlakukan anggota tim sebagai manusia UTUH
Tugas utama saya adalah mengembangkan bakat. Saya adalah tukang kebun yang menyediakan air dan pupuk bagi orangorang kami. Tentu saja, saya juga harus mencabut beberapa gulma di sana sini
Sumber : Jack Welch; mantan CEO General Electric (GE)

KEY WORD ON MANAGING PEOPLE

Kita cenderung berpikir bahwa orang memberikan hasil karena management menginginkan HASIL itu. Ttp dalam sebuah organisasi sukarelawan; orang memberikan hasil karena mereka menginginkan HASIL itu Suatu penyebab yang sulit kita mengerti, yakni jika orang benar-benar menikmati pekerjaan mereka; maka mereka akan berinovasi; mengambil resiko; saling mempercayai; karena mereka benar-benar berkomitmen thd apa yang mereka lakukan.
Sumber : Peter Senge, pengajar senior MIT