Anda di halaman 1dari 17

BAB II ADMINISTRASI PROYEK

2.1

Uraian Umum Administrasi proyek merupakan suatu proses menejemen/pengelolaan

suatu proyek agar suatu pekerjaan pembangunan tersebut dapat berjalan dengan lancar. Dalam suatu pekerjaan pembangunan terdapat tiga unsur yang utama, yaitu : Pemilik/pemberi tugas, konsultan dan kontraktor. Dalam hubungan kerjasama diharapkan ketiga unsur ini menjalin suatu kerjasama dalam hal pengadminstrasian proyek. Agar pelaksanaan proyek berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan sebagaimana yang disyaratkan dalam kontrak maka dibutuhkan suatu administrasi yang baik antara masing-masing pelaksana proyek. Untuk melaksanakan dan mengawasi pekerjaan di lapangan, kontraktor menunjuk seorang atau lebih pelaksana lapangan yaitu supervisor. Dalam pelaksanaan proses pelelangan, sumber yang dapat dijadikan acuan/petunjuk teknis yaitu : Peraturan Presiden (Perpres) No.54 Tahun 2010 Yang berisikan tentang pedoman pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa Instansi Pemerintah. Perpres ini merupakan perubahan atas Keputusan Presiden (Keppres) No.80 Tahun 2003.Berdasarkan Perpres No. 54 Tahun 2010 pasal 1 terdapat beberapa metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemborongan/Jasa Lainnya, yaitu:

000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000

1. Pelelangan Umum Pelelangan Umum adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang memenuhi syarat. 2. Pelelangan Terbatas Pelelangan Terbatas adalah metode pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi untuk Pekerjaan Konstruksi dengan jumlah Penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan untuk pekerjaan yang kompleks. 3. Pelelangan Sederhana Pelelangan Sederhana adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa Lainnya untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah). 4. Metode Pemilihan Langsung Pemilihan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah). 5. Seleksi Umum Seleksi Umum adalah metode pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi untuk pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Jasa Konsultansi yang memenuhi syarat.

6. Seleksi Sederhana Seleksi Sederhana adalah metode pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi untuk Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggiRp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah). 7. Sayembara Sayembara adalah metode pemilihan Penyedia Jasa yang

memperlombakan gagasan orisinal, kreatifitas dan inovasi tertentu yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan. 8. Kontes Kontes adalah metode pemilihan Penyedia Barang yang memperlombakan Barang/benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar dan yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan. 9. Metode Penunjukan Langsung Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa. Penunjukan langsung dapat dilakukan untuk : A. Keadaan Tertentu 1. Penanganan darurat untuk keamanan dan keselamatan masyarakat yang pelaksanaan pekerjaannya tidak dapat ditunda lagi, atau harus dilakukan segera termasuk penanganan darurat akibat bencana alam. 2. Pekerjaan yang penanganannya menyangkut keamanan dan keselamatan negara yang ditetapkan oleh Presiden.

10

3. Pekerjaan yang berskala kecil dengan nilai maksimum Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) dengan ketentuan : a. Untuk keperluan sendiri, b. Teknologi sederhana, c. Resiko kecil, d. Dilaksanakan oleh penyedia barang atau jasa usaha perorangan dan atau badan usaha kecil atau koperasi kecil. B. Pengadaan Barang/Jasa Khusus: 1. Pekerjaan berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan pemerintah. 2. Pekerjaan atau barang spesifik yang hanya dapat dilaksanakan oleh satu penyedia barang/jasa, pabrikan, pemegang hak paten. 3. Merupakan hasil produksi usaha industri kecil atau koperasi kecil atau pengrajin industri kecil yang telah memiliki pasar dan harga yang relatif mantap. 4. Jenis pekerjaan yang seluruhnya dilaksanakan oleh kelompok swadaya masyarakat setempat. 5. Pekerjaan yang kompleks yang hanya dapat dilaksanakan dengan penggunaan teknologi khusus dan atau hanya ada satu penyedia barang.jasa yang mampu mengaplikasinya. Dalam proyek ini, tata cara pelelangan dilakukan berdasarkan Pelelangan Dalam Negeri, dengan cara pelelangan umum dengan pasca kualifikasi.

