Anda di halaman 1dari 16

1

MANAJEMEN WAKTU

MARSIANA ANGGRAENI.

6/22/2013

Pendahuluan

Salah satu bagian dari proses perencanaan adalah perencanaan jangka pendek yang bersifat operasional berfokus pada pencapaian tugas spesifik. Perencanaan jangka pendek ini seringkali lebih kompleks daripada perencanaan jangka panjang, karena harus dicapai dalam waktu singkat, dapat satu tahun, bulanan, mingguan, harian dan bahkan hanya beberapa jam saja. Waktu bersifat pasti dan dapat dihitung
6/22/2013

Manajemen Waktu dan Pekerjaaan


3

Terdapat hubungan yang erat antara manajemen waktu dan stres. Manajemen waktu yang tepat merupakan suatu metode untuk menurunkan stres dan meningkatkan pr0duktifitas. Status pelayanan kesehatan saat ini, baik kurang nya tenaga perawat dan menurunnya kepemilikan, menyebabkan beberapa organisasi kesehatan mencoba melakukannya lebih baik. Efektifitas penggunaan waktu dapat dicapai dengan penyusunan petunjuk manajemen waktu, hal ini akan membantu manajer untuk mencapai tujuan personal dan profesionalnya.
6/22/2013

Pengertian

Murray (1997 ) menyatakan manajemen waktu adalah berbagai prinsip dan teknik penggunaan waktu yang ada dengan sebaik-baiknya. Marquis B.L (2006) menyatakan bahwa manajemen waktu adalah penggunaan optimal waktu yang ada.

6/22/2013

Tujuan Manajemen Waktu


5

1. Merencanakan. Seseorang dituntut kemampuannya menjabarkan apa saja yang akan dicapai dan yang akan dilaksanakan di depan. Rentang waktu bisa dalam jangka waktu panjang atau jangka pendek. 2. Mengelola. Seseorang dituntut kemampuan dalam menetapkan dan mengendalikan sasaran dan aktifitas jangka pendek melalui pengembangan teknik antisipatif, penjadwalan, penggunaan sumber optimal, mengidentifikasi upaya yang dapat dilakukan dan menentukan prioritas yang6/22/2013 tajam.

Peran Pemimpin dalam manajemen waktu


Tanggap diri terhadap adanya hambatan dan batasan personal untuk mengefisienkan pengelolaan waktu Sebagai contoh atau role model, pendukung, dan narasumber bagi staf dalam menyusun prioritas. Membantu pengikut atau staf untuk bekerja sama dalam memaksimalkan penggunaan waktu yang ada. Mencegah dan / atau menyaring interupsi dalam efektifitas pengelolaan waktu. Sebagai role model untuk fleksibel dalam bekerja sama dengan orang lain yang berbeda pengelolaan waktunya. Tetap tenang dan bertindak meyakinkan selama berada pada periode aktifitas unit yang tinggi.

6/22/2013

Fungsi Manajemen dalam Manajemen Waktu.


7

Membuat prioritas yang tepat hari demi hari untuk mencapai tujuan unit kerja. Menyusun waktu untuk merencanakan jadwal kerja. Menganalisa bagaimana waktu dikelola di suatu unit dengan menggunakan analisa tugas (job analysis) dan studi time motion. Mengeliminasi batasan lingkungan untuk mengefektifkan pengelolaan waktu bagi staf di suatu unit kerja. Menangani lembaran tugas dengan cepat dan efisien serta menjaga kerapihan area kerja. Membedah tugas besar dalam bentuk lebih kecil / sederhana. Menggunakan teknologi yang sesuai untuk memfasilitasi waktu berkomunikasi dan pendokumentasian. Membedakan staf yang tak adekuat dan tak efisien dalam penggunaan waktu

6/22/2013

3 (tiga) Dasar dalam Manajemen Waktu


8

1
Berikan waktu untuk perencanaan dan susunlah prioritas

2
Lengkapi prioritas tugas tertinggi jika mungkin, dan selesaikan satu tugas sebelum mulai memulai yang berikutnya

3
Prioritaskan ulang berdasarkan tugas yang diingat dan informasi baru yang diperoleh

6/22/2013

Penetapan Prioritas dan Penangguhan (1)