11

9. Metode Pengadaan Langsung Pengadaan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia Langsung. 2.2 Proses Pelelangan (tender) Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/ Seleksi/Penunjukan

Pada pekerjaan pembangunan dan peningkatan Jalan simpang Penopa Riam Durian I, tahap proses pelelangan (tender) proyek yang dilaksanakan dapat disusun sebagai berikut : 1. Tahapan awal dari proses tender adalah dengan membentuk susunan panitia lelang yang disahkan dengan keputusan Kepala Dinas Pekerjaan Umum Propinsi Kalimantan Tengah. Pelelangan dilakukan berdasarkan Pelelangan Dalam Negeri, dengan cara pelelangan umum dengan pasca kualifikasi. 2. Setelah panitia pelelangan terbentuk, selanjutnya panitia pelelangan menyusun daftar kegiatan/jadwal pelelangan. 3. Setelah Jadwal Pelelangan tersusun, maka panitia mengeluarkan

pengumuman/undangan lelang, kemudian dilakukan proses pendaftaran. 4. Dari hasil pendaftaran, penawar yang mengambil Dokumen Lelang ada 3 (tiga), dan jumlah peserta lelang yang ikut rapat penjelasan ada 3 (tiga) rekanan meliputi : a. Prosedur Pelelangan. b. Penjelasan Administrasi. c. Penjelasan teknis, dan d. Tanya Jawab

12

5. Pemasukan penawaran dilaksanakan di Aula Dinas Pekerjaan Umum, Provinsi Kalimantan Tengah. Dari semua surat penawaran yang masuk sesuai dengan berita acara pembukaan surat penawaran, dinyatakan bahwa: a. Pemborong yang telah diundang untuk mengikuti pelelangan b. Surat penawaran yang masuk. Setelah diadakan penelitian dari surat-surat penawaran yang masuk, ternyata ada 3 (tiga) surat penawaran yang memenuhi syarat. Berdasarkan penelitian di atas, maka ketiga surat penawaran dinyatakan SAH, yang artinya telah memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. Penawar diundang. b. Membuat pernyataan ikut lelang. c. Penawaran dibuat lengkap meliputi materai, tanggal dan tanda tangan. d. Jaminan penawaran : 1) Ada. 2) Besarnya sesuai. 3) Masa berlaku sesuai. e. Melampirkan dokumen pendukung yang lain (jika diminta dokumen lelang). f. Besarnya harga penawaran (Rp). 6. Kemudian dilanjutkan dengan penelitian surat penawaran baik secara administrasi maupun secara teknis. Adapun persyaratan dari evaluasi administrasi meliputi:

13

a. Jaminan penawaran antara lain terdiri dari Lembaga Penjamin, isinya sesuai, angka dan huruf sama dengan proyek yang dijamin. b. Surat penawaran terdiri dari: 1) Ditandatangani yang berwenang. 2) Masa laku sesuai Dokumen. 3) Jangka waktu pelaksanaan sesuai c. Dokumen pendukung meliputi: 1) Surat kuasa. 2) Daftar kuantitas dan harga. 3) Analisa harga satuan. 4) Jadwal dan waktu pelaksanaan 5) Metode pelaksanaan. 6) Daftar peralatan 7) Daftar personel inti proyek, dan 8) Bagian pekerjaan yang disubkontrakkan.

7. Kemudian terhadap berita penawaran yang lulus evaluasi teknik, dilanjutkan dengan evaluasi harga yang dimulai dari penawaran terendah berdasarkan nilai OE (owners estimate). 8. Berdasarkan berita acara hasil pelelangan pekerjaan Pembangunan Jalan simpang Penopa Riam Durian I sebagai Paket Proyek Tahun Anggaran 2011 - 2014 dan hasil evaluasi di atas, maka panitia pelelangan memutuskan

14

dan menetapkan perusahaan yang dinyatakan sebagai pemenang yaitu sebagai berikut: Nama perusahaan : PT. Tanjung Menthobi PT. Roading Multi Makmur Indonesia ( KSO ) Alamat Harga Penawaran : Berpusat di Pangkalan Bun : Rp.43.762.205.000,00 (Empat Puluh Tiga Miliar Tujuh Ratus Enam Puluh Dua Juta Dua Ratus Lima Ribu Rupiah) Waktu Pelaksanaan : 600 ( Enam Ratus ) Hari Kalender

2.3

Isi Dokumen Perencanaan Perencanaan merupakan tahap penyusunan rencana teknis (disain) suatu

proyek sampai dengan penyiapan Dokumen Lelang. Rencana teknis disusun dengan menggunakan jasa konsultan perencana, baik secara perorangan maupun badan hukum yang berkompeten sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Rencana teknis disusun berdasarkan pada kerangka acuan kerja yang ditentukan oleh pengelolaan proyek dan ketentuan teknis (Pedoman dan struktur teknis) yang ditetapkan oleh Menteri Prasarana dan Pemukiman atau Pejabat yang ditunjuk. Isi Dokumen Perencanaan tersebut adalah: 1. Gambar-gambar rencana. 2. Rencana anggaran biaya pembangunan.

15

3. Rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) yang meliputi persyaratan umum, administrasi dan persyaratan teknis bangunan yang direncanakan. 4. Laporan akhir perencanaan, yang meliputi laporan arsitektur, laporan perhitungan struktur dan perhitungan utilitas. 5. Daftar pekerjaan dan volume (BQ = Bill of Quantity)

2.4

Isi Dokumen Kontrak Dalam pelaksanaan suatu proyek, antara pemberi pekerjaan dengan

pelaksana (kontraktor) dibuat suatu perjanjian kerja yang harus disetujui oleh kedua belah pihak dan biasanya disebut Dokumen Kontrak. Dokumen Kontrak memuat semua hal-hal yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan termasuk tambahan perubahan yang dibuat pada saat penjelasan pekerjaan (Aanwijzing). Selain Dokumen Kontrak terdapat juga surat perjanjian (kontrak) yang memuat garis besar dari pada isi Dokumen Kontrak yang dibuat antara pemilik proyek, melalui Dinas Pekerjaan Umum Pusat Propinsi Kalimantan tengah, dengan kontraktor pelaksana yaitu PT. TANJUNG MENTHOBI PT. ROADING MULTI MAKMUR INDONESIA ( KSO ) dengan Nomor kontrak 620/BM-KTRK/XII/2011/752a tanggal 09 Desember 2011. Terhitung sejak 09 Desember 2011 sampai dengan selesai tanggal 31 Mei 2013, sehingga apabila di dalam pelaksanaan pekerjaan terjadi kesalahan atau penyimpangan yang mengakibatkan keterlambatan pekerjaan atau tidak sesuai dengan kontrak, maka

16

pihak pemberi kerja dapat menuntut pihak kontraktor sesuai dengan ketentuan dan sangsi-sangsi yang telah disetujui sebelumnya. Dokumen Kontrak terdiri dari 6 (enam) bagian pokok atau jilid yang biasanya disebut buku spesifikasi, terdiri dari: 1. Jilid I, Ketentuan Lelang. 2. Jilid II, Ketentuan Syarat Kontrak. 3. Jilid III, Spesifikasi Umum. 4. Jilid IV, Gambar Rencana. 5. Jilid V, Daftar Kuantitas Harga. 6. Jilid VI, Addendum (kalau ada) yang berisikan tentang penjelasan tambahan yang menjadi kesepakatan antara panitia lelang dengan perusahaan rekanan yang diundang pada saat penjelasan pekerjaan (Aanwijzing).

17

BAB III ORGANISASI PROYEK

3.1 Organisasi Proyek Pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan memerlukan adanya suatu organisasi yang dapat mengelola kegiatan tersebut. Sehingga sasaran yang akan dicapai dapat terlaksana secara optimal, lancar dan efisien. Begitu pula dengan pekerjaan proyek, tentu diperlukan suatu organisasi kerja yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pekerjaan. Unsur-unsur organisasi pelaksana proyek pada Pembangunan Jalan simpang Penopa Riam Durian I adalah : 1. Prinsipal atau pemberi/pemilik pekerjaan Pemberi/pemilik pekerjaan disini adalah Dinas Pekerjaan Umum Propinsi Kalimantan Tengah yang bertindak atas nama Pemerintah Republik Indonesia. Di sini selaku Pejabat Pembuat Komitmen Kegiatan peningkatan Jalan simpang Penopa Riam Durian I adalah TERAS ST, MT. 2. Pengawas/Direksi Pengawas/Direksi adalah suatu badan yang mewakili prinsipal untuk mengawasi pelaksanaan pekerjaan pemborong di lapangan. Dalam hal ini

adalah Konsultan PT. WASTU CITRA Pusat Palangka Raya Kalimantan Tengah.

3. Pemborong/Kontraktor.

18

Pemborong/Kontraktor yaitu perusahaan bersifat perorangan yang berbadan hukum, dan sebagai pelaksana di lapangan berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dan disetujui bersama. Kontraktor adalah yang bertanggung jawab terhadap kelancaran semua kegiatan yang berlangsung di lapangan/proyek tersebut, sesuai dengan yang disyaratkan dalam kontrak kerja. Dalam hal ini selaku kontraktor adalah PT. TANJUNG MENTHOBI PT. ROADING MULTI MAKMUR INDONESIA ( KSO ) Pusat Pangkalan Bun Kalimantan Tengah. Hubungan kerja unsur-unsur pengelola proyek dapat dilihat pada gambar 3.1 dibawah ini.