1. Jangan dikerjakan (dont do)
Masalah dapat hilang tanpa diatasi Masalah sudah kedaluarsa Masalah membutuhkan pemecahan dalam waktu yang lama Lebih baik dikerjakan oleh orang lain melalui pendelegasian

6/22/2013

10

Penetapan Prioritas dan Penangguhan (2)


2. Dikerjakan nanti (do later)
Kriteria tugas yang dapat dikerjakan nanti adalah tidak disertai jatuh tempo (dead line) dan memang dapat ditunda atau dapat diperlambat pelaksanaannya Alasan tugas tersebut dapat dikerjakan nanti misalnya :
1) Memang tidak ingin memulai 2) Tidak tahu dari mana memulainya meskipun ada keinginan untuk memulainya

6/22/2013

11

Penetapan Prioritas dan Penangguhan (3)


3. Dikerjakan sekarang (do now)
Dikerjakan sekarang umumnya adalah tugas rutin yang memang sangat memerlukan manajemen waktu dan perencanaan, misalnya kegiatankegiatan yang telah ditunda (kebutuhan staf, kebutuhan peralatan, rapat, dan lain-lain) dan kebutuhan unit operasional.

6/22/2013

Penyita waktu
12

Keadaan atau kondisi kerja di unit pelayanan keperawatan yang turut mengambil bagian sebagai penyita waktu:
1. Eksternal Keadaan eksternal antara lain telepon, sosialisasi, rapatrapat, kurang informasi, komunikasi terbatas, kuran umpan balik, kurang adekuat penjelasan tentang kebijakan dan prosedur, bawahan tidak kompeten atau sebaliknya, sistem penyimpanan informasi kurang memadai, dll Internal Keadaan internal antara lain adanya sifat menunda pekerjaan, perencanaan kurang baik, gagal menetapkan tujuan dan sasaran, tidak mampu mendelegasikan 6/22/2013 tugas, tidak mampu mengatakan tidak, terlalu banyak krisis, terburu-buru, ragu-ragu dan keadaan tak pasti.

2.

Tehnik Mengelola Waktu


13

Komitmen pribadi untuk perbaikan Memutuskan apa yang tidak perlu dikerjakan Belajar mengatakan tidak Mencatat bagaimana waktu digunakan Merencanakan penggunaan waktu Mengenali waktu utama dari diri sendiri Mengatur ruang kerja Mengatur pertemuan Mengatur orang Menghindari penyita waktu
6/22/2013

14

Penyita Waktu (1)

Kurang perencanaan: Tidak dapat melihat manfaatnya Kurangnya prioritas: Kurangnya tujuan dan sasaran Tergesa-gesa: Tidak sabar dengan rincian, Respon terhadap urgensi, Kurang perencanaan sebelumnya, Mengerjakan terlalu banyak dalam waktu yang terlalu sedikit Hal rutin dan sepele: Kurang prioritas, Terlalu banyak pengawasan dari bawahan, Menolak mendelegasikan, merasa lebih aman mengerjakan sendiri 6/22/2013

15

Penyita Waktu (2)

Para tamu : Menikmati sosialisasi, Ketidakmampuan berkata tidak Telepon:Kurang disiplin diri, Keinginan menjadi tahu dan terlibat Pertemuan / rapat: Komunikasi yang berlebihan, Kepemimpinan buruk Kurang delegasi : Takut akan ketidak-mampuan bawahan, Takut akan kompetensi bawahan

6/22/2013

16

Menetapkan batas-batas dalam manajemen waktu


Menetapkan tujuan yang realistik Menyusun jadwal kegiatan dan pengorganisasian tugas Menetapkan batas waktu yang jelas Mengatakan tidak bila tugas tersebut tidak prioritas, tingkat asertifness rendah atau dapat dinegosiasikan Mengurangi pekerjaan yang tidak perlu, seperti menghadiri rapat yang penting saja, menghindari pekerjaan yang tumpang tindih, mengobrol di jalan / kafetaria Meningkatkan produksi melalui kemampuan kepemimpinan seorang manajer / pengelola pelayanan keperawatan Mendelegasikan tugas Menghindari penundaan pekerjaan
6/22/2013