Pemberi tugas Pemimpin Kegiatan

Konsultan Pengawas Direksi Teknis

Pelaksana Pekerjaan Kontraktor

Penjelasan:

Garis Instruksi Garis Pertanggungjawaban Garis Koordinasi

Gambar 3.1 Sketsa Hubungan Kerja Unsur Pengelola Proyek

3.1.1 Tugas dan Tanggung Jawab Unsur Pemilik Kegiatan

19

1. Tugas dan Tanggung Jawab Unsur Pemilik Kegiatan a. Penanggung jawab, baik dari segi keuangan maupun dari segi fisik sesuai dengan DIP dan PO (Petunjuk Operasional) proyek tersebut b. Penanggung penunjukan. c. Menyediakan/membayar setelah dinyatakan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam pelaksanaan pekerjaan. d. Menerima pekerjaan setelah dinyatakan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam pelaksanaan pekerjaan. jawab pelaporan sesuai dengan surat keputusan

3.2

Organisasi Pelaksana ( Kontraktor )

Kontraktor dapat didefinisikan sebagai satu badan atau pihak yang bertanggung jawab untuk merealisasikan gambar atau lukisan yang disediakan. Kontraktor juga merupakan agen atau pihak utama yang bertanggung jawab untuk melaksanakan ide yang diterjemahkan dalam bentuk lukisan kepada bentuk dan spesifikasi sebenar sesuatu binaan.

Semua kerja pembinaan yang dijalankan adalah menjadi tanggung jawab kontraktor dan kontraktor akan mendapat balasan atau keuntungan yang berbentuk bayaran. Perjanjian akan wujud dengan syarat-syarat tertentu yang mana kemudiannya perjanjian ini akan membentuk satu dokumen kontrak.

Kontraktor ini akan melaksanakan proyek pembinaan sehingga selesai sebagaimana yang terkandung dalam dokumen kontrak. Kontraktor utama akan

20

melaksanakan proses pembinaan ini sama dengan menggunakan tenaga kerja yang dimilikinya sendiri ataupun mengambil subkontraktor ataupun kedua-duanya sekali.

3.2.1

Struktur Organisasi Pelaksana

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Kontraktor

3.2.2

Tugas Dan Tanggung Jawab Kontraktor

21

a. Kontraktor harus bertanggung jawab terhadap pekerjaan menurut ukuran dan gambar yang tercantum dalam bestek. b. Membuat jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan secara terperinci dengan jenis pekerjaan yang ada. c. Mematuhi serta melaksanakan dengan penuh tanggung jawab segala petunjuk atau perintah tertulis Pimpinan Proyek baik secara langsung maupun melalui tim pengawas, sesuai dengan sasaran proyek. d. Melaporkan rencana dan hasil pelaksanaan kegiatan termasuk perincian sumber daya meliputi: tenaga kerja, peralatan dan bahan. e. Menyerahkan kepada Pimpinan Proyek melalui konsultan, semua gambar kerja untuk setiap pekerjaan yang akan dilaksanakan. f. Menyerahkan pekerjaan yang telah diselesaikan kepada Pimpinan Bagian Proyek secara keseluruhan sesuai dengan dokumen kontrak yang telah disepakati bersama. g. Melaksanakan pekerjaan dengan memperhatikan quantity dan quality pekerjaan sebagaimana tercantum dalam surat perjanjian (dokumen kontrak).

3.3

Organisasi Konsultan Pengawas

Direksi pengawas sebagai ketua tim pengawas secara keseluruhan, bertanggung jawab atas kesesuaian pekerjaan yang dilakukan kontraktor. Baik dalam hal teknis, maupun spesifikasi, penjadwalan, dan administrasi. Koordinasi pengawas sebagai pemimpin kelompok pengawas di lapangan yang menangani

22

bidang tertentu. Pengawas lapangan sebagai pelaksana pengawas langsung di lapangan yang bertanggung jawab kepada koordinator pengawas.

Tugas

dan

wewenang

konsultan

pengawas

adalah

mengawasi

perkembangan pekerjaan yang dilakukan selama proses pengerjaan. Pengawasan yang dilakukan meliputi segi kualitas dan kuantitas bahan yang digunakan .

3.3.1

Struktur Organisasi konsultan pengawas

3.3 Gambar Struktur Organisasi Konsultan Pengawas

3.3.2 Tugas Dan Tanggung Jawab Konsultan Pengawas

23

a. Membuat rencana lengkap. b. Menghitung rencana anggaran biaya. c. Melakukan pengawasan berkala. d. Mengawasi laju pelaksanaan pekerjaan, baik dari segi kualitas dan kuantitas bahan bangunan maupun pelaksanaannya. e. Mengawasi pekerjaan dan hasilnya, ketepatan waktu serta biaya pelaksanaan pekerjaan. f. Mengawasi dan meneliti perubahan-perubahan serta penyelesaian yang telah terjadi selama pelaksanaan pekerjaan. g. Membuat dan menyusun berita acara kemajuan pekerjaan, untuk keperluan pembayaran angsuran (termijn) penyelesaian dan penyerahan hasil pekerjaan. h. Membuat laporan harian, mingguan, bulanan selama pelaksanaan pekerjaan.